بخشی از مقاله
بررسی سیستم خرید و انبار داری
مقدمه :
گام نخست براي هر تحقيق انتخاب يك موضوع تحقيق مي باشد كه به صورت يك فكر در ذهن محقق شكل مي گيرد و بايستي موضوعي كه انتخاب مي كنيم برايمان كم وبيش شناخته شده باشد به شكلي كه برايمان پيش زمينه اي ايجاد نمايد تا بتوانيم در ادامه تحقيق راحت تر با موضوع ارتباط برقرار كنيم .
براي انتخاب موضوع بايستي شرايط و امكانات و اطلاعات پيرامون آن موضوع را سنجيد تا مبادا به موانعي برخوردكنيم كه مانع از تكميل شدن يك تحقيق مفيد گردند . بايستي كوشيد موضوع را به بهترين شكلي باز كرد و شرح داد تا آنكه بتواند يك مرجع مفيد و مناسب براي آيندگان باشد . براي رسيدن به جوابهاي خوب و سودمند از يك تحقيق بايستي روشهاي تحقيق مناسب را در نظر گرفت و از منابع مطلوب براي تحقيق بهره گرفت .
تعريف موضوع تحقيق :
همه ما بارها به خريد رفته ايم و به تهيه احتياجات خود پرداخته ايم , زماني ضرورت خريد را احساس مي كنيم كه نياز به يك قلم جنس خاص براي رفع مشكلي كه پيش آمده است داريم . سعي مي كنيم ابتدا از نبود آن آگاه شويم و ميزان نياز را بسنجيم و سپس اقدام به خريد كنيم .
خريد كردن شرايطي را مي طلبد حتي اگر براي رفع نيازهاي عادي منزل و شخص صورت پذيرد , ابتدا بايد ميزان نياز , كيفيت مناسب , قيمت دلخواه و زمان مطلوب را بررسي كنيم ودر گام نهايي آن را از يك منبع مطمئن و قابل اطمينان خريداري نماييم .
در سيستم خريد و انبارداري در يك كارخانه بزرگ نيز همان اصول ابتدايي كه در هر خانه اي استفاده مي شود به كار مي رود , مانند اينكه : بهترين منبع , بهترين قيمت , بهترين كيفيت , بهترين كميت , بهترين زمان براي خريد كدام است ؟
البته روش كار در كارخانه هاي بزرگ پيچيده تر مي باشند و به همان سادگي كه براي منزل خريد مي كنيم اتفاق نمي افتد و به همين جهت نياز به تحقيق و مطالعه دارد و بايد بهترين روشها و فنون براي انجام اين كار صورت بپذيرد , در غير اين صورت از مجموعه كل سازمان نمي توان انتظار بهترين عملكرد را داشته باشيم .
مجتمع صنعتي سيمان اصفهان در دو مرحله و در سالهاي 1352 و 1357 مورد بهره برداري قرار گرفت و در شهرابريشم واقع شده است و داراي ظرفيت توليد روزانه 7500 تن سيمان مي باشد . مواد اوليه اصلي كارخانه مثل خاك ، آهك ، گچ از معادن داخل كشور تامين مي گردد .
در اين تحقيق سعي خواهيم نمود تا سيستم خريد و انبارداري مجتمع صنعتي سيمان اصفهان را بررسي و مورد تجزيه و تحليل قرار دهيم ، يعني با داشتن يك نگرش سيستمي به بخش خريد و انبارداري و در كل به سازمان بررسي كنيم و ببينيم در اين سازمان رعايت اصول و موازين 5 گانه خريد ، سيستم سفارش كالا ، سيستم كدگذاري، كنترل موجودي انبارگرداني به چه شكلي انجام مي پذيرد .
اهميت و ارزش تحقيق :
براي آنكه ديدي وسيع نسبت به آنچه قصد انجام آنرا داريم پيداكنيم ، بايستي به تحقيق و مطالعه دست بزنيم ، هميشه مطالعه باعث روشنتر شدن موضوع مي شود و انجام آنرا باسهولت بيشتري امكان پذير مي كند . ما باانجام يك تحقيق ساده و مفيد خواهيم دانست در كجا قرار گرفته ايم ، امكاناتما چيست ، به چه چيزهائي نياز داريم ، چه اقداماتي بايد انجام دهيم ... و راهكارهاي مناسب را در نظر خواهيم گرفت .
