بخشی از مقاله
طراحی پایگاههای داده راهبردی در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری: تلاش‌هایی برای پیاده سازی این تکنیک در دوره‌های آموزش عالی
چکیده
کامپیوترها در کسب، ذخیره سازی و پردازش اطلاعات مالی مورد نیاز که حسابداران و به‌ویژه دانشجویان حسابداری که درک کلی از اصول بنیادی ترکیب و ساختار داده‌ها دارند،
نقش و کاربرد اساسی دارند. به‌علاوه به منظور تسهیل در یادگیری عمیق، این نظریه قوت پیدا می‌کند که دیگر استفاده از نرم‌افزارهای ماشینی مبتنی بر نقطه و کلیک گذشته است و‌آنچه مهم است استفاده از یک استراتژی راهبردی توسط سیستم آموزش عالی مانند یادگیری بر اساس چالش‌های موجود و نیازهای فعلی (problem-based learning) است که در کلاس‌های درس به‌ویژه در طی دوره‌های اولیه یادگیری طراحی پایگاه داده استفاده شود ضروری و مهم م
ی‌باشد. این پژوهش، بررسی برخی الگوهای ویژه‌ی تمرینات کلاسی را که برای آمیختن دانش فعلی و موقعیت‌های کاری روزمره با مدل‌های داده‌ی راهبردی سطح بالا و اهمیت تاثیر آنها روی اطلاعات مدیریتی است را فراهم می‌آورد. این مقاله ابتدا درباره‌ی جایگاه کنونی سیستمهای اطلاعات حسابداری در برنامه‌ی درسی، ویژگی‌های یادگیری بر اساس چالش‌های موجود و نیازهای فعلی و مثال‌هایی از تمرینات کلاسی به منظور آموزش موضوعات پایگاه داده به دانشجویان حسابداری بحث خواهد کرد.
مقدمه
سیستمهای اطلاعات حسابداری گذشته بر ثبت، خلاصه‌گیری، در دسترس بودن و اعتبر داده‌ها درباره‌ی داد و ستدهای مالی تجاری تاکید داشت. این عملکردها برای گروه‌های متعدد درون سازمان‌هایی که با تصمیم‌های پیوسته با حسابداری مالی، حسابداری مدیریت مرتبط بوder , Denna , & Cherrington , 1996) انجام می‌شود. نیاز به هم‌افزایی در این سیستمهای غالبا وسیع منجر می‌شود به ایجاد پایگاههای داده به اشتراک گذاشته شده‌ی ارزشمند حسابداران که تصویری جامع از دادههای سازمانی را فراهم و ارایه می‌کند که در عین حال، کپی‌برداری یا حذف دادههای آنها ممانعت و جلوگیری می‌شود (Moscove , Simkin , & Bagranoff , 1999). بنابراین یک جنبه از آموزش دانشجویان حسابداری شامل درک کامل و استنباط از گسترش راهبردی پایگاه داده می‌باشد. چنین راهکارهایی توسط جامعه‌ی حسابداران رسمی آمریکا (AICPA) و انجمن سیستمهای اطلاعاتی حسابرسی و کنترل (ISACA) که روشهایی را برای آموزش سیستمهای اطلاعاتی حسابداری تدارک دیده‌اند طراحی می‌شود. این راهکارها شامل گذراندن حداقل یک دوره آموزشی در طراحی یکی از پایگاههای داده‌ی سیستمهای مدیریت است. البته فقط تعداد کمی برنامه‌ی AIS در دانشگاه‌ها با تایید AACSB - Accounting (Calderon, Cheh & Chatham, 2002) وجود دارد که نشان‌دهنده‌ی این است که در دانشگاه‌ها بایستی برنامه‌ی فشرده‌ی آموزش طراحی پایگاه داده در طی یک نیم‌سال بر اساس IT (فناوری اطلاعات) برای دانشجویان حسابداری گنجانده شود. غیر از تعداد معدودی از دانشجویان که با نرم افزارهای پایگاه داده مثل Excel® کار کرده‌اند، که یک نرم افزار اساسی و مهم برای حسابداران به شمار می رود، دانشجویان حسابداری به‌جای اینکه پژوهش‌هایی مرتبط با خواص داده‌ها یا طراحی پایگاه داده برای هر داده‌ی غیر مالی انجام دهند، به طور سنتی ابتدائا روی چالش‌های موجود در داد و ستد شغلی در زمینه‌ی مناسب مطابق با اصول عمومی پذیرفته شده‌ی حسا
بداری تمرکز داده شده‌اند.
