بخشی از مقاله
تجزيه و تحليل و طراحى سيستم
فصل اول
مقدمهاى بر تجزيه و تحليل و طراحى سيستمها
اهداف و موضوعات مورد بحث
در اين فصل مباحث عمومى و مقدماتى تجزيه و تحليل و طراحى سيستمها مورد بحث قرار مىگيرد. خواننده با مطالعه اين فصل در مىيابد كه اصولاً سيستم چيست، چه خصوصياتى دارد، داراى چه ابعادى است، چه انواعى دارد، ضرورت توجه به سيستم چيست و تحليلگر سيستم كيست.
همچنين در اين فصل پس از ارائه يك طبقه بندى براى انواع سيستمها، سيستمهاى مورد نظر اين كتاب را كه سيستمهاى سازمانى- انسانى هستند مورد بحث قرار مىدهد و برخى از خصوصيات اينگونه سيستمها را برمىشمرد. سپس چگونگى پيدايش علم تجزيه و تحليل سيستم و علومى كه شالوده اين علم را تشكيل دادند، مورد بررسى مختصر قرار مىگيرد. پس از آن مطالبى كلى و كليدى پيرامون فعاليتهائى كه در تجزيه و تحليل سيستم انجام مىشود بيان شده و خواننده در مىيابد، اصولاً تجزيه و تحليل سيستم چگونه انجام مىشود.
تفاوتهاى ديدگاهها از علم تجزيه و تحليل و ديدگاه اين كتاب از علم تجزيه و تحليل سيستم و نيز ارتباط فراروند تجزيه و تحليل و طراحى سيستم با فراروند مهندسى نرمافزار، در ادامه مورد بحث قرار خواهد گرفت و مهندسين نرمافزار جايگاه خود را در برخورد با مطالب اين كتاب در مىيابند.
در انتها نيز مهمترين خصوصيت تجزيه و تحليل سيستم كه رهيافتى بودن آن است مورد بحث قرار گرفته و اهدافى كه از تجزيه و تحليل سيستم دنبال مىشود به همراه مفاهيم تفكر سيستمى به طور مختصر بيان مىشود.
نكات قابل توجه براى يادگيرى
اين فصل، ديد اوليه و اساسى را به خواننده براى ورود به مباحث اصلى كتاب كه در فصول آينده مطرح مىشود مىدهد و بسيارى از نكات كليدى براى يادگيرى فصول آينده در اين فصل مطرح مىشود. پيشنهاد مىشود كه مطالعه اين فصل با دقت كافى انجام شود.
بحث پيرامون چگونگى پيدايش اين علم، براى درك بهتر خواننده از مطالب و پيدا كردن ديد كافى براى مباحث بعدى است. به خاطر سپردن جزئيات اين مباحث لزومى ندارد. اما خواننده بايد كليات را تشخيص دهد.
سيستم كلمهاى است كه براى گوش اغلب ما آشنا است. از اين عبارت هر روزه استفاده مىكنيم و يا به نحو غير مستقيم با آن سر و كار داريم. با نگاهى گذرا به محيط اطراف خود، سيستمهاى مختلفى را مشاهده مىكنيد. وقتى از خانه بيرون مىرويد و وارد خيابان مىشويد، در خيابان اتومبيلها محدوده خاصى براى حركت خود دارند و افراد پياده نيز همينطور. اتومبيلها در محدوده سواره رو از نيمه سمت راست مسير حركت مىكنند. بدين ترتيب تصادفى بين اتومبيلهائى كه خلاف جهت
يكديگر حركت مىكنند رخ نمىدهد. ميانه خيابان با خط سفيدى مشخص شده است. اين خط در حالتهاى ممتد يا مقطع ايجاد مىشود و هر كدام از اين حالتها، معناى خاصى براى رانندگان دارند. افراد پياده در پيادهروئى كه معمولاً در دو حاشيه خيابان تعبيه شده حركت مىكنند. محل تقاطع مسير افراد پياده با خيابان بصورت خط كشى شده مشخص و براى رانندگان و عابران معناى خاصى دارد. اتومبيلها براى حركت و توقف در خيابانها از مقررات خاصى تبعيت مىكنند. ...
همه آنچه كه گفته شد، از وجود سيستمى در مديريت معابر و عابرين پياده يا سواره حكايت مىكند. البته ما هر روزه با چنين سيستمى سروكار داريم، اما ممكن است با ديد يك سيستم به آن نگاه نكنيم. اشتباه نكنيد، اين سيستم فقط مقررات راهنمائى و رانندگى نيست. بلكه اين مقررات فقط بخشى از اين سيستم را تشكيل مىدهد. عابرين، پليس، اتومبيلها، خيابانها، چراغهاى راهنمائى، تعاريف و پيشفرضها، خطكشىها و ... اجزاء ديگر اين سيستم را تشكيل مىدهند و وقتى همه اينها دست به دست هم دهند و همه اجزاء، وظايف خود را به خوبى انجام دهند، آنوقت مىگوئيم اين شهر سيستم عبور و مرور مناسبى دارد.
از خيابان عبور مىكنيد و براى دريافت حقوق خود وارد بانك مىشويد. در محوطه بانك چندين كارمند در محلهاى خاصى كه طبق خصوصيات مشخص در كنار يكديگر قرار گرفته حضور دارند. بر بالاى سر هر يك از كارمندان تابلوئى نصب شده و وظيفه هر يك را مشخص مىكند. هر يك از اين كاركنان مشغولانجام دادن كار خاصى است. به باجه پسانداز مراجعه مىكنيد و دفترچه خود را ارائه مىكنيد. پس از رسيدن نوبت شما در صف انتظار، كارمند به مجموعهاى از كارتها كه در كنار وى طبق نظم بخصوصى (كه شايد براى شما چندان مشخص نباشد) چيده شده است مراجعه و كارتى را خارج مىكند. سپس وى عملياتى را روى كارت و دفترچه شما انجام داده و پس از پرسيدن مبلغى كه مىخواهيد دريافت كنيد، برگهاى از دفترچه رإ؛ؤؤ به شما مىدهد تا امضاء كنيد. سپس وى پس از انجام عملياتى ديگر، دفترچه را در جعبه باجه كنارى (صندوق) قرار مىدهد و ...
