دانلود مقاله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

بخشی از مقاله

سازمان ثبت اسناد و املاك كشور

1- مقدمه
سازمان ثبت اسناد و املاك كشور بعنوان يكي از كهن ترين دستگاههاي اداري از جمله نهادهاي حاكميتي است كه اعتبار بخشي ، تثبيت و حمايت از حقوق مالكيت مشروع و قانوني اشخاص حقيقي و حقوقي جامعه را بر عهده داشته و با مشاركت در تنظيم روابط و مناسبات اقتصادي و اجتماعي شهروندان در جهت استقرار و تقويت عدالت و امنيت اقتصادي و اجتماعي كشور نقش موثري را ايفا مي نمايد. از طرفي اين سازمان به جهت مجموعه وظايف و ماموريتهاي قانوني خود در ايجاد بسترهاي لازم براي توسعه اقتصادي و اجتماعي كشور نقش بسزايي داشته و به نوعي مي توان ثبت را زمينه ساز توسعه پايدار كشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اوليه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در نوع خود نسبتا" مترقي بوده و از ابتداي تاسيس بخشي از وظايف اجرايي آن بر عهده نهادهاي تخصصي مدني ( دفاتر اسناد رسمي و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . اين دفاتر داراي استقلال مالي بوده و بصورت خصوصي اداره مي شوند . اما انتخاب و گزينش سر دفتران (مديريت دفاتر) توسط سازمان انجام مي گيرد و همه فعاليتهاي آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سياستهاي ابلاغي از سوي سازمان و واحدهاي ثبتي انجام مي شود.
مرور سريع برنامه چهارم توسعه كشور حاكي از آن است كه در این برنامه تكاليف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاك كشور گذاشته شده است ، كه بيانگر نقش مهم سازمان در توسعه پايدار كشور و ايجاد امنيت اقتصادي و اجتماعي ميباشد. صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي و بافت مسكوني روستايي ، طراحي نظام جامع حقوق مالكيت معنوي در سطح ملي و بين الملي ، تهيه پايگاه اطلاعات مكاني و مالكيتي و نوسازي و مكانيزاسيون ثبت به منظور ارتقاء اثربخشي آن از جمله تكاليف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه مي باشد.
در برنامه دوم توسعه قضايي نيز به اهدافي از قبيل پيش گيري از وقوع جرم و ايجاد بهداشت قضايي ، احياي حقوق عامه ، افزايش دسترسي به عدالت ، بهره مندي از سرعت ، دقت و صحت به منظور ارائه بهتر خدمات و افزايش رضايتمندي مردم از طريق بكارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداري و قضايي و افزايش نهادهاي مدني تخصصي و بهره مندي از مشاركتهاي مردمي توجه ويژه اي شده و سازمان هاي تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجراي آنها شده اند .
سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در حال حاضر داراي 382 واحد ثبتي ( به طور متوسط به ازاء هر 000 180 نفر يك واحد ثبتي ) در سراسر كشور بوده و جمعا" 7714 نفر پرسنل در بخش هاي ستادي و اجرايي آن مشغول بكار هستند كه با توجه به ساختار تشكيلاتي مصوب سازمان ، در حال حاضر قريب به 33 درصد از پستهاي سازماني خالي هستند . تحليل آماري نشان مي دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعيت كشور جمعا" 5/10 نفر كارمند ثبتي وجود دارد . همچنين در سراسر كشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمي داير بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتي را به مردم ارائه مي كنند .
بررسي آماري ساختار و تركيب نيروي انساني سازمان نشان مي دهد كه از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمي ، 7/29 درصد پيماني و 5 درصد نيز بصورت قراردادي با سازمان همكاري مي كنند . همچنين از لحاظ شاخص تحصيلات 6/9 درصد پرسنل داراي مدرك تحصيلي زير ديپلم ، 5/40 درصد ديپلم ، 6/9 درصد فوق ديپلم و 3/40 درصد داراي مدرك ليسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلين زن به مرد در سازمان 1 به 4 مي باشد . تركيب سابقه خدمتي پرسنل سازمان نيز بيانگر معضلاتي در اين بخش مي باشد. بعبارت ديگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان كمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بين 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 4 درصد از شاغلين سازمان نيز داراي بيش از 30 سال سابقه هستند . همانطور كه ملاحظه مي گردد به سبب عدم جذب نيروي انساني در فاصله سالهاي دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدي ميان سنين خدمتي نزديك به سن بازنشستگي و بالاتر از آن با سنين مياني و ابتدايي خدمت بروز كرده و اين مسئله باعث شده است در ارتقاء طبيعي كاركنان در مسير شغلي آنها خلل ايجاد شود .
