مقاله در مورد تقسیم وظایف در شرکتهای تولیدی و صنعتی

بخشی از مقاله

سازمان در تعریف ،سیستمی عقلایی است که درآن گروهی افراد برای رسیدن به اهدافی مشترک واز پیش تعیین شده آگاهانه و به طور منظم با یکدیگر مشارکت می کنند.(1)سازمان زمانی ایجاد می گردد که رسیدن به هدف ،ازعهده یک فرد بتهایی خارج باشد ؛پس پایه واساس سازمان در مجموع ،وظایفی است که به وسیله اعضای آن انجام می گیرد .بدیهی است که این وظایف باید متناسب با یکدیگر ،دارای هماهنگی ودر جهت رسیدن به اهداف سازمان باشند .بنابراین ،تجزیه و تحلیل وشناخت مشاغل در سازمان ،بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب می شود.

تجزیه و تحلیل شغل :
تجزیه وتحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای هر یک از مشاغل در سازمان بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری وگزارش می شود .باتجزیه وتحلیل شغل معلوم می شودهرشغل چه وظایفی راشامل می شود وبرای احراز وانجام شایسته آن چه مهارتها ،دانشها ،وتوانائیهایی لازم است . بنابه تعریف دیگری تجزیه وتحلیل شغل ،شرح خلاصه وظایف و

مسئولیتهای شغل ،رابطه آن شغل با مشاغل دیگر ،دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن ،وشرایط کاراست . ناصرمیر سپاسی (1376 )تجزیه و تحلیل شغل را چنین تعریف می کند. روش جمع آوری ومطالعه اطلاعات کامل در زمینه وظایف و فعالیتهای هر شغل به منظور تعیین ماهیت ،عوامل تشکیل دهنده و مسئولیت های مربوط به آن عبارت دیگر تجزیه شغل (کار شکافی )عمل کشف ،مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هریک از مشاغل در سازمان است .مطالعه

وبررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد ،معمولا"بعد از تجزیه و تحلیل شغل صورت می پذیرد و وظیفه ای است که برعهده متخصصان روش سنجی یا مهندسان صنایع است .
مراحل تجزیه و تحلیل شغل :
دراینجا فرض براین است که تجزیه و تحلیل در سازمانی دایر ودر حال فعالیت انجام می گیرد ،نه سازمانی که در حال تاسیس است .
مرحله اول :کارسازمان بررسی می گردد تا معلوم شود مشاغل فعلی با بافت و اهداف کلی آن هماهنگی و مطابقت دارد یا خیر .بدین منظور علاوه بر ترسیم نمودار کلی سازمان لازم است ساختار دوایر،واحدها و مشاغل مختلف و ارتباط آنها با یکدیگر برای تحلیلگر مشخص شود.در این مرحله ،از نمودارها و اطلاعاتی از این قبیل استفاده می شود .
مرحله دوم :معین می گرددکه منظور از تجزیه و تحلیل شغل چیست واز اطلاعاتی که از این طریق به دست می آید چه استفاده ای خواهد شد.
مرحله سوم :نمونه ای از مشاغل برای تجزیه و تحلیل انتخاب می شود. مطالعه و تجزیه و تحلیل همه مشاعل در سازمان ،بسیار وقت گیر و پرهزینه است ؛از این رو معمولا"نمونه هایی از مشاغل به این منظور انتخاب می شود
مرحله چهارم :با استفاده از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل شغل ،اطلاعات لازم درباره هرشغل و خصوصیاتی که شاغل آن باید دارا باشد تا بتواند از عهده کارش بر آید،جمع آوری می گردد.
مرحله پنجم :با استفاده از اطلاعات به دست آمده شرح شغل تنظیم می شود.
مرحله ششم :براساس ویژگیهای شغل ،شرایط احراز آن تنظیم می شود .

مرحله هفتم :بااستفاده از اطلاعاتی که طی مراحل ششگانه به دست آمده است طراحی شغل انجام می گیرد .منظور از طراحی شغل ،تنظیم وظایف و مسئولیتها در یک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگر به نحوی است که حداکثر بازدهی به دست آید وباعث رضایت ،رشد و پیشرفت ودر نهایت بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان شود .
مرحله هشتم :مراحل مختلف طراحی شغل ارزیابی می شود تادر صورت نیاز ،اصطلاحات لازم در آن به عمل آید .

