بخشی از مقاله
گزارش کاراموزی امور مالی شبكه بهداشتی ابهر
به شبكه بهداري ابهر كه جهت كار آموزي اعزام گرديدم قسمت امور اداري و مالي را انتخاب كرده و جهت فراگيري امور مالي و اداري فعاليت خود را آغاز كردم و يافته هايي كه از اين امور بدست آوردم به قرار ذيل مي باشد :
1- هزينه ها : گرفتن فيشهاي مربوطه واريز به حسابهاي شبكه از بانك ها وتفكيك نمودن آنها به حسابهاي مربوطه به طور روزانه و ثبت آنها در دفتر معين حسابهاي بانكي و در آخر هر ماه گرفتن صورت حسابهاي بانكي از بانك مربوطه و بررسي كردن مبالغ صورتحساب با دفتر معينبانكها و در آوردن صورت مغايرت بانكي و گزارش آن به پيوست تراز نامه به مسئولين .
2- اخذ فاكتورهاي خريد از قسمت كارپردازي و چك كردن آنها از حيث مبالغ ريز فاكتورها و جمع فاكتور. سپس تفكيك فاكتورهاي هزينه به سرفصلهاي هزينه ها و ثبت آنها در دفتر معين
در سر فصلهاي مربوطه بطور روزانه و همچنين به تاييد رساندن آنها توسط مسئول حسابداري . البته اين قسمت كه هزينه يابي و تفكيك هزينه ها مي باشد با اطلاعات گرفتن از مسئولين پس از مدتي توانستم خودم هزينه ها را تشخيص داده و در سر فصلهاي خود ثبت نمايم و تراز آنها را بطور ماهيانه به صورت حسابداري دوبل تنظيم و پس از جمع و موازنه تراز آنرا به مسئولين تقديم نمايم .
3- تنظيم اسناد هزينه ها : پس از گرفتن مدارك مربوطه يعني برگ درخواست خريد كه پس از تصويب و تاييد مسئول قسمت و امور مالي جهت انجام خريد اقلام مي گردد . دوم برگ رسيد انبار كه توسط انبار دار كه پس از دريافت جنس صادر و امضاء مي گردد و اين خريدها توسط تنخواه مامور خريد و با چك شبكه مبالغ آنها پرداخت مي گردد .
4- تنخواه گردان : تنخواه وجهي است كه مامورين خريد آنرا از شسبكه گرفته و از آن محل خريدها راانجام مي دهند . در صدور اسناد حسابداري قسمت بدهكاري مربوطه به هزينه ها ودر مقابل آن تنخواه گردان و يا بانك بستانكار مي گردد و در آخر تيرماه كه تنخواه اخذ شده توسط مامور خريد در طي همان ماه به حساب بدهكاري تنخواه دار دار گذاشته شده و در مقابل خريدهايي كه توسط تنخواه انجام گرفته به بستانكاري تنخواه گذاشته مي شود(يعني بدين طريق اسناد مربوطه تنظيم و پس از تاييد در دفتر معين سر فصل تنخواه گردان ثبت مي گردد . )
درآمدها
دريافت چك فيش هاي دريافتي از بيماران جمع آوري و همچنين وجه هاي دريافتي از بيماران بر طبق پرونده هاي آنها اول صحيح بودن آن بر طبق هزينه هايي كه برروي آنها انجامگرفته اعم از هزينه دكتر و دارو و پول تخت بيمارستان بر اساس تعرفه چك شده و سپس به حساب درآمد سند مربوطه تنظيم مي گردد و سپس در دفتر معين ثبت مي شود وجه هاي دريافت شده بطور روزانه به حساب مخصوص درآمدها واريز و فيش دريافت و جهت صدور اسناد نهايي آماده مي گردد . چنانچه از بيماران از يارانه اي بهر دليل استفاده نكنيد بايد مدارك و تاييديه آنها توسط مسئول بيمارستان انجام و تحويل امور مالي جهت محاسبه گردد لازم به توضيح است كه محل يارانه بايد حتماً در برگ يارانه مستحضر باشد .