تحقيق مفيد و ارزشمند بالطبع نتايج عالي و سودمندي در پي خواهد داشت و ارزش تحقيق و اهميت آن زماني خواهد بود كه گره از كاري بازگشايد و علمي و واقع گرايانه باشد و منجر به سودآوري و بهره وري گردد .
در چارچوب موضوع خريد و انبارداري همواره نيازمند تحقيق و مطالعه و آگاهي از ش
رايط موجود و تحولات احتمالي هستيم . هنگام خريد نيازمند آن هستيم كه به شناسايي منبع مناسب , كيفيت و كميت مناسب , قيمت مناسب ، زمان مناسب بپردازيم . شناسايي تمام اين موارد مستلزم تحقيق و مطالعه است . انباردار هميشه بايد از موجودي انبار آگاه باشد و اطلاع دقيقي را در اختيار مسولين مربوطه در خط توليد و واحد تداركات خريد قرار دهد .
با نگاهي به فعاليتهاي صنعتي و روند اين فعاليت در سازمانها , پي مي بريم كه همه آنها با اتكا بر يك سري عوامل اساسي و عمده همچون تكنولوژي , سرمايه , مواد اوليه , نيروي انساني سعي در افزايش ميزان سود آوري خود دارند . در همين رابطه وظيفه اصلي مديريت نيز ايجاد بهترين تركيب از اين عوامل است . عدم تهيه مواد اوليه لازم , در زمان مورد نياز , به ميزان مطلوب و كيفيت و قيمت مناسب منجر به كاهش چشمگير سود دهي در صنعت مي گردد . چرا كه نتيجه آن افزايش قيمت تمام شده محصول نهايي توليد شده است بنا بر اين بيشترين تاثير و اهميت خريد زماني است كه با شرايط پنجگانه انجام شود .
اهداف تحقيق :
هدف اصلي اين تحقيق بررسي سيستم خريد و انبار داري مجتمع صنعتي اصفهان مي باشد . بررسي و تجزيه و تحليل سيستم خريد و انبار داري اين شركت ، مديران و برنامه ريزان و مسئولان آن بخش را كمك خواهد كرد تا تصوير بهتر و روشن تري از وضعيت موجود خود داشته باشند ونقاط قوت و ضعف خود را بشناسند و هر چه بهتر و موثر تر بتوانند در جهت انجام وظايف محوله خود گام بردارند .
لذا با توجه به موضوع تحقيق هدف بررسي نكات زير است :
- طراحي انبارها و حفاظت وايمني آنها در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان .
- رعايت اصول و موازين پنجگانه خريد در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان .
- كنترل موجودي مجتمع صنعتي سيمان اصفهان .
- عمليات مربوط به نگهداري و سرويس دهي انبارها در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان.
- سيستم سفارش مجتمع صنعتي سيمان اصفهان .
- سيستم كد گذاري كالا در مجتمع سيمان اصفهان .
- انبار گرداني در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان .
همچنين در بيان اهداف شخصي به منظور بررسي سيستم خريد و انبار داري در مجتمع صنعتي سيمان آبيك به عنوان تحقيق ام , مي توانم دو دليل را ذكر كنم : دليل اول _ علاقه اي بود كه نسبت به موضوع خريد و انبارداري داشتم .
دليل دوم _ آشنايي بود كه با يكي از مهندسان رده بالاي اين جتمع صنعتي داشتم و اين كار من را آسان و از نظر كيفي مفيدتر مي نمود .
كاربرد نتايج تحقيق :
تحقيقات همواره گره گشاي مسائل پيچيده صنعتي بوده اند حتي ضعيف ترين تحقيق مي تواند جرقه اي در ذهن يك اهل فن , مدير و متخصص ايجاد نمايد و باعث يافتن راهكاري مناسب براي مشكلات گردد .
كاربردهاي بسياري را مي توان از يك تحقيق مربوط به بخش هاي خريد و انبار داري منجمله اين تحقيق انتظار داشت كه مي توان تعدادي را به شرح ذيل نام برد :
1- كمك به طراحي مناسب و بهينه انبارها .