عليرغم ثابت ماندن نسبي پستهاي سازماني و همچنين رشد محدود نيروي انساني به نسبت سالهاي قبل از انقلاب رشد فعاليتها و تقاضاهاي خدمات ثبتي بسيار سريع و قابل توجه بوده است . هم اكنون قريب به 21 ميليون پرونده ثبتي ملكي در سراسر كشور از ابتداي فعاليت سازمان تشكيل گرديده كه به جهت ماهيت پرونده هاي ثبتي هيچوقت مختومه نمي شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهاي اخير نيز ساليانه بيش از 5 درصد( 1200000 پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص هاي مثبت توسعه اي كشور از جمله افزايش فعاليتهاي اقتصادي مردم ، رشد فرهنگ مالكيت گرايي و افزايش بورس بازي زمين و مستغلات ، رشد جمعيت و توسعه تقسيمات كشوري ، افزايش دفاتر اسناد رسمي (كه باعث افزايش فعاليتهاي نظارتي و هدايتي سازمان شده است) ، تشديد فعاليت و حضور در معاهدات بين المللي از جمله عضويت در WIPO و بسياري عوامل ديگر ، باعث شده است در سالهاي گذشته حجم فعاليتهاي سازمان رشد قابل توجه اي داشته باشد .
به بيان آماري ضريب افزايش حجم فعاليتهاي سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بيش از 20 درصد رشد را نشان مي دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالكيت كه عمده ترين فعاليت سازمان محسوب مي شود ، در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383 افزون بر 1301386 فقره سند مالكيت شهري در واحدهاي ثبتي سراسر كشور صادر شده است ( حدودا" 20 درصد رشد بطور ساليانه) و اين در حاليستكه علاوه بر رشد طبيعي فعاليتهاي سازمان ، افزوده شدن تكاليف جديد براي سازمان از جمله تكاليف برنامه چهارم توسعه كشور شامل مواد 18و 133 در خصوص صدور اسناد مالكيت براي اراضي مسكوني و غير مسكوني روستاها كه خود به خود جمعيت متقاضي ثبتي را به دو برابر ميزان فعلي افزايش مي دهد ، شاهد افزايش تصاعدي تقاضاهاي خدمات ثبتي خواهيم بود . بنابراين سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در شرايط فعلي يكي از پر ارباب رجوع ترين دستگاههاي اجرايي كشور محسوب مي شود و اين روند در آينده نيز با شدت بيشتري ادامه پيدا خواهد كرد و در صورت عدم چاره انديشي درست و در غياب حمايت و پشتيباني دولت حتي شاهد بحران در اين زمينه خواهيم بود .
مديريت جديد سازمان كه تقريبا" از اواسط سال 1383 مسووليت اداره و راهبري سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشكلات و معضلات موجود ، پاسخگويي موثر به خواسته ها و نيازمنديهاي مردم و پيشگيري از بحران فوق الذكر و با ملاحظه اهداف آرماني مندرج در سند چشم انداز بيست ساله و مسووليت ها و تكاليف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ايران و همچنين در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سياستهاي تعيين شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضايي (كه به چشم‌اندازهاي سرعت، دقت و صحت در رسيدگي به پرونده‌ها تاكيد داشته و استفاده از منابع انساني مسووليت‌پذير، آگاه و كارآمد و جلب مشاركتهاي مردمي و نهادهاي شبه ‌قضايي براي رسيدگي به پرونده‌ها با به كارگيري فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات را توصيه مي نمايد ) ، چشم انداز و اولين برنامه راهبردي خود را تدوين و به تصويب رياست محترم قوه قضاييه و سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرايي كردن برنامه راهبردي سازمان ، برنامه جامع عمليات مديريت راهبردي سازمان نيز تهيه و به سازمان مديريت و برنامه ريزي ارائه شده است .
محور برنامه راهبردي پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوين و الكترونيكي به منظور ارائه بهترين خدمات ثبتي به مردم است . به منظور فراهم سازي زمينه هاي لازم جهت اجراي موفقيت آميز برنامه راهبردي سازمان و در قالب برنامه هاي كوتاه مدت ، مديريت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعاليتهاي مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .
در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1385 ، توسعه و پیاده سازی "نظام ثبت رایانه ای" را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه "بستر سازی و ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی" ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای "طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی" خواهد بود .
در خاتمه ضمن تشكر و سپاسگزاري از توجه خاص حضرتعالي نسبت به توسعه و رشد و شكوفايي سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ، استدعا دارد اين سازمان را مستظهر به حمايتها و پشتيباني هاي حكيمانه خود در مسير توسعه قضایی ، توسعه پايدار كشور و خدمت به مردم و نظام جمهوري اسلامي ايران بفرماييد .