اينها هم همه نشانگر سيستم خاصى است كه در بانك مورد نظر حكمفرما است. گاهى اوقات در مقايسه بين دو بانك مختلف، مىگوئيد فلان بانك كار را سريعتر انجام مىدهد يا بهمان بانك بهتر است. معيار شما براى بهتر بودن يك بانك چيست؟ احتمالاً خواهيد گفت، انجام سريعتر كار، ارائه خدمات بيشتر، نظم، احترام و ادب كاركنان و ... اما در يك جمع بندى ممكن است به اين نتيجه برسيد كه بانكى كه سيستم بهترى داشته باشد، همه اينها را بدست خواهد آورد. پس بانكى بهتر است كه داراى سيستم بهترى باشد.
2-1-1- سيستمهاى پيچيدهتر و متشكل از زير سيستمها
سيستم عبور و مرور و سيستم بانك سيستمهائى هستند كه مكانيزم عملكرد آنها تا حد بسيار زيادى براى شما روشن است. اما شما ممكن است با سيستمهاى پيچيده ترى هم سروكار داشته باشيد. بيائيد به يك سفر شما با هواپيما نگاه كنيم.
فرض كنيد قصد مسافرت داريد و مىخواهيد از هواپيما براى مسافرت استفاده كنيد. به دفتر مسافرتى خود مىرويد و به كارمند مربوطه، زمان و مقصد سفر خود را اعلام مىكنيد. وى با استفاده از كامپيوتر خود، نزديكترين زمان و مسيرهاى ميانى را مشخص كرده و به شما اعلام مىكند. شما نيز يكى از پروازها را انتخاب كرده و وى بليط اين پرواز را با دريافت وجه مربوطه براى شما صادر مىكند. وى همچنين صدور بليط شما را در سيستم كامپيوترى خود كه وصل به سيستم كامپيوترى مركزى هواپيمائى است، اعلام مىكند تا جاى شما در آن پرواز محفوظ بماند. در تاريخ مقرر به
فرودگاه مىرويد. ابتداى درب ورودى فرودگاه، كيف و ساك شما را در دستگاهى قرار داده و آنرا بازرسى مىكنند و شما را نيز مورد بازرسى بدنى قرار مىدهند. سپس به محل تحويل بار رفته از بين باجههاى مختلف تحويل بار، شماره پرواز خود را در يكى از باجهها شناسائى مىكنيد و بليط خود را به آن باجه ارائه كرده و بار خود را تحويل مىدهيد. كارمندى كه در آن باجه ايستاده است، تكهاى از يك برچسب را بر دسته ساك شما چسبانده و تكه ديگرى را بر روى بليط شما مىچسباند. اگر دقت
كنيد، شماره روى هر دو تكه برچسب يكسان است. سپس وى ساك شما را روى ريلى كه دهها ساك ديگر بر روى آن درحال حركت است قرار داده و ساك از محوطه خارج مىشود. او به شما كارت پروازى مىدهد كه با رنگ خاصى مشخص شده و شماره صندلى شما بر روى آن نوشته شده. شماره ديگرى نيز بر روى آن نوشته شده كه شماره سريال كارتها است. ...
اگر بخواهيم به همين صورت تنها جزئيات سفر شما با هواپيما را شرح دهيم، سراسر اين كتاب تنها به همين موضوع اختصاص پيدا خواهد كرد. همه اين موارد نشان دهنده وجود زير سيستمهاى مختلفى است كه در يك فرودگاه، پرواز هواپيماها را پشتيبانى و مديريت مىكند. به عبارت ديگر، سيستم فرودگاه و هواپيمائى، از چندين زير سيستم مختلف ساده يا پيچيده تشكيل شده است. يك زير سيستم وظيفه ذخيره جا و صدور بليط را بر عهده دارد. زير سيستم ديگر بازرسى و امنيت
پرواز، ديگرى كنترل بليط و صدور كارت پرواز، ديگرى جمعآورى، حمل و توزيع بار. برخى ديگر از اين زير سيستمها عبارتند از :
زيرسيستم نگهدارى تاسيسات فرودگاه.
زيرسيستم حمل و نقل مسافران در محوطه پرواز.
زيرسيستم نظافت محوطه فرودگاه.
زيرسيستم بازبينى فنى هواپيماها.
زيرسيستم تامين منابع و سوخت هواپيما.
زيرسيستم نظافت داخل هواپيما.
زيرسيستم تامين تغذيه پرواز مسافران.
زيرسيستم كنترل و هدايت پرواز (برج مراقبت).
زيرسيستم ايمنى باند پرواز.
زيرسيستم جلوگيرى از ورود پرندگان به باند پرواز.
....
تعداد اين زير سيستمها بسيار زياد است. هر يك وظيفه خاصى را بر عهده دارد. اما نكته بسيار مهم در آن است كه تمام اين زير سيستمها با نظم بسيار زياد، با هم هماهنگ هستند. اگر از شما سئوال كنند كه كداميك از اين زير سيستمها داراى اهميت زيادى است، ممكن است بگوئيد
زيرسيستم كنترل و هدايت پرواز (برج مراقبت). پاسخ شما درست است. زيرا جان همه سرنشينان، به هدايت درست اين زيرسيستم بستگى دارد. اما باقى زيرسيستمها نيز اهميت كمى ندارند. اگر يكى از زير سيستمهاى به نظر كم اهميت، مثلاً زير سيستم حمل بار مسافران، دچار اشكال شود و كار خود را به خوبى انجام ندهد، فعاليت باقى زير سيستمها نيز دچار اختلال مىشود. همه در هواپيما منتظر نشسته و همه چيز آماده است، بجز بار. بسيارى از اوقات تاخيرهائى كه در پروازها بوجود مىآيد، ناشى از تاخير عملكرد يكى از اين زيرسيستمهاى به ظاهر كماهميت است.