2- كمك به مديران در جهت رسيدن به تركيبي مناسب از عوامل و موازين
پنجگانه خريد .
3- تحليل درستي از عمليات خريد چه داخلي وچه خارجي كه باعث مي شود
از مشكلات و روشهاي صحيح آگاهي حاصل شود .
4- كمك به انتخاب بهترين سيستم سفارش دهي كالا .
5- باز نگري و اصلاح عمليات نگهداري وسرويس دهي انبار .
6- انتخاب بهترين شيوه مربوط به نقل و انتقال و كد گذاري اجناس .
7- آشنايي با نحوه انبار گرداني و برخورد با تعداد مغايرت .
8 - آگاهي از لزوم پياده سازي سيستم اطلاعات مديريت (MIS).
9- آگاهي از چگونگي كاهش دادن هزينه هاي انبار داري .
10- انتخاب شيوه مناسب محاسبه قيمت تمام شده موجودي كالا در انبار .
سوالات اساسي تحقيق :
در تحقيق فوق مي خواهيم در حد توان و به صورت جامع و مفيد به سوًالات اساسي زير پاسخ دهيم :
1- طراحي انبارها و حفاظت و ايمني آنها در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه صورتي است ؟
2- عمليات مربوط به خريد در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه صورت انجام
مي شود ؟ و آيا اصول و موازين پنجگانه خريد در آن رعايت مي شود ؟
3- سيستم سفارش در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه نحوي انجام مي شود ؟
4- نحوه انجام كد ينگ اجناس در انبارهاي مجتمع سيمان اصفهان به چه شيوه اي انجام مي شود ؟
5 - عمليات مربوط به نگهداري و سرويس دهي انبارها در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه صورت انجام مي شود ؟
6- كنترل موجودي در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه شكل و با چه ابزارهايي انجام مي شود ؟
7- انبار گرداني در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان به چه شكلي انجام
مي شود ؟
روش تحقيق :
روشهاي گرد آوري اطلاعات از مراحل مهم در انجام يك تحقيق است . هر چه درستي و دقت اطلاعات بيشتر باشد , احتمال شناخت واقعيات و دستيابي به راه حل مناسب براي حل مشكلات احتمالي بيشتر خواهد بود ولزوم دستيابي به اطلاعات دقيق و صحيح انتخاب روش صحيح جمع آوري اطلاعات است .
تحقيق حاضر از نوع تحقيق توصيفي است . در اين تحقيق جهت جمع آوري اطلاعات , علاوه بر استفاده از منابع كتابخانه اي همچون كتاب , مجلات , اسناد و مدارك بايگاني و آرشيو هاي مجتمع استفاده شده است . علاوه بر اين در انجام تحقيق فوق استفاده از جداول و نمودارهاي سازماني كمك بسيار قابل توجهي به محقق نموده است . بايد اضافه نمود كه مشاهده و مصاحبه هم به عنوان دو ابزار اصلي براي انجام اين تحقيق استفاده شده است .
واژههاي كليدي :
سيستم - سيستم عبارتست از يك كل با اجزا مرتبط به هم كه تمامي اجزا در جهت نيل به هدف مشترك بايكديگر همكاري دارند .
خريد - خريد جرياني است كه طي آن , خريدار تلاش مي كند تا مواد اوليه , قطعات يدكي , خدمات و ملزومات را در بهترين كيفيت به عالي ترين قيمت , مناسب ترين كميت , از بهترين منابع تهيه و خريداري نمايد .
انبار - انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني و صنعتي
مواد اوليه و فرآوردهاي مختلف در آن نگهداري شود , آن هم بر اساس سيستم صحيح طبقه بندي .
انبارداري - انبارداري فعاليتي است پر مسوليت با اهميتي بسيار كه طي آن انبار دار موظف است محصولات و قطعات را دريافت و ورود و خروج مواد را به دقت كنترل و تنظيم موجود ي و تحويل به موقع سفارش را با دقت و سرعت عمل انجام دهد . همچنين انبارداري فعاليتي است كه ارتباطي تنگاتنگ با بخشهاي خريد و توليد دارد .
