بخشی از مقاله
فصـــل يكم
الگوها
قالب‌بندي با شيوه‌ها
ويژگي سيوه اكسل مايكروسافت به شما امكان تخصيص دادن اسامي به تركيبهاي مشخصه‌هاي قالب‌بندي را مي‌دهد. شما مي‌توانيد بعداً اين مشخصه‌ها را با انتخاب نام آنها از يك فهرست انتخاب كنيد. به اين ترتيب در وقت شما براي كليك كردن روي دكمه‌ها، باز كردن كادرهاي محاوهاي و انتخاب يك گزينه ، به خوبي صرفه‌جويي مي‌شود. شيوه‌ها شما را در همخواني و هماهنگي قالب‌بندي هم براي كاربرگها و هم در كتابچه‌هاي كار ياري مي‌دهد. با به كار بردن شيوه‌ها، شما مي‌توانيد به آساني مشخصه‌هاي قالب‌بندي بسياري از خانه‌هاي كاربرگ را بطور يكجا تغييردهيد:
هر كتابچه كار جديد داراي شش شيوه از پيش تعريف شده مي‌باشد:
Camma – فقط قالب‌بندي عدد با جاسازي ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاري
Camma[0] – فقط قالب‌بندي عدد ، با جداسازي ارقام هزارگان و روند كردن عدد به بزرگترين عدد صحيح
Currency – فقط قالب‌بندي عدد ، با علامتهاي پولي و جداساز ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاري
Currency(0) – فقط قالب‌بندي عدد، با علامتهاي پولي و جداساز ارقام هزارگان و روند كردن عدد به نزديكترين عدد صحيح.
Normal- اين شيوه شامل كليه خصيصه‌هاي قالب‌بندي پيش فرض مي‌باشد. به شكل 4-9 نگاه كنيد.
Percent- فقط قالب‌بندي عدد با قالب درصدي و بدون نقطه اعشاري.
• تذكر: اگر يك فراپيوند در كتابچه كار خود به كار برده و از آن استفاده كرده‌ايد دو شيوه ديگر Link و Hyperlink نيز در اختيارتان قرار داده مي‌شود. براي كسب اطلاعات بيشتر در مودر فراپيوندها به «استفاده از فراپيوندها» نگاه كنيد.
اين شيوه‌هاي از پيش تعريف شده داراي مشخصه‌هاي يكسان روي هر كتابچه كار جديد كه ايجاد مي‌كنيد مي‌باشند ولي شما مي‌توانيد اين مشخصه‌ها را در هر كتابچه كاري كه مي‌خواهيد تغيير داده و شيوه مورد نظر خود را اعمال كنيد. با ذخيره كردن يك كتابچه كار، كليه تعريفهاي شيوه براي كتابچه كار همراه با بقيه اطلاعات آن ، ذخيره مي‌شوند.
ساختن فرمول‌هاي قالب‌بندي شرطي
اولين ليست بازشونده در كادر محاوره‌اي Formatting كه در شكل 1-9 نشان داده شده است شامل گزينه Formula مي‌باشد كه براي وارد كردن فرمول‌هاي قالب‌بندي شرطي از آن استفاده مي‌شود. شما مي‌توانيد فرمول‌ها را براي انجام كارهايي مانند مشخص كردن تاريخ‌ها و انتخاب (پررنگ كردن) متن خاصي بكار ببريد. براي مثال ، يك خانه از كاربرگ يا دامنه‌اي را انتخاب كرده و Format ، Conditional Formatting را انتخاب نماييد. گزينه is Formula را از اولين كادر باز شده انتخاب كرده و سپس فرمول زير را در سمت راست كارد ويرايش تايپ كنيد:
= MOD(Row() , 2)=0
روي دكمه Format كليك كنيد و رنگي را تحت كليد Pattern انتخاب نموده ، و سپس روي Ok دوبار كليك كنيد تا دو كادر محاوره‌اي باز شده ، بسته شوند و قالب در كاربرگ مربوطه اعمال شود. فرمول Mod باعث به كار رفتن رنگ انتخابي شما در هر رديف ، مطابق شكل زير ، مي‌شود.
