گزارش کارآموزی ثبت اسناد و املاک

بخشی از مقاله

چكيده :
نظر به اينكه اينجانب در اداره ثبت اسناد و املاك استان كردستان مشغول فعاليت كارآموزي بوده ام و در اين اداره بخشهاي مختلفي از فعاليتهاي مربوط به حسابداري وجود دارد و من نيز در قسمت حسابداري مشغول فعاليت بوده ام به صورت كلي و چكيده در حسابداري ثبت اسناد وهزينه هاي زير محاسبه مي گردد .
1. حق ثبت ملك .

2. هزينه تفكيك ماده 150 اصلاحي قانون تجارت .
3. هزينه هاي مربوط به اجراي مواد 147 و 148 اصلاحي قانون ثبت مصوب سال 1365 و اصلاحي آن مصوب شهريور ماه 1370 .
4. هزينه مربوط به اسناد مالكيت موضوع ماده 104 مكرر آئين نامه قانون ثبت .
5. هزينه مربوط به اسناد فسق هاي زراعتي قانون اصلاحات ارضي .
6. هزينه رو نوشت نقشه املاك و گواهي مالكيت .
7. هزينه فروش اوراق بهادار .

مقدمه :
كار كلي قسمت حسابداري در ثبت اسناد رسيدگي به حسابهاي ارسال شده توسط اداره هاي ثبت اسناد توابع و زير مجموعه استان و همچنين دفتر هاي ثبت اسناد و املاك در سطح شهر سنندج مي باشد و از كارهاي ديگر اين قسمت محاسبه حقوق ودستمزد كاركنان ثبت اسناد و همچنين محاسبه هزينه ثبت شركتها براي مراجعين و دريافت وجه آن يا تهيه كردن فيش بانكي براي بانك جهت پرداخت وجه مراجعين حساب ثبت اسناد مي باشد و همچنين با توجه تقاضاي

افراد در اين قسمت اوراقهاي بهادار ( نيم برگي و دفترها ويك برگي و...) صادر و در اختيار دفتهاي ثبت ازدواجها نيز قرار مي گيرد و همچنين در اين قسمت براي زمين و خانه هاي مسكوني سند مالكيت تهيه و تسليم مراجعين مي گردد و همچنين اوراقي مانند شركتنامه شركتهاي سهامي خاص وسهامي عام و تقاضانامه ثبت شركت و اظهار نامه مالياتي و چك و.....نيز صادر مي شود و در سيستم كامپيوتر دريافتها و پرداختها در قسمت حسابداري ثبت مي شود .

توجه به اينكه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور كه به اقتضای طبع كارش با مجموعه ای از قوانين و مقررات و آئين نامه و بخشنامه های مربوط به خود در زمينه های مختلف از قبيل امور املاك و اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا و ثبت شركتها و مالكيت صنعتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق همچنين به لحاظ گستردگی طيف وظايفش با قوانين و مقررات جاريه و مصوبه ساير دستگاه های اجرايی و قضائی كشور سر و كار مدام و مستمر دارد لزوم بازنگری در قوانين ومقررات آن كه اغلب مصوب سالهای 1310 و بعد از آن می باشد از هر دستگاه ديگری ضروری تر به نظر می رسد. ولی به علت كمبود نيروی انسانی كارشناس و متخصص در اين دستگاه و با باز نشسته شدن تعدادقابل توجهی از كاركنان با تجربه و متبحر آن در سالهای اخير و افزايش حجم كارها در سازمان و عدم استخدام پرسنل جديد نه تنها توان تخصصی اين سازمان كاهش يافته بلكه توفيق چندانی هم برای انجام كارهای حاصل نگرديده است .
اكنون بعد از گذشت 12 سال از پيروزی انقلاب اسلامی و استقرار نظام مقدس جمهوری اسلامی كه بپاس و حرمت خون شهيدان و ايثار و مجاهدات رزمندگان و صبر آزادگان و دعای خير امام راحل و شب زنده داران صالح روز به روز بر اعتلا و عظمت آن افزوده می شود بر آن شديم تا بحول و قوه الهی با برداشتن گامهائی مؤثر درصدد ايجاد تحولی اساسی در ساختار نظام اداری و تشكي

لاتی ثبت برآمده و ضمن تهيه كتاب و نمودار مراحل عملی كارهای تخصصی ثبت كه در ان از روشهای انجام بعنوان مكمل ان به حاصل تلاش و زحمات عده ای از مديران و كارشناسان متعهد و متخصص دستگاه می باشد در فرصت زمانی كوتاه با هدف آموزش مقدماتی روشهای عملی كار در مشاغل تخصصی ثبت برای استفاده كاركنان جديدالاستخدام و سايرين تدوين گرديده ارئه می شود تا با مطالعه دقيق آن آشنايی های اوليه را فرا گرفته و با كار عملی تجربه لازم را تحصيل نمایند.

از آنجائيكه طبع كار ثبت اسناد و املاك فنی و حقوقی و تخصصی و امور مختلف آن دارای ابعاد و حالات و اشكال متفاوتی می باشد طبيعی است كتاب حاضر با عنايت به اینكه اولين تجربه تحقيقی عده ای از دست اندركاران ثبت است كه با استفاده از تجربيات سالهای طولانی خدمت و اندوخته های علمی وتجارب عملی خود آن را تدوين نموده اند وجود نقايص و نارسايی در آن دور از انتظار نيست. لذا از عموم كاركنان ثبت و صاحبنظران دعوت می شود پيشنهادات و نظرات خود را به دفتر تشكيلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال دارند.

قبل از مشاهده اطلاعات اين بخش اطلاع از موارد زير ضروری است:

1-گرچه در موردهر يك از صورتمجلس های مختلفی كه طی عمليات اجرايی نياز به تنظيم آن است شرح كافی داده شده ولی بمنظور آشنایی بيشتر همكاران جوان نمونه ای از صورتمجلس های ياد شده و نمونه فرمهای چاپی و دفاتری كه عمليات اجرايی در آنها منعكس می شود در پايان اين جزوه آمده است.

2-در اين جزوه هر جا كه عبارت "آئين نامه اجرا" اشاره شده منظور " آئين نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا مصوب سال 1300 می باشد."