از طرف ديگر، در همان هنگامى كه آن كارمند، بار شما را روى ريل قرار مىدهد، چندين ساك و چمدان و بسته ديگر نيز از باجههائى كه مقصد پرواز آنها شهر ديگرى است روى همان ريل قرار مىگيرد. تفكيك بستهها چگونه انجام مىگيرد. چقدر عصبانى خواهيد شد، اگر در مقصد اصفهان پياده شده و متوجه شويد كه ساك شما اشتباها به شيراز فرستاده شده است!
3-1-1- اهميت سيستم
به نظر شما، آيا بدون وجود يك سيستم منظم، دقيق و حساب شده، مىتوان يك فرودگاه را مديريت نمود؟ فرض كنيد كه به شما سرمايه كافى براى تاسيس يك فرودگاه بينالمللى را بدهند و بگويند هر كجا كه خواستيد اين فرودگاه را بسازيد و به هر گونه كه خواستيد سازماندهى كنيد (البته فقط فرض كنيد!). آيا با ساختن چند سالن و اسفالت كردن يك تكه زمين به عنوان باند و استخدام چند كارمند كار تمام مىشود؟ آيا اگر اين فضا نيز ساخته شد و كارمندانى را استخدام كرديد، مىتوانيد اين كارمندان را سازماندهى كنيد؟ مثلاً به دهنفر بگوئيد شما بارها را حمل كنيد، دهنفر ديگر را
مامور امنيت كنيد، بيست نفر را مامور برج مراقبت كنيد و ... من كه حاضر به مسافرت از چنين فرودگاهى نخواهم بود، شما را نمىدانم! چون احتمال دارد كه چند روز براى سوار شدن به هواپيما در اين فرودگاه معطل بمانم و آخر سر بجاى جده، سر از آنكارا در بياورم. تازه اگر هواپيما اشتباها وارد سالن ترانزيت نشود!
كجاى كار ايراد دارد؟ مگر فرودگاه شما ساختمان و باند و كارمند و تجهيزات ندارد؟ چرا دارد. مگر فرودگاه شما سرمايه كافى ندارد؟ چرا دارد. پس عيب كار از كجاست؟ حدس شما درست است، عدم ايجاد سيستم. شما همه چيز را فراهم كردهايد بجز سيستم. و بدون سيستم هيچكدام از اين تجهيزات و پرسنل و ساختمان قابل استفاده نخواهد بود. حتى سيستم بايد قبل از اينها تهيه شود. سيستم است كه مشخص مىكند كه باند چگونه بايد باشد، سالنهاى ترانزيت و سالنهاى
هواپيما كجا بايد باشند، مشخصات هر يك از سالنها چگونه بايد باشد و ... اشتباه نكنيد، سيستم مهندسى راه و ساختمان نيست. مشخصات فنى باند و ساختانها توسط مهندسين راه و ساختمان تعيين مىشود، جهت باند توسط كارشناسان هواشناسى، عرض باند توسط كارشناسان هوافضا و ... ولى اينكه باند و ساختمانها چه نسبتى به هم داشته باشند، كجا بنا شوند و امثال
آن بر عهده يك كارشناس سيستم است. ممكن است مشخصات فنى باند و ساختمانها بسيار درست ايجاد شده باشد، اما براى عبور دادن مسافران و رسيدن به پاركينگ هواپيما مجبور شويم از باند عبور كنيم. يا اينكه براى بردن هواپيماها از پاركينگ به آشيانه و يا سالن تعميرات، مجبور به عبور از جلو سالن ترانزيت و از داخل پاركينگ اتومبيلهاى مسافران باشيم. چقدر تعجب مىكنيد اگر ببينيد يك بوئينگ 747 در كنار اتومبيل شما در پاركينگ فرودگاه "پارك" شده باشد!
سازماندهى پرسنل، فعاليتها، زير سيستمها و همه و همه اينها توسط ايجاد يك سيستم مناسب در چنين فرودگاهى انجام مىشود. سيستم، همه چيز يك فرودگاه و يك سازمان است. شايد در
نظر اول زرق و برق تجهيزات، هواپيماها و سالنها بيشتر به چشم آيد تا سيستم. اما در اصل همه چيز در آن سيستم خلاصه مىشود. اگر سيستم فرودگاه از هم بپاشد، هيچيك از تجهيزات و سالنها و ... بكار نخواهد آمد. شما نيز در صورتى كه بخواهيد چنين فرودگاهى را بنا كنيد، بهتر است ابتدا يك تيم تجزيه و تحليل سيستم از افراد زبده را تشكيل داده و سيستم فرودگاه را تهيه كنيد، سپس نسبت به خريد زمين و ساخت ساختمان آن اقدام كنيد.