شكل
با به كاربردن گزينه is Formula شما مي‌توانيد هر فرمولي را كه باعث برقراري شرط منطقي True(1) يا False(0) مي‌شود وارد سازيد. براي مثال ، شما مي‌توانيد يك فرمول منطقي مانند =N4>Average($N$4:$N$37) كه مراجع نسبي و مطلق در قالب‌بندي يك خانه را هنگامي كه مقدار آن زير مقدار متوسط ذكر شده است به كار ببريد . با به كار بردن مراجع نسبي در اين وضعيت قالب‌بندي فرمول‌ها به كار بردن يا كپي كردن آنها در هر خانه مانند فرمول‌هاي معمولي خانه اعمال و تنظيم مي‌شود.
شما شيوه‌ها را انتخاب Format و Styles انتخاب مي‌كنيد. كادر محاوره‌اي Style در شكل 4-9 مشخصه‌هاي شيوه Normal را نشان مي‌دهد.
شكل 4-9- شيوه از پيش تعريف شده Normal شامل پيش‌فرصهاي كليه مشخصه‌هاي قالب‌بندي مي‌باشد.
شيوه‌ها داراي حداقل يك و حداكثر شش مشخصه مي‌باشند. كليه شيوه‌هاي از پيش تريف شده به جز Normal فقط داراي يك مشخصه ـ يك قالب عددي ـ مي‌باشند. شيوه از پيش تعريف شده Normal براي همه خانه‌هاي كاربرگ در هر كتابچه كار جديد به كار مي‌رود. لذا اگر مايليد كه يك خانه كاربرگ داراي مجموعه استاندارد مشخصه‌هاي قالب‌بندي باشد، هيچ كاري نبايد انجام ديهد. ولي ، اگر بخواهيد مشخصه‌هاي پيش فرض كليه خانه‌هاي يك كاربرگ را تغيير دهيد مي‌توانيد يك يا همه مشخصه‌هاي شيوه Normal را تغيير دهيد.
نكته : اضافه كردن ليست Style
اگر بطور مداوم از شيوه‌ها استفاده كنيد مي‌توانيد ليست Style را به هر كدام از نوارهاي ابزار كه بخواهيد اضافه كنيد. براي انجام اين كار، Viwe ، Toolbar ، Customize را انتخاب كرده، و تحت كليد Commands روي Category Format كليك كرده و كادر Style (نه فرمان Style) را به نوار ابزار بكشيد. علاوه بر توانايي اعمال شيوه‌ها ، شما در عين حال مي‌توانيد معين كنيد كه كدام شيوه در خانه منتخب كاربرگ اعمال شود( با انتخاب نامي كه در كادر Style رويت مي‌شود).
تعريف شيوه‌ها
هر شيوه‌اي را مي‌توان به دو طريق تعريف كرد: با ارائه مثالي ازمشخصه‌هاي شيوه مور نظر با انتخابFormat ،Style و پركردن كادر محاوره‌اي Style . پس از تعريف يك شيوه، شما مي‌توانيد اين شيوه را در هر خانه‌اي از كاربرگ خود به كار ببريد. و نيز مي‌توانيد آن را روي كتابچه كار ديگر خود كپي نماييد.
مشخص كردن شيوه‌ها توسط يك نمومه
اگر مشخصه‌هاي قالب‌بندي را در خانه‌اي از يك كاربرگ يا دامنه‌اي از خانه‌هاي كاربرگ به كار برده‌اي كه ميليد بيشت راوقات اين مشخصه‌ها براي خانه يا دامنه فوق به كار برده شوند مي‌توانيد از پروسيچر «شيوه ـ با ـ نمونه» براي قرار دادن اين مشخصه‌ها در يك شيوه جديد استفاده كنيد. براي مثال ، فرض كنيد كه خانه‌اي از كاربرگ را با ترازبندي از سمت راست با فونت Black Arial هيجده نقطه‌اي قالب بندي كرده‌ايد. براي ايجاد يك شيوه جديد با اين مشخصه‌ها ، به ترتيب زير عمل كنيد:
1- خانه‌اي از كاربرگ را كه داراي قالب‌بندي مورد نظر است انتخاب كنيد (در اين مثال ، ترازبندي سمت راست و فونت Black Arial هيجده نقطه‌اي).