حقوق و مزاياي كاركنان بيمارستان و شبكه :
براي تنظيم ليست حقوق مزايا بايد مدارك از قبيل تعداد روزهاي كاركرد و اضافه كاري و نوبتكاري و تصحيلات زندگي ( اعم از حق مسكن – حق اولاد – كارانه خارج از مركز – بدي آب و هوا – حق مشاوره و ساير مزايا ) در ستون هاي بدهكاري ليست حقوق بطور ماهيانه ثبت و سپس جمع آنها را بايد به عنوان كسورات جمع و در ستون جمع كسورات ثبت نموده و فني كه جمع كسورات را از جمع حقوق مزايا كسر نماييم مبلغ خالص پرداختي مشخص مي گردد . و پس از تنظيم ليست حقوق و رفع مغايرت هاي احتمالي آماده امضاء توسط امور مالي و پس از تاييد امور مالي به امضاء رئيس بيمارستان يا شبكه مي رسد . در اين مرحله ليست آماده تحويل به بانك جهت پرداخت حقوق كاركنان مي گردد كه ليست فوق طي چك به مبلغ جمع كل خالص پرداختي توسط امور مالي تنظيم و پس از امضاء هاي مربوطه و مهمور شدن به مهر شبكه تحويل بانك مي گردد .
بانك بر اساس خالص پرداختي هر يك از كاركنان رابه حساب آنها واريز و فيش هاي مربوطه را صادر مي نمايد كه توسط امور مالي فيش هاي دريافت و به صاحبان آنها يعني كاركنان اعم از پزشكان و كارمندان تسليم مي گردد .
صدور اسناد و حسابداري :
پس از جمع آوري و كنترل هزينه ها و درآمدها از حيث و درستي مبالغ هزينه ها را بر اساس مراكز هزينه ها و اعتبارات تفكيك مي شود و ضمائم از قبيل دستور خريد و رسيد انبار و فاكتورهاي مربوطه پس از رسيدگي بطور روزانه توسط حسابدار سند صادر مي شود و پس از كنترل و مميزي به امضاء رئيس حسابداري و مدير مالي و رئيس شبكه رسيده و آماده ثبت اسناد در دفاتر قانوني روزنامه و كل مي گردد .
و از تنظيم دفاتر روزنامه بدين صورت است كه اول سر فصل سند ثبت ومبلغ آن در مقابل سر فصل نوشته شده و بعد شرح سند با توجه به ضمائم و فاكتورهاي هزينه و شماره فاكتور و رسيد انبار پيوستي ثبت مي گردد ( در ستون بدهكاري دفتر ) و سر فصل بستانكاري سند كه مبلغ هزينه ها را پرداخت كرده اعم از نقد يا بانك كه در صورت پرداخت نقدي تنخواه گردان بستانكار مي شود و در صورت چك شماره چك بستانكار مي گردد و بر اساس شماره و تاريخ دفتر روزنامه شماره و تاريخ سند نوشته مي شود
.
ثبت اسناد درآمد :
وجهي كه پس از دريافت از بيماران ومرتب كردن و بررسي بطور روزانه سند ثبت دفتر روزنامه مي گرد بدينترتيب كه بانك گيرنده وجه در سر فصل بدهكاري بر اساس مبلغ ثبت در سند در ستون بدهكاري نوشته شده و پس از ثبت شماره فيش هاي واريزي ضميمه سن در شرح سند سر فصل درآمدها در ستون بستانكاري ثبت مي گردد .
ثبت دفتر كل
دفتر كل بر اساس سر فصلها و اعتبارات صفحه بندي شده و از روي دفتر روزنامه تنظيم مي گردد كه هزينه در سر فصل اعتبارات مربوطه از دفتر روزنامه انتقال مي يابد .
ثبت دفتر معين
دفتر معين بر اساس اسناد صادره ارقامي كه در ستون معين سند ( ريز هزينه ها ) ثبت گرديده نوشته مي شود و در نهايت جمع كل دفتر كل با جمع كل دفتر روزنامه توازن دارد و دفتر معين نيز با جمع دفتر روزنام توازن خواهد داشت در غير اين صورت اشتباه ثبت خواهد شد كه بايد رسيدگي و بر طرف گردد .
در آخر هر ماه تراز ( تراز آزمايش ) از دفتر كل بر اساس سر فصل ها تنظيممي گردد كه در مقايسه با جمع مبلغ دفتر روزنامه بايستي توازن داشته باشد .
تنظيم دفاتر قانوني ( روزنامه – كل )
اين دفاتر بايد با خط خوش و خوانا نوشته شده و عاري از قلم خوردگي و لاك گرفتگي باشد در غير اين صورت مشمول جريمه مي گردد و يا در نهايت دفاتر رد مي شود كه عواقب خوبي براي موسسه در پي نخواهد داشت .
