بخشی از مقاله
چکیده
در دههی اخیر گستردگی، پیچیدگی و تنوع پروژههای مطرح کشور، سازمانهای مربوطه را به سمت پروژهمحوری سوق داده است. سازمانهای پروژهمحور با توجه به ماهیتی که دارند، با حجم عظیمی از دانش حاصل از پروژهها روبهرو هستند؛ اما بهطور معمول از دانش پروژههای قبلی یا پروژه های مشابه، آن گونه که باید استفاده نمیکنند و همواره در خطر از دست دادن دانش سازمانشان متعاقب انحلال تیمهای پروژه هستند.
مقاله پیش رو با شناسایی این مشکل و با هدف غلبه بر آن، پس از بیان معضلات مدیریت دانش پروژهها در سازمانهای پروژهمحور، با تلفیق مفاهیم مدیریت دانش و مدیریت پروژه، دفتر مدیریت پروژه را به عنوان بهترین راهکار به منظور غلبه بر این مشکلات معرفی میکند. برای این منظور با انجام مطالعات کتابخانهای گسترده پیرامون ادبیات مربوطه و پس از دستهبندی آنها، چارچوب نظری جامعی با هدف تاکید بر نقش مهم دفتر مدیریت پروژه در مهار چالش ها و مشکلات اجرای مدیریت دانش و درسآموختههای پروژهها در سازمان پروژهمحور ارائه شده است. یافتهها حاکی از آن است که به دلیل ارتباط دفتر مدیریت پروژه با تمامی پروژههای سازمان، این نهاد سازمانی میتواند از طریق ایجاد شبکههای ارتباطی به عنوان پلی بر خطوط مرزی دانش در میان گروههای پروژه و واحدهای کسب و کار در سازمان پروژهمحور عمل نموده و بدین ترتیب بر چالشهای پیادهسازی مدیریت دانش در سازمانهای پروژهمحور فائق آید.
-1 مقدمه
سینه به سینه نقل میشوند. یکی از دلایل دیگر این امر موقتی بودن سازمانهای پروژهمحور1، با توجه به ماهیتی که دارند، با حجم عظیمی از پروژههاست که موقتی بودن سازمان پروژهها را موجب میشود. لذا سازمانهای پروژهمحور همواره در خطر از دست دادن دانش سازمانشان دانش حاصل از پروژهها رو به رو هستند. مدیران و کارشناسان سازمانها متعاقب انحلال تیمهای پروژه هستند؛ بنابر این در پی شناسایی عوامل که با عنوان دانشکار در عصر کنونی شناخته میشوند، همه روزه در حال بسترساز به منظور ایجاد مدیریت دانش2 برآمدهاند تا به موقع از منابع
تولید تجربههای مدیریتی و فنی-تخصصی میباشند که گاهی به صورت دانش خود و محیط پیرامون بهرهبرداری کنند.
درس آموختههایی از موفقیتها، شکستها و وقایع سازمانی به صورت هماکنون پروژههای بسیاری در کشور تعریف می شوند که به دلیل نداشتن نظام مدیریت دانش در آنها از دانش پروژههای قبلی یا پروژههای مشابه، هیچ استفادهای نمیشود؛ لذا امروزه مهمترین خلأ در مباحث مدیریت پروژه های بزرگ کشور، فقدان نظام مدیریت دانش است.[1] توجه به این نکته ضروری است که مطابق استانداردPMBOK1، پروژه بدون ثبت دانش آموختههایش به پایان نمیرسد.
