بخشی از مقاله
مديريت زمان و شناسايي عوامل بهينه سازي زمان اجرا در پروژه هاي عمراني
خلاصه
يکي از مسائل بسيار مهم در مديريت پروژه هاي عمراني ، مديريت زمان پروژه ميباشد. امروزه مسئله ي مديريت زمان جامع و صحيح پروژه شامل برنامه ريزي منابع ، برآورد زمان ها، برنامه زمانبندي و کنترل زمان به يکي مسايل استراژيک در پروژه ها و از دغدغه هاي اصلي متوليان و دست اندرکاران آن ها تبديل گرديده است ؛ که پروژه هاي عمراني را نيز شامل ميشود. کاهش در زمان اجراي پروژه ها از مهمترين چالش هاي مديريت ساخت و مديريت استراژيک ميباشد. در کشور ما مشکلي که گريبان گير بخش اعظمي از پروژه هاي عمراني مي باشد، عدم شروع ، اجراء و بهره برداري از آنها در موعد مقرر و طبق برنامه زمانبندي مي باشد.
اين تاخيرات ضمن اينکه باعث افزايش هزينه ساخت و کاهش کيفيت آنها ميشود، در مواردي چنان زياد مي شود که طرح را از حالت اقتصادي خارج مي کند. اين مقاله ضمن تعريف مديريت زمان ، به شناسايي عوامل دخيل در مديريت بهينه زمان از سوي کارفرما، مشاور و پيمانکار پرداخته و در انتها راهکارهاي لازم جهت رفع آنها ارائه گرديده است .
کلمات کليدي : مديريت زمان در پروژه ، عوامل بهينه سازي زمان در پروژه ، عوامل استراتژيک در زمانبندي پروژه ، اجراي پروژه هاي عمراني.
١. مقدمه
از جمله واقعيتهايي که در زمينه عمران و سازندگي کشور وجود دارد و بعبارتي ديگر از جمله مشکلاتي که گريبانگير پروژه هاي کشور در موارد متعددي شده و دائم از آن سخن به ميان ميآيد و چه بسا فشار مضاعفي از اين حيث متوجه نظام اقتصادي کشور ميشود، اين است که پروژه ها در زمان پيش بيني شده به اتمام نميرسند. در اکثر پروژه هاي عمراني، شاخص زماني و اينکه پروژه ميبايست بعنوان يک الزام در زمان معيني اتمام پذيرد يا بدست فراموشي سپرده شده يا از کنترل خارج ميگردد. در صورت اتمام پروژه در زمان برنامه ريزي شده يا با تأخيري اندک نسبت به زمان معين که بتوان از آن چشم پوشيد تأثير زيان آور عوامل بسياري از جمله تورم که خود در بازده ، بهره وري و در نهايت هزينه پروژه تأثير گذار است بر پروژه کاهش يافته و در نتيجه پروژه با هزينۀ معيني پايان ميپذيرد. لذا عملکرد صحيح مديريت پروژه جهت کنترل زمان آن در مديريت ديگر عناصر پروژه مؤثر خواهد بود. اينکه چرا به اهميت زمان در پروژه به عنوان موجود زنده از بدو تولد تا لحظه اتمام يا تکميل و بهره برداري از پروژه پي برده نميشود يا حداقل راه حل مفيدي براي کاهش تأخير در پروژه هاي عمراني که در زمان حاضر از جمله مسائل اساسي پروژه هاست ارائه نميشود سؤالي است که مديران پروژه و متخصصين امر بايد به آن پاسخ دهند. اينکه تمام دلايل از جمله اعتبار و بودجه ، افزايش نرخ تورم ، عدم دقت در برنامه ريزي، کمبود مواد و مصالح در زمان ساخت ، عدم کنترل و نظارت صحيح بر روند انجام پروژه را دلايل اصلي دانست تا موضوع تأخير در تکميل پروژه ها را توجيه کرد شايد تا اندازه اي درست بنظر برسد، وليکن چون دسته بندي اين دلايل بر مبناي اصول و سيستم خاصي صورت نپذيرفته است به نوعي توجيه غيرمنطقي و ضعف بخش مديريتي بوده که نتوانسته آن عوامل را در چارچوب مدت زمان برنامه ريزي شده هماهنگ و يکپارچه نمايد. زمان از جمله عوامل ارزيابي بهره وري يک پروژه بوده و مديريت بر مبناي اصول زمان بندي کليد پيشرفت آن پروژه ميباشد. همچنين عملکرد زمان و بهره گيري از فرصتها از جمله شاخصهاي موفقيت پروژه بوده لذا با در نظر گرفتن اين مطلب ارزش تأخيرات در پروژه و تلاش در جهت جبران يا جلوگيري از آنها بعنوان يک الزام اهميت بسزايي پيدا ميکند.
٢. تعاريف
٢,١. مديريت زمان
مديريت زمان در واقع همان عمر پروژه است که به عنوان مهمترين سرمايه نه برگشت پذير است و نه چيزي جايگزين آن مي گردد. براي اينکه در دنياي امروز، پروژه اي بعنوان پروژه موفق و کارآ باشد نکات بسياري را مي بايست در آن مورد توجه قرار گيرد که يکي از مهمترين آنها نظم و استفاده صحيح از وقت است . تاخير در پروژ ههاي عمراني به دليل پيچيدگي هاي خاص آنها امري غيرقابل انکار است . زمان با
ارزش ترين منبعي است که در اختيار داريم . زمان بسيار با ارزش تر از پول است . زمان سرمايه ايست گرانبها، زيرا:
• کالا و متاعي است استراتژيک ، محدود، متناهي و فرار.
