بخشی از مقاله
مبانی طراحی سیستم ها
چكيده:
طراحى فراروندى است كه كاملاً به شخص طراح بستگى دارد. سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جايگاه هر عنصر و خصوصيات آن و چگونگى ارتباط عناصر با يكديگر مشخص مىشود.
منابع مهمترين عامل محدود كننده يك سيستم، منابعى است كه توسط سيستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سيستم، مجموعه عوامل داخلى يا خارجى است كه فعاليت سيستم با استفاده از آنها انجام مىشود. حل يك مسئله بزرگ از حل صدها مسئله كوچكتر تشكيل مىشود. طراحى بايد مستقل از خصوصيات فردى و موارد غير ثابت در سيستم انجام شود.
مقدمه:
سادهترين بخش فعاليت تجزيه و تحليل سيستمها است. براى انجام طراحى يك سيستم سازمانى - انسانى، تحليلگر و طراح بايد از ماهيت، روشها و ابعاد طراحى سيستم با اطلاع باشند. در اين بخش، مختصراً سعى در معرفى ماهيت طراحى سيستم، بيان روشهاى طراحى، و شناسائى ابعاد طراحى داريم. بيان طراحى در يك بخش جداگانه و بصورت مجزا از بخش دوم (تجزيه و تحليل سيستم)، به معناى جدا بودن اين دو مبحث نيست. بلكه طراحى بخشى از فراروند تجزيه و تحليل سيستم است. تنها به دليل تنوع و پيچيدگى و حجم زياد مباحث آن، اين تفكيك صورت گرفته است.
طراحى چيست؟
اين اولين سئوالى است كه شما از خود مىپرسيد. آيا طراحى همان نقاشى است؟! آيا طراحى يعنى نقشه كشى؟! حتماً ميدانيد كه اينطور نيست. پس اين فعاليت عجيب و غريب چيست كه ما دائماً از آن صحبت مىكنيم؟
براى شناختن مفهوم طراحى ابتدا لازم است تا عواملى را كه در فراروند طراحى وجود دارند بشناسيم. اين عوامل عبارتند از :
توجه به اين نكته ضرورى است كه بحث ما پيرامون كلمه طراحى، تنها از ديدگاه طراحى سيستمهاى سازمانى - انسانى انجام مىشود، در حالى كه اين كلمه، كاربرد وسيعى در علوم و زمينههاى مختلف، بخصوص در زمينههاى مهندسى دارد.
طراح. شخصى كه فراروند طراحى را انجام مىدهد. طراحى فراروندى است كه كاملاً به شخص طراح بستگى دارد. شايد فراروندى مانند آشپزى چندان به آشپز مربوطه بستگى نداشته باشد، بلكه اصل دستورالعمل و مواد پخت غذا است. يعنى اگر چند آشپز مختلف، با استفاده از مواد يكسان، دقيقاً دستورالعمل پخت يكسانى را انجام دهند، غذاهاى پخته شده مشابه خواهد بود (به لفظ دقيقاً توجه كنيد). اما طراحى چنين خصوصيتى ندارد. يعنى اصولاً دستورالعمل واحد و
قطعى براى آن وجود ندارد. وقتى يك دستورالعمل براى كشيدن يك تابلو نقاشى توسط افراد مختلف اجرا مىشود، نقاشىهاى حاصله احتمالاً (يا قطعا) شبيه هم نخواهد بود. زيرا افكار و روحيات هر فرد، در كشيدن آن نقاشى نقش موثرى را ايفا مىكند. به همين ترتيب نيز طراحى يك سيستم با توجه به افكار، سلايق و روحيات شخص طراح شكل مىگيرد. دو طراحى براى يك سيستم واحد كه توسط دو نفر مختلف انجام شود كاملاً با هم متفاوت خواهند بود. از همين رو، توجه به اينكه چه كسى كار طراحى را انجام مىدهد و ميزان خلاقيت، ابتكار، تجربيات و توانائيهاى فكرى وى، در كيفيت طراحى ارائه شده بسيار موثر است.
سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جايگاه هر عنصر و خصوصيات آن و چگونگى ارتباط عناصر با يكديگر مشخص مىشود. فرمانده يك ارتش، در سازماندهى آن، محل استقرار لشگرهاى تحت امر خود را مشخص مىكند و تعيين مىكند كه هر يك از لشگرها چگونه بايد در عمليات جنگى عمل كنند و هر يك چه وظيفهاى دارند. همچنين وى مشخص مىكند كه هر يك از لشگرها و گردانها چگونه با لشگرها و گردانهاى ديگر در ارتباط باشند. در طراحى يك سيستم نيز طراح، عناصر، اجزاء، پرسنل، منابع، فراروندها و ساير عوامل موجود در يك سيستم را سازماندهى مىكند و مشخص مىكند كه هر يك در چه موقعيت فيزيكى يا منطقى بايد قرار گيرند.
اهداف سيستم
طراحى بر اساس اهداف سيستم انجام مىشود. به عبارت ديگر طراحى بايد بصورتى انجام شود كه سيستم طراحى شده به اهداف خود دست يابد. اهداف سيستم در هنگام تعيين نيازهاى سيستم در فاز مطالعه و طراحى سيستم جديد تعيين مىشود.
منابع. مهمترين عامل محدود كننده يك سيستم، منابعى است كه توسط سيستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سيستم، مجموعه عوامل داخلى يا خارجى است كه فعاليت سيستم با استفاده از آنها انجام مىشود. طراحى دو سيستم با نيازها و خصوصيات كاملاً مشابه، ولى با منابع متفاوت، مىتواند باهم داراى تفاوتهاى اساسى باشد. وقتى مىخواهيد براى يك مسافرت در تعطيلات برنامهريزى كنيد، در دو حالت زير از دسترسى به منابع، دو طرح كاملاً متفاوت ارائه خواهيد كرد :
حالت اول - 100000 تومان بودجه در نظر گرفتهايد، اتومبيل شخصى مناسب داريد، اداره شما يك آپارتمان با تمام امكانات در شهر مورد نظر در اختيار شما قرار مىدهد.
حالت دوم - 20000 تومان بودجه در نظر گرفتهايد، اتومبيل شخصى نداريد، بليط قطار پيدا نمىشود، هتلها و مسافرخانههاى ارزان قيمت در دو ماه اخير جاى خالى ندارند.
فراروند طراحى، مبتنى بر منابع موجود انجام مىشود بنا بر اين در هنگام طراحى بايد منابع مشخص شده باشد.
فراروندها. در طراحى، فراروندها و فعاليتهائى كه در سيستم بايد انجام شود، مشخص مىشود. فراروندهائى كه بايد انجام شوند تا سيستم به نحو مطلوب عمل كند و به اهداف خود دست يابد. در يك سازمان، از كوچكترين فراروند نظير ارسال يك نامه از يك واحد به واحد ديگر گرفته تا فراروندهاى پيچيده نظير فراروند خريد (شامل درخواست خريد و استعلام، خريد، عمليات انباردارى، عمليات حسابدارى خريد) در هنگام طراحى مشخص مىشود.
خروجىهاى سيستم. بايد مشخص شود كه سيستم چه خروجىهائى را بايد ارائه كند. ورودىهاى سيستم. براى دستيابى به خروجىها بايد چه چيزهائى به سيستم وارد شود؟ عناصر موجود در سيستم. در هنگام طراحى بايد مشخص شود، چه عناصرى در سيستم بايد وجود داشته باشند و هر يك داراى چه خصوصيتى هستند؟
روابط بين عناصر. چه ارتباطى بين عناصر موجود در سيستم وجود دارد؟
محيط. طراحى هر سيستم با توجه به محيط انجام مىشود. بايد عوامل محيطى و محدوديتها و شرايطى كه سيستم بايد در آن شرايط فعاليت كند، در طراحى در نظر گرفته شوند. بنا بر اين، بايد محيط سيستم كاملاً شناسائى شده باشد. طراحى بايد به نحوى انجام شود كه نه محيط مشكلى براى فعاليت سيستم ايجاد كند و نه سيستم محيط را دچار مشكل كند. با توجه به اين عواملى كه براى طراحى ذكر شد، تعريف ما از طراحى عبارت خواهد بود از :
"سازماندهى و تعيين عناصر سيستم و روابط آنها، منابع و فراروندها در جهت استحصال خروجىها از وروديها، در تقابل با محيط، در جهت دستيابى به اهداف سيستم، با توجه به سلايق، ديدگاهها، تفكر، خلاقيت و هنر طراح."