1- اهداف راهبردی سازمان
مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .
الف- اهداف استراتژيك محوري ( حوزه هايي براي توسعه سازمان ‌)
اين اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسيم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . اين اهداف تا پايان برنامه راهبردی مبنای برنامه ريزی و فعاليت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنين براي عملي ساختن اين اهداف , بررسي ، تحقيق و شناسايي رهيافت ها , راه كارهاي و برنامه های مناسب ، پيش نياز تهيه طرح ها و پروژه هاي مربوطه خواهد بود .
ترفيع جايگاه سازمان در نزد حاکميت و افکار عمومی
كاهش تصدي گري سازمان و جلب مشاركتهاي مردمي و نهادهاي تخصصي
بهبود مستمر سطح كيفي، سهولت و سرعت عمل در ارايه خدمات ثبتي

الكترونيكي كردن ثبت اسناد و املاك كشور
توسعه قلمرو فعاليتهاي سازمان و گسترش خدمات ثبتي

اصلاح قوانين و مقررات ثبتي با تاكيد بر پيشگيري از وقوع جرم و حمايت از حقوق مردم
كاهش ميزان املاك و اراضي ثبت نشده

صيانت و حمايت از حقوق مالكيت ملي و آحاد جامعه در مجامع بين المللي

ب- اهداف كيفي وابسته به وظايف بخشها
منظور از اهداف كيفي وابسته به بخشها ، بهبود متناوب شاخص هاي عملكردي سازمان در بخش هاي ستادي ، پشتبباني و اجرايي است . هر كدام از اين اهداف متناظر با يك يا چند واحد سازماني ستادي يا اجرايي بوده و به وسيله طراحي و اجرای متناوب و مستمر طرحها و برنامه هاي مناسب محقق خواهند شد .
ارتقاء و توسعه كيفي نظام مديريتي سازمان
ايجاد نظام بازرسي و نظارتي كارآمد و اثر بخش به منظور نظارت بر حسن جريان امور
توسعه و نگهداري منابع نيروي انساني شامل امور برنامه ريزي ، جذب و سازماندهي نيروي انساني ، نگهداري و امور رفاهي و غيره
بهسازي نيروي انساني از طريق آموزش مفاهيم و مهارتهاي مورد نياز
توسعه و پياده سازي نظام پشتيباني اداري مطلوب و خودكار به منظور تهيه و نگهداري ابنيه و فضاي اداري، تجهيز واحدها و تامين لوازم اداري، سيستمهاي ارتباطي و الكترونيكي ، وسائط نقليه و غيره
توسعه و بهبود مستمر تشكيلات سازماني
توسعه و متناسب سازي مستمر تعداد دفاتر اسناد رسمي و ساير نهادهاي مدني همكار
بهبود و كارآمد سازي سيستم ها و فرآيندها اداري
توسعه و كارآمد سازي سيستم هاي حفاظتي و اطلاعاتي و صيانت از حريم سازمان
توسعه و پياده سازي كاداستر جامع
توسعه كاربري فناوري اطلاعات و ارتباطات
توسعه و نهادينه سازي پژوهش و تحقيقات كاربردي
توسعه و استقرار نظام روابط عمومي ، ارتباطات بين الملل و اطلاع رساني موثر و نوين
توسعه و استقرار نظام سياستگذاري و برنامه ريزي ، پياده سازي بودجه ريزي عملياتي و ارائه خدمات مالي مطلوب
بهبود ارائه خدمات حقوقی و تدوين قانون و مقررات لازم
توسعه امور اجرايي و عمليات ثبتي سازمان شامل املاك ، ثبت شرکتها و مالکيت فکری ، اجرای اسناد رسمی ،امور اسناد و سر دفتران
لازم به ذکر است در انجام برنامه ریزیها و اجرای طرحهای مختلف و جهت تحقق اهداف فوق الذکر ، علاوه بر ملحوظ کردن سیاستهای کاری تعیین شده در برنامه راهبردی سازمان ، رسیدگی به استانهای محروم ، جلب مشارکت سازمانی ، ارتقاء انگیزش نیروی انسانی ، پيشگيری از وقوع جرم ، قضا زدایی ، کاهش مراجعات مردم به ثبت ، تکریم ارباب رجوع ، پاسخگو بودن سیستم و ... مورد توجه و تاکید مدیریت سازمان بوده است .