اصول و موازين پنجگانه خريد (5R) - اصول اساسي جهت تامين نيازهاي موسسه به صورت مطلوب در جهت سود آوري موسسه , كه شامل كيفيت مطلوب , كميت مطلوب , زمان مطلوب , منبع مطلوب و قيمت مطلوب مي شود .
كد گذاري _ رويه سيستمي كه به وسيله آن اطلاعات و نشانه هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر و يا از نقطه اي به نقطه اي ديگر به صورت خلاصه منتقل مي گردد .
كنترل موجودي __ فن نگهداري كالا در سطح بهينه .
خلاصه :
در اين فصل به تعريف موضوع تحقيق كه بررسي سيستم خريد و انبارداري در مجتمع صنعتي سيمان اصفهان بود پرداختيم و طي آن تلاش نموديم به اهميت و ارزش بخش خريد و انبارداري اشاره كنيم و كاربردهايي كه مي توان از نتايج اين تحقيق برشمارد را عنوان نموديم و به طرح سوالات اساسي پرداختيم كه بايستي در فصل تجزيه و تحليل به آنها پاسخ دهيم . و روشهاي تحقيق را عنوان نموديم و به تعريف واژه هاي مربوط به موضوع تحقيق پرداختيم .
مباحث فصول بعدي :
فصل دوم به ادبيات موضوع مي پردازد كه شامل سه بخش مباحث نظري , پيشينه تحقيق و تاريخچه مجتمع صنعتي سيمان اصفهان مي باشد . در فصل سوم روش تحقيق توضيح داده مي شود و روش هاي جمع آوري اطلاعات مطرح مي گردد .
فصل چهارم به تجزيه و تحليل اطلاعات مي پردازد و در نهايت در فصل پنجم با توجه به تجزيه و تحليل اطلاعات به دست آمده , نتايج تحقيق بيان شده و پيشنهاداتي ارائه مي گردد .
مقدمه :
تحقيقي قابل احترام و ارزش است كه بتواند به راحتي منظور و هدف خود رابه مخاطب بيان كند . پس بنابراين محقق بايد قلم شيوايي را بكار گيرد و همچنين سعي كند خود تمام اصطلاحات و الفاظ تخصصي كه ممكن است تفهيم مطلب را براي مخاطب دچار مشكل نمايد خوب تعريف كند و در جاي صحيح بكارگيرد .
به طور كلي ميتوان گفت ادبيات مخصوص يك تحقيق مي تواند آنرا جذاب ، مفيد و عامه پسند نمايد . بگونه اي كه حتي ديگران را در انجام تحقيقياتي در آن زمينه ياري نمايد .
ه از لحاظ بار معنايي نيز واژه هاي كليدي به شمار آيند ، بنابراين لازم ديده شدكه توضيحاتي كوتاه در تعريف از اين كلمات در اينجا داشته باشيم .
در فصل فوق همچنين پيشينه اي از تحقيقات انجام شده در زمينه خريد و انبارداري ارائه مي نمائيم . همچنين به معرفي مجتمع صنعتي سيمان اصفهان در بخشي ديگر از تحقيق در اين فصل خواهيم پرداخت .
بخش يك- مباحث نظري:
تعاريف:
سيستم- سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم وابسته كه به علت وابستگي حاكم بر اجزاي خود، كليت جديدي را احراز كرده ، ضمن پيروي از نظم و سازمان خاص در جهت تحقق هدف معيني كه دليل وجودي آن است، فعاليت كند. مانند سيستم بدن انسان، سيستم آموزشي كشور.
هر سيستم از اجزائي به وجود آمده است و هر جز از اجزاي نقش ويژه اي را بر عهده دارد. عناصر اساسي سيستم، عبارتند از: درونداد (داده)، فرآيند تبديل، برونداد(ستاده)و بازخور. سيستم با تركيبي كه گفته شد، از محيطي كه درآن محاط شده است تأثيري مي پذيرد و برآن اثر مي گذارد.
