بخشی از مقاله
طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان
مقدمه
جهان امروز را مي‌توان جهان پرتلاطم تغيير نام نهاد، سازمانهاي گوناگون به خصوص سازمانهاي توليدي براي تامين هدفهاي خود يعني بقاء، توسعه و رقابت نياز شديدي به استفاده از الگوهاي علمي داشته و در صورت عدم شناخت، كاربردي و انجام تحقيقات پويا از صحنه محو خواهند شد. مي‌توان سيستم را كل نگري، مديريت را هنر و توليد را به عنوان سلاح رقابتي تلقي كرد
. اما عليرغم اهميت رو به تزايد اين مهم، تصميم سازان و تصميم گيران حوزه مديريت و عمليات در صنايع كشور توجه كمي نسبت به توسعه دانش توليد، تفاوتهاي محيطي و كاربرد آن در سيستم‌هاي مورد تصدي خود مبذول مي‌دارند و از اين روست كه توان رقابتي خود را از دست داده وبه سازمانهاي منفعل تبديل گرديده‌اند،
امروزه براي اداره كارخانه و برنامه ريزي توليد سيستم‌هاي متنوع توليدي معرفي و به كار گرفته شده‌اند و در چهار چوب هر يك از اين سيستم‌ها، روشهايي جهت برنامه‌ريزي در سطوح مختلف و موضوعهاي متفاوت مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در اين بين يكي از عواملي كه تاثير بسزايي در موفقيت سازمان بازي مي‌كند انتخاب روش برنامه‌ريزي صحيح و متناسب با خصوصيات محيط برنامه‌ريزي آن است. ايجاد چنين انطباق بدون شناخت محيط و تفكيك منطقي آن امكان پذير نخواهد بود.
واقعيت اين است كه انتخاب روش مناسب جهت برنامه‌ريزي به ابزاري نياز دارد كه بتواند به صورت پويا انطباق مورد نياز را به وجود آورده و مديران سازمانها به خصوص مديران تولد و عمليات ما را ياري كند، تا ابزارهاي مناسب را براي برنامه‌ريزي با توجه به ويژگيهاي محيط برنامه‌ريزي برگزينند. مقاله حاضر خلاصه‌اي از رساله دكتري نويسنده است كه در تاريخ 29/8/81 ازآن دفاع كرده است.
تعاريف محيط برنامه‌ريزي
1- محيط برنامه‌ريزي سازمان به كليه عواملي اطلاق مي‌شود كه بر سازمان اثر گذاشته و از آن تاثير مي‌پذيرند.
2- محيط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است كه ممكن است بالقوه بر سازمان اثر گذار باشد.«نجف بيگي 1380)
3- محيط برنامه ريزي سازمان به تعامل ابعاد دروني سازمان با يكديگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق مي گردد.
محيط و كار عمومي: بنا بر عقيده صاحبنظران مديريت، محيط را مي توان به محيط كار و محيط عمومي تقسيم كرد. محيط كار به محيطي گفته مي‌شود كه سازمان به طور مستقيم با عوامل اساسي آن در ارتباط است و از آن تاثير مي‌پذيرد، مانند بازار، رقبا، بخش تهيه مواد اوليه، منابع انساني، سهامداران و اتحاديه‌هاي كارگري، محيط عمومي به عواملي تاكيد دارد كه به طور غير مستقيم بر سازمان عملكردهاي آن تاثير مي گذارد، مانند عوامل فرهنگي، اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فناوري.
مكتب اقتضايي ونگرش آن نسبت به محيط برنامه ريزي: نظريه اقتضايي بر اين مبنا استوار است كه رابطه يك سازمان با سازمانهاي ديگر و انتخاب روشهاي برنامه ريزي آن مي‌بايست با توجه به مجموعه عوامل متشكله محيط برنامه ريزي صورت پذيرد. طبق اين نگرش، نظريه پردازان و مديران بايد در فرايند تصميم گيري و برنامه ريزي انعطاف و ابتكار بيشتري از خود نشان دهند. بنابراين، تئوري اقتضايي اصول نظريات كلاسيك‌ها كليه مكاتبي كه عقايد شبيه آنان را دارند رد مي‌كند،
زيرا سازمانها و شرايط محيطي آنها نيز به تبعيت از تغييرات محيطي، متفاوت خواهد بود.
«هوج» عوامل تشكيل دهنده محيط سازمانها را به سه دسته تقسيم مي‌كند كه عبارتند از:
• محيط كلان كه شامل فرهنگ، رقبا، اقتصاد سياست وفناوري است؛
• محيط واسطه‌اي؛
• محيط خرد كه عوامل دروني سازمان را مدنظر قرار مي‌دهد.
