دانلود مقاله کاربرد های فناوری اطلاعات در ساختارهای سازمانی

بخشی از مقاله

كاربرد هاي فناوري اطلاعات در ساختارهاي سازماني

مقدمه
فناوري اطلاعات در برگيرنده فهرست گسترده اي از رسانه ها و شيوه هاي ارتباطي نوين است كه افراد و سيستم هاي اطلاعاتي را به يكديگر مرتبط مي كند و شامل پست صوتي ، پست الكترونيكي ، كنفرانس ها ، مذاكرات صوتي و تصويري ، اينترنت و شبكه هاي محلي سازمان ها ، تلفن هاي مانشيني ، ئستگاه هاي فاكس ، معاون يا دستيار شخصي و مواردي از اين قبيل مي‌باشند (شارما و جين ، 2003)

در اين مبحث سيستم هاي اطلاعاتي ، خودكار سازي اداري و ارتباط و ارتباطات به عنوان مظاهر اصلي فناوري اطلاعات به گونه اي لاينفك به هم مرتبطند ( لانگلي و شين ، 1995). شكل مقابل اين موضوع را نشان مي دهد.

؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
همچنين فناوري اطلاعات براي ارايه كامل و فراگير آن با وظايف سازماني ، به عنوان تعديل كننده روابط ما بين ويژگي ها و پيامدهاي سازماني ، به ويژه كارايي و نوآوري ، مورد بحث و بررسي قرار مي گيرد. از اين منظر فناوري اطلاعات مفهومي مطابق با شكل مقابل را در سازمان ها تداعي مي كند.
نقش فناوري اطلاعات در كارايي و هم افزايي اطلاعات
1- فناوري اطلاعات بين كاركنان ارتباط برقرار كرده و آنها را توانمند مي سازد
2- فناوري اطلاعات پايگاه دانش و اطلاعات را رمز گذاري مي كند
3- فناوري اطلاعات سبب افزايش و گسترش مرز بندي هاي سازمان مي گردد
4- فناوري اطلاعات سبب افزايش كارايي مي گردد

5- فناوري اطلاعات سبب افزايش سطح نوآوري در سازمان مي گردد
1- فناوري اطلاعات بين كاركنان ارتباط برقرار كرده و آنها را توانمند مي‌سازد : يكي از مشهورترين شيوه هايي كهفناوري اطلاعات بر وظيفه سازي سازماني تأثير مي گذارد ، تأثيرات آن بر هماهنگي افقي مي باشد. همچنين افزايش وابستگي هاي متقابل و مستمر ، اطلاعات مهم و حياتي را براي كاركنان دسترس پذيرتر و شفاف تر ساخته ، قلمروي حل مسايل را افزايش مي دهد. يافته هاي

برخي نويسندگان نشان داد كه عرضه كنندگان اطلاعات ، علي رغم وجود هيچ گونه ارتباط شخصي با جويندگان اطلاعات ، مشاوره ها و اطلاعات سودمندي در اختيار آنها قرار داده و مسايل آنها را نيز حل نموده اند. در صنعت نيز فوايد و مزاياي بر قراري ارتباط بين كاركنان و ايجاد كارايي اطلاعات نيز نمايان است.

2- فناوري اطلاعات پايگاه دانش و اطلاعات را رمز گذاري مي كند : واضح است كه حافظه جايز الخطاء بوده و دستخوش فرسايش ، تحليل و خطا مي شود.
پيشرفت هاي حاضر در فناوري اطلاعات ، به ميزا ن زيادي حافظه سازماني و قابليت دستيابي و يكپارچه سازي دانش و اطلاعات شفاف را از طريق رمز گذاري ، ارتباط ، شبيه سازي ، ذخيره كردن و بازيافت اطلاعات تسهيل نموده است.

رمز گذاري دانش ، عمل ذخيره پيوسته اسناد و مدارك حياتي و مباحث و مذاكراتي را كه بايد به صورت مستمر هدايت گردند ، بر مبناي مزيت هاي كارايي اطلاعات ممكن مي‌سازد.
3- فناوري اطلاعات سبب افزايش و گسترش مرز بندي هاي سازمان مي‌گردد : فناوري اطلاعات نه تنها امكان دستيابي به اطلاعات پيشين را فراهم مي سازد ، بلكه امكان جست و جو و فراگيري اطلاعات جديد مربوط به مسائل پيش روي كاركنان را براي آنها فراهم مي كند.

