بخشی از مقاله
سیستم کنترل داخلی در معنای وسیع کلمه و در ارتباط با مجموعه ای از هدفها به شرح زیر تعریف می شود:«هر سیستم یا مجموعه ای از کنترلها ، اعم از مالی و غیرمالی،که برای دستیابی به اطمینانی منطقی تحقق موارد زیر برقرار میشود»:
1-اثر بخش و کار آمد بودن عملیات
2-قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
3-رعایت قوانین و مقررات(1)
چرا سیستم کنترل داخلی سودمند است؟
سیستم کنترل داخلی به دلایل زیر سودمند است:
1-واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود و از این رو، استقرار کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ، ضروری می گردد.
2- واحد های اقتصادی دارای الزاماتی قانونی می باشند که باید به آنها عمل کنند، از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت اینگونه الزامات قانونی ، برقرار نمایند.
3- واحد های اقتصادی با انواع مخاطرات در زمینه های ، مالی ، اداری و تجاری روبرو می باشند که هدفها و سیاستهای سازمانی آنها را چه از درون و چه از برون تهدید میکنند . مدیران اجرایی و غیر اجرایی واحد های اقتصادی برای انجام دادن وظیفه مباشرت خود نسبت به صاحبان سرمایه ، مسئولیت این مخاطرات را در هر سازمان به عهده دارند . در نتیجه وجود کنترلهای داخلی برای تشخیص ، ارزیابی و کنترل اینگونه مخاطرات ، ضروری است .
عناصر تشكيل دهنده سيستم كنترل داخلي اثر بخش كدام است؟
عناصر تشكيل دهنده سيستم كنترل داخلي اثر بخش عبارت است از :
1- بررسي موثر و كارآمد توسط مديريت غيراجرايي، مانند كميته حسابرسي
2- وجود سيستم هاي كنترل مديريتي شامل تعيين و تدوين هدفها و برنامه ها، نظارت و سرپرستي يا كنترل مسائل مالي و ساير عمليات و همچنين اقدامات پيشگيرانه و اصلاحي. وجود ساختارهاي مناسب سازماني، سياست هاي مناسب اداره امور كاركنان و روشهاي نظارت و بررسي از جمله ابزارهاي لازم است تا اين كنترل ها به گونه اي اثر بخش اعمال شود. نقش اصلي اين سيستم ها تعيين وظايف و مسئوليت هاست.
3- وجود سيستم ها و روشهاي كنترلي مالي و عملياتي. شامل محافظت از دارايي هاف تفكيك وظايف، روشهاي صدور مجوز و تصويب و سيستم هاي اطلاعاتي.
4- وجود يك واحد حسابرسي داخل ياثر بخش كه طبق اصول و استانداردهاي حسابرسي داخلي و ساير قوانين و مقررات فعاليت كند.
چنانچه سيستم كنترل داخلي اثر بخش نباشد چه روش مي دهد؟
امروزه نياز به استقرار يك سيستم اثر بخش كنترل داخلي« بعنوان جزيي لاينفك از مديريت آمد1»به شدت مورد توجه قرار گرفته است. مطالب زيادي در اين باره در روزنامه هاي انگلستان به چاپ رسيده است. دليل توجه مطبوعات انتشار گزارش كدبري (Cadbury) است كه واكنشي بود درباره نگراني جامعه نسبت به مسايل مربوط به استانداردهاي گزارشگيري و حسابدهي. رسواييهاي مالي در بخش خصوصي ورشكستگي بانك BCCI و شركتهاي ماكسون (MAXWELL) و پلي پك (POLLY PECK) نيز بر شدت اين موضوع افزود.
ورشكستگي بانك تجارت برينگز (Barings) در چند سال پيش، سبب بحث هايي جدي پيرامون نارسايي هاي سيستم كنترل داخلي شده است كه منجر به تحمل زيانهاي جبران ناپذير گرديد. گزارش كدبري با تحقيق درباره موجه بودن يا نبودن ضعفهاي موجود در سياستهاي مديريت، ابهام در گزارشگيري مالي و عملكرد ضعيف حسابرسي، تلاشي بود براي كاهش انتقادهاي عمومي. گزارش ياد شده بر لزوم ايجاد تغييرات براي بهبود استانداردها تاكيد كرده و پيشنهادهايي در مورد كنترل هاي داخلي، گزارش گيري عملكرد مديريت و نقش حسابرسان، بويژه درباره گزارشگيري مالي و مسئوليت حسابدهي، ارائه كرده است.
