بخشی از مقاله
چکیده :
تنوع زیاد در اموال و گستردگی در حجم عملیات آنها باعث گردیده سیستم اموال دولتی از مشخصات منحصر به فردی برخوردار باشد. به طوری که با استفاده از این سیستم می‌توان ضمن حقظ و نگهداری سوابق اموال از صرف وقت و هزینه زیاد برای ثبت سوابق مالی و انعکاس آنها در صورت‌های مالی و بودجه جلوگیری نمود. ثبت، نگهداری و كنترل اموال در سازمانها وزارتخانه های
دولتی یكی از وظایف اصلی ذیحسابان و مدیران مالی میباشد. بكارگیری فرمها و دستورالعمل های وزارت امور اقتصادی و دارائی، همچنین استخراج گزارشهای لازم به منظور ارائه به واحد اموال این وزارت خانه و سایر دستگاههای نظارتی به همراه بكارگیری دستورالعمل ها و فرمهای طراحی شده درون سازمانی، از اهم فعالیت های كنترلی و مستند سازی اموال محسوب میشود.
در صورتی كه اطلاعات فرمها بصورت كامل و به موقع ثبت شوند امكان استخراج هر نوع گزارش و كنترل فراهم خواهد شد. سیستم اموال دولتی و جمعداری اموال بعنوان یكی از زیر سیستم های
یكپارچه توازن به گونه ای طراحی شده كه علاوه بر امكان ثبت و پردازش كلیه اطلاعات و استخراج گزارش های مورد نظر وزارت دارایی بر اساس قالب های اعلام شده، امكانات فراوان دیگری از جمله محاسبات استهلاك برای دارایی همانند سیستم حسابداری دارایی ثابت شركتها در اختیار كاربران قرار میدهد. سیستم اموال دولتی و جمعداری اموال جهت استفاده در سازمانها و موسسات دولتی مطابق با مشخصات اعلام شده سازمان مدیریت و برنامه ریزی است
مقدمه
در هر سازمان و شرکتی ، برنامه ریزی تولید وفروش بهمراه استفاده بهینه از منابع مختلف سازمان یکی از مهمترین فعالیت های آن سازمان بشمار می رود . برنامه ریزی تولید و تصمیم گیری در مورد منابع مختلف سازمان جهت بهبود بخشی با فرآیندهای تولید و عرضه محصولات به مشتریان نیاز به آگاهی دقیق از اطلاعات انبار آن سازمان دارد .جهت رسیدن به اهداف فوق انتخاب نرم افزاری
کارآمد در زمینه انبار یکی از مسائل مهم و اساسی مدیران می باشد.مواردی که سیستمهای موجود را از یکدیگر متمایز می سازد طراحی یکپارچه سیستم انبار در ارتباط با سیستمهای فروش ، تدارکات و تولید است و هر چه ارتباطات بین این سیستمها دقیق تر و قویتر باشد استفاده از نرم افزار برای سازمان کاراتر خواهد بود .نرم افزار انبارداری وحسابداری انبار به عنوان بخشی از
سیستم یكپارچه توازن ، دقیقا قابلیتهای فوق را داراست و نیاز سازمانها و موسسات اقتصادی را به نحو احسن برآورده می سازد زیرسیستم حسابداری انبار وانبارداری برای كلیه گروههای كاربری اعم از شركتها وسازمانها بصورت مقداری و ریالی قابل تنظیم واستفاده می باشد .سازمانها به علت عدم دسترسي به اطلاعات درست و به موقع از ميزان و نوع موجوديهاي انبار قادر به تهيه و تدارك مايحتاج با صرفه كامل نيستند و آنگاه دچار مشكلاتي در اين زمينه خواهند شد. و در جستجوي متخصصان انبارداري نيز غالباً به افراد بدون آمادگي و معلومات برخورد مينمايند و چون تكامل در اين زمينه بدون كاربرد روشهاي نوين و فنون پيشرفته علمي نخواهد بود لزوم اين افراد مطلع و حرفهاي هر چه بيشتر از پيش مشهود ميشود.
تعريف جمعدار اموال
انجام اقدامات لازم به منظور نصب علائم مخصوص و برچسبهاي شماره دار بر روي هر يك از اموال و تنظيم صورت موجودي مانده اموال مصرفي در آخر هر سال و ارسال صورتحساب به اداره كل اموال دولتي طبق مقررات مربوط وصدور پروانه خروج براي اموال ، تهيه صورت اموال زائد و اسقاط و ارسال آن به شهردار جهت كسب اجازه فروش و يا صدور دستور حذف، مميزي و رسيدگي به سياهه
اموال اسقاطي ,نگاهداري حساب كليه اموال منقول و غير منقول ، مسروقه و يا از بين رفته ،طبق دستورالعمل هاي وزارت كشور و ثبت مشخصات آنها در دفاتر اموال نظارت بر فعاليتهاي واحد مربوط و ارائه راهنمائي هاي لازم به كاركنان تحت سرپرستي و تقسيم كار بين آنها
شرح وظایف جمعدار اموال
- ترتیبات لازم جهت انجام عملیات حسابداری اموال وانبار
- انجام محاسبات واعمال کنترلهای لازم بر حواله ها ورسید انبار
- پلاک کوبی داراییهای ثابت
- اعمال کنترل ونظارت بر نگهداری کارت داراییها ثابت ومحاسبات استهلاک در مراکز شهری وستاد
- رعایت طرح تکریم وپاسخگویی به مراجعین محترم
- حساب كليه اموال منقول ابوابجمعي را نگهداري و نسبت به ثبت مشخصات كامل در دفاتر اموال بر اساس آئين نامه مربوطه اقدام مي نمايد.