با توجه به ویژگیهای پروژه، موضوع مدیریت دانش در سازمانهای پروژهمحور باید همگام با فرآیندهای مدیریت پروژه و در تعامل با آن در نظر گرفته شود؛ به طوری که نهایتاً دانش تولید شده از پروژهها به صورت نظاممند نگهداری و در سایر پروژههای آتی سازمان مورد استفاده قرار گیرد. به عبارت دیگر استفاده از فرآیندهای مدیریت دانش از تولید تا به کارگیری در سطح پروژهها و همچنین بین پروژهها و سازمان، ملاحظات خاص سازمانهای پروژه محور به شمار میآیند.[3] در این سازمانها، به علت ماهیت ساختاری سازمان و موارد مطرح شده در ذیل، مدیریت دانش ضرورت مییابد:[4]
· پروژهها محدود میباشند و تیم پروژه پس از اتمام آن منحل میشوند یا یکدیگر را ترک میکنند، بنابراین دانش تولید شده در پروژه در موارد مشابه، مورد استفاده مجدد قرار نمیگیرد؛
· مشکلاتی برای توسعه و منتشر کردن دانش در درون و مابین پروژهها وجود دارد؛
· جدا شدن اعضای تیم پروژه به گروههای متفاوت، مشکلاتی را جهت گردش دانش میان گروهها به وجود میآورد؛
· روشی برای تبادل دانش و آموختههای سازمانی در سرتاسر پروژهها و بین افراد وجود ندارد.
از سویی دیگر با افزایش رو به رشد سازمانهای پروژهمحور، نقش مدیریت پروژه کاملاً محسوس بوده و سیستمهای مدیریت سنتی دیگر جوابگوی نیاز آنها نخواهند بود؛ تمایل به نظم و انضباط سیستمی در نظام جامع مدیریت پروژه، پیچیدهتر شدن پروژهها، تغییرِ جهت بسیاری از سازمانها به مدیریت پروژهمحور و رهبری و مرکزیتدهی به برنامهریزی و هدایت پروژه ها از عوامل مهم در روی آوردن سازمانها به مفاهیمی چون ایجاد دفاتر مدیریت پروژه در سالهای اخیر شده است.
در حال حاضر بسیاری از سازمانهای پروژهمحور به جهت هرچه منسجمتر انجام دادن پروژههای خود واحد سازمانی به نام دفتر مدیریت پروژه2 را به چارت سازمانی خود اضافه نمودهاند. دفاتر مدیریت پروژه وظایف و کارکردهای متعددی را شامل میشوند. بر اساستعریفِ هابس و ابری در سال [5] 2007 ، تعداد 27 وظیفه برای دفاتر مدیریت پروژه برشمرده شدهاند و مواردی از آنها به مدیریت دانش و زیرشاخههای آن از جمله بایگانی مستندات و مدیریت دروس آموخته در پایگاه داده اختصاص داشتهاند. این موضع دلالت بر نیاز سازمانها به نهادی دارد تا بتواند دانش پروژههای قبلی را برای دستیابی به موفقیت در پروژههای آتی به کار گیرد.
دفاتر مدیریت پروژه در سالهای اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفتهاند. مطالعات انجام شده بر روی 291 سازمان در صنایع مختلف که با هدف سنجش وضعیت دفتر مدیریت پروژه در سال 2012 به انجام رسیده، حاکی از روند رو به افزایش دفاتر مدیریت پروژه است.[6] با این وجود، نتایج تحقیقات مشابه در سال 2014 نشانگر میزانی افت در تعداد این دفاتر است.[7] درصد رشد سازمانهای دارای دفتر مدیریت پروژه از سال 2000 تاکنون در شکل 1 نمایش داده شدهاند.
نتایج این تحقیقات نشان داد که 40 درصد از سازمانهایی که دفتر مدیریت پروژه ندارند، به دنبال پیادهسازی آن ظرف مدت یک سال آینده هستند. همچنین براساس شکل 1 در سال 2006، در سازمانهایی که دفتر مدیریت پروژه داشتهاند نسبت به سال 2000 یک رشد 29 درصدی را میتوان ملاحظه نمود، در حالی که در سال 2010 نسبت به سال 2006 این میزان رشد به 7 درصد و سال 2012 نسبت به سال 2010 به 3 درصد کاهش داشته است. افت 7 درصدی تعداد این دفاتر در سال 2014 نسبت به سال 2012 قابل تأمل است؛ این گروه تحقیقاتی علت آن را ناشی از کاهش درصد دفاتر مدیریت پروژه در سازمانهای کوچک در سال 2014 دانستهاند. شکل 2، به مقایسه درصد سازمان های دارای دفتر مدیریت پروژه به تفکیک اندازه سازمان در سالهای 2012 و 2014 میپردازد.
