مقاله روش کاربردی مقایسه و اولویت سنجی پروژه های تحقیق و توسعه

بخشی از مقاله

چکیده

امروزه بسیاري از سازمانها فعالیتهاي خود را در چارچوب پروژه انجام میدهند و از مزایاي فرآیندهاي علمی و آزمودهي مدیریت پروژه بهره میبرند. بدینترتیب، پروژهها گسترهي وسیعی از فعالیتهاي سازمانها را دربرمیگیرند. دراینمیان، کمبود ترازویی که با آن بتوان وزن این اقلام گوناگون را در مقایسه با یکدیگر و در مقایسه با هدفها و اولویتهاي سازمانی سنجید و ارزش هریک را به واحدي مشترك بیان کرد کاملاً احساس میشود.

کمبود چنین عاملی را میتوان سرآغازي دانست بر مشکلات پرشمار سازمانی، که برخی از آنها عبارتند از: ارزیابی عملکرد افرادي که در پروژههاي متفاوت موفق بودهاند؛ سهم یک پروژه در کامیابیها یا شکستهاي سازمان. وزن دهی به پروژه ها روشی پیشنهاد میکند که میتواند اهمیت یک پروژه را از دیدگاه هدفها، نیازمنديهاي کوتاهمدت و بلندمدت یک سازمان اندازهگیري کند. با دانستن اولویتهاي سازمانی و بیان آنها در چارچوب اعداد و ارقام، میتوان وزن پروژه را در سازمان سنجید و میزان متناسبی از سرمایهگذاري و پشتیبانی -  و همتراز با آن، پاداش و ارتقا - را بدان اختصاص داد. هرچند »وزندهی پروژهها« براي پروژههاي تحقیقاتی پیاده شده است ولی با توجه به اینکه در طراحی این روش، نیازمنديهاي سازمان از دید مدیریت ارشد آن در نظر گرفته شده است، میتوان ایدههاي آن را به سازمانهاي پروژهمحور و دیگر انواع پروژهها نیز تعمیم داد.

مقدمه و نیازسنجی:

شناخت شاخصهایی براي اندازهگیري اهمیت پروژههاي یک سازمان یا مقایسهي پروژههایی که گاه، هیچ نزدیکی و همانندي موضوعی با یکدیگر ندارند براي مدیران بسیار چالش برانگیز شدهاست. براستی چه شاخصی میتواند در ارزیابی و مقایسهي دو پروژه با یکدیگر کارآ باشد؟ برخی از متخصصانی که در رشتههاي تخصصی خود در پروژهها درگیرند براین باورند که با توجه به چشمانداز روشن موجود در زمینهي فعالیتی آنها –که گاه انکار ناپذیر است- عمدهي منابع سازمان باید در زمینهي فعالیت آنها بهکارگرفته شود، سرمایهگذاري و پشتیبانیهاي مدیریت ارشد باید در
پروژههاي آنان بیشتر به چشم آید، و در پایان فرآیند انجام پروژه و دستیابی به هدفها هم شایستهترین افراد براي دریافت پاداشها و ارتقاي ردهي سازمانی، آنها هستند! آیا صِرفِ داشتن چشمانداز روشن، براي توجیه با اهمیت بودن یک یا چند پروژه و بسیج منابع مالی و انسانی سازمان براي پشتیبانی همه جانبه از آنها کافی است؟

نظر اغلب مدیران سازمانها، با نظر متخصصان امر - اگر نه کاملاً، تا حدي - متفاوت است. ازدید آنان فرصتهاي مالی بهتري که یک پروژه در اختیار سازمان قرارمیدهد، مهمترین عامل به نظر میرسد. ولی آیا همانگونه که رواج دارد میتوان براي ارزیابی و سنجش اهمیت پروژهها تنها به معیارهاي مالی بسنده کرد؟ ارزیابی پروژه با معیارهاي مالی داراي نارساییهایی است که عمدهترین آنها به شرح زیر است:[1]