- صورتحساب اموال را طبق مقررات مربوط به اداره كل امور مالي ارسال مي نمايد.
- نسبت به تحويل و تحول اموال به كليه واحدها و تهيه فهرست اموال آنها با امضا تحويل گيرنده بر اساس مقررات مربوطه همكاري و نظارت مينمايد.
- در تنظيم صورت موجودي اموال در آخر هر سال همكاري و نظارت مي نمايد.
- در نقل و انتقال اموال ابوابجمعي با نظارت ذيحساب همكاري مي نمايد و در صورت خروج اموال ، پروانه خروج را امضاء مي نمايد.
- در مورد نصب علامت بر چسب و شماره روي هر يك از اموال و ثبت شماره هاي آن در دفتر كل اموال اقدام مي نمايد.
- نسبت به تهيه صورت اموال زائد و اسقاطي و ارسال آن به مسئولين ذيربط اقدام مينمايد.
- اطلاعات مربوط به اموال را وارد سيستم كامپيوتري مي نمايد.
- ساير امور مربوطه را برابر قوانين و مقررات و طبق دستور مافوق انجام مي دهد.
بررسی سیستم کنترل اموال و وظايف جمعدار اموال در ایران
اموال بخش عظیمی از داراییهای دولت را در ایران تشکیل میدهد. به طوری که هر ساله مبالغ هنگفتی از بودجه عمومی کشور (تقریبا نیمی از آن) صرف خرید و جایگزینی آنها می‌گردد. تنوع زیاد در اموال و گستردگی در حجم عملیات آنها باعث گردیده سیستم اموال دولتی از مشخص
ات منحصر به فردی برخوردار باشد. به طوری که با استفاده از این سیستم می‌توان ضمن حقظ و نگهداری سوابق اموال از صرف وقت و هزینه زیاد برای ثبت سوابق مالی و انعکاس آنها در صورت‌های مالی و بودجه جلوگیری نمود.
سیستم اموال دولتی در ایران از سابقه ممتد و طولانی حدود چهل سال برخوردار است.
اگر چه، این سیستم دارای نارسائی‌های متعددی است و میزان موفقیت آن در حفظ و نگهداری سوابق اموال و اجرای دقیق مفاد قانون و آیین نامه‌های مربوط، قابل تردید و بررسی است؛ اما به دلیل قدمت و تجربه کافی به ضوابط و نتایجی منجر گردیده که با در نظر گرفتن شرایط و ویژگی‌های متفاوت سازمانی؛ می‌تواند در موارد مشابه مورد استفاده و بهره‌برداری قرار گیرد.
بدین منظور، در این مقاله، در صدد بررسی چگونگی رسیدگی، کنترل و نگهداری حساب اموال و موجودی‌ها در دستگاههای دولتی هستیم. لذا، در بخش نخست به تعریف سیستم کنترل اموال دولتی و اهداف آن می‌پردازیم. در بخش دوم، انواع اموال تحت کنترل و رسیدگی را مشخص می‌کنیم. در بخش سوم انواع مراجع دولتی که بر اساس مقررات مسئولیت کنترل و نگهداری حساب اموال سازمان را بر عهده دارند مورد بررسی قرار می‌دهیم. در بخش چهارم، راهبردهای اساسی پیش‌بینی شده برای کنترل اموال را بررسی می‌نماییم و در انتها به بررسی چگونگی اجرای این سیستم در چرخه زندگی کالاها و اموال در سازمانها از بدو ورود تا انقضای مصرف یا خروج از سازمان می‌پردازیم. بدیهی است که این بررسی به صورت کلی، نه موردی و جزئی ، با استفاده از منابع و آیین نامه‌های دولتی صورت می‌گیرد.
اهداف بررسی ـ همان طور که اشاره شد، هدف اصلی از این بررسی ، شناخت سیستم کنونی و چگونگی رسیدگی، کنترل و نگهداری حساب اموال دولتی در سازمانهای دولتی است.
در نتیجه این بررسی و طی این مقاله، سعی میشود، به پرسش‌هایی زیر پاسخ داده شود:
1ـ سیستم کنترل اموال دولتی چیست و چه هدف‌هایی دارد؟
2ـ اموال دولتی کدامند و کدام دسته از آنها تحت شمول کنترل و رسیدگی قرار می‌گیرد؟
3ـ چه مرجعی یا مراجعی برای رسیدگی، کنترل و نگهداری حساب اموال دولتی پیش‌بینی شده است؟
4ـ آیا تشکیلات خاصی در سازمانهای دولتی برای انجام امور مربوط به کنترل و نگهداری حساب اموال پیش‌بینی شده است؟ در صورت وجود این تشکیلات تحت کدام دسته از واحدهای سازمانی است؟
5ـ به طور کلی، برای نظارت بر اموال و جلوگیری از حیف و میل آنها چه راهبردهایی پیش‌بینی شده است؟
6ـ در چرخه زندگی کالاها و اموال، از رمان ورود و تملک تا انقضای مصرف یا سایر اشکال خروج کالا از سازمان، عملیات حسابداری و کنترل اموال چگونه انجام می‌پذیرد؟
سیستم کنترل اموال دولتی عبارت است از : مجموعه رویه‌ها، روش‌ها ، فعالیتها و عناصر که از بدو ورود و تحت تملک در آمدن اموال، تا خروج آنها از سازمان و حذف اسناد و مدارک مربوطه، رسیدگی، کنترل و ثبت و ضبط تغییرات در موجودی اموال را میسر می‌سازد. این سیستم در کنار سیستم داخلی کنترل اموال در سازمان، مجلس شورای اسلامی ، (دیوان محاسبات) وزارت امور اقتصادی و دارایی را نیز در بر می‌گیرد .
