بخشی از مقاله
*** این فایل شامل تعدادی فرمول می باشد و در سایت قابل نمایش نیست ***
مقایسه روشهای مختلف پیشبینی هزینه و زمان اتمام پروﮊه با استفاده از شاخصهای زمان و ارزش کسب شده و ارائه متدولوﮊی انتخاب بهترین روش
چکیده
مدیریت ارزش کسب شده، مشهورترین سیستم مدیریت است که سه مولفه اصلی مدیریت پروﮊه یعنی مدیریت زمان، مدیریت هزینه و عملکرد فنی را با هم یکپارچه میکند. این روش مقادیر واریانس زمان و هزینه پروﮊه را محاسبه نموده و با محاسبه شاخصهای عملکردی، زمانبندی و هزینه نهایی پروﮊه را در سطوح مختلف پروﮊه محاسبه مینماید. در این تحقیق، علاوه بر روش مشهور ارزش کسب شده از روش زمان کسب شده نیز در برآورد زمان اتمام پروﮊه استفاده میشود. از آنجاییکه روشهای زیادی در زمینه برآورد زمان و هزینه پروﮊه با توجه به شاخصهای مختلف وجود دارند، انتخاب روشی که کمترین انحراف را با مقادیر واقعی داشته باشد، اهمیت زیادی دارد. در این تحقیق، یک متدولوﮊی جهت انتخاب بهترین روش برآورد هزینه و زمان اتمام پروﮊه ارائه میشود. با استفاده از مثال عملی، روشهای مختلف موجود در زمینه برآورد زمان و هزینه پروﮊه با هم مقایسه شده و بهترین روش با کمترین انحراف از مقادیر واقعی مشاهده شده، انتخاب میگردد.
واﮊههای کلیدی هزینه ، زمان، ارزش کسب شده، زمان کسب شده، شاخص عملکرد
١- مقدمه
هدف از مدیریت پروﮊه، ارزیابی هزینه ، زمانبندی و عملکرد فنی آن به منظور کسب بهترین محصول با کمترین هزینه و در کوتاهترین زمان است. مدیریت ارزش کسب شده١، روشی است که برای اندازه گیری و برقراری ارتباط پیشرفت فیزیکی واقعی پروﮊه مورد استفاده قرار گرفته و سه عنصر بحرانی مدیریت پروﮊه یعنی: مدیریت زمان، هزینه و محدوده پروﮊه را با هم یکپارچه مینماید. این روش، کار تکمیل شده، زمان صرف شده و هزینه های متحمل شده برای تکمیل پروﮊه را محاسبه کرده و در ارزیابی و کنترل ریسک پروﮊه با استفاده از اندازه گیری پیشرفت پروﮊه کمک مینماید.
ارزش کسب شده، اصلی اساسی در فرایند مدیریت است که بیان میکند، هر پروﮊهای باید تعریف شود، تخمین زده شود و برنامه ریزی شود.
مفهوم مدیریت پروﮊه اولین بار در قرن گذشته و در کارخانههای آمریکا مطرح شد. ارزش کسب شده از این واقعیت استفاده مینماید که مقایسه» استانداردهای برنامه ریزی شده کارخانه٢ « با »ساعات واقعی کار٣« معیار مناسبی برای اندازه گیری هزینه های واقعی محصولات تولیدی نیست. این روش، »استانداردهای برنامه ریزی شده« را به »استانداردهای کسب شده«، تبدیلکرده و با مقایسه » استانداردهای کسب شده« با ساعات کار واقعی موفق به اندازه گیری درست عملکرد هزینه و زمان می شود ]١.[
سیستم ارزش کسب شده، کلیدی برای درک وضعیت پروﮊه است، زیرا مقدار کار انجام شده را نشان میدهد و در مورد پیشبینی هزینه و زمان نهایی پروﮊه، تخمینی مناسب فراهم میآورد. از زمان معرفی سیستم مدیریت ارزش کسب شده در سال ١٩٦٣ تاکنون، روشهای زیادی برای برآورد پارامترهای زمان و هزینه تکمیل پروﮊهها مطرح گردیده اند.
