بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
فصل ششم
کنترل بودجه ای
اسلاید 3 :
مقدمه
در این بخش، روش های کاربرد بودجه در کنترل عملیات سازمان را مورد توجه قرار می دهیم.
کنترل بودجه ای، عبارتست از مقایسۀ سیستماتیک نتایج واقعی با بودجه.
نتایج این مقایسه برای جلب توجه مدیریت به مسائل و موقعیت ها از طریق رعایت «اصل استثنائات»، مورد استفاده قرار می گیرد.
حوزه هایی که در آنها، عملکرد با بودجه مطابقت داشته، قابل قبول تلقی میشوند و حوزه هایی که تطبیق نداشته، شناسایی شده و مورد بررسی بیشتر قرار می گیرند.
در جاهایی که بودجه به مسئوولیت مدیران به خصوصی مربوط می شود، از کنترل بودجه ای برای مقایسۀ وضعیت عملکرد آن مدیران با هدف های سازمان، استفاده به عمل می آید.
اسلاید 4 :
تئوری سیستم ها
سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای مرتبط که برای توفیق در کسب مجموعه ای از هدف ها، هماهنگ شده باشد.
حسابداران در عملیات روزمره با سیستم های گوناگونی از قبیل، سیستم حمل و نقل، سیستم ارتباطات، سیستم پاداش دهی، سیستم بودجه بندی یا سیستم کنترل موجودی ها سر و کار دارند.
هر وضعیتی که در آن اداره یا مصرف منابع انسانی، مالی و اطلاعاتی مطرح باشد را می توان سیستمی در نظر گرفت که محصول یا نتیجه ای را به دست می دهد.
اسلاید 5 :
طراحی سیستم
1- مشخصات و اجزای سیستم
مشخصات و اجزای کلیدی سیستم به قرار زیر است:
الف) ورودی – ورودی های به سیستم را می توان به شکل آدم ها، انرژی، مواد اولیه، تجهیزات، پول یا داده های اطلاعاتی در نظر گرفت.
ب) چرخه – برای تبدیل ورودی ها به خروجی (محصول) و ایجاد ارزش اضافی به چرخۀ عملیاتی مخصوصی نیاز است. این چرخه های عملیاتی از جمله شامل ماشین کاری، مونتاژ، ثبت کردن و سایر امور می شود.
اسلاید 6 :
طراحی سیستم
پ) خروجی – پس از تکمیل چرخه، محصول یا خدمت تولید شده به محیط وارد می شود. یعنی یا محصول به مشتری فروخته می شود یا به سیستم یا سیستم فرعی دیگری تحویل می شود.
ت) محیط – محیط سیستم عبارت است از عوامل بیرونی که اثر مستقیم یا غیرمستقیم بر چرخه و عوامل سیستم دارند. هر سیستم در داخل محیطی عمل می کند و با دریافت ورودی از آن و تحویل محصول به آن، کار می کند. محیط تجاری را می توان به محیط داخلی و بیرونی تقسیم کرد، عواملی که داخل مرزهای سازمان قرار می گیرند، محیط داخلی و آنهایی که خارج از مرزها واقع می شوند، محیط بیرونی نامیده می شوند.
اسلاید 7 :
طراحی سیستم
ث) مرز – مرز سیستم، سیستم و اجزای آن را از محیط جدا می کند. گاهی، مرزها عینی هستند و گاهی فرضی.
اما، مرزها گاهی به راحتی قابل تشخیص نیستند. مرزها چه عینی چه فرضی، به هر حال سیستم واجزای آن را از محیط و سیستم های دیگر جدا می کنند.
2- سیستم های کنترلی
سیستم کنترلی به منظور تسهیل عملیات چرخه، از طریق گزارشگری اطلاعات تولید شده در چرخه و تحریک تغییرات مناسب روی ورودی ها براساس آن اطلاعات، طراحی می شود.
اسلاید 8 :
سیستم های کنترلی
برای سیستم های کنترلی روش های مختلفی وجود دارد.
سیستم های کنترل بازخوردی:
اغلب سیستم های کنترل بودجه ای براساس اصل بازخورد، کار می کنند. اطلاعات مربوط به نتایج واقعی حاصل از چرخه، گرفته می شود و با داده های کنترلی (برنامه، بودجه یا استاندارد) مقایسه می گردد.
انحراف از داده های کنترلی مشخص، و از این بازخورد برای برگرداندن چرخه به خط برنامه استفاده می شود. به این عمل، بازخورد منفی گفته می شود چون با این عمل، میخواهیم عملیات را به مسیر اولیه برگردانیم.
مثلاً، اگر هزینه ها، بیشتر از بودجه شده، بازخورد منفی باعث تحریک مدیران به کاهش آن می شود.
اسلاید 9 :
سیستم های کنترلی
سیستم های کنترل پیش خوردی:
در بعضی از وضعیت ها، کنترل بازخوردی نامناسب است.
معمولاً از این روش بعد از واقعه و برای برگرداندن آن به مسیر اصلی استفاده می کنند.
اگر کارها خیلی بد انجام شده باشد، این عمل هزینه بر خواهد بود.
متقابلاً، روش کنترلی پیش خوردی براساس نتایج برآوردی کار می کنند.
مثلاً اگر هزینه های برآوردی از بودجه بیشتر شود، براساس اصل پیش خوردی، از ایجاد انحراف عملی جلوگیری می شود .
