مقاله طراحی فرآیندهای تامین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران

بخشی از مقاله

طراحی فرآیندهاي تامین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران

چکیده مقاله

تامین تجهیزات به عنوان بخش اعظم پروژههاي اجرایی در شرکتها به خصوص پیمانکاران عمومی1 و شرکتهاي 2EPC مطرح میباشد و اغلب مدیریت تامینتجهیزات پروژه به عنوان مدیریت واسطه3 تعریف میگردد. منظور از شرکتهاي EPC شرکتهایی است که کار را به صورت کامل از مشتري اخذ نمایند و در طول اجراء آن کلیه فعالیتهاي مهندسی، تامینتجهیزات، ساخت، نصب و راهاندازي تجهیزات را به عهده میگیرند.

با توجه به اینکه براي انجام تامین مواد و تجهیزات پروژهها در ایران نیاز به طراحی فرآیندهاي مورد نیاز میباشد، مطابق تجربه پنج ساله گروه تامین تجهیزات در شرکت ایزوایکو و تجربه شرکت مپنا و مطالعه استانداردهاي مختلف اعم از [1] PMBOK و استانداردهاي مهندسی خرید [2]
یک مدل براي طراحی و کنترل فرآیندهاي تامین تجهیزات پیشنهاد میگردد که این مدل در شرکت ایزوایکو اجرا و نتایج قابل قبولی اخذ شده است. براي کنترل فرآیندها، نقاط کنترلی تعریف و به تناسب چکلیستهاي مورد نیاز طراحی و تدوین شده است.

در استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، شش فرآیند براي تامین مواد و تجهیزات تعریف شده است که شامل: برنامه خرید، استعلام، انتخاب تامینکننده، انعقاد قراردادها و مدیریت قراردادها میباشد.

با توجه به بررسیهاي انجام شده و تجربیات کسب شده در شرکتهاي مختلف و با استفاده از تعاریف موجود در طراحی سیستم و مهندسی سازمان، فرآیندهاي تامین تجهیزات به 11 فرآیند اصلی تقسیمبندي شده است. در سازمانهاي ایرانی به دلیل پیچیده بودن روابط بانکی و قوانین حاکم بر واردات کشور، نیاز به طراحی فرآیندهایی براي مدیریت بر فعالیتهاي بیرون سازمان دارد.

به همین منظور فرآیندهایی براي مدیریت اعتبارات ارزي و حمل و ترخیص در طراحی فرآیندها لحاظ شده است.

واژگان کلیدي:

خرید، تامین، تدارك، استعلام، مناقصه، قرارداد، سفارش

مقدمه

تامین شامل فعالیتهاي مهندسی خرید و تعریف بستههاي خرید، استعلام، انعقاد قرارداد و مدیریت قرارداد، ساخت توسط سازنده قطعات، تست و بازرسی، حمل، تحویل و خدمات پس از آن میشود. به دلیل حساسیت تجهیزات و مواد مورد استفاده در صنعت براي اجراي فعالیتهاي تامین تجهیزات نیاز به داشتن مشخصات فنی کامل براي خرید، انجام فعالیتهاي مهندسی خرید و بازرسیهاي حین ساخت دارد و به این دلیل، تامین تجهیزات با خرید از بازار متفاوت است. تدارکات به عنوان خرید از بازار و مراکز توزیع کالا به عنوان بخش کوچکی از تامین تجهیزات میباشد که با توجه به مقادیر خرید و استاندارد بودن قطعات و پایین بودن حجم معامله از لحاظ قیمت، خرید از بازار و یا مراکز توزیع که سهلالوصول میباشند، انجام میپذیرد. در مسئله تامین، فعالیتهاي مهندسی و فرآیندهاي بررسی فنی نقش به سزایی دارند.

شاید تامینتجهیزات در همه سازمانها و مراکز مورد نیاز نباشد ولی مسئله تامین همراه با دیدگاه مهندسی با تدارکات و بازرگانی متفاوت میباشد. لازم است سازمانها براي کاهش هزینه-
هاي خود براي انجام فعالیتهاي خرید، از دیدگاه مهندسی به مسئله نگاه نمایند و به عنوان یک اقدام پیشگیرانه، قبل از اتمام مراحل خرید، ارزیابیهاي مناسب براي پیشنهادهاي دریافت شده انجام دهند.

