مقاله ارزیابی اتخاذ سیستم های پشتیبانی تصمیم گروهی مبتنی بر وب و پیشرفتهای آتی GDSS

بخشی از مقاله

ارزیابی اتخاذ سیستم های پشتیبانی تصمیم گروهی مبتنی بر وب و پیشرفتهای آتی

GDSS

چکیده

امروزه فرایندهای تصمیمگیری در سازمانها از شکل تصمیمگیریهای فردی به سوی تصمیمگیریهای گروهی سوق پیدا کرده و این سوقگیری همراه با پیشرفت فناوری باعث ایجاد تحولی در فرایندهای تصمیمگیری شده اسـت. سیسـتم پشـتیبانی تصمیم گروهی (GDSS1) به عنوان سیستمی تعاملی بر مبنای کامپیوتر تعریف شده اسـت کـه حـل مسـائل سـاختارنیافته را بوسیله مجموعهای از افراد که در مکان مشابه یا در مکانهای مختلف به عنوان یک گـروه کـار مـیکننـد را تسـهیل مـیکنـد. سیستم های مشترک و ابزارهای مبتنی بـر وب بـرای ویـدئوکنفرانس و جلسـات الکترونیکـی ذکـر شـده از برخـی فراینـدهای تصمیمگیری گروهی پشتیبانی میکند، اما تأکید آنها بر ارتباط میباشد. همچنین باتوجه به کار موازی افـراد، بـازدهی افـزایش مییابد. در این پژوهش، ابتدا مدل اقتباسی برای GDSS بررسی شده، سپس در بخش روش پژوهش و نتایج با استفاده از مدل تناسب-بقا به بررسی نظرات 9 نفر از مصاحبهشوندگان در چهار دسته اختیاری که از GDSS استفاده میکردهانـد، پـرداختیم. پیشنهاداتی ارائه شد و با توجه به میزان میل به استفاده GDSS توسط کاربران، عوامل بررسی شدند و با نگاهی به آینده پـیش روی، نتیجه میگیریم که اتخاذ GDSS نیاز به تغییر قابل توجه و بادقت برنامهریزی شده از تغییـرات فرآینـدهایی دارد کـه در سازمان بسیار اساسی هستند. به طور کلی محاسبات و فناوریهای شبکه و به طور خاص GDSS، به سرعت متحول میشـوند. علاوه بر این، کاربران در استفاده از سیستمهای نرم افزاری پیشرفته، به آرامی مهارت کسب میکنند.

کلمات کلیدی: سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS) ، سیستمهای پشتیبانی گروه (GDSS)، وب، تناسب-بقا، تسهیلکننده.

.1 مقدمه

سیستم پشتیبانی تصمیم((DSS2 تعریفات بسیاری دارد. Lu وهمکارانش DSSهارا به عنوان سیستمهای اطلاعاتی حامی تصمیمگیرندگان با استفاده از دادهها و آنالیز توصیف مـیکننـد(.(Lu et al , 2007- Güvenç et al, 2015 سیسـتم پشـتیبانی تصمیم میتواند به عنوان یک سیستم کامپیوتری تعریف شود که به تصمیمگیرندگان در انتخاب بـین باورهـا یـا فعالیـتهـا بـا استفاده از دانش در مورد دامنهی تصمیم به توصیههایی بـرای گزینـههـای مختلـف کمـک کنـد ( Rayed ,2013 – Shim and .(Warkentin Courtney,2002 در سراسر جهان، روزانه به طور متوسط، میلیونها جلسه برگزار میشود. مطالعات نشان میدهد که زمان قابل توجهی در این جلسات به هدر رفته، ارزیابی 35٪ ( Elsayed-Elkhouly et al, 1997) حتی بیش از 50 درصد از منابع را از دست داده است(.( Cohen et al, 2011 کارکنان برای جلسات با ساختار واضح و جلسـاتی کـه بـه چیـزی معنـیدار میانجامد، ارزش قائل میشوند؛ اما به جلسات روبه جلو که بدون ساختار مشخص هستند، با تاخیر شروع شـده و بـه نتیجـهای منجر نمیشود، توجهی نشان نمیدهند .(Allen et al , 2012) به نظر میرسد GDSSهادقیقاً به آنچـه بـرای داشـتن جلسـات موثر، ارائه ساختار، تبادل اطلاعات موثر، تولید ایده و سازمان و پشتیبانی از تصمیمگیری موثر مورد نیاز است، میپـردازد. پـس چرا بسیاری از جلسات هنوز هم بدون حمایت از یک GDSS برگزار میشود؟ مطالعات متعدد به این سـوال پرداختـهانـد و مـا میخواهیم نمونها وانتشارات را مجدداً بهطور خلاصه بررسی کنیم. درک این که بسـیاری از ایـن آثـار بـا نسـلهـای قبلـی از GDSS سروکار دارند، مهم است. به نظر میرسد نسل فعلی GDSS، با استفاده از همکاری مبتنی بـر وب و SaaS3، بـه طـور قابل ملاحظهای موانع را برای تصویب GDSS کاهش دهد.

