بخشی از مقاله
ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم انبار
• اطلاعات پايه
1. امكان تعريف انواع انبار و موقعيت و مشخصات آنها
2. امكان تعريف انباردارها و مشخصات شخصي و شغلي آنها
3. امكان تعريف انواع واحدهاي شمارش كالا
4. امكان تعريف انواع طبقات كالا و تخصيص يك كالا به طبقات مختلف
5. امكان كدگذاري كالاها (امكان تعريف كدكالا در سه سطح گروه ، زيرگروه و سريال كالا)
6. امكان تعريف مكان‌هاي نگهداري كالا در انبار ، همچون قفسه ، رديف و ....
7. امكان تعيين كالاهاي انبار براي هرسال مالي
8. امكان تعيين كالاهاي غيرمشمول درخواست عادي يا غيرقابل خريد در يك دوره زماني
9. امكان تعريف كالاهاي مشابه براي هريك از اقلام انبار
10. امكان تعريف فروشندگان و توليدكنندگان كالا به همراه مشخصات آنها شامل : نام ،نشاني، تلفن و ...
11. امكان تعريف كارپردازان و مشخصات شخصي و شغلي آنها
12. امكان تعريف مراكز هزينه مطابق مراكز هزينه تعريف شده توسط امورمالي دستگاه
13. امكان تعريف واحدهاي درخواست كننده كالا
14. امكان تعريف افراد تحويل‌گيرنده كالا در واحدها و مشخصات شخصي و شغلي آنها
15. امكان تعريف واحدهاي سازمان
16. امكان تعريف منابع تهيه كالا
17. امكان تعريف مشخصات كشورها به همراه نام فارسي و انگليسي آنها
18. امكان ثبت اطلاعات كالاشامل :نام ، طبقه ، واحد شمارش ، كشور سازنده ، شركت سازنده ، مصرفي ياغيرمصرفي ، حداقل موجودي ، حداكثر موجودي ، نقطه سفارش و ...
19. امكان تعريف سال مالي براي انبار براي انجام عمليات مختلف انبارداري
• عمليات مربوط به ورود كالا به انبار
1. امكان صدور درخواست خريد كالا توسط انبار و پيگيري آن
2. امكان صدور قبض انبار و قبض انبار مستقيم براي كالاهاي خريداري شده با ذكر تاريخ ورود كالا به انبار
توضيح : منظور از قبض انبار مستقيم ، قبض انباري است كه براي كالاهايي كه وارد انبار نمي‌شوند و مستقيم به واحد مربوط
تحويل داده مي‌شوند ريال صادر مي‌شود .
3. امكان تهيه كاردكس انبار
4. امكان صدور قبض براي كالاهايي كه از محل تنخواه خريداري و وارد انبار و از انبار خارج مي‌شوند (جهت تسويه تنخواه با حسابداري ) با ذكر تاريخ ورود كالا به انبار
5. امكان تخصيص كالا به انبار در هنگام صدور قبض انبار
6. امكان صدور قبض انبا براي كالاهايي كه به امانت گرفته مي‌شوند و كنترل موجودي آنها
7. امكان صدور قبض انبار براي كالاهاي امانتي برگشتي به انبار از واحدهاي داخل سازمان و يا سازمان‌هاي ديگر
8. امكان ثبت كالاهاي مرجوعي از واحدها به انبار و صدور قبض براي آنها و اضافه‌كردن به موجودي انبار
9. امكان ثبت كالاهاي مازاد بر مصرف كه به انبار برگشت داده مي‌شوند .
10. امكان ثبت كالاهاي برگشت از فروش
11. امكان ثبت كالاهاي وارده از تعميرگاه
12. امكان ثبت كالاهايي كه بين انبارها جابجا مي‌شوند و صدور قبض و حواله براي آنها و اصلاح موجودي انبار
13. امكان ثبت هزينه‌هاي اضافي در گزارش قبض انبار
14. امكان ثبت تخفيف هركالا و تخفيف كلي فاكتور در قبض انبار
15. امكان پيگيري و كنترل كالاهاي ثبت شده در قبض انبار با كالاهاي درخواست شده براي خريد
16. امكان ثبت مشخصات فروشنده ، فاكتور و كارپرداز در قبض انبار
17. امكان ثبت مشخصات فني كالاهاي وارد شده به انبار در قبض انبار
18. امكان كنترل توالي شماره قبض انبارها (با توجه به تاريخ و ساعت صدور آنها)
• عمليات مربوط به خروج كالا از انبار
1. امكان صدور فرم درخواست كالا از انبار توسط كليه واحدهاي سازماني وثبت عمليات مربوط به تائيددرخواست ، تحويل كالا و پيگيري درخواست‌هاي تحويل داده نشده
2. امكان صدور حواله توسط انبار براي كالاهاي مختلفي كه توسط يك واحد سازماني درخواست مي‌شود
3. امكان صدور حواله انبار براي كالاهاي خريداري شده جهت تحويل به واحدهاي متقاضي كالا
4. امكان پيگيري و كنترل كالاهاي ثبت شده در حواله انبار با كالاهاي درخواست شده
5. امكان ثبت ، كنترل عمليات و صدور حواله انبار براي كالاهايي كه از انبار به ديگران امانت داده مي‌شود
6. امكان صدور حواله برگشت امانت براي كالاهايي كه با قبض امانتي وارد انبار و به متقاضي تحويل داده شده است
