بخشی از مقاله
تجزيه و تحليل سيستم كارگزيني و حسابداري شركت روغن نباتي لادن
فصل اول : مقدمه
1-2-مقدمه :
تهيه مستندات براي هر اقدامي در همه زمينه ها همواره مفيد بوده است . در زمينه تهيه يك سيستم نيز نبايد همه چيز در قلب و ياد تهيه كننده باقيمانده و در نهايت در آنجا به فراموشي سپرده شود .سيستمي كه داراي مستندات صحيح و اصولي باشد همواره نفرات ديگر با مطالعه مختصر مي توانند براحتي ادامه دهنده كار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با اين مستندات لازم است بيان نمايم كه بر اساس اطلاع يكي از دوستان در شركت «لادن» كه كار حسابداري آنان بطور دستي انجام مي شد و مشكلاتي در اين زمينه نيز داشتند تصميم گرفتيم كه به اتفاق موضوع را بررسي و در صورت امكان نسبت به تهيه سيستم مورد نياز آنان اقدام نمائيم . لذا پس از چند تماس تلفني و هماهنگي لازم مراجعات متعددي به شركت مزبور داشته و در نهايت اقدام به تهيه سيستم بشكلي كه در صفحات آتي نوشته و شرح داده شده است نموديم .
فصل دوم : شناخت سيستم موجود
2-1-قبل از محاسبه
ما در تاريخ 14/8/84 به كارخانه روغن نباتي لادن رفتيم. البته با هماهنگي قبلي كه توسط يك آشنا انجام شده بود ما به آنجا رفتيم. البته قبل از مصاحبه ما با صحبت كردن با كاركنان شركت سعي كرديم با خصوصيات اخلاقي مديريت محترم آشنا شويم و همچنين سؤالاتي كه مد نظر ما بود را طرح كرديم و سعي كرديم در طراحي سؤالات از سؤالاتي استفاده كنيم كه ما را به هدف برساند تا جايي كه توانستيم سعي كرديم از سؤالاتي كه مربوط به ما نمي شود خودداري كنيم كه مبادا مديريت در هنگام مصاحبه از ما رنجوده خاطر شود.در هنگام مصاحبه ما با ظاهر آراسته و با خواندن
سؤالات از قبل آماده شده به شركت رفتيم و سؤالات را طبق اصول مصاحبه از سؤالات اسان شروع كرديم و سعي كرديم جناب آقاي رئيس را خسته نكنيم. ايشان تا جايي كه سعي داشت يا به طور ناخداگاه مصاحبه را از آنچه را كه هدف بود با سؤالات خود در مقابل سؤالات ما دور مي ساخت و ديگر مشكلات شركت را جهت مكانيزه كردن با ما طرح سعي كرديم طبق گفتار استاد
تمام مراحل مصاحبه را يادداشت برداري و ضبط كنيم كه مبادا بعداً دچار مشكل شويم.
2-2-بعد از مصاحبه
بعد از انجام مصاحبه و بدست آوردن پاسخ سؤالات خود را با دوستان به گفتگو نشستيم و انتظارات شركت را در مكانيزه كردن آن و توانايي خود مورد بررسي قرار داديم. كه آيا مي توانيم انتظارات شركت را برطرف كنيم كه ما موفق به انجام اين كار شديم و طبق اصول مكانيزيون شروع به كار كرديم و بعد از اخذ قرار داد و گرفتن قسمتي از مبلغ قرارداد شروع به كار كرديم.
2-3-شرح و وضعيت سيستم موجود :
سيستم موجود شركت همانگونه كه بيان شد يك سيستم دستي بود كه با مشكلات زيادي مواجه بود . تعداد نفرات نسبتاً زياد و اشتباهات متعدد كه بعضاً براي پيدا كردن و رفع يك مشكل روزها وقت صرف مي شد اين مشكلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط كارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .
2-4-شرح فعاليت افراد و امكانات موجود :
بخش مالي شركت سه اتاق داشت شامل يك نفر رئيس امور مالي يك نفر رئيس حسابداري و 6 نفر كارمند حسابداري بود كه همواره كارهاي آنان عقب افتاده بود و به روايت يكي از همان كارمندان روزهاي آخر تيرماه كه مي بايست حسابهاي سال قبل بسته شود چيزي شبيه روزها و شبهاي خاصي است كه مرخصي ها لغو و تا ديروقت كارمندان مشغول كار بودند و حتي فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .
2-5-مشكلات و نيازمنديهاي سيستم موجود :
فكر مي كنم تنها قسمتي كه راجع به آن هرچه گفته شود كم است اين قسمت مي باشد ولي اگر بخواهيم جمع بندي كنيم مشكلات شامل موارد زير مي باشند :
الف-نامرتب بودن و عدم اطمينان از صحت محاسبات و اسناد و مدارك مالي .
ب-بكارگيري انرژي نيروي كار و هزينه زياد براي پرسنل مالي
ج-برخوردهاي نامطلوب كه بين مسئولين شركت و كاركنان مالي غالباً پيش مي آمد و همواره روحيه پرسنل بدليل اشكالات متعدد و عقب بودن كارها و فعاليت بيش از حد آنان بد و نامطلوب بود .