- 1 معیارهاي سنجش مالی عمدتاً کوتاه مدت و غیر

استراتژیک هستند؛

- 2 ارزیابی مبتنی بر اطلاعات گذشته است؛

- 3 ارزیابیها عمدتاً یک بعدي است؛

- 4 ارزیابیها تنها بر پایهي دادههاي حسابداري است ومتغیرهاي مهمی مانند،کیفیت، نوآوري، و رضایت مشتریان در آن لحاظ نمیشود. مشکل دیگري که وجود روشی براي مقایسهي پروژهها را بایسته میسازد ارزیابی عملکرد افرادي است که آن پروژهها را انجام میدهند: چه این ارزیابی براي افزایش ردهي سازمانی کارکنان باشد، چه براي سنجش عملکرد گروههاي درونسازمانی. در روشهایی که هماکنون در این گونه ارزیابیها به کار گرفته میشود هدف، ارزشدهی به کار افراد و یا بخشهاي سازمانی با رویکرد به شاخصهایی است همچون:[2]

-    عملکرد کلی - که پیرو نظر مدیر مستقیم هر فرد است -

-    برونداد عملکرد - براي نمونه، تعداد پروژههاي دردست انجام و پایان یافتهي هرکس -

-    بازده فرد و کیفیت بروندادها

-    خلاقیت و نوآوري

ویژگی آشکار این شاخصها قائم به فرد بودن آنهاست و در همهي آنها سخن از فرد است و تعداد آثاري که برجاي میگذارد. اینکه کدامیک از این آثار با هدفهاي سازمان همسوتر است ویا چگونه میتوان آنها را با یکدیگر همسنگ کرد در این روشها دیده نمیشود. این مشکلی است که براساس نظر سنجیها ازدید بسیاري از کارشناسان، درستی ارزیابیهاي دورهاي را با تردید همراه میسازد. اگر بتوان با درآمیختن شاخصهاي گوناگون ارزیابی، همهي جنبههاي مهم و تاثیرگذار پروژه را درنظر گرفت، آنگاه میتوان موفقیت یا همراستایی هدفهاي پروژه را با سیاستهاي سازمان اندازهگیري کرد. با نگاهی فراگیرتر میتوان شاخصهاي زیر را در تعیین اهمیت یک پروژه - و همتراز با آن، سنجش موفقیت یک پروژه – برشمرد:

-    هزینه

-    سختی کار

-    بهرهوري - اثربخشی و کارآیی -

-    کیفیت بروندادها، دستآوردها و اقلام تحویلی پروژه

-    عملکرد گروه دستاندرکار انجام پروژه

-    برنامه و مدت اجرا - Schedule and sequence -

-    رضایت مشتري - درونسازمانی و/یا برونسازمانی - از

ستادههاي پروژه

- ارزش بازاري دستآوردها

با اطمینان میتوان گفت معیارهایی که براي چنین هدفهایی برگزیده میشوند باید داراي ویژگی »کمیت پذیري« باشند؛ یا - اگر بهسادگی نتوان آنها را در پیالهي اعداد ریخت - در پوشش کمیتهاي مرتبط آورده شوند. روشی که در نوشتار روش کاربردي مقایسه و اولویتسنجی پروژههاي تحقیق و توسعه حاضر شرح داده میشود تا حدي توانسته است تعیین اهمیت پروژهها را از حالت نظردهی برمبناي سلایق شخصی به نظردهی قانونمند و هدفگرا سوق دهد.