3-برای جلوگيری از طول كلام و تكرار مطالب و همچنين عدم نياز به آن از تكرار عملياتی كه در هر يك از عمليات اجرايی اسناد رسمی لازم الاجرا مشترك بوده خودداری گرديده است

فصل اول :

((‌ كارهائي كه بر اساس پرس و جو و استفاده از اطلاعات كاركنان به دست آمده است . ))
حسابداري :
حسابداري ثبت املاك شامل حقوق ثبتي وصولي ذيل ميباشد :
حق الثبت ملك _ تا قبل از سال 74 حق الثبت ملك به دو قسمت تقسيم و وصول مي گردد كه شامل حق الثبت و هزينه مقدماتي بود ( پس از تصويب قانون وصول برخي در آمدهاي دولت و مصرف آن در مواردمعين ) در سال 76 با تصويب ماده واحده اي حذف گرديد. هزينه مقدماتي در حق الثبت ادغام وتنها يك قلم به عنوان حق الثبت و به ميزان معين بر اساس تعرفه وصول مي گردد .
هزينه تفكيك ( ماده 150 اصلاحي قانون تجارت )
هزينه هاي مربوط به اجراي مواد 147 و 148 اصلاحي قانون ثبت مصوب سال 65 و اصلاحي آن مصوب شهريور ماه سال 70 .
هزينه مربوط به اسناد فسق هاي زراعتي (قانون اصلاحات ارضي )
هزينه مربوط به اسناد وام مالكيت مربوط به ماده 104 مكرر آئين نامه قانون ثبت و هزينه كارشناسي وخبرگان ثبتي .
هزينه رونوشت نقشه املاك و گواهي مالكيت .
هزينه فروش اوراق بهادار .

حسابداري ثبت اسناد :
حق الثبت اسناد رسمي اعم از قطعي منقول ، قطعي غير منقول ، رهني ، شرطي ، صلح نامه ، شركت نامه ، اجاره نامه (انتقال منافع ) واسناد متفرقه از قبيل وكالتنامه ، اقرارنامه ، تقسيم نامه ، هبه نامه ، وقف نامه ، وصيت نامه و.....( موضوع ماده 123 ق.ت )
حق الاجرا ( نيم عشر اجرائي ، حق حراج ، حق الحفاظه و ساير هزينه هاي اجرايي – هزينه موضوع ماده 34 اصلاحي و 34 مكرر ق . ت .
بهاي اوراق بهادار .
حق الثبت شركتها و موئسسات دولتي .

1 _ شرح حق الثبت ملك :
نظر به اينكه بها و ارزش املاك برواتي ودر موقع تنظيم اظهار نامه ثبتي و پذيرش درخواست ثبت و متعاقب آن بعد از ادغام عمليات ثبتي و صدور سند مالكيت وصول مي شود به عنوان حقوق دولتي ( حق الثبت ملك وصول و ايصال مي گردد ) لذادر موقع تنظيم اظهارنامه يك نفر ارزياب ثبت در معين نماينده به محل اعزام و قيمت ملك را تعيين مي نمايد لكن با توجه به اينكه طبق ماده 18 آئين نامه ق . ت ارزيابي املاك براي وصول حق الثبت طبق قيمت منطقه بندي ارزش معاملاتي كه در قانون بر اساس ماده 64 قانون مالياتها مصوب 1367 معين خواهد شد نماينده ثبت نيز مي تواند با توجه به جداول مندرج در دفترچه ارزش معاملاتي هر سال خود نسبت به تعيين ارزش ملك اقدام نمايد و در نقاطي كه قيمت منطقه بندي تعيين نگرديده است طبق شرايط محل وقوع ملك تعيين و مشخص مي نمايد همچنين سابق بر اين براي تشويق و ترغيب مردم و مالكين در خصوص تقاضاي ثبت املاك

نماينده ثبت به اظهار متقاضي قيمت ملك را در اظهار نامه قيد مي نمود و حق الثبت بر همان ميزان وصول مي گرديد سپس در موقع تنظيم سند رسمي در دفتر اسناد رسمي و نهايتا در موقع صدور سند مالكيت نسبت به ارزيابي بر اساس ارزش معاملاتي اقلام و حق الثبت وصول مي گردد .
پس از ثبت ملك در دفتراملاك و تا موقع تسليم سند مالكيت ممكن است بنا به عمل سالهاي

متوالي براي اخذ سند مالكيت مراجعه كنند . چنانچه بعد از سالها مراجعه نمودند بر اساس آخرين قيمت منطقه بندي حق الثبت ملك وصول خواهد شد . و همچنين ممكن است قبل از ثبت ملك در دفتر املاك اين نوع املاك مورد نقل و انتقال واقع گردد . لذا ثبت محل مكلف است در موقع پاسخ استعلام ميزان حق الثبت وصول را اعلام و در دفتر اسناد رسمي نيز موظف است بر اساس ار

همانگونه كه قبلا بيان شد تا سال 1373 به ازاي هر 10000ريال ارزش ملك 554 ريال وصول مي گرديد كه اين مبلغ شامل حق الثبت و هزينه مقدماتي بود و پس از تصويب قانون وصول برخي از در آمدهاي دولت و مصرف آن در مواقع مين مصوب اسفند ماه 73 مبلغ حق الثبت به ميزان هر10000 ريال 1000 ريال تعيين گرديده به عنوان مثال چنانچه ارزش ملكي در زمان درخواست ثبت و تنظيم اظهارنامه ثبتي 5000000 ريال در اظهارنامه قيد شده باشد نحوه وصول حق الثبت بدين شرح است :

1000 * 5000000
------------------------------------- = 500000
10000
حال چنانچه ملك مورد درخواست پس از مدتي مثلا 5 سال بعد مورد معامله قرار گيرد دفتر اسناد رسمي تنظيم كننده سند بر اساس قيمت تقويمي اداري ( منطقه بندي ) ملك را مورد معامله قرار مي دهد . مثلا اگر در مقع معامله اخير ملك مذبور 120 ميليون ريال تقويم شده باشد دفر اسناد رسمي بر اساس ما به تفاوت قيمت اعلام شده حق الثبت را وصول و به اداره ثبت ارسال مي دارد 5 سال بعد :
1000 * 115000000
11500000 = -------------------------------
10000
115000000 = 5000000 – 120000000 
به همين ترتيب تا زمان خاتمه جريان مقدماتي ثبت ملك وصدور سند مالكيت هر بار ملك مذبورمورد معامله واقع شود نسبت به ما به تفاوت ارزش ملك حق الثبت وصول مي گردد . و چنانچه ارزش ملك تغيير نيابد بيش از حق الثبت وصولي حقوق ديگري به ملك تعلق نمي گيرد .
- چنانچه ملكي دوبار از تحديدحدود به عللي خارج شود مشمول دو بار حق الثبت خواهد بود .

