مقاله در مورد سازمان ثبت املاک

بخشی از مقاله

سازمان ثبت املاک

فهرست
مقدمه
فصل اول
تاریخچه
ویژگیها ثبتی و حقوق موجود در املاک ثبت شده
فصل دوم
مروری بر برنامه های توسعه
قانون ثبت اسناد و املاک ایران
قوانین مربوط به ثبت ازدواج و طلاق
قانون امور حسبی
قوانین موجر و مستاجر
قانون بیمه مصوب 1361
مقررات نحوه انتقال مالکیت وسایل نقلیه
قراردادها مراجع دولتی

فصل سوم
اهداف راهبردی سازمان
تعرفه حق التحریر دفانتر اسناد رسمی
معیار حقوقی احتیاط سر دفتران و استخدام کنندگان آن ها
چارت سازمان
منابع

مقدمه

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاه های اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ،تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف وماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن برعهده نهادهای تخصصی مدنی (دفاتراسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق)گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند. اما انتخاب و گزینش سردفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیت های آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.

فصل اول

تاریخچه : پیشینه تاریخی و تحولات اخیر
مفهوم ثبت مالکیت املاک برای نخستین بار در استرالیا توسط شخصی به نام روبرت تورن که به علم حقوق آشنایی نداشت به طور فراگیر مطرح گردید . این ایده زمانی در استرالیا مطرح شد که عدم ثبت املاک خصوصاًاز این جهت که دارای وسعت زیاد و اختلاف در مالکیت بودند ، منجر به مشکلاتی کی گردید و به همین دلیل در این کشور مورد استقبال قرار گرفته و به سرعت در تمام کشورهای تابع سیستم حقوقی کامن لا ، ثبت املاکآغاز گردید . در انگلیس ثبت املاک در قرن بیستم شروع شد و تصویب قانون ثبت املاک در سال 1925 موجب جدایی ماهوی حقوق در این کشور با سایر کشورهای تابع حقوق انگلوساکسون شد ، به گونه ای که ایرلند جنوبی ، ایلات متحده آمریکا ،

استرالیا ، کانادا و نیوزیلند دارای حقوق متفاوتی در این زمینه بوده و تنها ولز و ایرلند شمالی در این مورد با انگلستان دیدگاه حقوقی مشترکی دارند .
امروزه در انگلیس ثبت املاک به روشی صورت می گیرد که برای ثبت مالکیت سهام شرکت ها مقرر است و بر همین اساس بررسی اسناد در هنگام انجام معانلات جدید بر روی ملک به صورت دقیق مورد نیاز نیست و صرفاً مرجعی که ابتدائاً به ثبت اقدام ورزیده ، سند جدیدی را با مشخصات طرفین معامله صادر خواهد کرد . این اعتقاد عمومی در انگلیس وجود دارد که ثبت املاک از دغدغه ها

ی ناشی از انتقال آنها می کاهد و موجب تسهیل معاملات می گردد .
قانون 1925 تدریجاً در مناطق مختلف انگلیس حکومت یافته و به موجب آیین نامه های مختلف در تمام این کشور و ولز اجرا شده است . روند همه گیر شدن ثبت املاک در این کشور ادامه دارد

به گونه ای از اول دسامبر 1990 مقرر گردید که باید تمام تصرفات مالکانه و اجاره های با بیش لز 21 سال سابقه در هنگام اقدام مالک به معامله بر ملک به ثبت برسند .
یکی از مشکلات موجود فرا راه ثبت املاک و امور ثبت اسناد رسمی به طور عام ، ابهام و پیچیدگی امر تشکیل و بایگانی پرونده های ثبتی و مقدار روز افزون تقاضا برای ثبت املاک می باشد که این موضوع در قانون ارتباطات الکترونیکی مصوب 2000 مورد توجه قرار گرفته و استفاده از روش های الکترونیکی و ابزارهای جدید نظیر رایانه موجب تسهیل در امور مذکور شده است . علاوه بر این کمیسیون حقوقی و ثبت املاک در سال 1998 ضمن یک کار مشترک اقدام به انتشار سندی با عنوان « ثبت املاک برای قرن بیست و یکم » نموده اند که شامل شیوه جدید کار در زمینه امور ثبتی ، اصلاح روش های سابق و الکترونیکی کردن کار ثبت اسناد مربوط به املاک و اموال غیر منقول می باشد .

