بخشی از مقاله
لزوم، نحوه انتخاب و بکارگیري نرم افزارهاي اطلاعاتی در حوزه HSE
چکیده :
عصر حاضر به عنوان عصر اطلاعات شناخته میشود. در راستاي تحقق اهداف و آرمانهاي صنایع بالادستی در حوزههاي مختلف HSE، دسترسی بهروز به اطلاعات جامع جهت برنامهریزيهاي بعدي ضروري میباشد. در همین راستا استفاده از نرمافزارهاي اطلاعاتی و مدیریتی، سرعت دستیابی به اطلاعات و در نتیجه برنامهریزيهاي صحیح و به موقع را حاصل مینماید. در این مقاله به امکانات لازم در این سیستمها به منظور مدیریت اطلاعات بخشهاي آتشنشانی، ایمنی، بهداشت، واحدهاي صنعتی/کارگاه، آموزش، پیمانکاران، محیطزیست، حوزه مدیریت HSE، موضوعات ستادي عمومی، موضوعات ستادي فنی و فرهنگ سازي به تفصیل پرداخته میشود. از طرفی نیاز صنایع مختلف بسته به ماهیت وظیفهمندي آن شرکت، نوع محصول و فرایندهاي آن متفاوت است. همچنین نگرش به این نیاز در حوزههاي ستادي و صف، ابعاد متفاوتی دارد. لذا نمیتوان یک نسخه واحد براي همه پیچید، و نرمافزار جامع HSE باید بر مبناي نیاز هر سازمان خاصسازي شود. بنابراین علاوه بر قابلیتهاي عمومی مانند امنیت و اطمینان بالا، سهولت کاربري، توزیع شدگی، انتشار و تجمیع اطلاعات در سطح واحدها، تعبیه سطوح دسترسی مختلف، دستهبندي ساختاري، ارائه گزارشهاي روزانه، هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالیانه، این سیستم باید داراي زیرساخت یا بستري (Infrastructure) باشد که امکان توسعه و متناسب سازي آتی توسط راهبران سیستم مانند فرمساز، گزارشساز، مدیریت جریان کار در آنها فراهم باشد که در این مقاله به آنها اشاره خواهد شد.
کليد واژه ھا: نرمافزار HSE، سيستم جامع، BPMS
-1 مقدمه
امروزه بسیاري از سازمانها به نقش سیستم و به تبع آن بهکارگیري ابزارهاي تسهیل کننده روال سیستماتیک در هدایت و هماهنگسازي فعالیتها در جهت اهداف سازمان پیبردهاند.[1] دیربازي است که بهکارگیري سخت افزار در بخشهاي مختلف
HSE متداول است. استفاده از سیستمهاي اعلان و اطفاء حریق، نصب حفاظ بر روي ماشین آلات، عایق بندي تجهیزات الکتریکی و مواردي از این دست، از جمله ابزارهاي سخت افزاري مورد استفاده در مدیریت HSE میباشد. اما امروزه کاربرد نرمافزار در همه زمینه ها از جمله مدیریت HSE، تمهیدات دستیابی به اهداف را تسهیل میبخشد.
هدف این مقاله اهمیت و یا چگونگی استقرار نظام مدیریت HSE نیست، بلکه تلاش میشود تا کاربرد نرمافزارهاي اطلاعاتی جهت تسهیل استقرار فرایندهاي HSE و پایش آنها مورد بحث قرار گیرد. در ادامه این مقاله ابتدا به لزوم تهیه و راهاندازي یک نرمافزار جامع اطلاعات در حوزه HSE میپردازیم. پرواضح است که بسیاري از سازمانها تلاشهایی در این زمینه انجام دادهاند، امالزوماً موفق نبودهاند و یا به موفقیتهاي نسبی دست یافتهاند. برخی سازمانها با تهیه سیستمهاي پراکنده مختلف جزیرهاي، راهحلهاي براي بخشهاي مختلف HSE تدارك دیدهاند. برخی نیز با ساختن بخشهایی از فرمهاي مورد نیاز HSE در دل سیستمهایی نظیر اتوماسیون اداري جاري سازمان به نوعی بخشی از گردش عملیاتی مکانیزه اطاعات را پدید آوردهاند، اما به واسطه عدم امکان واکشی مناسب اطلاعات از دل این ساختار و گزارشگیري مناسب به اهداف مد نظر نائل نیامدهاند. در این راستا، نگرش ERP و مفهوم سیستم و یکپارچگی آن مطلب بعدي مهمی است که به آن پرداخته میشود. برخی به دنبال خرید بستههاي نرم افزاري آماده و یا خرید نرم افزارهاي خارجی در این باب رفتهاند و با مشکلات تناسب سیستم با نیاز خود برخوردهاند. بنابراین متناسب سازي سیستم با نیاز و ارتباط با سایر سیستمهاي جاري سازمان بخش بعدي این مقاله خواهد بود. در ادامه مقاله به امکانات لازم در سیستم اطلاعاتی نرمافزاري براي بخشهاي مختلف HSE و قابلیتهاي عمومی آن پرداخته میشود. در اواخر مقاله مباحثی نظیر سطح مکانیزاسیون، توزیع شدگی سیستم و نکاتی درباره عملیاتی کردن نرمافزار مطرح میشوند و در انتها به نتیجهگیري میپردازیم.