انتخاب در تامینتجهیزات بسیار مهم است و به دلیل اینکه نمیتوان دقیًقا آنچه را که طراحی شده خریداري نمود در مرحله بررسیهاي فنی بر اساس ارجحیت، انتخاب صورت میپذیرد و پس از اتمام تشریفات خرید و انعقاد قرارداد با سازنده، طراحی پروژه بر اساس محصول خریداري شده بازنگري میگردد.
طراحی فرآیندها

فرآیندهاي تامین تجهیزات بسته به نوع فعالیتها و میزان ارتباطات با خارج سازمان تعریف میشوند. براي تعریف فرآیندهاي اصلی معیارهایی براي تعریف این فرآیندها در نظر گرفته شده و بر اساس این معیارها، فرآیندهاي اصلی طراحی شده است.

معیارهاي طراحی و تفکیک فرآیندها عبارتند از:

-1 حجم ارتباطات سازمانی براي انجام فعالیتها بین سازمان تامین تجهیزات و بیرون از سازمان؛

-2 تعداد افراد مورد نیاز براي اجراي فعالیتها؛

-3 نوع تخصص مورد نیاز براي انجام فعالیتها؛

-4 میزان شباهت فعالیتها با یکدیگر و میزان تکرارپذیري فعالیتها.

در استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، شش فرآیند براي تامین مواد و تجهیزات تعریف شده است که شامل: برنامه خرید، استعلام، انتخاب تامینکننده، انعقاد قراردادها و مدیریت قراردادها میباشد.

با توجه به بررسیهاي انجام شده و تجربیات کسب شده در شرکتهاي مختلف و با استفاده از تعاریف موجود در طراحی سیستم و مهندسی سازمان، فرآیندهاي تامین تجهیزات به 11 فرآیند اصلی تقسیمبندي شده که در شکل شماره 1-1 نشان داده شده است. در سازمانهاي ایرانی به دلیل پیچیده بودن روابط بانکی و قوانین حاکم بر واردات کشور، نیاز به طراحی فرآیندهایی براي مدیریت بر فعالیتهاي بیرون سازمان دارد. به همین منظور فرآیندهایی براي مدیریت اعتبارات ارزي و حمل و ترخیص در طراحی فرآیندها لحاظ شده است.

شکل : 1- 1 نمایش کلی فرآیندهاي اصلی تامین و تدارك مواد و تجهیزات

بازاریابی و دریافت سفارش / پروژه 4 (فرآیند اصلی شماره یک)

این فرآیند به عنوان یک فرآیند واسطه با محیط بیرونی براي بازاریابی و تعریف محدوده فعالیتها میباشد. انعقاد قرارداد با مشتري براي انجام خدمات تامین تجهیزات در محدوده این فرآیند است. محدوده کار فرآیند شامل بازاریابی براي دریافت پروژه یا سفارش، مذاکرات با مشتري و یا مالک اصلی کار، تعریف محدوده خدمات مورد نیاز مشتري و امضاء توافقنامه و یا قرارداد انجام کار با مشتري و یا دریافت تائیدیه براي محدوده خدمات توسط مشتري است. نتیجه و خروجی فرآیند شامل تائیدیه مشتري به صورت صورتجلسه، توافقنامه و یا قرارداد براي انجام خدمات مورد نیاز تامین تجهیزات میباشد.

هر سازمان، گروه و حتی فرد براي فعالیتهاي خود نیاز به مشتري دارد و باید از بازار کار و میزان پذیرش فعالیتهاي خود اطلاع داشته و بتواند بر محیط اطراف خود مدیریت نماید. شناسایی بازار و مدیریت بر آن در تامینتجهیزات نیز به عنوان اولین فرآیند لازم براي شروع فعالیتهاي آتی مورد نیاز میباشد. حتی اگر تامینتجهیزات به عنوان یک بخش کوچکی از یک سازمان باشد نیاز است که بداند چه کسی مصرفکننده کالاي درخواستی است و نیازهاي مختلف براي مصرفکننده چیست. چه کسی واسطه این درخواست است و چه اطلاعاتی ممکن است در این حد واسط از بین رفته باشد. شناخت سلسله مراتب مشتري و صاحب کار و بهرهبردار به بالارفتن کیفیت کار تامینتجهیزات و برآورده شدن نیازهاي واقعی کمک خواهد نمود.