روششناسی و انجام کار

فرآیندي که در وزندهی به پروژهها بهکار گرفته میشود برپایهي تحلیل سلسله مراتبی گزینههاي دردسترس - پروژه یا پروژهها - و محاسبهي وزن هرپروژه است.[4] براي طراحی معیار مقایسهي پروژهها باید دو مساله را حل کرد:

-1 معیارهاي اهمیت پروژه براي سازمان - هم اصلی و هم فرعی - کدامها هستند؟

-2 این معیارها در فرآیند تصمیمگیري و گزینش داراي چه تاثیري - وزنی - هستند؟

در نخستین گام، با بهرهگیري از روشهاي تعریف شاخصهاي سازمانی[5] 1، یک نظرسنجی از مدیران رده بالاي سازمان2 دربارهي مفهوم و هدف امتیازدهی و آنچه از این مفهوم در ذهن دارند و کارکردي که از آن انتظار دارند انجام گرفت. در مرحلهي بعد، با گردآوري و پردازش نظرهاي دریافت شده که دربردارندهي ارزشها و اولویتهاي ارزیابی و نیز اولویتهاي گزینش و تصویب پروژهها است، از چکیدهي آنها براي تعیین شاخصهاي آغازین ارزشگذاري پروژههاي سازمانی بهره برده شد. نخستین دستآوردهاي این نظرسنجی نشانداد که از دید مدیریت ارشد میتوان پروژهها را در انواع زیر دستهبندي کرد؛ به سخن دیگر، این ویژگیهاي پروژه در نظر مدیران سازمان ارزشمند است:

- نوع پروژه از دید روش انجام کار

1 روش Balanced Scorecard در سطح دو گام نخست: – 1 راهبرد سازمان را به زبان عملی بیان کنید؛ – 2 ارکان سازمان را با راهبردتان همسو سازید؛ و نیز آنالیز SWOT - Strength, Weakness, Opportunity, Threat -

2 سازمانی که دراین نوشتار بدان استناد شده و این مطالعه درآنجا انجام یافته، یک سازمان پژوهشی پروژه محور است. درنظر داشته باشید بیشتر شاخصها و معیارهایی که بدانها اشاره شده است، سازگار با ویژگیهاي این سازمان بهکارگرفته شدهاند.

-    نوع پروژه از دید هدف،برد و دامنهي تاثیر

-    نوع پروژه از دید دانش بهکارگرفته شده یا فرآوريشده در آن

-    تعداد نیروي انسانی شاغل در پروژه و سطح تخصصی آنها

-    مبلغ قرارداد پروژه

-    زمان دستیابی به هدف - مدت اجراي پروژه -

-    فوري بودن انجام طرح - مهم بودن -

-    رضایت کارفرما و انجام درست و بهنگام تعهدات

-    تعداد کتابها و مقالههایی که درپایان پروژه با استفاده از دستآوردهاي پروژه نوشته میشود

-    کاربرد بینالمللی دستیافتهها

-    اهمیت تجهیزات بهکاربرده شده در پروژه

با توجه به سیاستهاي سازمانی و تعهدِ بخشهاي گوناگون سازمان به این هدفها، پس از دستهبندي اقلام یادشده - که زیرمعیارهاي سنجش را تشکیل میدهند - معیارهاي اصلی سنجش بهدست آمد. کوشش شده است تا میشود مفهومی غیر از نظرات دریافت شده به عنوان معیار اصلی، برگزیده نشود و این معیارها با نظرات مدیران ارشد همچنان تطابق داشته باشد. این گروهها براساس نظرات دریافت شدهي مدیران ارشد سازمان از نخستین نظرخواهی، دستهبندي و جداگانه امتیازدهی شدند.

محاسبهي وزنهاي نسبی و نهایی با بهکار بردن روش میانگین حسابی انجام شده است. برگزیدن این روش صرفاً به دلیل سادهشدن محاسبات بوده است.[4] 3 امتیاز محاسبه شده براي هر شاخص را در شکل 1 میبینید. 3 گامهاي محاسبه به شرح زیر است مقادیر هریک از ستونهاي آرایه را باهم جمع میکنیم. هر عضو آرایه را به جمع ستون خودش تقسیم میکنیم - نرمال کردن - . میانگین هر سطر آرایهي نرمال شده را محاسبه میکنیم.