بدین سان ،ملاحظه می شود که طراحی شغل ،نتیجه وبازده نهایی تجزیه و تحلیل شغل است.
روشهای تجزیه و تحلیل شغل :
معمولا"برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل از این روشها استفاده می شود :1- مشاهده مستقیم ؛2- مصاحبه ؛3- پرسشنامه ؛4- مصاحبه گروهی ؛5- نشست متخصصان ؛6- ثبت وقایع ؛7- پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت (PAQ).
الف – مشاهده : در استفاده از روش مشاهده براي جمع آوري تطلاعات در تجزيه شغل ، شاغلين براي مدت معين توسط تحليل گران مشاغل مورد مشاده مستقيم قرار مي گيرند . بديهي است شغلهايي كه فعاليتهاي آن قابل رويت باشند از طريق مشاده مستقيم قابل بررسي كاملتر بوده و مي توان بدين وسيله بسياري از اطلاعات لازم را در جهت تجزيه و تحليل آنها جمع آوري نمود.

ب - مصاحبه :مصا حبه در تجزیه شغلی معمولا"پس از انجام مشاهده ویا همزمان صورت می پذیرد .مصاحبه درواقع می تواند مکمل مشاهده باشد ؛بدین ترتیب که باقیمانده اطلاعاتی را که ازراه مشاهده نمی توان به آنها دست یافت ،از طریق مصاحبه با شاغلین ،همکاران ،سرپرست مستقیم ودر صورت لزوم مرئوسین آنها به دست آورد.مصاحبه هایی که به منظور تجزیه شغل انجام می پذیرد می تواند از انواع مصاحبه های طرح ریزی شده ،نیمه طرح ریزی شده ویاکاملا"طرح ریزی شده باشد

انتخاب یکی از انواع مصاحبه های مذکور بستگی به نوع و سطح مشاعلی دارد که مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند .ولی بیشتر از مصاحبه های نیمه طرح ریزی شده استفاده می گردد . در استفاده از این روش معمولا"مصاحبه کننده و یا تجزیه و تحلیل گر شغل ،سئوالاتی رااز قبل تهیه ،تنظیم وتدوین نموده که در مصاحبه مورد استفاده قرار میدهد ،ولی در خلال مصاحبه اگر لازم باشد ممکن است برخی از سئوالات را تغییر داده و یا سئوالات دیگری را مطرح نماید . هر چند که روش

استفاده از مصاحبه در تجزیه و تحلیل شغل بسیار متداول است ،ولی استفاده از این روش نیاز به مهارتهای بالایی در انجام مصاحبه دارد تااز اتلاف وقت و تعبیر تفسیرهای غیر مربوطه به آن جلوگیری به عمل آید .از طرف دیگر ،نتایج مصاحبه هایی که برای تجزیه شغل به عمل می آید ،بستگی به نحوه همکاری مصاحبه شوندگان دارد . حتی اگر مصاحبه شوندگان کاملا"همکاری نمایند ،ممکن

است در عمل به علت فراموشی برخی از اطلاعات لازم به مصاحبه کنندگان اشتغال داده نشود .مخصوصا"درمورد وظایفی که به طور روزمره انجام نمی گیرد .در انجام مصاحبه های تجزیه شغل می توان از سئوالات نمود:
عنوان شغل شما چیست ؟
هدف از انجام این شغل چیست ؟
وظایف روزانه ،هفتگی ،ماهیانه ،فصلی ویا سالیانه شما چیست ؟
چه مدت زمانی رابرای انجام ،هر یک از وظایف فوق صرف می کنید؟
مصاحبه به صورت آزاد یا بسته برگزار می شود .مصاحبه آزاد،چهارچوب یا محتوای مشخص واز پیش تعیین شده ای ندارد وجو مصاحبه ورابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید ،مسیر و سکل آنرا تعیین می کند.
برخلاف مصاحبه آزاد ،چارچوب مصاحبه بسته یا به قولی مصاحبه منظم ،کاملا" معلوم است وسئوالات از قبل تعیین شده اند،مصاحبه گر براساس فهرستی که دردست دارد ،هریک از سئوالات را به ترتیب مطرح می کند . تهیه فهرستی از سئوالات و رعایت ترتیب منظمی در طرح آنها یکی از مهمترین مزایای مصاحبه بسته به شمار می آید ؛زیرا هنگامی که سئوالات با مطالعه و فکر قبلی تنظیم شده باشد ،می توان مطمئن بود که جنبه های مختلف شغل در نظر گرفته شده است واطلاعات لازم درباره آن به دست خواهد آمد
نکات مهم در مصاحبه :

- از میان کارکنان باید کسانی رابرای مصاحبه انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات رادرباره شغل داشته باشند و بتوانند به طور دقیق و بدرستی وبا صراحت ،وظایف ،مسئولیتها و ویژگیهای شغل را تشریح کنند .

