مقاله طراحی مدلی به منظور ارزیابی عملکرد مدیران

بخشی از مقاله

چکیده

در رقابتی که مابین سازمانها در دنیای امروز وجود دارد، عوامل زیادی میتواند در سازمان به کار گرفته شده و برتری یک سازمان را تامین کند. در این مسیر آنها می بایست در جهتی حرکت کنند که عملکرد آنها رضایت مشتری و نیروی انسانی را برآورده سازد. لذا بررسی عملکرد برای سازمان ها و نهادهای مشتری مدار موضوعی مهم تلقی می شود. حتی می توان عملکرد سازمان را به عنوان یک راهبرد مهم برای آن در نظر گرفت. یکی از روشهای تحقق آن، برنامهریزی به منظور سنجش مستمر افراد شاغل در سازمان و تحلیل کردن آنها و اجرا کردن اصلاحات مربوطه است.

در این مقاله، ابتدا با مروری بر انواع روش های ارزیابی در حوزههای مختلف، مدل بررسی شایستگی و مقایسه آن با عملکرد را به عنوان مدلی کارا با قابلیت پیادهسازی سهل در سازمانها انتخاب کرده است. در ادامه با طراحی پرسشنامهای با توجه به اهداف مهم دانشگاه فنی و حرفه ای، به پیادهسازی این مدل به منظور ارزیابی رؤسای دانشکده/آموزشکدههای دانشگاه پرداخته و در آخر با جمع آوری اطلاعات به دست آمده یک چارچوب کلی برای استفاده از این سبک مدل ها در دیگر محیط های دانشگاهی ارائه شده است.

.1مقدمه

امروزه سازمان ها و موسسه های گوناگونی مطابق با اهداف و چشم اندازهای از پیش تعریف شده در یک قلمرو ملی و یا بین المللی در حال انجام وظیفه هستند. در این مسیر آنها می بایست در جهتی حرکت کنند که بهترین عملکرد را داشته باشند و این امر با ارزیابی های مستمر به وقوع خواهد پیوست. دانشگاه ها، به دلیل این که به تولید مهندسین و نوآوران فردای جامعه می پردازند، یکی از سازمانهای حیاتی و مهم محسوب می شوند که به منظور پیشرفت کشور باید بهترین عملکرد را داشته باشند.

اگر عملکرد را انجام دادن وظیفه محول شده برای هر فرد در دانشگاه تعریف کرد، برای ارتقاء عملکرد افراد شاغل در دانشگاه باید به ارزیابی عملکرد افراد پرداخته شود. ارزیابی عملکرد را می توان به صورت یک فرآیند در نظر گرفت که در آن یک مدیر، عملکرد و رفتارهای نیروی انسانی را به وسیله سنجش و مقایسه آنها با اهداف و وظایف از پیش تعیین شده مورد ارزیابی قرار می دهد. نتایج ثبت شده به دست آمده از ارزیابی علاوه بر این که می تواند نیروی انسانی را از عملکرد خود آگاه سازد، می تواند به عنوان یک راهبرد مهم در دانشگاه در نظر گرفته شود.

نیروهای انسانی شاغل در دانشگاه اعم از کارمندان، معاونین، مشاوران و مدیران همگی می توانند نقش تاثیرگذاری در تامین اهداف آینده سازمان داشته باشند، اما این مطلب قابل چشم پوشی نیست که اگر یک سازمان از وجود یک مدیر توانمند و کارا بهره ببرد، به دنبال آن افراد دیگر سازمان نیز عملکرد خوبی خواهند داشت. به همین دلیل ارزیابی عملکرد مدیر نسبت به دیگر اعضای سازمان، اطلاعات جامع تر و گسترده تری را به همراه خواهد داشت.

به همین جهت این مدل در دانشگاه فنی و حرفه ای کشور با هدف ارزیابی مدیران شاغل در این سازمان صورت گرفته است. در ادامه به منظور شرح مدل به کارگرفته شده بخش هایی در نظر گرفته شده است که به طور مختصر به آنها اشاره می شود. در بخش 2 با عنوان مروری بر ادبیات، مقاله و مطالب ارائه شده در حوزه ارزیابی عملکرد در سالهای اخیر مورد بحث قرار می گیرد و نقاط قوت و ضعف آنها مطرح می شود. هم چنین موضوعاتی که در مقاله های بیان شده کمتر مورد توجه قرار گرفته است و یا مطلبی در ارتباط با آن عنوان نشده است بیان می شود.