2- اهم فعاليتهاي اجرایی سازمان به زبان آماری
در این بخش از گزارش به صورت خیلی خلاصه و آماری به عملکرد واحدهای اجرایی سازمان شامل عملکرد واحدهای ثبتی استانها و همچنین آندسته از واحدهای ستادی که بطور مستقیم در زمینه سیاست گذاری ، هدایت و نظارت بر امور اجرایی و تخصصی نقش ایفا می نمایند در طی شش ماهه دوم سال 1384 ( عملکرد آماری استانها از مرداد لغایت پایان دی ماه سال 1384 محاسبه شده است )پرداخته می شود . لازم به ذکر است که آمار عملکرد واحدهای اجرایی استانها برای ماههای بهمن و اسفند پس از جمع آوری و جمعبندی متعاقبا" ارائه خواهد شد.

• در بخش صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي
بند ح ماده 18 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي واقع در خارج از محدوده قانوني شهرها و شهرستانها و روستاها را به نام مالكين قانوني آنها تا پايان برنامه چهارم بعهده سازمان ثبت اسناد و املاك كشور محول نموده است كه مطابق با آئين نامه اجرائي آن عملیات مربوطه در دست اقدام است.

• در بخش ثبت و صدور سند مالكيت براي واحدهاي مسكوني روستاها
ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه صدور اسناد مالكيت املاك واقع در بافت مسكوني روستاهاي داراي شوراي اسلامي و مراكز دهستانها را به سازمان ثبت اسناد و املاك كشور محول نموده است كه از مرداد ماه لغایت دی ماه سال جاری 103824 سند مالكيت در اين بخش صادر شده است .

• در بخش صدور اسناد مالكيت شهري
جداول زير عملكرد سازمان در بخش املاك را نشان مي دهد.
تعداد تقاضاهاي ثبت پذيرفته شده تعداد املاك تحديد شده تعداد اسناد مالكيت صادره اسنادمالكيت تسليم شده
در اجراي قاون مواد 147 و148 اصلاحي در اجراي ماده 140 قانون برنامه سوم توسعه در اجراي قانون اصلاحات اراضي ساير جمع
26296 50574 104747 103824 16540 416134 641245 585979

تعداد خلاصه معاملات تعداد پلاكهايي كه سند مالكيت جديد بنام دولت صادرشده تعداد تفكيكهاي انجام شده برحسب واحد تعداد افرازهاي انجام شده پاسخ به استعلامات واعلام وضعيت تعداد آراء هيئتها
وارده ثبت شده در دفتر املاك املاك ثبت شده املاك جاري ماده 147 اصلاحيي ماده 148 اصلاحي
913177 1004003 5876 236466 4896 947564 141071 75909 5072

• در بخش ثبت وقايع ازدواج و طلاق

ازدواج دائم ازدواج منقطع طلاق خلعي طلاق بائن طلاق رجعي بذل مدت
416812 317 27311 12282 2680 82