- باید به محض شروع مصاحبه یا در اولین فرصت ،رابطه خوب ودوستانه ای با مصاحبه شونده برقرار نمود و با توضیح اینکه چرا او برای مصاحبه انتخاب شده است ،از به وجود آمدن اضطراب ،توهمات وسوءتعبیرات جلوگیری کرد. مصاحبه باید تاحد ممکن منظم و سازمان یافته باشد و بدین منظور از فرمهای استانداردی شامل سئوالات از قبل تعیین شده و فضایی برای ثبت پاسخها به وسیله تحلیلگر ،استفاده شود.بعد از خاتمه مصاحبه ،اطلاعات به دست آمده باید مرور شود و صحت آن تایید گردد. این کار معمولا" از طریق ارتباط با سرپرست مستقیم مصاحبه شونده انجام می گیرد .

مزایاومعایب مصاحبه :
به دلیل مزایای بسیار ،مصاحبه متداولترین شیوه جمع آوری اطلاعات درباره مشاغل ووظایف و مسئولیتهای مربوط به آن به شمار می آید . مهمترین ویژگی مصاحبه این است که دو طرف رودررو با یکدیگر صحبت می کنند .درارتباط مستقیم ،مسائلی آشکار می شوند که معمولا"در روشهای دیگر پنهان باقی می مانند . تحلیلگر (مصاحبه کننده )اگر در کارخود تخصص ومهارت داشته باشد ،جوی را ایجاد می نماید که مصاحبه شونده احساس کند می تواند مسائل و مشکلات خودرا بی پرده و بدون ترس ابراز نماید .
باوجود مزایای روش مصاحبه ،به دلیل امکان جمع آوری اطلاعات نادرست ،روایی وپایایی این روش پایین است .درست یا نادرست بودن اطلاعات ممکن است عمدی و یا غیر عمدی باشد.برای رفع یا حداقل کاهش این مشکل باید برای مصاحبه برنامه ریزی دقیقی شود ،سئوالات بدقت طرح گردد،اطلاعات از منابع مختلف جمع آوری شود (بابیش از یک نفر مصاحبه گردد)ومیان مصاحب

ه کننده و مصاحبه شونده رابطه دوستانه و احترام و اعتماد متقابل به وجود آید.
پرسشنامه
پرسشنامه هایی که برای تجزیه و تحلیل شغل طراحی می شوند بین چهار تاشش صفحه بوده ،شامل هردونوع سئوالات عینی (سئوالاتی که احتیاج به تحلیل ندارند )و قضاوتی (سئوالاتی که باید مورد تحلیل قرار گیرند )هستند . تجزیه و تحلیل مشاغل ممکن است برای مطالعه و شناخت مشاغل فعلی باشد یا مشاغلی که درآینده در سازمان به وجود خواهند آمد.برای تجزیه و تحلیل مشاغل فعلی ابتدا فرم پرسشنامه به متصدی آن شغل داده می شود تابه سئوالات آن پاسخ دهد. سپس فرم تکمیل شده به نظر سرپرست مستقیم او می رسد وبعد ازتایید وی به کارشناس تجزیه و تحلیل شغل داده می شود . به منظور تجزیه و تحلیل مشاغل جدید معمولا"پرسشنامه برای فردی فرستاده می شود که انتظار می رود سرپرستی متصدیان این مشاغل رادر سازمان عهده دار گردد.تعدادسئوالات باید کم باشد؛زیراغالبا"افراد حوصله پاسخگویی به سئوالات زیاد را ندارد.برای کسانی که به پرسشنامه پاسخ می دهند باید کاملا"روشن باشد که چرا به سئوالات پاسخ می دهند و از جوابها چه استفاده ای خواهد شد.
سئوالات پرشسنامه باید ساده و قابل فهم باشد و به هیچ عنوان نباید از لغات سنگین فنی و تخصصی استفاده کرد.
پیش از پخش پرسشنامه باید آن را سنجید .بدین منظور باید از چند نفر خواست که به پرسشنامه پاسخ دهند تا معلوم شودآیا سئوالات قابل فهم هست و اطلاعات ضروری رادر اختیار قرار می دهد یاباید اصلاح کرد.
پرسشنامه ،کم هزینه ترین روش جمع آوری اطلاعات است وبا استفاده از آن می توان در زمان نسبتا"کوتاهی ،اطلاعات زیادی به دست آورد .بنابراین ،استفاده از پرسشنامه در شرایطی که باید اطلاعات زیادی را در زمانی کوتاه وبا هزینه ای کم به دست آورد مناسب است .اما همواره این