2 _‌ هزينه تفكيك :
براساس ماده 150 اصلاحي قانون ثبت در موقع تفكيك هر ملكي حقوق دولتي وصول خواهد شد اين هزينه نيز مانند حق الثبت ملك بر مبناي ارزش معاملاتي زمان تفكيك تعيين مي گردد .
چنانچه مسئول اداره ثبت اقدامات انجام شده نسبت به تفكيك را كافي تشخيص دهد صورتجلسه تفكيك جهت گواهي عدم بازداشت و اخذ هزينه تفكيك به ترتيب به دفتر بازداشتي و حساب

داري ارجاع ميدهد پس ازگواهي دفتربازداشتي مبني برعدم باز داشت پرونده به حسابداري ارسال و مسئول حسابداري هزينه هاي تفكيك را طبق بهاي مندرج در برگ ارزيابي كه به وسيله ارزياب تعيين گرديده محاسبه مي گردد و قبض مربوطه را صادر و جهت واريز به حساب مربوط به متقاضي تسليم مي دارد . متقاضي پس از واريز هزينه تفكيك فسخ لازم را به ثبت مربوط اعاده تا ضميمه پرونده شود . مسئول حسابداري پس از ضميمه نمودن قبض گواهي وصول آن قبض پرونده را جهت ادامه عمليات تفكيك نزد مسئول اداره ارسال و هزينه تفكيك بر اساس هر 10000 ريال 200 ريال وصول مي گردد.
200 * 500000000
10000000 = --------------------------
10000
هزينه افراض :
مانند وصول هزينه تفكيك به همان طريقي كه در ماده 150 اصلاحي قانون ثبت آمده و بر اساس ماده 3 قانون افراض املاك مشاع و پس از صدور تصميم رئيس ثبت برابر برگ ارزيابي و به ميزان مقرر در تفكيك وصول خواهد شد . در اينجا تفاوت زمان وصول هزينه تفكيك و هزينه افراض مشخص مي گردد بدين ترتيب كه هزينه تفكيك قبل از امضاء در تخمين تفكيك و تصميم رئيس ثبت وصول مي گردد.
تفكيك يعني جدا كردن يك قسمت از ملك مي باشد در تفكيك ممكن است يك نفر مالك شش دانگ بوده و آن را به قطعاتي تفكيك نمايد و يا چند نفر مالك مشاعي سهام خود راجدا نمايند اما افراد هم جداكردن سهم مشاعي شريك يا شركا درملك معين است يعني اگر چند نفر و هر كدام مقدار مشاعي از ملك را مالك باشند بخواهند سهم خود را جدا نمايند تا مستقيمااز ملك خود بهره برداري نمايند در تفكيك لزوم مشاغي بودن در ملك نيست ام در افراض الزاماملك بايد مشاع باشد .
هزينه افراض بوسيله چه كسي پرداخت مي شود ؟ در اين خصوص در واحدهاي ثبتي اختلاف نظر وجود دارد كه چنانچه فقط متقاضي افراض براي اجراي حكم در مورد قطعه افرازي خود به اداره ثبت

مراجعه كند مسئول پرداخت هزينه افراز كل ملك مورد افراز بوده يا نسبت به قطعه ( حصه )‌ خودبايد هزينه پرداخت كند . در اينجا بايد گفت متقاضي مسئول پرداخت هزينه افراز سهم خود مي باشد وديگران هر زمان براي اجراي حكم يا تصميم افراز نسبت به سهم خود مراجعه نمايند . هزينه افراز سهم آنها وصول خواهد شد .

معافيت ها از حق الثبت املاك :
ماده 109 قانون شهرداريها مصوب سال 1345 . شهرداريها از پرداخت حق الثبت املاك و ماليات معاف مي باشند .
ماده 1 قانون معافيت دستگاههاي دولتي : دولت از پرداخت حق الثبت املاك معاف هستند .
ماده 30 قانون ثبت : مخارج ثبت موقوفات از عايدات آن پرداخت خواهد شد : - مساجد ، اماكن متبركه ، مدارس قديمه ، تكايا و آب انبارهاي عمومي ، كاروانسراهاي عباسي و رباط ها از پرداخت حق الثبت معاف مي باشند . چنانچه موضوعات وجوهي بابت عايدات نداشته باشند مانند مجهول المصرف از پرداخت حق الثبت معاف اند .
ماده 29 ق . ت املاكي كه درآمد نداشته باشند از پرداخت حق الثبت معاف اند مانند كليساها ، معابد و اموال غير مسلم .
بنياد علوي : ( پهلوي سابق ) از كليه هزينه هاي ثبتي معاف مي باشند منظور از هزينه هاي ثبتي كليه حقوق ثبتي است مانند حق الثبت ، هزينه تفكيك ، حق الثبت تنظيم اسناد ، حق الاجرا و هزينه هاي دولتي موضوع مواد 147و148
به موجب تبصره 3 ماده يك قانون الحاق 8 ماده به آئين نامه قانون اصلاحات ارضي سازمان امور اراضي بابت ثبت اراضي ازپرداخت حق الثبت معاف اند.
ماده 29 قانون حفاظت و بهره برداري از جنگلها و مراتع كشور و سازمان جنگلباني از پردخت حق الثبت معاف اند .
ماده 20 سازمان مسكن : زمينهاي انتقالي به سازمان مسكن از پرداخت حق الثبت معاف اند . همچنين به موجب مصوبه سال 58 شوراي اسلامي جمهوري اسلامي بنياد مسكن و بنياد جانبازان از پرداخت هر گونه حق الثبت نقل و انتقال معاف اند .