ویژگی های سند ثبتی و حقوق موجود در املاک ثبت شده
تفاوت عمده املاک ثبت شده و املاکی که به ثبت نرسیده اند این است که در مورد دسته دوم مبنای مالکیت وضع ید و تصرف است که در صورت وجود ادعای معارض با ارائه سند مالکیت عادی استقرار می یابد در حالی که در املاک ثبت شده آنچه اهمیت دارد سابقه ثبتی آنها در دفترخانه ثبت املاک می باشد. نکته ای که در حقوق انگلیس جالب و در عین حال بحث انگیز به نظرمی رسد وضعیت دوگانه ای است که گاهی موجب ابهام و سردرگمی می گردد به گونه ای که در این کشور ثبت املاک به مفهوم خاص آن با ثبت وضعیت معاملاتی املاکی که به ثبت نرسیده اند تفاوت دارد و مورد اخیر صرفا در وثیقه بودن یا نبودن ملکی که به ثبت نرسیده را مشخص می نماید.
الف – ویژگی های سند ثبتی
سند ثبتی دارای خصوصیاتی است که هر کدام باعنوان اصل در حقوق انگلیس پایه گذاری شده است. به موجب اولین اصل سند ثبتی ملک باید آینه تمام نمای حقوق و تعهداتی باشد که بر ملک ثبت شده تعلق گرفته است و صراحت این اطلاعات به گونه ای باشد که برای مثال مشتری با رجوع به آن بتواند از وضعیت حقوقی ملک (نام مالک ، مستاجرو ... و یا حقوق تعلق گرفته بر آن نظیر رهن) آگاهی یابد.
به موجب اصل دوم شیوه ای که بر اساس آن یک ملک با وجود حقوق اشخاص ثالث (نظیر حق ارتفاق و انتفاع) قابل انتقال است مورد اشاره قرار می گیرد. این طریق نباید هیچ گونه خللی به حقوق اشخاص ثالث وارد آورد ونهایتا به موجب اصل سوم باید در سند ثبتی ملک به وضعیت تامینی و بیمه ای آن اشاره شود.

به لحاظ مواردی که ذکر شد در مرجع ثبت املاک دفاتر زیر موجود است :
1- دفتر ملک : این بخش از سند ثبتی در واقع به خصوصیات ملک مرتبط است و دارای اطلاعات جالبی در خصوص اینکه ملک آزاد یا تحت اجاره بوده یا حقوق دیگری به آن تعلق گرفته می باشد.
2- دفتر مالکیت : این قسمت شامل ثبت نام و نشانی مالک است که مالک ثبتی نامیده می شود. اگر عنوان مالک با عبارت مالک بر ملک طلق مشخص گردیده باشد بیانگر فقدان سابق ثبتی بر ملک می باشد و صرفا دلالت بر ثبت انتقال ملکی دارد که سند آن عادی است . مالک ثبتی دارا

ی سند مالکیت است که از سوی دفتر خانه ثبت کننده ملک به وی داده می شود.در هنگام ثبت مالکیت به حقوق اشخاص ثالث در ملک ثبت شده نیز – به هر عنوان که باشد – اشاره می شود . مالکیت بر مال غیر منقول لزوما با سلطه فیزیکی بر آن محقق نمی گردد و سند مالکیت که در آن ثبت مالکیت شده مهمترین دلیل بر تملک دارنده سند به حساب می آید.
3- دفتر تعهدات : در این دفتر تعهداتی که مالک یا مستاجر بر عهده دارد ونیز هزینه هایی که قانونا باید برای ملک انجام شود درج می گردد. در مورد املاک ثبت نشده اطلاعات این دفتر در دفتر ثبت مالکیت درج می گردد زیرا این نوع از املاک فاقد دفتر ملک و دفتر تعهدات می باشند.
ب – حقوق موجود در املاک ثبت شده
مقصود از این بخش اشاره به حقوق و منافعی است که می تواند بر ملک ثبت شده استوار گردیده و در سند ثبتی آن ملک درج شود. بدیهی است که این حقوق و منافع از دیدگاه شخصی که متعهد به رعایت آنهاست نه تنها حق به حساب نمی آیند بلکه دارای عنوان تعهد می باشند. از دیدگاه برخی ازحقوقدانان انگلیسی هر قطعه از زمین یا هر مال غیر منقولی بالقوه می تواند جایگاه حقوق ،منافع و در نتیجه تعهداتی خاص باشد زیرا ممکن است شخصی مالک تمام قسمت های یک ملک یا بخشی از آن یا صرفا دارای حق مبتنی بر اجاره بر آن بوده باشد. از نظر این دسته حق مالکانه بر ملک دارای مفهوم عامی است . که حتی حق مستاجر بر عین مورد اجاره را نیز شامل می گردد.
این نظر امروزه مهجور مانده است و به طور کلی می توان نحوه وضع ید بر مال غیر منقول را در حقوق انگلیس به سه دسته عمده تقسیم بندی نمود :
1- تصرف بر ملک به گونه ای که مقید به هیچ قید و شرطی نباشد که این نوع از تصرف مالکیت مطلق نامیده می شود.
2- تصرف مبتنی بر اجاره که منجر به ایجاد رابطه استیجاری میان موجر و مستاجر می گردد.
3- مالکیت اشتراکی (اشاعه)
حقوق و تعهداتی که ممکن است در املاک ثبت شده وجود داشته باشد به شرح زیر است .
حقوق مالکانه : سند مالکیت بر تملک شخص معین بر ملک دلالت دارد و با تغییر مالک ، حقوق و تعهدات راجع به ملک به دارنده جدید انتقال می یابد. این تملک ممکن است به صورت مالکیت