این فرآیند شامل فعالیتهاي عمده زیر میباشد:

-1 مذاکره با مشتري؛

-2 مقایسه پروژه دریافتی با طرح کسب و کار؛

-3 شناسایی نیازمنديهاي اصلی مشتري؛

-4 بررسی آخرین وضعیت محیط اطراف سازمان تامین تجهیزات و به روزرسانی طرح کسب و کار با توجه به تغییرات محیطی.

در همه سازمانها با توجه به تعریف روشهاي نوین مدیریت، براي انجام فعالیتها و تحویل آنها، مشتريهاي داخل و یا خارج سازمان تعریف میشود. در تعریف فرآیندهاي اصلی تامین تجهیزات، جایگاه مشتري و صاحب کار بسیار با اهمیت میباشد. در صورتیکه تامین تجهیزات به عنوان بخشی از یک سازمان بزرگ باشد، مشتري سازمان ممکن است به صورت یک بخش داخل سازمان تعریف شود و در غیر اینصورت، مشتري با صاحب کار سازمان مساوي خواهد شد.
مشتري چه در داخل سازمان و یا در خارج سازمان باشد نیاز به یک توافقنامه یا قرارداد فی ما-

بین و یا برقراري روالی ثابت براي تعریف مسئولیتهاي مشتري و تیم تامین تجهیزات، ارتباطات و انتقال اطلاعات براي انجام امور است.

طرح ریزي تامین سفارش / پروژه5 (فرآیند اصلی شماره دو)

این فرآیند، به عنوان طراحی سازمان و تعریف تیم تامین تجهیزات، برنامهریزي زمان و هزینه انجام خدمات مورد نیاز مشتري میباشد. محدوده کار فرآیند شامل تعریف ارتباطات، شرح مسئولیتهاي افراد تیم، تشریح فعالیتها، گردش اطلاعات، برنامه زمانی، تعریف نقاط کنترلی، برنامه بودجه و جریان نقدینگی براي تامین تجهیزات میباشد. نتیجه و خروجی فرآیند شامل سازماندهی و ساختار تیم تامین تجهیزات، تهیه برنامه تامینتجهیزات، تهیه برنامه بودجه تامینتجهیزات6 میباشد .

طرحریزي تامین تجهیزات پروژه مشابه طرحریزي پروژه بوده و شامل عناصر زیر میباشد:

(1 تعریف تیم اجرایی و تهیه چارت سازمانی و نحوه ارتباطات افراد تیم؛

(2 تعریف و تهیه ماتریس مسئولیتهاي افراد تیم؛

(3 تعریف و تهیه جریانهاي اطلاعاتی و جریانهاي کاري؛

(4 تعریف و تهیه فعالیتهاي اجرایی؛

(5 تهیه برنامه زمانبندي فعالیتها؛

(6 تهیه برنامه بودجه و جریان نقدینگی.

براي تدوین برنامههاي یک پروژه، سطوح مختلف طراحی میگردد که در مراجع مربوط به برنامهریزي ذکر شده است و در اینجا فقط به موارد مهم تهیه برنامههاي تامین تجهیزات که جزئی از طرحریزي میباشد، اشاره میگردد.

در حالت کلی براي در نظر گرفتن شکست فعالیتهاي تامین تجهیزات و خرید در سطح سوم، سه فعالیت عمده در نظر گرفته میشود که شامل موارد زیر میباشد:

الف: دوره قرارداد با یک تامین کننده: از مرحله دریافت مشخصات فنی آغاز و تا نهایی شدن قرارداد با تامینکننده ادامه مییابد.

ب: ساخت یا تامین تجهیز: که از مرحله ابلاغ کار به تامینکننده آغاز میشود و تا مرحله ارائه اسناد حمل براي اخذ مجوز حمل ادامه دارد و این فعالیت توسط تامینکننده انجام میشود.

ج: حمل و ترخیص و تحویل: از مرحله صدور مجوز حمل آغاز شده و تا مرحله تسویه حساب ادامه دارد.

هر یک از فعالیتهاي فوق داراي شکست فعالیتها در سطح چهارم هستند که به عنوان برنامه تامینتجهیزات مهم و اساسی میباشند. در زیر به اختصار شکست فعالیتهاي تامینتجهیزات در سطح چهارم توضیح داده میشود.

الف: دوره قرارداد با یک تامینکننده: این فعالیت سطح سوم شامل 7 فرآیند اصلی تامین تجهیزات میباشد. (فرآیندهاي 3 الی (7 که به دلیل انجام شدن در سازمان خریدار به یک فعالیت عمده در سطح سوم شکسته میشود و در سطح چهارم متناسب با تخصصهاي انجام فعالیتها، تجزیه صورت پذیرفته است.