• آن را نمي توان خريد.
• زمان را نمي توان ذخيره و يا پس انداز کرد.
• زمان قابل افزايش نيست .
• گذر زمان دائمي واجتناب ناپذير است .
٢,٢. مديريت زمان و جايگاه آن در مديريت پروژه
پروژه ترتيبي از فعاليتهاي يکتا، پيچيده و مرتبط است که داراي يک هدف اصلي يا خروجي مشخص بوده و بايد در مدت و بودجه معين و طبق مشخصات به اتمام برسد. در هر پروژه يک سيستم با چهار قيد محدوده ، هزينه ، زمان وکيفيت اعمال مي گردد. تمام اين قيدها تابع هستند؛ زيرا تغيير در هر يک ، سبب تغيير در ديگري مي شود. به طول کلي مي توان يک مثلث فرض کرد که در مرکز اين مثلث طلايي محدوه قرار دارد و هر يک از اضلاع مثلث نشان دهنده هزينه ، زمان و کيفيت است . در تمام مدت چرخش زندگي پروژه ، زمان يکي از مهمترين پارامترهاي استراتژيک مطرح ميباشد.
مدت و هزينه تا اندازه اي قابل معامله با يکديگر هستند. زمان را ميتوان کاهش داد، اما اين کار افزايش هزينه را به دنبال دارد. منابع شامل نيروي انساني، ماشين آلات ، مواد و مصالح و تجهيزات محدود هستند. بنابراين ، محدوديت منابع در مدت و هزينه پروژه اثر دارد. معمولاً، کارفرما کنترل کننده هدف ، کيفيت و تاريخ اتمام پروژه و مدير پروژه کنترل کننده منابع و هزينه است . هر چند زمانبندي پروژه نيز از وظايف مدير پروژه محسوب مي شود.
مديريت پروژه ، به کار بردن دانش ، مهارت ، ابزار و تکنيک ها در فعاليت هاي پروژه است تا نيازهاي عوامل پروژه و نتظارات از پروژه ، تأمين گردد.
٣. آماري از افزايش زمان اجرا در داخل و خارج از کشور
درسازمان مديريت و برنامه ريزي سابق کشور، بحث طولاني شدن زمان اجراي پروژه ها از سال ١٣٤٩ در جلسات شوراي اقتصاد مطرح بوده و تا اين زمان ادامه يافته است . ليکن با اين وجود تاکنون به ارائه و تدوين راه حلي که قانونمند نيز شده باشد منتهي نشده است . سازمان برنامه و بودجه طي گزارشي که در سال ١٣٥١ منتشر شده است ، علل تاخير رادر چهار دسته به شرح ذيل طبقه بندي نموده است :
u اشتباه و عدم دقت در برآوردهاي مقدماتي
u اضافه شدن حجم يا اقلام کارها، فن اجرا
u نقائص ، مشکلات و روش هاي اجرايي
u مشکلات متفرقه
همانگونه که مشاهده مي شود بسياري از مسائل بر شمرده شده ، با مسائل کنوني صنعت ساخت کشور مشابهت بسيار داشته و اغلب نيز همان مسائل عيناً در حال حاضر وجود دارند که اين نشانه عدم پويايي در حل مشکلات اجرايي صنعت ساخت در کشور است . نکته جالب توجه اينجاست که طبق ادعاي سازمان برنامه وبودجه ٩٠ % طرحهاي عمراني افزايش زمان و هزينه داشته اند و ٦٠ % پروژه هاي نيمه کاره نياز به طي ١٥ سال دارند تا به اتمام برسند.
گفتني است در حال حاضر متوسط عمر پروژه هاي عمراني در ايران حدود ٩ سال است که فاصله زيادي با عمر استاندارد دارد.
در خارج از کشور نيز بعلت وسعت پروژه ها از لحاظ فيزيکي و حجمي و بالا بودن تعداد فعاليت هائي اجرايي ، پيچيدگي هاي و استراتژيک بودن اجراي پروژه ها از ابعاد مختلف اجتماعي، اقتصادي، سياسي، و بالابودن حجم سرمايه گذاري ريالي و ارزي در پروژه ها مشکل افزايش زمان و هزينه پروژه ها، در اکثر کشورها وجود دارد. جهت آگاهي بيشتر، نمونه اي از وضعيت افزايش زمان وهزينه در پروژه هاي کشورآمريکا مطابق جدول يک ارائه شده است .
جدول ١- نمونه اي از وضعيت افزايش زمان وهزينه در پروژه هاي کشورآمريکا
شايان ذکر است که طي ساليان اخير بعلت استقرار استاندارد مديريت پروژه و کنترل بيشتر در روند اجرايي فعاليت هاي ساخت ، اين آمار در کشورهاي خارجي در حال کاهش مي باشد.
از سوي ديگر طبق گزارش نظارتي پروژه هاي عمراني ملي در سال ١٣٨٤ (تهيه شده توسط دفتر نظارت و ارزيابي طرحهاي معاونت امور فني سازمان مديريت و برنامه ريزي سابق کشور)، عوامل مهم در بهينه سازي مديريت زمان اجراي پروژه هاي عمراني با محاسبه سهم هر عامل در تأخير اتمام
پروژه ، شناسايي و بشرح جدول زير اعلام شده است :
جدول ٢- سهم عوامل مختلف در تأخير اتمام پروژه ها