اصطلاحات علمی و فنی گسترش پایگاه داده، اگر قبل از اینکه دانشجو متوجه مزایای خوب و عالی پایگاههای داده باشد مطرح گردد می‌تواند گمراه کننده باشد. یک روش در کاهش میزان این سردرگمی نیاز به تهیه وتنظیم اطلاعات کاری فعلی دانشجو توسط
خود او می‌باشد. با کسب این تجربیات فهم عمیق‌تر خصوصیات داده‌ها و پروسه‌ی یادگیری به میزان قابل توجهی افزایش می‌یابد. هدف از این‌کار این است که کاربر با ابزارها به‌منظور ورود داده‌ها درون اطلاعات و نیز ورود اطلاعات درون سیستمهای راهبردی که می‌تواند سبب حمایت و پیشرفت در زمینه‌های شغلی نیز می‌شود آشنا گردد.
یک روش برای نیل به این هدف از طریق یادگیری بر اساس چالش‌های موجود و نیازهای فعلی است. کاربرد این روش برای اهداف متعدد سیستمهای اطلاعاتی (Rosenbaum, 2001) ترسیم می‌گردد و نیز برای افزایش دانش فنی افراد حرفه‌ای در حسابداری توضیح داده می‌شود (Milne, 1999). یادگیری بر اساس چالش‌های موجود و نیازهای فعلی (PBL) به‌طور موفقیت آمیزی به‌عنوان یک روش آموزشی برای سالیان زیادی در حرفه‌ی پزشکی مورد استفاده قرار گرفته است (Duffy & Cunningham, 1996 ). ارزیابی شاخص‌ها نشان‌گر این است که سطح معنی‌داری PBL در مقایسه با نتایج دیگر آزمون‌های استاندارد چندان زیاد نیست اما تاثیر آن در حفظ و ابقای بلند مدت دانش فنی بی‌نظیر است (Albanese & Mitchell, 1993). PBL به‌طور مختصر توسط ویلسون و کول (1996) به صورت یک روش "ترکیب‌کننده‌ی یادگیری مطالب و مهارت‌ها" با استفاده از یک محیط توام با همکاری و هم‌فکری و تاکید بر اینکه "یادگیری فقط برای یاد گرفتن باشد
" و با قرار دادن اغلب مسئولیت یادگیری به عهده‌ی یادگیرنده به‌جای فراهم کردن یک سیستم آموزشی از قبل طراحی شده توصیف گردیده است. درعین‌حال، PBL با فعال کردن دانش قبلی برای توانا کردن دانشجویان در یادگیری ساختار جدید اطلاعات شروع می
شود (Grabinger, 1996). علاوه بر این به‌منظور انتقال یادگیری برای اجرا، زمینه‌ی یادگیری بایستی مشابه با موقعیتی باشد که عملکرد در آن انجام می‌شود (Grabinger, 1996).
بنابراین مهم‌ترین چالش برای اساتید دانشگاه، طراحی و ایجاد مسایل راهبردی و نزدیک به واقعیت (realistic problems) (Bardbard, 2001) در یک زمینه است که قبل از یادگیری دانشجو و به‌منظور کاربرد روش PBL، آماده شود. مثال‌های فهرست شده در زیر طراحی شده بر‌اساس دانش تصنعی فعلی دانشجو در مورد تبادلات عمومی شغلی است به‌منظور افزایش آگاهی دانشجو در مورد تمام داده‌هاست و نه فقط دادههای مالی است. اگر‌چه این تمرینات برای دانشجویان حسابداری طراحی شده‌اند که ممکن است در یک نیم‌سال، درس سیستمهای اطلاعاتی
را داشته باشد اما تمام متخصصین علم حسابداری که نیازمند افزایش و روزآمد نمودن اطلاعات مرتبط با زمینه‌های پایگاه اند نیز کاربرد دارد.