2- Format و Style را انتخاب كنيد.
3- نامي مانند Style My را در كادر Name Style تايپ كنيد.
4- گزينه‌هاي Number ، Border ، Patterns و Protection در قسمت Includes Sytle را پاك كنيد و روي Ok كليك نماييد. نام شيوه جديد در كادر محاوره‌اي Style رؤيت خواهد شد.
مطمئن‌ترين طريق ايجاد يك شيوه توس
ط تمونه، انتخاب فقط يك خانه كاربرگ ـ يعني خانه‌اي كه حاوي مشخصه‌هايي كه مي‌خواهد در شيوه جديد اعمال شوند است ـ مي‌باشد.
5- روي Add كليك كيند.
شيوه جدي شما در ميان ساير شيوه‌هاي تعريف شده براي كاربرگ حاري قرار مي‌گيرد. شما مي‌توانيد هر هنگام كه بخواهيد اين شيوه (مشخصه‌ها) را از طريق انتخاب ان از ليست Name Style (يا از كادر Style در صورت اضافه كردن اين شيوه به نوار ابزار) انتخاب و در كاربرگ خود به كار ببريد.
شكل 5-9- براي نمايش كادر محاوره‌اي Format Cells روي گزينه Modify در كادر محاوره‌اي Style كليك كنيد. اكسل تغييراتي را كه در اين قسمت وارد كنيد در شيوه جاري اعمال خواهد كرد.
نكته : مشخص كردن شيوه‌ها با استفاده از نوار ابزار
شما مي‌توانيد به آساني نيز يك شيوه را به صورت نمونه از طريق به كار بردن كادر Style در صورت اضافه كردن آن به نواز ابزار مشخص سازيد. خانه‌اي از كاربرگ را با قالب مورد نظر انتخاب كنيد و روي كادر Style كليك نماييد و در آن نامي براي شيوه جددي خود تايپ نماييد. و سپس دكمه Enter را فشار دهيد. شيوه سفارشي شما ذخيره شده و هم در كادر نوار ابزار Style و هم در كنار محاوهاي Style ظاهر مي‌شود. ( و نيز، يك شيوه را مي‌توان با به كار بردن اين پروسيجر تازه‌سازي كنيد.)
تغيير شيوه :
مزيت اصلي به كار بردن شيوه‌ها اين است كه اگر عقيده‌تان درباره نحوه نمايش يك عنصر خاص دركاربرگ تغيير كرد، مي‌توانيد همه نمونه‌هاي آن عنصر را با تغيير دادن مشخصه‌ها در شيوه به يكباره دركاربرگ تغيير دهيد. براي مثال اگر مي‌خواهيد شيوه قلم (فونت) خود را در شيوه Style My تغيير دهيد ـ كه درمثال فوق آن را به صورت Black Arial هيجده نقطه‌اي تنظيم كرده بوديد ـ و آن را به يك فونت ايتاليك تبديل كنيد مي‌توانيد شيوه تازه را به ترتيب زير براي Style My تعريف نماييد:
1- Format ، Style را انتخاب كنيد.
2- شيوه مورد نظر ( در اين مثال شيوه Style My ) را از ليست Name Style انتخاب كرده و سپس روي Modify براي باز شدن كادر محاوره‌اي Cells Format كليك كنيد.
3- گزينه‌هاي قالب مناسب را انتخاب نماييد ( در اين مثال روي كليد Font كليك كرده و گزينه Italic Bold را از فهرست Style Font انتخاب كنيد.
4- روي Ok كليك كنيد تا به كادر محاوره‌اي Style برگشت داده شويد، سپس روي Ok كليك كنيد تا تغييرات داده شده در شيوه شما اعمال شود.
تحت‌الشعاع قرار دادن و ملغي كردن شيوه قبلي با تغيير مستقيم قالب‌بندي
شما مي‌توانيد ظاهر هر خانه‌اي يا دامنه‌اي از كاربرگ را در برگه كاري خود، اعم از اينكه شيوه‌اي را در آن اعمال كرده باشيد يا نه، با انتخاب Cells,Format تغيير دهيد. و نيز شما مي‌توانيد ظاهر هر خانه يا دامنه‌اي از كاربرگ را با به كار بردن دكمه‌هاي موجود در نوار ابزار قالب‌بندي تغيير دهيد.