• دریافت و بررسی مشخصات فنی تجهیزات و مواد مورد نیاز؛

• تعریف بسته هاي قابل تامین توسط تامینکنندگان؛

• استعلام و یا انجام تشریفات مناقصه؛

• دریافت پیشنهادهاي فنی و مالی به صورت مجزا از تامینکنندگان؛

• انجام بررسیهاي فنی و برگزاري جلسات مذاکره فنی با تامینکنندگان؛

• انجام آنالیزهاي مالی پیشنهادهاي تامینکنندگان و برگزاري جلسات چانهزنی با تامینکنندگان؛

• تهیه جداول مقایسه فنی و مالی و اخذ تصمیم براي انتخاب تامینکننده؛

• تهیه قرارداد و یا سفارش خرید براي تامینکننده انتخاب شده و انعقاد قرارداد و یا تهیه موافقتنامه با تامینکننده؛

ب: ساخت یا تامین تجهیز: این فعالیت شامل فرآیندهاي مدیریت اعتبارات و مدیریت قرارداد در فرآیندهاي اصلی تامین تجهیزات است که نقش بهسزایی در کنترل زمانها و هزینههاي خرید بازي میکند. تجزیه این فعالیت به صورت زیر میباشد:

• ارائه پیش پرداخت و یا تخصیص اعتبار و یا فعالیتهاي مورد نیاز براي نافذ شدن قرارداد و یا موافقتنامه؛

• تهیه مدارك مورد نیاز براي شروع ساخت تجهیز توسط تامینکننده مانند برنامه ساخت و یا تامین، برنامه کنترل کیفی، نقشهها و مدارك فنی و سایر مدارك متناسب با قرارداد و یا موافقتنامه؛

• بررسی و تایید مدارك ارائه شده توسط خریدار؛

• خرید مواد اولیه مطابق استاندارد و نظر خریدار؛

ساخت و تست تجهیزات؛

• اخذ تاییدیههاي کیفی محصول از موسسات مورد قبول خریدار و ارائه آنها؛

• بستهبندي محمولات و ارائه اسناد حمل به خریدار؛

ج: حمل و ترخیص و تحویل: این فعالیت شامل فرآیندهاي حمل و ترخیص و تحویل به سایت مشتري و خدمات پس از تحویل میباشد و تجزیه این فعالیت در سطح چهارم برنامهریزي و برنامه تامین تجهیزات به صورت زیر است:

• بررسی اسناد توسط خریدار و صدور مجوز حمل؛

• حمل محمولات؛

• ترخیص و تحویل به سایت خریدار؛

• صدور رسید انبار؛

• بررسی نیازهاي مشتري براي نظارت بر نصب و راهاندازي توسط تامینکننده و حضور ناظرین تامینکننده؛

• تسویه حساب.

براي تهیه برنامه تامین تجهیزات پیشنهاد میشود از ماتریس فعالیتها استفاده گردد. دلیل استفاده از ماتریس فعالیتها، تعداد زیاد گروههاي تخصصی مورد نیاز براي اجراي فعالیتها و در ضمن سازمانهاي درگیر براي اجرا میباشد و علاوه بر این فعالیتها به صورت متوالی بوده و شبکه نمیباشد.

نمونه اي از برنامه تامینتجهیزات در شکل شماره 2 نمایش داده شده است.

تعریف / تائید بسته خرید7 (فرآیند اصلی شماره سه)

این فرآیند شامل بررسی و تعریف بزرگترین مجموعه (سیستم) قابل واگذاري به تامینکنندگان متعدد جهت تامین بر اساس استراتژي خرید است. بررسی مشخصات فنی مورد نیاز مشتري، تعریف محتوي بستههاي خرید و مشخصکردن مرزهاي بین آنها در محدوده این فرآیند میباشد. نتیجه و خروجی فرآیند، بستههاي خرید تعریف شده به صورت کامل است.

براي تعریف بسته خرید نیاز به بررسی دقیق محدوده بسته خرید میباشد. فرآیند تعریف خرید شامل موارد زیر میباشد:

(1 تعریف محدوده بسته خرید؛

(2 تعریف نیازمنديهاي کیفی؛

(3 تعریف استانداردهاي مورد نیاز؛

(4 تعریف نیازمنديهاي فنی تجهیزات و یا مواد مصرفی؛

(5 قوانین و مقررات عمومی براي حفظ محیط زیست و یا ایمنی.

