مقاله تجزیه و تحلیل شغل

بخشی از مقاله

چکیده

تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگی های هریک از مشاغل در سازمان بررسی می شود و اطلاعات کافی درباره آن ها جمع آوری و گزارش می شود. با تجزیه و تحلیل شغل، مشخص می شود، هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت ها، دانش ها و توانایی هایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت های شغل و رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانش ها و مهارت های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است. در این مقاله سعی شده است ابتدا تعریفی از تجزیه و تحلیل شغل ارائه شود و هدف از تجزیه و تحلیل شغل تبیین شود. مزایا و مشکلات پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل بطور خلاصه ذکر می گردد.

با توجه به کاربردی بودن پیاده سازی تجزیه و تحلیل در زمینه انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد، ارزیابی شغل و تعیین دستمزد، کاهش نرخ حوادث و مشخص شدن مدیریت پیشرفت شغلی گامهای اساسی در پیاده سازی تجزیه و تحلیل شغل تشریح می گردد. شایان ذکر است که تحلیل شغل، روشی است که امکان کسب اطلاعات لازم در مورد یک شغل بوسیله روشهای متفاوت از قبیل مشاهده، مصاحبه و پرسشنامه فراهم می کند . یافته های پژوهش نشان می دهد، طبقه بندی و ارزیابی مشاغل با کارشکافی آغاز می شود. در واقع کارشکافی فنی است که بوسیله آن میتوان خصوصیات شاغلین را با مشاغل کاملا" منطبق نمود. همچنین ذکر این نکته ضروری است که استفاده یک تکنیک یا گام صرفا در رسیدن به نتایج مطلوب در تجزیه و تحلیل شغل کافی نمی باشد و هیچکدام از روشها بطور جداگانه بر روش دیگر برتری ندارد بلکه استفاده از هر تکنیک یا روش باید دربرگیرنده پاسخ به سوالاتی از قبیل چه اطلاعاتی مورد نیاز است.

واژه های کلیدی:تجزیه، تحلیل، شغل، سازمان، فرآیند

مقدمه

همچنین اولین اولویت برای هر سازمان به هنگام اقدام جهت برنامه ریزی و سازمان دهی، استخدام نیروی کاری توانمند و متناسب با نیازمندی های شغل و جهت گیری استراتژیک سازمان است .از این رو سیستم ها و روش هایی که بتواند منابع انسانی استراتژیک را فراهم نماید برای سازمان بسیار با اهمیت است. بدین ترتیب منابع انسانی می تواند عملکرد مدیریت سازمان را بهبود بخشد، اثربخشی را افزایش دهد و به سازمان اطمینان دهد که در راستای اهداف استراتژیک خود حرکت می کند.از آن جا که منابع انسانی به عنوان یک دارایی استراتژیک مطرح است و این مهم تا حدودی در سال های اخیر اهمیت و جایگاه خود را در سازمان ها و موسسات داخل کشور پیدا نموده است، چگونگی مدیریت و برنامه ریزی آن در سازمان های ما به عنوان یک ضرورت باید مورد توجه برنامه ریزان و مدیران سازمان باشد.در حقیقت ایجاد خطی مشی هایی برای استخدام و تدوین قوانینی که محیط کار و ارتباطات حاکم بر آن را هدایت نماید از جمله اموری است که باید سازمان برای آن برنامه ریزی نماید مراحل کارشکافی نیز در منابع مختلف به صورت های گوناگون بیان گردیده است که البته همگی بیانگر یک مفهوم می باشند، با این تفاوت که در برخی از منابع، تعداد مراحل را بیشتر و در برخی دیگر کمتر و به صورت ادغام دو یا چند مرحله در همدیگر ذکر کرده اند. در این مقاله سعی شده است جامع ترین و بهترین بیان از مراحل تجزیه و تحلیل شغل آورده شود. - میرسپاسی ، ناصر، مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار، - 1384

تعاریف شغل

-1 به مجموعه ای از وظایف و تکالیفی که یک فرد برای انجام دادن آن استخدام می شود، شغل گفته می شود .

-2 شغل مجموعه ای از فعالیت های به هم وابسته است که در ازای دریافت حقوق انجام می شود.

-3 مجموعه ای از مسئولیتهای بسیار مشخص و تعریف شده را شغل گویند .