-2 لزوم تهیه سیستم
شکی نیست که استفاده از کامپیوتر و سیستمهاي مکانیزه در عصر تکنولوژي ، تاثیر به سزایی در افزایش ضریب اطمینان و اجراي صحیحتر و دقیقتر برنامهریزيها دارد. این امر سبب بهبود دید مدیران و کارشناسان و اشراف آنها به جزئیات و کلیات عملیات جاري و تحلیل سوابق در سازمان شده و آنها را در تصمیم سازيهاي صحیح و مناسب یاري مینماید.
استفاده مناسب از یک نرم افزار جامع مناسب، میتواند یکپارچه سازي سیستم مدیریت [2] HSE، ثبت سوابق و استفاده از آنها جهت آنالیز مدیریتی، تجمیع و مقایسه آمارها، کنترل برخی خطاهاي انسانی[3]، تسهیل پیگیريها، تسریع و اجماع اطلاع رسانیها، افزایش سرعت دستیابی به اطلاعات و در نتیجه برنامهریزيهاي صحیح و به موقع، جبران کمبود نیرو، یک دست سازي تعامل و کنترل پیمانکاران تحت نظارت و بسیاري از مزایاي دیگر را به همراه داشته باشد.
هدف بکارگیري نرمافزار در حوزه HSE، ارائه اطلاعات جامع سازمان در بخشهاي ایمنی، بهداشت و محیط زیست است تا کارشناسان و مدیران HSE با تکیه بر این سیستم وضعیت سازمان خود را شناخته و با برنامهریزي صحیح، درجهت نیل به اهداف HSE که همانا حفظ سلامت منابع انسانی و تجهیزات سازمان است قدم بردارند.[4]
-3 نگرش ERP و مفهوم یکپارچگی سیستم
یکی از نکات مهمی که در پیادهسازي نرمافزار جامع HSE مطرح است، نگرش یکپارچه است. در این راستا نگاه جامع مبتنی بر (Enterprise Resource Planning) ERP باید مد نظر باشد. بدین ترتیب که به صورت فرایندگرا کلیه بخشهاي حوزه
HSE به صورت پیوسته همراه با گردش اطلاعات مکانیزه شود. در این نوع نگرش تلاش میشود تا سازمان با گرتهبرداري از روي الگوهاي جامع، بهینه (best practice) و موفق، کار را پیش ببرد. به زبان سادهتر در این روش یکی از بهترین و موفقترین سازمانهاي جهانی را که کاري شبیه سازمان ما میکنند را الگو قرارداده و روالهاي آنها را در حوزه HSE در سازمان خود گرتهبرداري کرده و بکار میگیریم. سطح موفقیت در بکارگیري این نوع نگرش بسته به میزان تغییرپذیري و سیاستهاي مدیریتی سازمان و سایر شرایط داخلی دارد. در هر حال این نوع نگاه روش خوبی خواهد بود امالزوماً با توجه به موارد ذکر شده نمیتواند موفق باشد. بنابراین تهیه یک نرمافزار خارجی کامل با توجه به عدم وجود این تناسبلزوماً، منجر به عملیاتی شدن آن نخواهد بود.
یک تجربه موفق در کشورهایی مانند کشور ما در راهاندازي نرم افزارهاي مبتنی بر نگرشERP این است که در ابتدا یک سطح معقولی از بهینهسازي انتخاب شود لزوماً پا را از پله اول به پله صدم نگذاریم. سپس با توجه به شکل 1 فرایندها گتم به گام را در طول زمان بهینه کنیم. بدین ترتیب که وضعیت جاري (as is) را به وضعیت نیمه مطلوب ارتقا دهیم. اما نکته مهم اینکه نرم افزار یا مکانیزاسیون انجام شده باید امکان به روز آوري و توسعه و تغییرات در زمان اجرا (Run Time Development) را به گونهاي داشته باشد که در طول زمان با بهینهسازي مرحله به مرحله بتوان به وضعیت مطلوب بهینه (to be) رسید.
شکل :1 روال بھينه سازی
-4 متناسب سازي سیستم با نیاز
یکی از مسائل مهم در انتخاب سیستم، تناسب و انطباق آن با نیاز سازمان است. صنایع مختلف بسته به ماهیت وظیفهمندي خود، نوع محصول و فرایندهاي خود، نیازي نرمافزاري متفاوت دارند. همانگونه که عملیات انجام شونده بستگی به ماهیت ستادي، خدماتی، بهره برداري، حفاري، ساخت و توسعه شرکت دارد، فرایندهاي HSE نیز متناسب با عملیات سازمان متفاوت خواهد بود.