7. امكان صدور حواله انتقالي و كنترل عمليات براي كالاهايي كه انبارها انتقال داده مي‌شوند
8. امكان صدور حواله براي كالاهاي ضايعاتي
9. امكان ثبت عمليات مربوط به مرجوع كردن كالاها
10. امكان ثبت كالاهايي كه از طريق مزايده يا روشهاي ديگر به فروش مي‌رسند
11. امكان ثبت كالاهايي كه جهت تعمير ارسال مي‌شوند
12. امكان ثبت كالاهايي كه به دلايلي از قبيل زيست محيطي ، بهداشتي و ... معدوم مي‌شوند
13. امكان ايجاد سند حمل (بارنامه) براي تمامي اسناد خريد ، فروش و اماني
14. امكان تكميل و تاييد حواله‌هاي فروش توسط سرپرست انبار و دريافت امضاي مشتري روي حواله فروش پس از ارسال كالا جهت ثبت در كارت موجودي انبار
15. امكان كنترل توالي شماره حواله انبارها (با توجه به تاريخ و ساعت صدور آنها)
16. امكان تحويل كالاهاي مشابه و ثبت آن درحواله انبار در صورت فقدان كالاهاي درخواست شده در انبار
17. امكان كنترل موجودي كالا در زمان صدور حواله به نحوي كه در صورت صدور حواله انبار براي يك كالا
به تعداد بيشتر از موجودي انبار ، موجودي كالا پس از صدور حواله انبار منفي نشود
عمليات مربوط به جستجو ، حفظ و نگهداري كالا و سوابق آن و كنترل موجودي انبار
1. امكان اجراي عمليات انبارداري به صورت متمركز و غيرمتمركز
2. امكان ثبت مشخصات كالاهاي انبار و كنترل موجودي تعدادي و ريالي انبار و دسترسي به آن
3. امكان نگهداري يك كالادر انبار با قيمت‌هاي مختلف
4. امكان ثبت سند تعديل
5. امكان ثبت سند انتقال
6. امكان كنترل موجودي كالا در انبار در هرزمان با توجه به توالي شماره قبض‌ها و حواله‌ها و تاريخ و زمان (ساعت) صدور آنها
7. امكان كنترل موجودي كالاهاي اماني
8. امكان اعلام كالاهايي كه به نقطه سفارش رسيده‌اند به صورت خودكار به همراه تعداد موردنياز براي خريد جهت انجام سفارش به موقع و تامين كالا
9. امكان ثبت و نگهداري نتايج بازرسي كالاهاي خريداري شده
10. به روز شدن انبار به صورت خودكار در هنگام ثبت معاملات خريد و فروش
11. امكان نگهداري صورتحساب‌هاي خريد
12. امكان اولويت‌بندي درخواست‌ها و كنترل اعتبارات و برنامه خريد
13. امكان تخصيص يا مشاهده مكان كالا در انبار قبل از صدور قبض يا حواله انبار
14. امكان مشاهده گردش كالا در هر انبار با توجه به توالي و زمان صدور قبض و حواله انبار
15. امكان جستجو براساس نام كالا ، بخشي از نام ، كدكالا و بخشي از كد
• عمليات مربوط به مغايرت‌هاي مالي ، انجام عمليات حسابداري و انبار گرداني
1. امكان دستيابي به مغايرت‌هاي مالي و تهيه فهرست‌هاي مالي و گزارش‌هاي مختلف از انبار در دوره‌هاي زماني موردنظر
2. امكان انتقال مانده به سال بعد و انتقال اطلاعات حساب‌ها به عمليات حسابداري پايان سال مالي شامل : انتقال اطلاعات تعدادي و ريالي و اسناد مربوط به انحراف نرخ‌هاي اقلام موجود
3. امكان تهيه و صدور سند حسابداري انبار براساس ضوابط دستگاه مربوط و ارسال اطلاعات به سيستم مالي به صورت خودكار
4. امكان اصلاح خودكار اسناد حسابداري حاصل از عمليات انبار در هنگام تصحيح قبض ، حواله ، فاكتور و ديگر عمليات انبار
5. امكان تعيين انواع روشهاي قيمت‌گذاري شامل ميانگين موزون ، ميانگين شناور ، اولين صادره از اولين وارده (FIFO) ، اولين صادره از آخرين وارده (LIFO ) و روش استاندارد
6. امكان انجام تعديلات تعدادي و ريالي ، اصلاحي ريالي اسناد پس از قطعي شدن و صدور سند تعديلات مجدد
7. امكان قيمت‌گذاري اسناد به صورت برآوردي و واقعي و انجام محاسبات لازم در هنگام عمليات تعديل اسناد به طور خودكار
8. امكان سرشكن شدن هزينه‌هاي ثبت شده در سند مالي روي كالاهاي انبار به طور خودكار و تاثيرگذاري اسناد مالي روي قيمت ميانگين موزون
9. امكان صدور حواله انتقال كالا بين انبارها و سند حسابداري آن به طور خودكار
10. امكان تنظيم عمليات انبارگرداني براساس نياز دستگاه ،انجام عمليات انبارگرداني آخر دوره و انجام تعديلات ناشي از آن و تهيه گزارش مغايرت انبارگرداني به صورت تعدادي و ريالي
11. امكان ثبت اطلاعات حمل ، بيمه و ترخيص كالا در مورد قراردادهاي خريد
