تحقیق در مورد تعریف سازمان

بخشی از مقاله

تعريف سازمان
فصل اول
تعريف سازمان:
سازمان عبارت از يك رشته منظم و عقلايي است كه بين افرادي كه وظايف پيچيده و متعددي را انجام مي دهند، و كثرت تعداد آنان به قدري است كه نمي توانند با هم در تماس نزديك باشند، به منظور تامين هدف هاي مشترك خاص برقرار مي گردد .

سازمان عبارت است از مراحل تشخيص و گروه بندي فعاليت ها، تعيين و تفويض اختيار و مسئوليت ها و برقراري ارتباط بين افراد به منظور حسن انجام كار، به طوري كه هدف يا هدف هاي مورد نظر در حد مطلوب تحقق يابند .
«تعريف سازمان از نظر بارنارد»: يك سيستم فعالتي ها يا نيروهاي خودآگاه و هماهنگ شخصي يا يك سيستم فعاليت هاي وابسته به هم مي باشد .

تعريف سازمان رسمي: سازماني كه داراي استمرار بوده و وظيفه يا وظايف معين را در محدودة قوانين و مقررات اجرا مي كند. استمرار و تداوم در سازمان با استفاده از نگهداري سوابق اقدامات، تصميمات و مقررات به صورت كتبي تامين مي شود هر سازمان رسمي طبعا شكل و تركيب معيني دارد كه به وسيله آن روابط مشاغل بر پايه سلسله مراتب اداري نشان داده مي شود

شبكة روابط نامبرده تركيب سازمان رسمي را تشكيل مي دهد كه معمولاً به شكل هرم يا مثلثي مجسم مي گردد و در معناي محدود از جمع رده هاي سازماني به ترتيب سلسله مراتب اداري تشكيل مي شود.
تعريف سازمان غير رسمي: به گفتة سايمون، اسيتبرگ و تامپسون سازمان غير رسمي عبارت است از الگوهاي رفتارهاي واقعي – يعني شيوه اي كه اعضاي سازمان واقعات رفتار مي كنند كه با طرح رسمي سازمان مطابقت ندارند .

تركيب سازماني:
سازمان به مثابه يك سيستم يا نظام از اجزاي مهمي تشكيل شده كه هر يك از اين اجزا از ساختار و يا كاركرد ويژه اي برخوردار است و به وسيله نظريه هاي سيستمي مي توان اجزاي ان را تغيير داد. به همين دليل اساسي ترين بنيان در سازمان، افراد آن سازمان است كه هر يك از آنها، از احساسات، تمايلات، شخصيت، انگيزه ها، صفات و وي ژگي هاي متفاوتي برخوردارند و در حقيقت روح سازمان را تشكيل مي دهند. نگرش به تقسيم بندي سازمان از اين بعد، آن را به سازمان رسمي و غير رسمي تبديل مي كند.

سازمان رسمي از ويژگي هاي ساختار رسمي، سلسله مراتب، تقسيم اختيارات، كانال هاي ارتباطي، روابط رسمي، هدف ها، خط مشي ها، روش ها و ساير عوامل مديريتي برخوردارند كه به عمليات سازمان كمك مي كنند.
سازمان هاي غير رسمي از شبكة رفتاري و ارتباطي بين افراد، كه رد نتيجه تعامل و همبستگي ميان آن ها در گروه هاي انساني شكل گرفته اند، به وجود مي آيند. بنابراين ماهيت هر سازمان تحت تاثير تركيب اين دو سازمان (رسمي و غير رسمي) قرار مي گيرد كه نقش افراد در آن تعيين كننده است، زيرا هر يك از آنان تحت تاثير تصورات و انتظارات خود به دنبال موقعيت مناسب و ايفاي نقش در ساختار سازمان قرار خواهند گرفت.

نظريه هاي سازماني:
نظريه هاي سازماني شيوه هاي خاص نگرش به سازمان ها و گروه هاي درون آن ها را منعكس مي كند نظريه كلاسيك سازمان كه گاهي نظريه ماشيني نيز ناميده شده است پيش آهنگ همه نظريه هاي امروز سازمان ها بوده است. برجسته ترين نظريه سازان كلاسيك كه رويكرد ماشيني را برگزيده اند و پر، تيلور، فايول، موني ورايلي، گيوليك و ارويك بوده اند.