با توجه به اینکه شرایط کلی مانند رنگ تجهیزات و مسائل مربوط به نگهداري و تعمیرات آنها براي تمام تجهیزات کاربرد دارد تعریف یک بخش عمومی براي ذکر این موارد ضروري است.

بسته خرید بر اساس استانداردهاي ساخت و تامین در بازار تعریف میگردد. براي چک نمودن بسته خرید تعریف شده، میتوان چک لیستی تهیه نمود و بر اساس آیتمهاي این چکلیست، درستی آنرا بررسی نمود.

تهیه لیست سازندگان و تامینکنندگان (فرآیند اصلی شماره چهار)

این فرآیند شامل بررسی عناوین تجهیزات مطابق طرحریزي پروژه و تهیه لیست سازندگان و تامینکنندگان میباشد. محدوده کار فرآیند شامل تهیه لیست کاملی از سازندگان براي تجهیزات و مواد مورد نیاز مشتري مطابق طرحریزي پروژه و دریافت تائیدیههاي مورد نیاز مطابق با توافقهاي انجام شده با مشتري8 و یا قرارداد با صاحب کار9 است. نتیجه و خروجی فرآیند شامل لیست سازندگان و تامینکنندگان میباشد. منظور از مشتري، فرد حقیقی و یا حقوقی که درخواست خرید را صادر نموده است و منظور از صاحب کار مصرفکننده و یا کاربر نهایی10 میباشد.

این فرآیند در واقع انتخاب اولیه تامینکنندگان میباشد که روشهاي متداولی براي انجام آن وجود دارد. مطابق استانداردPMI11 موارد زیر انتخاب شده است.

الف: سیستم وزندهی: معیارهایی براي طبقهبندي و سنجش توانمندي تامینکنندگان تهیه میگردد و بر اساس درجه اهمیت، به این معیارها وزن داده میشود و سپس براي هر تامین-

کننده امتیازدهی میگردد و بر اساس امتیازات طبقهبندي شده و تامینکنندگان مورد قبول انتخاب میگردند.
ب: سیستم غربالسازي: بر اساس مینیمم نیازمنديهاي عملکرد بر اساس معیارهاي ارزیابی شکل میگیرد و تامینکنندگان غربال میگردند.

ج: مذاکره با تامینکنندگان: بر اساس مذاکرات دو طرفه و توافقهاي انجام شده تامینکنندگان انتخاب میشوند.

براي اجراي تامین تجهیزات هر پروژه فرآیند تعریف لیست تامینکنندگان و مدیریت زنجیره تامین به عنوان فرآیند کلیدي است که اگر نادیده گرفته شود، سایر فعالیتها را با مشکل مواجه میسازد. در تهیه لیست سازندگان باید حداقل موارد زیر در نظر گرفته شود:

(1 درخواستهاي مشتري؛

(2 توافقات قراردادي؛

(3 نیازمنديهاي صاحب کار؛

(4 تنوع تولیدات و دامنه تولیدات تامینکنندگان؛

(5 بررسیهاي حاصل از میزان توانمندي تامینکنندگان؛

آخرین وضعیت حجم کاري تامینکنندگان (براي درخواست تجهیزات سفارشی با قیمت بالا) براي تشخیص توان استقبال از کار جدید.

با توجه به بررسیهاي فوق از میان لیست تامینکنندگان شناسایی شده انتخاب اولیه صورت میگیرد و لیست تامینکنندگان پروژه تهیه میشود. توضیح اینکه این فرآیند به موازات فرآیند شماره3 انجام میگردد.

استعلام و بررسی پاسخهاي نهایی تامینکنندگان (فرآیند اصلی شماره پنج)

این فرآیند شامل مراحل مختلف تشریفات استعلام که عبارتند از ارسال اسناد و مدارك براي تامینکنندگان، دریافت پیشنهادهاي مالی و فنی به صورت مجزا، بررسی پیشنهادهاي فنی و مالی، امتیازدهی پیشنهادها، رفع نواقص و تکمیل پیشنهادات رسیده و در نهایت تهیه جدول مقایسه براي هر بسته خرید میباشد. دریافت لیست سازندگان و بستههاي خرید تعریف شده، ارسال مدارك استعلام مطابق قوانین و مقررات سازمان، بررسیهاي فنی و مالی پیشنهادهاي دریافتی از سازندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و مالی در محدوده کار این فرآیند است. خروجی فرآیند جدول مقایسه فنی و مالی شامل رتبهبندي پیشنهادهاي سازندگان میباشد .