چریستنسن و سایرین٤ روشهای مختلف برآورد هزینه را ارائه نموده و مقایساتی بین آنها انجام دادند ]۲[و ]۳.[ انباری٥ در سال ۳۰۰۲ روش مقدار برنامه ریزی شده٦ را برای برآورد زمان اتمام پروﮊه ارائه نمود ]۴.[ در سال ۳۰۰۲ روش دیگری با نام روش مدت کسب شده٧ توسط ﮊاکوب٨ مطرح گردید]۵.[ آخرین روش ارائه شده برای برآورد زمان اتمام پروﮊه، توسط هندرسون٩ مطرح شد و به روش زمانبندی کسب شده١٠ شناخته شده است]۶.[ این روش توسعه دیگری از روش قبلی لایپک است. اعتبار این روش با اجراﺀ بر روی پروﮊههای مختلف آزمایش شده است ]٧[ و ]٨.[
گرچه مدیریت ارزش کسب شده در جهت پیگیری و تنظیم هر دو عامل زمان و هزینه به کار میرود، ولی اکثر تحقیقات صورت گرفته بر روی هزینه متمرکز شدهاند. با وجود این، مدیریت ارزش کسب شده، شاخصهای زمانی شناخته شده SV و SPI را تهیه میکند. با این حال، انحراف زمانی، زمان را اندازه نمیگیرد بلکه به صورت واحد پولی بیان میشود ]٩.[
در این مقاله، روشهای مختلف برآورد زمان و هزینه بررسی شده و رویکردی ارائه میشود تا بدان وسیله بتوان بهترین روش را انتخاب نمود.
ادامه مقاله بدین صورت تهیه گردیده است. در بخش ٢، تعاریف و مفاهیم مرتبط با سیستم ارزش و زمان کسب شده خواهند آمد. در بخش ٣، روشهای مختلف برآورد هزینه اتمام پروﮊه مطرح خواهند گردید. در بخش ٤، روشهای به کار رفته در برآورد زمان نهایی پروﮊه بررسی میشوند.
در بخش ٥، متدولوﮊی استفاده شده در انتخاب بهترین روش مطرح شده و مثال عددی بدین روش حل میشود. در قسمت نهایی نتیجهگیری مطالب آورده میشود.
٢- تعاریف مرتبط با سیستم ارزش و زمان کسب شده
سیستم ارزش کسب شده دارای تعاریف ویژهای است که در برآورد زمان و هزینه اتمام پروﮊه به آنها نیاز پیدا میشود. لذا در این قسمت این موارد بررسی خواهند شد. سیستم ارزش کسب شده سه بعد دارد و از روی این سه بعد میتوان تحلیلهای مختلفی را در مورد هزینه و زمان بندی پروﮊه انجام داد. این سه بعد عبارتند از ]10:[
هزینه واقعی کار انجام شده١١ (هزینه واقعی): این مقدار هزینه واقعی کار انجام شده را نشان می دهد.
هزینه بودجهبندی شده برای کار زمانبندی شده١٢ (بودجه مصوب): میزان هزینه ای که در ابتدای دوره برای کار برنامه ریزی شده تا آن تاریخ، بودجهبندی شده بود، را نشان میدهد.
هزینه بودجهبندی شده برای کار انجام شده١٣ (ارزش کسب شده): میزان هزینه ای را نشان می دهد که میبایستی برای میزان کار انجام شده (درصد پیشرفت)، هزینه میشد.
روش ارزش کسب شده، براساس موارد ذکر شده، پارامترها و شاخصهایی را تعریف کرده و برای برآورد نهایی زمان و هزینه پروﮊه از آنها استفاده مینماید ]۱۱[ و ]12.[
در زیر تعاریف مرتبط آمده شده و در شکل (١) نمایش داده شده اند. همچنین در جدول (١) روابط مرتبط نمایش داده شدهاند.
بودجه تکمیل پروﮊه١٤ : کل بودجه برای اتمام پروﮊه (بودجه مصوب).
برآورد تکمیل پروﮊه١٥: هزینه ای که برای تکمیل کل پروﮊه مورد نیاز است.
برآورد هزینه کار باقیمانده١٦: میزان هزینه ای که برای کار باقیمانده مورد نیاز است.
شاخص عملکردی١٧: نشاندهنده عملکرد پروﮊه است که در محاسبات برآورد هزینه از آن استفاده میشود.
هزینه بودجهبندی شده برای کار باقیمانده١٨: نشان دهنده میزان هزینه در دسترس برای اتمام بقیه پروﮊه است.
شاخصهای عملکردی و واریانس واریانس زمانبندی١٩: برابر اختلاف بین ارزش کسب شده و ارزش برنامه ریزی شده بوده و میزان انحراف از برنامه ، از نظر زمانبندی را نشان میدهد.
واریانس هزینه ٢٠: برابر اختلاف بین ارزش کسب شده و هزینه های واقعی بوده و میزان انحراف از برنامه از نظر مالی را نشان میدهد.