ادغام كردن شيوه‌ها از كتابچه‌هاي مختلف كار
براي يكدست كردن قالب‌بندي يك دسته از كاربرگها، مي‌توانيد اين كاربرگها را در ي كتابچه كار قرار دهيد. در صورتي كه انجام اين كار غيرعملي باشد مي‌توانيد براي يكدست بودن شيوه كاربرگ‌هاي خود، تعريف شيوه را بين كتابچه‌هاي كاري خود، كپي نماييد.
براي كپي كردن يك شيوه از يك كنابچه كاربر روي كتابچه كار ديگر ، به ترتيب زير عمل كنيد:
1- هر دو كتابچه كار منبع (كتابچه كاري كه شيوه را از روي آن كپي خواهيد كرد) و كتابچه كار مقصد (كتابچه كاري كه شيوه را بر روي آن كپي خواهيد كرد) را باز كنيد.
2- روي كنابچه كار مقصد كليك كنيد تا كتابچه كار فعال گردد.
3- Style,Format را انتخاب كنيد و روي Merge كليك نماييد . اكسل فهرستي از كليد كنابچه‌هاي كار باز را مطابق شكل 6-9 نمايش خواهد داد.
4- نام كنابچه كاري را كه مي‌خواهيد شيوه آن را كپي كنيد انتخاب نموده و روي Ok كليك كنيد.
شكل 6-9 هنگام كپي كردن شيوه‌ها از يك كتابچه كار بر روي كتابچه كار ديگر، اكسل فهرستي از كليه كنابچه‌هاي كار باز ديگر را نمايش مي‌دهد.
هشدار : اگر شيوه مورد نظر در كتابچه كار منبع به همان نام شيوه موجود در كتابچه كار مقصد باشد، كادري باز شده و به شما هشدار مي‌دهد كه آيا مي‌خواهيد شيوه‌هايي را كه داراي يك نام مي‌باشند در هم ادغام كنيد. اين هشدار، صرف نظر از تعداد نامهاي دوبله شيوه‌ها ، فقط يك بار به شما داده مي‌شود و در صورتي كه گزينه Yes را در اين كادر انتخاب كنيد شيوه‌هاي موجود در كتابچه كار منبع، شيوه‌هاي موجود در كتابچه كار مقصد را تحت‌الشعاع قرار داده و آنها را ملغي كرده و شيوه‌هاي موجود در كتابچه كار منبع را جايگزين آنها مي‌سازد.
حذف شيوه
براي حذف تعريف يك شيوه، Format ، Style را انتخاب كرده و از فهرست Name Style شيوه مورد نظر را انتخاب نماييد و سپس روي Delete كليك كنيد. هر خانه‌اي از كاربرگ كه شيوه آن حذف شود به قالب پيش‌فرض Normal قالب‌بندي خواهد شد. (البته شيوه Normal را نمي‌توانيد حذف كنيد). ولي هر خانه‌اي از كاربرگ كه با يك شيوه حذف شده قالب‌بندي شده بود و سپس بطور مستقيم قالب‌بندي گرديد با به كار بردن Format ، Cells كليه مشخصه‌هاي قالب‌بندي شده مستقيم در آن اعمال مي‌شود.
فصــل دوم
Import
وارد كردن و فرستادن پروندهها
خوشبختانيه در اكسل ماكروسافت مي‌توان از داده‌هاي متناسب كه در بسياري از برنامه‌هاي كاربردي ديگر ساخته شده‌اند، استفاده كرد. و نيز، اكسل واردكردن داده‌ها از پرونده‌هاي متني را ممكن ساخده و به كاربر كمك مي‌كند تا اين داده‌ها را در ستونهاي كاربرگ قرار داد.
● تذكر: مطالب بسياري در باره وارد كردن پرونده داده‌ها از برنامه‌هاي ديگر به اكسل يا فرستادن اطلاعات از پرونده‌هاي اكسل به برنامه‌هاي ديگر نوشته شده است. چنانچه به اطلاعات بيشتري درباره چگونگي تبديل مانند انتقال صدها پرونده‌هاي توليد شده تحت ماكروهاي Lotus به اكسل نياز داريد ، به Kit Resource Office مايكروسافت قابل دسترس در Press Microsoft رجوع كنيد.
