بخشی از مقاله
چکیده:
زمینه و هدف:دستیابی به یک نظام بهره ور در منابع انسانی مستلزم آن است که فرایندهای کاری و روشهای انجام کار اصلاح گردد، تا بتوان فرایندهای کاری را بطور اثر بخش مدیریت نمود. با عنایت به فرایند طولانی ارائه خدمات بهینه و بعضا کاهش رضایت مراجعین در حوزه منابع انسانی ، لذا ایجاب می نماید که فرایندهای کاری بصورت تخصصی شناسایی و مستند سازی شوند، تا دستیابی به بهره وری هموار گردد.در این پژوهش، بررسی ها در سال 1395 در مدیریت منابع انسانی دانشگاه علوم پزشکی شهرکرد صورت گرفته است.
روش بررسی:
این تحقیق یک مطالعه مقطعی تحلیلی و از نوع کاربردی می باشد و در آن کلیه روشها و فرایندهای کاری در مدیریت منابع انسانی دانشگاه علوم پزشکی شهرکرد بررسی شد و پس از بررسی کلیه فعالیتهای انجام گرفته، داده های پژوهش تجزیه وتحلیل گردید و سپس فلوچارتهای فرایند های کاری در قالب نرم افزار visio ترسیم گردید.
یافته ها:
جهت دستیابی به اهداف تحقیق، روشهای اجرایی فرایندهای تخصصی در مدیریت منابع انسانی دانشگاه علوم پزشکی شهرکرد شناسایی و طراحی گردید که شامل این فرایندها می باشد: -1استخدام و جذب نیروی انسانی-2نقل وانتقالات نیروی انسانی-3امور طرح خدمت پزشکان و پیراپزشکان-4بازنشستگی کارکنان - پیش از موعد-برقراری حقوق - --5 صدور احکام کارکنان - ارتقاء طبقه و... - -6 درخواست مرخصی استحقاقی کارکنان -7ثبت نام و بکارگیری پیام آوران بهداشت
نتیجه گیری: مهندسی مجدد فرایندها، یادگیری سازمانی از طریق انجام دادن وظایف و فعالیتهای تخصصی،توسعه شایستگی های کارکنان حوزه منابع انسانی، بهره گیری از فن آوریهای اطلاعاتی، دستیابی به یک نظام مشتری مدار و نهایتا افزایش بهره وری مستلزم بهره گیری از فنون و تکنیکهای تحلیلی فرایندهای کاری می باشد.
مقدمه:
در سالهای اخیر با افزایش و پیچیدگی وظایف و توسعه فن آوریهای اطلاعاتی و تغییر ساختار و تشکیلات، سازمانها با شرایطی مواجه اند که برای دستیابی به کارایی و بهره وری و تمرکز بر کاهش هزینه ها، بعنوان کسب یک مزیت رقابتی مهم، بایستی بیشتر از همیشه ، استراتژی کسب وکار خود را بهبود بخشند، که بی تردید سازمانهای بهداشتی درمانی از این موضوع مجزا نمی باشند.
امروزه ثابت شده که نیاز سازمانها به توسعه و بهبود قابلیتهای موجود و استفاده موثر از فن آوری اطلاعات ، افزایش یافته است.علل عمده پایین بودن بهره وری امروزه عبارتند از: "ضعف مدیریت،نیروی انسانی غیرمتخصص،نبود یک سیستم متناسب ارزیابی کارکنان، کاهش انگیزه کاری در کارکنان، مقدم بودن تفکر منفعت طلبی فردی بر سازمانی، کم کاری، نبود سیستم منسجم ویکپارچه روشهای انجام کار
به همین دلیل با توجه به سیاستهای کلی اصلاح نظام اداری - برنامه دوم "توسعه دولت الکترونیک و هوشمندسازی اداری - ، اصلاح و مهندسی مجدد سیستم ها و روشهای و رویه های مورد عمل در دستگاههای اجرایی کشور با هدف ساده سازی مراحل انجام کار، خودکار سازی و یکپارچه سازی فرایندهای کاری و بمنظور کاهش هزینه های سازمان و افزایش رضایت ارباب رجوع " مورد تاکید قرار گرفته است
مدیریت فرآیند در یک سازمان بعنوان یک سیستم به هم پیوسته از فرآیندها شامل : تلاشهای هماهنگ جهت بهبود و پایبندی به فرآیندهای سازمانی می باشد. - دمینگ 1986،جوران 1989،ایشیکاوا . - 1985 وجود قواعد مستندسازی در فرآیندهای کاری ،موجب تقسیم بندی جدیدی از کار در فعالیتهای توسعه، انواع جدیدی از تیم بر اساس شبکه های مبتنی بر کار،نقش افراد در داخل تیم ها وشبکه هاو به فرایندهای جدید یادگیری در سازمان منجر می گردد
چنین تغییراتی در فرآیندهای کاری منجر به ایجاد انواع جدیدی از منابع در یک سازمان از جمله: انواع جدیدی از اطلاعات، اشکال جدیدی از دانش،قابلیتهای جدید دانش برای اهداف جدید و انواع جدیدی از زیر ساختهای فیزیکی منجر می گردد.بهینه سازی و اصلاح فرایندهای کاری باعث کاهش خطاها وافزایش کارآیی از طریق یکپارچه سازی فعالیتها ، حذف فعالیتهای غیر ضرور،بالابردن سطح انعطاف پذیری، امکان مهندسی مجدد سیستم ها و ساختار تشکیلاتی ونیروی انسانی و در نهایت بهبود خدمات رسانی به ذینفعان می گردد.