متاسفانه ممكن است با نقيض مطالبى كه بيان شد نيز مواجه شويد. احتمالاً سازمانها و اداراتى را ديدهايد كه با روش ساخت همان فرودگاه مورد بحث، سازماندهى شده و مشغول به كار هستند. ارباب رجوع و مشترى سرگشته كه در انتخاب سازمان يا اداره مربوطه اختيارى ندارد و به نوعى مجبور به مراجعه به آن سازمان است، بين اتاقها و ميزها و طبقات مختلف سرگردان و اينطرف و
آنطرف مىرود. كارمندان هم خود نمىدانند كه چه بايد بكنند، از وظايف و اختيارات خود به خوبى اطلاع ندارند و ... همه اينها نشانه عدم وجود سيستم مناسب است. اين سازمانها با تعيين يك مدير و استخدام چند كارمند فعاليت خود را آغاز مىكنند و در همان ابتداى كار، مدير هر كارمند را مامور
انجام كارى مىكند و بدين ترتيب فعاليت سازمان، بدون هيچ بررسى و هيچ ارزيابى شروع مىشود و ساليان سال هم به همان وضع ادامه پيدا مىكند. در حين كار، هركجا مشكلى پديدار شد، با تغيير يك فرم يا ايجاد يك فرم ديگر مشكل را ظاهراً بر طرف مىكنند. در چنين سازمانهائى صدها فرم و برگه مختلف وجود دارد كه برخى اوقات هيچيك از پرسنل نمىداند كه يك فرم بخصوص چرا بايد
تكميل شود، و از آن چه استفادهاى مىشود. بايگانىها از انبوهى از فرمها و پروندههائى كه هرگز خوانده نمىشود پر شده است. هر روزه ارباب رجوعهائى را مشاهده مىكنيد كه از اين اتاق به آن اتاق سرگردانند و از انجام نشدن كار خود گلايه مىكنند. افرادى را مشاهده مىكنيد كه سالها است پيگير انجام يك كار نه چندان پيچيده هستند. ممكن است فردى را مشاهده كنيد كه پيگير پروندهاى كه پدربزرگ وى تشكيل داده است باشد، و هنوز اين پرونده به نتيجه نرسيده باشد. اين يك شوخى نيست و مثالهاى واقعى از آن وجود دارد. همه اين سختى كار و اين چرخههاى پايان ناپذير و اين هفتخوانها را عادى، و جزء طبيعت كار ادارى مىدانند. اما در حقيقت چنين نيست. عدم وجود سيستم مناسب است كه وضع را به چنين شكلى درآورده است. اهميت ندادن به سيستم و گاه اصولاً عدم اطلاع از موجوديتى به نام سيستم، سازمان را گريبانگير چنين مشكلاتى مىكند.
4-1-1- مسئله پيچيدگى و نياز به سيستم
سيستمهاى مختلف داراى پيچيدگىهاى مختلفى نيز هستند. سيستم عبور و مرور يك شهر بزرگ در مقايسه با سيستم عبور و مرور يك روستا بسيار پيچيدهتر و داراى مشكلات بيشتر است. و همينطور سيستم كنترل فرودگاه و هواپيمائى، بسيار پيچيدهتر از سيستم يك تعاونى اتوبوسرانى در يك شهرستان كوچك است. هر چه پيچيدگى سيستم افزايش پيدا مىكند، نياز آن سازمان به سيستم منظمتر، منسجمتر و حساب شدهتر بيشتر مىشود. به عبارت ديگر، وجود يك سيستم كارا و دقيق براى يك سازمان داراى ساختار پيچيده، اهميت بسيار زيادترى از يك سازمان با ساختار ساده دارد.
5-1-1- تجزيه و تحليل سيستم، تحليلگر سيستم
قصد ما از بيان مطالب مطرح شده در اين كتاب، آشنائى خواننده با فنونى است كه چگونگى بررسى و ايجاد و سازماندهى يك سيستم صحيح را در يك سازمان مشخص مىكند. اين فنون، فنون "تجزيه و تحليل و طراحى سيستم"، و شخصى كه اين فنون را بكار مىگيرد، "تحليلگر سيستم"
ناميده مىشوند. هدف يك تحليلگر سيستم، بررسى و ايجاد سيستمى است كه بتواند فعاليت يك سازمان را هدايت و سازماندهى كند. يك تحليلگر سيستم يا يك سيستم جديد را براى سازمانى جديد (نظير همان فرودگاه در دست ساخت)، ايجاد مىكند و يا سيستمى را كه در يك سازمان در حال كار وجود دارد اصلاح كرده و سيستم مناسبى را جايگزين آن مىكند. در فصول آينده تعاريف دقيقترى از سيستم و تحليلگر سيستم ارائه خواهيم كرد.
2-1- انواع سيستمها، سيستمهاى سازمانى-انسانى
1-2-1- تنوع سيستمها
سيستمها محدود به سيستمهائى كه در سازمانها و فرودگاهها وجود دارند نمىشود.
اتومبيل شما سيستم كامل و پيچيدهاى است. اين سيستم از زير سيستمهاى مختلفى تشكيل مىشود. يك زير سيستم وظيفه سوخترسانى را برعهده دارد، زير سيستمديگر برق را به موتور مىرساند. زير سيستم ديگر عمل احتراق را كنترل مىكند. يك زير سيستم تهويه هواى داخل اتاق را كنترل مىكند و ...
به بدن خود نگاه كنيد. بدن شما يك سيستم بسيار پيچيده است و از زير سيستمهاى پيچيده ديگرى تشكيل مىشود. زير سيستم جريان خون، زير سيستم تنفس، زير سيستم اعصاب، زير سيستم كنترل حركت، زير سيستم بينائى و .... همه اينها در كنار يكديگر، بعلاوه روح، انسان را تشكيل مىدهند.
چرخه حيات طبيعت، حركت روز و شب و تولد و مرگ موجودات زنده و حركت چرخه اكوسيستم، ارتباط گياهان و جانواران و نقش هر يك از آنان در اين چرخه، همه نشان از وجود سيستمى بسيار دقيق و منظم را مىدهد. خداوند حكيم در كتاب مبين انسان را به تعقل در آن (و كشف سيستم و پديد آورنده آن) دعوت مىكند :
"ان فى خلق السموات و الارض و اختلاف اليل و النهار و الفلك التى تجرى فىالبحر بما ينفع الناس و ما انزل الله من السماء من ماء فاحيا به الارض بعد موتها و بث فيها من كل دابه و تصريف الرياح و السحاب المسخر بين السماء و الارض لايات لقوم يعقلون"
{P - سوره مباركه بقره، آيه 164. همچنين ببينيد : آل عمران 190، انعام 73، يونس 3، هود 7، انبياء3، فرقان 2، عنكبوت 44، روم 8. P}
"محققا در آفرينش آسمانها و زمين، و آمد و شد شب و روز، و كشتيهائى كه در دريا به سود مردم در حركتند، و آبى كه خداوند از آسمان نازل كرده، و با آن زمين را پس از مرگ زنده نموده، و انواع جنبندگان را در آن گسترده، و در تغيير مسير بادها و ابرهائى كه ميان زمين و آسمان مسخرند، نشانههائى است براى مردمى كه عقل دارند و مىانديشند."