• گزارش‌ها
1. امكان ايجاد انواع گزارش‌هاي تاريخچه‌اي ، عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري
2. امكان گزارش‌گيري از موجودي كالا در انبار ، فهرست و مشخصات كالاها و گزارش‌هاي كنترل موجودي
3. امكان گزارش‌گيري از اقلام تحويلي به واحدها
4. امكان گزارش مصرف كالا به تفكيك كالا ، واحدهاي تحويل گيرنده و شخص تحويل گيرنده
5. امكان گزارش‌گيري از اقلامي كه به نقطه سفارش رسيده‌اند و گزارش سفارش‌هاي انجام شده و نشده
6. امكان گزارش‌گيري از اقلام راكد ، گزارش قطعات پرمصرف و كم‌مصرف و گزارش‌كالاهاي با موجودي صفر
7. امكان گزارش‌گيري از مصرف مراكز هزينه و مصرف بخش‌هاي مختلف دستگاه
8. امكان گزارش‌گيري از فهرست روزانه و ماهانه دريافت كالا ،تهيه كاردكس كالا و كاردكس كلي به تفكيك گروه كالاها
9. امكان گزارش‌گيري از اقلامي كه در يك دوره گردش داشته‌اند و تهيه فهرست گردش اسناد
10. امكان گزارش‌گيري از موجودي اول دوره مالي
11. امكان گزارش گيري از موجودي تعدادي و ريالي به تفكيك انبارها
12. امكان گزارش‌گيري تعدادي و ريالي اقلام وارده به انبارها و اقلام صادره از انبارها
13. امكان گزارش‌گيري از درخواست‌هاي كالا از انبار ، كالاهاي رسيده به انبار ، حواله‌هاي صادر شده براي كالا ، حواله‌هاي برگشتي و ابطال شده ،درخواست‌هاي معوقه و انجام نشده ، درخواست‌هاي خريد كالا و خريدهاي انجام شده و نشده در تاريخ‌هاي تعيين شده
14. امكان گزارش‌گيري از كالاهاي اماني وارده يا صادره به تفكيك مراكز هزينه
15. امكان گزارش موجودي انبارگرداني كه طي مراحل مختلف قابل تهيه باشد و تهيه گزارش مغايرت انبارگرداني به صورت تعدادي و ريالي
16. امكان تهيه گزارش مغايرت بين حسابداري انبار و حسابداري مالي و تهيه گزارش تراز ريالي انبارها
17. امكان مشاهده بازيابي و مقايسه اطلاعات قبلي و سال‌جاري سيستم انبار
18. امكان‌گزارش‌گيري از فهرست فروشندگان
19. امكان گزارش‌گيري از اطلاعات بارنامه‌ها
20. امكان گزارش‌گيري از اقلام جايگزين
21. امكان گزارش‌گيري از عمليات انتقال كالا بين انبارها
22. امكان گزارش‌گيري از وضعيت كالاي برگشتي به انبار
23. امكان گزارش گيري از بدهي پرسنل به انبار
24. امكان‌گزارش‌گيري از قيمت كالاهاي حواله شده و هزينه‌هاي انجام شده براي هر واحد سازماني و يا مركز هزينه
25. امكان تهيه گزارش‌هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator )
امنيت و حدود دسترسي
1. امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هركاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي سازماني تا چه سطحي مجاز به حذف ، اضافه ، تغيير و يا رويت چه بخش‌هايي از اطلاعات است .)
2. امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
3. امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز
4. امكان ثبت كليه وقايع سيستم
• ارتباط سيستم انبار با ساير سيستم‌ها
برقراري ارتباط و تبادل اطلاعات ميان سيستم انبار و سيستم‌هاي زير براي دستگاه‌هايي كه فاقد سيستم‌هاي عمومي يكپارچه مي‌باشند ، توضيه مي‌شود . دستگاه‌هاي اجرايي بايد ترتيبي اتخاذ نمايند كه به مرور نسبت به يكپارچه‌سازي سيستم‌هاي عمومي خود به نحوي كه امكان ارتباط و تبادل اطلاعات ميان آنها برقرار باشد ، اقدام نمايند .
1. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت
2. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم مالي
3. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم خرید
4. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم فروش
5. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم پرسنلی
6. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم عمرانی
7. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم تدارکات
8. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم تشکیلات
9. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم دبیرخانه
• بازسازی اطلاعات
امکان بازسازی اطلاعات در مواردی که سیستم با مشکلاتی مواجه می شود .
