بخشی از مقاله
هزينه يابي كيفيت در پروژه ها
چكيده
با پيشرفت روشهاي مديريتي و نيز افزايش رقابت در بازار سيستم هاي حسابداري قيمت تمام شده و هزينه يابي استاندارد، پاسخگوي نيازهاي روز جهت سنجش و كنترل هزينه هاي فرايندهاي ساخت و توليد نيستند. بنابراين، براي كنترل بهتر و دقيق تر هزينه ها به روشهاي بهتري نيــــاز است. در همين راستا روشهايي مثل هزينه يابـي مبتني بر فعاليت، مطرح شده اند.
هزينه يابي كيفيت نوعي روش هزينه يابي مبتني بر فرايند است كه در آن هزينه هاي فعاليتها با ديدگاه ميزان تاثير آنها بر كيفيت، دسته بندي و مقايسه مي شوند. حسابداري كيفيت امكان كنترل بهتر هزينه ها را فراهم كرده و با ارائه اطلاعات تفصيلي در رابطه با انجام عمليات پيشگيرانه از بدي كيفيت و نتايج حاصل از آن در كيفيت خروجيها، امكان تصميم سازي استراتژيك را براي مديران فراهم مي سازد. مديريت پروژه زمينه اي است كه در آن به دليل ريسك بالا و ماهيت احتمالي فعاليتها و نتايج خروجي آنها، نياز به روشهاي دقيقتر و نوين احساس مي شود. در اين مقاله ابتدا به معرفي زمينه هزينه يابي كيفيت پرداخته مي
شود سپس با تعريف يك ساختار عمومي براي فعاليتهاي پروژه ها، هزينه هاي مربوط به سرمايه گذاري براي تضمين كيفيت و هزينه هاي پيشگيرانه و همچنين هزينه هاي مربوط به عدم تامين كيفيت در هر مجموعه فعاليت شناسايي شده و درنهايت با دسته بنـدي اين هزينه ها ساختار كلي هزينه هاي كيفيت در پـروژه ها معرفي مي شود و در ادامه روش ترازنامه هزينه هاي كيفيت، تدوين و معرفي شده است.
مقدمه
هزينه يابي كيفيت روش هزينه يابي مبتني بر فرايند است كه به لحاظ مفهومي به دنبال سنجش و ايجاد تعادل بين هزينه هاي پيشگيرانه و هزينه هاي تضمين كيفيت در برابر هزينه هاي بدي كيفيت و ضايعات و نارضايتي مشتري است. در اين روش كه در دل سيستم حســابداري مالي و صنعتي ايجاد مي شود هزينه هاي انجام فعاليتها با ديدگاه ميزان تاثير آنها بر كيفيت، دسته بندي و مقايسه مي شوند. دكتر دمينگ، معتقد است كه كيفيت به هزينه هاي پايين تر منجر مي گردد (در مقابل كيفيت گران است). درواقع اين گفته تاييدي است بر توجه نكردن صرف به فعاليتهاي پيشگيرانه و داشتن نگرش جامع به هزينه فعاليتها و نتايج حاصل از انجام آنها.
حسابداري كيفيت با تعيين اينكه ما چقدر براي دستيابي به كيفيت هزينه مي كنيم و در مقابل چقدر هزينه هاي بدي كيفيت داريم، امكان كنترل بهتر هزينه ها را فراهم كرده و با ارائه اطلاعات تفصيلي در رابطه با انجام عمليات پيشگيرانه بدي كيفيت و نتايج حاصل از آن در كيفيت خروجيها، امكان تصميم سازي استراتژيك را براي مديران فراهم مي سازد.
بـــــاتوجه به اينكه بخش قابل توجه هزينه هاي يك سازمان در قالب هزينه هاي كيفيت سازماني قابل دسته بندي هستند لذا استفاده از روشهاي هزينه يابي كيفيت، امكان كنترل دقيق اغلب هزينه هاي محسوس و حتي غيرمحسوس هزينه ها را فراهم مي كند.
