مقاله هوشمندسازی یکپارچه مدیریت پروژه

بخشی از مقاله

هوشمندسازی یکپارچه مدیریت پروژه

چکیده :

قبل از سال 0991 میلادی، مردم فکر میکردند که تنها مدیریت محدوده، زمان، هزینه برای دستیابی به موفقیت در یک پروژه کافی است. در این مقاله توضیح داده میشود که برای داشتن یک برنامه مدیریت پروژهی خوب و کارآمد و رسیدن به موفقیت در یک پروژه، به بیش از 3 مدیریت مذکور نیاز است، حتی با داشتن 8 مدیریت دانش مدیریت پروژه که شامل: مدیریت محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، منابعانسانی، ریسک، ارتباطات وتدارکات، است نیز نمیتوان به موفقیت در یک پروژه دست یافت.
ما برای مدیریت هوشمند یک پروژه به موارد زیر نیاز داریم:

.0 ارائه نتایج: محصول و تحویل شدنیهای ما که با انجام پروژه بدست میآید، برای تحویل به ذینفعان و مستندسازی نتایج آن، به فرآیندی خاص که در جریان پروژه باشد، نیاز دارد.
.2 تمرکز بر فرآیندهای دانش مدیریت پروژه: مدیریت کیفیت در رابطه با بهبود مصالح وکار بررسی میکند، مدیریت تدارکات در رابطه با نحوه تهیه مصالح و تجهیزات موردنیاز تحقیق میکند، مدیریت ریسک آینده نامشخص را به تصویر میکشد، مدیریت هزینه در پی راهی با هزینهی پائینتر است، مدیریت زمان به زمانبندی فعالیتها با حداقل طول زمان میپردازد، مدیریت منابعانسانی به دنبال بکارگیری تعداد نیرویانسانی متخصص و کارگر موردنیاز برای پروژه است، وغیره. در این بین کدام فرآیند این فرآیندها را با یکدیگر یکپارچه و هماهنگ میسازد؟! .
.3 نگهدارنده: تمامی فرآیندها را با یکدیگر ادغام کند و یکپارچه بر تمامی فرآیندها برنامهریزی کند به طوری که فرآیندها در راستای هدف پروژه برنامهریزی بشوند و موجب توقف برنامهی یکدیگر نشوند.

کلمات کلیدی: موفقیت پروژه؛ مدیریت محدوده؛ مدیریت زمان؛ مدیریت هزینه.
مدیریت یکپارچگی هوشمند پروژه

.1 برنامه ریزی استراتژیک

.0 مشخص شدن هدف پروژه

.2 انتخاب نام پروژه

.3 انتخاب تیم مدیریت پروژه

✓ آیا پروژه یا کاری را بدرستی انجام دادن، درآن موفق شدن و از کار لذت بردن، امکان پذیر است؟

اگر ما یاد بگیریم چگونه سازمان یافته شویم، در بالای کارها بمانیم و یکپارچه مدیریت کنیم، ما می توانیم به سهولت به سرانجام موفق و کارآمد دست پیدا کنیم. مدیریت پروژه کاربرد مهارت ها، ابزارها و تکنیکهای مرتبط با فعالیت های پروژه در راستای تامین الزامات پروژه است.[7] وقتی برنامه مدیریت پروژه وجود نداشته باشد، مشکلات زیر به وجود می آید:

.0 محصول یا خدمت بدست آمده، مورد رضایت ذی نفعان نخواهد بود.

.2 کاری که کارفرما به ما سپرده است، به درستی و طبق قرارداد به سرانجام نمی رسد.

.3 اشتباهات کوچکی در قسمتی از کار پیش می آید که باعث از دست رفتن پول زیادی می شود.

.4 همه چیز به نظر خوب پیش می رود اما به سرانجام پروژه که نزدیک می شویم، می بینیم چقدر محصول وتحویلشدنی بدست آمده با محصول درخواستی تفاوت دارد.
بسیاری از مردمان و مهندسان فکر میکنند که مدیریت پروژه فرآیندی پیچیده یا بیربط است، اما هیچ یک از این دو نیست، مدیریت پروژه یک راه حل خوب و مناسب برای حل تمامی مشکلات پروژهها است. مدیریت پروژه از طریق کاربرد مناسب و یکپارچه سازی 42فرآیند مدیریت پروژه منطبقاَ گروهبندی شده، که تمامی این فرآیندها در ماژول نه گانه استاندارد مدیریت پروژه (2118)PMBOK پیاده سازی و سپس برروی آن ها برنامهریزی میشود. تمامی ماژولهای دانش مدیریت پروژه در فاز مدیریت یکپارچگی پروژه قرار میگیرند و در این قسمت بررسی و برنامهریزی میشوند، زیرا 8 ماژول دانش مدیریت پروژه به گونهای است که اگر یک عامل تغییر پیدا کند، حداقل یک عامل دیگر نیز تحت تأثیر قرار میگیرد و هر یک از 8 ماژول دانش مدیریت پروژه برای برنامهریزی شدن نیاز به اطلاعات موارد دیگر و هماهنگ شدن با آنها را دارند که این اطلاعات و هماهنگی در ماژول(فاز) مدیریت یکپارچگی پروژه وجود دارد.[1]

متن اصلی: (مدیریت یکپارچگی هوشمند پروژه)