البته این ها تعاریفی سنتی از شغل می باشند. ظرف چند سال گذشته مفهوم شغل تغییرات زیر بنایی کرده است. به گفته یک صاحب نظر:

دنیای کنونی ، از نظر خلاقیت و بهره وری، در آستانه جهش بزرگتر قرار گرفته است ، ولی قرار نیست که " شغل" به صورت یک واقعیت اقتصادی فردا باشد. همیشه بدین گونه بوده است و در آینده هم بدان سان خواهد بود که کارهای بسیار زیادی انجام شود، ولی قرار نیست این کارها در همان قالب آشنایی قرار گیرد که ما آنها را "شغل" می نامیم. در واقع، بسیاری از سازمان های کنونی در راهی گام برمی دارند که به "شغل زدایی" ختم می شود. - دسلر،62، - 1386

صاحب نظران مختلف

-1 مقصود از تجزیه وتحلیل شغل رویه ای است که بدان وسیله وظایف مربوط به پستها و ویژگیهای فردی که باید برای استخدام آنها را احراز نمود مشخص می شود. - دسلر،1386، - 44

- 2 جمع آوری و تجزیه و تحلیل کامل اطلاعات در زمینه وظایف و فعالیت های هر شغل به منظور تعیین عوامل تشکیل دهنده و مسئولیت های مربوط به آن.به عبارت دیگر تجزیه وتحلیل مشاغل به عمل کشف و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک از مشاغل در سازمان اطلاق می شود. - میر سپاسی 1384 ، - 111

-3 فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی می شود و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و گزارش می شود. - سعادت،1386 ، - 23

-4 تجزیه وتحلیل شغل فرایند جمع آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مرتب کردن اطلاعات درباره شغل است و برخی آن را عبارت از کشف منظم فعالیت های یک شغل تعریف کرده اند که منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات و ویژگی های لازم جهت احراز شغل می گردد. - سید جوادین،107، - 1387

-5 تحلیل شغلی یعنی شرح تکالیف مورد انتظار در شغل، رابطه بین شغل مورد نظر با سایر مشاغل ، و دانش، مهارت ها و توانایی های فردی برای انجام موفقیت آمیز شغل. - مقاله طیبه خلج، - 1389

-6 تجزیه و تحلیل شغل را می توان هر نوع فعالیت یا فرایند جمع آوری ، منظم کردن و ارزیابی اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان ، دانست. - مقاله طیبه خلج، - 1389

-7 تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که برای جمع آوری اطلاعات پیرامون وظایف ، مسئولیت ها، مهارت های لازم، نتایج ، و محیط کار یک شغل خاص مورد استفاده قرار می گیرد. - مقاله طیبه خلج، - 1389

عوامل مؤثر بر تجزیه و تحلیل شغل

در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، با توجه به اینکه مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارد، باید ابعاد متعددی از نظر اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فن آوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ نمود. شغل از این جهت، دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیت ها مربوط به شغل بهکار گرفته می شود؛ که تناظر اجتماعی آن، مقام اجتماعی شغل است؛ که براساس آن، نیاز به تشخیص در فرد ارضا می شود. از نظر رفتار سیاسی تنظیم روابط در شرح شغل باید به گونه ای پیشبینی شود، که قدرت مانور شاغل براساس روابط مکتوب افزایش یابد تا شاغل بتواند از عهده اداره امور برآیند و در ادامه رفتار سیاسی مربوط به شغل، توانایی های خود را بروز دهند.

از آنجا که حدود مسئولیت ها، وظایف و مشخصه های شغلی بیان شده در شرح مشاغل رابطه مستقیم و تنگاتنگی در رابطه با تعیین حقوق و دستمزد ایفا می کند، ارتباط تعیینکننده ای با معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها خواهد داشت، چون فرد و مزایای نقدی و غیرنقدی و تعهداتی مانند تعطیلات، تأمین اجتماعی، آموزش و بهداشت در بعضی موارد و در رابطه با برخی از مشاغل چنان آثار اقتصادی به بار می آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بی عدالتی در کارگران و جوی از عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد. - علوی، امین ، 1378، ص - 68

