بخشی از مقاله
تجزیه و تحلیل در کامپیوتر
1-1 مقدمه
امروزه نرم افزارهاي متعددي با توانمنديهاي بالا در زمينه تايپ و چاپ مكاتبات وجود دارند كه اغلب استفاده كنندگان pc ها در تايپ نامه هاي فارسي و لاتين از آنها بهره مي گيرند .
در چند ساله اخير چندين نرم افزار مناسب براي مكاتبات و تايپ جداول و گزارشات تهيه شده است توسعه و عملكرد اينگونه نرم افزارها بيشتر در جهتي بوده است كه با تدارك حروف مختلف و امكانات جدول بندي و صفحه بندي ، حروف چيني فارسي كامپيوتري را سرويس دهند لذا كمتر در جهت اجراي وظايف دبير خانه فعاليت شده است . علاوه بر اين امروزه از نرم افزارهاي واژه پرداز بسياري جهت نگارش متون در امور تايپ ، نامه نگاري و حروف چيني به كار گرفته مي شوند .
كاربردهاي فراوان اينگونه نرم افزارها موجب گرديده كه طراحان ( برنامه نويسي ) ، انواع واژه پردازها را با نگارش هاي گوناگون به بازار عرضه نمايند به گونه اي كه هر نگارش جديد نسبت به نگارشهاي قبلي از امكانات بيشتري برخوردار است . اين نرم افزارها مي توانند صفحه كليد كامپيوتر را به يك ماشين تايپ چند زبانه نموده ، متون تايپ شده را در حافظه كامپيوتر نگهداري نمايند و بعد از هرگونه اشكال زدايي ، ويرايش و اطمينان كامل از صحت تايپ توسط چاپگر آن را چاپ كرده يا متن ويرايش شده را در حافظه جانبي ذخيره كنند .
در مقايسه كامپيوتر با ماشين تايپ امكانات وسيع واژه پردازها در ويرايش متون از قبيل حذف – كپي – جايگزين نمودن كلمات و جملات – پردازش صفحات و صفحه بندي اتوماتيك – سرعت و دقت عمل اين برنامه ها و صرفه جويي در وقت و كاغذ مصرفي به خوبي مشهود است .
با تعريف فوق كمبود نرم افزاري كه بتواند در خدمت فعاليتهاي مكاتباتي – بايگاني و پيگيري مديريت قرار گيرد مشخص مي گردد .
2-1 سيستم دبير خانه
طراحي سيستم دبير خانه با هدف مكانيزه كردن يا به عبارتي كامپيوتري كردن كليه اموري و فعاليت ها يي در ان بخش وجود دارد صورت گرفته است طراحي چنين سيستمي براي ارتقاء كار آيي عمليات شركت ها ي گوناگون در امور اداري مي تواند در وقت و هزينه ها و نيروي انساني صرفه جويي قابل ملاحظه اي داشته باشد . در قرن حاضر كه قرن ارتباطات و اطلاعات نامگذاري شده طراحي و ساخت چنين سيستم هايي هر چند كوچك مي تواند تاثير بسزايي در تسريع بخشيدن به امور دفتري شركت ها باشد
با توجه به حجم فوق العاده تبادل اطلاعات و همچنين تبادل نامه نگاري بين قسمتهاي يك شركت و يا بين شركتهاي مختلف نياز به چنين سيستم هايي را دو چندان مي كند . سيستم دبير خانه حاضر برنامه اي طراحي شده درvisual basic مي باشد كه قادر است نياز هاي كلي كار بران را در زمينه هاي تايپ انواع متون و نامه و نيز ارسال و دريافت نامه هاي مختلف و ثبت آنها و طبقه بندي گزارش گري ها از تمام فعاليت ها بر آورده سازد . كار با اين برنا مه بسيار ساده بوده و انجام عمليات ورود اطلاعات – جستجو – تصحيح نا مه ها – ثبت نا مه ها و مرور كليه منر ها واطلاعات ثبت شده به راحتي ميسر بوده و نيازي به فراگيري خاصي نمي باشد .
3-1 مشخصات فني :
برنامه سيستم دبيرخانه ها تماماً در محيط visual basic نوشته و طراحي شده است . در طراحي اين برنامه سعي شده آخرين ويژن ، و همچنين استفاده از نرم افزار ويژه help به عنوان راهنما و كمك به نام Msdn استفاده شود .
