دانلود مقاله تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

بخشی از مقاله

سيستم
1- سيستم مجموعه اي است كه از چندين جزء وابسته به يكديگر تشكيل يافته است.
2- تعريف ديگر سيستم اين است كه سيستم عبارت است از يك سري وظايف وابسته به يكديگر كه با اجراي آنها قسمتي از هدف يا منظور سازمان تحقق مي يابد.
روش

روش عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود. بعبارت ديگر براي اجراي هر سيستم، نياز به تهيه دستورالعملهايياست كه حدود وظايف، ميزان مسئوليتها و نحوة انجام دادن فعاليتهاي گوناگون را مشخص كند. همچنين مي توان روش را اجزائي از يك سيستم محسوب نمود. در
هر روش، نوع كار، شخص يا اشخاصي كه عمليات و وظايف مزبور را انجام مي دهند، مراحلي كه بايد طي شود و شيوه هايي كه بايد بكار رود مشخص مي شود.
شيوه يا متد

شيوه عبارت است از تشريح جزئيات و مراحل انجام دادن يك كار. شيوة هر كار نحوة انجام دادن عمليات يا مراحل انجام دادن آن كار را مشخص مي كند. هر نوع وسيله – اعم از دستي، مكانيكي و الكترونيكي – كه براي انجام دادن هر يك از روشهاي معمول در يك سازمان بكار مي رود شيوه يا متد ناميده مي شود.
به طوريكه ملاحظه مي گردد،‌چند شيوه وابسته به يكديگر، تشكيل يك «روش» را مي دهد و چند روش پيوسته به هم يك «سيستم» را بوجود مي آورد.
شكل (1-1).

تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
غالب محققان،‌دانش پژوهان و كسانيكه با تكنيك تجزيه و تحليل سيستمها و روشها آشنايي دارند بر اين عقيده اند كه براي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها نمي توان يك تعريف جامع و مانع كه معرف صحيح و دقيق آن باشد بيان كرد. نويسندگان مختلف، با توجه به سليقه يا منظور خاص خود، اين اصطلاح را تعريف نموده اند:
1- نورمن بريش: تجزيه و تحليل سيستمها و روشها عبارتست از مطالعه و بررسي به منظور بهبود بخشيدن به سيستمهاي خدماتي (سرويس دهنده) كنترل كننده و هماهنگ كنندة عمليات يك سازمان. بدين ترتيب، تجزيه و تحليل سيستمها و روشها، خطي مشي آيندة سازمان را مشخص مي كند و با ايجاد يك روش كنترل صحيح، اجراي دقيق طرحهاي پيش بيني شدة آيندة سازمان را تضمين مي نمايد.

2- آلن ديويس: تجزيه و تحليل سيستمها و روشها را يك وظيفه و كار ستادي و تخصصي تلقي مي كند كه هدف آن مطالعه، بررسي و بهبود بخشيدن به كلية سيستمها و روشهاي موجود در يك سازمان است.
نويسنده اي به نام «چارلز ميكس» تعريف خود را به تجزيه و تحليل مديريت امور دفتري محدود مي كند و اين تعريف بدين گونه است: «تجزيه و تحليل عبارت است از مطالعة جامع و كامل سيستمها و روشهاي سازمان به منظور بهبود بخشيدن و ساده كردن تمور دفتري»
واضح است كه در اين تعريف، سيستمها و روشهاي اداري و دفتري بيشتر مورد توجه قرار گرفته و عقيده وي اين است كه پي بردن به مسائل و مشكلات اداري و دفتري و بهبود بخشيدن به آنها در بهبود وضع كلي سازمان، اثر قابل ملاحظه اي خواهد داشت.