واریانس تکمیل پروﮊه٢١ : اختلاف بین برآورد جدید اتمام پروﮊه و بودجه مصوب اولیه را نشان میدهد.
شاخص عملکرد زمانبندی٢٢: این شاخص نشان میدهد که آیا تمام کارهای برنامه ریزی شده مطابق برنامه اجراﺀ شده است یا خیر.
شاخص عملکرد هزینه ٢٣: راندمان هزینه را مشخص کرده و کسب عدد یک، ایدهآل و مطلوب پروﮊه بوده و به این معنی است که به ازای هر یک واحد خرج شده در پروﮊه، یک واحد کار انجام گرفته (ارزش کسبشده) است.
شاخص عملکرد مورد نیاز برای تکمیل کار باقیمانده٢٤ : این شاخص یادشده بیانگر این مطلب است که اگر بخواهیم با توجه به وضعیت عملکرد گذشته پروﮊه، به هدف بودجه مصوب پروﮊه دست یابیم، از این به بعد با چه نوع عملکردی بایستی کار کنیم؟ مقدار شاخص یاد شده، از تقسیم کار باقیمانده بر مقدار سرمایه باقیمانده بدست میآید. ]13.[
٣- تخمین هزینه اتمام پروﮊه
فرمولهای زیادی برای تخمین هزینه پایانی در سالهای گذشته ارائه شدهاند که در ادامه آورده خواهند شد. فرمول کلی EAC، که معمولاﹰ آخرین پیشبینی تجدید نظر شده٢٥ نیز نامیده میشود، را میتوان به صورت زیر بیان کرد ]10.[
در تخمین EAC، بیشتر بحثها و فرمولهای موجود به خاطر اختلاف نظر در روش تخمین بودجه مورد نیاز برای کارهای باقیمانده بوجود آمدهاند. به طور کلی ETC را میتوان به صورت ذیل نشان داد.
همانطورکه از فرمول (٤) نیز مشخص است، آنچه که در تخمین ETC مهم است، فرمول محاسبه عملکرد پروﮊه است. حال به بررسی هر کدام از پنج فرمول محاسبه EAC خواهیم پرداخت:
الف) محاسبه EAC با فرض عملکرد ١٠٠ درصدی
در این روش فرض میشود که عملکرد پروﮊه بعد از گزارش گیری ١٠٠ درصد است. در این روش مقدار مخرج در رابطه بالا یک شده و به صورت زیر تبدیل میشود:
ب) محاسبه EAC با شاخص عملکرد هزینه تجمعی
متوسط عملکرد هزینه جاری پروﮊه، به راحتی از تقسیم میزان هزینه تجمعی ارزش کسب شده بر میزان تجمعی هزینه های واقعی، قابل محاسبه است. مقدار حاصله، شاخص عملکرد هزینه بوده، که عدد کوچکتر از یک نشاندهنده عملکرد نامناسب هزینه است. در این روش، از تقسیم بودجه کل بر CPI، تخمینی از هزینه پایانی پروﮊه به دست میآید و نتیجه ادامه روند عملکرد را از هم اکنون تا پایان پروﮊه، منعکس میسازد.
ت) محاسبه EAC با استفاده از SPI تجمعی
ج) محاسبه EAC با استفاده از CPI و SPI تجمعی
فرمول آماری دیگر، فرمولی متشکل از ترکیب شاخص عملکرد هزینه و زمان است. فرمول محاسبه این روش و مفهوم آن در زیر تشریح می-شود:
اگر طرح از نظر هزینه و زمان در وضعیت نامطلوبی قرار داشته باشد، باید افزایش هزینه بیشتری را در پروﮊه انتظار داشت. علت این امر میتواند افزایش بالقوه زمان و یا افزایش سرعت کارها برای اتمام پروﮊه در زمان تعیین شده باشد. در هر حال هر دوی آنها هزینه بر است.
د) محاسبه EAC با ترکیبی از SPI و CPI تجمعی
در فرمول (٩)، بایستی میزان w مقداری بین صفر و یک انتخاب شود که اکثراﹰ از ترکیب 0.8*CPI+0.2*SPI در پروﮊهها استفاده شده است]٣. [ علت این کار، نیز بدین صورت است، هر چند که هر دو شاخص عملکرد هزینه و زمانبندی مهم هستند، ولی CPI شاخصی حساستر نسبت به SPI است زیرا عملکرد منفی هزینه (کمتر از یک) به احتمال زیاد قابل جبران نخواهد بود. این در حالی است که SPI کمتر از یک، با انجام و تکمیل فعالیتها به سمت یک، افزایش خواهد یافت. بنابراین، نظارت دقیق بر روند و نرخ تجمعی CPI همراه با وضعیت پیشرفت فعالیتهای مسیر بحرانی، امری ضروری و غیر قابل اجتناب برای مدیران پروﮊه هاست.