آیین نامه اموال دولتی حاکر بر روش‌های نگهداری، حفاظت، نظارت و استفاده صحیح از اموال است. بر اساس این آیین نامه هدف اصلی سیستم کنترل اموال دولتی، حفظ و حراست اموال و جلوگیری از حیف و میل آنهاست. در راستای تحقق این اهداف، ماموریت‌ها و اهداف جزئی یا اجرائی این سیستم به شرح زیر میباشد:
1ـ شناسایی و شماره‌گذاری اموال
2ـ نگهداری حساب اموال و ثبت تغییرات
3ـ ثبت و نگهداری اسناد و مدارک کربوط به اموال
4ـ صورت برداری از موجودی و اموال گردآوری اطلاعات در مورد آنها
5ـ رسیدگی و کنترل و تعیین مغایرت‌ها و تفاوت‌ها
حال
سئوال اینجاست که کدام دسته از اموال تحت کنترل و رسیدگی قرار می‌گیرند و حساب آنها بر حسب نوع و درجه در رده‌های مختلف کنترل کننده چگونه نگهداری میشود؟ به عبارت دیگر، اموال دولتی تحت سیستم کنترل کدامند؟
منظور از اموال دولت، اموالی است که توسط وزارتخانهها، موسسات و یا شرکتهای دولتی خریداری میشود، یا به هر طریق قانونی دیگر به تملک دولت در آمده یا در می‌آیند. بنابراین، اموال امانی، واگذاری، غنیمتی و تولیدی و بازیافتی که وارد سازمانها شده و در اختیار آنها قرار می‌گیرند، جزء اموال دولتی بشمار می‌آیند.
سیستم خارجی کنترل اموال دولتی
طبقه بندی اموال دولتی
1ـ اموال غیر منقول: اموالی هستند که نمی‌توان آنها را از محلی به محل دیگر نقل کرد، اعم از این که استقرار آنها داتی یا بواسطه عمل انسان باشد، به نحوی که انتقال آنها موجب خرابی ی
ا نقص خود مال یا محل آن شود.
2ـ اموال منقول: اشیائی که نقل آنها از محلی به محل دیگر ممکن باشد، بدون این که به خود یا محل آنها خرابی وارد آید. اموال منقول خود به سه دسته تقسیم می‌شوند:
1ـ اموال منقول مصرفی: اموالی هستند که بر اثر استفاده، به صورت جزئی یا کلی از بین می‌روند.
2ـ اموال منقول غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی، بتوان به طور مکرر آنها را مورد استفاده قرار داد.
3ـ اموال در حکم مصرفی: اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند، اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم ؤ تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد.
حساب کلیه اموال مذکور، به اشکال مختلف، نگهداری و مورد کنترل و رسیدگی قرار می‌گیرند و بر اساس ماده 4 آیین نامه اموال دولتی مشمول قوانین مقررات کنتری میشود و کلیه احکام قانونی در مورد آنها صادق است.
مراجع مسئول کنترل و نگهداری حساب اموال دولتی
بر اساس قوانین موجود، مراجع ذیصلاح مختلفی مجاز به نگهداری، رسیدگی و کنترل اموال دولتی می‌باشند. این مراجع علاوه بر دستگاه دولتی در اختیار دارنده اموال، عبارتند از: وزارت امور اقتصادی و دارایی، دیوان محاسبات و سازمان حسابرسی و سایر مراجع ذیصلاح که در اینجا به بررسی نقش آنها در این خصوص می‌پردازیم :
1ـ وزارت امور اقتصادی و دارایی : بر اساس ماده 106 آیین نامه اموال دولتی، مسئولیت اصلی رسیدگی، نظارت و متمرکز ساختن حساب اموال منقول به عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی است. بر طبق این ماده، این وزارتخانه مجاز است در مواردی که لازم تشخیص میدهد، به حساب و موجودی اموال وزارتخانهها و موسسات دولتی به طرق مقتضی رسیدگی نماید و دستگاههای مزبور مکلف به همکاری و ایجاد تسهیلات لازم در این زمینه خواهند بود.
بر اساس تبصره ذیل همین ماده، اسلحه، مهمات و سایر تجهیزات نیروهای مسلح از شمول این ماده واحده خارج هستند. یعنی، این وزارتخانه در خصوص موارد فوق ( تجهیزات نظامی) حق رسیدگی و آگاهی و نظارت ندارد.
اداره کل اموال دولتی: به منظور انجام مسئولیت فوق؛ یعنی نظارت و متمرکز ساختن حساب اموال دولنی، وزارت امور اقتصادی و دارایی، اداره‌ای تحت عنوان اداره کل اموال دولتی دایر شده است. طبق ماده 16 آیین نامه اموال دولتی مهم ترین وظایف این اداره کل به قرار زیر است:
1ـ دریافت صورتحساب‌ها و مدارک مربوط به اموال
2ـ رسیدگی به صورتحساب‌های اموال و اصل از وزارتخانهها و موسسات دولتی و ثبت آن با مشخصات کامل دفاتر مربوطه.