مجهز نمودن شمار زيادي از اعضاي سازماني به وسايل ارتباطات مخابراتي (مانند دستيابي به اينترنت ، اينترانت ، تلفن هاي ماشيني ، دستگاه هاي فاكس ، كنفرانس هاي صوتي و تصويري) به گونه چشمگيري دستيابي هر فرد به منابع گوناگون اطلاعاتي را گسترش داده و سطح مشاركت آنها را نيز در شبكه هاي مختلف اطلاعاتي افزايش داده است.
4- فناوري اطلاعات سبب افزايش كارايي مي گردد : ونكاترامن (2002) ميلادي دو ويژگي برجسته فناوري اطلاعات كه شاخص كارايي را تحت تأثير قرار مي دهند ، ذكر كرد. اين دو ويژگي عبارت اند از :
الف) فناوري اطلاعات سبب افزايش چشمگيري در سرعت ارتباط و حجم هاي اطلاعات منتقل شده از مكاني بهمكان ديگر شده است.
ب) فناوري اطلاعات به دليل پيشرفت هاي كامپيوتري و فناوري ارتباط از راه دور ، هزينه هاي ارتباطات را به گونه چشمگيري كاهش داده و اين امر موجب صرفه جويي هاي ناشي از افزايش حجم و تنوع توليد شده است.

5- فناوري اطلاعات سبب افزايش سطح نوآوري در سازمان مي گردد : مايرز و ماركوس (2000) نوآوري را فعاليتي پيچيده تعريف مي كند كه از مفهوم سازي يك ايده جديد براي حل مسأله حاصل شده و سپس به بهره برداري واقعي از ارزش اجتماعي يا اقتصادي منجر مي گردد.
كارايي اطلاعات ، از طريق بهبود و قابل استفاده بودن پايگاه اصلي دانش به منظور پي بردن به اين موضوع كه كاركنان چه موقع در حل مسأله و تصميم گيري شركت مي كنند، نوآوري را تسهيل مي نمايد.

پراهاله و هامل (2003) بر اين عقيده اند كه يك شركت با دارا بودن ميزان دانش و اطلاعات صرف قادر به دستيابي مزيت هاي رقابتي نمي گردد، بلكه ميزان سرعت گردش و جريان دانش و اطلاعات در شركت است كه منجر به يافتن مزيت هاي رقابتي مي گردد.

مطالب فوق اشاره به اين نكته دارد كه سازمان ها بايد برطبق چرخه دانش دانش حركت نمايند و منابع دانش و اطلاعات را به مكانهايي تخصيص دهد كه قادر به ايجاد بيشترين ارزش افزوده براي سازمان باشند. كاربرد فناوري اطلاعات در سازمان ، اين امكان را براي كاركنان فراهم مي سازد كه بوسيله تعامل مداوم و مستمر با يكديگر از طريق ارتباطات الكترونيكي ، به طور همزمان فعاليت كنند و اين امر مي تواند منجر به افزايش نوآوري در فرآيند طراحي محصول به شيوه جديد گردد. قابليت

فناوري فناوري اطلاعات در افزايش محدوده مهارت هاي كاري فرد، يك داده مهم در فرآيند نوآوري سازماني به شمار مي رود. به همان ميزان كه فناوري اطلاعات قابليت دستيابي هر فرد به پايگاه دانش و فعاليت همزمان كاركنان با يكديگر را افزايش مي دهد، قدرت و توانايي نوآوري نيز افزايش مي يابد.
فناوري اطلاعات ، در يك سطح كلي و كلان تر ، ساختارها و شكل هاي سازماني را تغيير داده و خلاقيت و نوآوري را در درون شكل هاي مجازي سازماني افزايش مي دهد.
نقش فناوري اطلاعات در ويژگي ها و پيامد هاي سازماني
در اينجا در مورد اينكه چگونه فناوري اطلاعات اثرات ويژگي هاي سازماني همچون ساختار ، اندازه ، يادگيري ، فرهنگ سازماني و روابط بين سازماني را بر روي پيامد هاي استراتژيك سازمان يعني كارايي و نوآوري تعديل مي كند ، بحث خواهد شد.

