بخشی از مقاله
چکیده: هر سازمان دارای ساختار خاصی بوده و این ساختار چارچوبی است که به وسیله آن فعالیتهای سازمان، سازماندهی و هماهنگ میگردد. برای این که سازمانها در محیط پویا و رقابتی امروزی بتوانند رشد و بقای خود را حفظ کنند لازم است با ایجاد تغییرات مناسب به ویژه تغییر در ساختار سازمانی به توسعه و بالندگی سازمانی دست یابند. در این مقاله ابتدا به بررسی معیارهاي ارزیابی سازمانها در دو گروه ابعاد ساختاري و ابعاد محتوایی، و به بیان انواع الگوهاي سازماندهی سازمانها پرداخته شده است.
پس از آن، یک تعریف ریاضی براي نمودار سازمانی ارائه شده است تا بتوان براساس آن معیارهاي ارزیابی را قبل و بعد از سازماندهی مجدد محاسبه و مقایسه نمود. از میان معیارهاي عنوان شده، معیار حیطه کنترل به عنوان معیار اصلی به منظور سازماندهی مجدد نمودار سازمانی انتخاب شده و یک الگوریتم حریصانه تعمیم یافته برمبناي آن ارائه شده است. در آخر نیز براي تفهیم بهتر مقاله یک مطالعه موردي آورده شده است.
.1 مقدمه
سازمان پدیدهاي اجتماعی است که داراي حدود نسبتاً مشخصی بوده و براي تحقق هدف یا اهدافی، براساس یک سلسله مبانی دائمی به طور آگاهانه فعالیت میکند. ساختار سازمانی مشخص کننده نحوه تخصیص وظایف و چگونگی گزارشدهی افراد است. همچنین تعیینکننده ساز و کارهاي هماهنگی رسمی و الگوهاي تعاملی سازمانی است که باید رعایت شوند .[1]
1.1. ابعاد سازمان
ابعاد سازمانی در دو گروه ساختاري و محتوایی طبقه بندي می شوند. ابعاد ساختاري1 بیان کننده ویژگیهاي درونی یک سازمان هستند. بر مبناي آنها می توان سازمانها را اندازهگیري و با هم مقایسه کرد. ابعاد محتوایی2 معرف کل سازمان هستند. آنها معرف جایگاه سازمان هستند و بر ابعاد ساختاري اثر میگذارند. براي ارزیابی و درك سازمان، هر دو بعد ساختاري و محتوایی ضروري است. ابعاد سازمان با یکدیگر رابطهي متقابل دارند.
[2] ابعادي که مورد قبول اکثر نظریهپردازان میباشند، در گروه ساختاري شامل رسمیت، پیچیدگی، تمرکز، تخصصی بودن، داشتن استاندارد، سلسله مراتب اختیارات، حرفهاي بودن و نسبتهاي پرسنلی و در گروه محتوایی شامل اهداف و استراتژي، محیط، فرهنگ، اندازه، فناوري، قدرت و کنترل و ایدئولوژي است.[1,2,3] از آن جایی که ابعاد ساختاري قابلیت اندازهگیري دارند، در جدول - 1 - تعریفی از آنها ارائه شده است.
2.1. الگوهاي سازماندهی
سازماندهی با نوعی تقسیم وظایف درگیر است و تقسیم وظایف، باید بر مبناي یک مفهوم صورت پذیرد، مفهومی مانند زمان، تعداد، محصول، مکان یا وظیفه.
1. سازماندهی برمبناي زمان: در این حالت، کارکنان در گروههاي متعددي چون نوبت صبح، نوبت عصر و نوبت شب تقسیم میشوند. این الگو معمولاَ در سطح پایین سازمان که فعالیتها ماهیت تکراري دارند، به کار میرود.
