بخشی از مقاله
چکیده
برنامهریزی منابع انسانی به عنوان یکی از پیچیده ترین، فنی ترین و رقابتی ترین زمینه های فعالیت مدیران در کارکرد منابع انسانی در جهت پاسخگویی به انتظارات کارکنان و جامعه در سطح خرد و کلان به کار گرفته می شود. هدف مقاله حاضر آن است که نشان دهد آیا شناسایی عوامل و متغیرهای اثرگذار محیط درونی و بیرونی بر کارکردهای منابع انسانی توسط مدیران یک سازمان می تواند توان تغییر و یا انطباق با آن وضعیت ها را افزایش دهد و از فرصت های ناشی از شناخت وضعیت متأثر از تغییر متغیرها نیز بهره گیری نماید.
با جهت گیری به سوی تحقق این هدف، با پیروی از فرایند یک روش پژوهش آمیخته، 18 تن از مدیران عالی و نیز منابع انسانی خبره چند سازمان دولتی استان خراسان شمالی به عنوان نمونه به روش هدفمند انتخاب شدند. دادههای پژوهش در بخش کیفی از طریق مصاحبه نیمه ساختاریافته و در بخش کمی از طریق پرسشنامه مقایسات زوجی جمعآوری و با روش تحلیل شبکهای - - ANP مورد تحلیل قرار گرفت. نتایج نشان داد که از نظر مدیران و خبرگان، قوانین و مقررات حکومت، مقاصد و مأموریت های سازمان، مهارت شغلی، شرایط اقتصادی و اندازه و ساخت سازمان دارای بیشترین اولویت در برنامهریزی منابع انسانی در سازمان های مورد مطالعه هستند.
مقدمه
نارسایی در برنامهریزی منابع انسانی از مهمترین دلایلی است که سبب می شود سازمان های بخش عمومی با موقعیت های آشوبناکی رو به رو شوند که دلیل آن را باید در نبود یک برنامه مدیریت منابع انسانی نظام مند جستجو کرد که سبب می شود فروپاشی سازمان های دولتی مشهود و سطوح سرخوردگی و ناامیدی در میان اعضای آن بالا باشد. علت این امر در درجه اول به نقص در برنامهریزی منابع انسانی برمی گردد. در این صورت همه مدیران و برنامه ریزان در حوزه های نیروی انسانی یا پشتیبانی، دانشگاهی و غیره باید به اندازه مورد نیاز عوامل و متغیرهای اثرگذار از محیط بیرونی و درونی سازمان را بر کارکردهای مدیران شناسایی نمایند، تا توان تغییر و یا انطباق با آن وضعیت ها را داشته باشند و همچنین از فرصت های ناشی از شناخت وضعیت متاثر شده از متغیرها نیز بهره گیری نمایند.
برنامه ریزی منابع انسانی
برنامهریزی فرایندی مستمر است که شامل تصمیم ها یا انتخاب هایی در مورد راه های پیشنهادی در مورد منابع در دسترس مورد استفاده به منظور کمک به دستیابی به اهداف در آینده است[1]و محور تصمیم گیری، مشخص کردن تعداد مسیرهای فعالیت جهت پذیرفتن انتخاب ها است. در واقع برنامهریزی، به معنای انتخاب بین فعالیت های مطلوب است زیرا هیچ چیزی نمی تواند به یکباره صورت گیرد[1] و از طریق تصمیم گیری می توان در مورد آنچه که باید انجام شود؛ چگونگی و زمان انجام آن در تعیین اهداف سازمانی؛ و وسیله نائل آمدن به اهداف سازمانی، دست به انتخاب زد
در ارتباط با نیروی انسانی، برنامهریزی شامل توجه به نیازهای فعلی و آتی نیروی انسانی سازمان بوده[3] و ارتباط نزدیکی بین برنامهریزی نیروی انسانی و برنامهریزی استراتژیک سازمان وجود دارد.[4] از اینرو به منظور بهره مندی از یک برنامه نیروی انسانی مؤثر، می بایست ورودی و اطلاعات قابل اطمینان با توجه به مسیر آینده سازمان و با ملاحضه به انواع فعالیت ها و مهارت های مورد نیاز آتی، جمع آوری گردد.
برنامهریزی نیروی انسانی عبارت است از فرایند بازبینی سیستماتیک نیازمندی های منابع انسانی سازمان برای اطمینان از این که تعداد مورد نیاز کارکنان با مهارت های مشخص در زمان معین در دسترس هستند.[5] در یک تعریف دیگر، برنامهریزی نیروی انسانی عبارت است از یک فرایند سیستماتیک برای شناسایی قابلیت های نیروی کار مورد نیاز برای برآوردن اهداف راهبردی سازمان و همچنین تدوین راهبردهایی جهت برآوردن این نیازمندی ها.