مرحله ی اول: تمرین کلاسی اولیه
هدف : مشاهده‌ی یک معامله‌ی کاری ساده از یک سری زوایای
متفاوت به منظور کسب داده‌هایی برای تبدیل کردن به اطلاعات.
اصل PBL : فعال‌سازی اطلاعات قبلی به عنوان پایه‌ای برای یادگیری جدید
در روز اول کلاس، دانشجویان ابتدا با لزوم کسب بخشهای مختلف داده‌ها از یک داد و ستد ساده‌ی کاری آشنا می شوند. مدرس با استفاده از کتابها (تخیلی، غیر تخیلی، خود راهنما، منبع و ... ) به علاوه صفحاتی از مقالات مختلف، مدلی را طراحی نموده و با نوشتن یک عنوان، کد محصول و یک قیمت روی جلد کتابها و مقالات این مدل را تکمیل می‌کند. کمیت کتابهای (با انواع و قیمتهای متفاوت) طراحی شده بایستی حداقل سه برابر تعداد دانشجویان در کلاس باشد. (با وقت و خلاقیت کافی کتابها می‌توانند شبیه همتای واقعی خود به نظر برسند). کتابها روی یک میز در جلوی اتاق آرایش می‌یابند.
کلاس به دو قسمت تقسیم می‌شود نیمی از دانشجویان " خریدار " و نیمی دیگر " فروشنده "می‌شوند خریدارها، با انتخاب چندین کتاب و دادن آن به فروشنده " خرید " می‌کنند. کار فروشنده نوشتن یک رسید با تفصیل فراوان برای این معامله است که خریدار به فروشنده می‌دهد و سپس می‌تواند در جایی بنشیند. هیچ آموزش بیشتری هم داده نمی‌شود.
مدرس به رسیدها نگاه می‌کند و یک نمونه از دادههای خیلی مح
دود و یک نمونه از دادههای خیلی وسیع ثبت شده را انتخاب می‌کند. این داده‌ها توسط پروژکتور یا نوشتن روی تخته مجددا آموزش داده می‌شود. نکات مرتبط با
بخشهایی از دادههای ثبت شده و آن بخشهایی که می‌بایستی بحث شوند بایستی به‌گونه‌ای طرح شوند که دانشجویان به فکر سایر مواردی که می‌توانستند در رسید قرار دهند نیز باشند. بخشهای پایه‌ای اطلاعات نظیر تاریخ، کد محصول، تعداد و ... در اولین داده‌پردازی از قلم افتاده بود.
مدرس حال از دانشجویان می‌خواهد که یک رسید کامل را از کیف او بردارند و محتویات نوشته شده داخل آن را بسنجند. چندین دانشجو رسید‌هایشان را برای اینکه ببینند چه چیزهایی را کم یا زیاد نوشته‌اند به اشتراک گذاشتند. داده های وسیع ثبت و چاپ شده توسط اغلب سیستمهای خرید فروشگاهی (POS) یک نقطه شروع کاملی برای بحث در مورد اینکه چطور داده‌ها به‌عنوان یک پایه در تصمیمات مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرند م
ی‌باشد. برای مثال، زمان روز معامله و صندوق ثبت تعداد می‌تواند مشخص کند که آیا تغییراتی در سیستم مدیریتی فروشگاه مورد نیاز است یا نه. الگوهای بازگشتی (recurring patterns) محصولات ویژه‌ی فروخته شده یک روش جدیدی برای ارا
یه‌ی کالا می‌تواند پیشنهاد شود و قص علی هذا. دانشجویان حسابداری هم‌چنین دریافتند که این فرصت خوبی برای بحث در مورد روشهایی است که می‌تواند در معاملات ویژه‌ی حسابداری مانند نظارت پرسنل در همان لحظه یا برگ‌های دو امضایی برای عودت کالا به صندوق ضروری تلقی شود. بر‌اساس اطلاعات جدید دانشجویان ضمن آگاهی به اهمیت دادههای ثبت شده در مبدا، آماده‌ی یادگیری زمینه‌های بعدی گسترش سیستمهای پایگاه داده شده‌اند.