و در يك تعريف مختصر و خلاصه:
"سازماندهى عناصر سيستم در محيط، براى دستيابى به اهداف، توسط طراح."
طراح كيست ؟
با توجه به اينكه در تعريف طراحى، بر خصوصيات و توانائيهاى طراح تاكيد شده بود و سلائق و افكار و خصوصيات وى مستقيماً بر طراحى انجام شده نقش موثرى را خواهد داشت، چه كسى مىتواند يك طراح خوب باشد؟ يك طراح خوب كيست؟
شخصى مىتواند فراروند طراحى را انجام دهد كه يك هنرمند باشد. يك هنرمند بايد خصوصيات فوق الذكر را دارا باشد (يك هنرمند در زمينه طراحى سيستمهاى سازمانى - انسانى).
فراروند طراحى
نكته مورد توجه در مورد پارامترها آنست كه پارامترها معمولاً به عنوان بخشى از محيط سيستم در نظر گرفته مىشوند. مثلاً در يك سازمان ادارى، ساعتكار، زمان پيك كارى، تعداد مراجعان و امثال آن جزء پارامترها محسوب مىشوند و در مستندات سيستم موجود و يا نيازهاى سيستم جديد درج شدهاند.
طراح با دانستن عوامل فوق الذكر و در نظر گرفتن اهداف سيستم جديد، و نيز دانستهها، معلومات، تجارب و خلاقيت خود، تجسمى از سيستم را در ذهن خود ايجاد مىكند و بر اساس آن، طرحى از سيستم ارائه مىكند طراح طرح ارائه شده را با اهداف، نيازها، معيارها، محيط، محدوديتها و منابع محك مىزند و كارائى آن را مىسنجد. اگر طرح ارائه شده با اين موارد تطابق نداشته باشد، طراح اصلاحاتى در آن اعمال مىكند و مجدداً آن را با همان موارد محك مىزند. اين چرخه آنقدر ادامه پيدا مىكند كه طرح ارائه شده از تمام جنبهها قابل قبول باشد.
روش عمومى حل مسئله
طراحى يك فراروند حل مسئله و تصميمگيرى است. در اينجا بايد تفكيكى بين حل مسئله و تصميمگيرى قائل شد. حل مسئله فراروندى است كه راهحلهاى ممكن براى ايجاد سيستم.
وقتى مىخواهيد به تعطيلات برويد، با توجه به بودجه، مدت مرخصى، وضعيت آب و هوا و.... ممكن است چند امكان وجود داشته باشد. وظيفه طراح، يافتن راهحلهاى ممكن است. اما اينكه كداميك از راهحلها انتخاب شود، فقط بر عهده طراح نيست. تمام اعضاء خانواده شما در اين باره نظر خود را اعلام مىكنند و ممكن است انتخاب نهائى توسط همسر شما انجام شود. در سازمان نيز طراح، بهترين راهحلها و مواردى كه درصد موفقيت آنها بيشتر از ساير راهها است، تعيين كرده و در يك مجموعه انتخابى به مديريت ارائه مىكند. مديريت در نهايت ممكن است راهحل مناسب را از بين راهحلها انتخاب كند البته در برخى از موارد نيز طراح با توجه به راهحلهاى موجود ممكن است لزومى به اينكار نبيند و خود راساً به تصميمگيرى اقدام كند.اين موضوع بستگى به شرايط و - در چنين مواردى طراح بايد عواقب مسئله را نيز مد نظر داشته باشد و از اقدام خود مطمئن باشد.