پروژه ها نيز از اين قاعده مستثني نيستند و يا حتي درصد قابل توجه تري از هزينه هاي مازاد و قابل صرفه جويي كيفيت را نسبت به ساير انواع توليدي و... شامل مي شوند لزوم تحليل و بررسي كارشناسي در اين زمينه نمايان مي شود.
ساختار هزينه هاي كيفيت
طبق تعريف، هزينه هاي كيفيت شامل كليه مخارجي هستند كه كليه عوامل اعم از توليدكننده، مصرف كننده و يا جامعه از بابت كيفيت محصـــــــــول يا خدمات متحمل مي شوند.(1) هزينه هاي مرتبط با كيفيت عبارتنداز: مخارج مربوط به پيشگيري از بروز عيب، هزينه هاي به كارگيري يا عمليات، فعاليتهاي ارزيابي كيفيت به اضافه خسارات ناشي از شكستهاي دروني و بيروني.
درمورد دسته بندي هزينه هاي كيفيت در پــــروژه نظرات گوناگوني وجود دارد كه رايج ترين اين دسته بنديها به قرار زير است:
الف) هزينه هاي طرح ريزي، پشتيباني و پيگيري كيفيت: اين دسته شامل كليه هزينه هايي هستند كه براي ايجاد سيستم، فرهنگ، و مديريت كيفيت جهت پيشگيري از وقوع ايرادات در محصولات وخدمات نهايي، صرف مي شود. هزينه هاي طراحي سيستم كيفيت، هزينه هاي آموزش، و هزينه هاي گزارشگيري در اين گروه قابل دسته بندي هستند.
ب) هــزينه هاي ارزيابي كيفيت: شامل كليه هزينه هاي كنترلي از قبيل بازرسي و آزمون مواد ورودي به خط، مواد حين توليد ومحصولات نهايي،
ارزيابي و مميزي سيستم كيفيت، ارزيابي پيمانكاران مي گردد. فعاليتهاي ارزيابي براي حصول اطمينان از اجراي طرحهاي مشخص شده در بخش طرح ريزي صورت مي گيرند.
پ) هـــزينه هاي شكست درون سازماني: هزينه هاي شكست درواقع هزينه هاينرسيدن به كيفيت در فرايندهاي پيشگيرانه است. اين هزينه ها دو دسته اند شامل هزينه هايي كه در داخل ســـــازمان ايجاد مي شوند از قبيل هزينه هاي ضايعات و دورريز، هزينه هاي اصلاح مواد و قطعات فاقد كيفيت، هزينه هاي فروش محصول با قيمت كمتر، هزينه هاي متروك شدن اقلام انبار شده، هزينه هاي تورم نيروي كـــــار كنترل و ارزيابي كيفيت، و هزينه هاي مشابه كه در داخل سازمان به صورت مستقيم پرداخته مي شوند.
ت) هــــزينه هاي شكست برون سازماني: هزينه هاي شكست بروني شامل آن دسته از هزينه هايي است كه پس خروج محصول به شركت به دليل برآورده نشده احتياجات مشتريان به شركت وارد مي آيد. برخي از اين هزينه ها عبارتند از هزينه هاي قطعات و مواد گارانتي يا ضمانت كيفيت كالا، هزينه هاي بازگرداندن محصول، هزينه هاي تعمير محصول دردست مشتريان، هزينه هاي از دست دادن مشتريان.
ساختار فعاليتها در پروژه ها
قبل از شروع تعريف هزينه هاي كيفيت به تعريف چكيده اي در رابطه با پروژه و فعاليتهـــاي پروژه ها مي پردازيم پروژه مجموعه اي از فعاليتهاي به هم وابسته جهت برآوردن يك هدف است كه از سه ويژگي زير پيروي مي كند:
منحصر به فرد بودن (تاثير محيط، شرايط، نوع كارايي پروژه)؛
حجم بالاي فعاليتها؛
تكراري نبودن پروژه به صورت توليد انبوه.