• در بخش اجراء اسناد رسمي
پرونده هاي تشكيلي اجراء تعداد پروند ههاي مختومه شده ميزان نيم عشروصولي
تعداد اجرائيه هاي چكهاي بلامحل ساير پرونده هاي اجراء
10358 30127 16400 710 774 891 73

همجنین علاوه بر مجموع عملکرد بخش اجرا واحدهای ثبتی ، اداره کل اجرای اسناد رسمی ستاد سازمان نیز دارای عملکردی به شرح زیر می باشد.
1- تعداد پرونده هاي تشكيلي 5326فقره
2- تعداد پرونده هاي مختومه 3401 فقره
3- بازداشت اموال 1830 فقره
4-ارزيابي اموال 335 فقره
4- ممنوع الخروجي 337 فقره
6- آگهي مزايده 113 فقره
7- پيش نويس سند انتقال اجرائي 70فقره
8- ساير مكاتبات 20762 فقره
9- صدور راي ماده 229 آئين نامه اجرا 70فقره
10 – ميزان نيمعشر وصولي 074/274/155/9 ريال

• در بخش ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی
آمار عملکرد ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی در واحدهای ثبتی کشور به تفکیک استانها در گزارش ضمیمه این گزارش ارائه شده است ، در زیر به عملکرد واحد ستادی ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی سازمان از فروردين لغايت 9/12/84 و پنج ماهه دوم سال 1384به صورت آماری اشاره می گردد.
فروردين تا تاريخ 9/12/84 5 ماهه دوم سال 84 فروردين تا تاريخ 9/12/84 5 ماهه دوم سال 84
1 شركتهاي تجاري ثبت شده 22157 10423 تعيين نام شهرستان 116024 57461
2 شركتهاي تجاي منحل شده 3315 1345 مكاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر اداره كل 8485 2381
3 موسسات ثبت شده 1286 552 مكاتبات و پاسخ به استعلامات دفتر ثبت شركتها 44815 23779
4 موسسات منحل شده 95 49 صدور اظهارنامه كارت بازرگاني 7124 3153
5 شعبه شركت خارجي ثبت شده 74 32 صدور اظهارنامه تغييرات كارت بازرگاني 960 439
6 شعبه شركت خارجي منحل شده 5 1 صدور اظهارنامه ابطال كارت بازرگاني 21348 176
7 نمايندگي شركت خارجي ثبت شده ___ ___ اظهارنامه واصله علائم ايراني 21348 10692
8 نمايندگي شركت خارجي منحل شده 2 ___ اظهارنامه واصله علائم خارجي 1227 568
9 شركت تعاوني ثبت شده 157 61 علائم ثبت شده ايراني 9814 5157
10 شركت تعاوني منحل شده 27 9 علائم ثبت شده خارجي 932 488
11 صورتجلسات تغييرات واصله 49417 21500 تغييرات در علائم 3391 2705
12 صورتجلسات تغييرات ثبت شده 43941 21505 اظهارنامه واصله اختراع ايراني 4241 2221
13 پلمپ دفاتر روزنامه 64819 43961 اظهارنامه واصله اختراع خارجي 432 220
14 پلمپ دفاتر كل 64800 43943 اختراع ثبت شده ايراني 2571 1344
15 گواهي پمپ دفاتر 8325 4230 اختراع ثبت شده خارجي 262 138
16 تعيين نام تهران 31236 14098 اظهارنامه ثبت بين المللي مادريد 5083 1820