كهكشانها و كل جهان خلقت، بيانگر سيستم بسيار عظيمى است كه بصورت منظم و كاملا دقيق و حساب شده و تابع قوانين و مقررات خاص ايجاد شده است. نظريه انبساط و انقباض جهان حاكى از سيستمى است كه كل جهان و كهكشانها را از يك ماده اوليه خلق و منبسط نمود، و زمانى اين انبساط معكوس گرديده و انقباض آغاز مىشود و كل جهان به سمت همان ماده اوليه باز مىگردد :
"يوم نطوى السماء كطى السجل للكتب كما بدانا اول خلق نعيده وعدا علينا انا كنا فاعلين"
{P - انبياء P 104}
"در آن روز كه آسمان را چون طومارى در هم مىپيچيم، همان گونه كه آفرينش آن را آغاز كرديم، آنرا باز مىگردانيم، اين وعدهاى است بر ما و قطعاً آنرا انجام خواهيم داد."
خانواده شما نيز داراى سيستم خاصى است. اين سيستم نمونه يك سيستم اجتماعى است. روابط بين افراد، وظايف هر يك، مقررات و آئيننامههاى ننوشته ولى درحال اجرا، بعلاوه اعضاء خانواده اين سيستم را تشكيل مىدهند.
آموزش در يك دانشگاه از طريق يك سيستم انجام مىشود، روالهاى ثبتنام، انتخاب واحد، حذف و اضافه و فارغ التحصيلى، از جمله روالها و زير سيستمهاى اين سيستم هستند.
حتى گداها هم براى خود سيستم خاصى دارند. اگر شخصى بدون در نظر گرفتن اين سيستم، و تنها با پوشيدن يك لباس ژنده و كثيف به گدائى بپردازد، احتمالاً كتك سختى از ساير گدايان منطقه خواهد خورد! وى بايد تابع سيستم آنها باشد.
پس هر چيز از كل جهان هستى گرفته تا يك سلول، از سيستم يك كشور و دولت گرفته تا سيستم يك باجه پستى با يك نفر كارمند و از سيستم اجتماعى جهان گرفته تا سيستم خانواده شما، همه داراى يك سيستم هستند. حتى آن سازمانى كه بحث آن شد و آن فرودگاه تازه ساز نيز داراى سيستم است. منتهى سيستم آن به نحو مطلوب و حساب شده ايجاد نشده است. ما در ميان ميلياردها و يا بىنهايت سيستم قرار گرفتهايم.
2-2-1- طبقه بندى سيستمها
سيستمها داراى انواع متفاوتى هستند، يك طبقه بندى از سيستمها مىتواند به شكل زير باشد :
{P - البته طبقه بندى ارائه شده، فقط براى درك بهتر مفاهيمى است كه قصد انتقال آن را داريم. در اين مورد تاكنون هيچ طبقهبندى جامعى كه همه آنرا به صورت قطعى پذيرفته باشند ارائه نشده است (يا حداقل نويسنده از وجود آن اطلاعى ندارد). طبقهبندىهاى ديگرى هم در اين زمينه به نظر نويسنده مىرسد كه شايد از برخى موارد كاملتر و جامعتر از اين طبقهبندى باشد، اما طرح آنها ما را از بحث اصلى دور خواهد ساخت. P}
سيستمهاى طبيعى (مثل سيستمهاى بيولوژيك و اكولوژيكى و كهكشانها).
سيستمهاى مصنوعى (ابزارها، پلها، سيستمهاى سازمانها، سيستمهاى رياضى)
سيستمهاى سختافزارى
{P - با سيستمهاى سختافزارى و نرمافزارى كامپيوترى اشتباه نشود. سختافزار در بعد كلى آن شامل تجهيزات و لوازم داراى بعد فيزيكى مىشود و نرمافزار، شامل مستندات، نوشتهها، روابط، مقررات، برنامهها و امثال آن مىگردد. P}
سيستمهاى الكتريكى - مكانيكى (موتور اتومبيل).
سيستمهاى الكترونيكى (راديو).
سيستمهاى تاسيسات.
سيستمهاى ساختمانى (معمارى و راهوساختمان).
...
سيستمهاى نرمافزارى
سيستمهاى اجتماعى (خانواده، فرهنگاجتماع، ارتباطاتاجتماعى و...).
سيستمهاى سازمانهاى انسانى
سيستمهاى مديريت كلان (دولتى، قوانين، برنامهريزىملى، ...).
سيستمهاى مديريت خرد (اداره، شركت، موسسه، سيستمهاى انسان - ماشين
و صنعتى).
...
با دقت به اين طبقه بندى ارائه شده، تا حد زيادى جايگاه سيستمهاى مورد بحث در اين كتاب مشخص مىشود. بحث ما در اين كتاب نه در مورد سيستمهاى مكانيكى است و نه در تجزيه و تحليل سيستمهاى اجتماعى. ما در مورد سيستمهائى صحبت خواهيم كرد كه در يك سازمان متشكل از عوامل انسانى مورد استفاده قرار مىگيرد. سازمانهاى متشكل از عوامل انسانى، سازمانهائى هستند كه انسانها و روابط بين آنها مهمترين عناصر سازمان و سيستم را تشكيل مىدهند. اين سازمانها مىتوانند يك سازمان ادارى، يك شركت يا موسسه تجارى و حتى يك مجموعه نظامى باشند.