برنامهریزی منابع انسانی فرایندی روش مند است که چارچوبی را به مدیران ارائه می دهد تا بتوانند بر اساس آن، بر مبنای رسالت، اهداف راهبردی و منابع مالی سازمان در مورد منابع انسانی تصمیم گیری نمایند. برنامهریزی در زمینه منابع انسانی باید رسالت، چشم انداز، اهداف و راهبردهای سازمان را مورد نظر قرار دهد. اهداف سازمانی در کانون توجه راهبرد منابع انسانی قرار دارد، به طوری که در هر برنامه منابع انسانی، هدف اساسی باید تحقق اهداف سازمانی باشد.
به عنوان بخشی از فرایند برنامهریزی استراتژیک، برنامهریزی منابع انسانی، محیط داخلی و خارجی اثرگذار بر سازمان، اهداف، فرهنگ، ساختار و مدیریت منابع انسانی آن را مورد نظر قرار می دهد. به این دلیل، برنامهریزی منابع انسانی باید روندها و مباحث محیطی که مدیریت منابع انسانی یک سازمان را تحت تأثیر قرار می دهد را منعکس نماید. برای مثال، جهانی شدن، نیروی کار ماهر را تحریک می کند که مانند جریان سرمایه از سراسر جهان به سمت مراکزی که بهترین بازگشت و آینده را دارند، عمل کنند. برای مثال مدارس انگلیسی، معلمانی از استرالیا و سنگاپور را استخدام می کنند. وکلای استرالیایی نیز به نقاط دیگری از جهان می روند که این کمبود، باعث بحران وکلای تجاری در استرالیا شده است.
ارتباط برنامه ریزی استراتژیک و برنامهریزی منابع انسانی در سازمان های دولتی
برنامهریزی استراتژیک فرایندی است که توسط مدیریت عالی برای تعیین اهداف سازمانی و همچنین تعیین چگونگی دستیابی به آن اهداف صورت می گیرد[7] و با بهره گیری از رویکرد تجزیه و تحلیل SWOT به ارزیابی فرصت ها و تهدیدهای محیط خارجی و همچنین قوت ها و ضعف های محیط داخلی می پردازد؛ در حالیکه برنامهریزی منابع انسانی بصورت سیستماتیک، الزامات و احتیاجات منابع انسانی را به منظور اطمینان از اینکه افراد مناسب در مکان های درست و در زمان مناسب قرار گرفته اند، مرور می کند. در همین راستا، برنامهریزی منابع انسانی نقش مهمی را در دستیابی سازمان به اهداف استراتژیکش ایفا می کند
از اینرو، در حالیکه برنامهریزی استراتژیک با بهره گیری از ابزارهای متعدد پیش بینی و شناسایی قوت و ضعف ها، تهدیدها و فرصت ها، به پویش محیط می پردازد؛ برنامهریزی منابع انسانی کارکنان باتجربه، شایسته و باانگیزه را به منظور بکارگیری قوت ها و فرصت هایشان جهت غلبه بر ضعف ها و تهدیدات سازمان های دولتی، مدیریت می کند. به همین دلیل است که نویسندگان[8] وجود یک ارتباط نزدیک بین برنامهریزی استراتژیک و برنامهریزی منابع انسانی را تایید می کند. از اینرو، برنامهریزی استراتژیک، اهداف استراتژیک سازمان را تعیین می کند و برنامهریزی منابع انسانی، الزامات منابع انسانی جهت دستیابی به این اهداف را فراهم می کند
متغیرهای مؤثر بر کارکرد برنامهریزی منابع انسانی
بر اساس مرور پیشینه پژوهش مهمترین متغیرهای موثر بر برنامه ریزی نیروی انسانی را می توان در دو دسته کلی متغیرهای خارجی و داخلی تقسیم کرد.
الف - متغیرهای خارجی
متغیرهای محیطی خارجی متغیرهایی هستند که در محدوده خارج از سازمان و با اعمال کنترل کمتر از سوی مدیران همراه می باشند. شناسایی روابط بین این متغیرها برای مدیران منابع انسانی از اهمیت بسزایی برخوردار است[7] که عبارتد از:
حکومت
حکومت ها مهمترین نقش را در مدیریت منابع انسانی و به تبع آن در برنامهریزی منابع انسانی ایفا می کنند، زیرا آنها با تنظیم قوانین و مقررات در برنامه های انسانی سازمان تاثیر مستقیم می گذارند. برای مثال تنظیم و تصویب و ابلاغ قوانینی مانند قانون نظام هماهنگ پرداخت، قانون کار، قانون حمایت اجتماعی و ... همچنین تصمیمات
قضایی در تنظیم دعاوی اداری و محاکم کارگری، چارچوب مناسبی را به برنامه ریزان ارائه می دهند.[9] دولت همچنین به طور غیر مستقیم با تنظیم سیاستهای پولی و مالی، قوانین مربوط به حمایت مصرف کنندگان کالا و خدمات، تنظیم سیاستهای فرهنگی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی بر عرضه و تقاضای نیروی کار نیز تأثیر می گذارد.