الف) ساختار 1 : به دليل وجود عوامل اقتضايي مانند محيط استراتژي يا تكنولوژي ، نتايج تحقيقاتي كه رابط ساختار و پيامد هاي سازمان را بررسي كرده اند ، با هم ناسازگار هستند ولي معمولاً نوآوري در سازمانهاي زيستي رشد بيشتري داشته است.
1- تخصص گرايي :
• تخصص گرايي معمولاً به ايجاد گرايش هاي واحدي منجر شده و درك افراد از محيط كاريشان را محدود مي كند.
• كاركنان در هر تصميم گيري مي توانند رابطه گزينه تصميم با ساير تصميمات و اهداف سازمان را بهتر درك كرده و بدين صورت تصميم اتخاذ شده با فهاليت هاي سازمان هماهنگ تر خواهد بود.
• زماني كه درك كاركنان نسبت به ساختار بيشتر و عميق تر باشد، نوآوري در ان سازمان افزايش مي يابد.
• نوآوري محتاج به دانش متخصصان بخش هاي مختلف سازمان است و مي تواند فاصله بين متخصصان را كم كرده و توان بالقوه و نوآوري را افزايش دهد.
2- رسميت :
• اساساً رسميت براي كاهش ابهامات و افزايش كارايي به كار مي رود كه اين دو از اهداف مورد توجه فناوري اطلاعات هستند.
• امكان كاهش اثرات منفي رسميت مانند هزينه تعيين رويه ها و استاندارد هاي كاري را نيز فراهم مي سازد.
• فناوري اطلاعات با كاهش اثرات منفي رسميت مانند تعيين رويه ها و استاندارد هاي كاري را نيز فراهم مي سازد.
• فناوري اطلاعات با كاهش زمان هاي جستجو و كاهش اختلالات جريان كاري باعث كاهش هزينه اجرايي رسميت و افزايش كارايي شده و با تسهيم منابع كمياب به پيگيري نوآوري كمك ميكند.

3- تمركز و عدم تمركز :
• در گذشته حتي تعيين استراتژي هاي عملياتي نيز در اختيار مديران عالي بود ولي با افزايش رقابت هاي محلي و جهاني در طي دهه 90 ميلادي، بسياري از كشورها به منظور كسب مزيت رقابتي ، اختيار تصميم گيري را بيشتر سطوح پائين تر سازماني تفويض كردند.
• فناوري اطلاعات به دو طريق به تفريض اختيار كمك مي كند :
اول اينكه اطلاعات محلي را با افزودن اطلاعات جزئي تر راجع به مشتريان ، تمايلات بازار و فرصت ها كامل تر مي كند.

دوم اينكه ارتباط و هماهنگي بين مديران عالي ، كار برنامه ريزان اصلي و تصميم گيرندگان غير متمركز را تسهيل مي كند.
• سوال اساسي كه در پايان مطرح مي شود اين است كه بالاخره فناوري اطلاعات موجب تمركز در سازمان مي شود يا عدم تمركز؟ عده اي معتقدند كه فناوري اطلاعات باعث عدم تمركز در سازمان مي شود و بين تمركز و فناوري اطلاعات رابطه منفي وجود دارد.
• در نتيجه بايد گفت كه فناوري اطلاعات وجود تمركز و عدم تمركز را به طور همزمان امكان پذير مي سازد.

4- تفكيك عمومي :
فناوري اطلاعات به سطوح پايين تر سازماني اين امكان را ميدهد كه در تصميم گيري و حل مشكلات نقش بيشتري داشته باشند كه اين امر به تخت تر شدن سازمان منتج مي شود.
ب) اندازه : سازمانهاي معكوس ، تار عنكبوتي و ستاره اي سه شكل معروف از سازمانهاي شبكه اي مبتني بر فناوري اطلاعات هستند كه به سازمانها اين امكان را مي دهند تا بدون نياز به بزرگتر شدن از نظر تعداد كاركنان يا دارائي ها بر ارزششان افزوده شود. براي نمونه ، سازمان مجازي از

نوعي تلفيق ميان گروه ها و واحد هاي پراكنده كه به كمك شبكه هاي ارتباطي با هم پيوند خورده اند و تشكل جديدي را به وجود آورده اند ، خبر ميدهد شكل مقابل ساختار شبكه اي براي تسهيل در تشكل سازمان مجازي را نشان مي دهد.
؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
در اين زمينه توجه به نكات زير ضروري است:
• سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات با كاهش اندازه سازمانها رابطه مستقيم دارد.
• با وجود نقش مديران مياني در سازمان ، پشتيباني از تصميمات مديران عالي با تهيه اطلاعات تجزيه و تحليل شده مي باشد و فناوري اطلاعات اين نقش را به خوبي انجام مي دهد.