بخشی از مقاله
طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان
مقدمه
جهان امروز را مي توان جهان پرتلاطم تغيير نام نهاد، سازمانهاي گوناگون به خصوص سازمانهاي توليدي براي تامين هدفهاي خود يعني بقا، توسعه و رقابت نياز شديدي به استفاده از الگوهاي علمي داشته و در صورت عدم شناخت، كاربري و انجام تحقيقات پويا از صحنه محو خواهند شد. مي تــوان سيستم را كل
نگري، مديريت را هنر و توليد را به عنوان سلاح رقابتي تلقي كرد، اما علـي رغم اهميت رو به تزايد اين مهم، تصميم ســــازان و تصميم گيران حوزه مديريت و عمليات در صنايع كشور توجه كمي نسبت به توسعه دانش توليد، تفاوتهاي محيطي و كاربـرد آن در سيستم هاي مورد تصدي خود مبذول مي دارند و از اين
روست كه توان رقابتي خود را از دست داده و به سازمانهاي منفعل تبديل گرديده اند، امروزه براي اداره كارخانه و برنامه ريزي توليد سيستم هاي متنوع توليدي معرفي و به كار گرفته شده اند و در چهارچوب هر يك از اين سيستم ها، روشهايي جهت برنامه ريزي در سطوح مختلف و موضوعهاي متفاوت مورد استفاده قرار مي گيرد. در اين بين يكي از عواملي كه تاثير بسزايي در موفقيت سازمان بازي مي كند انتخاب روش برنامه ريزي صحيح و متنــاسب با خصوصيات محيط برنامه ريزي آن است. ايجاد چنين انطباقي بدون شناخت محيط و تفكيك منطقي آن امكان پذير نخواهد بود.
واقعيت اين است كه انتخاب روش مناسب جهت برنامه ريزي به ابزاري نياز دارد كه بتواند به صورت پويا انطباق مورد نياز را به وجود آورده و مديران سازمانها به خصوص مديران توليد و عمليات را ياري كند، تا ابزارهاي مناسب را براي برنامه ريزي باتوجه به ويژگيهاي محيط برنامه ريزي برگزينند. مقاله حاضر خلاصه اي از رساله دكتري نويسنده است كه در تاريخ 81/8/29 از آن دفاع كرده است.
تعاريف محيط برنامه ريزي
1 - محيط برنامه ريزي سازمان به كليه عواملي اطلاق مي شود كه بر سازمان اثر گذاشته واز آن تاثير مي پذيرند.
2 - محيط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است كه ممكن است بالقوه بر سازمان اثرگذار باشند (نجف بيگي 1380).
3 - محيط برنامه ريزي سازمان به تعامل ابعاد دروني سازمان با يكديگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق مي گردد.
محيط كار و عمومي: بنابرعقيده صاحبنظران مديريت، محيط را مي توان به محيط كار و محيط عمومي تقسيم كرد. محيط كار به محيطي گفته مي شود كه سازمان به طور مستقيم با عوامل اساسي آن در ارتباط است و از آن تاثير مي پذيرد، مانند بازار، رقبا، بخش تهيه مواد اوليه، منابع انساني،
سهامداران و اتحاديه هاي كارگري، محيط عمومي به عواملي تاكيد دارد كه به طور غير مستقيم بر سازمان و عملكردهاي آن تاثير مي گذارد، مانند عوامل فرهنگي، ا اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فناوري.
مكتب اقتضايي و نگرش آن نسبت به محيط برنامـه ريزي : نظريه اقتضايي براين مبنا استوار است كه رابطه يك سازمان با سازمانهاي ديگر و انتخاب روشهاي برنامه ريزي آن مي بايست باتوجه به مجموعه عوامـل متشكله محيط برنامه ريزي صورت پذيرد. طبق اين نگرش، نظريه پردازان و مديران بايــد در فرآيند تصميم گيري و برنامه ريزي انعطاف و ابتكار بيشتري از خود نشان دهند. بنابراين، تئوري اقتضايي اصول نظريات كلاسيك ها و كليه مكاتبــــي كه عقايدي شبيه آنان را دارند رد مي كند، زيرا سازمانها و شرايط محيطي آنها نيز به تبعيت از تغييرات محيطي، متفاوت خواهد بود. «هوج» عوامل تشكيل دهنده محيط سازمانها را به سه دسته تقسيم مي كند كه عبارتند از:
محيط كلان كه شامل فرهنگ، رقبا، اقتصاد،
سياست و فناوري است؛
محيط واسطه اي؛
محيط خرد كه عوامل دروني سازمان را مدنظر قرار مي دهد.