ملاحظات فرهنگی
آداب و رسوم، زبان، اعتقادات مذهبی، هنجارها، ارزشها، ادراکها، نگرشها، باورها، داستانهای عامیانه، ضر بالمثلها و اصطلاحات محاورهای مردم که اغلب معرف فرهنگ جامعه است، بر برنامهریزی منابع انسانی، عرضه کالا و خدمات و عملکرد مؤسسات تأثیر خواهد گذاشت. برای مثال در جوامع صنعتی غرب مفهوم وقت طلاست که نشانگر یک فرهنگ پر مشغله است،کاملاً ملموس است، زیرا که برای دقایق نیز برنامهریزی وجود دارد و به عنوان یک هنجار رفتاری پذیرفته شده است.
رقبا
معمولاً مؤسسات مشابه که کالا و خدمات مشابه ارائه میدهند، ممکن است به جذب نیروی انسانی لایق و کارآزموده تمایل نشان دهند. در این رابطه وظیفه اصلی مؤسسه حفظ منابع انسانی لایق و کاردان خویش است. رقابت سازمان ها جهت حفظ کارکنان لایق بر سیستم پرداخت، برنامهریزی دوران خدمت و بهبود سیستم جبران خدمات کارکنان تأثیر خواهد گذاشت و دقت در جذب نیرو را افزایش خواهد داد.
مشتریان
با توجه به اینکه مشتریان همیشه طالب محصولات و خدمات با کیفیت مطلوب هستند، لذا سازمان باید به دنبال نیرویی باشد که آن را قادر به ارائه محصولات و خدمات با کیفیت مطلوب نماید. از این رو دیده می شود که بین میزان قابلیت ها و مهارت های کارکنان و میزان درخواست مشتریان و استقبال آنها از کالا و خدمات سازمان تعامل گسترده ای وجود دارد.
شرایط اقتصادی
فعالیت های نیروی انسانی به طور کلی متاثر از اوضاع اقتصادی است. نرخ بهره، تورم، سیاست های مالی و حتی بازار سهام، اثر مهمی بر فعالیت های کارکنان در یک سازمان می گذارد. از این رو مدیران و برنامه ریزان منابع انسانی به پیش بینی وضعیت اقتصادی و عوامل اقتصادی مؤثر بر نیروی انسانی نیازمندند. مهمترین عوامل اقتصادی مؤثر بر برنامهریزی منابع انسانی را می توان تولید ناخالص ملی، درصد رشد، درآمد سرانه، عدم اشتغال، بهره وری[10]، شرایط عرضه کنندگان و موسسات مالی[11] دانست.
عوامل جغرافیایی
موقعیت جغرافیایی سازمان، انواع مردمی که نیروی کار محسوب می شوند و شرایط آن ها و چگونگی دسترسی به آن ها را مشخص می سازد. وضعیت جغرافیایی علاوه بر تأثیر فرهنگی ناشی از وضع طبیعی منطقه، موجب تنظیم سیاست های جبران خدمات ویژه مانند بدی آب و هوا، حق محرومیت از تسهیلات، دوری از مرکز نیز میگردد. ضمن آنکه ممکن است در نواحی جغرافیایی مختلف، وضعیت متفاوت باشد و کارگران ارزان قیمت را در اختیار سازمان قرار دهد و بدین ترتیب ظرفیت تولید افزایش می یابد.[12]
ساختار جمعیتی
شناخت ساختار جمعیتی هر جامعه ای عرضه جاری نیروی کار را در داخل سازمان تحت تاثیر قرار می دهد. تحقیقات نشان می دهد که اگر انتظارات با جابجایی همراه باشد، تحصیلات و جنس تغییر می کند. بنابراین همانطور که نسبت کارکنان در هر یک از این گروه ها تغییر می کند، برنامهریزی منابع انسانی در دوران خدمت افراد نیز ممکن است در رابطه با وظایف و موضوعاتی که افراد در طی کار خود با آن مواجه می شوند، متفاوت باشد.[13]
اتحادیه ها و انجمن ها
انجمن ها و اتحادیه ها از مجموعه کارگران و کارکنان تشکیل می گردد، چون آنها احساس می کنند که بیدن گونه در مقابل مدیریت بهتر می توانند از منافع خود دفاع کنند.[14] احساس قدرت بیشتری می کنند. این سازمان ها با استفاده از مذاکراتی که با مدیران دارند در تصمیم گیری های آنان تاثیر می گذارند.