چرا سيستم كنترل داخلي با موسسات خدماتي عمومي مربتط است؟
گرچه گزارش كدبري اساسا درباره شركت هاي سهامي عام بود، اما در مورد گزارشگيري مالي و مسئوليت حسابدهي موسسات عمومي نيز نگرانيهاي مشابه اي وجود دارد. پيدايش و گسترش زمينه هاي رقابتي، ايجاد واحدهاي اقتصادي خاص دربازارهاي داخلي و گرايش هر چه بيشتر به مديريت با سبك و روشهاي تجاري، جو و فرهنگ متفاوتي را به وجود اورده است كه با روشهاي سنتي موسسات خدمات عمومي، يعني كار بدون انگيزه، مغايرت دارد. اين تغيير و تحولات نياز به اعمال مراقبت و توجه ويژه را براي حصول اطمينان، هم از ايجاد و استقرار سيستم هاي خوب و مناسب اداره امور شركت ها و هم از اعمال صحيح آن ها، افزايش مي دهد. اساسي ترين جزء اين فرايند، وجود حسابرسي اثربخش است.
گزارشهايي چون گزارش كميته حسابهاي عمومي درباره نحوه صحيح تجارت عمومي يا گزارشان حسابرسان مناطق شهرداري، خطرات شكست برنامه ها را به گونه اي كامل توصيف كرده است.
در واقع عملكرد سست و ضعيف موسسات خدمات عمومي باعث شده است تا كميته اي در ارتباط با استانداردهاي رفتاري در بخش عمومي ايجاد شود. در مورد اينكه مديران و اعضاي سطح بالاي سازمان ها، اعم از اجرايي يا غيراجرايي، يا نسبت به وظايف و مسئوليت هاي سازماني خود داير بر اداره امور سازمان به حفاظت از وجوه عمومي و استفاده ان در امور ارزشمند آگاه نيستند يا مسئوليت هاي خود را به طور كامل انجام نمي دهند، نگرانيهايي وجود دارد. هيات مديره و مديران سازمان ها براي انجام دادن وظايف و مسئوليت هاي خود به تكيه محيط كنترلي اثر بخش نياز مبهم دارند.
اصول حسابرسي مولفان، والتر بي ميگز، اُ . ري . ويتينگتون، كرت پيني، رابرت اف ميگز / ترجمه : عباس ارباب سليماني
كنترل هاي داخلي وجوه نقد:
امور مالي شركت، كه معمولا زير نظر خزانه دار است، بيشترين مسئوليت امور مربوطه به وجوه نقد را به عهده دارد. انجام امور دريافت و تحويل وجوه نقد به بانك؛ امضاي چكها سرمايه گذاري وجوه نقد مازاد بر نياز و حفاظت از وجوه نقد، اوراق بهادار قابل داد و ستد و ساير داراي هاي قابل داد و ستد از جمله وظايف امور مالي است. علاوه بر اين، امور مالي بايد بودجه وجوه نقد را تهيه و در مورد نياز، ترتيب تامین مالي كوتاه و بلند مدت را بدهد.
مناسبترين حالت ان است كه وظايف امورمالي و حسابداري به گونه اي تلفيق شود كه از برآورده شدن موارد زير اطمينان دهد:
1- مقام وجوه نقدي كه بايد وصول مي شد در واقع دريافت شده به دقت ثبت گرديده و به موقع به بانك واگذار شده است.
2- پرداختهاي نقدي تنها براي هدفهاي محاز صورت گرفته و به درستي ثبت دفاتر شده است.
3- موجودي وجوه نقد در حد كفايت، نه بيشتر و براساس پيش بيني دريافت و پرداختهاي مربوط به عمليات عادي نگهداري شود.
مطالعه و بررسي جزئيات روشهاي عملياتي هر واحد تجاري براي مقاصد تشخيص و تدوين روشهاي كنترلي موثر، ضروري است. اما برخي رهنمودهاي كلي وجود دارد كه براي اداره خوب امور وجوه نقد در هر گونه واحد تجاري مفيد است. اين قواعد كلي براي دستيابي به كنترل هاي داخلي وجوه نقد مي تواند به شرح زير خلاصه شود:
1- به هيچ يك از كاركنان اجازه داده شود كه تمام امور مربوط به يك معامله را از ابتدا تا انتها به تنهايي انجام دهد
2- امور مربوط به حفاظت وجوه نقد را از امور دفترداري ان تفكيك كنيد.
3- امور مربوط به دريافت وجوه نقد را تا سر حد امكان، متمركز كنيد.
4- وجوه دريافتي را بيدرنگ در دفاتر ثبت كنيد.
5- مشتريان را ترغيب كنيد كه بابت وجوه پرداختي خود،رسيد دريافت كنند و جمع مولدهاي صندوي را ( بطور مرتب) مشاهده و كنترل كنيد.
6- دريافتهاي هر روز را دست نخورده به بانك بسپاريد.
7- تمام پرداختهاي نقدي را با چك انجام دهيد به جز پرداخت هزينه هاي اندك كه از تنخواه گردان پرداخت مي شود.
8- صورت مغايرات بانك، همه ماهه و توسط شخصي تهيه شود كه مسئوليتي در مورد صدور چك يا حفاظت از وجوه نقد نداشته باشد، صورت مغايرات تهيه شده بايد توسط يكي از روساي مربوط، كنترل و بررسي گردد.