نكته مهم و قابل بررسي در تقسيم بندي فوق توسط «هوج» رد اين است كه اكثر سازمان هاي كشور ما در محيط خرد و كوچك و حداكثر در محيط مياني در جهان فعاليت دارند و تعداد سازمانهاي توليدي ما كه با محيط كلان جهاني ارتباط برقرار باشند، بسيار محدود است.
پژوهش خانم وود وارد: اين پژوهش اولين تحقيق منظم و جامع درباره فناوري به عنوان يك عامل محيطي و رابطه آن با ساختار سازماني است كه اواسط دهه 1960 انجام شد. نتيجه حاصل از تحقيق وي نه تنها توجه به عوامل محيطي را در مطالعات آكادميك افزايش داد بكله نشان داد كه :
الف: بين طبقه بنديهاي تكنولوژيك و ساختار سازماني همبستگي وجود دارد؛
ب: اثر بخشي سازماني به تناسب صحيح بين فناوري و ساختار سازماني وابسته است.
نظريات (برنز) و (استاكر): سازمانها از نظر محيط برنامه‌ريزي توسط (برنز) و (استاكر) در دو طيف مكانيكي و پويا قرار داده شده اند. در واقع از نظر آنان درجه تغيير پذيري سازمانها ممكن است از حالت مكانيكي يا ماشيني افزايش يابد و به حد سازمانهاي پويا برسد، سازمانهاي مكانيكي آنهايي هستند كه محيط خارج سازمان بر آنها تاثير چشمگيري نخواهد داشت، مانند صنعت كانتينرسازي كه محيطي تقريبا ثابت دارد. اما هر قدر سازماني از حالت مكانيكي به سمت ارگانيكي حركت كند،
اثرمحيط بر آن بيشتر خواهد شد. از نظر محقق در چنين محيطي استفاده از روشهاي برنامه ريزي مواد و قطعات مي‌بايست انعطاف پذيري بيشتري داشته باشند تا بتواند همگام با تغييرات محيطي واكنش نشان داده و فرايندهاي سازمان را در زمينه تامين به موقع نياز واحدهاي توليدي و در نهايت مشتريان تعديل كنند.
مطلبي كه (برنز) و (استاكر) مطرح كرده‌اند در رابطه با موضوع مقاله نگارنده را متوجه اين نكته اساسي مي‌كند كه روبرو شدن با محيط مطمئن آسان است، زيرا محيط خارج از سازمان تغييري را به آن تحميل نمي كند و مي‌توان ميزان احتياجات مواد و قطعات را با استفاده از روشهاي ساده و كم هزينه تامين كرد. اما با محيط نامطمئن كه ويژگي سازمانهاي پويا است چگگونه بايد برخورد كرد؟ آنچه مسلم است مطالعات (برنز) و (استاكر) در زمينه ميزان تغييرات محيط برنامه‌ريزي تا اندازه‌اي ديدگاه نويسنده را گسترش مي‌دهد ولي چهارچوب دقيقي در رابطه با دسته‌بندي محيط برنامه‌ريزي توليد دست نمي‌دهد.
مطالعات «لارنس» و «لورنش»: اين تحقيق در دهه 1960 از طرف دانشگاه هاروارد انجام گرفت و در زمينه رابطه بين فناوري و محيط برنامه‌ريزي بوده است. آنها دريافتند كه تغيير فناوري در صنايع به اين بستگي دارد كه محيطهاي خارجي سازمان تا چه حدي تغيير را ضروري بدانند. صنعت كانتينر نيازي به تغيير فناوري ندارد و برعكس، صنايع پلاستيك سازي بايد به طور پيوسته در حال تغيير و انطباق با تغييرات محيطي باشد. به همين ترتيب بين اين دو نوع صنعت صنايع ديگري مانند صنايع غذايي قرار مي‌گيرند كه تا حدودي نياز به سازگاري دارند. نتيجه مطالعات اين دو محقق ما را به اين واقعيت راهنمايي مي‌كند كه نوع فناوري اطلاعات به كار گرفته شده در طراحي و اجراي روشهاي برنامه‌ريزي مواد قطعات نياز به انطباق با تغييرات محيطي خواهد داشت.
نظريه گالرايت: وي را مي‌بايست از پيشگامان مطالعات محيطي به شمار آورد. او در زمينه چگونگي برپايي سازمانها بر اساس پيش بيني وظايف آنها مطالعه و بررسي كرده است.