چریستنسن و سایرین ، دقت فرمولهای ذکر شده را بر روی ۵۲ مطالعه انجام دادند. آنها مناسبترین فرمولها را SPI، CPI و CPI*SPI انتخاب نمودند. همچنین آنها نشان دادند که CPI از بقیه بهتر جواب میدهد ]۲.[
در ادامه رویکردی ارائه خواهد شد که براساس دادههای در دسترس، روشی با کمترین مقدار انحراف انتخاب میگردد.
بنابراین با توجه به آنچه گفته شد، برای تخمین آماری هزینه پایانی پروﮊه باید مراحل زیر اجرا شوند:
١. مقدار هزینه واقعی صرف شده تاکنون مشخص شود.
٢. تعیین مقدار ارزش بودجه مورد نیاز برای کارهای باقیمانده
٣. مقدار کار باقیمانده را بر مقدار یکی از عوامل عملکرد پروﮊه، مانند CPI تجمعی، CPI ضربدر SPI و یا ترکیبی از این دو شاخص و ... تقسیم شود.
با استفاده از این سه مرحله، میتوان مقدار هزینه پایانی پروﮊه و در نتیجه مقدار انحراف هزینه پایانی پروﮊه را تخمین زد.
٤- تخمین مدت زمان پروﮊه
علاوه بر هزینه ، مسئله مهم دیگر برای مدیر پروﮊه، مدیران ارشد و بهویژه کارفرما، مدت اجرای پروﮊه است. بر طبق تعریف، زمان تکمیل پروﮊه را رویدادی تعیین میکند که در انتهای مسیر بحرانی قرار دارد. مسیر بحرانی، زودترین زمان تکمیل پروﮊه را مشخص میکند و از سوی دیگر، طولانیترین مسیر توالی فعالیتهایی است که اجرای آنها برای تکمیل پروﮊه، ضروری تلقی میشود.
مدیریت مسیرهای بحرانی و همچنین نزدیک به بحرانی، برای تکمیل پروﮊه در زودترین زمان ممکن بسیار حیاتی است. علاوه بر این، عامل دیگری که در کنترل زمان مسیر بحرانی به کار گرفته میشود، واریانس زمانی پروﮊه است که میتوان از آن در تخمین زمان پایان پروﮊه استفاده کرد.
مدیریت ارزش کسب شده، شاخصهای زمانی شناخته شده SV و SPI را تهیه میکند. با این حال، انحراف زمانی، زمان را اندازه نمیگیرد بلکه به صورت واحد پولی بیان میشود. به مرور زمان، تفسیر و رفتار شاخصهای عملکردی زمانی مدیریت ارزش کسب شده توسط نویسندگان مختلف دچار تغییر شدند ]١٤[، که از مشکلات زیر ناشی میشدند:
نخست اینکه، SV به صورت واحدهای پولی اندازه گیری میشود و نه واحد زمانی، این نیز درک آن را مشکل میسازد.
دوم اینکه، SV=0 به معنای اتمام فعالیت میباشد، همچنین به معنای اجراﺀ مطابق برنامه نیز است.
سوم اینکه، در پایان پروﮊه SV همواره برابر صفر میشود که نشاندهنده عملکرد کامل حتی در صورت دیر تمامشدن پروﮊه می- باشد. به صورت مشابه SPI نیز همواره در پایان پروﮊه یک خواهد شد، که نشاندهنده کارایی ١٠٠ درصد از نظر زمانی است حتی اگر پروﮊه تأخیر نیز داشته باشد ]٩.[
بنابر موارد ذکر شده، در یک نقطه زمانی، شاخصهای زمانی SV و SPI غیر قابل اعتماد خواهند بود و نشان داده شده است، جایی که اکثراﹰ این شاخصها عملکرد خودشان را از دست خواهند داد، معمولاﹰ در٣٣ درصد آخر پروﮊه روی میدهند ]١٤. [
جهت بدست آوردن زمان کسب شده بدین صورت عمل میشود. با توجه به شکل (١)، در یک نقطه از زمان منحنی ارزش بدست آمده را در نظر گرفته، حال یک خط به موازی محور زمان رسم میکنیم تا در نقطهای منحنی PV را قطع کند. از این نقطه به موازی محور هزینه خطی کشیده تا زمان کسب شده بدست بیاید (شکل ١).