براى حل مسئله بايد از روشى سازمان يافته و مشخص استفاده كرد. حل يك مسئله بزرگ از حل صدها مسئله كوچكتر تشكيل مىشود. طراح ابتدا با مسئله پيچيدهاى سروكار دارد كه لازم است تا اجزاء آن مشخص شود. تنها مشخص كردن اجزاء كافى نيست، بلكه رابطه بين اجزاء و ساختمان آن نيز بايد مشخص شود. پس از آن طراح مىتواند براى هر يك از اجزاء مسئله، راهحلى را مشخص كند. تصميمگيرى در انتخاب راهحل مناسب در اين نقطه انجام مىشود. طراح
ممكن است براى حل زير مسئله E، چند راه مختلف ارائه دهد و يكى از آنها توسط مديريت به عنوان راهحل E انتخاب شود. اما راهحلهاى مطرح شده هنوز سازمان نيافتهاند و هر يك به صورت مجزا براى حل هر يك از اجزاء سيستم كاربرد دارند. بايد راهحلها بهگونهاى با هم تركيب شوند كه حل كل مسئله ممكن شود. براى اينكار طراح همان فراروندى را كه براى شكستن مسئله انجام داده بود به صورت معكوس طى مىكند. يعنى با سرهم كردن راهحلها و تعيين ساختمان راهحل، راه حل پيچيده را براى حل مسئله پيچيده ايجاد مىكند. بايد توجه داشت كه ساختمان راهحل، لزوماً همانند ساختمان مسئله نيست. ولى بايد با آن تطابق داشته باشد.
با جمع بندى مطالب بيان شده، روش عمومى حل مسئله، همانطور كه در فصل هفتم نيز مطرح شد، در مراحل زير خلاصه مىشود:
1- تعيين مسئله به صورت واضح و شناسائى و رفع نكات مبهم. به گونهاى كه اگر مسئله را براى شخص ديگرى توضيح دهيد، به سادگى متوجه شود.
2- تفكيك مسئله بزرگ به مسئلههاى كوچكتر، تا حدى كه مسائل كوچك حاصله به سادگى و بدون هيچ ابهامى قابل حل باشند.
3- تجزيه و تحليل مسئله در حالتهاى احتمالى ممكن.
4- بررسى و ساده كردن راهحلها و حالتهاى مشابه و متضاد، براى حذف برخى حالتهاى ممكن.
5- برسى اهميت هر يك از راهحلها و خصوصيات آنها و مزايا و معايب هر يك.
6- انتخاب بهترين راهحل.
7- راهحل انتخاب شده براى مسائل كوچك را در حل مسئله سطح بالاتر بكار ببريد و در صورت لزوم مجدداً راهحل مسئله كوچكتر را مورد بررسى و تغيير قرار دهيد تا با راهحل مطرح در سطح بالاتر سازگار باشد.
چگونگى طراحى
طراح بايد در هنگام طراحى، موارد زير را مشخص كند:
نقاط تصميمگيرى. نقطه تصميمگيرى نقطهايست كه در آن يك فرد يا يك مكانيزم خودكار بايد به عنوان واكنش در مقابل اطلاعات ورودى، تصميمگيرى نمايد. نقاط تصميمگيرى نقاط كليدى يك سيستم هستند. تشخيص ضرورت و اولويت، تامين اعتبار، كنترل كيفى كالا نقاط تصميمگيرى هستند.
نقاط كنترل. نقاط كنترل نقاطى هستند كه كنترل عملكرد فعاليتها و عناصر موجود در سيستم در آن نقاط قابل انجام است. مثلاً هنگام تحويل كالا به درخواست كننده در يك سيستم انباردارى، مىتوان وضعيت كالاى تحويلى و هويت فرد تحويل گيرنده را كنترل نمود. بنابر اين، نقطه تحويل كالا يك نقطه كنترل است. معمولاً در تمام نقاط تصميمگيرى، كنترل نيز اعمال مىشود. مثلاً در همان كليه نقاط چهارگانه تصميمگيرى، نقطه كنترل نيز هستند. اما علاوه بر آن، كنترل مىتواند در بخشهائى غير از نقاط تصميمگيرى نيز انجام شود. (همانند همان نقطه تحويل كالا به درخواست كننده).