نظريه هاي كلاسيك سازمان:
در نظريه هاي كلاسيك سازمان يا نظريه هاي سنتي هر يك از دانشمندان، خردگرايي يا رفتار عقلايي سازمان را از زاويه و ديدگاه خاصي تجزيه و تحليل مي كنند ولي در مكتب كلاسيك يا سنتي توجه اصلي دانشمندان به كالبد يا ساخت و تركيب سازمان ها رسمي معطوف گرديده و به رفتار فردي و گروهي و سيستم اجتماعي سازمان عنايتي مبذول نگرديده است.

نظريه هاي سازمان رسمي
(1) نظريه بوروكراسي: ماكس وبر
ماكس وبر اولين كسي است كه در نوشته هاي خود در زمينه مسائل سازماني با ديدگاهي تاريخي به جامعه شناسي سازمان ها پرداخت و از اصطلاح بوروكراسي استفاده كرده است.

اگر چه مطالعات وبر بيشتر درباره سازمان هاي دولتي بود و مي خواست عناصر ضروري اين سيستم سازماني را به دقت تعيين كند اما به نظر وي ويژگي هاي بوروكراسي در كليه سازمان ها اعم از دولتي يا خصوصي تا زماني كه حائز مشخصات زير باشند وجود خواهد داشت:
1- وسعت سازمان به لحاظ كثرت كارگران
2- عده زيادي كارگران غير ماهر يا نيمه ماهر
3- تكنولوژي نسبتاً ساده براي توليد انبوه و
4- توليد فرآورده هاي نسبتاً ساده

ويژگي هاي بوروكراسي: وبر در سازمان هاي مورد مطالعه پنج خصلت مهم وبر كه در واقع وجوه مميزه اين سازمان ها از سازمان هاي موجود در زمان هاي گذشته بود.
1) تقسيم كار : تقسيم كار در سازمان ها تازگي نداشت، ولي عملا سازمان هاي بوروكراتيك كار را تا حد زيادي توسعه دادند و وظايف را به اجزاء خيلي كوچك تقسيم كردند يكي از نتايج منطقي تخصصي كردن اين بود كه نيروي كار انسان قابل جانشيني شهر و اين جانشين در ازدياد كارايي سازمان ها تاثير به سزايي داشت.

2) تمركز اختيارات: وبر تشخيص مي دهد كه تقسيم كار به اجزاي خيلي كوچك عمل هماهنگي را مشكل مي سازد وي در تحليل خود به اين نتيجه مي رسد كه بوروكراسي ها اين مساله را با تمركز اختيارات حل مي كنند، بدين طريق كه در سلسله مراتب عمودي سازمان هر چه به سطوح بالاتر اختيار و مسئوليت پيش مي رويم، كنترل روي واحدهاي مادون بيشتر متمركز ميگردد

.
3) برنامه منطقي و عقلايي براي اداره امور استخدامي: در سازمان بوروكراتيك انتخاب كارمندان برمباني ضوابط عيني كه از جانب مديران سازمان تعيين مي شود انجام مي گيرد.
4) قوانين و مقررات: برغم وبر، بروكراسي ها تابع مقررات دقيق و صريح مستند كه هم دربارة كاركنان داخل سازمان و هم در مورد ارباب رجوع به طور يكنواخت و غير شخصي اعمال مي شوند.

5) سيستم ثبت ضبط: بخاطر تداوم و استمرار و به منظور وحدت عمل، بوروكراسي ها از جزئيات كليه اقدامات، پرونده و سوابق دقيقي نگهداري مي كنند. بدين ترتيب، متدولوژي بوروكراسي ايده آل و و بر يك روش تجزيه و تحليل براي ماطلعه سازمان ها به دست مي دهد، و اين روش برخي از فعاليت هاي سازمان را كه انحراف اساسي نسبت به معيار ايده آل داشته و نياز به اصلاح دارند، مشخص مي سازد.