3ـ درخواست تعقیب مامورانی که بر طبق مقررات وظایف به عهده آنان محول شده است در مراجع صلاحیت‌دار اداری و قضایی در صورت ارتکاب جرم یا خطا.
4ـ اعزام مامور به وزاتخانه‌ها و موسسات دولتی به منظور رسیدگی به موجودی اموال آنها در مواقع مقتضی.
ذیحساب: وزارت امور اقتصادی و دارایی با ایجاد شبکه‌های ذیحسابی که در دستگاههای دولتی مستقر می‌شوند، مبادرت به حفظ، نگهداری و کنترل حساب اموال مینماید. ذیحساب ماموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانهها و موسسات و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرائی محلی و موسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی به این سمت منصوب میشود.
بر اساس تصریح قانون، در کنار سایر وظایف نظارتی و محاسباتی، ذیحساب‌ها، مسئولیت نگهداری حساب اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور را نیز بر عهده دارند. به منظور انجام این مسئولیت، وظایف زیر بر عهده ذیحساب میباشد:
1ـ رسیدگی و گواهی صورتحساب اموال رسیده و فرستاده جمعداران مربوطه
2ـ نظارت بر تحویل و تحول اموال بین جمعداران و امضاء صورت مجلس تحویل و تحول
3ـ رسیدگی به حساب دوره تصدی جمعداران اموال و صدور مفاصاحساب
4ـ رسیدگی به موجودی امین اموال در مواردی که وزارت امور اقتصادی و دارایی ابلاغ مینماید.
5ـ اعلام خطاها و جرائم امین اموال که در موقع رسیدگی به ابوابجمعی آنان معلوم نشود و مرتکب خطا یا جرمی شده‌اند به وزارتخانه یا موسسات مربوطه و اداره کل اموال دولتی
6ـ موافقت با حذف اموال از ابواب جمعی و حساب جمعدار که بر اثر فروش یا انتقال یا آتش سوزی یا سرقت یا حوادث مشابه آن از تصرف جمعدار خارج شود.
2ـ دستگاه دولتی: هرچند مسئولیت نظارت و رسیدگی به حساب اموال دولتی بعهده وزارت امور اقتصادی و دارایی است، اما این امر موجب سلب مسئولیت دستگاههای مربوط نخواهد بود. به طور کلی، بر اساس ماده 106 آیین نامه اموال دولتی مسئولیت حفظ و حراست و نگهداری حساب اموال منقول دولتی در اختیار وزارت امور اقتصادی و دارایی میباشد علاوه بر این بر ط
بق ماده 114 قانون محاسبات عمومی، حفظ و حراست کلیه تموال غیر منقول با دستگاهی است که مال را در اختیار و فقط با تصویب هیات وزیران، دستگاههای دولتی می‌توانندحق
استفاده از این اموال را در اختیار دارند به یکدیگر واگذار کنند.
امین اموال : در هر .زارتخانه یا موسسه دولتی فردی از بین مستخدمین واجدالشرایط با حکم دستگاه ذیربط و موافقت ذیحساب، به عنوان امین اموال تعیین میشود. بر طبق ماده 34 قانون محاسبات عمومی، امین اموال مسئولیت حراست و تحویل و تحول و تنظیم حساب‌های اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابوابجمعی را بر عهده دارد.
در حقیقت، امین اموال عامل ذیحساب برای حفظ و نگهداری حساب اموال است که اهم وظایف وی به شرح زیر است :
1ـ اختصاص شماره و بر چسب به اموال غیر مصرفی
2ـ تنظیم و نگهداری حساب اموال، صورتحساب اموال رسیده و فرستاده
3ـ ثبت مشخصات اموال در دفاتر مربوط
4ـ صورت برداری از اموال هر اطاق و تحویل آن به مسئول واحد مربوط
شایان ذکر است که، در سیستم کنترل اموال دولتی، کلیه افرادی که عهده‌دار مسئولیت حفظ و حراست اموال دولتی و نگهداری حساب آنها هستند ( نظیر متصدیان آزمایشگاه‌ها، کتابخانه‌ها، موزه‌ها، انبارها و سایر مواد مشابه) از لحاظ مسئولیت‌های موضوع آیین نامه اموال، در حکم امین اموال به شمار می‌روند.
3ـ دیوان محاسبات: در کنر وزارت اقتصادی و دارایی و نمایندگانش (ذیحساب و امین اموال) که مسئولیت مستقیم کنترل و نگهداری حساب اموال سازمانهای دولتی را بر عهده دارد، دیوان محاسبات نیز حق رسیدگی و نظارت بر اموال دولتی را دارا میباشد.
دیوان محاسبات مستقیما زیر نظر مجلس شورای اسلامی میباشد و حق رسیدگی و حسابرسی کلیه حساب‌های سازمانهای دولتی را دارا میباشد. از جمله این موارد رسیدگی
به موجودی حساب اموال و داراییهای دستگاه‌ها است.
دیوان محاسبات از طریق حسابرسان ویژه یا هیئت مستشاری خود و یا دریافت صورتحساب‌های مالی، اسناد و مدارک، رسیدگی و حسابرسی خود را عملی می‌سازد.