به موجب قانون مصوب 38 نمايندگي هاي سياسي و كنسولي دولت بيگانه در مورد محلهاي مسكوني نمايندگي هاي سياسي و كنسولي و يا اقامت رئيس ماموريت از پرداخت حق الثبت معاف اند .
سازمان بيمه هاي اجتماعي روستائيان كه از پرداخت نيم عشر اجرايي معاف اند .
سازمان برق ( وزارت نيرو )از حق الثبت شركتها معاف اند .
كليه دانشجويان بورسيه واعضاي هيات علمي كه جهت تحصيلات عالي به خارج از كشور اعزام مي شوند از از پرداخت حق الثبت تنظيم سند تعهد معاف مي شوند .
سازمان هلال احمر از پزداخت حق الثبت معاف مي باشد .
سازمان حج و اوقاف و امور خيريه و موقوفات عالم ، بقاع متبركه ، اماكن مذهبي اسلامي ، مدارس علوم ديني ، موئسسات و بنيادهاي خيريه از پرداخت مخارج و هزينه هاي دادرسي و ثبتي و اجرائي معاف مي باشند ( تبصره ماده 9 قانون اوقاف ) نسبت به وجه التزام ، وجه الضمان ، خواه راسا موضوع سند باشد و يا در ضمن معامله و عقد ديگري شرط شده باشد و براي تامين آن هم مالي به وثيقه گرفته نشده باشد حق الثبت وصول نخواهد شد همچنين هر نوع انتقال بلاعوض

، وقف ، حبس و وصيت كه به نفع موئسسات مذهبي و خيريه و سازمانهاي فرهنگي و بهداشتي مطرح در مواد مربوط به قانون مالياتها صورت مي گيرد از پرداخت حق الثبت معاف اند .

3 _ اجراي قانون اصلاح مواد و حذف بعضي مواد ديگر :
در اجراي قانون اصلاح موادي از قانون ثبت مواد 1و2و3 و قانون حذف و اصلاح موادي از قانون ثبت مواد 147 و 148 هزينه هايي از جمله هزينه تشكيلا پرونده ثبت وصول خواهد شد . طبق آخرين اصلاح كه در تاريخ 22/8/81 به تصويب رياست محترم قوه قضائيه رسيده بابت هر پرونده به شرح ذيل وصول كه بر عهده متقاضي مي باشد :
الف_ مبناي وصول هزينه هاي اين ماده بابت هر پرونده 2% ارزش منطقه اي ملك مي باشد كه در هر صورت از 150000 ريال كمتر نخواهد بود .
ب_ از متقاضيان مقرر در ماده 10 قانون و متقاضياني كه برابر گواهي صادره زير پوشش كميته امداد امام خميني و سازمان بهزيستي مي باشند به ميزان هزينه هاي مندرج در ماده 39 آئين نامه اخذ مي گردد.
حق الحضور و حق الزحمه هريك از اعضاي هيات هاي حل اختلاف براي هر پرونده12000 ريال مي باشد .
حق الحضور و حق الزحمه هريك از اعضاي هيات هاي حل اختلاف براي پرونده هاي موضوع ماده 21 آئين نامه 10 ريال مي باشد .
حق الزحمه دبير هيات حل اختلاف براي هر پرونده 6000 ريال مي باشد و براي هر پرونده موضوع قسمت اخير ماده ماده 21 آئين نامه 500 ريال مي باشد .
حق الزحمه ساير كاركنان و مستخدمين كه تا صدور سند مالكيت متقاضيان مشمول وظايفي را عهده دار هستند مبلغ 30000 ريال مي باشد كه مطابق دستورالعمل موضوع تبصره ماده 39 تقسيم و پرداخت مي گردد .
حق الزحمه كاركنان اداره كل امور املاك و ساير ادارات ستادي كه در ارتباط با اجراي اين قانون و آئين نامه آن وظايفي را عهده دار هستند مطابق دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پرداخت مي گردد.

4_ هزينه كارشناسي يا هيات كارشناسي و خبرنگاران ثبتي :
بر عهده متقاضيان است كه بايد قبل از انجام كارشناسي و پس از محاسبه آن بر مبناي
زير به حساب سپرده ثبت محل واريز و قبض آن تحويل اداره ثبت گردد تا ضميمه پرونده شود .
الف_ دستمزد كارشناسي ساختمانها و تاسيسات مربوط مطابق ارزش معاملاتي نسبت به عرصه و اعيان به شرح ذيل وصول مي گردد :
تا 5000000 ريال ارزش معاملاتي مقطوع 60000 ريال .
نسبت به مازاد هر 5000000 ريال بر اساس ارزش معاملاتي 002/0
ب_ دستمزد كارشناسي اراضي كشاورزي و نسق هاي زراعتي اعم از شهري و غير شهري :
تا يك هكتار به طور مقطوع 75000 ريال .

از يك هكتار و يك متر تا 5 هكتار كلا به طور مقطوع 85000 ريال .
از5 هكتار و يك متر تا 10 هكتار كلا به طور مقطوع 95000 ريال .
از هر 10 هكتاربه بالا به ازاي هر هكتار 10000 ريال اضافه گردد .
ج_ دستمزد كارشناسي باغات اعم از شهري و غير شهري به ميزان 20% مبالغ بند ب و رديفهاي ذيل آن اضافه مي گردد
دستمزدهاي مذكور به سويه بين كارشناسان تقسيم مي گردد .

15% از دستمزد كارشناسي موضوع بندهاي الف وب در اختيار رئيس ثبت قرار مي گيرد تا به تشخيص وي به ساير كاركنان درهمان واحد ثبتي درامر تسهيل كارشناسي .
از هر يك از متقاضيان استفاده از مقررات اين قانون به هنگام صدور و تسليم سند
مالكيت علاوه بر بهاي دفترچه و هزينه هاي مر بوط به هيات ها و كارشناسي معادل 50 در 1000 بر مبناي ارزش منطقه اي و در نقاطي كه ارزش منطقه اي معين نشده بر مبناي برگه ارزيابي اخذ و به حساب دولت واريز مي شود .