در يك نگرش سيتماتيك به سازمانها، چهار نوع ورودي از محيط دريافت
مي دارد، كه شامل (مواد، نيروي انساني، منابع مالي و اطلاعات) است .سازمان
اين ورودي ها را با دراختيار گرفتن تكنولوژي تبديل كرده و تغيير شكل مي دهد، و سپس آنها را از نو بصورت (كالا و خدمات، سود و زيان، رفتار كاركنان و اطلاعات اضافي) به محيط آورده و در نهايت بر حسب زوجيهاي خود، باز خورد لازم را از محيط دريافت مي دارد.
در يك طبقه بندي از سيستم آنرا به دو قسم سيستم باز كه با محيط خود در ارتباط است و سيستم بسته كه با محيط خود ارتباط برقرارد نمي كند در نظر مي گيريم.
هر جزء در سيستم از مسئوليتي مشخص و تعيين شده برخوردار است و عملكرد هاي خاص هر يك هر چند متفاوت، اما باعث حركت كل سيستم به سوي هدف مي گردد.
خروجي سازمان ورودي
شكل شماره 1-2 ، سيستم
خريد - خريد جرياني است كه طي آن، خريدار تلاش مي كند تا مواد اوليه، قطعات يدكي، خدمات و ملزومات را در بهترين كيفيت، عالي ترين قيمت و مناسب ترين كميت، از بهترين منابع تهيه و خريداري نمايد.
اهداف بخش خريد:
1- حمايت از واحدهاي عملياتي مؤسسه از طريق جريان مداوم و منظم مواد و خدمات.
2- به حداقل رساندن زيان ناشي از فساد و از مدافتادگي و سرقت موجوديها در مؤسسه.
3- تهيه و شناسائي و تعيين جايگزيني مطمئن براي عرضه كالاها و مواد و... .
4- بر قرار روابط مداوم و خوب با فروشندگان كالاها تا رفتار حمايتي فروشندگان را موجب گردد.
5- ايجاد هماهنگي كامل با ساير ادارات مؤسسه.
6- كمك در بهبود و توسعه سياستها و روشهايي كه رسيدن به اهداف ديگر را به نازلترين قيمت ميسر مي نمايد.
7- خريد عاقلانه و رقابتي .
اصول و موازين پنجگانه خريد:
بي ترديد، يكي از وظايف بخش خريد، تأمين نيازهاي مؤسسه بصورت مطلوب در جهت سود آوري بيشتر است. براي دستيابي به اين هدف رعايت موارد زير امري ضروري است:
1-كيفيت مطلوب
عبارت كيفيت مطلوب به مفهوم مناسب بودن محصولات و كالا در جهت مقاصد تعيين شده است. با توجه به اين نكته كه هرچه كيفيت مرغوبتر باشد قيمت آن نيز بالاتر خواهد بود.
2-كميت مطلوب
انجام خريد در حجم مناسب در گرو آشنايي كامل با تمامي بخشهاي سازمان و نيازهاي آن مي باشد. خريد به ميزان اضافي، سبب افزايش هزينه هاي انبار داري و راكد شدن بخشي از سرمايه هاي جاري شركت مي گردد. و خريد به ميزان كمتر باعث ايجاد وقفه در خط توليد مي گردد.
3-قيمت مطلوب
يكي از مؤثرترين عوامل در خريد، قيمت مي باشد.
براي دستيابي به قيمت مناسب و معقول، رعايت اين موارد الزامي است:
الف- تحقيق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمينه قيمتها در سطح بازار
ب- برقرار رابطه اي صحيح، سالم و وسيع با فروشندگان و توليد كنندگان.
4-زمان مطلوب
هدف از خريد، در وقت و زمان مناسب، كاهش تغييرات نامطلوبي است كه معمولاً در سطح قيمت، در وضعيتها وزمانهاي متفاوت رخ مي دهد.
5-منبع مطلوب
از ميان فروشندگان، بهترين و مطمئن ترين آنها، يعني فروشندگاني كه نسبت به تعهدات خود پايبند هستند را انتخاب مي كنيم . براي دستيابي به يك منبع مناسب بايد برنامه هاي صحيح و مطالعات همه جانبه و عميقي داشت.