هر پروژه داراي يك ساختار شكست كار (WBS) منحصر به فرد است كه به دليل تاثير عوامل محيطي حتي براي پروژه هاي مشابه نيز يكسان نخواهدبود. اما در كليات مجموعه فعاليتهاي پروژه ها مي توان به نوعي توافق دست يافت.
در اينجا براي اينكه بتوان روي هزينه هاي پروژه بحث كرد يك ساختار كلي نمونه از فعاليتهاي پروژه معرفي مي شود. شكل شماره يك نمونه اي از ساختار مجموعه فعاليتهاي كلي پروژه ها را نشان مي دهد. اگر پروژه اي مجموعه اي از فعاليتهاي معرفي را نداشته باشد مي توان هزينه هاي مربوطه را درنظر نگرفت.
در هريك از اين مجموعه فعاليتها، فعاليتهايي براي اطمينان از كيفيت انجام آنها و مطابقت آنها بـــــا اهداف پروژه طراحي، برنامه ريزي و اجرا مي شوند. براي شناسايي و اندازه گيري هزينه هاي كيفيت در پروژه، ابتدا بايد اين فعاليتها و نتايج حاصل از عدم انجام و يا انجام آنها شناسايي و در قالب دو گروه فعاليتهــــاي طرح ريزي و ارزيابي كيفيت طبقه بندي شود. سپس نتايج حاصل از عدم انجام يا انجام ناقص اين فعاليتها تحليل شده و در قالب هزينه هاي شكست درون و يا برون سازماني طبقه بندي كرد. بايد توجه داشت هر فعاليت پيشگيرانه اي بايد بر روي نتايج شكستها تاثير داشته و باعث كاهش آنها شود در غير اين صورت بايد فعاليت مربوطه حذف گردد.
بعداز ايجاد ساختار دسته بندي مناسب و به نظم درآوردن هزينه ها، مي توان به بررسي و تحليل هزينه هاي عمده كيفيت و برنامه ريزي براي ايجاد چشم انداز مناسب در پروژه پرداخت.
آنچه كه از ديد مشتري يك پروژه مهم است را مي توان به سه دسته تقسيم كرد: قيمت، كيفيت، و سرعت تحويل. بنابراين، هر چيزي كه باعث كاهش كيفيت محصول، افزايش هزينه عمليات، و تأخير در تحويل پروژه شود به عنــــــوان يك عامل مانع كيفيت، شناسايي مي گردد.
حال به تعيين و شناسايي فعاليتهايي كه در هر مجموعه جهت دستيابي به كيفيت صورت مــــــي گيرند و هزينه هاي كيفيت مي پردازيم:
1 - مرحله امكان سنجي اقتصادي و فني: هزينه بررسي كيفيت مطالعات فني، مكان يابي و بررسيهاي اقتصادي در برابر هزينه هاي زيان ده بودن پروژه، و نرسيدن به توليد اسمي.
2 - مرحله تهيه مدارك استعلام: هزينه بررسي كيفيت مدارك فني استعلام در برابر هزينه اعمال تغييرات در طراحي و ساخت.
3 - مرحله استعلام و بررسي پيمانكاران و انتخاب پيمانكار: هزينه جمع آوري اطلاعات و بررسي سيستماتيك ارزيابي و انتخاب پيمانكاران در برابر هزينه هاي تأخير در ساخت.
4 - مرحله عقد قرارداد:
الف - هزينه بيمه سرمايه پروژه در برابر هزينه بروز حوادث غيرمترقبه؛
ب - هزينه بازبيني فني - حقوقي قرارداد توسط متخصصان در برابر دستمزد آنها.
5 - مرحله طراحي: هزينه انجام بازرسي و تاييد كيفيت نقشه ها توسط متخصص حرفه اي در برابــــر دستمزد متخصصان و هزينه هاي دوباره كاري در فعاليتهاي سيويل و ساخت تجهيزات.
6 - مرحله انجام فعاليتهاي سيويل و ساختمان: هزينه بازرسي كيفيت كار بتن ريزي در برابر هزينه كيفيت نامطلوب بتن.