ملاحظات قانونی از نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل با استناد منطقی بر ویژگی های فردی از نظر جنسی، نژادی، طبقات اجتماعی که امکان شرایط استخدام و به کارگیری در مشاغل را برابر همه مشاغل فراهم می سازد، اصلی است که تجزیه و تحلیل شغل را به شدت متأثر می سازد و در بعضی از مشاغل، رعایت استانداردمدوّن و مکتوب برای انجام یک شغل به صورت مقررات و قوانین الزام آور و مطرح است؛ که باید در تجزیه و تحلیل و تنظیم شرح شغل مستند گردد؛ مانند رعایت بعضی از استانداردهای جسمانی و هوش فکری در رابطه با مشاغل نظامی وقتی که در شرح شغل و مشخصه های شغلی و احراز مشاغل قید می شود. - سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص - .218

اهمیت تجزیه و تحلیل شغل

·    تعیین ارزش نسبی مشاغل که جهت تعیین تعادل و برابری با دستمزد پرداختی با دیگر مشاغل درون سازمان و بیرون از آن ضروری است.

·    -کمک به مدیران و سرپرستان در جهت تعریف وظایف و مسئولیت های شاغلان و مستخدمان تحت پوشش آنان ضروری است.

·    ارائه اسناد مدلل به کارکنان معترض پیرامون جایگاه مشخص و تناسب آن در ساختار سازمان.

·    تعیین نیازهای استخدامی زمانی که امر برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی باید تحقق یابد که کمک فراوانی به مدیران خواهد نمود.

·    مبنایی برای برنامه ریزی و پیشرفت شغلی و توسعه شغلی است. سرانجام مبنایی که بر اساس آن بتوان توان بالقوه کارکنان را به بالفعل تبدیل نموده و انتظارات مثبت را در آنها بر انگیخت و ترجیهات شغلی را به آنها نمایاند. - سیدجوادین، سیدرضا؛ پیشین، ص - 218

دیدگاه ها و روشهایی برای تجزیه و تحلیل شغل

راه و روش واحدی برای مطالعه مشاغل وجود ندارد ولی مدلهای برای تجزیه و تحلیل شغل طراحی شده است که هر کدام بر کاربردهای خاصی از تجزیه و تحلیل شغل تمرکز دارند. این فرآیند ممکن است با تمرکز بر مفاهیم زیر نسبت به جمع آوری اطلاعات اقدام نماید. علاوه بر موارد فوق رویکرد انتخاب شده برای تجزیه و تحلیل مشاغل ممکن است استقرایی یا استنتاجی باشد. در رویکرد استقرایی ابتدا اطلاعات در مورد شغل جمع آوری شده و بر اساس یک چارچوب مشخص در ایجاد شرح شغل مورد استفاده قرار میگیرند. در رویکرد استنتاجی، ابتدا یک مدل اطلاعاتی طراحی شده و سپس از طریق این مدل نسبت به جمع آوری اطلاعات اقدام میگردد.

مدل اولیه ارائه شده برای تجزیه و تحلیل شغل شامل چهار گام اجرایی بود. که در پاسخ به این سوالات نهفته بود. - 1 - کارگر چه کاری انجام میدهد؟ - 2 - چگونه کار انجام میشود؟ - 3 - چرا کارکنان این کار را انجام می دهند؟ و - 4 - چه مهارتهای برای انجام کار لازم است؟ در واقع شغل و هر یک از وظایف کارکنان می بایست توسط کلمات استفهامی چه، چگونه و چرا مورد تحلیل قرار گیرند. این مدل بعدها تکمیل و شامل 5 موضوع زیر شد.با مرور زمان در تجزیه و تحلیل شغل، علاوه بر تمرکز بر روی فعالیتهای شغلی، رفتار های کارکنان نیز افزوده شد و بر چرایی و چگونگی انجام فعالیتهای کاری نیز تاکید شده است. در واقع خصوصیات و شایستگی های کارکنان نیز به اطلاعات جمع آوری شده برای تجزیه و تحلیل شغل اضافه شده است. مدلهایی که اخیرا برای تجزیه و تحلیل شغل ارائه می شوند شامل آیتمهای زیر است.