فرآیند انجام استعلام تا تهیه جدول مقایسه نهایی حجیمترین بخش از فعالیتهاي خدمات تامین تجهیزات میباشد که نیاز به همکاري تخصصهاي مختلف فنی و بازرگانی دارد. این فرآیند شامل چندین مرحله مهم میباشد که عبارتند از:

(1 مدارك استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان براي تامینکنندگان؛

(2 جمعآوري پیشنهادهاي تامینکنندگان پس از اتمام مهلت استعلام؛

3( بررسی فنی پیشنهادهاي تامینکنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و برگزاري جلسات مذاکره فنی؛

(4 بررسی بازرگانی پیشنهادهاي تامینکنندگان و تکمیل چک لیستهاي بازرگانی؛

(5 بازگشایی پاکتهاي مالی؛

(6 چانهزنیهاي مالی و اخذ قیمت بهینه از تامینکنندگان؛

7( تهیه جدول مقایسه نهایی شامل اطلاعات مربوط به توانمندي تامینکننده، امتیاز فنی پیشنهاد ارائه شده، زمانبندي تحویل و قیمت.

موارد فوق هر کدام شامل فعالیتهاي زیادي میباشند و داراي فرمهاي خاصی هستند که در زیر توضیح داده شده است:

-1 مدارك استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان براي تامینکنندگان

پس از مشخص شدن مشخصات فنی بستههاي خرید فعالیتهاي مربوط به استعلام انجام می-

شود. براي استعلام از تامینکنندگان نیاز به اعلام شرایط و مقررات خرید و زمانبندي و مکان تحویل میباشد.
استعلام از سازندگان میتواند به صورتهاي مختلفی با توجه به هدف استعلام انجام پذیرد که متداولترین آنها عبارتند از:

الف: استعلام براي دریافت اطلاعات12 که هدف از استعلام تکمیل اطلاعات فنی و یا دریافت اطلاعات تولیدکنندگان میباشد.

ب: استعلام براي دریافت پیشنهاد13 که از این نوع استعلام براي دریافت پیشنهادهاي اجرایی استفاده میشود و براي انتخاب پیمانکار اجرایی مناسب است.

ج: استعلام براي دریافت پیشنهاد "فنی، مالی و بازرگانی"14 که از لحاظ خرید قويترین نوع استعلام است که منجر به خرید قطعی از یکی از تامینکنندگان مورد استعلام میشود. در فرآیندهاي خرید و تامین تجهیزات منظور از استعلام حالت سوم یعنی ارسال RFQ می باشد.

-2 جمعآوري پیشنهادهاي تامینکنندگان

در هر استعلام تاریخ اتمام مهلت استعلام مشخص میگردد. این تاریخ متناسب با حجم مناقصه از لحاظ قیمت، مشخصات فنی و زمان مورد نیاز کالا میباشد.

بررسی فنی پیشنهادهاي تامینکنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و برگزاري جلسات مذاکره

فنی

بررسی فنی پیشنهادها15 از نظر برآورده نمودن کیفیت مورد درخواست مشتریان قسمت مهم ماجرا میباشد و در این زمینه ریزنگري خاصی نیاز است که باید توسط تعدادي متخصص موضوع انجام پذیرد. براي بررسی فنی و تهیه جداول ارزیابی انجام مراحل زیر با توجه به اهمیت موضوع مناسب میباشد:

الف: بررسی پیشنهادها و تطابق آن با نیازهاي فنی اعلام شده از سوي مشتري و استخراج ناهمخوانیها؛ ب: مکاتبه و یا مذاکره با تامینکنندگان براي اعلام انحرافات فنی به آنها و رفع انحرافات و
شفاف نمودن پیشنهادها16؛

ج: دریافت پاسخهاي تکمیلی از تامینکنندگان و تکمیل اطلاعات؛ د: تهیه جداول ارزیابی با توجه به معیارهاي مشخص شده و میزان برآورده شدن نیازهاي مشتریان، مشخصات فنی استعلام شده؛

ه: ارسال پیشنهادهاي فنی و بررسیهاي انجام شده براي طراح و اخذ تائیدیه طراح در خصوص پیشنهادها و ارزیابیها و انحرافات از مشخصات فنی طراحی اولیه؛