آبرناتی - - 1978پیشنهاد داد که شرکتها بر روی بهره وری و نوآوری تمرکز نمایند. وی مشاهده کرد که در صنعت خودرو رکود اقتصادی یک شرکت، بطور مستقیم با کارایی و بهره وری آن در ارتباط بود.او پیشنهاد کرد که توانایی یک شرکت برای رقابت در طول زمان نه تنها به افزایش بهره وری بستگی دارد، بلکه در استفاده همزمان کارآمد و خلاقانه از روشهای کاری نیز بستگی دارد. توانایی یک شرکت برای رقابت در طول زمان ممکن است در توانایی آن برای یکپارچه سازی شایستگی های فعلی آن باشد، در حالیکه بطور همزمان در حال توسعه قابلیتهای جدید نیز باشد.
بررسی تئوریهای سازمان و مدیریت نیز نشان می دهد که نظریه پردازان مکاتب مختلف برای تجربه سازمانی و مستندسازی آن ارزش زیادی قائل بوده اند که این موضوع در بین صاحبنظران مکتب کلاسیک از اهمیت خاصی برخوردار بوده است. بعنوان مثال تیلور در اصول مدیریت علمی خود به این نکته معتقد بود که حل معضلات و مشکلات سازمانها تنها با بکارگیری یک روش منظم علمی مبتنی بر جمع آوری اطلاعات و تجزیه وتحلیل آنها میسر می باشدو در این راستا بیان داشت که "برای انجام دادن هر کار،همیشه راه بهتری وجود دارد و یافتن راه صحیح انجام هر کار،منحصرا با بکارگیری اصول مدیریت علمی میسر می باشد"
مستندسازی و تجزیه وتحلیل فرایندهای کاری به فعالیتهای عملکردی و مشخصه فعل و انفعالات - رابط - بین این فعالیتها، ایجاد معماری فرایند بر اساس طراحی های جزء به جزء وظایف است که اثرات عمیقی برای توسعه دانش کاربردی دارد.در واقع شناسایی و مستندسازی فرایندهای کاری در راستای برنامه ریزی نیروی انسانی - - ERP،یک سیستم نرم افزاری کسب وکار بسته بندی شده است که یک شرکت یا سازمان را قادر به مدیریت استفاده کارآمد و موثر از منابع از جمله منابع انسانی می نماید.
لذا با توجه به فرایند طولانی و بعضا تاخیر در انجام برخی وظایف و همچنین تمرکز انجام تعدادی از فعالیتها در حوزه ستادی - مدیریت منابع انسانی دانشگاه علوم پزشکی شهرکرد - و در جهت حذف انجام وظایف بطور موازی و در راستای نهادینه نمودن سیستم کارسنجی وزمان سنجی،نمودار گردش کاری در مدیریت مذکور مستندسازی گردیده تا ضمن تجزیه وتحلیل فرایندهای کاری و رفع نواقص موجود ،نسبت به شفاف سازی وظایف کارکنان و کاهش زمان ارائه خدمات به ارباب رجوع اقدام گردد