5_ حق الثبت اعياني ( موضوع ماده 104 مكرر آئين نامه قانون ثبت ):
چنانچه پس از ثبت ملك در دفتر املاك مالك آن به موجب سند رسمي قراردادي نمايد كه در نتيجه اعيان احداثي در آن ملك به ملكت هاي قرار داد مجازدر احداث اعياني بوده مستقر گردد خلاصه سند قراردادي او را بايد در ستون انتقالات سند مالكيت و ذيل ثبت ملك قيد و مالك اعياني پس از انجام عمل مي تواند سند مالكيت آن را از اداره ثبت بخواهد كه صدور سند مالكيت پس از انجام تجديد خواهد بود كه صدور پس از دريافت حق الثبت چنانچه كمتر از 40000000 ريال باشد( 30 تقسيم بر 1000) و از 40000000 ريال به بالا ( 50 تقسيم بر 1000 ) مي باشد .
حق الثبت انتقال ( 50% حق الثبت – 42% هلال احمر – 8% شهرداري ) .
بر اساس ماده 123 ق . ت حق الثبت اسناد به ترتيب ذيل وصول مي شود . براي اسناد در دفاتر اسناد رسمي تا مبلغ 40000000 ريال 3% (30 تقسيم بر 1000 ) ثبت اسنادي كه تعيين قيمت موضوع آنها ممكن نباشد حق الثبت هر سند به ماخذ 50000 ريال وصول خواهد شد .
از جمله وكالتنامه ، اقرارنامه ، صلحنامه ، وصيتنامه ، هبه نامه ، تعهدنامه ، رضايت نامه
توضيح‌ : وكالتنامه هاي مربوط به انواع اتومبيل ها موضوع بند الف تبصره 32 قانون بودجه سالهاي 79 و 10 قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت مصوب اسفندماه 80بر اساس جداول اعلام شده از طرف وزارت دارائي حق الثبت بر مبناي مبالغ مندرج در جداول وصول خواهد شد .
به اسنادي با ميزان مبلغ معين حق الثبت تعلق مي گيرد كه موضوع آن قبض و اقباض بين طرفين انجام بگيرد .
• حق الثبت فسخ يا اقامه يا اقرار به وصول قسمتي از وجه المعامله 200 ريال خواهد بود .
• براي تصديقاتي كه از اداره ثبت گرفته مي شود هر تصديقي 1000 ريال .
• براي المثني سند مالكيت علاوه بر بهاي دفترچه 500000 ريال اضافه اخذ خواهد شد.
• براي تصديق صحت هر امضاء در دفتر اسناد رسمي 500 ريال خواهد بود .
• حق الاجراي اسناد لازم الاجرا موضوع ماده 131 ق . ت 5% ( نيم عشر ) مي باشد .

حق حراج :
حق حراج در اموال منقول 6% از مبلغ فروخته شده ( بالاترين مبلغ ) .
حق حراج در اموال غير منقول از يك ريال تا 10000 ريال 6% از 10000 ريال به بالا 4% .از100000 ريال و يك ريال به بالا ثبت به مازاد 100000 ريال 1%

6_ حق الثبت رو نوشت اسناد :
اسناد ثبت شده : اسنادي كه در اسناد مالكيت آنها در اجراي مواد 21و 22و147و148و140 قانون برنامه سوم توسعه صادر گرديده است (250 ريال حق الثبت ) .
اسناد ثبت نشده : اسنادي كه در جريان مقدمات ثبتي هستند (150ريال حق الثبت ) .
حسابداري دفاتر رسمي : وجوهي كه براي تنظيم و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمي وصول مي گردد به شرح ذيل است :
حق الثبت موضوع ماده 123ق.ت (3% و 5% و نيم درصد و3دهم درصد ) .
ماليات و حق التمبر برابر مقررات و قوانين مالياتي (اين وجوه مستقيما بوسيله دفاتر اسناد رسمي وصول نمي شود ) .
ساير وجوهي كه طبق قوانين قبل از تنظيم سند در دفترخانه بايستي اصحاب معامله پرداخت نمايند و به عبارتي وصول آنها به دفترخانه محمل شده است . مانند عوارض شهرداري و حق بيمه كه اين وجوه نيز مستقيما بوسيله دفتر اسناد رسمي وصول نمي شود .
بهاي اوراق مصرفي دفتر خانه مانند اسنادي يك برگي ، نيم برگي ، استعلام ، خلاصه معامله ، اختياريه قبوض اقساطي و در مواردي بهاي دفترچه سند مالكيت .
حق التحرير : طبق تعرفه مقرر موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمي كه هر 4 سال يك بار بوسيله سازمان ثبت تعيين مي گردد .
تبصره : نسبت به اجورو بهره مند جزء قيد شده در سند هم حق الثبت تعلق مي گيرد :
از حق الثبت وصولي در دفاتر اسناد رسمي به ميزان 8 % به حساب شهرداري محل
وقوع ملك واريز خواهد شد و 92% به حساب تعيين شده در بانك ملي به ذيحسابي ثبت استان واريز خواهد شد سپس در پايان ماه و تا پنجم ماه بعد 92% وصولي همراه با ساير حقوقات ثبتي وصولي به خزانه منتقل مي گردد . سپس در خزانه 42% از حق الثبت اسناد به حساب هلال احمر جمهوري اسلامي واريز خواهد شد. نتيجه مي گيريم كه از كل حق الثبت وصولي از دفاتر اسناد رسمي فقط 50% سهم سازمان ثبت محسوب خواهد شد .
حق الثبت وصيت نامه :
حق الثبت وصيت نامه ها اعم از تمليكي و عهدي به ميزان همان مبلغي كه مورد وصيت قرار مي گيرد بايد دريافت كرد .
در مواردي كه اسناد مالكيت رقبات موقوفه به علت تقسيط بدهي ثبتي و عدم تصفيه آن تسليم نگرديده است . چنانچه اداره اوقاف بخواهد نسبت به آن معامله اجاري نمايد كه مدت بيش از سه سال و انجام معامله محتاج به ملاحظه سند مالكيت صادره باشد هرگاه مبلغ مال الاجاره كمتر از مبلغ ثبتي باشد مانعي ندارد كه با وصول مبلغ متناسبي بابت بدهي سند مالكيت صادره براي ملاحظه به دفتر اسناد رسمي مربوطه ارسال شود كه پس ازانجام معامله اجاري عينا به اداره ثبت اعاده و در پرونده نگهداري گردد تا تمامبدهي مستهلك و با انجام تشريفات مقرره و وصول تمام حق الثبت اسناد مالكيت به نماينده اوقاف تسليم گردد. اين موافقت منحصر به اجاره است وساير معاملات را شامل نخواهد شد .

