بخشی از مقاله
چکیده:
در این مطالعه، به نحوه انتخاب استراتژی بهینه از میان استراتژی های ممکن با استفاده از الگوی QSPM پرداخته شده است. هدف اصلی این تحقیق، ارایه رویکردی برای تصمیم گیری استراتژیک و انتخاب بهترین استراتژی از بین استراتژیهای احصاء شده - که در این مطالعه شامل دو استراتژی اصلی برون سپاری یا عدم برون سپاری وظایف اداره حسابرسی عملکرد شهرداری مشهد می باشد - بوده است.
نتایج تحقیق، نشان داد که واحد مورد مطالعه دارای امتیاز موزون 2/541 - از - 5 در عوامل استراتژیک داخلی و امتیاز موزون 2/618 - از - 5 در عوامل استراتژیک خارجی بوده است که مبین ظرفیت قابل اتکای اداره حسابرسی عملکرد شهرداری مشهد از نقطه نظر عوامل داخلی و سازگاری قابل توجه در قبال عوامل خارجی می باشد. در مطالعه پیش رو، استراتژیهای اولویت دار در چهار وضعیت توسعه ای، تنوع، تدافعی و تغییر جهت که مبتنی بر دو رویکرد برون سپاری یا عدم برون سپاری بوده، تعیین گردیده است. همچنین با استفاده از الگوی QSPM به انتخاب استراتژی بهینه از طریق اندازه گیری میزان مطلوبیت پرداخته شده که طی آن استراتژی انجام امانی وظایف - عدم برون سپاری - با مطلوبیت 3,272 در رقابت با استراتژی برون سپاری - با مطلوبیت - 3,022 انتخاب گردیده است.
.1 مقدمه
برنامه ریزی ، از جمله نقشهای محوری در مدیریت سازمانها محسوب می شود که خود، مستلزم توجه به عوامل درون سازمانی و برون سازمانی است. این عوامل دارای روابط معناداری با یکدیگر می باشند. سازمانی می تواند از فرصتهایش به بهترین نحو استفاده کند که دارای قابلیتها و امکاناتی باشد که با استفاده از آنها بتواند به برتری دست یابد، در غیر اینصورت فرصتها از دست رفته یا توسط رقیب تصاحب می شوند. رابطه مشابهی میان تهدیدها و نقاط قوت وجود دارد.
توانایی غلبه بر تهدیدها به نقاط قوت سازمان بستگی دارد. یک سازمان قوی با استفاده از نقاط قوت خود قادر به حذف یا حداقل کردن اثرات تهدیدهای محیط می باشد. رابطه میان نقاط ضعف و قوت نیز به این صورت قابل تبیین می باشد: سازمانهای با نقاط قوت بیشتر، دارای نقاظ ضعف کمتری هستند و به همین خاطر کمتر با موقعیتهای ناشی از نقاط ضعف مواجه می شوند
در میان عوامل استراتژیک، ترکیبات دو متغیره ای نظیر ترکیبات تهدید-ضعف و فرصت-ضعف وجود دارند که هریک از این ترکیبات دارای وابستگیهای درونی می باشند. واحدهایی با نقاط ضعف بیشتر و برجسته تر نسبت به سازمانهای رقیب در برابر تهدیدهای پیش رو آسیب پذیرترند. بنابراین، سازمانها هنگام تبیین استراتژیهای خود باید رابطه میان نقاط ضعف خود و تهدیدهای محیطی را مورد توجه قرار دهند. برای سازمانی با نقاط ضعف متعدد، استفاده مناسب و بهینه از فرصتها مشکلتر است. در صورتی که سازمان دارای قابلیت ها و امکانات کافی باشد، از فرصتهای خود بهره برداری خواهد نمود . در حالیکه اگر فاقد چنین قابلیتهایی باشد، قادر به استفاده مناسب از فرصتهای محیط بیرونی نخواهد بود
در خصوص حد و مرز بین عوامل استراتژیک درونی و بیرونی، لازم به تأکید است که هر جا سخن از عوامل بیرونی به میان آمده، منظور عواملی هستند که دارای این دو ویژگی باشند: - 1 خارج از اراده و کنترل سازمان باشند و - 2 بر حوزه فعالیت سازمان اثر بگذارند.