اشکال وجود دارد که پاسخ دهنده به تمام سئوالات پاسخ ندهد یا پاسخ درست ندهد،یا قبل از برگرداندن پرسشنامه به تحلیلگر ،آن رابرای مدت زیادی نزد خود نگه دارد.
مصاحبه گروهی :
مصاحبه گروهی شبیه به مصاحبه انفرادی است با این تفاوت که به جای مصاحبه بایک نفر ،باهمه کسانی که دارای مشاغل یکسانی در سازمان هستند به طور همزمان مصاحبه می شود .

اطلاعاتی که از این طریق به دست می آید ،دقیقتر و کاملتر از اطلاعاتی است که از مصاحبه انفرادی به دست می آید.
نشست متخصصان :
دراین روش جلساتی تشکیل می شود واز کسانی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند ،دعوت و نظر خواهی می شود . دراین جلسات سرپرستان و متخصصان ویژگیهاو مشخصات شغل رابرای تحلیلگران تشریح می کنند .اگرچه این روش برای جمع آوری اطلاعات مفیداست ،برداشت متصدی شغل از شغلش همچنین واقعیات شغل ،یعنی اینکه کار واقعا"به چه صورت ودر چه شرایطی انجام می گیرد ،نادیده گرفته می شود.
ثبت وقایع :
دراین روش از متصدی شغل خواسته می شود که فعالیتهای روزانه خود را یادداشت کند .ثبت وقایع بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کاراست ،زیرا کاربه وسیله انجام دهنده آن و آنگونه که واقعا"انجام می گیرد شرح داده می شود .باوجود این ،یادداشت فعالیتهای روزانه ،کاری دشوار و وقت گیر است واین کارراباید برای مدتی طولانی ادامه داد تا بتوان تمام وظای

ف شغل را ثبت کرد این امر هزینه های استفاده از روش مذکور را افزایش می دهد.
پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت :
مشاهده ،مصاحبه و پرسشنامه روشهای معمول تجزیه و تحلیل شغل به شمار می آیند .در سالهای اخیر ،محققان سعی کرده اند تایک روش مقداری برای تجزیه وتحلیل مشاغل ابداع کنند. پرسشنامه تجزیه وتحلیل سمت (PAQ )یکی از این روشهاست که در اوایل دهه 1970 به وسیله مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع گردید براساس نظر آنها می توان هرشغلی را برحسب مجموعه فعالیتهایی که در آن انجام می گیرد مورد تجزیه وتحلیل قرارداد.ازاین رو ،در پرسشنامه ای که طراحی نموده اند ،فعالیتهای هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم گردیده است . عناصر مهم در هر یک از این طبقات ششگانه نیز شناسایی شده اند . منظور از عنصر ،حرکت یا عملی است که در کار انجام می گیرد و جزئی از آن به شمار می آید.
تجزیه وتحلیل شغل به روش PAQ بدین صورت است که با مطالعه پرسشنامه ،تحلیلگر معین می کند که اولا"،شغل از چه عناصری تشکیل شده است و ثانیا"هریک از این عناصر چه سهمی در شغل دارند .قسمتی از فعالیتهای کارمند درهرشغلی ،کسب اطلاعاتی است که برای انجام آن کار ضروری است . بنابراین ،تحت عنوان (منابع اطلاعاتی )در پرسشنامه مواردی مطرح شده اند که با ارزیابی آنها معلوم می شود که کارمند این اطلاعات راازکجاو چگونه به دست می آورد.
تحقیقاتی که درباره PAQانجام گرفته است ،پایایی وروایی آن راتایید کرده است .این روش کاربرد وسیعی دارد وبرای تجزیه و تحلیل انواع مشاغل از آن استفاده می شود .معایب این روش طولانی بودن ،زبان فنی و سیستم ارزیابی پیچیده و مشکل آن است.
كدام روش بهتر است ؟
درحال حاضر روش بخصوصی که به طوریکسان برای تجزیه و تحلیل همه مشاغل در هر شرایطی ،مناسب بوده ،از پایایی وروایی لازم نیز برخوردار باشد وجودندارد. برخی از صاحبنظران معتقدن