سپرده :

اصطلاحا به وجهي گفته مي شود كه نزد يك مقام مسئول يا ارگان دولتي يا بانك توديع يا يه وديعه گذاشته مي شود تا زمان مراجعه گيرنده وجه در آن حساب باقي بماند .
سپرده در اداره ثبت 3 نوع است : 1. سپرده اشخاص 2. اجرائي 3. درعرف ثبتي .
سپرده اشخاص : سپرده مربوط به كارشناسي مواد 147 و 148 و سپرده موضو

ع ماده 149 ق.ت با سپرده مربوط به فروش املاك مشاع و ثمن اعياني
سپرده اجرائي : مطالبات بستانكار و ساير وجوهي كه درخواست توديع آن را دارند مربوط به پرونده اجرائي .
سپرده در عرف ثبتي : وجوهي است كه به صورت وديعه و امانت از اشخاص وصول و در حسابهاي مخصوصي كه توسط خزانه دار در بانكي كهحسابهاي مربوط به درآمدهاي وصولي واح ثبتي قرار دارد افتتاح و اين وجوه به آن حساب واريز مي شود و در موقع مقتضي طي ضوابط خاص به ذينفع پرداخت مي شود .
نحوه افتتاح حساب به موجب آئين نامه تمركز وجوه درآمد وشپرده موضوع ماده 43 قانون محاسبت عمومي كشور و دستورالعمل اجرائي آن در بانكهاي خاص افتتاح خواهد شد اين حسابها در ادارت كل ثبت استانها از ابواب جمعي ذيحساب استان خواهد بود .
ماده149 :
نسبت به ملكي كه با مساحت معين مورد معامله قرار گرفته باشد و بعدا معلوم شود اضافه مساحت دارد ذينفع مي تواند قيمت اضافي را بر اساس ارزش مندرج در اولين سند انتقال و ساير هزينه هاي قانوني معامله به صندوق ثبت توديع و تقاضاي اصلاح سند خود را بنمايند و در صورتيكه اضافه سند در محدوده سند مالكيت بوده و به مجاورين تجاوزي نشده و در عين حال بين مالك و خريدار نسبت به اضافه مذكور قراري داده نشده باشد اداره ثبت سند را اصلاح و به ذينفع اخطار مي نمايد تا وجه توديعي را از صندوق ثبت دريافت دارد. عدم مراجعه فروشنده براي دريافت وجه در مدتي زائد برده سال از تاريخ اصلاح سند اعراض محسوب و وجه مربوط به حساب درآمد واريز مي شود .

7_اوراق هاي موجود در واحدهاي ثبتي :
اوراق بي بها : اوراق بي بها مانند نامه هاي اداري ، پيش نويس سند مالكيت ، برگهاي اجرائيه ، صورتمجلس تحديد حدود ، اظهارنامه هاي ثبتي ، اظهارهاي اداري ، رونوشت اداري و اوراق بهادار كه به وسيله چاپخانه دولتي چاپ و مانند اسكناس از اوراق استفاده مي شود و از طريق اداره كل اوراق بهادار از طريق وزارت دارائي در اختيار ذيحساب گذاشته و به اشخاص حقيقي و حقوقي فروخته مي شود. آخرين تعرفه در خصوص اوراق بهادار به موجب قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت مصوب سال 73 و اصلاحات بعدي آن تعيين گرديده ، همچنين در ادارات ثبت علاوه بر اوراق دفاتري مورد استفاده قرار مي گيرند كه اين دفاتر نيز دو نوع مي باشند :

الف_‌ دفاتر بي بها كه به وسيله سازمان ثبت چاپ و تهيه مي شود مانند دفتر انديكتاتور ، دفتر آمار و توزيع اظهارنامه ، دفتر ثبت آراء ، دفتر تقاضانامه و دفتر بهادار كه اين دفاتر نيز به وسيلهسازمان ثبت چاپ و تهيه مي شود لكن براي هر جلد دفتر مثل دفتر املاك ، دفتر اسناد رسمي ، دفتر ازدواج ، دفتر طلاق ، دفتر گواهي امضاء ، دفتر درآمد دفاتر ، كه تمامي صفحات

آن ممضي به امضاء نماينده دادگستري و ممهور مي گردد و اغلب اين دفاتر تمام صفحات آن امضاء و مهر ميگردد . مثل دفتر املاك ، دفتر ازدواج و طلاق .
دفاتري كه در ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمي استفاده مي شود در ماده يك آئين نامه قانون ثبت احصار شده است .
مواردي كه نيم عشر تعلق نمي گيرد :
1. قبل از ابلاغ اجرائيه .
2. در مواردي كه اجرائيه ابلاغ شده پرونده اجرائي به دستور دادگاه توقيف شود مادام كه رفع توقف نشده باشد حق الاجرا تعلق نمي گيرد .
3. هرگاه سند معامله معارض اشتباه منتهي به صور اجرائيه و ابلاغ شده باشد مادام كه حكم براعتبار سند صادر نشده باشد حق الاجرا تعلق نمي گيرد .
4. چنانچه اجرائيه ابلاغ شده باشد پس به علت احراز ورشكستگي و به اداره تصفيه ارجاع شده باشد حق الاجرا تعلق نمي گيرد مگر‌ آنكه هم ورشكستگي نقص و عمليات اجرائي ادامه يابد .
5. چنانچه محرز شود كه متعهد در تاريخ ابلاغ اجرائيه محجور يا ورشكسته بوده حق الاجرا تعلق نمي گيرد .
6. در خصوص تخليه مورد اجاره به همه مال الاجاره نيم عشر تعلق نمي گيرد بلكه به ميزان 3 ماه تعلق مي گيرد .
7. در موردي كه حراج صحيحا واقع نشده باشد حق الاجرا تعلق نمي گيرد .
8. چنانچه راي رئيس ثبت يا قائم مقام بر عدم تعلق نيم عشر باشد به مسئول حسابداري ابلاغ و مسئول حسابداري مكلف است اعتراض نمايد و اين در هيات نظارت قابل رسيدگي است .
9. چنانچه پرونده اجرائي منجر به انتقال اجرائيه شود مبلغ لازم الاجرا به اضافه وجوه عقب افتاده خسارت تاخير تاديه تا روز حراج حداكثر تا 8 ماه مقرر در ماده 34 اصلاحي ق.ت به عنوان مبلغ سند انتقال قيد و نيم عشر بر همان اساس وصول خواهد شد .

8_‌ ثبتهاي لازم دراداره ثبت :

الف_ حسابهاي درآمد :
• حسابهاي مربوط به درآمد عمومي شامل حساب حق الثبت املاك و هزينه تفكيك و حق الثبت شركت و حق الاجراي اسناد رسمي .
• حساب مربوط به اصلاحات ارضي .
• حساب مربوط به فروش اوراق .
• حساب مربوط به درآمد ماده 147و148 موضوع ماده37 آئين نامه آن قانون .
• حساب ماده 140 ق.ت برنامه سوم توسعه .