ويژوال بيسيك يكي از زبان هاي بر نامه نويسي جهت تشكيل wysiwyg مي باشد و اين بدين معني است كه برنامه اي كه مي بينيد همان چيزي است كه بدست مي آيد لذا منرها ي طراحي شده به همراه كليه تنظيمات آنها و اطلاعات مورد نياز هر يك و همچنين منوي كد نويسي شده برنامه به راحتي در دسترس كار بر بوده كه مي تواند با Mouse به آنها وارد شود .
در اين برنامه عمده فعاليت كار بر با موس از كليد هاي ميانبر نيز جهت سهولت دسترسي استفاده شده است كه در هر يك از منو ها گزينه ها يا كليد هاي ميانبر يا خطي كه زير آنها مشخص است . اين امكان را به كار بر مي دهد كه با استفاده از كليد ALT در صفحه كليد به همراه حرف اول هر يك از گزينه ها به راحتي وارد منوي مورد نظر شود . لازم به ذكر است چون كليه كليد ها و گزينه فارسي بوده كار بر بايد كليد ALT را به همراه اول حرف فارسي هر كليد فشار دهد تا منوي مربوطه گشوده شود .
معرفي بخشهاي مختلف سيستم
به منظور ارائه تصويري روشن و شناسائي امكانات متعدد سيستم دبير خانه سعي شده نكات كل سيستم مورد بررسي قرار گيرد . همچنين خصوصيات سيستم ، توانائيهاي آن و همچنين قسمتهاي مختلف سيستم بطور اجمال تشريع خواهند شد .
مجموعه نرم افزاري دبيرخانه از دو بخش اصلي اطلاعات پايه و عمليات تشكيل شده است و هر بخش با قسمتهاي متنوع ديگر سرويس هاي جانبي و امكانات فوق العاده اي در اختيار كار بران قرار مي دهد .
اطلاعات پايه:
در اين قسمت تمامي اطلاعات لازم كه در واقع اساس مكاتبات راپي ريزي مي نمايند توسط كار بر يكبار ايجاد شده و تا بوجود آمدن تغييرات جديد نياز به ايجاد مجدد نمي باشد .
بخش اطلاعات پايه از دو قسمت اصلي واحد هاي داخلي و خارجي تشكيل شده است اين واحد ها به عنوان مبداء و مقصد مكاتبات بكار مي روند . پرونده هاي تشكيل شده در اين واحدها در برگيرنده موضوعات كليه مكاتبات بوده كه توسط كاربرد ايجاد مي شود و امكان جستجو و گزارش گيري متنوعي را فراهم مي سازد .
پرونده واحد هاي داخلي و خارجي تشكيل شده مي تواند علاوه بر ايفاي نقش واحدها همانند موضوعات به عنوان يك نوع طبقه بندي مكاتبات نيز به كار روند . بر اساس نياز مبرم موسسات استفاده مكرر از قرار دادها ــ صورت حساب ها و دعوتنامه ها كه بطور معمول و با تغييرات اندك مورد استفاده قرار مي گيرند. در بخش اطلاعات پايه اين امكان تدارك شده است كه كليه اطلاعات لازم براي اين گونه فعالتها ثبت گردد تا در مواقع در ديگر قسمتهاي سيستم از آنها استفاده گردد.
واحد هاي داخلي ذكر شده در اطلاعات پايه شامل قسمتي براي درج واضافه كردن و در نهايت ثبت اطلاعات كليه قسمتهاي يك موسسه يا شركت مي باشد اين اطلاعات كه بصورت مجزا براي هر قسمت يا واحد كاري بصورت يك منوي مجزا مي باشد كه شامل نام واحد كاري بصورت يك منوي مي باشد كه شامل نام واحد – نام مسئول و سمت مسئول و ديگر اطلاعات مورد نياز درباره واحد مربوطه درج و با استفاده از كليد ثبت ما با انتخاب اين گزينه شاهد يك ثبت و در نهايت گزارشگيري كا مل از اطلاعات ثبت شده در مورد واحد مي باشيم اين عمليات ورود و ثبت و در نهايت گزارش گيري اطلات را ما در مورد واحد ها ي خارجي نيز مي توانيم انجام دهيم .
در اين قسمت از اطلاعات پايه كار بر مي تواند ابتدا اطلاعاتي راجع به هر واحد خارجي كه شامل نام واحد آدرس تلفن آن مي باشد را وارد كرده ثبت كند و در صورت خواستن از آنها گزارشگيري نمايد .