2. سازماندهی بر مبناي تعداد: معمولاَ تفاوتی در مهارتها و توانمنديهاي افراد شکل دهنده واحدها، مدنظر قرار نمیگیرد و کارها و وظایف، صرفاَ براساس تعداد کارکنان میان آنها تقسیم میشود. براي توسعه فعالیتهایی مناسب است که عمدتاَ توسط نیروهاي کار غیر متخصص یا داراي تخصصهاي مشابه انجام میشوند.
3. سازماندهی برمبناي وظیفه: تقسیم کار صرفاَ براساس وظایف معین و با رویکردي تخصص گرایانه، انجام میپذیرد.[4] براي سازمانهاي کوچک و متوسط یا سازمانهایی که یک نوع محصول تولید میکنند، بسیار مناسب است.[2]
4. سازماندهی بر مبناي محصول یا خدمت: زمانی که تنوع کالاها و خدمات زیاد باشد، این روش شیوه مناسبی براي سازماندهی است.[4] هنگامی که دوایر سازمانی وابستگی بسیار زیادي به یکدیگر دارند یا سازمان بسیار بزرگ است، این ساختار بسیار مناسب است.[2]
5. سازماندهی بر مبناي مشتري: گروه هاي متفاوت مشتریان مبناي تقسیم کار در سازمان، قرار میگیرند. هدف از این نوع سازماندهی، تسهیل خدمترسانی به مشتریان است. این شیوه سازماندهی، در مواردي که تفاوت نیازها و ویژگیهاي مشتریان بسیار اهمیت دارد، مورد تأکید قرار میگیرد. این شیوه سازماندهی، به ندرت به منزله مبناي اصلی سازماندهی به کار میرود، یعنی معمولاَ در کنار یک مبناي دیگر استفاده میشود. براي مثال سازمان ابتدا بر مبناي زمان تقسیم بندي و سپس در رده میانی، بر مبناي مشتري سازماندهی میشود. بدین ترتیب این نوع تقسیم بندي، معمولاَ در رده میانی سازمان و پایینتر از آن، مورد استفاده قرار میگیرد.[4]
6. سازماندهی بر مبناي منطقه جغرافیایی: این الگوي سازماندهی براي شرکتهایی مناسب است که فعالیتهاي مشابهی را در مناطق گوناگون انجام میدهند.[4]
7. سازماندهی ماتریسی: سازمانهاي ماتریسی چندین دهه قبل، از طریق تلفیق سازماندهی بر مبناي وظیفه و سازماندهی بر مبناي محصول یا مشتري طراحی شدند.[4] اگر سازمان، از نظر بزرگی، در ردهي وسط قرار گرفته و خطوط تولید چندان زیادي هم نداشته باشد، ساختار مزبور بسیار مناسب خواهد بود.[2]
8. سازماندهی شبکهاي: عمدتأ ارتباطات جانبی - مورب - را جایگزین ارتباطات عمودي و روابط کنترلی میکند. بدین ترتیب همکاري میان چندین سازمان، جایگزین روابط رسمی که واحدهاي یک سازمان را به هم مرتبط میسازند، میشود. سازمان اصلی فقط آن دسته از فعالیتهایی که براي انجام آن داراي نوعی قابلیت ویژه است را حفظ میکند. سایر فعالیتهاي موردنیاز، از سازمانهاي دیگر خریداري خواهد شد.[3] تعداد کمی از سازمانها برونسپاري را در حد بالا و ایجاد ساختار شبکهاي اجرا میکنند.[2]
در دنیاي واقعی، ساختارهاي زیادي به صورتهاي عنوان شده فوق وجود ندارند. سازمانهاي بزرگ اغلب از ساختار هیبریدي که مشخصههاي رویکردهاي مختلف را با هدف بهرهمندي از مزایاي ساختارهاي مختلف و حذف برخی معایب آنها ترکیب میکند، استفاده میکنند. در محیطهایی با سرعت تغییرات بالا گرایش به استفاده از ساختارهاي هیبریدي به دلیل انعطافپذیري بالایی که ارائه میکنند، وجود دارد.[2,3]