ب_ حسابهاي اداري :
• حساب هاي مربوط به هزينه هاي پرسنل و اداري .
• حساب دستمزد مربوط به حقوق كاركنان .
• حساب تنخواه گردان حسابداري : درخصوص هزينه هاي اداري فصول چهارگانه بودجه جاري و چنانچه در واحدهاي ثبتي اعتباري در خصوص پروژه هاي ساختماني يا تعميرات افتتاح شده باشد حسابي مربوط به اعتبارات عمراني در آن واحد ثبتي مفتوح خواهد شد .

ج_ حسابهاي سپرده :
• سپرده اجرائي كه غير قابل برداشت مي باشد .
• سپرده اشخاص غير قابل برداشت كه به حساب رد وجوه سپرده در استان منتقل مي شود .
• حسابهاي مذكور غير قابل برداشت بوده و پايان هر ماه به خزانه واريز مي شود.
• حساب دريافت سپرده غيرقابل برداشت و حساب سپرده پرداختي قابل برداشت است .

اوراق بها دار مربوط به دفاتر ازدواج و طلاق :
1. طلاق نامه .
2. صداقت نامه .
3. قبض حق التحرير .
4. قبض اقساطي .

اوراق مورد استفاده ثبت شركتها :
1. شركتنامه رسمي .
2. تقاضانامه ثبت شركت داخلي .
3. اظهار نامه ثبت شركت سهامي عام و خاص .
4. اظهار نامه ثبت شركت خارجي .
5. تصديق ثبت شركت خارجي .
6. اظهار نامه ثبت نام در دفتر بازرگاني .
7. اظهار نامه پلمپ دفاتر تجارتي .
8. گواهي پلمپ دفاتر .
9. اظهار نامه ثبت اختراع .
10. گواهينامه ثبت اختراع .
11. اظهار نامه ثبت علامت .
12. تصديق ثبت علامت .
13. اظهار نامه تمديد علامت .
14. گواهينامه تجديد ثبت علامت .

فصل دوم :
كارهاي انجام شده در طول دوره كارآموزي :

1_ در مراحل اوليه دوره كارآموزي با قبض ها و فيش ها و شماره حسابها

يي مانند 17933 و 17934 و90603 و...... كه هر كدام مربوط به حسابهاي خاص مي شدند را ياد گرفتم و طبق ليست هزينه هايي كه در اختيار من قرار گرفت وجه هر نوع هزينه ها را در فيش ها و شماره حسابهاي مربوطه جهت پرداخت مراجعه كنندگان مي نوشتم مثلا اگر شخصي مي خواست هزينه در يافت شركتنامه و تقاضا نامه را پرداخت كند بايد در فيش مر بوط به استعلام در به شماره حساب 17933 مي نوشتم و همچنين در مراحل اوليه با دفاتر و نحوه ثبت اطلاعات درآنها آشنا شدم . در ضمن در قسمت حسابداري هزينه هائي را كه از مبلغ 5

0000 ريال به پايين بود را همان جا دريافت مي كرديم و فيش مربوطه را صادر مي كرديم و مبالغ بالاتر از 50000 ريال را در فيشهاي مربوط به بانك جهت پرداخت در بانك مي نوشتم .
2_ مراحل صادر فيش استعلام : برخي از مراجعين با توجه به نامه اي كه يكي از بانكها به آنهه داده بود تا در ثبت اسناد استعلام براي كار مربوطه را انجام دهند بايد مبلغي را جهت استعلام پرداخت مي كردند اغلب اين مبالغ زير 50000 ريال بود و من در قسمت حسابداري مبلغ را دريافت مي كردم و فيش مربوطه را با توجه به بانك مربوطه با درج مبلغ و نام پرداخت كننده و موضوع كه استعلام بود و شماره حساب مربوطه استعلام را در فيش مي نوشتم و فيش را به مراجعه كننده نامه بانكي را براي تائيد پرداخت وجه مهرواطلاعات مربوط به استعلام را در مهرمي نوشتم .
3_ صدور سند مالكيت : تقاضا كنندگان سند مالكيت براي زمين و خانه هاي مسكوني و تجاري بعد از انجام مراحل اداري و تائيد صلاحيت براي دريافت سند توسط كارشناسان اداره ثبت اسناد به بخش حسابداري مراجعه مي كردند تا هم مبلغ را پرداخت كنند و هم سند را نيز در اين قسمت دريافت كنند و به اين گونه كه حق تمبر را در فيش مربوط و حق الثبت را در فيش مربوط مي نوشتم و مبلغ سند را كه روي سند درج شده است ( 1000 ريال و2000 ريال ) را از مراجعين دريافت مي كردم و مهرهاي لازم را برروي اسناد و پيش نويس تقاضاي سند آنها مي نوشتم و بعد از اين مراحل در دفتر تسليم اسناد شماره سند را همراه با بخشهاي مربوطه مي نوشتم و بايد متقاضي دفتر را به قسمت بازداشتي مي برد و بعد از امضاء شخص مربوط به سندها دفتر را به قسمت حسابداري باز مي گرداند و بعد از امضاي حسابدار سند به متقاضي تحويل داده مي شود. در ضمن بعضي از مراجعين زمينهايي را تفكيك كرده بودند و مي خواستند كه براي هر كدام از قسمتها سند جداگانه اي را دريافت كنند كه در اين قسمت سند قبلي باطل و سند هاي جديدي صادر و هزينه تفكيك بيز دريافت مي شد .
4_ در قسمت حسابداري صورتحساب مربوط به اصلاحات ارضي كه از بانك دريافت شده بررسي مي گردد به اين صورت كه من اول صورتحساب را با فيش هايي كه مراجعين از بانك دريافت و به قسمت حسابداري تحويل داده بودند را با هم تطابق مي دادم و همچنين جمع فيش