سلسله مراتب اجزاء و عناصر سيستم و ارتباط بين اجزاء.
اولويتها. طراح بايد مشخص كند كه در سيستم مورد نظر چه چيزهائى داراى اولويت بيشترى هستند. مثلاً : وقت انسان بر وقت كامپيوتر ارجحيت دارد، يا وقت ارباب رجوع ارزش بيشترى تا وقت پرسنل دارد، وقت متخصص بر وقت غير متخصص داراى ارجحيت است، صرفهجوئى در هزينه بيشتر از سرعت انجام كار اهميت دارد.
وظايف غير ضرورى و تكرارى. طراح بايد مشخص كند كه چه كارهائى لازم نيستند و يا اينكه چه كارهائى بصورت تكرارى انجام مىشوند و مىتوانند حذف شوند.
كوششهاى بى جهت. بسيارى از اوقات، فعاليتهائى كه در يك سازمان پيرامون يك عمل خاص انجام مىشود، جهتگيرى و هدف مشخصى ندارند. مثلاً در يك سازمان، فرمهاى مختلفى پيرامون صدور مجوز تكميل و بايگانى مىشوند. اما معلوم نيست كه اين فرمها چگونه استنتاج مىشوند و چگونه مورد بررسى و دستيابى قرار مىگيرند و اصلاً كجا از اين اطلاعات استفاده مىشود.
وظايف نامربوط. برخى از فعاليتها كه توسط يك واحد انجام مىشوند، از وظايف واحد ديگرى است. طراح بايد چنين مواردى را بيابد و در طراحى بگونه مناسب آنرا اصلاح كند.
مراحل و چگونگى فراروند خريد در يك سازمان
تقسيمكارهاى غير منطقى. برخى اوقات حجم و نوع كار به صورت نامناسبى بين بخشهاى مختلف يا افراد مختلف تقسيم مىشود.
كارى كه معلول انجام ناقص كار در ساير واحدها باشد. طراح بايد توجه كند كه بسيارى از كارها در اثر عملكرد نامطلوب واحد ديگر انجام مىشود. مثلاً وقتى واحد فنى، عمليات سيمكشى را به نحو مناسب و با سرعت كافى انجام نمىدهد، واحد كامپيوتر يكى از پرسنل خود را به اين امر مىگمارد. بنابر اين، اصلاح بايد در فعاليت واحد فنى انجام شود و از در نظر گرفتن فردى براى اين كار در واحد كامپيوتر خوددارى شود.
فصل دوم
وظيفهها و فعاليتها
دو چيزى كه اساس و شالوده يك سيستم سازمانى - انسانى را تشكيل مىدهد، وظيفهها و فعاليتها هستند. وظيفهها، مجموعه كارهائى است كه يكى از موجوديتها و عناصر، مانند پرسنل يا يكى از واحدها در طى فعاليت روزمره خود بايد انجام دهد. مثلاً وظيفه يك پرسنل مىتواند بررسى نامههاى رسيده و ارجاع به واحد ذيربط پس از ثبت در دفتر گردش نامهها باشد. وظيفه يك واحد انباردارى نيز مىتواند نگهدارى كالا، ثبت عمليات ورود و خروج كالا و انبارگردانى باشد. يك وظيفه خاص، مربوط به يك شخص يا واحد خاص است.
اما فعاليتها يا فراروندها، كارهائى است كه براى دستيابى به يك هدف خاص بايد انجام شوند. مثلاً فراروند خريد كالا. در اين فراروند، فعاليتهائى كه براى خريد يك كالا بايد انجام شوند مشخص مىشود. اين فعاليتها لزوماً به شخص يا واحد خاص منحصر نيست، بلكه هر قسمت از اين فعاليتها توسط بخشهاى مختلف انجام مىشود.
