بخشی از مقاله
چکیده
شاید زمان ارزشمندترین سرمایه ملی هر کشور باشد. زیرا ممکن است بتوان سایر اشکال سرمایه را بازیافت کرد یا به صور دیگري تبدیل نمود یا جایگزینی براي آنها در نظر گرفت و یا مدت بهره برداري از آنها را افزایش داد. اما هر لحظه از زمانی را که هر نفر به نحو مطلوبی از آن استفاده نمیکند گوهر گرانبهایی است که هرگز نمیتوان جایگزینی براي آن یافت و یا از بین رفتن آن را به تأخیر انداخت لذا شاید بتوان گفت هر کدام از افراد ملت، در صورت عدم بهرهگیري مناسب از زمان اجازه میدهند بخشی از یک گنجینه با ارزش ملی به تاراج رود.
در این مقاله ضمن اشاره به تاریخچه برخورد انسانها با موضوع زمان و بهرهگیري از زمان در کشورهاي پیشرفته و در حال توسعه، مدیریت زمان به عنوان یک روش مطمئن براي جلوگیري از اتلاف این سرمایه ملی بررسی شده و به نقش مدیران در بهره وري از زمان پرداخته شده است و در نهایت تأکید گردیده است که میبایستی روشهاي بهرهوري بهینه از زمان به صورت وسیعی در برنامههاي آموزش رسمی و غیررسمی گنجانده شود تا فرهنگ بهره وري بهینه از زمان به فرهنگ کارآمدي ایرانیان تبدیل گردد.
مقدمه
تاریخچه آشنایی انسان با زمان به سالهاي سال پیش بر میگردد، موقعی که انسان در غار زندگی میکرد و بدون توجه به وقت بر حسب نیازهایش بیرون میرفت و یا در غار سکنی میکرد. اما وي فقط با مفاهیم ساده اي از زمان مانند طلوع و غروب خورشید و ... آشنا بود. با گذشت ایام و تقسیم کار و تشکیل طبقات اجتماعی، مفهوم زمان بیش از پیش مطرح گردید. چرا که کارها میبایستی در زمان مشخص و بر حسب شرایط خاصی انجام میشد، بعد از شکلگیري طبقات و تقسیم کارها، کسی که میتوانست کارش را در وقت کمتر و با کیفیت مطلوب تر انجام دهد بر دیگري پیشی میگرفت.
پس از رشد صنعت و ایجاد تکنولوژيهاي مختلف، زمان نقش مهم و ویژهاي پیدا کرد چون که یک کالا بر حسب نیاز تولید میشد و برآورد قیمت آن تحت تأثیر زمان مصرف شده در تولید آن قرار میگرفت. همچنین قیمت هر کالا در زمانهاي مختلف و با توجه به شرایط و مقتضیات مختلف از جمله عرضه و تقاضا تغییر می یافت. این مهم در کشورهاي پیشرفته که داراي صنایع مختلف توسعه یابنده بودند به شکل بارزتري مطرح گردید.
نمونه بارز این کشورها آلمان، ژاپن و کره هستند که بعد از جنگ جهانی دوم، شاغلان در آن کشورها به صورت سه شیفت به کار و تلاش مشغول شدند زیرا میخواستند اقتصادي پویا را ایجاد نمایند. در این کشورها شبانهروز به سه بخش تقسیم گردید. 8 ساعت کار، 8 ساعت تفریح و 8 ساعت خواب. البته گاهی یکی بر دیگري پیشی و یا بیشی میگرفت و در صورت نیاز، مدت زمان کار به 12 ساعت و یا بیشتر افزایش می یافت.
اما در کشورهاي در حال توسعه، موضوع رنگ و بوي دیگري به خود گرفت و در این کشورها معنی و مفهوم زمان به فراموشی سپرده شد و هیچ کنترلی بر زمان صورت نگرفت و انسانها بدون برنامهریزي جهت انجام بهتر کارها، زمان را به حال خود واگذار نمودند. متأسفانه در کشور ما نیز بهرهگیري از زمان وضعیت بهتري پیدا نکرد و اتلاف زمان در زندگی خصوصی افراد تا مراکز و سازمانها و صنایع به وفور تداوم یافت. به طوري که علیرغم بهبود شرایط زندگی هنوز فرهنگ استفاده صحیح از زمان در کشور ما نهادینه نشده است و میلیونها ساعت زمان ایرانیان در هر شبانهروز بیهوده مصرف می شود. به عنوان یک راهکار مناسب براي کاهش اتلاف زمان، مدیریت آن گریز ناپذیر است.
پیشگیري از اتلاف وقت
مدیریت زمان
براي مدیریت زمان سه فصل قایل شدهاند:
-1 استفاده بهینه از زمان
– 2 یادداشت برداري از کارها
-3 برنامهریزي هر سازمانی که این امکان در آن به وجود نیاید به ورشکستگی کشیده خواهد شد. در کشورهاي در حال توسعه با نبود برنامه ریزي استراتژیک، زمان زیادي از دست می رود حتی شاید کسی از دوران کودکی تا مرگ اهمیت زمان را درك نکند و یا اگر هم بداند نتواند براي بهرهگیري مناسب از زمان برنامهریزي نماید در نتیجه کارها به شکلی غلط انجام میشوند و نتیجه مطلوبی نمیدهند و کل جامعه متضرر می شود. انسان براي نیل به اهداف شخصی و حرفه اي خود و براي استفاده بهینه از زمان باید برنامه ریزي استراتژیک - راهبردي - و بلند مدت داشته باشد. براي برنامهریزي باید کارهایی را که قرار است انجام گیرد فهرست بندي نمود. براي فهرست بندي باید نکات ذیل را مد نظر قرار داد:
-1 فعالیتهایی که نیازمند انرژي فراوان هستند، باید به فعالیتهاي ریزتر تقسیم شوند.
-2 براي هر یک از کارها، برآورد زمان مورد نیاز صورت گیرد.
-3 اگر برنامهریزي خیلی بلند پروازانه بود نباید شخص خود را چندان درگیر آن نماید.
-4 باید فقط براي 60 درصد از زمان در دسترس برنامهریزي کرده و 40 درصد بقیه را براي فوریتها و گسیختگیهایی که پیش میآید تخصیص داد.
-5 بایستی واقعیتها را در برنامهریزي لحاظ کرد تا برنامهریزي واقعبینانهاي صورت پذیرد. -6 تا زمانی که کاري کامل نشده به کار دیگري پرداخته نشود. در مرحله بعد باید اولویت ها را فهرستبندي نموده و جدولی تهیه کرد و درجه اولویت ها و مدت زمان آنها را در آن نوشت. در گام بعدي ساعت هایی از روز را که فرد در آن بیشترین کارآیی دارد باید مشخص و منحنی کارآیی را در طول شبانهروز رسم نمود.