نوع شناسي اقتدار و از نظر ماكس وبر
وبر بر سه گونة اصلي اقتدار را تشخيص مي دهد:
1- اقتدار كاريزماتيك: كه ناشي از اعتقاد به ويژگي هاي استثنايي شخصي است كه دستور مي دهد.
2- اقتدار سنتي: كه ناشي از رسم، عادت و سنت است اطاعت از دستور به علت احترام به سنت هاست.
3- اقتدار عقلاني – قانوني: كه بر مبناي قانوني بودن مقرراتي است كه به شيوة عقلاني وضع گرديده اند و مشروعيت رهبراني، كه مطابق قانون تعيين شده اند.

از نظر ماكس و بر سازماني را بر اساس منبع قدرت مشروع يا نوع اقتدار مي توان به سه دسته تقسيم كرد:
1) سازمان ها كاريزماتيك: كه منشاء اقتدار اعتقاد به ويژگي هايي استثنايي در شخصيت رهبر است و مسئله عمده در اين سازمان ها موضوع جانشيني رهبر است سازمان هاي مذهبي جزء اين گروه هستند.
2) سازمان هاي سنتي: كه در آن ها منشا اقتدار عادت و سنت است و تعيين رهبر نيز براساس سنت هاست پا تريمونياليسم شناخته ترين مشكل سلطة سنتي است و بيشتر مونارشيهاي قديمي اروپايي از اين نمونه اند ماكس وبر پاتريمونياليسم را نمونة برجستة سلطة سنتي مي داند.

استمرار اجراي وظايف كه به وسيله قانون مقرر شده است اهميت صلاحيت فني و تخصصي، تقسيم كار دقيق از ويژگي هاي اين گونه سازمان ها است.
(2) فردريك تيلور: نظريه مديريت علمي

فردريك تيلور كه به عنوان پدر مديريت علمي شناخته شده است شايد بيشتري تاثير را بر مديريت سازمان به ويژه در سازمان هاي سنعتي داشته است. نظرية مديريت علمي تيلور در دو كتاب معروف او در اصول مديريت علمي و مديريت كارخانه مطرح گرديده است. تيلور با بررسي تجارب علمي خويش درصدد بر آمد كه مديريت كارگاه هاي سنعتي را بهبود بخشيد و اصول و موازيني براي ادارة بنگاه هاي توليدي وضع كند.
سيستم تيلور كه به نام مديريت علمي معروف است، شامل دو عنصر اساسي است:
1- كشف تجربي بهترين طريق انجام دادن هر عمل و اجزاء متشكله آن تعيين ورق زمان لازم براي انجام عمل، تشخيص بهترين ابزار لازم براي انجام عمل، و بالاخره تعيين بهترين طريقه جريان كار

2- تقسيم كار بين مديران و كاركنان بنحوي كه مسئوليت كشف بهترين طرق انجام دادن عمليات و طرح ريزي آن ها، تهيه ابزار لازم، و صدور دستورات و ايجاد تسهيلات مورد لزوم ديگر به عهده مديران باشد.
هدف مديريت علمي تيلور
افزايش توليد از طريق بهبود كارآيي كارگران است. تيلور به اين منظور دو راه پيشنهاد مي كند:
1- استفاده از روش هاي علمي
2- ايجاد انگيزش از طريق افزايش دستمزد

روش هاي علمي تيلور را مي توان به صورت زير خلاصه كرد:
1- استاندارد كردن شرايط كار: منظور اين است كه شرايط محيط كار را در حد مطلوب براي كار و توليد تامين كنيم. شرايط محيطي مانند درجه حرارت، رطوبت، نور كافي، مدت استراحت و فواصل استراحت كارگران كه رد بازدهي كار موثر است.
2- استاندارد كردن روش هاي كار: هدف يافتن بهترين روش هاي انجام كار است كه براساس مطالعة حركات تعيين مي شود.
3- اندازه گيري كار: با استفاده از مطالعة زمان انجام مي شود تا مناسب ترين شيوة انجام كار تعيين گردد. اندازه گيري كار يكي از اجزاء اصلي مديريت علمي را تشكيل مي دهد و شامل سنجش و مطالعة زبان هاي واحد است.
4- برنامه ريزي وظايف روزانه: يعني اين كه وظايف از پيش كاملا برنامه ريزي شود و دستور العمل كتبي به كارگر در مورد وظيفة خاص او داده شود.