مرحله ی 2 : ارائه‌ی مفاهیم پایگاه داده
هدف : گره زدن تمرینهای اولیه به یادگیری مفاهیم پایگاه داده
اصل PBL : فراهم کردن زمینه‌ی یادگیری مشابه یکی از مواردی که در عمل به کار خواهد رفت.
حال که دانشجویان متوجه اهمیت دادههای غیر‌مالی به ان
دازه‌ی دادههای مالی برای تصمیمات مدیریتی شدند، کلاس می‌تواند در زمینه‌های بعدی بلوک‌های ساختاری و بنیادی یک پایگاه داده‌ی راهبردی آغاز شود. این کار بدون استفاده از متن با طراحی یک پایگاه داده‌ی ساده برای فروشگاههای کتاب استفاده شده در تمرینات کلاسی ابتدایی پوشش داده می‌شود. بحث در مورد داده‌ها آغاز می‌شو
د که چگونه به‌صورت سلسله مراتبی به شکل بیت، بایت و فیلد در یک پایگاه داده طبقه‌بندی می‌شوند. ضرورت اهمیت وجود یک مرجع داده برای استاندارد و تعریف کردن هر بخش از داده احساس می گردد.
اهمیت درک قوانین شغلی شرکت‌ها نیز مورد بحث قرار می‌گیرد. سوالاتی نظیر اینکه چه تعداد از مشتریها می توانند یک فاکتور به همراه داشته باشند؟ آیا فاکتورها بایستی قبلا شماره‌گذاری شده باشند؟ چه تعداد از فروشندگان توانسته‌اند صدور یک فاکتور را گزارش‌و ارایه نمایند؟ آیا فروشندگان حق العملهایی که بر‌مبنای اهمیت و محصولات فروش رفته‌شان به‌دست آورده‌اند را گزارش نموده‌اند؟ در تعیین و تعریف اینکه چطور داده‌ها نگهداری و بازیابی خواهند شد کمک کننده خواهند بود.
این پایگاه داده شامل 5 جدول خواهد بود : محصولات، مشتریها، گزارشهای فروشندگان، فاکتورها و جزییات فاکتور.
دانشجویان بحث می‌کنند که چه فیلدهایی بایستی در هر جدول گنجانده شود و چرا کدام فیلد منجر به هدف نرمال سازی جدول می‌گردد؟ اهمیت جامعی
ت و پیوستگی منابع، قوانین اعتبار‌دهی به ایجاد داده‌ها و
سایر اهداف مهم در اینجا ارائه می‌شود. برای مثال جدول گزارشهای فروش می‌تواند شامل تصاویر و مقیاس‌ها مثل اثر انگشتها باشد. دانشجویان شروع به بحث در این مورد کردند که هر چیزی که بتواند دیجیتالیزه شود می‌تواند ذخیره شود. این بیانگر این هدف است که علاوه بر دادههای مالی چطور تصاویر و صداها می‌توانند یک بخش تمام و کمال یک پایگاه داده باشد، که به‌خوبی توسط دانشجویان انجام شد.
اهداف راهبردی یک پایگاه داده در فراهم‌کردن مدیریت داده‌ها درون اطلاعاتی سازمان‌دهی شده است که به دانشجویان کمک می‌کند که ارزش و اهمیت انعطاف‌پذیری یک پایگاه داده‌ی وابسته را برای پاسخگویی به درخواست‌های متعدد درک نمایند. با قرار دادن نکات و شرکت در بحث، دانشجویان اطلاعات کافی برای شروع طراحی یک پایگاه داده در نرم‌افزار Access 2000 ® را برای فروشگاه کتاب با استفاده از سوالاتی درباره‌ی استخراج داده و فراهم کرد
ن گزارشهایی با ماشین‌حسابها و اطلاعات نیمه‌جامع و جامع برای هر مشتری با استفاده از فاکتورها را دارند. درک اهمیت ورود صحیح اطلاعات زمانی‌که گزارش و خلاصه‌ای از اجناس فروخته شده از سوی مدیر فروشگاه درخواست می‌شود، مشخص می‌گردد. لزوم ثبت دادههای غیر‌ضروری منتج به بحث گسترش فرمها و جعبه‌های dropdown به منظور ورود
سریع داده‌ها و افزایش دقت داده‌ها می‌شود.