ب - متغیرهای داخلی
محیط داخلی نیز بر کارکردهای منابع انسانی فشار قابل ملاحظه ای را اعمال می کند. کنترل عوامل داخلی به طور نسبی بیشتر در اختیار مدیریت و کارکنان سازمان قرار دارد. گرچه عواملی مانند برنامه های سازمان، جو و فرهنگ سازمانی، سبک های رهبری، توانایی پرداخت و ساختار سازمان در چارچوب کنترل مدیریت سازمان قرار دارند، اما در تعامل با عوامل محیط خارجی از آنها نیز متاثرند و بر آنها نیز اثر می گذارند. مهمترین عوامل داخلی اثرگذار بر کارکرد برنامهریزی منابع انسانی عبارتند از:
مقاصد و مأموریت های سازمان
هر سطح سازمانی باید از مقاصد و مأموریت های سازمان شناخت واقعی داشته باشد و اهدافی منطبق با مقاصد یا مأموریت های سازمان انتخاب نماید. مقاصد یا مأموریتها به عنوان عامل اصلی بر وظایف و کارکردهای منابع انسانی تأثیر می گذارد. اهداف، جهت ها را مشخص کرده و موجب تمرکز تلاش ها و تعیین مسیر برنامه های دیگر می شوند و عناوین متعددی مطرح می گردند که مهمترین آنها افق و چشم اندازها، مقاصد و ماموریت ها می باشد.
راهبردها
برنامه های راهبردی، برنامه جامع، واحد کاملی است که بر مبنای آن نیل به اهداف اساسی سازمان تضمین میگردد؛ به همین سبب به تنظیم دیگر برنامه های سازمان نیز کمک خواهد کرد. در گذشته مدیریت منابع انسانی در تدوین و تنظیم برنامهریزی راهبردی دخالت چندانی نداشت، اما با نقش روزافزون منابع انسانی، اهمیت راهبردی مدیریت منابع انسانی مشخص گردیده است.
اندازه و ساخت سازمان
سازمان مجموعه ای است که با اندیشه و به قصد تحقق اهداف معینی طراحی میشود. با رشد و توسعه سازمان، تخصص گرایی در وظایف ضرورت پیدا می کند. بر اساس گسترش سازمان کم کم مسأله آموزش و ایجاد واحدی برای آن نیز شکل می گیرد. بعضی از صاحب نظران که رابطه بین اندازه و ساختار را مطالعه نموده اند معتقدند، سازمان های دارای سلسله مراتب بلند و بخشها و مکانهای جغرافیایی بیشتر، امکان جذب و جابجایی و کارمندیابی از داخل را بیشتر فراهم میآورند.
توانایی پرداخت سازمان
وضعیت مالی سازمان عامل مهمی در کارکردهای منابع انسانی است. انتخاب کارکنان شایسته، پرداخت هزینه های آزمون، مصاحبه، پشت سر گذاشتن توالی استخدام، آموزش، جبران خدمات مکفی و بودجه مناسب زمانی میسر است که سازمان از پشتوانه درآمد و یا مالی و اعتباری مناسب برخوردار باشد.
فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی به عنوان نظامی از ارزش های مشترک، اعتقادات، عادات در یک سازمان، که با ساختار رسمی سازمان در جهت ارائه هنجارهای رفتاری تعامل دارند شناخته میشود. فرهنگ سازمان به صورت پیوستاری از رفتارهای بسته در یک سو و رفتارهای باز از سوی دیگر میباشد. برای مثال اگر در سازمان رفتارهای باز وجود داشته باشد، تصمیمات مشارکتی گرفته میشود و درجه بالایی از اعتماد و اطمینان در کارکنان به وجود میآید؛ ارتباطات بین آن ها بیشتر شده، خلاقیت و احساس تعلق و وفاداری در آن ها افزایش مییابد لذا ترک خدمت آن ها نیز کاسته میشود.
ج - عوامل شغلی
سومین گروه از متغیرهای اثرگذار بر کارکردهای منابع انسانی، متغیرهای شغلی هستند. از برخی از این متغیرها با عنوان ساختار کار نام برده اند.[15] منظور از ساختار کار میزان نظمی ساختی است که برای انجام شغل مورد نیاز می باشد.