در چنين سيستمهائى دو عنصر داراى اهميت است و سيستم بر محور اين دو عنصر شكل مىگيرد، سازمان و انسان. اين سيستمها از ديدگاه خارجى با سازمانى مواجه هستند كه هدف سيستم، رساندن اين سازمان به اهداف خود مىباشد. به عبارت ديگر هدف سيستم در هدف سازمان خلاصه مىشود. از طرفى ديگر اين سيستمها با انسانها سروكار دارند و مهمترين موجوديت و پرتنشترين و پيچيدهترين عنصرى كه سيستم با آن مواجه است انسانها هستند. در يك اتومبيل انسان به عنوان راننده نقشى اساسى دارد. ولى نقش انسان در اين اتومبيل در مقايسه با يك سازمان ادارى با 50 نفر پرسنل چندان زياد نيست. در اتومبيل كليه فعاليتهاى سيستمها بصورت مكانيكى والكتريكى كنترل مىشود و راننده تنها با گرداندن فرمان و فشار روى پدالهاى گاز و ترمز آنرا هدايت مىكند. امادر يك سازمان با 50 نفر پرسنل، كليه فعاليتها به واكنشهاى افراد مختلف وابسته است و افراد هستند كه فعاليت سازمان را انجام مىدهند.
به همين دليل سيستمهائى كه در اين كتاب مورد بحث قرار مىگيرد را سيستمهاى سازمانى - انسانى مىناميم. اين سيستمها داراى خصوصياتى هستند كه در طول اين كتاب بتدريج با اين خصوصيات آشنائى بيشترى پيدا مىكنيم.
3-2-1- واكنش انسانها در پذيرش تغييرات در سيستمها
يكى از مهمترين خصوصيات سيستمهاى سازمانى - انسانى كه اين سيستمها را از ساير سيستمها متمايز مىكند، واكنش انسانها در پذيرش تغييرات است. آيا هيچگاه اتومبيل را ديدهايد كه وقتى لاستيك آنرا تعويض مىكنيد به شما اعتراض كند و بگويد "من فقط با همان لاستيك سابق كار مىكنم!"؟ يا وقتى بخواهيد رنگ آنرا تغيير دهيد به شما اعتراض كند؟ قطعاً اينطور نيست، مگر
آنكه خيالاتى شده باشيد. اما سيستمهائى كه با انسانها سروكار دارند چنين مشكلى را دارند. بسيارى از انسانها با تغييرات مقابله مىكنند و پذيرش روشهاى نو و كنار گذاشتن روشهاى قديمى، از نظر آنان خطائى است كه جوانان همواره مرتكب مىشوند. اينكار از نظر آنان شكستن سنتهاى پيشينيان و افرادى است كه از نظر آنان پيراهن بيشترى در اين كار پاره كردهاند. اين مقابله همواره وجود داشته است.
"آيا آمدهاى تا ما را از آنچه پيشينيان را بر آن يافتيم منصرف كنى؟"
{P - يونس P 78}
"مىگويند : »آنچه از پدران خود يافتهايم ما را بس است«، آيا اگر پدران آنها چيزى نمىدانستند و هدايت نيافته بودند (،باز از آنان پيروى مىكنند)؟"
{P - مائده P 104}
از طرف ديگر انسانها بر خلاف ادوات مكانيكى و الكترونيكى كه تطابق با محيط چندان مفهومى براى آنها ندارد، با محيط اطراف خود خو گرفته و خود را با آن تطبيق مىدهند. نمىتوان انسانى را كه به زندگى در يك روستاى خوش آب و هوا عادت كرده، بطور ناگهانى به شهرى شلوغ و پر سروصدا بياوريد تا در آنجا ساكن شود. همانطور كه نمىتوان يك شهرنشين را كه به امكانات و سروصداى
شهر عادت كرده براى زندگى به روستا ببريد. به همين دليل نيز افرادى كه در يك سيستم قديمى و معيوب و كند، ساليان درازى فعاليت كردهاند، به سادگى سيستمى پرزرق و برق و پر تحرك را كه از ادوات و تجهيزات جديدى استفاده مىكند نمىپذيرند. و بزرگترين مشكل يك تحليلگر سيستم همين موضوع است. آنها از برخورد با سيستم جديد واهمه دارند، و اين ترس ممكن است منجر به درگير شدن با تحليلگر و مقابله با فعاليتهاى وى نيز بشود. بدين لحاظ تحليلگر سيستم، نه تنها بايد در
زمينه سيستم مسلط باشد و بتواند سيستم را بطور مناسب بررسى و طراحى كند، بلكه بايد بتواند به گونهاى با افراد و انسانها برخورد نمايد كه اعتماد آنها جلب شده و بتواند اين واهمه از تغيير را از بين ببرد. يك تحليلگر مانند پزشكى است كه با برخورد روانشناسانه و دوستانه، نه تنها بيمار خود را راضى مىكند كه زير تيغ تيز جراحى وى قرار گيرد، بلكه بيمار از انجام اين عمل و اينكه توسط چنين
پزشكى مورد جراحى قرار گرفته احساس خشنودى مىكند. همانطور كه آن پزشك تنها بر ساختمان بدن و بيماريهاى آن تسلط ندارد، بلكه روحيات بيمار خود را نيز مد نظر داشته و به آن اهميت كافى مىدهد، تحليلگر نيز بايد علاوه بر تسلط كافى به سيستم و چگونگى طراحى آن، چگونگى برخورد با انسانها را به نحو مطلوب بداند و خصوصيات آنها را به خوبى بشناسد. تحليلگرى كه همچون برخى پزشكان با چند دستيار گردن كلفت، بر سر بيمار بدبخت ريخته و دست و پاى او را گرفته و وى را براى عمل جراحى بيهوش كنند، هرگز موفق نخواهد شد تا سيستم يك سازمان را مورد اصلاح قرار دهد.