يافته‌هاي تحقيقات وي اين بود كه هر قدر كارهاي يك سازمان، مانند برنامه‌ريزي موارد قطعات غير قابل تغيير باشد، درباره آنها بهتر مي توان برنامه‌ريزي كرد و در نتيجه به جريان تداوم اطلاعات در سازمان نيازي نيست. به بيان ديگر وي اعتقاد داشت كه محيط باثبات و فعاليتهاي پايدار در سازمان روشهاي برنامه ريزي را طلب مي‌كند كه كمتر نيازمند توضيع اطلاعات هستند. با اين وصف هرقدر
سازمان و فعاليتهاي آن مخصوصا محيط برنامه‌ريزي آن بي‌ثبات‌تر باشد احتياج به روشهاي برنامه‌ريزي خواهد داشت كه به توزيع اطلاعات در كل سيستم بهاي بيشتري بدهند. همچنين وي باور داشت بين اجزاي مختلف سازمان هماهنگي لازم است تا سازمان در ارتباط بامحيط به طور اثر بخش عمل كند. در صورت تغييرات افراطي در محيط برنامه‌ريزي سازمان نياز به اهرمهاي هماهنگ كننده بيشتري احساس مي‌گردد و اين خود به جريان گردش اطلاعات كمك خواهد كرد.
مطالعات و طبقه بندي محيط، توسعه«امري» و «تربيت»: دو پژوهشگر به نامهاي «فرد امري» و «اريك تريست» چهار نوع محيط را شناسايي و طبقه‌بندي كردند. آنها معتقد بودند كه سازمانها با اين محيطها روبه رو مي‌شوند كه عبارتند از: محيط تصادفي آرام، خوشه‌اي آرام، واكنشي متشنج و بسيار متشنج، همچنين آنها به اين نتيجه رسيدند كه درجه پيچيدگي اين محيطها به تدريج افزايش مي‌يابد. در ادامه به تعريف و تشريح هر يك پرداخته شده و ديدگاهي كه از ويژگيهاي هر نوع از محيط در زمينه انتخاب روش برنامه‌ريزي قرار مي‌گيرد (مديريت رفتار سازماني 1379)
الف: محيط تصادفي آرام: اين محيط نسبتا بدون تعيير است. بنابراين از جانب آن هيچ تهديدي متوجه سازمان نيست. در چنين محيطي توزيع درخواستها به صورت تصادفي است، سرعت تغييرات بسيار كند و پديده عدم اطمينان در آن بسيار ضعيف است. در چنين محيط برنامه ريزي مي توان انتظار داشت كه روشهاي اوليه برنامه‌ريزي كاربرد بيشتري داشته باشند.
ب: محيط خوشه‌اي آرام: در اين محيط تغييرات زيادي رخ نمي‌دهد، ولي تهديدات به صورت مجموعه‌اي يا انبوه در ميآيند. سازماني كه در چنين محيطي قرار مي‌گيرد در مقايسه با محيط تصادفي آرام بايد بيشتر گوش به زنگ خطرات محيط باشد. در اين رابطه امكان دارد كه عرضه كنندگان مواد اوليه يا مشتريان ائتلاف كنند نيروهايشان را روي هم گذاشته و مايه تهديداتي را براي تامين به موقع مواد و قطعات گردند.
ج: محيط واكنشي متشنج: اين محيط از محيطهاي قبلي پيچيده‌تر است. درچنين محيطي چندين سازمان و شركت رقيب در پي هدفهاي مشابهي بر ميآيند. امكان دارد يك يا چند سازمان به اندازه‌اي بزرگ باشند كه بتوانند بر محيط خود و ساير سازمانها اعمال نفوذ كنند. همانطور كه معلوم است رقابت و تعارض از ويژگيهاي عمده اين محيط به شمار رفته و روشهاي برنامه ريزي موادي قابليت كاربرد خواهد داشت كه انعطاف پذيري بيشتري را براي سازمان به ارمغان آورند.
د: محيط بسيار متشنج: اين نوع محيط از بيشترين پويايي برخوردار است و در آن پديده عدم اطمينان در شديدترين وضع خود است. پديده تغيير و تحول در همه جا و همه وقت حاضر است و اجزا يا اركان محيط برنامه‌ريزي ارتباط بسيار زيادي با هم دارند. در يك محيط بسيار متشنج سازمان همچنين بايد رابطه‌اي كه با نهادهاي دولتي، مشتريان و عرضه‌كنندگان مواد اوليه دارد مرتباً مورد ارزيابي قرار دهد. با آنكه اين محققان نظر خاصي در رابطه با ساختارها و روشهاي متناسب با محيطهاي پيش گفته ارائه نكرده‌اند، اما به نظر مي‌رسد براي محيطهاي الف و ب روشهايي با ساختار مكانيكي و محيطهاي ج و د روشهايي با ساختار كاملاً ارگانيك متناسب باشد.