2-4-1 عمليات :
در اين بخش تمامي سيستم دبير خانه صورت مي پذيرد صورت دين ترتيب كه ايجاد نامه هاي صادره – وارد و داخلي و ثبت آنها و در صورت نياز تصحيح آنها مستقيماً مورد استفاده قرار مي گيرند . باورود به اين قسمت دو گزينه ورود و تصحيح نامه ها و ثبت نامه پيش روي و تصحيح نا مه ها كليه نا مه ها ي صادر شده ياوارده اي و يا داخلي يك شركت را وارد كند يا از آنها گزارشگيري نمايد و يا در صورت بروز اشتباه تايپي آنها را تصحيح نمايد . هر يك از اين سه قسمت خود به دو قسمت اشخاص و واحد خارجي يا داخلي تقسيم شده است .
ما در اين قسمت نامه ها ي صادر پس از ورود به منوي آن گزينه اشخاص و واحد خارجي را خواهيم ديد كه با انتخاب دكمه اشخاص و كليك روي آن ليست اشخاصي كه به نحوي نامه يا نامه هايي براي آنها صادر گرديده نمايش داده مي شود كه با انتخاب هر يك از اين اشخاص ما وارد پرونده شخصي آن كه در آن نام شخص – سمت و موضوع نامه ذكر گرديده مي شويم و پس از ورود اين اطلاعات يا تصحيح آنها با استفاده از كليد ثبت آنها را ثبت مي كنيم . در قسمت واحدهاي خارجي نامه هاي صادره نيز كاربر نيز مي تواند ليست كليه واحدهاي خارجي كه براي آنها نامه يا نامه هايي صادر گرديده را مشاهده كند كه با انتخاب هر يك از آنها وارد پرونده آن شده و اطلاعاتي شامل نام واحد – آدرس و تلفن و موضوع نامه را مشاهده و در صورت لزوم آنها را تصحيح و سپس ثبت مي كند .
قسمت نامه هاي مورد نياز در خصوص كليه نا مه ها وارد ه اي كه به شركت درج خواهيم كرد . قسمت نا مه ها ي داخلي نيز به دو بخش اشخاص و واحد داخل تقسيم مي شود كه بخش اشخاص شامل ليست اشخاصي است كه در خارج مؤسسه فعاليت كاري داشته و براي آنها نامه صادر شده يا نا مه اي را دريافت كرده اند كه با كليلك روي هر يك از آنها نامه صادر شده و يا نامه اي را دريافت كرده اند كه با كليلك روي هر يك از آنها پروند مربوط به آن گشوده شده و در آن مبداء و مقصد نا مه داخلي به همراه اطلاعاتي در مورد شخص مبدا سمت و موضوع نا مه و همچنين شخص مقصد – سمت و موضوع نا مه ذكر مي-
گرديده است . در قسمت واحد داخلي نيز به همين صورت بوده با اين تفاوت كه در پرونده اشخاص مربوط به آن فقط و مقصد نامه ذكرمي گردد گزينه يا كليد ثبت نا مه ها دومين كليد موجود در منوي عمليات مي باشد كه با گشودن آن ماسه گزينه ديگر شامل صادره – وارده و داخلي مي باشيم در اين قسمت ما كليه نا مه ها ي صادر – وارده و داخلي را به همراه جزئيات بيشتري از نا مه ها ثبت مي كنيم كه در مورد كار هر يك از اين قسمت ها در بخش تشريع كامل سيستم توضيح خواهيم داد .
تشريح كامل سيستم :
سيستم دبير خانه با اسنفاده از كليه امكانات محيط visual basic داراي رنگ و تصوير زيبايي بوده و روش جالبي را ارائه مي دهد در اين روش اطلاعات در منوهاي مختلفي قرار گرفته كه بدين ترتيب پيدا كردن و دسترسي به فرمانها و ورود اطلاعات لازم – خروج و گزارشگيري و به طور كلي كار با سيستم بنحو مؤثري سهل و آسان گرديده است . در اين بخش نحوه كا ر با منو ها و كليد ها ي موجود در آنرا از ابتدا ورود به سيستم تا پايان كار شرح مي دهيم تا كابر با مطالات آن قادر به هدايت و استفاده از سيستم باشد.
1-2 راه اندازي سيستم :
پس از روشن كردن كامپيوتر و وارد شدن به محيط اجرايي visual basic از منوي File نام برنامه را انتخاب كرده و آن را اجرا مي كنيم در ابتدا كار منويي نمايش داده مي شود كه در آن را اجرا مي كنيم در ابتدا كار منويي نمايش داده مي شود كه در آن به پيغام مقابل برخورد مي كنيم : لطفاً براي ورود به برنامه كلمه عبور خود را وارد كنيد . در پايين اين پيغام كوچكي جهت دريافت كلمه عبور فعال است .