7 - مرحله ساخت ماشين آلات: كنترل كيفيت حين ساخت در بــــرابر هزينه ها و زمان دوباره كاري.
8 - مرحله خريد تجهيـزات و اقلام استاندارد:
الف - مهندسي خريد اقلام استاندارد در برابر عدم تطابق در اقلام استاندارد با نيازهاي پروژه؛
ب - كنترل اقلام حين تحـــــويل در برابر هزينه هاي بازگرداندن اقلام ارسال شده.
9 - مرحله بسته بندي: هزينه كيفيت بسته بندي در برابر هزينه صدمات به محصولات.
10 - مرحلـه بارگذاري وسايل حمل ونقل: هزينه هاي استفاده وسايل مناسب براي بارگيري در برابر هزينه صدمات به محصولات.
11 - مرحله حمل ونقل:
الف - هزينه استفاده از وسايل مناسب براي حمل ونقل در برابر هزينه تأخيرات حمل؛
ب - هزينه بيمه بار در برابر هزينه حوادث حين حمل و بارگيري.
12 - مرحله بارگيري: هزينه ضايعات بارگيري.
13 - مرحله انبارداري: هزينه نگهداري اقلام در انبار هزينه ضايعات نگهداري نامناسب در انبار.
14 - مرحله نصب: هزينه دوباره كاري و تأخير به دليل اشكالات در طراحي و اشكالات ساخت به دليل عدم تطبيق قطعات استاندارد، عـــــــدم تطبيق فونداسيون، عدم تطبيق ماشين آلات.
15 - مرحله تست منطقه اي يا تست سرد:
الف - هزينه تست سرد در برابر هزينه تعيين منطقه بروز اشكال؛
ب - هزينه دوباره كاري در حين انجام تستها.
16 - مرحله بارگذاري و تست گرم: هزينه هاي خطايابي در سيستم: هرچه كيفيت و نظم انجام فعاليتها در مراحل قبل بهتر باشد اين هزينه ها كمتر خواهندبود.
17 - مرحله تحويل پروژه و پايان: هزينه عدم دريافت حسن انجام كار به دليل كيفيت نامطلوب.
اكنـــــون با مشخص شدن فعاليتهاي طرح ريزي و كنترل و ارزيابي كيفيت در يك پروژه و نتايج حــــاصل از اجراي آنها، به دسته بندي هزينه ها مي پردازيم. در اينجا به طور خلاصه به معرفي اجزاي اين هزينه ها پرداخته مي شود با ذكر اين توضيحات كافي درمورد همه گروههاي هزينه ها از حوصله اين مقاله خارج است.
الف) هزينه هاي طرح ريزي، پشتيباني و پيگيــــــري كيفيت. اين دسته شامل كليه هزينه هايي هستند كه براي ايجاد سيستم، روش، فرهنگ، و مديريت كيفيت جهت پيشگيري از وقوع ايرادات در محصولات وخدمات نهايي، صرف مي شود. اصلي ترين گروههاي موجود در آن به قرار زير است:
الف - 1) هزينه هاي طرح ريزي كيفيت شامل هزينه فعاليتهايي كه براي تهيه طرحهاي كيفيت مجموعه هاي مختلف پروژه، تهيه طرحهاي جامع كيفيت در پــروژه، سيستم اطلاعاتي هزينه يابي كيفيت، سيستم اطلاعاتي كيفيت، نظام استاندارد ايزو و تست قابليت برآورده كردن نيازها و... صـــــورت مي گيرد. همچنين هزينه هاي تهيه، تكثير و توزيع جزوات و مستندات مربوط به نحوه پياده كردن طرحهاي تهيه شده نيز در همين گروه لحــاظ مي گردد؛
الف - 2) هزينه هاي آموزش مانند هزينه هاي خريد كتاب، شركت در سمينارها، اياب و ذهاب و اقامت كارشناسان در داخل و خارج و دوره هاي توجيهي جهت انجام كار طبق دستورالعملها؛