وظايف و مسئوليتهاي بخش خريد:
1- بخش خريد موظف است، نسبت به خريدهاي ضروري سازمان با عنايت به محدوديتهاي حاكم بر سيستم اقدام نمايد.
2- كسب اطلاعات دقيق، با توجه به نيازهاي متفاوت سازمان و نيز نيازهاي مصرف كنندگان.
3- واحد خريد نماينده مستقيم و بلامنازع شركت در مذاكرات خريد و انعقاد قرار دادهاست.
4- مسئوليت تعيين منبع يا منابع خريد به عهده واحد خريد است.
5- بررسي قيمتهاي موجود و شرايط دقيق خريد و چگونگي اخذ ضمانتها
ارتباط بخش خريد با بخشهاي ديگر:
اجزاي سيستم سازمان بخشهايي چون مالي، تعمير و نگهداري، انبارها، تداركات، توليد و غيره با هم در تعاملند . تبادل اطلاعات بين اجزاء و واحدهاي سازمان پايه سيستم اطلاعاتي مناسب بشمار مي رود. اطلاعاتي كه به بخش خريد مي رسد را مي توان به سه دسته تقسيم نمود:
الف) اطلاعاتي كه از بيرون به بخش خريد مي رسد عبارتند از :
- امكانات توليدي فروشنده.
- منابع تأمين مواد اوليه.
- شرايط عمومي بازار و وضعيت مواد اوليه درآن.
- امكانات حمل ونقل و هزينه هاي آن.
ب) اطلاعاتي كه از بخش خريد به قسمتهاي مؤسسه مي رسد عبارتند از :
- اطلاعات مديريت از شرايط اقتصادي بازار.
- اطلاعات مربوط به كيفيت به امور توليد.
- اطلاعات مربوط به سفارشات به انبار.
- اطلاعات مربوط به قراردادها به امور حقوقي.
ج) اطلاعاتي كه از داخل مؤسسه به بخش خريد داد مي شود عبارتند از :
- ميزان موجودي مؤسسه .
- امكانات حمل و نقل داخلي مؤسسه.
- تصميمات متخذه توسط، مديران رده بالا.
فرآيند يا مراحل خريد خارجي:
مراحل خريد خارجي به شرح زير مي باشد :
1- بررسي نيازمنديها و برنامه ريزي جهت آنها و تهيه برنامه سفارش خريد مناسب.
2- بررسي راه حلها يا گزينه هاي متعدد( بسازيم،بخريم اگر آري از چه طريقي اجاره كنيم و...) .
3- مكاتبه و تماس با فروشندگان.
4- گرفتن Quotationيا Offerاز فروشندگان.
5- گرفتن پيش فاكتور يا Proforma)Invoice) از فروشندگان.
6- تكميل فرم درخواست ثبت سفارش در مراكز تهيه و توزيع كالا.
7- بيمه كردن كالا و اخذ شماره اعتبار.
8- تخصيص ارز وگشايش اعتبار و دريافت اسناد حمل طبق توافق.
9- ارسال كالا و ورود آن.
10- ترخيص كالا.
انبار- به ساده ترين بيان انبار فضا و مكاني است كه درآن عمل نگهداري صورت مي پذيرد.
انواع انبارها :
انبارها را بر مبناهاي متعددي دسته بندي مي كنند:
الف) بر اساس چگونگي شكل ظاهري ساختمان:
1- انبارهاي باز- كه به صورت فضايي بي حفاظ يا محصور بو
ده و معمولاً براي نگهداري كوتاه مدت يا بلندمدت،مورد بهره برداري قرار مي گيرد.
2- انبارهاي كاملاً پوشيده- فضائي كاملاً بسته والبته با رعايت كامل مسائل ايمني در زمان ساخت.
3- انبارهاي سرپوشيده- اين انبارها ، در واقع به صورت سقفي است كه بر
پايه هايي مستحكنم استوار بوده و براي حفاظت كالا از آفتاب يا باران و غيره مورد استفاده قرار مي گيرد.
ب) بر اساس انواع كالاهائي كه قرار است در آن نگهداري شود:
1- انبار مواد خام.
2- انبار محصولات ( شامل كالاي ساخته شده و در جريان ساخت).
3- انبار ضايعات.