د-عقب بودن كارهاي جاري و ملزم نبودن كارمندان به رعايت برخي از اصول و قواعد كاري
فصل سوم : امكان سنجي
3-1-راه حل و چگونگي روش پيشنهادي :
پيشنهاد كننده تهيه نرم افزار رئيس امور مالي بود كه به تاييد مدير عامل شركت نيز رسيده بود و كار بررسيهاي اوليه از آبان سال 84 آغاز گرديد و پس از انجام مرحله شناخت سيستم موجود كه حدود يك ماه طول كشيد (و طي 8 جلسه مراجعه به شركت) گزارش به مديريت شركت ارائه نموديم و در آن راه حل و روش پيشنهادي ما طراحي و تهيه يك نرم افزار و تبعيت شركت از گردش كار مورد نياز سيستم بود . در سيستم پيشنهادي ما كه خيلي ساده نيز در نظر گرفته شده بود
موظف بودند اسناد مالي را مرتب و پشت سرهم وارد سيستم نمائيد و گزارشات تفصيلي ، معين و كل را خود سيستم چاپ مي نمود . اشكالات اسناد بايد بموقع برطرف مي گرديد تا بتوانند سند بعدي را وارد كامپيوتر نمايند و همچنين ديگر نياز به نوشتن دفاتر كل و معين نداشتند .
3-2-معايب و محاسن سيستم جديد :
سيستم جديد محاسن متعددي داشت و يا به روايتي ديگر كليه مشكلات مورد نظر آنان را پاسخگو بود ولي معايبي هم داشت كه مثلاً كاركنان موظف مي شدند آموزشهايي در زمينه كاركردن با سيستم جديد پيدا نمايند و از طرفي تعدادي نيز بيكار مي شدند كه در گفتگويي كه با مديريت شركت بعمل آمد هماهنگ شد در پايان يك دوره آموزش كامپيوتر و نحوه كار با سيستم براي پرسنل گذاشته شوند و كساني كه تمايل ندارند در بخش ديگري از شركت كه شديداً با كمبود پرسنل مواجه بودند بكار گرفته شوند . همچنين ضرورت داشت كه كارها قانونمند انجام گردد .
فصل چهارم : تجزيه و تحليل و طراحي
4-1-شرح و مشخصات سيستم پيشنهادي
سيستم پيشنهادي ما كه شرح كامل و مفصل آن در صفحات بعدي آمده است يك سيستم مكانيزه خواهد بود كه ضرورت دارد اسناد حسابداري توسط آن به كامپيوتر داده شود و در نهايت گردشي و تراز حسابها توسط سيستم گرفته شده و ارائه گردد و در صورت نياز كاربر گردش و تراز بر روي چاپگر نيز چاپ گردد جزئيات و چگونگي اين سيستم و همچنين روش پياده سازي آن در صفحات بعدي به تفصيل بيان شده است .
4-2-توضيح نمودار CPM
در نمودار CPM همان طور كه مشاهده مي كنيد هيچ گونه مسير بحراني وجود ندارد و كار آساني را در پيش گرفتيم كه مسير بحراني نداشت اين يكي از خوبي هاي اين پروژه بود. وگرنه ما بايد يك مسير طولاني را به دو مسير كوتاه تقسيم مي كرديم و يك نفر به عنوان تحليلگر اضافي استخدام مي كرديم كه همه اينها خود مشكلاتي را نيز در بر داشت و هزينه را نيز بالا مي برد.
a - تجزيه و تحليل و طراحي
b - نوشتن برنامه ها
c - تست برنامه ها با Data هاي متنوع
d - مستندسازي
e - آموزش كار با سيستم به پرسنل
f - اجراي برنامه با داده هاي واقعي و كنترل آن
4-3- نمودارهاي DFD
نمودارمفهومي:
4-4- نمودار سطح سيستم :
4-5-توضيح نمودار Gantt
اين نمودار به ما تمامي زماني كه هر يك فعاليت طي مي كند تا سيستم تكميل شود نشان مي دهد و توسط اين نمودار ما توانستيم بگوئيم كه هر فعاليت ما در چه زماني و در چه موقعيتي مي تواند شروع شود تا ما بتوانيم فعاليت ديگرمان را نيز شروع كنيم كه ببينيم اين فعاليت پيشنياز دارد يا خير. نمودار cantt نمودار خوبي بود كه ما توانستيم توسط آن نمودار CPM اين سيستم را نيز بكشيم و طراحي كنيم.
زمان و نوع فعاليت 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
تجزيه تحليل و طراحي
نوشتن برنامه ها
Test با data هاي متنوع
مستند سازي
آموزش كار با سيستم به پرسنل
اجراي برنامه با داده هاي واقعي و كنترل آن
A فعاليت a 3
B فعاليت b 5 A
C فعاليت c 1 B
D فعاليت d 1 A,b,c
E فعاليت e 1 D
f فعاليت F 1 E
a - تجزيه و تحليل و طراحي
b - نوشتن برنامه ها
c - تست برنامه ها با Data هاي متنوع
d - مستندسازي
e - آموزش كار با سيستم به پرسنل
f - اجراي برنامه با داده هاي واقعي و كنترل آن
4-6-توضيح نمودار Top down sidign
ما پس از رسم اين نمودار تمام برنامه اي كه خروجي دارند را مشخص كرديم كه بدانيم كدام برنامه خروجي دارد تا توسط آن بتواند نمودارها و فرم خروجي آن را بكشيم . تعيين خروجي ها به ما خيلي كمك كرد ما بتوانيم به برنامه نويس خود خروجي ها را بدهيم و آن برنامه نويسي كند و فرم خروجي آن را براي ما بكشد .
4-7- شرح وروديهاي سيستم
وروديهاي سيستم عمدتاً به دو بخش تقسيم مي شوند . اول تعريف كدهاي كل ، معين و تفضيلي و دوم وارد كردن سندهاي حسابداري است كه تعريف كدهاي كل و معين و تفضيلي بستگي به نظر قسمت مالي شركت داشته و خودشان با توجه به موجوديت هاي مالي كه با آن سروكار دارند آنها را تعريف مي نمايند و پس از تعريف آنها در ابتداي سال مالي بعد از آن از آنها استفاده مي كنند .