الف - 3) هزينه استخدام نيروي انساني كارآمد و هزينه اضافي استخدام نيروهاي كيفي؛
الف - 4) هزينه هاي طراحي و كنترل فرايند عبارتند از هزينه فعاليتهاي مرتبط با بررسي قابليتها و توانائيهايي به منظور كسب صحت اطمينان از فعاليتهايي كه در فرايند پروژه صورت مي گيرد؛
الف - 5) هـــزينه هاي گـــزارش دهي: هزينه هاي گــــزارش دهي كيفيت كـــه در اين دسته بندي علاوه بر هزينه هاي نفر - ساعت موردنياز جهت انجام سيستم هاي گزارش دهي، بايد هزينه هاي اداري مربوطه را نيز لحاظ كرد؛
الف - 6) هزينه بررسيهاي فني و اقتصادي و مكان يابي. مرحله امكان سنجي فني معمولاً امكان سنجي مناسب در جهت افزايش امكان موفقيت پـــروژه صورت مي گيرد لذا بايد هزينه هاي آن را جزو هزينه هاي كيفيت محسوب كرد؛
الف - 7) هزينه هاي بسته بندي اقلام شامل هزينــه هاي مواد و عمليات بسته بندي مجموعه هايي كه بايد حمل شوند؛
الف - 8) هزينه ارزيابي و كنترل فرايند بازرسي در فرايندهاي ساخت و راه اندازي؛
الف - 9) هزينه هاي اضافي استفاده از تجهيزات مناسب بارگيري و حمل؛ الف- 10) هزينه بيمه سرمايه پروژه هزينه هاي بيمه درواقع به عنوان هزينه هاي پيشگيرانه براي جلوگيري از توقف پروژه و اتمام منابع مالي به هنگام بروز حوادث است؛
الف - 11) هزينه بيمه بار جمع هزينه هاي بيمه كردن بار و فعاليتهاي مرتبط؛
ب) هزينه هاي ارزيابي. اين گروه هزينه ها براي ارزيابي و كنترل كيفيتها به منظور تطابق با مشخصـــــات ذهني يا تدوين شده، صورت مي گيرند كه شامل موارد زير است:
ب - 1) هزينه هاي ارزيابي پيمانكاران فرعي و تامين كنندگان مواد، قطعات و خدمات قبل از كار با پيمانكاران فرعي، لازم است كه از توانايي و قابليت آنها در برآورده كردن نيازمنديهاي مديريت و هدف پروژه اطمينان حاصل كرد. اين بند شامل هزينه هاي ارزيابي پيمانكاران مختلف فرعي طي فرايندهاي مختلف عملياتي پروژه مي گردد؛
ب - 2) هزينه هاي بازرسي و آزمايش وروديها مانند هـــزينه هاي اعزام كارشناس به محل تامين كنندگان كالا و مواد است. هزينه هاي مواد مصرف شده براي آزمايش و هزينه هاي تست هاي مخرب جهت كنترل اقلام ورودي موردنيـــــاز پروژه در اين گروه دسته بندي مي گردد؛
ب - 3) بازرسي و آزمايش حين فرايند ساخت تجهيــــزات و فعاليتهاي ساختماني مانند هزينه هاي نيروي كار، كنترل كيفيت جهت آزمايش و هزينه هاي خدمات مشاوره اي براي بازرسي اقلام حين ساخت است؛
ب - 4) بازرسي و آزمايش محصول نهايي يا تست گرم هزينه هايي است كه براي مشخص كردن قابليت ارائه محصول به مشتري صرف مي شود. هزينه هاي بازرسي محصول به علت جلوگيـــــري از هزينه بيشتر به ندرت صفر مي شوند، ولي به جهت افزايش اشكالات، هزينه هاي بازرسي روند صعودي پيدا مي كنند.
ب - 5) هزينه هاي مميزي سيستم هاي كيفيت اين هزينه ها به منظور كسب اطمينان از صحت انجام كليه عمليات مربوطه صورت گرفته اعم از بازرسي، كنترل فرايند، توسط بازرسان داخلي يا بازرسان خارجي انجام مي شود؛