4- انبار قطعات يدكي.
جايگاه انبار:
سازماندهي سازمانهاي مختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است. گاه در بعضي از موسسات انبار مستقيماً زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلف مانند: انبار مواد، قطعات، محصولات، ضايعات و ... قرار دارد. در سازمانهاي دولتي و غير انتفاعي معمولاً واحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه مي نمايد.
اهداف و وظايف انبارها:
براي انبارها اهداف و وظائف زير را مي توان بر شمرد :
1-برنامه ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود.
2-همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.
3-نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستور العملهاي سازمان.
انواع موجوديهاي انبارها:
موجوديهاي انبار را مي توان به دسته هاي زير تقسيم نمود :
1- مواد اوليه: براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است.
2- كالاي نيمه ساخته(كالاي در جريان ساخت): كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه هاي سربار ساخت مي باشد.
3- كالاي ساخته شده: كالاهاي آماده براي فروش يا توزيع هستند كه ممكن است تهيه شده و يا ساخته شده باشند.
4- اجناس خريداري شده جهت فروش : كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورد.
5- مواد و لوازم مصرفي: كه در توليد غير مستقيم مؤثرند مثل گريس ،روغن و... .
6- قطعات يدكي ماشين آلات: كه جهت تعمير ماشين آلات و دستگاهها بكار مي روند.
7- ابزار آلات: كه ابزار كارگاهها براي توليد محصول مي باشد.
8- اجناس اسقاطي: اجناسي كه مستهلك شده و غير قابل استفاده اند.
انبار داري - انبار داري فعاليتي است پر مسئوليت با اهميتي بسيار كه طي آن انبار دار مو
ظف است محصولات و قطعات را دريافت و ورود و خروج مواد را به دقت كنترل و تنظيم موجودي و تحويل به موقع سفارش را با دقت و سرعت عمل انجام دهد.
سيستم انبار داري و مزيتهاي آن:
1- شناسائي كالاهاي موجود در انبار بنحوي آسانتر و دسترسي راحتتر به كالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع .
2- تشكيل فايلهاي اطلاعاتي دقيقتر در بخشهاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم گيريهاي مديريت.
3- دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخشهاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.
4- ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخشها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم گيري بجا و بموقع متكي بر اطلاعات صحيح وكافي.
5- ايجاد كنترلهاي دقيق درسيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجوديهاي انبار و بررسي و رفع مغايرات احتمالي.
6- پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي گردد اگر سيس
تم نگهداري و ثبت ميزان رسيده ومصرف مواد صحيح تعبيه شود.
وظايف انباردار:
يك انباردار در راستاي انجام مسئوليت هاي خود وظائف زير را بايد انجام دهد:
- تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان،رسيدگي و بررسي طبق اسناد مدارك اوليه.
- صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي.
- مراقبت و نگهداري كالاها از سرقت،صدمه، ضايعه، حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار.
- صدور قبض انبار پس از دريافت كالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا.
- بايگاني اسناد و مدارك مربوط به انبار و تعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام انبار.
انتظارات مديريت از سيستم كنترل انبارها:
1- وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد، دريافت، آزمايش،انبار و حسابداري.
2- تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد.
3- به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
4- انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه بنحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.
5- تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس بنحويكه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.
6- انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس بطوريكه تحويل آن طبق در خواستهاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.
نكات مهم براي اداره بهينه انبارها:
براي اداره بهتر انبارها و انتخاب سيستم صحيح انبار داري ابتدا مي بايست به موارد ذيل توجه و براي هريك، پاسخي روشن و واضح داشت:
- به چه تعداد انبار نيازمنديم.
- مكان اين انبارها بايد در كجا باشد.
- ظرفيت هر يك از انبارها به چه ميزان باشد.
- كادر اداري لازم براي آنها، از چه نوع باشد.
- از كدام روش حمل و نقل در داخل انبار استفاده كنيم (از قبيل ريل، جاده، ليفتراك و…)
- مناطق تحت پوشش اين انبارها كدامند.
- روش ارسال كالا بايد چگونه باشد.
- چه نوع بسته بندي براي كالا مورد نياز است.