د که به کار بردن ترکیبی از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل شغل ،موثرتراز کارگیری هر کدام بتنهایی است و هیچیک از روشها به طور جداگانه برسایر روشها برتری ندارد .بنابراین به جای محدود کردن خود به کسب اطلاعات از یک منبع باید کوشید اطلاعات صحیح وکافی را ازمنابع مختلف از جمله متصدیان مشاغل ،سرپرستان مستقیم ،صاحبنظران و کارشناسان به دست آورد .
تنظيم شرح شغل و شرايط احراز شغل
اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید به صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل

،به فرمهای خاصی منتقل می گردند .در شرح شغل ،وظایف ،مسئولیتها وشرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود .شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید.به عبارت دیگر،دانش ،مهارتهاو تواناییهایی که برای انجام موفق و موثر شغل ضروری است ،در فرم شرایط احراز منعکس می گردد و انتظار می رود کسی که دارای آن شرایط باشد ،شغل را بهتر از کسی که فاقد آن است انجام دهد . تنظیم شرایط شغل ،نقش مهمی در فرایند انتخاب افراد ایفا می کند وبا استفاده از آن می توان نیرویی را انتخاب و استخدام نمود که بیشتر ین شایستگی را برای تصدی شغل مورد نظر داشته باشند

.درواقع ،منظور از انتخاب صحیح در مدیریت منابع انسانی ،این است که شاغل وشغل باهم تناسب داشته باشند.
تنظيم شرح شغل :
اگرچه قاعده وروش خاصی برای تنظیم شرح شغل وجود ندارد ،معمولا"هرشرح شغلی شامل اطلاعاتی به شرح زیر است :الف )شناسنامه شغل :برخی از اطلاعاتی که در این قسمت درج می شود عبارتنداز 1) عنوان شغل :برای هر پست سازمانی نامی انتخاب می گردد که معرف آن شغل است و عنوان شغل نامیده می شود. مثلا"معاون مالی ،رئیس کارگزینی یا رئیس اداره داده پردازی .
2)کد(شماره پست سازمانی ):هر شغلی را در سازمان می توان به وسیله کد خاصی که به آن داده می شود از سایر مشاغل مجزا کرد ،کدهر شغل نشان دهنده مشخصات اصلی آن شغل از قبیل گروه استخدامی و سقف حقوق است و به وسیله آن می توان شغل را به سرعت شناسایی کرد .
3) نویسنده شرح شغل
4)تاریخ روزی که شرح شغل نوشته شده است .
5)تصويب كننده (كسي كه شرح شغل تهيه شده را كنتري وتاييدكرده است ) .
6)جایگاه شغل درسلسله مراتب سازمانی (اداره وواحد مربوط).

7)عنوان سرپرست مستقیم شاغل .
8)پایه ورتبه شغل .
9)حداقل و حداکثر حقوقی که به شغل تعلق می گیرد .
ب )خلاصه شغل :دراین قسمت از فرم ،وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان می گردد.برای مثال ،مشاهده می شود که شغل سرپرستی دایره داده پردازی (مسئول کلیه عملیات مربوط به جمع آوری ،آماده سازی و پردازش اطلاعات )تعریف می شود .درعین حال که شرح شغل نباید بیش از اندازه ،خشک و انعطاف ناپذیر باشد باید تا حد ممکن دقیق و خالی از ابهام باشد .
ج)ارتباطات اداری :در این قسمت ،نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران درداخل وخارج سازمان بیان می شود.برای مثال ،رابطه اداری شغل مدیر کل امور اداری در سازمانی را میتوان به شکل زیر نوشت :
- گزارش دادن به معاونت نیروی انسانی ؛
- سرپرستی مستقیم چهارکارشناس امور اداری و پنج کارمند دفتری ؛
- ارتباط با هیات مدیره و روسای دوایر مختلف در سازمان ؛
- ارتباط با دوایر وادارات دولتی ،نمایندگان اتحادیه های کارگری و موسسات کارمند یابی در خارج از سازمان .
د)شرح وظایف و مسئولیتها :این بخش از فرم به شرح جزئیات وظایف و مسئولیتهای شغل اختصاص دارد . هریک از وظایف اصلی شغل به طور جداگانه فهرست و سپس در صورت لزوم توضیحات بیشتری (دریک یا دو جمله )درباره هرکدام داده می شود.
ه) اختیارات :در بخش دیگری از فرم شرح شغل ؛حدود اختیارات شاغل ؛محدوده تصمیم گیری ؛تعدادافراد ی که از او به طور مستقیم دستور می گیرند ودر صورت لزوم ؛سقف بودجه ای که در اختیارش قرار داده می شود ،مشخص می گردد. برای مثال ممکن است به شاغل اختیار داده شود هر خریدی تاسقف صدهزار تومان را تصویب کند ؛به کارکنان مرخصی دهد ،اقدامات انضباطی لازم در مورد آنها به عمل آورد ؛افرادی را برای گرفتن پاداش و حقوق و مزایای بیشتر به مسئولان مربوط در رده های بالاتر سازمان معرفی کند؛وافراد مورد نیاز برای اداره خودرا گزینش و استخدام نماید.

