بخشی از مقاله
چکیده
هیچ گروه یا سازمانی نمی تواند بدون ارتباطات وجود داشته باشد . تنها از طریق انتقال منظور از یک شخص به شخص دیگر است که اطلاعات و ایده ها را می توان به دیگران رساند، اما ارتباطات چیزی بیشتر از صرفاً پخش یک پیام است . ارتباطات باید در عین حال درک شود. بنابراین در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل مؤثر بر ارتباطات، گروه های غیررسمی و رسمی، راه های بهبود ارتباطات در رفع موانع ارتباطی و مدنظر داشتن مراودات انسانی در سازمان مطرح است . بیشتر وقت مدیران به ارتباط رودررو یا تلفنی با زیردستان، همکاران یا مشتریان می گذرد و گاهی در زمانی که مدیران تنها هستند ممکن است به واسطه ارتباطات ذهنی با مسائل حاد روز خلوت آنها به یک محیط کاری تبدیل شود . این مقاله مفاهیم و فنون ارتباط را در حوزه مدیریت و سازمان مورد بررسی قرار می دهد. همچنین عوامل پدیدآورنده تنش در سازمان، فرآیند ارتباط و اجزاء آن، راههای ایجاد ارتباط و انواع آن، انواع ارتباطات در سازمان، روشهای بهبود و ارتباطات و شناسایی و رفع موانع ارتباطی برای ایجاد محیط و ارتباطات پویا در سازمان و تنشزدایی مباحث این مقاله را تشکیل میدهند.
کلید واژه: ارتباط؛ ارتباطات سازمانی؛ تنش؛ رسمی غیر رسمی؛ تنشزدایی.
مقدمه:
ارتباطات یک فرآیند شخصی است که درگیر تبادل رفتار می باشد. در ادبیات رفتار سازمانی تعریف ارتباطات عبارت است »:انتقال مفاهیم، اطلاعات، معانی و احساس ها بین افراد در سازمان، با واسطه یا بدون واسطه .« به عبارت دیگر، میزان هماهنگی یا رابطه ای است که بین ارکان داخل و خارج سازمان وجود دارد، و فرآیندی است پویا که زیربنای بقاء رشد و تحولات تمام سیستم زنده در سازمان می باشد - حقیقی، ٌٍََ - .
هدف ارتباطات
از دیدگاه سازمانی، ارتباط یک امر ضروری است، زیرا اطلاعات لازم را جهت کارکنان فراهم می آورد . و نگرش ها را گسترش می دهد، به این جهت که هماهنگی و رضایت شغلی افزایش یابد . به طور کلی هدف از ارتباطات به وجود آوردن تغییرات لازم در رفتار یا تغییر آن دسته از شرایطی است که سازمان بر آنها کنترل دارد . در حقیقت می توان ادعا کرد که »شریان حیاتی« سازمان، شبکه ارتباطات و خون جاری در آن»اطلاعات« می باشد. بنابراین به منظور انجام وظیفه، تطابق با هر تغییر در شرایط مختلف و تحقق اهداف عمده، سازمان های نوین نیاز به جریان اطلاعات منظم و اشکال مختلف ارتباطات دارند - همان - .
فرآیند ارتباطات
پیش از آنکه ارتباطات بتواند انجام گیرد، به یک هدف نیاز دارد که در قالب یک پیام باید ارسال شود . این پیام از فرستنده به یک گیرنده می رسد، به صورت رمز در می آید و به کمک نوعی واسطه - کانال - به گیرنده می رسد که پیامی را که به وسیله فرستنده ارسال شده است، مجدداً به شکل اول بر می گرداند - رمزگشایی می کند - . حاصل کار انتقال منظور از یک شخص به شخص دیگر است. اجزاء اصلی این مدل عبارتند از: ٌ- فرستنده ٍ- به رمز درآوردن َ- پیام ُ- کانال ِ- رمزگشاییّ- گیرنده ْ- عامل مخل و َ- بازخور.فرستنده با به رمز درآوردن یک فکر، پیامی را به جریان می اندازد .
این پیام محصول فیزیکی ناشی از به رمز درآوردنتوسط فرستنده است. هنگامی که سخن می گوییم، کلام ما پیام است. هنگامی که می نویسیم، نوشته ما پیام است. کانال واسطه ای است که این پیام از طریق آن منتقل می شود . کانال به وسیله فرستنده انتخاب می شود که باید مشخص کند آ یا باید از یک کانال رسمی یا غیر رسمی بهره گیرد.کانال های رسمی توسط سازمان تعیین و برقرار می شوند و پیام هایی را انتقال می دهند که به فعالیت های حرفه ای اعضا مربوط می شونداین. کانال ها سنتاً از زنجیر ه اختیارات داخل سازمان تبعیت می کند . دیگر اشکال پیام، نظیر شخصی یا اجتماعی، از کانال های غیررسمیموجود در سازمان، منتقل می شوند .
این کانال های غیررسمی خود انگیخته هستند و به صورت پاسخی که فرد انتخاب می کند، پدیدار می شود این مرحله رمزگشایی پیام نام دارد.عامل مخل یا پارازیت بیانگر موانعی است که وضوح پیام را خدشه دار می کنند . نمونه منابع احتمالی عوامل مخل، شامل مشکلات ادراکی، حجم اطلاعات بیش از حد، دشواری های معنایی یا تفاوت های فرهنگی است.آخرین پیوند در فرآیند ارتباطات، یک حلقه بازخور است . بازخور کنترلی بر میزان موفقیت آمیز کار ما در انتقال پیام هایمان به همان صورتی است که در اصل مورد نظر ما بود. باز خور نشان می دهد که آیا پیام های ما درک شده اند یا خیر - رابینز،ًٌََ؛ صصًٍَ-ٌٍَ - .
