بخشی از مقاله
چکیده
مدیریت اسناد به عنوان یک فناوری و قاعده از گذشته دانسته شده است. اسناد در جریان فعالیتهای طبیعی و نتایج حاصل از این فعالیتها در سازمانها و شرکتها بدست می آید . بنابراین اسناد، شکل ضبط و ثبت شده اطلاعات سازمانی هستند. و لذا اسناد با داشتن اطلاعات سازمانی پاسخ گوی قانونی و تکیه گاه و پایگاه اطلاعاتی یک سازمانند؛ و این دلیل اصلی برای سازماندهی و کنترل اسناد در قالب یک سامانه و روند منسجم و منظم از مرحله تولید تا مرحله آرشیو سازی اسناد است و با فراهم آوردن سامانه های مدیریت اسناد و اطلاعات کاربران قادر به سازماندهی، بازیابی و استفاده آسانتر از اسناد در سامانه های فایل خواهند بود ، میسازد . برای انجام این پژوهش از روش کتابخانه ای استفاده شده است در این مقاله با اشاره به مفهوم سند از دیدگاه سازمانی و آرشیوی،به فرآیند مدیریت اسناد - تولید، استفاده، دسترسی مجدد و غیره - تا ضرورت تدوین و طراحی طرحهای رده بندی و سازماندهی،... و همچنین لزوم پرداختن به موضوع آرشیو ملی و سازماندهی مجدد آن اشاره شده است.
کلید واژه ها: اسناد، مدیریت اسناد، چرخه حیات اسناد، سامانه مدیریت اسناد، طرحهای نگهداری، طرحهای سازماندهی، مدیریت اسناد سازمانی، مدیریت اسناد آرشیوی، آرشیو ملی
مقدمه
اطلاعات سازمانی به هر نوع اطلاعات ثبت شده و ثبت نشده ای که در سازمان تولید و یا از خارج سازمان وارد سازمان میشود اطلاق میشود. بخش اعظم این اطلاعات از اسناد و مدارک تولید شده در جریان فعالیتهای سازمان بدست میآید. پس بنابراین اطلاعات بدست آمده از اسناد تولید شده در سازمان اطلاعات دست اولی هستند که برای مدیریت سازمان از جایگاه و اهمیت ویژه ای برخوردارند. و سنجش و اندازه گیری بازدهی مطلوب یک سازمان رابطه تنگاتنگی با چگونگی سازماندهی و میزان بازدهی این اسناد دارد.
مدیریت اسناد
برای شناخت مدیریت اسناد نخست باید در خصوص کوچکترین سنگ بنای این مدیریت یعنی سند، که همه طرحها و استراتژیهای مدیریت اسناد بر محور آن تدوین و ارائه میشود نظری افکنده و شناختی داشته باشیم.در ادبیات سند مفاهیم زیادی برای روشن شدن معانی اصطلاح سند وجود دارد. به طور مثال ایزو 15489 که در مدیریت اسناد، طرحها و استراتژیهای خوبی را به اجرا درآورده و استانداردی شناخته شده در مدیریت اسناد است سند را اینگونه تعریف میکند.سند: اطلاعاتی که برای بجای آوردن وظایف قانونی از طرف یک شخص یا سازمان تولید، دریافت و یا نگهداری میشود اطلاق میشود.
تونتا - 2004 - 1 سند را اینگونه تعریف میکند: بطورکلی هرگونه الواح گلی، کنده کاری ها، کاغذ - پاپیروس - ، نقشه، نامه، کتاب، مجله، تصویر، فیلم، کاست، سی دی- رام و دی وی دی صفحات قابل دسترسی از طریق شبکه وب و ... که حاوی اطلاعات باشد سند محسوب میشود.توصیف و تعریف اصطلاح سند مانند اصطلاح اطلاعاتیچیدهپ و دشوار است چون که اصطلاح سند بعضاً به متون درسی و آزمایشگاهی و یا هرگونه اطلاعاتی که در امر آموزش بکار میرود نیز اطلاق میشود.سوزان بری2 متخصص اسناد در فرانسه که به مادام دکومانتاسیون3 شهرت دارد. سند را اینگونه تعریف میکند: هرگونه علامت، نشانه و مجموعه نمادها که برای اثبات و خلق مجدد یک پدیده فیزیکی و یا فکری ثبت و نگهداری میشود سند گفته میشود.