و)معیار عملکرد :منظور از معیار عملکرد ،فهرستی از ضوابط و موازینی است که انتظار می رود با رعایت آن ،متصدی شغل وظایف و مسئولیتهای اصلی خودرا آن طور که در شرح شغل آمده است ،بدرستی انجام دهد و به وسیله آن بتوان عملکرد واقعی وی را ارزیابی کرد. معیار عملکرد باید انتظارات مسئولان از کارکنان را به طور صریح و دقیق بیان کند.
ز)محیط و شرایط کار :سروصدا ،شلوغی ،گرما یا سرمای شدید ،خطرناک بودن کار و یا هرشرایطی دیگری که لازمه انجام دادن کار و یا جزءلاینفک آن باشد نیز باید در شرح شغل ذکر گردد.
تنظیم شرایط احراز شغل :
بعد از تشریح ماهیت و ویژگیهای شغل ،قدم بعدی تعیین خصوصیات ،تجربیات و مهارتهایی است که

متصدی شغل باید داشته باشد .بنابراین ،به منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل بدقت مورد مطالعه قرار گیرد . فرم شرایط احراز شغل از یک طرف ،راهنمایی برای کارمندیابی است و مشخص می کند در جستجوی چه نوع کارمندی با چه خصوصیاتی باشیم و از طرف دیگر ،چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارا بودنشان ضروری و مهم شناخته شده اند تشریح شده است ،می توانیم از آن در طراحی آزمونهای انتخابی ،یعنی آزمونهایی که تواناییهای متقاضیان شغل را می سنجد ،استفاده کنیم .
شرایط احراز شغل را می توان در قسمتی از فرم شرح شغل شرح داد یا به صورت فرم جداگانه تنظیم کرد.
حال این سئوال مطرح می شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه طریقی می توان شناسایی کرد ؟برای این کار معمولا"از دوروش استفاده می شود :اظهارات صاحبنظران و تجزیه و تحلیل آماری .درروش اول (روش قضاوتی )از کارشناسان ،سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند سئوال می شود کسی که شغل مورد نظر به او واگذار می گردد باید دارای چه تحصیلات ،تخصص و مهارتهایی باشد ،چه دوره هایی را گذرانیده باشد و استعداد ،هوش و شعورش در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی عهده دار آن شود .درروش دوم که منطقی ترین ودر عین حال دشوارترین روش است ،رابطه آماری میان ویژگیها و مهارتهای فردی و میزان کار آیی تعیین می شود.
معمولا"رابطه میان این متغیرها وکارآیی فرد طی مراحل زیر معین می گردد:
شغل تجزیه و تحلیل و مشخص می شود که عملکرد فرد را چگونه وبرچه اساسی بایدارزیابی کرد.
یکی از صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل ،موثرباشد ،مثلا"مهارت وزبردستی در استفاده از انگشتان دست انتخاب می شود .

افرادی برای این شغل انتخاب می گردند که دارای این صفت (زبردستی انگشتان دست )باشند.
عملکرد این افراد بعد از انتخاب و استخدام ارزیابی می شود .
باروشهای آماری ،رابطه میان این صفت و عملکرد کارمند در شغل بررسی می گردد تامعلوم شودآیا زبردستی انگشتان شرط موفقیت در کاربوده یاخیر .باتکرار این فرایند ،فهرستی از صفات و خصوصیاتی که متقاضی باید برای احراز شغل داشته باشد به طریق علمی تنظیم می گردد.
مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به وسیله روشهای آماری این است که می توان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی رااز طریق علمی اثبات نمود.