نكته مهم و قابل بررسي در تقسيم بندي فوق توسط «هوج» در اين است كه اكثر سازمانهاي كشور ما در محيط خرد و كوچك و حداكثر در محيط مياني در جهان فعاليت دارند و تعداد سازمانهاي توليدي ما كه با محيط كلان جهاني ارتباط برقرار باشند، بسيار محدود است.
پژوهش خانم وود وارد: اين پژوهش اولين تحقيق منظم و جامع درباره فناوري به عنوان يك عامل محيطي و رابطه آن با ساختار سازماني است، كه در اواسط دهه 1960 انجام شد. نتيجه حاصل از تحقيق وي نه تنها توجه به عوامل محيطي را در مطالعات آكادميك افزايش داد بلكه نشان داد كه:
الف - بين طبقه بنديهاي تكنولوژيك و ساختار سازماني همبستگي وجود دارد؛
ب - اثربخشي سازماني به تناسب صحيح بين فناوري و ساختار سازماني وابسته است.
نظريات «برنز» و «استاكر»: سازمانها از نظر محيط برنامه ريزي توسط «برنز» و «استاكر» در دو طيف مكانيكي و پويا قرار داده شده اند، در واقع از نظر آنان درجه تغييرپذيري سازمانها ممكن است از حالت مكانيكي يا ماشيني افزايش يابد و به حد سازمانهاي پويا برسد، سازمانهاي مكانيكي آنهايي هستند كه محيط خارج سازمان بر آنها تاثير چشمگيري نخواهد داشت، مانند صنعت كانتينرسازي كه محيطي تقريباً ثابت دارد. اما هرقدر سازماني از حالت مكانيكي به سمت
ارگانيكي حركت كند، اثر محيط بر آن بيشتر خواهد شد. از نظر محقق در چنين محيطي استفاده از روشهاي برنامه ريزي مواد و قطعات مي بايست انعطاف پذيري بيشتري داشته باشند تا بتوانند همگام با تغييرات محيطي واكنش نشان داده و فرآيندهاي سازمان را در زمينه تامين به موقع نياز واحدهاي توليدي و در نهايت مشتريان تعديل كنند.
مطلبي كه «برنز» و «استاكر» مطرح كرده اند در رابطه با موضوع مقاله نگارنده را متوجه اين نكته اساسي مي كند كه روبروشدن با محيط مطمئن آسان است، زيرا محيط خارج از سازمان تغييري را به آن تحميل نمي كند و مي توان ميزان احتياجات مواد و قطعات را بااستفاده از روشهاي ساده و كم هزينه تامين كرد. اما با محيط نامطمئن كه ويژگي سازمانهاي پوياست چگونه بايد برخورد كرد؟ آنچه مسلم است مطالعات «برنز» و «استاكر» در زمينه ميزان تغييرات محيط برنامه ريزي تا اندازه اي ديدگاه نويسنده را گسترش مي دهد ولي چهارچوب دقيقــــــي در رابطه با دسته بندي محيط برنامه ريزي توليد به دست نمي دهد.
مطالعات «لارنس» و «لورنش»: اين تحقيق در دهه 1960 از طرف دانشگاه هاروارد انجام گرفت و در زمينه رابطه بين فناوري و محيط برنامه ريزي بوده است. آنها دريافتند كه تغيير فناوري در صنايع به اين بستگي دارد كه محيطهاي خارجي سازمان تا چه حدي تغيير را ضروري بدانند. صنعت كانتينر نيازي به تغيير فناوري ندارد و بــــــرعكس، صنايع پلاستيك سازي بايد به طور پيوسته در حال تغيير و يا انطباق با تغييرات محيطي باشد. به همين ترتيب، بين اين دو نوع صنعت، صنايع ديگري مانند صنايع غذايي قرار مي گيرند كه تا حدودي نياز به سازگاري دارند. نتيجه مطالعات اين دو محقق، مـا را به اين واقعيت راهنمايي مي كند كه نوع فناوري اطلاعات به كار گرفته شده در طراحي و اجراي روشهاي برنامه ريزي مواد و قطعات نياز به انطباق با تغييرات محيطي خواهد داشت.
نظريه گالبرايت:وي را مي بايست از پيشگامان مطالعات محيطي به شمار آورد. او در زمينه چگونگي برپايي سازمانها براساس پيش بيني وظايف آنها مطالعه و بررسي كرده است.