در این بخش به ارائه تعریفی از سازمان، شرح ابعاد سازمان و انواع الگوهاي سازماندهی ساختارهاي سازمانی پرداختیم. با توجه به اهمیت سازمانها در زندگی افراد، ساختار سازمانی به عنوان یکی از قويترین ابزارهاي در دسترس جهت ارتقا عملکرد سازمان با اهمیت است و سازماندهی مجدد آن منجر به بهبود رضایت مشتریان، بهبود عملکرد مالی، ایجاد مزیت رقابتی، فراهم نمودن نرخ بازگشت سرمایه چشمگیر، بسترسازي جهت پیادهسازي استراتژي و مدیریت منابعانسانی، و بهبود رضایت کارکنان خواهد شد.[5]
ذکر این نکته حائز اهمیت است که غالب پژوهشهاي صورت گرفته پیرامون موضوع ساختارهاي سازمانی شامل بررسی رابطه و نحوه اثرگذاري ابعاد مختلف سازمان بر یکدیگر، اندازهگیري کیفی ابعاد ساختاري سازمان و مطالعه موردي ابعاد سازمان در یک سازمان خاص میباشند. بنابراین، فقدان مرجعی جهت تعریف عملیاتی ابعاد سازمان و ارائه مدلی به منظور سازماندهی مجدد آن احساس میشود. در ادامه، با ارائه تعریف ریاضی از نمودار سازمانی، تلاش شده تعریف عملیاتی از ابعاد ساختاري سازمان ارائه شود. پس از آن بر پایه این ابعاد، یک الگوریتم حریصانه تعمیم یافته جهت سازماندهی مجدد نمودار سازمانی ارائه شده است.
2. تعریف ریاضی نمودار سازمانی
هدف این پژوهش سازماندهی مجدد نمودارهاي سازمانی میباشد، بدین منظور ابتدا لازم است مدل ریاضی مناسب و دقیقی جهت تعریف نمودار سازمانی ارائه گردد. در این قسمت، نمودار سازمانی را به صورت ماتریس تعریف مینماییم و روابط حاکم بر آن را شرح میدهیم. یک نمودار سازمانی دلخواه را در نظر بگیرید، تعداد سطوح سازمان تعداد سطرهاي ماتریس و ماکزیمم تعداد باکسها در هر سطح، تعداد ستونهاي ماتریس را نشان میدهد. به ازاي هر باکس از نمودار سازمانی یک عنصر از ماتریس غیر صفر خواهد بود، و مقدار عنصر غیر صفر در هر سطح، ارتباط آن را با عناصر سطح ماقبل نشان میدهد. به رابطه - 1 - دقت کنید. مشخصات ماتریس نمودار سازمانی عبارت است از:
• در سطر اول ماتریس صرفاً یک عنصر غیر صفر بوده که نشاندهنده بالاترین مقام سازمان بوده و در سایر سطرها بایستی حداقل یک عنصر غیرصفر باشد.
• عناصر غیر صفر ماتریس نمیتوانند مقداري بیش از تعداد ستونهاي ماتریس اختیار کنند.
• مجموع عناصر غیر صفر حداقل یکی از سطرهاي ماتریس بایستی برابر تعداد ستونهاي آن باشد.
• عناصر غیر صفر سطر سوم به بعد ماتریس، برابر شماره ستون یکی از عناصر غیر صفر سطر ماقبل - سمت سرپرستی-مدیریتی - خواهد بود. بدیهی است عناصر غیر صفر سطر دوم مقادیر یکسانی خواهند داشت زیرا اولین سطر ماتریس صرفاً یک عنصر غیر صفر دارد - بالاترین مقام سازمان - .
• در صورتی که عنصري از ماتریس غیر صفر و برابر باشد نمیتواند عنصر سطر ماقبل و ستون ماتریس برابر صفر باشد.
• عناصر ماتریس به ترتیب از چپ به راست تکمیل میگردد.