• در بخش امور اسناد و سردفتران
شرح کلی عملکرد شش ماهه دوم بانضمام آمار واحدهای اداره کل اموراسناد وسردفتران به شرح ذیل ارائه می گردد:
الف-اداره امور اسناد
-تهیه وتدوین نمونه قراردادهای مشارکت در ساخت، مبایعه نامه املاک، مبایعه نامه خودرو، اجاره نامه، اجاره به شرط تملیک، پیش فروش ،انتقال سرقفلی.
-تهیه وتدوین شیوه نامه دستور العمل اجرائی نحوه صدور پروانه تخصصی برای مشاورین املاک وخودرو.
-بررسی وجرح وتعدیل قسمتی از مجلد مدارک ومستندات مورد لزوم در تنظیم اسناد.
-بررسی وجرح وتعدیل لایحه قانونی پیشنهادی پیش فروش ساختمان.
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تغییر تعرفه حق الثبت موضوع مواد 123 و124 قانون ثبت وتصویب مجلس شورای اسلامی
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تقسیم عادلانه اسناد موضوع مصوبه شماره 27737/1-1/12/56 هیات وزیران.
-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص اعطای وام به سردفتران اعزامی به خارج از کشور.
-بررسی پیش نویس اصلاحی صندوق تعاون کانون سردفتران ودفتریاران.
-ارائه راهکار در خصوص نقل وانتقال سران دفاتر ازدواج وطلاق.
-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه داخلی کانون سردفتران ودفتریاران.
-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه صندوق کانون سردفتران ودفتریاران.
-بررسی ونمونه اعلامیه های پیوستی واطلاعات مورد نیاز سازمان ثبت احوال در اعلامیه های ازدواج وطلاق.
-بررسی تقاضای مربوط به صدور مجوز کارت ویزیت سران دفاتر اسناد رسمی.
-پیشنهاد تعیین سردفتر طلاق در مناطقی که انتخاب آن از بین سران دفاتر ازدواج به دلیل واجد شرایط نبودن از حیث سابقه شغلی مقدور نمی باشد.
-تعیین ضوابط ودستور العمل نحوه انتخاب سردفتر نمونه که در دست بررسی است.

ب-امور سردفتران ودفتریاران:
-رسیدگی به گزارشات تخلفات سردفتران ودفتریاران وتهیه گزارش ودر صورت احراز تخلف اعلام به دادسرای انتظامی.
-رسیدگی به درخواستهای متقاضیان سردفتری ودفتریاری اسنادرسمی وسردفتری ازدواج وطلاق وتشکیل پرونده.
-صدور ابلاغ انتصاب وانتقال ومرخصی واشتغال مجدد وبازنشستگی سران دفاتر ودفتریاران.
-تشکیل جلسات اختبار اسناد، دفتریاری، ازدواج وطلاق.
-تشکیل کمیسیون نقل وانتقال.
-تشکیل کمیسیون پزشکی.
عملکرد اداری اداره کل امور اسناد و سردفتران در شش ماهه دوم سال 1384
1- تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری اسناد رسمی 116
2- تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری ازدواج 50
3- تعداد ابلاغ انتصاب سردفتری طلاق 2
4- تعداد ابلاغ انتصاب دفتریاری 256
5- تعداد ابلاغ بازنشستگی سردفتر اسناد رسمی 16
6- تعداد ابلاغ بازنشستگی دفتریاری 7
7- تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر اسناد رسمی 6
8- تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر ازدواج 4
9- تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر ازدواج .طلاق 2
10- تعداد ابلاغ استعفاء سردفتر طلاق 2
11- تعداد ابلاغ استعفاء دفتریاری 13
12- تعقیب انتظامی سردفتر اسناد رسمی 357
13- تعقیب انتظامی سردفترازدواج 206
14- تعقیب انتظامی سردفترطلاق 14
15- تعقیب انتظامی دفتریاری 94
16- تعداد اشتغال مجدد سردفتر اسناد رسمی 24
17- تعداد اشتغال مجدد سردفتر ازدواج 7
18- بازنشستگی سردفتر اسناد رسمی 16
19- بازنشستگی دفتریاری 7
20- ابلاغ سیاری سردفتر اسنادرسمی 11
21- ابلاغ سیاری سردفتر ازدواج 7
22- مرخصی سردفتر اسناد رسمی 121
23- مرخصی سردفتر ازدواج 22
24- مرخصی ازدواج وطلاق 10
25- مرخصی دفتریار 47
26- نامه های وارده 30717
27- نامه های صادره 23980
28- بخشنامه های صادره اسناد 188
29- بخشنامه های صادره ممنوعیت ورفع ممنوعیت 59
30- تعداد آرای شورای عالی ثبت قسمت اسناد 52
31- تعداد جلسات کمیسیون پزشکی 1
32- تعداد جلسات کمیسیون نقل وانتقال 4
33- جلسات اختبار اسناد رسمی 27
34- جلسات اختبار ازدواج 43
35- جلسات اختبار دفتریاری 38