1.    فعالیتهای کاری
2.    فعالیتهای وظیفه ای شغل
3.    فعالیتهای وظیفه ای کارکنان
4.    ماشین آلات، ابزار و تجهیزات
5.    هزینه ای واقعی کار انجام شده
6.    مفهوم شغل

7.    نیازهای پرسنلی

این طبقه بندی 7 نوع اطلاعات لازم برای انجام تجزیه و تحلیل شغل را بیان می کند .تجزیه شغل یک فرآنید رسمی شناخت محتوای شغل بر حسب فعالیتهای مورد بحث و مورد نیاز برای انجام شناخت کار و نیازمندیهای اصلی شغل است . تجزیه شغل توسط دو بنیانگذار روانشناس سازمانی صنعتی - فردریک تیلور و لیلیان مولر گیلبرت - در اوایل قرن بیستم مورد تفکر واقع شد . تجزیه شغل اطلاعاتی را برای سازمان فراهم می کند که توسط آن به تعیین اینکه چه کارمندانی برای شغل خاصی بهترین هستند کمک می کند . روانشناسان سازمانی صنعتی اغلب بر روی نیازهای خاصی که یک کارمند آینده اش برای انجام موفقیت آمیز شغل دارد، حرفه ای هستند . شبکه اطلاعات شغلی - - O*NET یک سایت اینترنتی آنلاین است که تجزیه های متنوع یک شغل را فراهم می کند . - Paul M. 2012 -

تحلیل گر شغل نوعاً روانشناسان سازمانی صنعتی یا مدیران منابع انسانی هستند که آموزش می بینند و تحت سرپرستی روانشناسان سازمانی صنعتی فعالیت می کنند . چندین روش برای اداره کردن تجزیه شغل وجود دارد که شامل : مصاحبه با سرپرستان، نمودار کاری ، تکنیک شبکه ای repertory ، پرسشنامه - ساختاری، بی انتها، هر دو - ، مشاهدات ، تحقیق رویداد بحرانی ، تجزیه سلسله مراتبی شغل و جمع آوری اطلاعات پیشین از قبیل بیان وظیفه یا طبقه بندی مشخصات می شود . در تجزیه های شغلی اداره کردن توسط منابع انسانی - - HR حرفه ای ، بیشترین کاربرد را در بین دیگر روشها دارد . - W. F., & Aguinis, H2005 -

در کل دو نوع نگرش در مورد هدایت تجزیه شغل وجود دارد : وظیفه گرایی - کارگرایی

وظیفه گرایی

روند وظیفه گرایی بر فعالیتهای واقعی درگیر در انجام کار تمرکز می کند . این رویه مشمول توجه بر وظایف کاری ،مسئولیت ها و اعمال می شود . تحلیل گر شغل با این حساب بیانیه شغل را که به طور واضح وظایف انجام شده با جزئیات بیشتر را شامل می شود ، گسترش می دهد . بعد از ایجاد بیانیه شغل ، تحلیل گران شغل ،کارها را بر روی نمودارهایی که اهمیت ، تناوب ، سختی و تداوم خطا را نشان می دهد ، ارزیابی می کنند . بر مبنای این برآوردها ، بیشترین حس درک یک شغل می تواند نائل شود . تجزیه کاری ، از قبیل تجزیه کاری شناختی COTA - - ،تکنیکی است که برای توصیف مهارت های شغلی استفاده می شود .

به عنوان مثال ، تحلیل گران شغل ممکن است در مکانهای شغلی گشت بزنند و انجام دادن کار کارگران را مشاهده نمایند در طول این گشت ،تحلیل گران ممکن است مواد اولیه ی که مستقیماً یا غیر مستقیماً احتیاجات مهارتهای آنان را - بیان وظیفه ، ساختار ، مقررات ایمنی ، الگوهای کیفیت و ... - نشان می دهد جمع آوری کنند .تجزیه شغل وظیفه ای - - FJA یک نمونه کلاسیک از تکنیک وظیفه گرایی است . این تکنیک توسط Fine و Cronshaw در سال 1944 توسعه یافته که که طبق این عناصر کاری یا اساس کاری بر حسب روابط داده ها - 0-6 - ، افراد - - 0- 8 و اشیاء - - 0-6 با پایین ترین مقدار حضور پیچیدگی بیشتر نشان داده می شود . Incumbents کارشناسان موضوع - - SME s را که معمولاً متکی بر یک تابلو هستند تا اساس کاریشان را برای تجزیه یک شغل