در موسسه و شركتهاي توليد – خدماتي – بازرگاني ) دفاتر جهت محاسبه وپرداخت ماليات بر درآمد بسيار پر اهميت است چنانچه اظهار نامه مالياتي بر اساس دفاتر توسط موسسه تنظيم و به دارايي ارسال مي گردد در صورت مردود شدن دفاتر دارايي بر اساس علي الراكن ماليات بر درآمد صادر و دريافت مي كند كه شديداً به ضرر موسسه ماليات دهنده مي باشد .
دارايي ها : داراييها بر دو نوعند :
1- داراييهاي جاري – كه تشكيل مي شوند از :1- تنخواه گردان 2- بانكها 3- موجودي هاي جنس 4- بدهكاران 5- مشاركتها 6- اسناد دريافتي بدهكاران تجاري
2- دارايي هاي ثابت : عبارتند از : 1- زمين 2- ساختمان 3- تاسيسات 4- ماشين آلات 5- ابزار آلات 6- اثاثيه
امور مالي
در راس امور مالي مديريت مالي مي باشد كه كليه قسمت هايي كه در رابطه با قسمت قسمت مالي مي باشد زير نظر ايشان انجاموظيفه مي كند .
قسمت هاي مالي عبارتند از رئيس حسابداري – رئيس انبارها – رئيس تداركات
رئيس حسابداري
كه پرسنل تحت نظارت و هماهنگي حسابداري اعم از قسمت هزينه يابي – صندوق ( تنخواه گردان ) مامور خريد – صدور اسناد حسابداري – حسابداري انبارها كه مامور خريد پس از صدور درخواست خريد از انبار و تاييد رئيس حسابداري و مديريتمالي خريد راانجام داده و فاكتورهاي مربوطه را به قسمت صدور سند پس از رسيد انبار تحويل مي دهد و تنخواه خريد نيز توسط رئيس حسابداري بررسي تاييد شده جهت صدور سند آماده مي شود .
رئيس انبارها
كليه انبارها اعم از انبار مواد – انبار محصول و انبار قطعات زير نظر رئيس انبارها انجام وظيفه مي نمايند رئيس تداركات : جهت تهيه مواد مورد لزوم موسسه درخواست مواد گردد و پس از امضاء مدير مالي و مديريت عامل جهت تهيه و خريد از داخل كشور و خارج از كشور اقدامات لازم راانجام و خريد مدارك مربوطه را به امور مالي تحويل دهند . درانتهاي ثابت بعلت اينكه عمر بيشتر از يكسال دارند به مرور مستهلك مي شوند كه هر نوع دارايي جهت استهلاك نرخ مخصوص به خود را دارد كه در كتاب قانون ماليات مشخص گرديده است .
فرم ترازنامه (بيلان) آخر دوره
شماره كل دارايي ها مبلغ بدهيها مبلغ
داراييهاي جاري
بانكها
نقد(تنخواه گردان )
موجودي هاي جنسي
بدهكاران تجاري
مشاركتها
اسناد دريافتي
دارايي ثابت
زمين
ساختمان
تاسيسات
ماشين آلات
ابزارآلات
اثاثيه
موازنه حقوق صاحبان سهام
-
سرمايه
سود تقسيم شده
بستانكاران تجاري
اسناد پرداختي
ذخاير
-
ذخيره قانوني
ذخيره احتمالي
ذخيره استهلاك
سود و زيان
امور اداري
امور اداري كه راس آن مدير امور اداري مي باشد كه وظايف آن بشرح ذيل است
1- مسئوليت كليه واحدهاي اداري اعم از كارگزيني – خدمات عمومي – انتظامات- ترانسپورت و حمل و نقل – روابط عمومي - استخدام ( جذب نيرو )
2- وظايف رئيس كارگزيني – استخدام پرسنل با كسب مجوز از مدير اداري و تكميل پرونده پرسنلي – اقدام به تهيه اطلاعيه و بخشنامه هاي موسسه يا تاييد مدير اداري اخذ كليه نامه هاي رسيده و رساندن آنها به عرض مديريت و اقدام به تنظيم جوابيه نامه هاي رسيده تنظيم مكاتبات داخلي و خارجي مسئول امور رفاه كاركنان .
كنترل ورود و خروج كاركنان ومرخصي و ماموريت آنها .