لازم است كه كلمه عبور فعال است . لازم به ذكر است كه كلمه عبور يا password جهت حفظ امنيت اطلاعات و جلوگيري از ورود افراد غير مجاز پيش بيني گرديه است . براي ادامه كار كلمه عبور خود را در محل مربوط وارد كرده و دكمه پايين صفحه كه در آن test password را بوسيله ماوس كليك مي كنيم . اگر نخواسته باشيم اين كار را با ماوس انجام دهيم مي توانيم از كليد ها ي ميانبر ALT + T براي اين منظور اتفاده كنيم .
و در صورتيكه خواسته باشيم بطور كامل از برنامه يا اين قسمت خارج شويم كليد انصراف موجود در منو را كليك كرده يا از كليد ها ي ميانبر ALT + T استفاده مي كنيم . به هر حال با وارد كردن صحيح كلمه عبور وارد برنامه مي شويم . با توجه به اين سيستم طوري طراحي گرديده كه در يك فاصله زماني معين از هنگام وارد كردن عبور تا اجراي آن طي چنين مرحله زير برنامه اصلي اجرا مي شود ابتدا منويي جهت خوش آمد گويي به صورت زير ظاهر مي شود :
“ از شما متشكريم به برنامه ما خوش آمديد ”
سپس منوي زير اطلاعاتي راجب استاد راهنما و طراحان برنامه ارايه مي دهد :
استا ارجمند : جناب آقاي وحيد ترك زاده
ارايه دهندگان : سكينه صفايي پلگيرد ـ فاطمه قرباني ـ ندا آذري فرد
وجود يك ساعت كوچك در اين منو حاكي است همان زمان تعيين شده براي اجراي مرحله به مرحله برنامه مي باشد . به هر حال بعد از منوي فوق منوي ديگري باز شده كه با نمايش تصوير زيبا از طبيعت شروع برنامه را به ما علام مي كند . وبالاخره منوي اصلي برنامه با گزينه هاي زير باز مي شود و آماده انتخاب مي شود:
اطلاعات پايه ، عمليات ، خروج
با انتخاب هر يك از گزنه هاي قوق به وسيله ماوس و كليك روي آن ما وارد همان قسمت از برنامه خواهيم شد . ياد آوري مي كنيم در صورت تمايل مي توانيم بدون استفاده از ماوس با كليد هاي ميان بر زير گزينه ها راانتخاب و اجرا كنيم كه اين مهم وسيله خط كوچكي كه زير حرف هر يك از اين گزينه ها كشيده شده است مشخص گرديده .
الف + ALT براي ورود به اطلاعات پايه
ع+ ALT براي ورود به عمليات
خ+ ALT براي خوروج از اجراي برنامه
حال مي خواهيم به جاي استفاده از ماوس از الف + ALT براي ورود به اطلاعات پايه استفاده كنيم با فشار دادن اين دكمه با هم پنجره اطلاعات پايه فعال مي شود و با فشار دادن كليد ENTER وارد آن پنجره مي شويم
اطلاعات پايه :
بخش اطلاعات پايه در واقع و بنيان سيستم محسوب مي شود و در آن ساختا ر سيستم توسط كاربر طراحي مي شود اين بخش شامل قسمت هاي زير مي باشد
1-2-2 واحد هاي داخلي:
همان طوري كه در چارت سازماني فوق ديده مي شود اطلاعات پايه به دو قسمت واحد ها داخلي و خارجي تقسيم مي شود به عبارتي پس از ورود به منوي اصلي برنامه و كليك روي اطلاعات پايه با دو گزينه واحد ها ي داخلي و واحد هاي خارجي كه آماده انتخاب هستند روبه رو خواهيم شد
در اين قسمت واحد هاي داخلي و خارجي يك موسسه به عنوان مبداء و مقصد مكاتبات بكار مي روند ايجاد مي شود و امكان تصحيح ، اضلفه و حذف نمودن آنها در نظر گرفته شده است .
لازم به ذكر است كه اين اطلاعات و ديگر اطلاعات كه در قسمت اطلاعات پايه ايجاد مي گرند يكبار توسط كاربر ايجاد شده و تا نياز به تغييرات بعدي احتياجي به ايجاد مجدد آنها نمي باشد . در منوي اطلاعات پايه ابتدا واحد هاي داخلي را بوسيله ماوس يا بوسيله كليد ها ميانبر انتخاب و كليك مي نمائيم در اين قسمت با استفاده از توانمنديها ي ويژوال بيسيك يك كادر ليست ساده طراحي گرديده كه درآن اسامي واحدهاي داخلي يك موسسه بصورت ليست وار قيد شده است كه با انتخاب هر يك از آنها و