در بخش 3 مدل پیشنهادی که بر اساس مدل بررسی شایستگی و مقایسه آن با عملکرد می باشد شرح داده خواهد شد و هم چنین تغییرات و توسعه هایی که به منظور بکارگیری آن در دانشگاه فنی و حرفه ای صورت گرفته به طور جامع توضیح داده می شود.

بخش 4 به چگونگی اجرا و پیاده سازی این مدل در دانشگاه فنی و حرفه ای اشاره می کند. در واقع یک چارچوب کلی را به منظور مقایسه شایستگی و عملکرد مدیران با در نظر گرفتن نظرات هر دو جایگاه کارمندان و معاونین مطرح می کند. لازم به ذکر است که این چارچوب تعریف شده امکان بکارگیری این مدل در سازمان های دیگر را آسان می کند. بخش 5 به جمع بندی مطالب بیان شده می پردازد و سعی دارد تا لزوم استفاده از مباحث شایستگی در کنار عملکرد در حوزه ارزیابی عملکرد را به عنوان امری رایج و ضروری برای ارتقاء سازمان ها مطرح کند.

.2مروری بر ادبیات

نظام ارزیابی عملکرد به صورت رسمی و برای اولین بار، در سطح فردی و سازمانی در صنعت نساجی از سال1800 میلادی توسط رابرت اون در اسکاتلند مطرح گردید، بطوریکه کالاهای تولید شده با استفاده از چوبهایی در رنگهای مختلف درجه بندی میشدند. این کار در واقع نوعی ارزیابی از کیفیت و یا ستاده1 سازمان بوده است اما پس از گذشت زمان و افزایش میزان رقابت ما بین شرکت ها دانشمندان سعی در ارائه مدل هایی نمودند که موضوع ارزیابی عملکرد را در درون سازمان مورد بررسی قرار دهد.

مدل های اولیه بیش تر به ارزیابی عملکرد سازمان ها به صورت کلی می پرداختند، ولی با گذر زمان و اهمیت دادن به ارزش انسان در سازمان ها، مدل هایی برای ارزیابی عملکرد نیروی انسانی مطرح شد. در میان نیروی انسانی سازمان، مدیر فردی بود که می توانست نسبت به سایر پرسنل عامل تاثیر گذارتری برای رشد سازمان محسوب شود، به همین دلیل سنجیدن ارزیابی عملکرد مدیر امری ضروری به نظر می رسید و لازمه آن ارائه مدل های دیگر در زمینه ارزیابی عملکرد بود. در ادامه بعضی از مدل ها بر اساس سیر گفته شده مورد بحث و تجزیه وتحلیل قرار گرفته اند.

به علت افزایش پیچیدگی سازمانها در دهه 1980، آنها به دنبال ایجاد مزایایی بودند تا رقابت را به نفع خود به پایان برسانند. از جمله معیارهایی که می توانست مورد ارزیابی قرار بگیرد و موجب پیشرفت آنها در این زمینه شود کیفیت بود. مدل مالکولم بالدریج با اهمیت دادن به موضوع کیفیت و جایزه ای که در سال 1987 برای ارتقای کیفیت در نظر گرفت این موضوع را پوشش داد - فاتح پناه، . - 1386 اما یکی دیگر از مواردی که گزینه خوبی برای ارزیابی بود هزینه های سازمان ها بود.

در همین راستا جانسون و کاپل - Tangen,2004 - در سال 1987 مدلی را تعریف کردند که در آن فعالیت های هزینه آور را تحلیل می کرد. در ادامه سازمان ها دانستند که تنها معیار مالی نمی تواند به طور جامع به ارزیابی سازمان بپردازد و در سال 1989 مدل سینک وتاتل - Tangen,2004 - با هفت شاخص کلی که سودآوری را هم در درون خود داشت، معرفی شد. اما این هفت مورد بیشتر به داخل سازمان مربوط می شدند و موارد خارج از سازمان - مشتری - را در نظر نمی گرفتد، به همین دلیل مدل دیگری با عنوان ماتریس عملکرد - Neely et al,2000 - در همان سالها مطرح شد که قادر بود مباحث مربوط به داخل و خارج سازمان را به طور همزمان مورد بررسی قرار دهد.