نظر «ريچارد ال دفت» در رابطه با محيط تقسيم بندي آن: از نظر «ريچارد دفت» محيط برنامه ريزي سازمان از ساده به پيچيده و از پايدار به ناپايدار شكل مي‌گيرد. بر اين اساس وي چهار محيط برنامه ريزي را شناسايي و معرفي مي كند. كه به قرار زير هستند: «تئوري سازمان وطراحي ساختار1380»
1- محيط ساده و پايدار: به محيطي اطلاق مي‌گردد كه عوامل خارج از سازمان در آن محيط محدود هستند و اصولاً تاثير چنداني بر سازمان و عمليات آن نخواهد داشت، ضمنا عوامل به همان صورتي كه هستند باقي مي‌مانند يا تغييرشان اندك است. نمونه اين نوع سازمان ها شركت‌هاي توزيع كننده نوشابه است كه با محطي ساده و پايدار روبه رو هستند.
2- محيط ساده وناپايدار: در اين محيط نا اطميناني زياد است و تغيير
ات موجب مي‌شوند مديران نتوانند به راحتي تصميم بگيرند به علاوه سازمانهايي هستند كه پيوسته و غير قابل پيش بيني تغيير مي كنند، مانند صنايع سازنده كامپيوترهاي شخصي، ابزار موسيقي و اسباب بازي، محيط برنامه ريزي اين قبيل سازمانها ساده وناپايدار است و با تغييرات شديد عرضه و تقاضا روبرو هستند. در واقع محيط هاي ساده و ناپايدار مديران توليد و عمليات و مواد را در تصميم گيري‌ها دچار نااطميناني مي‌كند.
3- محيط پيچيده و پايدار: سازمانهايي وجود دارند كه با عوامل خارجي متفاوت بسياري سر و كار دارند، ولي اين عوامل به همان صورت باقي مي‌مانند يا تغييرات اندكي دارند و اين خود نشان دهنده عدم اطمينان است. در چنين وضعيتي تعداد عواملي كه بايد تجزيه و تحليل شوند بسيارند و لازم است در برابر هر يك از آنها واكنش مناسب اتخاذ گردد. «دفت» اعتقاد دارد گرچه تعداد عوامل خارج از سازمان در محيطهاي پيچيده و پايدار بسيار است اين تغييرات به تدريج رخ مي دهند وقابل پيش بيني‌اند.
4-محيط پيچيده ناپايدار: موسساتي وجود دارند كه با عوامل محيطي به تعداد زياد و متفاوت روبرو هستند. در واقع محيطهاي برنامه ريزي پيچيده و ناپايدار ميزان عدم اطمينان در مقايسه با ساير محيطهاي اطمينان در مقايسه با ساير محيطهاي مطرح شده در بالاترين سطح است.
آنچه از نتايج تحقيقات عنوان شده استنباط مي شود مبين اين حقيقت است كه به منظور بررسي رابطه بين محيط و روشهاي انتخابي لازم است يك طبقه بندي متناسب صورت پذيرد. چنين امري براي طبقه بندي محيط برنامه‌ريزي براي كل سازمان از طريق بررسيهاي كتابخانه اي و ميداني توسط نگارنده انجام گرفته است كه در جدول شماره(1) به تفكيك محيط داخلي وخارجي، عوامل داخلي و خارجي، اولويت بندي هر يك از عوامل فوق در تعامل با سادگي و پايداري و يا پيچيدگي و پايداري به نمايش گذاشته شده است.
هر يك از نظريه‌هاي محيطي از زاويه‌اي ويژه به محيط نگريسته و در اكثر طبقه‌بنديهاي عنوان شده بخشي از عوامل و ابعاد مهم ناديده گرفته شده است. نويسنده به دنبال بررسي و اندازه‌گيري محيطهاي گوناگون برنامه ريزي است. در رابطه با تغييرات نوسان تقاضا بيشترين تاثير را در تبيين محيط و طبقه‌بندي آن داشته و آثار اين نوسان را در زمينه‌هاي گوناگون جهت توليد و ارائه خدمت و همچنين اداره كارخانه به عنوان يك عامل استراتژيك در برنامه ريزي توليد تلقي مي‌كند.