اسلاید 10 :
کارکرد سیستم و چرخه های کنترل بازخوردی
در سیستم های کنترل بازخوردی، عمل کنترل معمولاً توسط چرخه های بازخوردی شامل جمع آوری اطلاعات عملکرد گذشته طرف خروجی سیستم، قسمت یا مراحل و استفاده از آن اطلاعات برای تنظیم عملکرد آینده از طریق تعدیل طرف ورودی سیستم، انجام می گردد.
طرز کار کنترل بازخوردی در چارچوب سیستم کنترل بودجه ای را می توان در نمودارصفحه بعد دید.
اسلاید 11 :
کارکرد سیستم و چرخه های کنترل بازخوردی
اسلاید 13 :
اطلاعات کنترل بودجه ای
کنترل بودجه ای از مقایسۀ نتایج واقعی با بودجه حاصل می شود.
اختلاف های موجود، تحت عنوان انحرافات محاسبه می شوند و اقدام مدیریت در بررسی موضوع و اصلاح انحرافات در صورت لزوم و تناسب، انجام می شود.
● اگر هزینه بیشتر یا درآمدها کمتر از بودجه باشد، انحراف را نامساعد می نامند.
● اگر هزینه ها کمتر یا درآمدها بیشتر از بودجه باشد، انحراف، مساعد نامیده می شود.
اسلاید 14 :
مراکز بودجه
CIMA، مرکز بودجه را به این شرح تعریف می کند:
مرکز بودجه: قسمتی از یک موسسه که برای آن بودجه نوشته می شود و عملیات کنترلی برقرار می گردد.
هر مرکز بودجه، بودجۀ خود را دارد و مدیر آن قسمت، مسئوول ادارۀ مرکز و کنترل بودجۀ آن است.
ساختار مراکز بودجه ای که سازمان ها برای خود تنظیم می کنند، معمولاً با ساختار سازمانی شان هماهنگی دارد. به طوری که هر قسمت، دایره یا بخش بودجه اختصاصی خود را خواهد داشت.
اسلاید 15 :
مراکز بودجه
مثلاً، شرکت سازنده تجهیزات، ممکن است در سه قسمت عملیاتی سازمان داده شده باشد که هر کدام کارخانۀ معظمی باشند:
1) قسمت سازندۀ تجهیزات سنگین
2) قسمت سازندۀ تجهیزات نیمه سنگین
3) قسمت سازندۀ تجهیزات سبک
هر قسمت بودجه هزینه ها و درآمدهای خود را دارد.
هر قسمت نه تنها یک مرکز هزینه است، بلکه در عین حال از لحاظ حسابداری مدیریت، «مرکز مسئولیت» هم هست.
اسلاید 16 :
مراکز بودجه
نکته های کلیدی که باید در طراحی و عملیات مراکز هزینه در نظر داشت، شامل اقلام زیر است:
● مراکز بودجه باید دقیقاً با واحدهای سازمانی، هماهنگ باشد. هر تخطی از این موضوع، اصل حسابداری سنجش مسئولیت را خدشه دار میکند.
● مراکز مسئولیت باید دقیقاً با مراکز بودجه منطبق باشد. تخطی از این موضوع به آن معنی است که ماهیت هزینه های مورد گزارش با چیزی که برای آن بودجه نوشته شده، فرق داشته باشد.
● تا آنجا که ممکن است باید از تخصیص هزینه های کنترل ناپذیر به دوایر جداگانه پرهیز کرد.
اسلاید 17 :
گزارش های کنترلی بودجه ای
خصوصیات گزارش های کنترل بودجه ای را می توان به شرح زیر برشمرد:
الف) به موقع بودن: اطلاعات باید بلافاصله بعد از پایان دورۀ کنترلی در دسترس قرار گیرد. اقدامات اصلاحی هر چه زودتر بتواند انجام شود، موثرتر خواهد بود و برعکس هر چقدر سیستم گزارشگری بودجه ای آهسته تر کار کند، روندهای نامساعد بیشتر عمیق تر ادامه پیدا خواهند کرد.
ب) دقیق بودن: اطلاعات کنترلی غیردقیق به اقدامات مدیریتی ناصحیح منجر خواهد شد. البته معمولاً بین سرعت و دقت تضاد بروز می کند. طرح روش گزارشگری بودجه ای باید دقت کافی نسبی را ایجاد کند.
پ) مربوط بودن: مدیران را نباید در دریایی از اطلاعات نامربوط غرق کرد. نیازی نیست مدیران را مجبور کنیم از بین کوهی از اطلاعات نامربوط، بررسی نموده، قسمت های مربوط را کشف نمایند.
ت) ارسال به گیرنده مناسب: گزارش کنترل بودجه ای را باید مستقیماً برای همان مدیری که مسوولیت و مجوز خرج آن بودجه را دارد ارسال کرد.
اسلاید 18 :
گزارش های کنترلی بودجه ای
مثال ساده نشان دهندۀ شکل عمومی کار، مورد شرکت تولیدی الفبا است:
در این مورد، انحرافات به شکل {بودجه / (بودجه – واقعی)} نشان داده شده است.
علامت مثبت نشان دهندۀ مازاد ارقام واقعی نسبت به بودجه است و طبعاً نشان دهندۀ تاثیر مثبت آن روی سود نیست.
اسلاید 19 :
بودجه های ثابت و منعطف