فیتزگرالد در سال 1991، مدل نتایج و تعیین کننده ها - Neely et al,2000 - را بر سر زبان ها انداخت که مزیت آن نسبت به مدل ماتریس عملکرد، در نظر گرفتن ارتباط های واضح میان اطلاعات پیشین با شاخص های مهم آینده بود. در این میان مدل هایی بودند که به موضوع کیفیت به طور ویژه ای پرداخته اند، که از جمله آنها می توان به مدل تعالی سازمان - قویدل، - 1384 اشاره کرد. لازم به ذکر است مبحث کیفیت اولین بار توسط فردی به نام دمینگ مطرح شده است و به دلیل تلاش های فراوان این فرد جایزه دمینگ به او تعلق گرفته است.

وجود نظم سازمانی به هنگام ارزیابی عملکرد مبحث مهمی بود که در سال 1992 به عنوان هرم عملکرد - Tangen,2004 - توسط کروس و لینچ پیشنهاد شد که در آن سلسله مراتب سازمانی دیده می شد. در همین سال مدل دیگری با نام کارت امتیازدهی متوازن - Tangen,2004 - عنوان شد که سازمان ها را به استفاده از شاخص های متعادل و متوازن سوق داد و با محدود کردن آنها، چهار معیار سنجش را در خود جا نهاد. این مدل بیشتر برای ارزیابی مدیران بالا رتبه کاربرد داشت و پیاده سازی آن در سطح عملیاتی کارخانه دشوار بود. فرآیند کسب و کار - Neely et al,2000 - توسط برون در سال 1996 مدل دیگری بود که مدیران اجرایی را به استفاده از جریان افقی مواد و اطلاعات تشویق می کرد.

با مهم تلقی شدن انسان به عنوان یک سرمایه ارزشمند در دهه سال 2000 ، دانشمندان توجه بیشتری به نقش انسان در سازمان ها کردند و مدل هایی را برای ارزیابی عملکرد نیروی انسانی ارائه دادند. در واقع سازمان ها به دنبال ارتقاء سطح عملکرد و رضایت هر چه بیش تر نیروی انسانی خود بودند. ارزیابی اثربخش عملکرد منابع انسانی فکر بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده بود و در سال 2002 رویکرد T-E-A-M1 توانست این امر را تحقق بخشد.

مقاله ای در سال 2006 میلادی - جزایری، - 2006 به بررسی این مدل پرداخته و به چهار مرحله متوالی آن اشاره کرده است. نگهداری یکی از این مراحل است که آن را از سایر مدل ها متمایز کرده است. در مرحله نگهداری مدیران به مقایسه اطلاعات به دست آمده با اهداف از پیش تعریف شده می پرداختند و فرم های ارزیابی را اصلاح می کردند. اکثر مدل ها به صورت کیفی عملکرد نیروی انسانی را مورد ارزیابی قرار می دادند، اما مبهم بودن واژه ها تحلیل را با مشکل رو به رو می ساخت. نمره های ارزیابی که یک معیار کمی و عددی بودند می توانست پیشنهاد خوبی برای جایگزینی موارد کیفی ارزیابی باشد.

سال 2009 ، یی و چین - Yee and Chen,2009 - مدلی را تحت عنوان مدل ارزیابی چند فاکتوری ارائه دادند. هر شرکت برای ارزیابی عملکرد نیروی انسانی معیارهایی در نظر می گیرد که هر کدام از آن ها از زیر فاکتورهایی تشکیل شده اند. در این مدل ارزیابی کننده ها برای هر زیرفاکتوری نمره ارزیابی بین 1 تا 10 را انتخاب می کنند و با توجه به درصد وزنی که برای هر کدام از نمره ها مشخص شده، ماتریسی را برای هر کدام از معیارهای اصلی تشکیل می دهند. ماتریس دیگری با توجه به وزنی که هر کدام از معیارهای اصلی دارند تشکیل می شود و از ضرب این دو ماتریس توسط ترکیب ارتباطات فازی، مجموعه ای فازی برای هر معیار کلی به دست می آید. پس از آن نرخ میانگین کل فاکتورها به ازای هر نیروی انسانی محاسبه می شود.