5- تعيين دستمزد: بايد براي هر قسمت كار قيمتي تعيين كرد و اين موضوع را براي كارگر توضيح داد و چنانچه كارگر بيش از ميزان تعيين شده بازده داشته باشد آنگاه مي تواند علاوه بر دستمزد، پاداش مهم دريافت كند.
(3) نظريه هاي هانري فايول:
هانري فايول بعد از تيلور برجسته ترين نظريه پردازي است كه اصول سازمان رسمي و مورد مطالعه قرار داده است. انديشه هاي فايول در نظريه ماشيني سازمان طبقه بندي مي شود. فايول در سال 1916 كتاب معروف خود مديريت صنعتي و عمومي منتشر كرد. او برخلاف تيلور كه توجه خود را معطوف به سطح پايين سازمان كرده بود، اساسا به سطح بالاي سازمان وظايف مدير توجه نشان داده است.

او فعاليت هاي سازمان را به 6 دسته تقسيم مي كند:
1) فعاليت هاي فني يا تكنولوژي
2) فعاليت هاي بازرگاني
3) فعاليت هاي مالي
4) فعاليت هاي تاميني
5) فعاليت هاي حسابداري
6) امور مديريت

به نظر فايول اهميت توانايي مديريت در سطوح بالاي سازمان بيشتر است او به وحدت فرماندهي بيشتر اهميت مي دهد و معتقد است كه وظايف تخصصي مربوط به كاركنان ستاد يا كارشناسان است. منظور از وحدت فرماندهي اين است كه كارمند بايد فقط از يك سرپرست دستور بگيرد و منظور او وحدت هدايت به اين است كه يك برنامه و يك رئيس است براي يك مجموعه عملياتي كه هدف آن مشترك است بايد وجود داشته باشد.

فايول اهميت فوق العاده براي كار ستاد قايل مي شود و ستاد را يك ارگان رئيس سازمان مي داند. فايول همچنين تاكيدمي كند وضع خدمتي كاركنان در سازمان بايد از ثبات كافي برخوردار باشد زيرا به نظر او تغيير انتقال كاركنان به ميزان زياد به زيان سازمان است. با مقايسه نظريات وبر، تيلور فايول به اين نتيجه مي رسيم كه ماكس وبر بيشتر به ويژگي ها، رشد و نتايج بوروكراسي توجه نشان داده است، تيلور به استفاده از روش هاي علمي براي برنامه ريزي وظايف روزانه و كنترل فرايند كار و فايول بيشتر به وظايف مدير توجه داشته باشد.

در بعضي از جهات نظريه فايول مكمل نظريه مديريت علمي تيلور است. از جهت تاكيد فراواني كه فايول بر برنامه ريزي مي كند. درجه تشابه هر سه نظريه وبر، تيلور و فايول به ويژه در تاكيدي است كه بر ساخت رسمي سازمان مي كنند و ناديده گرفتن در اجتماعي سازمان.
بالاخره اين كه انديشه هاي فايول، به صورت يكي از بنيانهاي مفاهيم نظري سازمان و تنظيم اصول فراگير مديريت سازمان ها در آمده است. او بدون ترديد نشان دادكه مديريت نشان داد كه مديريت بهتر صرفا مسئله بهبود بازده كارگر و برنامه ريزي واحدهاي پايين سازمان نيست بلكه بيش از هر چيز مسئله مطالعه دقيق تر و آموزش بيشتر مديريت براي افراد سطح بالاي سازمان است.

اهداف سازمان ها:
در مطالعه سازمان ها و هدف هاي سازمان اهميت بنيادي دارند همه سازمان ها با تركيب صنايع انساني زيادي براي رسيدن به هدف يا هدف هاي ويژه اي فعاليت مي كنند.
اهداف اصلي كه سازمان ها در نظر دارند به وسيله پيتر دراكر به سه گروه تقسيم شده است:
1- ذيل به هدف ويژه سازمان در تجارت، اين مقصود به معناي انجام اقتصادي كار و در يك اداره به معني ارائه خدمت به عموم است.