استفاده از فرامين open و As Save براي وارد كردن و صدور پروندهها
براي وارد كردن پرونده‌اي از يك برنامه كاربردي ديگر يا از يك نسخه قبلي اكسل ، File و Open را انتخاب كنيد ( يا روي دكمه Open در نوار ابزار Standard كليك نماييد) و پرونده‌اي را كه مي‌خواهيد داده‌ها را از آن به اكسل وارد كنيد، از ليست پروند‌ها در كادر محاوره‌اي Open انتخاب نماييد. از فهرست باز شده Type of File در پايي كادر محاوره‌اي Open كه در شكل 32-2 نمايش داده شده استفاده كنيد. با انتخاب يك نوع پرونده، در كادر محاوره‌اي Open فقط پرونده‌هايي كه از اين نوع مي‌باشند ، در فهرست ارائه مي‌شوند. بخاطر بسپاريد كه درج پسوند نام پرونده براي وارد كردن يك پرونده الزامي نيست ، زيرا اكسل خود نوع پرونده را با بررسي محتويات آن ، مشخص مي‌سازد و نام پرونده و پسوندي را كه درج مي‌كنيد، براي تعيين نوع پرونده ناديده مي‌گيرد.
شكل 32-2-از فهرست Fill of Type باري مشخص كردن پرونده‌هاي ساخته شده در يك برنامه كاربردي خاص استفاده كنيد.
براي فرستادن يك پرونده از اكسل به يك برنامه كاربردي ديگر يا به يك نسخه قبلي از اكسل ، File و As Save را انتخاب كنيد. سپس برنامه‌كاربردي را كه مي‌خواهيد پرونده را براي آن ارسال كنيد از ليست بازشونده Type As Save انتخاب كنيد.
اين ليست شبيه ليست ارائه شده Type of File است كه در شكل 32-2 نشان داده شد. با اين تفاوت كه در اين ليست فرمتهاي بيشتري براي پرونده وجود دارد كه مي‌توانيد پرونده خود را تحت يكي از آنها ذخيره كنيد. براي مثال: درحالي كه در كادر محاوره‌اي Open در ليست فرمت Lotus فقط « Lotus 1,2,3,Fills» وجود دارد، شما در ليست Type of File مي‌توانيد يك پرونده اكسل را به فرمتهاي مختلف 1,2,3 Lotus منجمله FM3,WK3,WK1,WKS و WK4 دخيره نماييد.
XML چيست؟
يكي از انواع پرونده كه در ليست هر دو فهرست Open و As Save قرار دارد، پرونده به نوع XML (Language Markup Extensible) مي‌باشد. XML براي تفسير «داده‌هاي ساختاري » عمدتاً براي استفاده از اين پروندهها در وب ايجاد شده است. چنانچه بخواهيد محتويات يك كاربرگ را در وب يا در ايتنرانت محلي خود منتشر سازيد، بايد XML را كه مطالب مربوط به آن را به خوبي بياموزيد.
وارد كردن و صادر كردن پرونده‌هاي متني (Import & Export Text)
براي وارد كردن يك پرونده اكسل از نسخه قبلي آن يا از يك برنامه كاربردي ديگر به صورت يك پرونده متني ، File و As Save را انتخاب كنيد و يكي از هشت فرمت متن موجود در ليست As Save را انتخاب نماييد. براي همه اين فرمتها، اكسل فقط كاربرگ جاري را ذخيره مي‌كند. شماره قالب‌بندي حفظ مي‌شود و بقيه قالب‌بندي‌ها حذف مي‌شوند.
■ Formatted Text (Space Dellmited) (*.PRN) – تحت اين فرمت پرونده‌اي ساخته مي‌شود كه همترازي ستونها با قرار دادن فاصله حفظ مي‌شود. از اين نوع پروندهها مي‌توانيد هنگام برقراي ارتباط از طريق مودم با گيرنده‌اي كه سيستم او فاقد اكسل است استفاده كنيد.