با توجه به اين موضوع، طراحى سيستم بايد هر دو جنبه فعاليتها و وظيفهها را مشخص كند. اما اينكه كداميك از اين دو جنبه به عنوان جنبه مبنا در نظر گرفته شود، بر اساس سياست طراحى مشخص مىشود. دو سياست متفاوت در طراحى وجود دارد : 2-1- طراحى وظيفهگرا
برخى از طراحان، طراحى خود را به صورت وظيفهگرا انجام مىدهند. يعنى مشخص مىكنند كه چه پرسنلى وجود دارد و وظايف هر يك از اين پرسنل چيست. سپس با توجه به اين وظايف، مشخص مىشود كه انجام يك فراروند يا فعاليت بايد توسط كداميك از پرسنل انجام شود.
2-2- طراحى فعاليتگرا
طراحى فعاليتگرا داراى مزاياى غير قابل انكارى نسبت به طراحى وظيفهگرا است. طراحى فعاليتگرا بر منطق "سيستم براى توليد خروجىها" عمل مىكند. يعنى براى اينكه خروجىهاى مورد نياز را داشته باشيم، بايد مشخص كنيم كه چه ورودىهائى را بايد به سيستم بدهيم. اين روش كه با عنوان روش "طراحى مبتنى بر خروجى" نيز شناخته مىشود، كليه ساختمان سيستم را بر مبناى نيازهاى خروجى سيستم ايجاد مىكند، زيرا اصل سيستم، براى توليد خروجىهاى آن
است. در حالى كه در روشهاى قديمى برعكس عمل مىشد. يعنى ابتدا وروديهائى كه به سيستم داده مىشد مشخص مىگرديد و بر اساس آن خروجيها توليد مىشد. ما مشخص مىكنيم كه چه فعاليتهائى بايد انجام شود و بر اساس آن، ميزان پرسنل مورد نياز و خصوصيات و وظايف آنها را مشخص مىكنيم. سيستمهاى طراحى شده به اين شيوه، كارائى بيشترى نسبت به طراحى وظيفه گرا داشته و منابع انسانى كمترى را صرف مىكنند. تداخل وظايف كمتر و سرعت انجام فعاليتها بيشتر است.
اما البته در برخى موارد، طراح مجبور است كه به شيوه وظيفهگرا، طراحى خود را انجام دهد. زيرا برخى اوقات پرسنل رسمى موجود در سازمان بايد حفظ شوند و نمىتوان پرسنل موجود را اخراج و يا جايگزين كرد و اجازه استخدام نيز موجود نيست. بدين ترتيب، طراح با استفاده از پرسنل موجود، فعاليتهاى لازم را سازماندهى مىكند. در چنين حالتى، در صورتى كه سازماندهى پرسنل و وظايف آنها براى انجام فعاليتها مناسب نباشد، طراح بايد حتى الامكان سعى كند، با جابجا كردن و تغييراتى در وظايف پرسنل، مشكل طراحى را حل كند. البته در اين مورد بايد به توانائيهاى افراد توجه داشته باشد و همواره ارتقاء سطح شغلى در نظر گرفته شود. يعنى افرادى كه كارشان تغيير مىكند، بايد بتوانند كار جديد را انجام دهند و نيز نسبت به شغل قبلى، شغل سطح بالاترى را (چه از نظر كارگزينى و چه از نظر عرفى) اتخاذ كنند. چه كاهش سطح شغلى پرسنل، عملاً به هيچ عنوان در سازمان پذيرفتنى نيست.
رويه ها و دسته رويهها
رويههاى موجود در يك سيستم مستقل نيستند. بسيارى از رويهها با هم ارتباط دارند و بخشى از يك رويه با بخشى از رويه ديگر مشترك يا مرتبط است. طراح در هنگام طراحى بايد ارتباطات بين رويههاى مختلف را مشخص كند. مثلاً در يك سيستم، رويههاى خريد،ثبت سفارش، پرداخت و تحويل انبار باهم داراى اشتراكات و ارتباطاتى هستند. طراح بايد اين ارتباطات و اشتراكات را مشخص كند و با توجه به آن مجموعهاى از رويهها را كه به هم مرتبط هستند در يك "دسته رويه" قرار دهد. يك دسته رويه، مجموعهاى از رويهها است كه با يكديگر داراى ارتباط هستند. از آنجا كه معمولاً در يك سيستم، اغلب رويهها با هم ارتباطاتى دارند، لذا تنها رويههايى در يك دستهرويه طبقهبندى مىشوند كه ارتباط فعال و مداوم با يكديگر داشته و بر يكديگر به نحو مشخص اثر بگذارند.