با گذر زمان دانشمندان سعی داشتند تا کاربرد مدلهای پیشین را گسترده تر کنند. در همین راستا، مدل ارزیابی عملکرد 360 درجه با در نظر گرفتن اطلاعات غیر یکنواخت و معیارهای وابسته - - Espinilla et al,2011 در سال 2011 طرح شد. یکپارچه کردن اطلاعات غیر همگن عددی و زبانی توسط تبدیل آنها به مجموعه های فازی و بعد نمایش دادن آنها به صورت ارزیابی زبانی، امری است که در این مدل تامین شده است. مزیت ویژه این مدل در نظر گرفتن تمایز ما بین افراد ارزیابی کننده است. به عبارت دیگر، برای اعضای هر مجموعه ارزیابی کننده یک وزن متناسب با دانش وی از مجموعه ارزیابی شونده تعریف می شود.

مدل 360 درجه - فانی و عباسی، - 2003 برای اولین بار در حوالی سالهای 1970 مورد بحث قرار گرفت و دلیل آن عدم اطلاعات کافی و دقیق از نیروی انسانی بود؛ زیرا که ارزیابی تک منبعی نمی توانست ارزیابی جامعی را به انجام برساند. به همین دلیل، ارزیابی چند منبعی رواج پیدا کرد، که هدف آن ارزیابی یک منبع توسط رده های مختلف داخل و هم چنین خارج سازمان بود.

بدون شک مدیریت یکی از بخش های حیاتی سازمان به حساب می آید و ارزیابی عملکرد مدیر می تواند مسیر رشد و تعالی سازمان را به طور آسان تری فراهم سازد. در سالهای اخیر، محققان مدلهایی را با تاکید بر ارزیابی عملکرد مدیر پیشنهاد دادند.

در مقالهی - آذر و فضلی، - 1381 برای ارزیابی عملکرد مدیر سه گرایش اصلی شامل: ویژگی های فردی، رفتار و نتایج کاری را به طور همزمان مورد بحث قرار می دهد. به منظور درک ارتباط این سه بعد با همدیگر و توجه همزمان و یکسان به آنها، استفاده از تحلیل پوششی داده ها امری اجتناب ناپذیر است. تحلیل پوشش داده ها برای اولین بار در حدود سال های 1977 تا 1979 توسط رودز، به عنوان رساله دکتری وی برای بررسی عملکرد مدارس ایالات متحده آمریکا مطرح شد. در مسائلی که چند عامل تولید - نهاده - و چند محصول - ستاده - را در بر دارد، تحلیل پوششی داده ها با هدف محاسبه اندازه گیری کارایی می تواند موثر واقع شود.

در این راه، استفاده از مدل های ریاضی می تواند مدل ارزیابی را از ذهنی بودن دور کند و موجب شود تا کارایی به طور دقیق تری محاسبه شود. ارزیابی عملکرد مدیر با استفاده از تحلیل پوششی داده ها در زمینه های مختلفی به کار گرفته شده است که از آن جمله می توان به مقاله ای - قربانیان و همکاران، - 2012 در سال 2012 اشاره کرد که در آن شرکت توزیع برق استان خراسان شمالی به ارزیابی عملکرد مدیران توزیع برق خود با بکارگیری این مدل پرداخته است. موضوع دیگری که می تواند به عنوان یک فاکتور مثبت برای سازمان در نظر گرفته شود مهارت اولیه و دانش نیروی انسانی آن سازمان است.

از این رو توجه به شایستگی و نظام شایسته سالاری از سالهای گذشته مورد توجه ارگانها قرار گرفته است. اولین بار مبحث شایستگی در پایان جنگ جهانی دوم مطرح شد و در دهه 1960 رویکرد شایستگی به صورت رسمی آغاز به کار کرد. دانشمندان معیارهای متفاوتی را برای شایستگی معرفی کردند که در این میان می توان به منوریان با 5 مقوله اصلی و هم چنین مولر و تارنر با 3 معیار اصلی اشاره کرد.

هر دو مبحث ارزیابی عملکرد و شایستگی مدیر در مقاله - رضوی و همکاران، - 1393 تحت یک مدل معرفی شده است که باید برای هر کدام شاخص هایی را متناسب با اهداف سازمان انتخاب کرد و بعد از تهیه پرسشنامه و جمع آوری داده ها، این دو موضوع اصلی را برای هر نیروی انسانی مقایسه و تحلیل کرد. واضح است که روئسای سازمان می توانند اطلاعات بیش تری را با تاکید بر روی مبحث شایستگی به دست آورند که دانستن آنها فقط با ارزیابی عملکرد امکان پذیر نخواهد بود.