همان‌گونه که مشخص است معمولا نقش دیوان محاسبات برای اعمال نظارت و کنتر
ل بر اموال سازمانهای دولتی، موقتی و موردی است و مانند وزارت اقتصاد و دارایی، به طور مستقیم، مداوم و از طریق نماینده ویژه‌ای بنام ذیحساب اموال را تحت کنترل ندارند. با وجود این که در برخی از سازمانها نظیر وزارت نفت نماینده دیوان محاسبات به صورت سازمانی دائمی مستقر است.
4ـ حسابرسان داخلی یا مستقل: از جمله مراجع ذیصلاح دیگری که حق رسیدگی و کنترل حساب اموال را دارا می‌باشندحسابرسان هستند. اینها اشخاصی مستقل از مجریان یا تهیه کنندگان مدارک و اسناد و دفاتر مالی یا اموال هستند که از طریق رسیدگی و کنترل نسبت به صحت و قابل قبول بودن اطلاعات مالی، اسناد و مدارک اظهار نظر می‌نمایند.
این گونه حسابرسی‌ها ممکن است به صورت داخلیؤ یعنی توسط نماینده مدیریت دستگاه یا به صورت مستقل یعنی توسط شخص یا اشخاصی مستقل از دستگاه و به نمایندگی از طرف مراجع ذیصلاح (من جمله سازمان حسابرسی کشور) انجام می‌پذیرد.
در شکل 2 مراجع ذیصلاح، که در نگهداری و کنترل حساب اموال دولتی نقش دارند نشان داده شده است.
شکل 2 : کنترلرهای اموال دولتی در ایران
جایگاه سازمانی سیستم کنترل اموال در دستگاههای دولتی
اجرای سیستم کنترل اموال در سازماندهی دولتی، به واحد سازمانی ویژه‌ای نیاز دارد که در آن در دستگاههای بزرگ (وزارتخانهها )، اداره اموال می‌گریند و آن عهده‌دار ثبت اموال منقول و غبر منقول و تنظیم فهرست دارایی‌هاست. اداره امور اموال سازمان ممکن است به عهده تدارکات باشد، یا این که واحد سازمانی مستقلی زیر نظر مدیر مالی سازمان،برای ایمن منظور تشکیل گردد. قانون در این مورد هیچ‌گونه تصریحی ندارد؛ اما از آنجا که نگهداری و ثبت صورتحساب ریالی داراییها، که اموال و موجودی‌های جنسی نیز دسته‌ای از آنها به شمار می‌روند، در سیستم مالی انجام می‌گیرد؛ کنترل و نگهداری حساب اموال نیز مانند اداره کارپردازی و تدارکات تحت نظارت معاونت پشتیبانی یا معاونت اداری و مالی اداره می‌شوند.
به هر حال، برای تعیین جایگاه سازمانی، سیستم کنترل و نگهداری حساب و نگهداری حساب اموال در دستگاههای دولتی باید آنها را به طور موردی بررسی کرد. که این بررسی، فرضیه مذکور را اثبات می‌کند. به عنوان نمونه در دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی، ستاد مبارزه با مواد مخدر، شرکت سهامی خاص تامین ماشین آلات راهسازی و غیره مسئولیت حفظ و حراست اموال منقول و غیر منقول با موسسه و نظارت و تمرکز اموال با ذیحساب و رئیس امور مالی است.
در ارتش جمعداری اموال به صورت متمرکز انجام می‌گیرد و حایگاه آن در اداره چهارم ( لجستیک) است، لجستیک نیروها نیز جمعداری دارد. به طور کلی، در هر نیرو، هر یک از واحدهای تخصصی ( سر رشته داری، اردنانس و مخابرات) دارای جمعداری بوده که سرجمعدار رده‌های پایین‌تر نیز می‌باشند. همچنین در ارتش مسئولیت اصلی کنترل و حسابرسی اموال را واحدی تحت عنوان سازمان ممیزی بر عهده دارد که از واحدهای تابعه اداره کنترلر ستاد مشترک میباشد.
ساز و کارهای کنترل اموال در سازمانهای دولتی
اموال دولتی به انحاء‌مختلف به سازمانها و موسسات وارد میشود؛از قبیل، خرید مستقیم، واگذاری از سازمان مرجع، اهدائی، امانتی، تولید داخلی و ... که اینها نمونه‌هایی از اشکال ورود کالا به سازمانهای دولتی است.
قانون برای کنترل و نگهداری حساب اموال، در هر یک از کانال‌های ورودی فوق در جریا چند نمونه از این عملیات کنترلی، به اختصار تشریح میشود:
الف ـ کنترل خرید اموال: بر اساس قانون، هر گرنه خرید کالاها، در سازمانهای دولتی باید بر اساس بودجه پیش‌بینی شده و مراعات مراحل تشخیص، تامین اعتبار،تعهد، تسجیل، حواله، درخواست وجه و پرداخت برابر مقررات صورت گیرد. بدین ترتیب، خرید اموال در خلال یک سال بودجه‌ای به خودی خود در محدوده بودجه مصوب و برنامه آن قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر،منبع تامین مالی دستگاههای مذکور در خصوص تحصیل یا احداث داراییهای ثابت عمومی، فقط وجوه حاصل از اعتبارات مصوب و تخصیص یافته بودجه سالانه دولت است.