با دستهبندى رويههاى موجود در يك سيستم، كار طراحى رويهها سادهتر صورت مىگيرد و طراحى هر دستهرويه به يك نفر يا يك تيم واگذار مىشود. بدين ترتيب، تداخل و هماهنگى لازم بين افراد و تيمهاى مختلف طراحى به حداقل مىرسد.
چند نكته در طراحى سيستمها
در طراحى بايد به چند نكته و خصوصيت زير توجه شود:
در نظر گرفتن اهداف و نيازهاى سيستم، تنها نبايد به زمان حاضر محدود باشد. طراحى بايد با توجه به اهداف و نيازهاى آينده سازمان و سيستم انجام شود. طراح بايد بداند كه سازمان در سالهاى آتى چه اهداف جديدى را دنبال خواهد كرد و چه نيازهائى براى برطرف كردن اين اهداف خواهد داشت. طراحى بايد با آينده نگرى انجام شود.
ارائه يك طرح جديد، بايد حتىالامكان روش يا حركتى جديد را در بر داشته باشد. پيشرفت و تكامل، در گرو طرح روشهاى جديد و نوآورىها است. پافشردن در روشهائى كه در گذشته استفاده مىشدند، باعث سكون و ميرائى مىشود ولى روشهاى خلاقانه، باعث تكامل مىشوند. طراح نبايد از برهم زدن روشهاى نادرست قبلى واهمهاى داشته باشد و بتواند روشهاى مبتكرانه و جديدى را ارائه كند. و در يك جمله، طراحى بايد مبتنى بر خلاقيت و نوآورى انجام شود.
طراح بايد مسائلى را كه ممكن است در آينده سيستم يا فراروند پيادهسازى با آن مواجه شود پيشبينى كند. طراح بايد جوانب و اثرات طراحى را در محيط و سازمان در نظر داشته باشد و شرايطى را كه ممكن است براى سيستم پيش آيد تصور كند و بر اساس آن طراحى را انجام دهد.
طراحى بايد مبتنى بر روشهاى سازمان يافته طراحى انجام شود. بسيارى از افراد، طراحى را يك فراروند تخمينى و سعى و خطا تصور مىكنند. در حقيقت اينطور نيست. هر چند كه ممكن است در پارهاى از موارد، طراح تغييرى را در طرح اوليه خود بدهد و طرح را اصلاح كند، ولى از ابتدا،
طراحى بر اساس برنامه و ضوابط خاصى انجام شده است. مثلاً تصور كنيد كه مىخواهيد يك تابلو نقاشى از يك منظره بكشيد. براى كشيدن نقاشى بايد ابتدا ضوابط و معيارهاى مشخصى داشته باشيد و كار خود را بر اساس آن شروع كنيد. مثلاً بايد مشخص كنيد كه مقياس نقاشى شما از منظره چقدر باشد. خانهاى را كه در دامنه كوه قرار گرفته، به اندازه خود كوه كشيده نشود و يا دختر بچهاى كه در كنار خانه قرار گرفته، به اندازه خانه ترسيم نشود. چه در اين صورت نقاشى شما بىشباهت به نقاشىهاى كودكان 4 يا 5 ساله نخواهد شد! سعى و خطا يعنى اينكه شما اول كوه و خانه و دختر بچه را ترسيم كنيد و بعد مشاهده كنيد كه اين نقاشى تناسب ندارد. سپس مثلاً دختر بچه را پاك كنيد و دوباره با اندازه ديگرى بكشيد و اينبار ببينيد كه خانه با كوه تناسب ندارد.