يافته هاي تحقيقات وي اين بود كه هرقدر كارهاي يك سازمان، مانند برنامه ريزي مواد و قطعـات غيرقابل تغيير باشد، درباره آنها بهتر مي توان برنامه ريزي كرد و در نتيجه به جريان و تداوم اطلاعات در سازمان نيازي نيست. به بيان ديگر وي اعتقاد داشت كه محيط باثبات و فعاليتهـــــاي پايدار در سازمان روشهاي برنامه ريزي را طلب مي كند كه كمتر نيازمند توزيع اطلاعات هستند. بااين وصف، هرقدر سازمان و فعاليتهاي آن مخصوصاً محيط بــرنامه ريزي آن بي ثبات تر باشد
احتياج به روشهاي برنامه ريزي خواهد داشت كه به توزيع اطلاعات در كل سيستم بهاي بيشتري بدهند. همچنين وي باور داشت بين اجزاي مختلف سازمان هماهنگي لازم است تا سازمان در ارتباط با محيط به طور اثربخش عمل كند. در صورت تغييــــرات افراطي در محيط برنامه ريزي سازمان نياز به اهــرمهاي هماهنگ كننده بيشتري احساس مي گردد و اين خود به جريان گردش اطلاعات كمك خواهد كرد.
مطالعات و طبقه بندي محيط، توسط «امري» و «تريست»: دو پژوهشگر به نامهاي «فرد امري» و «اريك تريست» چهار نوع محيط را شناسايي و طبقه بندي كردند. آنها معتقد بودند كه سازمانها با اين محيطها روبه رو مي شوند كه عبارتند از: محيط تصادفي آرام، خوشه اي آرام، واكنشي متشنج و بسيار متشنج،
همچنين آنها به اين نتيجه رسيدند كه درجه پيچيدگي اين محيطها به تدريج افزايش مي يابد. در ادامه به تعريف و تشريح هريك پرداخته شده و ديدگاهي كه از ويژگيهاي هرنوع از محيط در زمينه انتخاب روش بـــــرنامه ريزي مواد و قطعات ايجاد مي گردد مورد بررسي قرار مي گيرد. (مديريت رفتار سازماني، 1379).
الف - محيط تصادفي آرام: اين محيط نسبتاً بدون تغيير است. بنابراين، از جانب آن هيچ تهديدي متوجه سازمان نيست. در چنين محيطي توزيع درخواستها به صورت تصادفي است، سرعت تغييرات بسيار كند و پديده عدم اطمينان در آن بسيار ضعيف است. در چنين محيط برنامه ريزي مي توان انتظار داشت كه روشهاي اوليه برنامه ريزي كاربرد بيشتري داشته باشند.
ب - محيط خوشه اي آرام: در اين محيط هم تغييرات زيادي رخ نمي دهد، ولي تهديدات به صورت مجموعه يا انبوه در مي آيند. سازماني كه در چنين محيطي قرار مي گيرد در مقايسه با محيط تصادفي آرام بايد بيشتر گوش به زنگ خطرات محيط باشد. در اين رابطه امكان دارد كه عرضه كنندگان مواد اوليه يا مشتريان ائتلاف كنند، نيروهايشان را روي هم گذاشته و مايه تهديداتي براي تامين به موقع مواد و قطعات گردند.
ج - محيط واكنشي متشنج: اين محيط از محيطهاي قبلي پيچيده تر است. در چنين محيطي چندين سازمان و شركت رقيب در پي هدفهاي مشابهي برمي آيند. امكان دارد يك يا چند سازمان به اندازه اي بزرگ باشند كه بتوانند بر محيط خود و ساير سازمانها اعمال نفوذ كنند. همان طور كه معلوم است رقابت و تعارض از ويژگيهاي عمده اين محيط به شمار رفته و روشهاي برنامه ريزي موادي قابليت كاربرد خواهند داشت كه انعطاف پذيري بيشتري را براي سازمان به ارمغان آورند.
د - محيط بسيار متشنج: اين نوع محيط از بيشترين پويايي برخوردار است و در آن پديده عدم اطمينان در شديدترين وضع خود است. پديده تغيير و تحول در همه جا و همه وقت حاضر است و اجــــــزاء يا اركان محيط برنامه ريزي ارتباط بسيار زيادي با هم دارند. در يك محيط بسيار متشنج سازمان همچنين بايد رابطه اي كه با نهادهاي دولتي، مشتريان و عرضه كنندگان مواداوليه دارد مرتباً موردارزيابي قرار دهد. با آنكه اين محققان نظر خاصي در رابطه با ساختارها و روشهاي متناسب با محيطهاي پيش گفته ارائه نكرده اند، اما به نظر مي رسد براي محيطهاي الف و ب روشهايي با ساختار مكانيكي و محيطهاي ج و د روشهايي با ساختار كاملاً ارگانيك متناسب باشند.