.2 سیستمهای پشتیبان تصمیم گروهی((GDSS

DSSها برای کمک به تصمیم گیری در مسائل پیچیده و حل مسائل توسط فرد تصمیمگیرنده بکار گرفته میشـدند. بعـد از گذشت حدود دو دهه اخذ تصمیمات سازمانی از افراد به سمت گروههای کوچکی متشکل از متخصصان بخـشهـای مختلـف حرکت کرد. این امر، باعث تغییراتی در تکنولوژی DSSشد. این فرایند باعث تغییر در ماهیت این سیستم بسوی سیسـتمهـای پشتیبان گروه شد که سیستمهای پشتیبان تصمیم گروهی (GDSS) نامیده میشوند. GDSS در بهبود اثـر بخشـی و کـارایی تصمیمگیریهـای گروهـی نقشـی اساسـی ایفـا مـیکنـد. همچنـین ایـن سیسـتم جهـان شـمول بـوده و در هـر شـرایطی از تصمیمگیریهای گروهی صرف نظر از چگونگی اخذ فرایند میتوان آن را مورد استفاده قرار داد.

GDSSیک محیط الکترونیکی گروهی که در آن مدیران و تیمها جمعاً میتوانند تصمیمها و راهحلهایی برای مشکلات بـدون ساختار و نیمه ساختار یافته را ایجاد کند، فراهم میکند(GDSS .(Rayed ,2013را میتوان به عنوان مجموعهای از نرم افـزار، سخت افزار، قطعات و روشهای زبانی ارائه کرد که یـک گـروه از افـراد در یـک جلسـه مربـوط بـه پشـتیبانی تصـمیم درگیـر شدهاند( .(Rayed ,2013- Huber, 1984در حالت ایدهآل، ارزیابی GDSS میتواند بخشی از یک فرایند تکراری باشد که بهبـود

چنــین سیســتمهــایی، مشــارکت نزدیـک کــاربران را هــدف گرفتــه اســت .(Swobodzinski and Jankowski,2015) گــروه تصمیمگیری یک جزء اساسی از برنامهریزی استراتژیک و عملیات روزمره برای اکثر سازمانهای امـروزی و کسـب و کـار شـده است Rigopoulos,2015) ).واتسون و همکاران(GDSS ) Watson et al , 1988 را به عنوان ترکیبی از کـامپیوتر، ارتباطـات و تکنولوژی پشتیبانی تصمیمگیری برای پشـتیبانی از قاعـدهسـازی و راه حـل مشـکل در جلسـات گروهـی توصـیف مـیکننـد. (Fjermestad and Hiltz , 2000) Fjermestad and Hiltz، 54 مورد و زمینه مطالعاتی را ارزیابی کرده و نتیجه گرفتنـد که چندین عنصر کمکی برای موفقیت در اجرای GDSS وجود دارد. استفاده از تسهیلکننده (رهبـر جلسـه)، تعـداد جلسـات، میزان آموزش و نوع وظایف انجام شده، مهم است. GDSS شامل شبکههای کامپیوتری، یک محیط رو در رو و نرم افزاری است که گروه را قادر میسازد نکات طرح شده را ضبط نموده و چنانچه به رایگیری نیاز باشد، آنرا انجام دهد.

با این حال، اتخـاذ و شکسـت اسـتفاده از GDSS، محـدود گـزارش شـده اسـت(.(de Vreede et al, 2003 نویسـندگان دریافتند که جلسات GDSS ، ضعف فنآوری، تسهیلکنندگان غیرمـاهر علـل دائـم چنـین شکسـتهـایی هسـتند. جلسـات و دادههای ذخیره شده در ابر، این اجازه را به شرکتکنندگان میدهد که در هر مکان و زمانی در جلسه شرکتکنند. دستگاههای جدید مانند تلفـنهـای هوشـمند و تبلـتهـا کـه بـه طـور انبـوه پذیرفتـه شـدهانـد، اسـتفاده از GDSS را راحـت کـردهانـد. شرکتکنندگان از طریق مرحله موجودی به مرحله طبقه بندی و اولویت بندی، به اصطلاح مدل قیف، گرفته شدهاند (شـکل 1 را ببینید). این مدل نشان میدهد که چگونه پاسخها توسط گروه از طریق مراحل متوالی پردازش شـده اسـت. همـانطوری کـه این نشست پیشرفت میکند، تعدادی از ایدهها از طریق طبقهبندی و اولویتبندی کاهش یافته است، اگر به درستی انجام شود، توافق در درون گروه را افزایش میدهد و در نهایت به یـک تصـمیم توسـط گـروه منجـر مـیشـود - (DeSanctis et al, 2008