خانم بری در ادامه با طرح چند سؤال مفهوم سند و آنچه را که به آن سند اطلاق میشود تبیین میکند.آیا یک ستاره سند است؟ آیا سنگی که در اثر یک سیل حرکت کرده و تغییرشکل میدهد سند است؟ آیا حیوانی که زندگی میکند سند است ؟ ایشان جواب میدهد. خیر، ولی تصاویر و کاتالوگ ستاره ها و سنگهای موجود در موزه زمین شناسی و دیرینه شناسی و همچنین حیوانات فهرست شده و موجود در باغ وحش سند هستند. فدایی عراقی - 1377 - سند را این گونه تعریف میکند: دلیل، قبض، مدرک، نوشته ای که قابل استفاده یا استناد باشد.
در قانون آرشیو ملی ایران مفهوم سند این گونه تعریف شده است:سند عبارت است از کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشهها، کلیشهها، نمودارها، فیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که ر دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی و فنی و تاریخی، به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری داشته باشد - صادقیان، . - 1386امرسون - 1989 - 1 اسناد تولید شده و یا دریافت شده توسط سازمان در جریان فعالیتهای سازمانی را یک ابزار اطلاعاتی دانسته و بر ابزار بودن و کارایی آن تأکید میکند.پن - 1989 - 2 اسناد را یک ابزار اطلاعاتی که امکان تولید مجدد برای پیشبرد اهداف و فعالیتهای سازمانی دارد دانسته و از آن به عنوان منشأ و منبع برای تولید اطلاعات و اسناد جدید یاد میکند.بنا بر تعاریف فوق که اسناد را به عنوان یک ابزار اطلاعاتی تعریف می کنند میتوان سند را با سه ویژگی کلی مورد مطالعه قرار داد این سه ویژگی عبارتند از:
الف. یک سند بایستی جدای از منشأ و تولید کننده آن دارای مفهوم و اصالت باشد؛
ب. به عنوان یک ابزار کاربردی در انتقال اطلاعات باشد؛
ج. بعد از تولیدش به عنوان یک منبع، قابلیت یک محمل اطلاعاتی را داشته و یا تأیید کننده و دلیل وجودی یک موضوع باشد.
سندی که در جریان فعالیتهای یک سازمان تولید میشود با شکل و ساختار فیزیکیاش اطلاعات ثبت شده محسوب میشود چون اطلاعات به تنهایی وجود ندارد زیرا به فرض اینکه منبع اطلاعات فکر و اندیشه یک انسان هم باشد برای انتقال آن از یک انسان به انسان دیگر و حفظ ماندگاری آن بایستی در یک محیط و محملی ثبت شود و این محمل خواه کاغذ، خواه عکس، فیلم، ویدئو، نوار صوتی، میکروفیلم، نقشه و یا محیط رایانه و ... باشد. اینها سند نامیده میشوند.اسناد منابع اطلاعات سازمانی یک سازمان که در جریان عملکرد سازمان و فعالیتها، سیاستها، تصمیم گیریها، امور اداری و خدمات مشخص و یا به طور کلی آنچه در نتیجه تمام فعالیتها و امور سازمانی ثبت و ذخیره و نگهداری میشود هستند.
در تعریفی دیگر از سند تمام مکاتبات،نقشهها،سخنرانی ها،سوابق کاغذی و مغناطیسی،فیلم عکاسی،چاپها و مانند اینها، بدون در نظر گرفتن شکل و فرم فیزیکی و محمل آن که از طرف سازمان تولید،دریافت و یا تصاحب میشود سند نامیده میشود.سند را در وسیعترین معنای آن به عنوان دلیل وجودی یک واقعیت و یا موضوع مشخص میتوان ذکر کرد. یعنی سند مشخص کننده و روشن کننده یک پدیده و فعالیت انجام گرفته است. اسناد با داشتن اطلاعات به عنوان اثبات کننده یک فعالیت، قضاوت و وضعیت نیز بهکاربرده میشود. بنابراین محتوای اطلاعاتی اسناد دلیل خوبی است که اسناد تحت کنترل نظاممند و علمی درآیند.