■ Text (Tab Dellmited)(*TXT) – تحت اين فرمت خانه‌هاي (Cells) هر رديف با كاركتر Tab از يكديگر جدا مي‌شوند. در هر خانه كاربرگ كه در آن يك كاماوجود داشته باشد، متن در بين علامت گوتيشن قرار مي‌گيرد.
Unicode Text (*.TXT) ■ (متن يك كدي) – اين يك فرمت متن استاندارد جهاني است كه هر كاراكتر در ان به صورت يك شماره منحصر به فرد ذخيره مي‌شود ؛ Unicode براي هر كاراكتر به هر زباني و روي هر محيط كامپيوتري يك عدد تعريف مي‌كند.
■ CVS(Comma Deimited)(*.CVS) – تحت اين فرمتش خانه‌هاي (Cells) هر رديف با كاما از يكديگر جدا مي‌شوند. پرونده‌هاي متني كه براي جداسازي خانه‌هاي كاربرگ در ان از كاما استفاده مي‌شود نسبت به متن‌هايي كه خانه‌هاي كاربرگ در آنها با Tab از يكديگر جدا مي‌شوند براي وارد كردن به برنامه‌هاي مديريتي پايگاه‌هاي داده ارجحيت دارند (بسياري از اين برنامه‌هاي مديريت پايگاه‌هاي داده مي‌توانند پرونده‌هاي متني را پذيرا باشند، ولي در بعضي از آنها فقط مي‌توان پرونده‌هايي به فرمت CVS را قرار داد. و نيز در بسياري از برنامه‌هاي واژه‌پرداز مي‌توان از پرونده‌هاي CVS . براي ذخيره كردن اطلاعات براي عمليات ادغام پستي استفاده كرد(.
■ Text (Machintosh) (*.TXT) – گزينه‌هاي مكيناش ، مجموعه كاراكتر مكينتاش را به كار مي‌برند، بنابرااين در صورتي كه مي‌خواهيد پرونده خود را به يك برنامه كاربردي مكينتاش انتقال دهيد، از اين فرمت استفاده كنيد.
■ Text ( MS-DOD) (*.TXT) – در گزينه‌هاي عادي Text و CVS . از مجموعه كاراكتر ANSI استفاه مي‌شود. اگر مي‌خواهيد پرونده متني خود ار به يك برنامه كاربردي مبتني بر ويندوز مثل Microsoft Word براي ويندوز وارد كنيد، يكي از اين گزينه‌ها را انتخاب نماييد.
■ CVS (Machinlosh) (*.CVS) – تفاوت بين انواع هر نوع پرونده عادي ، مكينتاش و MS-DOS فقط بسته به كاراكترهايي است كه خارج از محدوده عادي 7 بيتي ASCII قرار دارند.
■ CVS (MS-Dos) (*. CVS) – در گزينه‌هاي MS-DOS از مجموعه گسترش داده شده كاركتر IBM PC استفاده مي‌شود( به اين نوع متن ، متن OEM نيز اطلاق مي‌شود). در صورتي كه مي‌خواهيد پرونده تمني خود را به يك برنامه كاربردي كه مبتني بر ويندوز نمي‌باشد، وارد كنيد، يكي از اين گزينه‌ها را انتخاب نماييد.
تذكر : در اكسل 2003 و اكسل 2002 و 2000 و اكسل 97 از فرمت پرونده‌اي استفاده مي‌شود كه در نسخه‌هاي قبلي اكسل وجود نداشته است. ولي براي صدور كتابچه‌هاي كار تحت اكسل 97/2000/2002 به نسخه‌هاي قديمي‌تر اكسل فرمان As Save را به كار ببريد.
در صورتي كه معمولاً با كاربران اكسل 5 و 7 پرونده‌هاي خود را به اشتراك مي‌گذاريد ، شايد بخواهيد كه از مزاياي فرمت Microsoft Excel 97- Excel 2003 and 5.0/97 Work Bood نيز برخوردار گرديد. ادر صورت استفاده از اين گزينه مي‌توانيد پرونده خود را به فرمتي ذخيره كنيد كه تحت فرمتهاي اين نسخه‌هاي اكسل قابل خواندن باشد.