اتخاذ رویکری نظام مند برای انتخاب استراتژی بهینه در هر مجموعه سازمانی، ضرورتی انکار ناپذیر است. با این همه، در وضعیت موجود، در شهرداری مشهد، اتخاذ استراتژی ها بییشتر متکی بر اشراق و شهود است تا مبتنی بر روشهای علمی و نظام مند. در این مطالعه به شناسایی و بررسی عوامل استراتژیک یکی از ادارات ستادی شهرداری مشهد - ادارات حسابرسی عملکرد - ، احصای استراتژی های اولویت دار و انتخاب استراتژی بهینه می پردازیم و در این راستا ماتریس برنامه ریزی استراتژیک کمی - QSPM - برای بهره گیری در شهرداری مشهد، توسعه داده می شود. اداره حسابرسی عملکرد، یکی از ادارات سه گانه مدیریت امور مجامع و حسابرسی داخلی و زیرمجموعه حوزه معاونت مالی و اداری در شهرداری کلانشهر مشهد محسوب می شود که کنترل و نظارت با رویکرد تحلیل اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی از جمله محوری ترین کارکردهای آن قلمداد می گردد.
.2مروری بر مبانی نظری و ادبیات تحقیق .1-2 استراتژی و مدیریت استراتژیک: استراتژی یک برنامه نیست بلکه یک طرز نگرش است که اساس آن بر تشخیص فرصتهای اصلی و محقق ساختن منافع نهفته در آن قرار دارد
می توان مدیریت استراتژیک را بدین گونه تعریف کرد: هنر و علم تدوین، اجرا و ارزیابی تصمیمات وظیفه ای چند گانه که سازمان را قادر می سازد به هدفهای بلند مدت خود دست یابد. همانگونه که از این تعریف استنباط می شود، در مدیریت استراتژیک برای کسب موفقیت سازمانی بر چندین عامل تأکید می شود:
هماهنگ کردن مدیریت، امور مالی - حسابداری - ، تولید - عملیات - ، تحقیق و توسعه و سیستمهای اطلاعات رایانه ای. فرایند مدیریت استراتژیک در برگیرنده سه مرحله می شود: تدوین استراتژیها، اجرای استراتژیها وارزیابی استراتژیها. مقصود از تدوین استراتژی این است که مأموریت سازمان تعیین شود، شناسایی عواملی که در محیط خارجی، سازمان را تهدید می کند یا فرصتهایی را به وجود می آورند، شناسایی نقاط قوت و ضعف داخلی سازمان، تعیین هدفهای بلندمدت، در نظر گرفتن استراتژیهای گوناگون و انتخاب استراتژیهای خاص جهت ادامه فعالیت
اصل اساسی مدیریت استراتژیک این است که سازمانها باید برای بهره جستن از فرصتهای خارجی و پرهیز از اثرات ناشی از تهدیدات خارجی یا کاهش آنها، در صدد تدوین استراتژیهای مقتضی و مورد نیاز برآیند. همچنین از دیگر فعالیتهای اصلی و ضروری مدیریت استراتژیک این است که نقاط قوّت و ضعف واحدهای سازمان را شناسایی و آنها را ارزیابی نماید. بدین ترتیب شناسایی و ارزیابی عوامل استراتژیک خارجی و داخلی، میتواند موفقیت سازمان را تضمین نماید
به بیانی دیگر مدیریت استراتژیک عبارت است از فرایند تضمین دست یابی سازمان به فواید ناشی از بکارگیری استراتژیهای سازمانی مناسب، همچنین هنر و علم فرمول بندی، اجرا و ارزیابی تصمیمات چند بعدی با تأکید بر یکپارچه سازی عوامل مدیریت، بازاریابی، امور مالی، تولید خدمات و غیره می باشد
.2-2 احصای استراتژی های بهینه: تحلیل محیط خارجی و داخلی سازمانها و شناسایی و ارزیابی عوامل استراتژیک چهارگانه - شامل فرصتها و تهدیدات محیط خارجی و نقاط قوّت و ضعف داخلی سازمانها - یکی از ارکان اساسی برنامهریزی استراتژیک و نخستین گام جهت تدوین استراتژیها میباشد .[ 7] مقصود از »فرصتها و تهدیدهای خارجی «، رویدادها و روندهای موجود در محیط خارجی سازمان است که میتوانند در آینده به میزان زیادی به سازمان منفعت یا زیان برسانند. این فرصتها و تهدیدها، خارج از کنترل یک سازمان بوده و از این رو به عوامل خارجی یا برونسازمانی تعبیر میشوند.