دريافت گزارشات انتظامات بطور روزانه و به عرض رساندن آن
به مدير اداري و كسب تكليف در موارد مقتضي و اقدام كردن آن اعلام حضور و غياب ماهيانه كاركنان به امور مالي جهت تنظيم حقوق ماهيانه
اقدام به صدور برگ ماموريت پرسنل بدستور مافوق
3-وظايف مسئول خدماتعمومي : دستور به كارگران خدمات جهت تنظيمات موسسه – اقدام به درخواست لوازم مايحتاج كارگران جهت تنظيمات و رسيدگي به فضاي سبز موسسه از نظر باغباني تنظيم قسمت هاي كارگران خدماتي
4- مسئول انتظامات : تعييت شيفت كاري نگهبانها و. محل آن و خواستن بازديد وسائل نقليه و مجوز خروجي هاي آنها و از نگهبان وقت حفظ نظم موسسه و گزارش روزانه به مدير اداري از كليه اتفاقات و اعمال انجام شده در موسسه
5- ترانسپورت و حمل و نقل : مهيا كردن سرويسهاي اداري موسسه و كنترل آنها – تنظيم ماموريت خوردرو و گرفتن مجوز – درخواست تعمير خودرو و پي گيريهاي آن – كنترل سوخت و روغن خودروها – درخواست استخدام راننده در صورت احتياج
تشريح فهرست هاي امور اداري
1- از بدو شروع به فعاليت هر موسسه جهت تشكيل امور اداري موسسه بايد اول سيستم اداري آن منظم و بر اساس آن شروع شود تا در آتيه دچار مشكلات نگرديد اولين مرحله بايستي چارت سازماني قسمت ترسيم و بر اساس آن اقدام به جذب نيروي اداري مي گردد. و سيستم اداري به شرح چارت سازماني ذيل مي باشد .
مدير اداري كه كليه مسئوليت اداري موسسه را به عهده دارد و در مقابل مافوق جوابگوي اقدامات خواهد بود .
رئيسي كارگزيني :
كه مسئوليت زير مجموعه خود اعم از اقدام كننده كه وظيفه اقدام كليه نامه هاي وارده و جوابگويي به آنها زير نظر مدير امور اداري و قسمتهاي بايگاني اسناد و مدارك مربوطه به امور را انجام مي دهد و ثبات مسئول ثبت كليه نامه هاي وارده و صادره در دفتر ارسال و تقديم آنها به رئيس كارگزيني مي باشد و قسمت تايپ كه نامه هاي تنظيم شده را با تاييد رئيس كارگزيني تايپ و آماده جهت امضاء مي نمايد .
روابط عمومي :
هماهنگ كردن كليه روابط با موسسات دولتي و ساير موسسات را دارد اعم از تنظيم اطلاعيه ها و بخشنامه و مكاتبات با ساير ارگانها زير نظر مدير امور اداري انجام وظيفه مي نمايد .
خدمات :
كه تشكيل شده از زير مجموعه خود يعني قسمت هاي انتظامات و نگهباني و تنظيمات و باغباني و نگهداري آن كه رئيس خدمات مستقيماً زير نظر مدير اداري انجام وظيفه مي نمايد .
اگر چارت سازماني امور اداري احياناً خوب و بهموقع مسئوليتهاي خود را انجان ندهد موسسه دچار مشكلات عديده اي مي گردد كه در جبران آن مشكل و در بعضي موارد ناممكن است در صورت ايجاد مشكلات اداري كليه موسسه با سازمان از حيث كارايي و جوابگوي ناتوان خواهد شد .
تشريح قسمت امور مالي
امور مالي يكي از اركان مهم هر سازمان و موسسه مي باشد كه هر چه عمل نمايد باعث ترقي و پيشرفت مي گردد امور مالي كه در صدر آن مدير مالي قرار دارد وظايف بسيار سنگين و در نهايت بسيار ارزشمند است در صورت محفل شدن اين امور سازمان و موسسه مربوطه ممكناست دچار ورشكستگي شود كه قابل جبران نيست و بهمين جهت در انتخابات مدير مالي بايستي از هر لحاظ دقت فراوان شود تا در آينده دچار معضل نگردد .
چارت سازماني و وظايف شغلها
مسئوليت كليه ابوالجمعي امور مالي در نهايت به عهده مدير مالي بوده و جوابگوي هر گونه مشكلات خواهد بود .