3-1- سير تحول و پيدايش علم تجزيه و تحليل سيستم
با رشد قدرت تفكر و سازماندهى انسان، در طى قرون متمادى، شناخت انسان نسبت به روش انجام فعاليتها و سازماندهى، روز به روز بيشتر شد. در طى گذر انسان از عصر شكار كه در آن مديريت مبتنى بر قدرت مستقيم و آمرانه بود، به عصر كشاورزى، عصر صنعتى و سپس عصر فراصنعتى كه بتدريج مديريت تخصصى جاى اعمال قدرت مستقيم را گرفت و اهميت دانش بتدريج افزايش يافته و اهميت مهارت بازو وفعاليتهاى دستى كاهش پيدا كرد، علم سيستم به عنوان يكى از مبانى اين تحولات، رشد چشمگيرى پيدا كرد (شكل 1-1). در اين ميان مديريت با گذر از روشهاى آمرانه در سطوح خانواده و سپس تشكيلات قبيلهاى و تشكيلات حكومتى، به روشهاى مبتنى بر تخصص و دانش در مديريت و سازماندهى اقتصادى و ادارى دست يافت (شكل 2-1).
منسيوس نويسنده چينى در 500 قم معتقد بود بكار بردن سيستم و استفاده از متدولوژى صحيح و ايجاد مدلهاى منظم، لازمه مديريت است [مكم75]. يونانيان باستان جزئيات كار را مورد مطالعه قرار دادند و از آن براى افزايش كارائى بوسيله موسيقىهاى ريتمدار استفاده مىكردند. برنامهريزى در عهد قديم و سازماندهى، نشاندهنده وجود اعتقاد به ماهيت سيستم بوده است. هر چند كه در آن زمان روشهاى كلاسيك و مدونى براى سازماندهى بوجود نيامده بود، و مطالعهاى بر چگونگى انجام فعاليتها و چگونگى سازماندهى انجام نشده بود، ولى اين موضوع به معناى عدم وجود سيستم و
عدم سازماندهى نبود. سازمانهاى تجارى در دنياى قديم و اداره آنها همه نشان از بكارگيرى و آشنائى با سيستم بود. حركتهاى عظيمى كه در دنياى قديم انجام شده است، بدون ايجاد سيستم بسيار منظم و ايجاد سازمانى عظيم عملى نبوده است. مواردى چون ساخت اهرام مصر، و لشگركشى كوروش با چند ميليون سرباز، با در نظر گرفتن دانش و تجهيزات و وسائل آن موقع يك اعجاز به حساب مىآيد. تصور آنكه با آن سطح از دانش و ملزومات، چنين كارى در امروز انجام شود، براى مديران و فرماندهان ارشد امروزى بسيار مشكل است.
1-3-1- نظريه مديريت علمى
سيستم خط توليد در اولين بار در كارخانه كشتىسازى ونيز تشكيل شد. آنها سيستم انباردارى خاصى را ايجاد نمودند و ساخت وسائل و قطعات كشتى به صورت استاندارد در آمد. به صورتى كه اين قطعات در ساخت تمام كشتىهاى مشابه مورد استفاده قرار مىگرفت و اين شايد اولين حركت در جهت ايجاد يك استاندارد بود. از 1800 به بعد عواملى نظير افزايش راندمان و كاهش هزينه و ... در انقلاب صنعتى، باعث شد تا نياز به مديريت علمى و شناخت سيستمها ايجاد شود و دانشمندان مختلفى از جمله تيلور، دستورالعملهائى را براى اين موارد ابداع نمايند. بايد سرعت كار ماشينها با نوع كارى كه بوسيله آنها انجام مىشود، هماهنگ باشد. براى اين منظور، هر قسمت از كار به اجزاء كوچكتر تقسيم مىشد و هر جزء توسط يك شخص معين يا ابزار يا ماشين مخصوص انجام مىشد. به اين ترتيب استانداردهائى براى تعيين زمان انجام هر كار بوجود آمد. نظريه مديريت علمى تيلور در 1878 شكل گرفت و كامل شد. تيلور متوجه شد، وظيفه مشخصى براى مديريت
كارخانههاى صنعتى وجود ندارد و روشى خاص براى تشويق كارگران به منظور افزايش كارائى دستگاههاى صنعتى موجود نيست. مديران براى حل مسائل و مشكلات روزانه، يا طرح برنامههاى آينده، از يك روش منظم و سيستماتيك علمى، تبعيت نمىكنند و براى تعيين روش صحيح كار،
تشخيص وسايل و ابزارهاى كار و استاندارد زمان انجام كار، معيار و ضابطهاى وجود ندارد. همه اينها منجر به پديد آمدن مديريت علمى شد. در يك جمع بندى اصول و مكانيزم مديريت علمى و روش اعمال اين مديريت را مىتوان در موارد زير دانست :
مطالعه و تفكيك اجزاى مختلف و تعيين بهترين و كوتاهترين روش انجام كار و تحقيق و تجزيه و تحليل مداوم.
استاندارد و يكنواختكردن ابزار كار و تهيه دستورالعملها.
انتخاب دقيق و آموزش صحيح كاركنان.
ايجاد محيط مناسب براى همكارى كاركنان.
برقرارى سيستم امنيت شغلى و حقوقى براى كاركنان.
تقسيم مساوى و هماهنگ كار.
ضرورت اعمال سرپرستى تخصصى.
ايجاد سيستم منظم برنامهريزى.
ايجاد ضوابط كنترل.
نكته بسيار مهم در روشهاى تيلور آن بود كه توجه، بيشتر به جنبههاى فيزيكى و مكانيكى بود و به جنبههاى انسانى كمتر توجه مىشد. اين موضوع بخصوص در بكارگيرى اين روشها (كه امروزه تحت عنوان روشهاى كلاسيك شناخته مىشود) در سازمانهاى انسانى و ادارات و حتى در صنايع مشكلاتى را ايجاد مىكرد.
[مكم75]
2-3-1- نظريه عمومى سيستمها
{P - P General Systems Theory}
به موازات پيدايش نظريه مديريت علمى، افزايش اطلاعات دانشمندان در علوم فيزيك، زيستشناسى و علوم طبيعى و ...، بتدريج آنان را از وجود رابطهاى بين علوم مختلف آگاه نمود و دانشمندان متوجه شدند كه مسائل مورد بحث در حوزههاى گوناگون علمى از نظر ماهيت به يكديگر شباهت دارند و بيشتر پديدههاى علمى، از ويژگيهاى مشترك و نظاممند برخوردارند.