نظر «ريچارد ال.دفت»، در رابطه با محيط و تقسيم بندي آن: ازنظــــر «ريچارد دفت»، محيط برنامه ريزي سازمان از ساده به پيچيده و از پايدار به ناپايدار شكل مي گيرد. براين اساس وي چهار محيط برنامه ريزي را شناسايي و معرفي مي كند. كه به قرار زير هستند: (تئوري سازمان و طراحي ساختار 1380)
1 - محيط ســـاده و پايدار: به محيطي اطلاق مي گردد كه عوامل خارج از سازمان در آن محيط محدود هستند و اصولاً تاثير چنداني بر سازمان و عمليات آن نخواهند داشت، ضمناً عــــــوامل به همان صورتي كه هستند باقي مي مانند يا تغييرشان اندك است. نمونه اين نوع سازمانها شركتهاي توزيع كننده نوشابه است كه با محيطي ساده و پايدار روبرو هستند.
2 - محيط ساده و ناپايدار: دراين محيط نااطمينـــــاني زياد است و تغييرات موجب مي شوند مديران نتوانند به راحتي تصميم بگيرند. به علاوه سازمانهايي هستند كه پيوسته و غيرقابل پيش بيني تغيير مي كنند، مانند صنايع سازنده كامپيوترهاي شخصي، ابزار موسيقي و اسباب بازي. محيط برنامه ريزي اين قبيل سازمانها ساده و ناپايدار است و با تغييرات شديد عرضه و تقاضا روبرو هستند. درواقع محيطهاي ساده و ناپايدار مديران توليد و عمليات و مواد را در تصميم گيري ها دچار نااطميناني مي كند.
3 - محيط پيچيده و پايدار: سازمانهايي وجود دارند كه با عوامل خارجي متفاوت بسياري سروكار دارند، ولي اين عوامل به همان صورت باقي مي مانند يا تغييرات اندكي دارند و اين خود نشان دهنده عدم اطمينان است. در چنين وضعيتي تعداد عواملي كه بايد تجزيه و تحليل شوند بسيارند و لازم است در برابر هريك از آنها واكنش مناسب اتخاذ گردد. «دفت» اعتقاد دارد گرچه تعداد عوامل خارج از سازمان در محيطهاي پيچيده و پايدار بسيار است و تغييرات كند است اين تغييرات به تدريج رخ مي دهند و قابل پيش بيني اند.
4 - محيط پيچيده و ناپايدار: موسساتي وجود دارند كه با عوامل محيطي به تعداد زياد و متفاوت روبرو هستند. درواقع در محيطهاي برنامه ريزي پيچيده و ناپايدار ميزان عدم اطمينان در مقايسه با ساير محيطهاي مطرح شده در بالاترين سطح است.
آنچه از نتايج تحقيقات عنوان شده استنباط مي شود مبين اين حقيقت است كه به منظور بررسي رابطه بين محيط و روشهاي انتخابي لازم است يك طبقه
بندي متناسب صورت پذيرد. چنين امري براي طبقه بندي محيط برنامه ريزي براي كل سازمان ازطريق بررسيهاي كتابخانه اي و ميداني توسط نگارنده انجام گرفته است كه در جدود شماره (1) به تفكيك محيط داخلي و خارجي، عوامل داخلي و خارجي، اولويت بندي هريك از عوامل فوق در تعامل با سادگي و پايداري و يا پيچيدگي و پايداري به نمايش گذاشته شده است. هريك از نظريه هاي محيطي از زاويه اي ويژه به محيط نگريسته و در اكثر طبقه بنديهاي عنوان شده بخشي از عوامل و ابعاد مهم ناديده گرفته شده است، نويسنده به دنبال بررسي و اندازه گيري محيطهاي گوناگون برنامه ريزي است. در رابطه با تغييرات، نوسان تقاضا
بيشترين تاثير را در تبيين محيط و طبقه بندي آن داشته و آثار اين نوسان را در زمينه هاي گوناگون جهت توليد و ارائه خدمت و همچنين اداره كارخانه به عنوان يك عامل استراتژيك در برنامه ريزي توليد تلقي مي كند. لذا طبقه بندي ارائه شده برآيند مباحث تئوريك محيطي است كه نتيجه عمليات ميداني و كتابخانه اي است. بنابراين، هنوز نياز به كشف و تعريف محيط برنامه ريزي توليد به عنوان يك محيط ويژه پابرجاست و بخش بعدي و نهايي مطالعات تئوريك محيطي به آن اختصاص خواهديافت.