دلايل زيادي وجود دارد كه سپردن تمامي وجوه دريافتي هر روزه به بانك را توجيه مي كند. سپرده هر روزه تمامي وجوه دريافتي به معناي اين است كه وجوه كمتري در صندوق مي ماند تا سبب انگيزه اي براي برداشت باشد بعلاوه،سپردن هر روزه کليه وجوه دريافتي سبب مي شود از جايگزيني وجوه دريافتي روزهاي بعد به جاي كسريهاي احتمالي پيشگيري گردد. هر گونه تاخير در به حساب خوابانيدن چكهاي دريافتي از مشتريان احتمال خطر وصول نشدن آنها را افزايش مي دهد. علاوه بر اين، باقي ماندن وجوه دريافتي در صندوق به منزله وجوه نقد بي استفاده است كه آن، نشانه وجود دارايي غيرمولد سود مي باشد.
ارزیابی سیستم کنترل داخلی:
حسابرسی داخلی باید سیستم کنترل داخلی سازمان را شناسایی و ارزیابی کند تا بتواند درباره کفایت و اثر بخشی آن گزارش ارائه دهد .
اعمال کنترلها ، از انجام شدن فرآیند فعالیت ها در راستای هدفهای سیستم ، اطمینان به وجود می آورد.
هدفهای اصلی سیستم کنترل داخلی به قرار زیر است :
الف)اطمینان یافتن از اجرای درست سیاستها و رهنمود های مدیریت در راستای دستیابی به هدفهای سازمان .
ب)حفاظت از داراییها .
ج)اطمینان یافتن از مربوط ، قابل اتکا و درست بودن اطلاعات به گونه ای که تا حد امکان ، از کامل و دقیق بودن اسناد و مدارک اطمینان حاصل شود .
د)اطمینان یافتن از رعایت الزامات قانونی .
حسابرسی داخلی هنگام ارزیابی سیستم کنترل داخلی باید اثر کنترلها را بر یکدیگر و بر سیستمهای مرتبط بسنجد .
حسابرسی داخلی باید تمام سیستمهای سازمان را به عنوان اجرای بخشی از برنامه کار خود ، شناسایی کند حسابرسی داخلی باید معیارهای لازم و مناسبی را برای سیستمهای مورد آزمون در نظر بگیرد تا بر اساس آن بتواند کفایت کنترلها و میزان کمک آنها را در دستیابی به هدفهای سیستم تعیین کند . مراحل حسابرسی سیستمهای سازمان معمولا به ترتیب زیر است :
1-شناسایی مشخصات سیستم .
2- تعیین هدفهای کنترل .
3-شناسایی کنترلهای مورد انتظار برای دستیابی به هدفهای کنترل .
4-مقایسه سیستم با کنترلهای مورد انتظار .
5-ارزیابی کنترلهای موجود در سیستم از لحاظ هدفهای کنترل .
6-آزمون کنترلهای موجود در سیستم به منظور تعیین اثر بخشی آنها نسبت به هدفهای کنترل .
7-آزمون عملکرد کنترلهای موجود در سیستم .
8-ارائه نظر درباره کفایت و اثر بخشی کنترلها و درست و مناسب اعمال شدن آنها
سيستم كنترل داخلي دريافت هاي نقدي:
-فروشهاي نقدي:
قويترين كنترل برايفروشهاي نقدي زماني بدست مي آيد كه دو يا چند نفر از كاركنان (معمولا يك فروشنده و يك صندوق دار) در هر معامله مشاركت داشته باشند. رستوران ها و كافه ترياها اغلب از صندوق داري استفاده مي كنند كه به صورتحسابهاي تهيه شده توسط يكي ديگر از كاركنان را از مشتريان دريافت مي كنند. بليتهاي با شماره رديف چاپي سينماها عموما توسط متصدي گيشه فروخته مي شود و بليت خريداري شده به نگهبان در ورودي سينما ( كه شخصي غير از متصدي گيشته است) ارائه مي گردد تا تماشاگر، اجازه ورود به سالن سينما را پيدا كند.
چنانچه بليت هاي سينما با صورتحساب هاي رستوران ها بطور پياپي شماره گذاري شده باشند و حساب تمام شماره ها پس داده شود، اين تقسيم مسئوليت معامله، عامل موثري در پيشگيري از تقلب خواهد بود. در بيشه خرده فروشيها شرايط به گونه اي است كه تنها يكي از كاركنان، جنس را مي فروشد، كالا را تحويل مشتري مي دهد، و جه معامله را دريافت مي كند و معامله را ثبت مي نمايد. در اينگونه شرايط، استفاده از صندوق هاي نواردار ( براي دريافت وجوه ) سيستمهاي استقرار پايانه در محل فروشنده يا ماشين هاي صدور صورتحساب ( چند نسخه اي) مي تواند از نادرستيها پيشگيري كند. ويژگي هاي پيشگيرانه صندوق هاي نواردار عبارتند از :
1- نمايش مبلغ فروش به گونه اي كه در ديدريس مشتري باشد.