هر پروژهی خاص بر محدودیتها به طریقی که مدیر پروژه بر آنها متمرکز شود، اثر میگذارد. بیشتر کاربران باتجربه میدانند که یک راه منفرد برای مدیریت یک پروژه وجود ندارد. آن ها دانش مدیریت پروژه، مهارتها و فرآیندهای مورد نیاز را در ترتیبی متفاوت وبا دقتهای متنوع، در راستای دستیابی به عملکرد دلخواه پروژه، مورد استفاده قرار میدهند. مدیر پروژه و تیم پروژه باید هر فرآیند را مورد توجه قرار دهند تا سطح پیاده سازی برای هر فرآیندی در هر پروژه تعیین گردد. اگر پروژه بیشتر از یک فاز داشت، همان سطح از دقت باید برای فرآیندهای درون هر فاز از پروژه به کار گرفته شود. این متمرکز شدن مدیر پروژه بر محدودیت ها، فرآیندها و برنامه ریزی بر روی آن ها، در فاز مدیریت یکپارچگی پروژه انجام می گیرد.[0]

در زمینه مدیریت پروژه، یکپارچگی شامل خصوصیات یکنواختی، تحکیم، طرز بیان و اقدامات تجمیع است که برای تکمیل پروژه، مدیریت موفق انتظارات ذی نفعان و تأمین الزامات، تعیین کننده میباشند. مدیریت یکپارچگی هوشمند دربرگیرندهی فرایندهایی است که جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه مورد نیاز هستند. این حوزهی دانش متضمن ایجاد موازنهای بین اهداف رقابتی و گزینههای مورد نیاز برای تحقق یا فراتر رفتن از نیازها و انتظارات ذینفعان میباشد.[1]

.1 برنامهریزی استراتژیک

برنامهریزی استراتژیک پیشنیاز اجرای هرگونه عملیات اجرایی میباشد. در آن مسائلی مانند خط مشی یا سیاستها و پیشبینی نیازهای آتی و تفکیک این نیازها و تعیین روش دستیابی به آن اهداف و تهیهی طرحریزی و برنامهریزی اجرایی ازجمله مواردی است کهفمدنظر قرار میگیرد. تهیه این برنامه به جهت ضرورتی که در کنترل زمانی و کمّی فعالیتهای پروژه دارد و به لحاظ اهمیتی که در دستیابی به اهداف احساس میشود، بسیار ضروری میباشد. امکان به موقع گلوگاه میسر شده و تصحیح خطاهای احتمالی با کمترین خسارت ممکن میگردد.

.0.0 مشخص شدن هدف پروژه
0.2 انتخاب نام پروژه

ابتداییترین اقدام، انتخاب عنوان یا نام پروژه مربوطه است. در بعضی مواقع نام پروژه به اشتباه با هدف آن بیان می شود. اینگونه تعریف کردن معایب زیادی دارد که عبارتند از:[5]

.1 قابلیت اندازه گیری نتیجه و درصد پیشرفت پروژه کاهش می یابد. ف .2 به پیمانکار قدرت مانور بالایی می دهد. ف .3 بودجه پروژه را نامشهود جلوه می دهد. ف

البته در مورد پروژه های عمرانی تعریف اقلام قابل تحویل به راحتی امکان پذیر است، پس باید نام پروژه را براساس قلم قابل تحویل که مشهود باشد، انتخاب نمود.[5] ف

.0.3 انتخاب تیم مدیریت پروژه

.2 مهندسی ارزش

مهندسی ارزش کوششی سازمان یافته، کارکردگرا و خلاقیت محور میباشد که با استفاده از ابزارهای مختلف، درصدد ایجاد بیشترین ارزش در افق دوره عمر پروژه، میباشد. مهندسی ارزش با انجام اقداماتی (مشخص کردن نیازها و خواستههای کارفرما و ذینفعان پروژه، تعیین محدوده مطالعه ارزش، تعیین هدف مطالعه ارزش، گردآوری و مدلسازی دادهها و اطلاعات پروژه، تعیین محدودیتهای پروژه، تعیین معیارهای ارزیابی ایدهها) به تشکیل کارگاههایی میپردازد که بحث و بررسی در این کارگاهها در رابطه با تعیین سودمندی پروژه و ارائهی راهحلهایی برای بهبود پروژه به ذینفعان است. پس از تشخیص سودمندی و تأیید راهحلهای بهبود اثربخش از سوی ذینفعان، به اجرا وپیاده سازی راهحلها در برنامه عملیاتی پرداخته میشود.[9]

مهندسی ارزش از ماژول مدیریت ارتباطات و اطلاعات (بهبود مدیریت دانش در پروژه و فراهم آوردن بستر مناسب برای استفاده از خبرگی و دانشهای ضمنی موجود در میان تیم پروژه)و همچنین مدیریت کیفیت بیشترین تأثیر را بر روی مدیریت پروژه میگذارد.

.3 برنامهریزی عملیاتی

انتخاب روش اجرا و دستهبندی و تنظیم توالی فعالیتها به صورت پیشنیازها و پسنیازها و تأثیر متقابلی که هر یک بر روی دیگری میگذارند، در یک برنامه زمانبندی اجرایی تهیه میگردد.[6] برنامه مدیریت یکپارچگی هوشمند برکشف تمامی جنبههای محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، ارتباطات، ریسک وتدارکات تأکید دارد و خروجی تمامی این فرآیندهای برنامهریزی شده، تمامی برنامههای فرعی و خطوط مبنای فرآیندها را یکپارچه و تحکیم میسازد تا برنامه مدیریت پروژه ایجاد شود. توسعهی برنامه مدیریت پروژه، فرآیند مستندسازی اقدامات مورد نیاز برای تعریف، آماده سازی، یکپارچه سازی و هماهنگی تمام برنامههای فرعی است. برنامه مدیریت پروژه منبع اولیه اطلاعات چگونگی برنامهریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه پروژه است.[1] ف