مدرس سپس می‌تواند برای گزارشهای مدیریتی که نمی‌توانند از پایگاه داده استخراج شوند سوال کند و دانشجویان یاد می‌گیرند چطور فیلدهایی را به جدول اضافه کنند و چه نتایجی روی اهداف دیگر در پایگاه داده خواهد داشت. بر‌اساس درک آنها از زمینه‌های پایگاه داده و نکاتی که به اطلاعات‌شان اضافه شده حال برای طراحی پایگاه داده شخصی‌شان آماده هستند.
مرحله ی 3 : پایگاههای داده‌ی ایجاد شده توسط دانشجویان
هدف : فراهم کردن یک تجربه‌ی یادگیری دانشجویی مستقل بر اساس مرا
حل 1 و 2
اصل PBL : گسترش مهارتهای "یادگیری برای یادگیری" با قرار دادن مسولیت یادگیری بر عهده‌ی یادگیرنده.
از دانشجویان خواسته می‌شود یک شغل فرضی را تصور نموده و آن را با یک پایگاه داده پشتیبانی کنند. هیچ محدودیتی در نوع شغل انتخاب شده وجود ندارد به جز اینکه این شغل می‌بایست مشتریان قابل شناسایی داشته باشد. از آنجایی‌که اغلب دانشجویان علاقه‌ی زیادی در تاسیس شرکت را دارند، از ایده‌ی شروع یک کار (شغل) بر روی کاغذ و به عینیت درآوردن آن با تمام جزییاتش لذت می‌برند. این پروژه‌ی نوشته شده شامل :
- یک مقدمه (خلاصه) اجرایی با یک دید جامع اهداف شرکت و چالش‌ها.
- پنج جدول (محصولات، مشتریها، گزارشات فروش، فاکتورها و جزییات فاکتورها) با جدول مشتری حاوی حداقل ده فیلد، هر‌یک بایستی در شغل فرضی برای گسترش و استحکام روابط خوب با مشتریها مهم تلقی گردد.
- یک جستار (query) که تمام پنج جدول را به منظور محاسبه‌ی تمام این موارد برای هر مورد فروش (قیمت × تعداد) حق العملهای فروشها و حاصل جمع‌ها به هم متصل می کند.
- یک گزارش که تمام فروشها را به‌صورت موضوعی، بر‌حسب فاکتورها، بر‌اساس نام مشتری و نهایتا به صورت حاصل جمع کلی فهرست کند.
- یک پاراگراف که گزارشها و مدیریت فعالیت‌هایی را که ممکن است بر‌اساس اطلاعات باشد توضیح و تفسیر کند.
- یک ارایه‌ی پاور‌پوینتی در کلاس که شغل فرضی مورد بررسی را نشان دهد.
مرحله ی 4 : قابلیت اجرا در بسته‌های نرم افزاری حسابداری
هدف : بهره‌مندی از یادگیری (learning) از مراحل قبلی برای ارزیابی نرم افزار جدید
اصل PBL : گسترش مهارتهای ”یادگیری برای یادگیری“ با قرار دادن مسولیت یادگیری بر عهده‌ی یادگیرنده
با توجه به سرعت تغییرات تکنولوژی‌که انجام می‌شود، هدف این کلاس فقط تدریس اینکه دانشجویان چطور با یک بسته‌ی نرم‌افزاری کار کنند نیست. ایجاد و طراحی یک پایگاه داده مهارت‌هایی را در آنها ایجاد خواهند کرد که قادر خواهند بود نرم‌افزار جدید را از بابت راحتی کار با آن، کنترل‌های ایجاد شده و انعطاف‌پذیری خروجی‌ها مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند. دانشجویان بایستی یک شانس برای دیدن تعدادی نرم‌افزار در سطح بالا و نحوه‌ی کار کرد آنها داشته باشند تا بتوانند نظرات و انتقادات خود را از نرم‌افزار بیان کنند. به‌عنوان بخش نهایی کلاس، دانشجویان بهتر است با دو بسته‌ی نرم‌افزاری حسابداری آشنا شوند : یک بسته‌ی حسابداری بنام IDEA وMicrosoft Great Plains ® . Great Plains که برای ثبت معاملات و ایجاد گزارشهای مالی طراحی شده است. این نرم افزار با جستجوی جدول‌ها برای یافتن اکانت‌های مشتری و کدها
ی محصول کار می‌کند و بر‌اساس قوانین اعتباری می‌باشد و می‌تواند گزارشهای چند‌منظوره تهیه کند. بر اساس گسترش آنها از یک پایگاه داده‌ی کوچک، دانشجویان اکنون می‌توانند کنترل‌هایی را برای این فرمها که داده‌ها را درون چندین جدول وارد کند درست مانند مرتب کردن وسیع گزارشهای از قبل طراحی شده در نظر بگیرند.