جهت گیری جریان ارتباطات
دومین روش برای شناسایی ارتباطات در نظریه های کلاسیک، بررسی چگونگی جریان پیام ها در سازمان است، ممکن است ارتباطات در جهات مختلفی جریان یابد . ارتباطات در درون سازمان می تواند جریان عمودی، یعنی از بالا به پایین داشته باشد که بر اساس آن سرپرستان با زیردستان صحبت می کنند . ممکن است جریان ارتباطات به صورت افقی باشد که بر اساس آن، کارکنان هم سطح با یکدیگر در درون سازمان مذاکره می کنند . همچنین ممکن است ارتباطات جریانی آزاد داشته باشد که بر اساس آن، همه اعضای سازمان به برقراری ارتباط با یکدیگر علاقه نشان می دهند.در نظریه های کلاسیک فایول، وبر و تیلور مهمترین جریان ارتباطی، »جریان عمودی« اطلاعات در محدوده سلسله مراتب سازمان است.
به علاوه در این دسته از نظریه های کلاسیک، حجم عمده جریان ارتباطات در قالب قواعد، قوانین و دستورات از بالا به پایین است؛ یعنی جریان بازخورد از جانب کارکنان و سیر پایین به بالا و به سوی مدیران سطوح عالی سازمان، بسیار ناچیز است . علاوه بر این، در سطوح بالای سازمان هرچه هماهنگی و برنامه ریزی برای انجام وظایف بیشتر باشد، شانس برقراری ارتباطات آزاد و افقی افزایش می یابد، تنها د ر این صورت و در موارد استثنایی است که ارتباطات آزاد و افقی در بین نظریه های کلاسیک موجه شناخته می شود؛ ولی به طور کلی مسیر اطلاعات از بالا به پایین و از مدیران به کارکنان یک قاعده ارتباطی در نظریات کلاسیک است - میلر،ٌََّ - .
موانع ارتباطات
موانع ارتباطی عبارتند از: موانع ادراکی: آنچه را که افراد از واقعیت ادراک می کنند، نقش مهمی را در برقراری ارتباط دارد.پایگاه اجتماعی:پایگاه اجتماعی، ویژگی های مربوط به فرد است که مقام و موقعیت او را در سازمان معین می کند. مقاومت در برابر تغییر :هر چه تغییرات بیشتر باشد، مقاومت در برابر آنها نیز قوی تر خواهد شد، و ممکن است به سه شکل رفتار بروز نماید: بی اعتنایی، رد کردن و تحریف.موانع کلامی: این مانع در ارتباطات شفاهی رخ می دهد، زیرا ارتباط با الفاظ انجام می شود.عدم برنامه ریزی: اگر ارتباط بدون برنامه ریزی قبلی باشد، معمولاً نتیجه خوبی در برنخواهد داشت. ضعف در بیان پیام:این مانع باعث می شود که درک مطلب یا پیام برای گیرنده دشوار باشد و یا ممکن است گیرنده، منظور دیگری را درک نماید.
ْ- پارازیت ها:به دو دسته تقسیم می شوند:
الف: اختلالات درونی: این اختلالات به اجزاء برقرار کننده ارتباط یعنی فرستنده و گیرنده مربوط می شود. ب: اختلالات درونی: این نوع اختلالات به محیط مربوط می شود. مانند: سر و صدا و شایعه - حقیقی،ٌٍََ - .بعد از این مقدمه کوتاه درباره ارتباطات و عناصر آن به جاست که درباره موضوع اصلی مقاله که بررسی عوامل پارازیتی ارتباطی در سازمان می باشد، توضیحات مختصری داده شود:
واژه - Noise - در لغت بهمعانی خش، اختلال، سر و صدا، شلوغی، قیل و قال، صدا راه انداختن، شایعه و تهمت و همچنین به معنای پارازیت آمده است. خود واژهی پارازیت - Parasite - نیز بهمعنای انگل، طفیلی، صدای مزاحم و سربار آمده است - آریان پور و دلگشایی،ٌَْْ - . لازم به ذکر است که واژه - Barrier - بهمعنای مانع و حصار نیز در این مورد بهکار رفته است - گیل و آدامز، ٌََُ - .پارازیت یا اختلال عبارت از هرگونه مداخله درونی یا بیرونی در فرآیند ارتباطات است - ام و دیگران، ًٌََ - . بهعبارت دیگر، به هر چیزی که جلوی رسیدن پیام از ارتباط گر به گیرنده را بگیرد، "مانع ارتباطی" گفته میشود - گیل و آدامز،ٌََُ - . به عبارت سوم، اختلال، هر آن چیزی است که بین انتقال و دریافت، به نشانه افزوده شود، بی آنکه منبع قصد انجام آن را داشته باشد - جان،ٌََّ - .
اصطلاح پارازیت - نوفه - به برخی عناصر مزاحم در کانال - Channel - ارجاع دارد؛ که پیام را خراب می کنند یا تا حدودی تحت الشعاع قرار میدهند - دانسی،ٌََْ - . پارازیت، به مانند میکروبی است که میتواند چنان بیماریزا باشد، که آثاری چون کم توانی و ناتوانی داشته باشد و حتی به مرگ ارتباط، در یک مقطع زمانی منتهی شود برخی. از این میکروبها، مستقیماً روی یکی از اندام ها یا به عبارت صحیحتر روی