علاوه بر این، روش‌ها و مراحل تعریف شده، توسط قانون محاسبات عمومی و آیین نامه معاملات دولتی برای خرید و تحصیل اموال و کالاها، تا حد زیادی موجب کنترل خود به خودی آنها میشود.
ب‌ـ کنترل اموال در انبار: همان طور که قبلا اشاره شد، سیستم اموال دولتی قائل به تفکبک انباردار از جمعدار نیست به طوری که هر دو امین اموال خوانده می‌شوند. با وجود این عملا در دستگاههای دولتی این تفکیک صورت گرفته به گونه‌ای که انبارها تحت نظر اداره تدارکات یا اداره کالا و اموال تحت اختیار جمعداران زیر نظر اداره اموال قرار دارند. به هر حال، هر دو از ارکان معاونت اداری و مالی یا معاونت پشتیبانی هستند.
کنترل و نگهداری حساب موجودی‌ها در انبار دستگاههای دولتی از زمان تحویل کالا به انبار شروع و تا خروج آن از طریق گردش و مبادله اسناد که مبتنی بر دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های قانونی هستند انجام می‌پذیرد. به طوری که هر یک از فعالیتهای اساسی انبار؛ نظیر، دریافت کالاها، ثبت اموال و تحویل و صدور اموال تابع مقررات مصوب میباشد:
بر طبق ماده 32 آیین نامه معاملات دولتی، تحویل مورد معامله باید به صورت زیر انجام شود:
الف ـ در مورد معاملات جزیی به وسیله و مسئولیت انبار دار یا تحویل گیرنده حسب مورد.
ب ـ در کورد معاملات متوسط به وسیله و مسئولیت انباردار یا تحویل گیرنده و نماینده قسمت تقاضا کننده
ج ـ در مورد معاملات عمده به وسیله و مسئولیت انباردار یا تحویل گیرنده و نماینده قسمت تقاضا کننده و نماینده دیگری که در مرکز از طرف وزارتخانه یا موسسه دولتی و در شهرستان‌ها از طرف دستگاه مناقصه گزار تعیین میشود. علاوه بر این، تنظیم صورتمجلس، در خصوص تحویل مورد معامله در موارد مندرج در بند ب و ج این ماده ضروری است.
بر اساس ماده 33 آیین نامه اموال دولتی، برای کالاهای تحویل شده در تمام موارد باید قبض انبار صادر و به امضای انباردار برسد و در مواردی که کالا در خارج از انبار تحویل می‌گردد و به انبار وارد نمی‌شود، تحویل گیرنده کالا باید به جای انباردار تکالیف مربوطه را انجام دهد به این صورت که رسید یا صورتمجلس مربوط حسب مورد مبنای صدور قبض انبار و حواله انبار قرار خواه
د گرفت.
ج ـ کنترل اموال در حین کاربری: همان طور که قبلا اشاره شد، نگهداری حساب اموال و تغییر و تحولات احتمالی در آنها به عهده امنای اموال یا جمعداران است که تحت نظر ذیحساب‌ها فعالیت میکنند. همانند سیستمها و روش‌های کنترلی در انبار، در حین مصرف نیز فعالیتهای کنترلی به شرح ذیل انجام میشود:
1ـ شماره‌گذاری اموال: اختصاص و الصاق شماره و بر چسب برای کالاها و اموال غیر
مصرفی یکی از وظایف اساسی جمعداران و امنای اموال به شمار می‌رود. بر اساس ماده 9 آیین نامه اموال دولتی امین اموال مکلف است برای هر یک از اموال غیر مصرفی تحت ابوابجمعی خود شماره‌ای اختصاص دهد و در اموالی که الصاق برچسب به آنها میسر است، برچسب لازم به شماره تخصیصی تهیه و به مال الصاق نماید.
2ـ ثبت و نگهداری حساب اموال: امین اموال موظف است مشخصات کلیه اموال دولتی تحت ابوابجمعی خود در دفاتری که نمونه آنها از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی تعیین میشود ثبت و حساب آنها را نگهداری نماید. کلیه این دفاتر باید قبل از ثبت مشخصات اموال در آنها به طور زنجیره‌ای شماره‌گذاری و پلمب شود و در اولین صفحه هر دفتر تعداد صفحات آن و نام واحد مربوطه قید و مراتب با درج نام و نام خانوادگی و تاریخ به امضای ذیحساب یا فرد مجاز از طرف او و امین اموال مربوطه برسد و به وسیله ذیحسابی مهمور شود.
همچنین در ماده 10 آیین نامه اموال دولتی تاکید شده است که امین اموال مکلف است سیاهه اموال رسیده و فرستاده واحد ابوابجمعی خود را در دفاتر اموال برابر نمونه‌هایی که از طرف اداره کل اموال دولتی ابلاغ خواهد شد به ترتیب شماره اختصاص داده شده به مال ثبت نمایدو در هر نیمه از سال صورتحساب اموال غیر مصرفی رسیده و فرستاده خود را در سه نسخه تنظیم و به ضمیمه مدارک ، پس از گواهی ذیحساب به اداره کل اموال دولتی و وزارتخانه یا سازمان متبوع ارسال نماید.
این تذکر لازم است که ثبت و ضبط حساب اموال، تنها منحصر به اموال غیر مصرفی نیست، بلکه جمعدار اموال مکلف است اموال مصرفی رسیده و فرستاده خود را در دفاتر، ثبت و صورت موجودی آخر سال را مانند آنچه ذکر شد، به مراجع ذیربط ارسال نماید.