.Watson et al, 1988)

شکل .1 مدل قیف

تسهیلکننده میتواند در طول تمام مراحل جلسه، چندین گزینه را انتخاب کند. اولین انتخاب وقتی است کـه ورودی بـر روی صفحه نمایش بزرگ در مقابل اتاق نشست را نشان میدهد. تصمیم دوم این است که آیا نام نویسندگان نشان داده شود یا نشود. ایده ارائه شده توسط یک مدیر، فقط به خاطر نویسندهآن، ممکن است بهتر به ثمر برسد(.(Jessup et al 1990

هدف این پژوهش رسیدگی به این سوال است که چرا هنوز هم بسیاری از جلسات بدون GDSS برگزار شده است. بـیش از 30 سال پس از تحولات GDSSهای اولیه، فنآوری تکامل یافته به نظر میرسد. چرا اتخاذGDSS توسط سـازمانهـا بسـیار پایین است؟ طرح سازمانها به اتخاذ یادگیریGDSS از تجارب موجود چه کاری را میتواند انجام دهد؟

.3 مدل اقتباسی برای GDSS

چندین مدل را میتوان در آثار سیستمهای اطلاعات برای مطالعـه اتخـاذGDSSپیـدا کـرد. DeLone and McLean سیستمها، اطلاعات و کیفیت خدمات را به عنوان متغیرهای کلیدی که در آن تـاثیر اسـتفاده آینـده، رضـایت کـاربر و مزایـای خالص گسترده برای سازمان است را بررسی کردند .( Delone and McLean, 2003-Delone McLean, 1992) نظریه یکپارچه پذیرش و استفاده از فناوری (UTAUT4)، عناصر را از چند نظریه و تحقیق در مورد اتخاذ سیستمهای اطلاعات توسـط افـراد، ترکیب میکند. مدل UTAUT از تمایز بین چهار ساختار کلیدی استفاده میکند: انتظار عملکرد، انتظار تلاش، نفوذ اجتمـاعی و شرایط تسهیلکننده. هر دو انتظار در مورد اعتقادات کاربرانی که از این نرم افزار استفاده میکنند، به او در کـار و بـاور اینکـه قادر به استفاده از نرم افزار بدون تلاش زیاد است، کمک خواهد کرد. نفوذ اجتماعی درجهای است که در آن فرد درک میکنـد که دیگران معتقدند او باید از سیستم جدید استفاده کند(.(Venkatesh et al, 2003

انتشار کلاسیک از کار نوآوری توسط راجرز نیز مربوط به اتخاذ GDSS است. راجرز پنج مرحله در فرآیند نوآوری تصمیم تعریف می کند .(Rogers, 1995) در مرحله اول فرد تحت تاثیر نوآوری قرار داده شده است. در مرحله بعد او شروع به دریافت علاقهمندیها و کشف فعالیتها برای اطلاعات بیشتر کرد. هنگامی که اطلاعات کافی جمع آوری شد، مرحله سوم وارد میشود و فرد تصمیم میگیرد که آیا نوآوری را اتخاذ و یا رد کنـد. در مرحلـه بعـد نـوآوری در برخـی از راههـا اسـتفاده شـده و بـرای سودمندی آن قضاوت میشود. آخرین مرحله، گرفتن تصمیم نهایی است.

شکل :2 چارچوب اتخاذ نرم افزار شبکه های اجتماعی برای پشتیبانی تصمیم گروهی (Turban et al,2011)

چارچوبهای اخیر متناسب با مطالعهی اتخاذ جدیدترین نسل از ابزارهای همکـاری (بـه اصـطلاح همکـاری (2,0 توسـط توربان و همکاران توسعه یافته است .(Turban et al, 2011) آنها عناصر را از چند نظریه اتخاذ و در یـک چـارچوب بـه جهـت مطالعه اتخاذ ابزارهای همکاری 2,0 ، با هدف تصمیمگیری گروهی ترکیب کردند. با توجه بـه نویسـندگان سـهولت اسـتفاده از ابزار کنونی بالاتر است و هزینه استفاده بسیار پایین تر از پیشینیانشان است. ابزارهای همکاری مبتنی بر وب تعامـل و انعطـاف پذیری بیشتری را ارائه میدهند. آنها تعیین کردند که اتخاذ GDSS بر پایه در دو چیز است: تناسب- بقا5 (شکل .(2