نويسندة ديگري، تجزيه و تحليل را منحصربه امور اداري مي داند آن را چنين تعريف مي كند: «تجزيه و تحليل اداري عبارت است از مطالعه و بررسي مسائل و مشكلات اداري از نظر وظايف متصديان مربوطه و روشهايي كه براي انجام آن بكار مي رود و كشف عامل پيدايش اين علل و طرح و تنظيم پيشنهادهاي لازم به منظور حل آنها.
تعارف ياد شده كه بعضي مختصر و برخي مفصل و مانع به نظر مي رسد. نشان دهندة وسعت تكنيم تجزيه و تحليل سيستمها و روشهاست اگرچه در اين تعاريف، تفاوتهايي به چشم مي خورد، ولي وجوه مشترك و اتفاق نظرهاي موجود ميان آنها، به مراتب بيشتر از اختلاف نظرهاست. آنچه كه از تمام تعارف مزبور استنباط مي شود، اين است كه تشخيص مسائل و مشكلات سازمان را ارائه راه حل منطقي براي رفع آنها به پيروي از يك روش صحيح و منظم نياز دارد و اين منظور با استفاده از تكنيك تجزيه و تحليل سيستمها و روشها تامين مي گردد. به طور خلاصه، تجزيه و تحليل سيستمها و روشها را مي توان به شرح زير تعريف كرد:

تجزيه و تحليل سيستمها عبارت است از تكنيكي كه مديران را از وجود مسائل و مشكلات موجود در سازمان آگاه مي سازد و يا بررسيهاي منطقي، راه حلهاي مناسبي براي رفع هر يك از آنها، ارائه مي دهد. اين بررسيها بايد متني بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با يافتن مشكلات و رفع آنها، كارايي و سود سازمان را افزايش داد و بقاي سازمان را تضمين نمود.
مفروضات (داده ها)
تعريف الف. مفروضات عنصر اصلي هر سيستم بوده و امكان دارد كه كتبي باشد و يا در روي كارت منگنه شده و يا در روي نوار ضبط شده باشد.
تعريف ب. مفروضات، لفظي است كلي كه بر يك يا چند واقعيت، اعداد، حروف و علائم يا حقايق دلالت مي كند و يا آنمها را توصيف مي نمايد. داده ها عناصر اصلي اطلاعات است و مي توان آنها را با وسايل دستي يا ماشيني (كامپيوتر) بوجود آورد يا پرورش داد.
تعريف اطلاعات

اطلاعات كزماني حاصل مي شود كه بين مفروضات يك رابطة منطقي برقار شود. هنگامي مي توان اطلاعات را از مفروضات استخراج و استنتاج نمود كه مفروضات، دقيق و مربوط به موضوع مورد نظر باشد و به موقع در دسترس استفاده كنندگان قرار گيرد. از تركيب مفروضات به صورتهاي مختلف، اطلاعات بدست مي آيد.
تعرف فرم
فرم، كاغذ يا مدركي است كه مفروضات (داده ها) به روي آن ثبت مي شود.
دلايل آغاز تجزيه و تحليل سيستمي

مطمئناً نخستين گام در هر تحليل سيستمي اين است كه به دليل انجام دادن اين تحليل، از سوي تحليل گر سيستمها درك شود معمولاً مصاحبه هاي مقدماتي با كسانيكه درخواست تحليل سيستمي را كرده اند يا اجازة آن را داده اند مي تواند به تحليل گر سيستم كمك كند كه دلايل تحليل سيتمي را اساساً درك كند. دلايل بنيادي آغاز تحليل سيستمي عبارتند از:
1- حل مساله: احتمال دارد سيستم كنوني چنانكه بايد عمل نكند و از تحليل گر خواسته مي شود كه اين بد عمل كردن را تصحيح كند. يا اينكه احتمال دارد قسمتي در درون سازمان از لحاظ برنامه ريزي برآورد، يا كنترل موجودي مساله اي داشته باشد كه بايد تصحيح يا بهسازي شود.

2- الزام جديد: دومين دليل دست زدن به تحليل سيستمي ممكن است اين باشد كه الزام يا مقررات جديدي بر سازمان تحميل شده باشد. اين الزام ممكن است قانون جديد، رويه حسابداري، خدمات يا فرآورده هاي سازماني يا رو به مديريت جديدي باشد. تحليل سيستمها صرف نظر از آنچه الزان جديد را بوجود آورده تغييرات لازم را در سيستمهاي اطلاعاتي يا افزودنيهاي ضروري را به اين سيستم شناسائي خواهد كرد تا سازمان را در پاسخگوئي لازم بدين الزام پشتيباني كند.
3- پياده كردن ايده / تكنولوژي جديد
4- بهسازي كلي سيستمها

فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها
- تجزيه و تحليل سيستم ها اقدامي مناسب براي بررسي مسائل و مشكلات سازماني است. در اينم كار هم به محيطي كه سيستم در آن محاط شده است توجه مي شود و هم به كليت سيستم و اجزاي تشكيل دهندة آن. تنها به بررسي نشانه هاي ظاهري اكتفا نمي شود بلكه بررسي عميق مسائل و درك و فهم ارتباطهاي موجود نيز دنبال مي شود.
- بهره وري يك سازمان را به طور معمول، از دو طريق مي توان افزايش داد: نخست با تشويق افراد به كار كردن با سرعت بيشتر، دوم با سادهع كردن و بهسازي و روشهاي كار. با توجه به اين كه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخصي مي توان افزايش داد با تجزيه و تحليل سيستم مي توان كار را ساده كرد و به افزايش بهره وري سازماني ياري رساند.

- تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها را مي توان اقدامي به منظور مددرساني به مديران و مقامات مسئوول در زمينه سياست گذاري تصميم گيري دانست. با درنظر داشتن هدفهاي عالية سازماني، مشكلات موجود بررسي مي شوند و راههاي گوناگون رفع مشكل و نتايج احتمالي هر يك ، پيش بيني و مقايسه مي شود و اطلاعات به دست آمده در اختيار مديران قرار داده مي شود و آنها خواهند توانست با شناخت كافي از موقعيت، قضاوت آگكاهانه اي داشته باتشند و تصميم مناسبي براي رفع مشكل بگيرند. به اين ترتيب تجزيه و
- تحليل سيستم را مي توان ابزار نعملي براي كمك به اتخاذ بهترين تصميمات جهت رفع مشكلات پيچيدة سازماني دانست.

- با تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها مي توان ساختار سازماني مناسبتر، روشهاي اجرائي كارآمدتر و شيوه هاي عملياتي پرثمرتر به وجود آورد بر ميزان كارايي و اثربخشي و بهره وري در سازمان افزود.
- با استفاده از تجزيه و تحليل سيستم ها مي توان از نيرو و تلاش كاركنان بهترين استفاده را كرد و از دوباره كاري و اتلاف مساعي نيروي انساني جلوگيري نمود.
- تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها باعث مي وشد تا از ميزان اشتباهات و خطاها كاسته شود و امر تحويل كالاها و خدمات به مشتريان و كاربران سرعت يابد.
- يكي از مهمترين نتايج تجزيه و تحليل سيستم ها به دست آوردن اطلذراعات دقيق و به هنگام از وضع موجود است كه اين اطلاعات مبناي مناسبي را براي برنامه ريزي در اختيار مديران و مسئولان قرار مي دهد. بنابراين با توجه به نقش پراهميت برنامه ريزي در ادارة صحيح امور منطقي است كه وقت و انرژي بيشتري به امر تجزيه و تحليل اختصاص داده شود.
تحليل گر سيستم كيست؟

تجزيه و تحليل كننده، تحليل گر آناليست، فردي است علاقه مند به كار تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها و متخصص در اين زمينه كه با استفاده از آموخته هاي علمي و شيوه هاي كاربردي، از صلاحيت لازم براي انجام دادن بررسيهاي همه جانبه در زمينه تجزيه و تحليل برخوردار است.
تحليل گر سيستم. كارشناس آموزش ديده اي است كه مي تواند سازمان را در برنامه ريزي به منظور تغييرات از طريق دو وظيفه اساسي مدد رساند:
(1) ارزياتبي
(2) همياري

مراد از ارزيابي اين است كه تحليل كننده اعمال و روابط موجود در كار را بررسي و ارزيابي مي كند. در مرحلة همياري، تحليل گر پيشنهادهاي خاصي را براي بهبود كارايي ارائه مي دهد. به اين ترتيب تحليل گر در مرحلة نخست مي كوشد تا مسائل موجود را به خوبي بشناسد و درك كند و در مرحله دوم براي مقابله با آنها راه حلهاي مناسب را ارائه دهد.
از تحليل گر انتظار مي ورد مطالعات و بررسيهاي لازم را در بارة سيستم انجام دهد و مشخص سازد كه نيازي به تغيير و بهبود در سيستم ها و روشهاي موجود احساس مي شود يا خير؟ به اين ترتيب وي نخست نحوة كار سيستم را بررسي مي كند و پس از آن نتايج بررسيهايش را مورد تجزيه و تحليل دقيق قرار مي دهد. در مرحلة بعد سيستمي را طرح ريزي مي كند كه داراي كارايي بيشتري باشد و سرانجام براي اجرا و استقرار سيستم جديد همكاري مي كند و توصيه هاي لازم را ارائه مي دهد.
تحليل گر در صحت و دقت تجزيه و تحليل نقش بسيار مهمي دارد. برخي از ويژگيهاي تحليل گر عبارتند از:

- تحليل گر بايد به كار تجزيه و تحليل معتقد و علاقه مند باشد. هر يك از مراحل تجزيه و تحليل، دشواريهاي خاص خود را دارد. اگر تحليل گر علاقة كافي به كار خود داشته باشد و بر نقش مثبت كاري كه انجام مي دهد معتقد باشد، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشكلات فائق آيد.

- تحليل گر بايد داراي ذهني پرسشگر باشد. يكي از متفكران چنين مي گويد «اگر كسي چشمي داشته باشد كه ببيند، مغزي داشته باشد كه در بارة آنچه كه ديده است شك كند و زباني داشته باشد كه در بارة شك خويش سوال كند و براي يافتن پاسخ پرسش خويش درصد كسب اطلاعات برآيد. اين فرد بخشي قابل توجه از جوهر عصارة دانش بشري را در خود دارد و مي تواند در نهايت به حقايق پي ببرد». تحليل گر نيز بايد چنين فردي باشد در بارة وضع موجود و آنچه كه هست، شك كند و در مسير آنچه كه بايد باشد پيش برود و به دنبال كشف واقعيتها باشد و در راه حصول به بهترينها از خود خلاقيت و نوآوري نشان دهد.
- تحليل گر موظف است اجزاي سيستم را مرتبط با يكديگر ببيند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد درآورد (يعني به صورت يك كل متشكل و هماهنگ) و نه اين كه فقط به يك جزء بپردازد و ساير ارتباطها را از نظر دور بدارد.

- تحليل گر بايد متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مساتئل انساني و ريزه كاريهاي رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد. اغلب اقداماتي كه وي انجام مي دهد به ايجاد تغييراتي در ساختار سازماني، روشهاي كاري، شرايط كار و غيره منجر مي شود.
تغييرات مطلوب زماني حاصل مي شود كه افراد سازمان آنها را بپذيرند و به مرحلة اجرا درآورند. از اين روي تحليل گر بايد با كاركنان، برخوردي انساني داشته باشد و مسئوليت آماده سازي و آشنا كردن افراد را با اصلاحات و تغييرات جديد عهده دار شود.
- تحليل گر بايستي با بررسي كافي و برخورد سيستمي، علتها را از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشكل نسبت به شناخت علل اصلي به وجود آورندة مشكل. اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعي راه حلهاي منطقي و عقلايي ارائه دهد. لازم به تذكر است كه توجه و هشياري تحليل گر در تشخيص مشكل اصلي و تميز آن از علائم ظاهري، بسياري واجد اهميت است. زيرا اشتباه متداول در تشكيل مشكل، بسنده كردن به نشانده هاي مدني است و اين نشانه ها باعث گمراهي تحليل كننده مي شود.
- تحليل گر بايستي واقعيتها را همان گونه كه هستند ببيند و بكوشد حالت بي طرفي خود را حفظ كند و از دخالت دادن اغراض و نظرات شخصي خويش در كار تجزيه و تحليل اجتناب ورزد.
- تحليل گر بايد به ابعاد اخلاقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه داشته باشد. تحليل كنندگاني كه تنها افزايش كارايي را هدف بدانند، طرحها و پيشنهاداتشان با شكست مواجه خواهد شد. نتيجه يك تجزيه و تحليل ممكن است به صرفه جوئي مقدار زيادي از بودجة سازمان منجر شود منتهي اين ذخيره سازي نبايد به بهاي اخراج دهها تن از كاركنان سازمان انجام شود. در واقع افراد را نبايد وسيله قلمداد كرد و با آنان مانند ابزار مار برخورد نمود.
- تحليل گر بايد صبور باشد براي پاسخگوئي به پرسشهخا و حل مشكلات صبر و دشواريهاي موجود نهراسيده اند و با پشتكار و صبوري به پژوهشگري خويش ادامه داده اند. لذا تحليل گر بايد فردي صبور باشد و با دشواريها و ناهمواريهاي راه تجزيه و تحليل كنار آيد.
«رابرت لهور» يكي از نويسندگان و صاحب نظران در امور سيستمها و روشها اهميت و نقش عامل انساني در بهبود روشها و ساده كردن كار را به نحوة مطلوبي در فرمول زير كه به نام «فرمول لهور» مشهور است نشان مي دهد:

عامل انساني (تكنولوژي + ابزارها و فنون ساده كردكار + فلسفه ساده كردن كار) = توفيق در ساده كردن كار
بطوريكه از اين فرمول استنباط مي شود، اهميت عامل انساني در موفقيت در ساده كردن كار و بهبود بخشيدن و برقراري روشها، امري است كه بايد نسبت به آن توجهي مخصوص مبذول شود. ذكر اين مسئله نشان مي دهد كه تجزيه و تحليل كننده بايد با مسائل انساني و شناخت روحيه و خصوصيات اخلاقي و صفات اشخاص آنشايي كامل داشته باشد.
تحليلگر سيستم و نقش او در فرايند تجزيه و تحليل و طراحي سيستم

تحليلگر كسي است كه بعنوان تحليل كنندة مسئله يا مشكل موسسه يا سازمان پا به عرصة چرخه تكاملي سيستم مي گذارد. او كسي است كه مسئله يا مشكل موسسه را بطور منطقي به اجزاي كوچكتري تفكيك و تقسيم و تحليل مي كند و راه حلهاي معقول براي رفع مشكل ارائه مي دهد. اين گونه راه حلها و ايجاد سيستمهاي جديد اطلاعاتي، معمولاً كيفيت مسائل سازماني را ارتقاء داده و تصميم گيري مديريت را بهبود مي بخشد. تحليلگر بعنوان يك عامل تغيير و برنامه ريز آن در سازمان شناخته مي شود كه از نزديك با استفاده كنندگان سيستم براي تعيين اهداف و رسيدن به تفاهم در مورد عمليات و زمان انجام پروژه كار مي كند. سپس سيستمي طراحي مي كند كه اميد مي رود نيازهاي استفاده كنندگان سيستم و سازمان را تامين مي كند.

امروزه فرايند تجزيه و تحليل سيستم. غالباً به تهيه و ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي كامپيوتري منجر مي شود. در اين صورت تحليلگر از يك طرف با گروهي از استفاده كنندگان سيستم روبروست كه وظايفي را كه در سازمان انجام مي دهند بخوبي مي شناسند اما نمي دانند چگونه از كامپيوتر براي انجام كارشان استفاده كنند و در اين كار از او كمك مي گيرند و از طرف ديگر با برنامه نويسان كامپيوتر روبروست كه كمتر با وظايف سازماني استفاده كنند. بنابراين آنها نيز براي ترجمه و انتقال وظايف سازماني به برنامه هاي قابل اجرا كامپيوتر كمك مي گيرند. در واقع پس از اين كه تحليلگر سيستم مورد مطالعه را بررسي كرد نيازهاي استفاده كنندگان سيستم را تعيين و سيستم مناسبي براي آنان طراحي مي كرد. نتايج را در اختيار برنامه نويسان قرار مي دهد. كار او در اين بين پل زدن بين دانشي است كه استفاده كنندگان سيستم از وظايف خود تكنولوژي لازم براي انجام آن وظايف دارند.

از طرفي در مراحا مختلف: نتايج فعاليتهاي تجزيه و تحليل و طراحي سيستم بايد به صورت گزارشهاي كتبي و شفاهي به اطلاع استفاده كنندگان و مديريت سيستم رسانده شود. در اينصورت تحليلگر بايد بتواند به طور مؤثري نظرات و كارهاي خود را عرضه نمايد و در صورت لزوم از ابزار و روشهاي مناسب تصويري، نموداري و شرحي موثر براي اين انتقال استفاده كند. بنابراين لازم است تحليلگر همواره به دنبال كسب آموزش فنون نوشتن متون فني، تجاري و ارائه نتايج كار باشد. اين مهارتها قابل فراگيري است و از اصول مهم موفقيت او است.