از سویی دیگر نقاط» قوّت و ضعف داخلی« در زمره فعالیتهای درونسازمانی و قابل کنترل قرار گرفته و ممکن است سازمان آنها را به نحوی مطلوب و ایدهآل و یا به شکلی ضعیف انجام داده و مدیریت نماید - دیوید، . - 1386رویکردها و فنون بسیاری در فرایند مدیریت استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرند .[2] درمیان آنها، تجزیه و تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها - *SWOT - متداولترین است
تجزیه و تحلیل SWOT یک ابزار پشتیبانی مهم برای تصمیم گیری می باشد و معمولاً به عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل نظام مند محیطهای درونی و بیرونی سازمان بکار می رود
سازمان از طریق شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها، با تدوین استراتژیهایی از نقاط قوت خود استفاده نموده، نقاط ضعفش را از پیش رو برداشته، از فرصتها بهره برداری می کند و همچنین به مواجهه با تهدیدها می پردازد. تجزیه و تحلیل SWOT، مهمترین عوامل درونی و بیرونی سازمان را خلاصه می کند. این عوامل تحت عنوان عوامل استراتژیک تأثیر گذار بر آینده سازمان شناخته می شوند
محیط درونی و بیرونی شامل تمام متغیرهای درونی و بیرونی سازمان می شود. تجزیه و تحلیل جامع محیطی در شناخت انواع نیروهای درونی و بیرونی تأثیر گذار بر روی سازمان مهم می باشد.
این نیروها ممکن است محدودیت بالقوه ای را برای عملکرد و موفقیت سازمان ایجاد کنند .[ 11] برمبنای اطلاعاتی که به طور منظم جمع آوری شده اند، یک ماتریس تشکیل می شود .[1] ترکیبات متفاوت چهار عامل در این ماتریس برای تعیین استراتژیهای یک سازمان در بلند مدت بکار می روند
.3 روش شناسی تحقیق:
.1-3 احصای عوامل استراتژیک درونی و بیرونی اداره حسابرسی عملکرد: جهت احصای عوامل استراتژیک درونی و بیرونی، گامهای زیر برداشته شده است: برای تعیین عوامل استراتژیک درونی و بیرونی، در ابتدا با استفاده از روش خلاق طوفان مغزی اقدام به احصای فرصت ها، تهدیدها، نقاط قوت و نقاط ضعف گردید؛ مشارکت کنندگان در این فرایند، دوازده نفر از حسابرسان داخلی شهرداری مشهد - دارای تجربه حرفه ای حداقل ده سال در حوزه حسابرسی و دارای سطح سازمانی حداقل سرپرست گروه - بودند.
در این فرایند، 31 عامل فرصت، 43 عامل تهدید، 21 نقطه قوت و 18 نقطه ضعف شناسایی شد. توضیح آنکه دراین مرحله، کمیت عوامل شناسایی شده، حایز اهمیت بود.
در گام دوم، اقدام به کدگذاری و دسته بندی عوامل استراتژیک درونی - قوتها و ضعفها - و بیرونی - فرصتها و تهدیدها - گردید.
در گام سوم، فرصتها، تهدیدها، نقاط قوت و ضعف مورد غربالگری قرار گرفت. در این مرحله، کیفیت عوامل استراتژیک حاصل از غربالگری دارای اهمیت بود بطوریکه برخی از عوامل استراتژیک شناسایی شده در گام قبل، پالایش شده، تعدیل شده و تجمیع شدند. طی مرحله غربالگری، 8 عامل فرصت، 13 عامل تهدید، 6 نقطه قوت و 6 نقطه ضعف - بشرح جدول شماره - 1 نهایی گردید.