2- ثمر بخش كردن كار و بهره مند نمودن كارگر براي رسيدن به ايجاد محيط محيط كار مناسب مشاركت كارگر و تشويق و سازماندهي
3- تدبير و اداره تاثيرات و مسئوليت هاي اجرايي، اين هدف ها جهت حفظ و تامين محيط فيزيكي و انساني و اجتماعي است. مديران مي بايست در جهت اصلاح كيفيت زندگي رهبريت خود را نشان دهند.
اولويت ها در اهداف سازمان: چند مورد كلي در ارتباط با مسئوليت هاي مديريت در انتخاب اهداف سازماني به شرح زير مورد توجه قرار گرفته است:
4- يكي از مسئوليت هاي بزرگ مديريت، انطباق و تكميل اهداف صاحبان و انجمن هاي در حال كار است كه تنها از طريق همكاري و تشريك مساعي آنان مي تواند حاصل گردد.

5- مديران بايستي رهبري را بر مبناي اولويت ها قرار دهند و از آنجايي كه معمولاً سازمان ها ساده نيستند تاسيس يك سلسله مراتب بر عهدة آنان مي باشد.
6- به دليل وجود تغييرات فوري در بعضي از اولويت هاي اهداف سازماني، مديران براي نگهداري يك سيستم اطلاعات و حساس نسبت به توسعه و امور مهم داخلي و خارجي مسئوليت سنگيني دارند.
امكان وصول به هدف هاي سازمان: قبل از تعيين هدف هاي سازمان، امكانات تامين آن بايد به دقت بررسي شود چنانچه هدف هاي سازمان با واقع بيني پيش بيني نگردد فقط با شرايط استثنايي ممكن است تحقق يابد در اين صورت عدم امكان نيل به هدف موجب ياس و نااميدي مجريان برنامه مي شود و هماهنگ كردن فعاليت هاي مختلف دستگاه به منظور تحقق هدفي كه امكان تحقق آن كم است دشوار مي گردد.
به نظر انتزيوني سازمان ها واحدهاي اجتماعي هستند كه هدف هاي معيني را دنبال مي كنند به نظر او هدف هاي سازمان كاركردهاي مهمي دارند:
1- آن ها با ترسيم وضعيتي كه سازمان درصدد تحقق آن در آينده است به فعاليت هاي سازمان جهت مي دهند.
2- رهنمودهاي فعاليت سازمان را تعيين مي كند.
3- منبع مشروعيت سازمان را تشكيل مي دهند و فعاليت هاي آن ها را توجهي مي كند.
4- معياري هستند كه اعضاي سازمان و افراد خارج از سازمان به وسيله آن مي تواند موفقيت سازمان را ارزيابي كند. از آنجا كه همه سازمان ها براي دستيابي به هدف يا هدف هايي فعاليت مي كنند بنابراين اهداف سازمان و مسايلي كه براي رسيدن به اين هدف ها به كار برده مي شوند مورد توجه قرار مي گيرند.
اهميت مطالعه سازمان
اهميت مطالعه سازمان و روش هاي سازماندهي در اين است كه ارگان هاي خوب سازمان يافته كه كارآتر هستند و كاركنانشان راضي ترند. بايد توجه داشت كه مدير در يك سيستم سازمان يافته زمان زيادي را صرف سازماندهي مي كند؛ بلكه بخشي از وقت خود را به آن اختصاص مي دهد؛ ولي اگر حوزة كار مدير، خوب سازماندهي نشده باشد او مجبور مي شود تا زمان زيادي را صرف مسائل ناشي از سازماندهي نامناسب كند.

سازماندهي يك نوع فعاليت دوره اي است نه فعاليت مرتب روزانه. به طور كلي گاهي مسائلي پديدار مي شود كه ناشي از شكل سازماندهي است مدير اين آثار را مورد مطالعه قرار داده، به رفع آن اقدام مي كند و قبل از بروز مشكل جديد، يا تغيير استراتژي سازمان، تغييري در ساختار سازماني انجام نخواهند شد كه وقت وي را به خود مصروف دارد. بديهي است كه ميزان و نوع مسائل سازماني كه مدير با آن مواجه مي شود به نوع سازمان و روند تكامل آن، بستگي دارد.