• در بخش امور املاک
علاوه بر عملکرد واحدهای اجرایی سازمان در بخش املاک ، اهم اداره کل امور املاک سازمان در طی شش ماهه گذشته بصورت زیر ارائه شده است:

1- رسيدگي به اعتراضات واصله اشخاص حقيقي و حقوقي نسبت به آراي غير قطعي ( قابل تجديدنظر ) هيات هاي نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهاي 1 و 5 ماده 25 اصلاحي قانون ثبت و تهيه گزارشهاي لازم جهت طرح در شواريعالي ثبت
2- رسيدگي به اعتراضات واصله اشخاص مزبور نسبت بآراي قطعي هيات هاي نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهاي 2و3و4و6 ماده 25 اصلاحي قانون ثبت و عنداللزوم تهيه گزارش جهت طرح در شورايعالي ثبت

3- نظارت بر حسن جريان امور مربوط به مواد 147و148 اصلاحي قانون ثبت و ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي و اجتماعي و فرهنگي در ادارات كل ثبت استانها و واحدهاي ثبتي تابعه
4- رسيدگي به شكايات و درخواست ها ي اشخاص از نحوه عملكرد واحدهاي ثبتي و ادارات كل ثبت استانها و اعلام پاسخ بآن ها در زمينه امور املاك
5- راهنمائي و ارشاد قانوني مراجعين در خصوص مشكلات ثبتي آنان بصورت كتبي و شفاهي
6- تداوم طرح تكريم ارباب رجوع

7- رسيدگي و اظهارنظر در مورد يپيش نويس لوايح قانوني و آئين نامه هاي ارجاعي از ساير وازرتخانه ها و سازمانهاي دولتي مرتبط با مقررات سازمان ثبت
8- بررسي تقاضاهاي مربوط به استملاك اتباع بيگانه

9- تهيه گزارشهاي لازم در خصوص مشكلات پيش بيني نشده در مقررات جاري مرتبط با امور املاك و طرح در كميسيون معاونين و مشاورين سازمان ثبت بمنظور ايجاد وحدت رويه
10- همكاري و تشريك مساعي و تهيه پاسخ نامه هاي وزارتخانه ها و سازمانهاي دولتي و نهادها اعم از جهاد كشاورزي و منابع طبيعي و بنياد مسكن و اوقاف و غيره در ارتباط با مسائل و مشكلات ثبتي آنها و شركت در جلسات مربوطه

11- معرفي تعدادي از كاركنان تحت سرپرستي ، بمركز آموزش و پژوهش سازمان ثبت بمنظور ارتقاء سطح علمي آنان و تكميل و تربيت كادر مديران فردا و مديران آينده بهتر ( مآب )
12- اصلاح مواد 36 و 37 و 38 آئين نامه اجرائي مواد 147 و 148 اصلاحي قانون ثبت و پيشنهاد آن به مقام محترم قوه قضائيه كه منجر به تصويب و امضاي اصلاحيه مزبور گرديد. .
13-مشاركت در تهيه آئين نامه اجرائي صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي با همكاري وزارت جهاد كشاورزي

14-ارسال گزارش لازم جهت ( سايت اطلاع رساني سازمان ثبت ) بمنظور آشنائي و آموزش مردم در مورد وظايف و اختيارات امور املاك
15-شركت در جلسات نهاد محترم رياست جمهوري در مورد مستند سازي و صدور اسناد مالكيت دولت
16- اعلام شمه اي از وظايف و اختيارات امور املاك در رابطه با راه اندازي سيستم ( تلفن گوياي سازمان ثبت ) بمنظور ارائه خدمات مطلوبتر ثبتي بمراجعين
17-تهيه و صدور بخشنامه ها و دستور العملها مرتبط با امور املاك بمنظور ايجاد وحدت رويه
18-انجام ساير اموريكه در حيطه صلاحيت و وظايف اين اداره كل مي باشد .