"و هو الذى انشاكم من نفس واحده فمستقر و مستودع قد فصلنا الايات لقوم يفقهون"
{P - انعام P 98}
"او كسى است كه شما را از يك نفس آفريد، بعضى پايدار و بعضى ناپايدار، ما آيات خود را براى كسانى كه مىفهمند تشريح نموديم."
و
"ما خلقكم و لا بعثكم الا كنفس واحده ان الله سميع بصير"
{P - لقمان 28 ، همينطور نگاه كنيد به آيات : لقمان 29، قمر 50ù49، صافات P 4}
" آفرينش و برانگيختن شما همانند يك فرد بيش نيست، خداوند شنوا و بينا است."
بدين ترتيب، ايده تفكر سيستمى و نظريه عمومى سيستمها شكل گرفت. بر طبق اين نظريه، ديدگاه كسى كه يك سيستم را مورد بررسى و تفكر قرار مىدهد بر مبانى زير استوار است [رضع76] :
1- تصور ارگانيك. يعنى به هر موجودى با شكل و ديد يك سازمان و ارگانيسم نگاه كند. با چنين ديدى يك اتومبيل تنها يك وسيله نيست. بلكه ساختارى است از زير سيستمها و اجزاء مختلف كه يك كل را تشكيل مىدهد.
2- كل نگرى. به جاى توجه به تكتك اجزاء پديده، بر كليت آن و جمعبندى اجزاء مرتبط با يكديگر متمركز مىشود.
3- مدلسازى. يعنى متفكر سيستمى سعى مىكند به جاى شكستن كل به اجزاء، ادراك خود را از يك پديده واقعى، بر مدلى از آن كه خود يك پديده واقعى است منطبق كند.
4- بهبود شناخت. يك متفكر سيستمى سعى مىكند، شناخت خود را از سيستم بهتر كند.
هدف نظريه عمومى سيستمها، كشف قوانين و نظم ذاتى انواع پديدهها است. نظريه عمومى سيستمها مىتواند تعميمى جامع براى بررسى يك سازمان از ديدگاه سيستمى باشد. يعنى مىتوان يك سازمان را با در نظر گرفتن ويژگىهاى عمومى يك سيستم در نظريه عمومى سيستمها مورد بررسى قرار داد. ويژگىهاى عمومى يك سيستم از اين ديدگاه عبارتند از [رضع76] :
1- به هم پيوستگى و وابستگى اجزاء، ويژگيها، رخدادها و مانند آن. سيستم از مجموعهاى از عناصر به هم پيوسته و بعضاً وابسته به هم تشكيل مىشود. مثلاً يك اتومبيل، از پمپبنزين، بدنهموتور، سيلندرها، سوپاپها و ... و رخدادهائى نظير احتراق، دوران، مكش و ... تشكيل مىگردد كه همه اين عناصر و رخدادها و ويژگيها با هم در ارتباطند و برخى از آنها به برخى ديگر وابستگى دارند.
2- كل گرائى. همه عناصر سيستم با هم در مجموع يك سيستم را تشكيل مىدهند و نمىتوان اجزاء را به تنهائى و جداى از كل در نظر گرفت. در همان اتومبيل نمىتوان سيستم سوخترسانى را جدا كرد و مورد آزمايش قرار داد. عملكرد سيستم سوخترسانى جداى از موتور معنائى ندارد.
3- هدف جوئى. تمام عناصر و فعاليتها در تعامل با يكديگر به سمت يك هدف مشخص حركت مىكنند. همه عناصر يك اتومبيل براى ايجاد حركت و حمل بار يا مسافر فعاليت مىكنند.
4- وروديها و خروجيها. هر سيستم داراى وروديهائى است و خروجيهائى را نيز ايجاد مىكند. وروديهاى اتومبيل مىتواند بنزين، روغن، فرمانهاى راننده و خروجيهاى آن دود، حرارت و حركت باشد.
5- تبديل. سيستم وروديها را به خروجيها تبديل مىكند. سوخت در اتومبيل به دود و حركت تبديل مىشود.
6- مقابله با بىنظمى و كهولت (آنتروپى). هر سيستم به صورت معمول به سمت بىنظمى و از هم پاشيدگى و در نهايت مرگ پيش مىرود. سيستم بايد بتواند براى جلوگيرى از مرگ، اين بىنظمى را مهار كند. حرارت در موتور اتومبيل دائماً افزايش پيدا مىكند و سيستم خنك كنندهاى بايد اين افزايش حرارت را كنترل كند. همچنين استهلاك لوازم بايد با نگهدارى و تعميرات كنترل شود.
7- تنظيم. ارتباط اجزاء و فعاليت اجزاء در ارتباط با يكديگر، بايد به گونه مناسب تنظيم شود تا سيستم به اهداف خود برسد. پمپ بنزين و كاربوراتور بايد تنظيم شود تا موتور به شكل مناسبى كار كند.
8- سلسله مراتب. هر سيستم از زير سيستمهائى تشكيل مىشود و هر زير سيستم خود يك سيستم محسوب مىشود و از زير سيستمهاى ديگرى تشكيل مىشود. اتومبيل از اتاق، شاسى، موتور و چرخها تشكيل مىشود و موتور از ... .
9- جداسازى. وظايف بر حسب اجزاء تشكيل دهنده قابل تفكيك و جداسازى است. اجزاء مربوط به كولر اتومبيل بايد قابل تفكيك از اجزاء مربوط به سيستم برقرسانى باشد چون هر يك وظايف مختلفى دارند.
10- همپايانى. همه سيستم به سمت پايان واحد حركت مىكند و از روشهاى متفاوتى مىتوان به يك پايان واحد رسيد :
"الله الذى رفع السموات بغير عمد ترونها ثم استوى على العرش و سخر الشمس و القمر كل يجرى لاجل مسمى يدبر الامر يفصل الايات لعلكم بلقاء ربكم توقنون"
{P - رعد P 2}