ها و حسابها را با هم تطبيق مي دادم و در صورت عدم انحراف اين مبالغ را به فرم ريز درآمد ثبت اسناد انتقال مي دادم كه درآمدهاي مربوط به ماده 147 و 148 و بدهكار و بستانكار بودن حسابها را با قيد نام پرداخت كنندگان مي نوشتم و بعد از آن فرمها را در پوشه اي قرار مي دادم و نامه مربوط به ماه مربوط را همراه با جمع مبلغ مي نوشتم و بعد از امضاي مربوطه آن را به قسمت ذيحسابي مي فرستادم .
5_ در قسمت اجرائيات كه متشكل از چند كارشناس اجرائي مي شد مراجعين را باي پرداخت مبلغ نيم عشري به حسابداري مي فرستادند و مبلغ اجرائي را بايد جمع ميداد يم و 5% آن را براي دريافت نيم عشر محاسبه مي كردم و مبلغ را در فيش مي نوشتم و بعد از پرداخت به بانك توسط ارباب رجوع فيش بانكي را دريافت مي كردم و فيش مربوطه به پرداخت كننده را پيوست پرونده مي كردم و پرونده را براي ادامه مراحل به قسمت اجرا مي فرستادم .
6_ پلمپ دفاتر : شركتهاي تعاوني و برخي از شركتهاي ديگر دفترهاي روزنامه و كل را يا در ابتداي فعاليت و يا اينكه دفتر قبلي به پايان رسيده باشد دفاتري را تهيه مي كردند كه اين دفاتر در قسمت ثبت شركتها پلمپ مي شد و در قسمت حسابداري با توجه به صفحات دفتر (100 و 200 ) هزينه پلمپ دريافت و فيش مربوطه ثبت مي گرديد و با مهر دفاتر كل و روزنامه و نوشتن شماره هاي آن در دفاتر و تائيد پرداخت وجه مربوطه دفاتر را براي پلمپ به قسمت پلمپ دفاتر مي فرستاديم .
7_ اشخاصي كه براي نوشتن اظهارنامه شركت به ثبت اسناد مراجعه مي كردند بعد از دستور قسمت ثبت شركتها به قسمت حسابداري براي تهيه اظهارنامه مراجعه مي كردند و من هم بعد از نوشتن فيش هزنه تمبر اظهارنامه بسته به نوع شركتها اظهارنامه ها را تحويل مي دادم . مثلا شركتهاي سهامي خاص بايد دو عدد اظهارنامه را تهيه كنند كه يكي از آنها نزد ثبت شركتها گذاشته مي شود و ديگري نيز در شركت نگهداري مي گردد.
8_ دريافت صورت گردش : در دوره هاي نا معيني مسئول صورت گردش وجه نقد در بانك صورت گردش را به حسابداري تحويل مي داد و من هم آن را با فيشهاي دريافتي از مراجعين تطبيق مي دادم و ثبتهاي مربوط را طبق صورتحساب گردش وجه نقد در دفتر روزنامه پيش نويس مي كردم و بعد از تائيد مسئول حسابداري آنها را ثبت مي كردم .
9_ شركتنامه و تقاضانامه : بعضي از شركتها قبل از احاث شركت بايد فرمهاي شركتنامه و تقاضانامه را تكميل نمايند . براي اين كار بايد به قسمت حسابداري مراجعه كنند و مبلغ مربوط به فرمهاي شركتنامه و تقاضانامه راپرداخت كنند و فرمها را پس از مهر كردن دريافت مي كنند كه من اين كارها را انجام مي دادم و آنها پس از تكميل فرمها به ثبت شركتها مراجعه مي كردند .
10_ حق الثبت : شركتها پس از مراحل قانوني ثبت نام شركت و تاديه نام شركت توسط ثبت اسناد با دستور رئيس ثبت يا معاون او به قسمت حسابداري مراجعه مي كردند و من هم با توجه به فرمهاي تكميل شده توسط مراجعه كننده فرم تائيد نام بايد هزينه حق الثبت را با توجه به ميزان

سرمايه اوليه شركت محاسبه مي كردم و در فيشهاي مربوطه نوشته و مراجعه كننده نيز مبلغ را اگر زير 50000 ريال بود در قسمت حسابداري پرداخت مي كرد و اگر بيشتر بود نزد بانك ملي پرداخت مي كرد .
11_ سيستم كامپيوتري : در روزهاي آخر دوره كارآموزي بعد از مهارت يافتن در كارهاي ذكر شده و نحوه كار كردن با سيستم كامپيوتري قسمت حسابداري آموزش داده اند . در اين دوره آموزشيير اطلاعات ساير بخشها به صورت شبكه و نحوه مشاهده دفاتر كل و روزنامه و معين را ياد گرفتم .

فصل سوم :

نتيجه گيري :
هدف رئيس ثبت پس از در يافت اعلام كتبی مبنی بر پيدا شدن سند مالكيت اوليه كه به ضميمه سند بايد باشد دستور ثبت آن را در دفتر انديكاتور می دهد و برای اقدام لازم به دفتر املاك ارجاع می نمايد. متصدی دفتر انديكاتور آن را ثبت و جهت ضميمه نمودن پرونده به بايگانی ارسال می دارد. در بايگانی پرونده از رديف مربوطه خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاك فرستاده می شود. مسئول دفتر املاك پرونده را از نظر اينكه با سند المثنی معامله ای انجام شده یا خير بررسی و مراتب را به مسئول اداره گزارش می نمايد.رئيس ثبت گزارش مسئول دفتر املاك را بررسی و با ملاحظه محتويات پرونده چنانچه با سند المثنی معامله ای انجام شده باشد دستور ابطال سند مالكيت اوليه را صادر می نمايد سپس متصدی دفتر املاك حسب دستور مسئول اداره مراتب ابطال سند اوليه را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك و پيش نويس سند مذكور قيد و سند را باطل و ضميمه می نمايد.
بديهی چنانچه با سند مالكيت المثنی معامله ای انجام نشده باشد المثنی باطل و مراتب ابطال آن در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك و پيش نويس مربوطه قيد می گردد.
سپس مراتب پيدا شدن سند مالكيت اوليه و ابطال سند المثنی طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه اعلام می گردد.
بخشنامه را مسئول ادراه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديكاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می نمايند سپس پرونده در رديف مربوطه در بايگانی ضبط می شود.

در موا قعی که شرکتها ی خدماتی قرارداد آن ها تمام می شود و يا در منا قصه سال بعد انتخاب نشود تقا ضای استرداد سپرده سال قبل را می نمايد که برای اين کار خود شرکت تقا ضا نا مه ای نوشته و به خدمات ارائه می دهد . خدمات طی درخواستی از سازمان می خواهد که سپرده شر

کت فوق را باز پرداخت نمايند .
نامه ی خدمات توسط رياست سازمان برای ذيحسابی دستور و در دبير خانه شماره می گردد.