بر طبق این تحقیقات عمر متوسط دفتر مدیریت پروژه در سازمانها در سال 2012سه سال بوده است و بودجه میانگین آن به طور متوسط تقریباً 5 درصد از کل بودجه پروژههای سازمان را به خود اختصاص داده است [6]؛ این موارد در سال 2014 به ترتیب به چهار سال و 4.4 درصد تغییر پیدا کرده است .[7] در این مقاله چارچوب نظری جامعی با هدف تاکید بر نقش مهم دفتر مدیریت پروژه در مهار چالشها و مشکلات اجرای مدیریت دانش پروژهها در سازمان پروژهمحور ارائه شده است.
ساختار مقاله به این شکل است که پس از تعریف واژگان تحقیق، به ترتیب به مرور ادبیات مدیریت دانش پروژهها؛ انواع شکاف دانشی در سازمانهای پروژهمحور؛ دفاتر مدیریت پروژه، مناسبترین نهاد جهت مدیریت دانش پروژهها؛ وظایف، خدمات و کارکردهای دفتر مدیریت پروژه از جنبهی مدیریت دانش؛ دفاتر مدیریت پروژه، الگوهای مبتنی بر دانش؛ و نقشهای مدیریت دانش در دفاتر مدیریت پروژه پرداخته خواهد شد و سپس ضمن بیان مدلی مفهومی درخصوص نقش PMO در یکپارچگی شبکههای مدیریت دانش پروژه، یک جمعبندی از مطالعات نظری تحقیق ارائه نموده و در انتها به نتیجه گیری و پیشنهادات جهت انجام پژوهشهای آتی در این حیطه میپردازیم.
-2 تعریف واژگان
دفتر مدیریت پروژه
برای دفتر مدیریت پروژه تعاریف متعددی صورت گرفته که مهمترین آنها به شرح ذیل میباشند:
- دفتر مدیریت پروژه، یک واحد یا بدنه سازمانی است که میتواند مسئول مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژههای زیرمجموعه قلمرو خود باشد. مسئولیتهای یک دفتر مدیریت پروژه میتواند دامنهای شامل تدارکات و پشتیبانی وظایف دفتر مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در برگیرد [2]؛
- دفتر مدیریت پروژه یک منبع متمرکز یکپارچهسازی و مخزن دانش است که میتواند جهت آگاهسازی مؤثرتر و کاراتر در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرد [8]؛
- دفتر مدیریت پروژه - مرکز عالی یا مرکز تخصص - یک نهاد مستقل سازمانی است که به منظور مساعدت مدیران پروژه، تیمها و سطوح مختلف مدیریتی در موارد راهبردی و وظیفهای برای اجرای اصول مدیریت پروژه از طریق الگوها، شیوهها، ابزارها و فرایندهای مدیریت پروژه، تاسیس شده است [9]؛
- دفتر مدیریت پروژه موجودیتی1 سازمانی است با پرسنل تماموقت یا پارهوقت، که نقطه کانونی برای اصول مدیریت پروژه در سازمان محسوب میگردد .[10] تعریف نخست نسبتاً گسترده است و می تواند تمامی جنبههای کاربردی مدیریت پروژه را پوشش دهد و تعریف دوم به دفاتر مدیریت پروژه از جنبهی مدیریت دانش نگریسته است. تمرکز این مقاله بر دو تعریف یادشده میباشد.
مدیریت دانش
برای مدیریت دانش تعاریف متعددی در ادبیات مطرح شده است. مطابق استاندارد گستره دانش مدیریت پروژه، مدیریت دانش اینگونه تعریف میشود: سازماندهی دانشها و اطلاعات سازمان، جهت افزایش ظرفیت مدیریت پروژه و در نتیجه دستیابی به ارزشهای سازمان با توجه به ظرفیتهای آن سازمان را، مدیریت دانش پروژهها مینامند.[2]