3ـ صورت برداری از اموال: یکی از وظایف جمعداران، صورت برداری از اموال تحت ابوابجمعی خود میباشد. بدین ترتیب که امین اموال موظف است، اموال موجود در هر اطاق یا محل را صورت برداری و به یکی از کارکنان که از طرف رئیس اداره مربوطه معرفی و مورد اعتماد جمعدار است تحویل نماید و یک نسخه از آن را در اطاق یا محل نصب نماید. این عمل در ابتدای هر سال با رسیدگی‌های لازم از طرف جمعدار تجدید می‌گردد.
4ـ کنترل جابه‌جایی‌ها و نقل و انتقالات اموال: نقل و انتقال اموال بین واحدهای سازمان بدون انجام تشریفات و طی مراحل قانونی ممنوع است و باید متصدی اموال هر واحد سازمان و بالاخره رئیس اموال در این مورد نظارت و مراقبت به عمل آورد. در صورتی که نقل و انتقال بعضی از اموال و اثاثیه بین واحدهای سازمانی ضرورت پیدا می‌کند از برگ مخصوص به نام تذکاریه انتقال استفاده خواهد شد. به هر حال، این گونه نقل و انتقال‌ها باید با موافقت روسای واحدهای مربوطه و
اطلاع رئیس اداره اموال صورت پذیرد و در موارد قابل اهمیت توافق اداره اموال مرکزی سازمان را جلب شود.
نقل و انتقال بین سازمانی اموال، شامل انتقال بلاعوض، امانی، فروش و واگذاری با رعایت قوانین و مقررات مربوطه بلامانع است. تشخیص مازاد بر نیاز یا اسقاطی بودن اموال بر عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط میباشد.
فروش اموال منقول مصرفی و در حکم مصرفی اضافه بر نیاز با رعایت مقررات و اطلاع ذیحساب مربوط مجاز میباشد و وجوه حاصل از آن باید به حساب درآمد عمومی کشور واریز
شود.
نارسایی‌های سیستم اموال دولتی در ایران
علی‌رغم، ویژگی‌ها و مزایایی که سیستم کنونی کنترل اموال در ایران دارد، متاسفانه این سیستم هنوز هم به طور کامل پاسخگوی نیازهای کنترلی دستگاه‌ها نبوده، به نحوی که میزان موفقیت آن در حفظ و نگهداری سوابق ملی و اجرایی دقیق مفاد قانون و آیین‌نامه‌های مربوط قابل تردید و بررسی است. برخی از نارسایی‌های سیستم کنونی به شرح زیر میباشد:
1ـ عدم انعکاس حساب اموال در حساب‌های ماهانه یا سالانه موسسه: در شرکت‌ها و برخی از نهادهای عمومی غیر دولتی که فعالیت بازرگانی دارند، اموال دولتی تحت عناوین داراییهای جاری و ثابت (عمدتا ثابت) در دفاتر حسابداری و صورت‌های مالی منعکس و شامل کسور استهلاک سالیانه نیز می‌شوند؛ بنابراین کنترل آنها از نظر ارزش، کیفیت و کمیت آسان‌تر میباشد. لکن در دستگاههای دولتی ( وزارتخانهها و موسسات دولتی) به علت عدم نمایش اموال دولتی در حساب‌های ماهانه و یا سالانه و عدم کسر استهلاک قانونی، کنترل اموال، حتی برای خود دستگاه، از نظر موجود بودن و نحوه استفاده ایجاد مشکل مینماید.
2ـ سیستم ثبت یک طرفه: در حسابداری شرکت‌ها و موسسات انتفاعی،مبادلات و عملیات مالی به صورت دو طرفه ثبت میشود. یعنی هر معامله در یک یا چند حساب به عنوان بستانکار ثبت میشود؛ به طوری که همیشه جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار مساوی استیعنی هر معامله‌ای حداقل در یک حساب به عنوان بدهکار و در یک حساب دیگر به عنوان بستانکار ثبت می‌گردد.
در کشورهایی که اصول و استانداردهای اعلام شده GASB را مراعات میکنند. داراییهای ثابت خریداری شده، یکبار در حساب مستقل تامین کننده وجوه به حساب هزینه منظور میشود و همزمان با یک ثبت دوطرفه، بهای تمام شده دارایی ثابت را در دفتر روزنامه، گروه حساب داراییهای ثابت عمومی، منعکس میکنند. لکن در ایران نگهداری حساب اموال منقول و غیر منقول ( داراییهای ثابت) وزارتخانهها و موسسات دولتی با استفاده از دفترهای آماری ساده و به روش ثبت یک طرفه صورت می‌گیرد. بدین ترتیب که بهای تمام شده داراییهای ثابت خریداری شده از محل منابع به حساب هزینه‌ها منظور و با استفاده از سیستم ثبت دو طرفه در دفتر روزنامه حساب مستقل تامین کننده وجه ثبت میشود و از سوی دیگر، مشخصات اموال منقول و غیر منقول خریداری شده، بدون ذکر بهای تمام شده خرید، در دفاتر آماری اموال که بر اساس سیستم ثبت یکطرفه طراحی شده است منعکس می‌گردد.