همچنین نگرش به این نیاز در حوزه هاي ستادي و صف ابعاد متفاوتی دارد. در حوزه هاي ستاديمعمولاٌ نگرش به سیستمهاي نرمافزاري HSE در قالب گزارشهاي هفتگی و ماهانه و شش ماهه تجمیعی و آماري برانداز میشود، اما در شرکتهاي صف و
عملیاتی معمولاٌ نگرش به ریز اطلاعات و برنامهریزيها مانند جزئیات نتایج بازرسیها، اقدامات اصلاحی، فرمها و گزارشهاي جزئی و دقیق جزء لاینفک سیستم است. بنابراین نمیتوان یک نسخه واحد بر همه پیچید، و نرمافزار جامع HSE باید بر مبناي نیاز هر سازمان خاصسازي شود. همانگونه که در شکل 2 مشهود است در سطح استانداردها و قوانین شرکتهاي ستادي، شباهت زیادي وجود دارد، اما هر به سطوح عملیاتی و جزئیات روشهاي اجرایی در شرکتهاي صف پیش برویم، سطوح خاصسازي و تفاوت بین آنها بیشتر خواهد شد.
به صورت آماري حدود پنجاه درصد سیستم که بخشهاي پایه را تشکیل میدهند، بین سازمانها مشترك است اما ریز فرایندها و فرمها متفاوت خواهد بود. اگر این امکان انعطاف، تغییر و متناسب سازي با نیاز در نرمافزار وجود نداشته باشد، آینده عملیاتی خوبی براي آن متصور نخواهد بود.
علاوه بر این در یک سازمان واحد نیز نیازها در طول زمان متغیر خواهد بود. همانگونه که فرایندها در طول زمان دستخوش تغییر میشوند، باید بتوان این انعطاف و رشد را در نرمافزار در حال بهره برداري نیز بسط داد. بدین معنی که بتوان فیلدها و فرمهاي جدیدي را تعریف کرد و یا فرایندهاي داخلی سیستم را تغییر داد.
همچنین لازمه رسیدن به حالت بهینه (best practice)، توسعه و رشد پویا در طول زمان بهرداري از سیستم است. سیستم در طول زمان باید رشد کند، سطح مکانیزاسیون در طول زمان استفاده، باید بالاتر برود. بنابراین قابلیتهاي فرمساز و فرایندساز پویا از امکانات لاینفک این سیستم است.
شکل :2 متناسب سازی سيستم با نياز
-5 ارتباط با سایر سیستمهاي جاري
معمولاٌ در سازمانها سیستمهاي نرمافزاري مختلفی از قبل وجود دارند که بهتر است با نرمافزار جامع HSE تعامل اطلاعات داشته باشند. این ارتباط به چند گونه میتواند باشد. برخی اطلاعات دیگر سیستمها باید به یکباره به سیستم جاري منتقل (import) شود. این کار تنها یکبار و هنگام راهاندازي انجام میشود. به عنوان نمونه لیست پرسنل و مشخصات و سمتهاي آنها، واحدهاي چارت سازمانی و مواردي از این دست باید از نرم افزارهاي موجود اخذ شده و به سیستم منتقل شوند.
معمولاً بسیاري از اطلاعات پراکنده در واحد HSE وجود دارند کهقبلاٌ توسط سیستمهاي کوچکی مانند اکسل و یا اکسس نیمه مکانیزه شده و کارشناسان از آنها استفاده میکنند. اطلاعات این سیستمها نیز باید به روش فوق به بخش مربوطه در سیستم منتقل شود.
اتوماسیون اداري یکی از سیستمهایی کهمعمولاً سازمانهاي جاري کشور از آن استفاده میکنند و تعامل با این سیستم میتواند در سرعت عملیاتی شدن و سهولت کاربري سیستم جامع HSE مفید واقع شود. کاربرانمعمولاٌ از داشتن چندین
(Interface)
کارتابل در سیستمهاي مختلف ناراضی هستند، بنابراین اگر بتوان به نوعی برخی از اطلاع رسانیهاي کارتابل HSE آنها را در کارتابل سیستم اتوماسیون اداري نیز درج کرد، رضایت بیشتري براي کاربرانتاًمین خواهد شد. امکان انحام این کارمعمولاً به
قابلیتهاي سیستم اتوماسیون اداري و واسط کاربري که براي تعامل با سایر سیستمها در اختیار میگذارد، بستگی
دارد.
در هر حال، نرمافزار جامع HSE باید قابلیت ارتباط با سایر سیستمها را از طرق مختلف انتقال دستهاي اولیه (import)،
ارتباط خواندن و نوشتن روي پایگاه داده دیگر سیستمها و سرویس تعامل فراخوانی متد (web service) را تامین کند.
شایان ذکر است که برخی سازمانها با استفاده از قابلیتهایی مانند فرمسازي موجود در سیستمهاي اتوماسیون اداري تلاش کردهاند تا گردش فرمهاي فراواحدي HSE مانند فرم اقدام اصلاحی را مکانیزه کنند. این گونه روشها در مکانیزاسیون فرایند مفید واقع میشود، اممعمولاًا راهکار مناسبی نیستند. سوابق اطلاعات مندرج در این فرمها در این گونه راهکارهامعمولاٌ به صورت ارزش افزوده اطلاعاتی، آماري و تحلیلی در کنار سایر اطلاعات واحد HSE قابل استفاده نخواهد بود.