بخش تناسب به نیازها، شایستگیهای اصلی، ساختار، ارزش و فرهنـگ سـازمان در شـرکت تمرکـز دارد. وظـایف سـاخت تصمیمگیری و ماهیت این گروه"بررسی" ابزار انتخابی، در مورد GDSS است. بخش بقا متشکل از سه عنصر است؛ اول، عنصـر مالی، که در آن هزینههای نگهداری، آموزش و فراگیری باید به جهت ارزش ابزار برای سازمان مقایسه شود. دوم، زیرساخت IT یک عنصر مهم است که شامل تمام زیرساختهای لازم برای اجرای نرم افزار، به عنوان مثال، تنظیمات سـرور و ارتقـاء امنیتـی است. در مورد GDSS یک گزینه با استفاده از سرور منبع برای میزبانی جلسه وجود دارد. این بطور قابل توجهی نیازها را بـرای زیرساختها کاهش میدهد. سوم، بقای سازمان یک عنصر مرتبط است.

.4 روش پژوهش

در این تحقیق، نظریه تناسب- بقا که در بخش قبلی بحث شد، استفاده شده اسـت. بـه منظـور آشکارسـازی دلایـل عـدم اتخاذ GDSS در مقیاس بزرگتر، باید تعدادی از مطالعات موردی با استفاده از مراحل زیر را اجـرا کنـیم. نخسـت، معیـار بـرای شرکتهای شرکتکننده برای هر یک از چهار گروه قـرار داده شـد. گـروه اول گـروه کـاربران دائمـیGDSS اسـت. گـروه دوم کاربران غیر دائمی، که مزایای استفاده از GDSS را میبینند، اما اغلب از آن استفاده نمیکنند. گروه سوم GDSSرا بـه دسـت آورده، اما استفاده از آن متوقف شد. گروه نهایی، یک جلسه با نسخهی نمایشی GDSS داشت، اما تصمیم به خرید نگرفت. یک راهنمای مصاحبه از یک پروتکل و سوالات نیمه ساختار یافته ساخته شد. سپس، از شرکتها در هر یک از چهار گروه، مصاحبه برگزار شد و مورد بررسی قرار گرفتند. برای اطمینان از اینکه تحقیقات فقط نقص در یک GDSS خاص را نشان نمـیدهـد، از کاربران دو سیستم متفاوت از GDSSمصاحبه شد:Spilter و .GroupSupport این دو شرکت مسئول حدود 90 درصد از بازار GDSSهلندی هستند. یک سازمان اتخاذی از هر گروه و برای هر یک از دو GDSS مصاحبه کـرد. بنـابراین دو نتیجـه در هـر دستهبندی از سازمانها وجود دارد. در گروه اتخاذی پایین، سه سازمان مورد مصاحبه قرار گرفتند، کـه در کـل 9 حالـت بـرای شرکت به ارمغان آورد. بخش اول این مصاحبه در کسب شناخت در مورد مصاحبه شونده انجام شد. سوالات شامل:

· عملکرد شما چیست و چه کارهای انجام میدهید؟

· چه تجربهای در استفاده از GDSS دارید؟

· در چه نوع جلسهای از GDSSاستفاده میکنید، شرکتکنندگان چه نقش و رتبهای دارند؟(عضو، مدیر یا اپراتور)

· علاقهمندی در GDSSرا چگونه دریافت کردید؟ (سؤال غیر کاربران)

· فرایند تصمیمگیری برای کسب یک GDSSشبیه چیست؟ (سؤال کاربران فعلی و سابق)

در مرحله بعد، تناسب بین کار و ابزار مورد بحث قرار گرفت. سپس، بخش بقا از مدل تناسب- بقا مورد بحث قـرار گرفـت. ابتدا، تحلیل هزینه-سود را بررسی میکند. پس از آن، آمادگی سازمانی بررسی شده است، مشکلات فنـاوری اطلاعـات احتمـالی شناسایی شدند و روند اجرای آن مورد بحث قرار گرفت:از غیر کاربران پرسیده شد که چرا آنها تصمیم بـه خریـد یـک GDSS نگرفتند؟ از کاربران سابق پرسیده شد که چرا آنها تصمیم به توقف استفاده از سیستم گرفتند. در پایان هر دو بخـش تناسـب و بقا، یک سری از قضایا به منظور بررسی پاسخ،با مصاحبه شونده مورد بحث قرار گرفت. از مصاحبه شونده برای رای دادن به هـر گزاره از 1 تا 5خواسته شد. مصاحبههای از اواخر سال 2012 تا اوایل 2013 انجام و ارزیابی شد.