نرم افزار IDEA به دانشجویان آموزش می‌دهد که چطور داده‌ها را از دیگر سیستم‌ها به‌منظور مشاهده و اعمال نفوذ و دستکاری با بسته‌های حسابداری وارد نمایند. دانشجویان یک طرح حسابداری را گسترش می‌دهند که شامل حسابداری حسابهای قابل دریافت و حسابهای قابل پرداخت بازجویی مورد تقلب احتمالی و یک مرور حسابهای موجودی کالا می‌باشد. سهولت اینکه دانشجویان بتوانند از این بسته‌های نرم‌افزاری استفاده کنند بستگی به آشنایی آنها با پایگاههای داده‌ای دارد که در پروژه‌های کلاسی قبلی‌شان انجام داده‌اند. نتیجه‌ی تمام این تمرینات این است که دانشجویان یادگیری‌شان را در استفاده از پایگاههای داده به‌عنوان اساس و پایه‌ای برای دانش شغلی آنها است ارتقا دهند.
نتایج و بحث
این مقاله روش‌شناسی آموزشی را به‌عنوان یادگیری بر‌اساس چالش‌های موجود و مسایل حاضر مورد آزمون قرار داده است و کاربرد آن را در زمینه‌ی آموزش سیستمهای اطلاعاتی و کاربرد پایگاه داده در سایر موارد غیر حسابداری مورد بررسی قرار داده است. برخی از مثالها در تمرینات وجود داشت که یادگیری دانشجو را به دانش فعلی معاملات شغلی گره می‌زد. با استفاده از تمرین پایگاه داده‌ی ساده به‌منظور گسترش آن بر روی تعداد زیادی از وقایع و موارد سیستمهای اطلاعاتی از حالت محرمانه گرفته تا مدیریت ارتباط با مشتریها، تعداد زیادی از اهداف مدیریتی فناوری راهبردی اطلاعات می‌تواند درون تنها یک دوره‌ی آموزشی یا حتی یک نیم‌سال تحصیلی تحت پوشش قرار گیرد.
منابع
1) Albanses, M. & Mitchell, S. (1993). Problem based learning: a review of the literature on
its outcomes and implementations issues. Academic Medicine 68, 52-81.
2) Bradbard, D. (2001). The use of a database project in the undergraduate MIS course. Proceedings of the Southeast Decision Sciences Institute, 207-209.
3) Calderon, T., Cheh, J. & Chatham, M. (2002). An Examination of the Current State of Accounting Information Systems Edu- cation. The Review of Business Information Systems, 6 (2), 29-41.
4) Duffy, T. & Cunningham, D. (1996). Constructivism: Implications for the design and delivery of instruction. In Jonassen, D. (Ed.) Handbook of Research for Educational Communications and Technology. New York, NY: Simon & Schuster Macmillan.
5) Hollander, A., Denna, E., & Cherrington, J. (1996). Accounting, Information Technology, and Business Solutions. Chicago, IL: Richard D. Irwin.
6) Milne, M. (1999) The promise of problem-based learning Chartered Accountants Journal 78(2), 37-40.
7) Moscove, S., Simkin, M. & Bagranoff, N. (1999). Core Concepts of Accounting Information Systems. New York, NY: John Wiley & Sons, Inc.
8) Rosenbaum, H. (2001). If We Build It, They Will Learn: Teaching E-Commerce in a Virtual Economy. Proceedings of the Seventh Americas Conference on Information Systems. Boston, MA.
9) Wilson, B. and Cole, P. (1996). Cognitive teaching models In Jonassen, D. (Ed.) Handbook of Research for Educational Communications and Technology. New York, NY: Simon & Schuster Macmi llan.