بدیهی است، که عدم استفاده از سیستم ثبت دو طرفه برای نگهداری حساب داراییهای ثابت، کیفیت کنترل اموال دولتی و نظارت بر آنها را کاهش میدهد. لذا با توجه به مزایای سیستم ثبت دوطرفه به نظر می‌رسد، سیستم حسابداری و کنترل اموال دولتی در ایران از کفایت لازم برخوردار نیست.
3ـ روش تعیین ارزش اموال: بر اساس استانداردهای GASB داراییهای ثابت باید به قیمت تمام شده ( به ارزش برآورد شده) در حساب‌ها ثبت شوند. داراییهای ثابت اهدائی نیز بر اساس ارزش برآورد شده عادلانه در زمان اهدا در حساب‌ها منعکس می‌گردند. در نظام حسابداری دولتی ایران، از آنجا که از گروه حساب داراییهای ثابت برای انعکاس این داراییها استفاده نمی‌شود. لذا تعیین ارزش داراییهای ثابت کاربرد ندارد.
4ـ تفکیک سیستم حسابداری مالی از سیستم نگهداری حساب اموال: سیستم نگهداری حساب اموال غیر مصرفی و داراییهای ثابت وزارتخانهها و موسسات دولتی، که تابع مقررات فصل پنجم قانون محاسبات عمومی کشور است و نظارت و متمرکز حساب آنها طبق قانون بر عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی قرار دارد. جدا از سیستم حسابداری بین داراییهای ثابت خریداری و هزینه تمام شده آنها در سیستم حسابداری موجود نیست.
بر طبق آیین نامه اموال دولتی مشخصات کامل اموال غیر مصرفی وزارتخانهها و موسسات دولتی در دفترهای اموال و به صورت آماری ثبت میشود و گزارش مربوط به اموال خریداری شده و اموالی که بنا به دلایلی از جریان استفاده خارج میشود، به وسیله امنای اموال تهیه و به اداره کل اموال دولتی ارسال میشود.
5ـ عدم وجود احکام روشن در مورد حوادث : در قوانین و مقررات موجود احکام روشنی در خصوص تعیین تکلیف اموال سرقت شده، مفقود شده و از بین رفته که طبق ضوابط در اختیار کارکنان مربوط میباشد، وجود ندارد و معلوم نیست که قیمت اموال (مانند اتومبیل) اگر در خارج اداره به سرقت رود به چه میزان و چگونه وصول شود و اگر در اختیار دارنده مقصر نباشد آیا خسارت دولت جبران شود یا خیر؟
نتیجه‌گیری
سیستم کنترل اموال دولتی عبارت است از: مجموعه رویه‌ها، روش‌ها، فعالیتها و عناصری که از بدو ورود و تحت تملک درآمدن اموال، تا خروج آنها از سازمان و حذف اسناد و مدارک مربوطه، رسیدگی، کنترل و ثبت و ضبط تغییرات در موجودی اموال را میسر می‌سازد. این سیستم در کنار سیستم داخلی اموال در سازمان ( امنای اموال)، مجلس شورای اسلامی (دیوان محاسبات)، دستگاه قضاییه (اداره کل بازرسی کشور)، دستگاه اجرائی ( شبکه ذیحسابی و ...) را نیز در بر می‌گیرد.
سیستم اموال دولتی در ایران، سابقه ممتد و طولانی، تقریبا چهل ساله دارد و آئین نامه اموال دولتی ایران، حاکم بر اعمال و رویه‌های آن است. ایجاد شرایطی برای متمرکز ساتن حساب‌ها، ارتباط دادن سیستم داخلی با شبکه ذیحسابی کشور و در نتیجه دولت، پیش‌بینی سازوکارهای کنترلی در طول چرخه زندگی کالاها و اموال در سازمان، وجود مراکز کنترلی متعدد، از جمله ویژگی‌های منحصر به فرد این سیستم هستند که اعمال آنها در سازمان ، سیستم
کنترل داخلی ویژه‌ای را به وجود آورده است که ضمن حفظ و نگهداری سوابق ملی، از حیف و میل آنها جلوگیری مینماید.
در کنار ویژگی‌های مذکور،عدم ثبت دو طرفه عدم انعکاس حساب اموال در حساب‌های ادواری و تفکیک آنها از سیستم حسابداری مالی و عدم وجود یک روش مناسب و استاندارد برای تعیین ارزش اموال و همچنین عدم وجود احکام صریح در مورد حوادث و خسارات از جمله نقاط ضعف این سیستم هستند.
گستردگی دستگاههای دولتی، تنوع و حجم زیاد اموال و داراییهای دولتی، حجم زیاد جابه‌جایی‌ها و تغییرات در اموال و ویژگی‌های فناوری نوین؛ از جمله عمواملی هستند که ضرورت بازنگری سیستم اموال دولتی را ایجاب مینماید. در طراحی این سیستم باید دانش سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS ) سیستم کنترل موجودی و غیره باید مورد توجه قرار گیرد.
خرید اموال:
درابتدا واحدها وسایل موردنیازخودرادرخواست می دهند .درخواست صادرشده پس ازموافقت وصدورامضاهای لازم واردانبارمی شود.
انباردار نیز درخواستی راجهت خرید وسایل موردنیازصادرویک برگ آنراتحویل تدارکات داده وبر
گ دیگررادرداخل پرونده بایگانی می نماید.
تدارکات پس از خرید، اموال را به همراه فاکتوروبرگ درخواست خریدی که تحویل گرفته بود به انبارارائه می دهد.