مطلق یا به موجب اجاره نامه (مالکیت منافع) باشد.
حقوق دائمی و غیر قابل تغییر : این حقوق به اعتبار اشخاصی که مکلف به رعایت آنها هستند تعهد محسوب می شوند و عبارت از مواردی است که در ماده 70 قانون ثبت املاک مصوب 1925 قید

گردیده است و برخی از موارد آن عبارت است از : حق ارتفاق ، حق انتفاع و سایر حقوق ذاتی و تعهد به پرداخت عوارض محلی و مملکتی . ویژگی بر جسته این حقوق عبارت است از اینکه حتی اگر در سند مالکیت به آنها اشاره نشده باشد به نفع اشخاص دیگر و به ضرر مالک در ملک برقرار می شود و اختصاصی به مالک ثبت شده ندارد.
حقوق فرعی و تبعی : این دسته از حقوق و تعهدات توسط طرفین قرارداد در سند ثبتی ملک گنجانده می شود و ازاین رو انتقال آنها درهنگام معامله جدید نیازمند توافق طرفین قرارداد است . از جمله این موارد می توان به توافقات محدود کننده (مانند محدود کردن مالک (خریدار جدید) به عدم انجام تجارت خاص یا ساختن بنای بلند در ملک خریدار شده) یا توافق بر حقوق انتفاعی به نفع اشخاص ثالث در ملک مورد معامله و تراستها اشاره نمود. لذا به طور کلی هر آنچه که در سند ثبتی ملکی مقرر گردد و در زمره حقوق مالکانه یا دائمی و غیر قابل تغییر نباشد از جمله حقوق فرعی و تبعی که بر ملک تعلق گرفته به حساب می آید.

فصل دوم

مروری بر برنامه های توسعه
مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی می باشد. صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ،تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقا اثر بخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.
در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ،احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ،بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایت مندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکت های مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی (به طور متوسط به ازا هر 180000 نفر یک واحد ثبتی) در سراسر کشور بوده و جمعا 7714 نفر پرسنل در بخش های

ستادی و اجرایی آن مشغول به کار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند. تحلیل آماری نشان می دهد به ازا هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا 5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد. همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ،خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند.

بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموعه 7714 نفر پرسنل موجود 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ،7/29درصد پیمانی و 5 درصد نیز بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند. همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، 5/40 درصد دیپلم ،6/9 درصد فوق دیپلم و 3/40 درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند. در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان 1 به 4 می باشد. ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان کمتر از 10 سال سابقه دارند ،40درصد بین 10 تا20 سال ،5/9 درصد 20 تا 30 سال و 4درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از 30 سال سابقه هستند. همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه 60 تا اول دهه 70خلا جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقا طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود.
علیرغم ثابت ماندن نسبی پستهای سازمانی و همچنین رشد محدود نیروی انسانی به نسبت سالهای قبل از انقلاب رشد فعالیتها و تقاضای خدمات ثبتی بسیار سریع و قابل توجه بوده است. هم اکنون قریب به 21 میلیون پرونده ثبتی ملکی در سراسر کشور از ابتدای فعالیت سازمان تشکیل گردیده که به جهت ماهیت پرونده های ثبتی هیچوقت مختومه نمی شوند. در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهای اخیر نیز سالیانه بیش از 5 درصد (1200000پرونده در سال) بوده است. با توجه به شاخص های مثبت توسعه ای کشور از جمله افزایش فعالیت های اقتصادی مردم رشد

فرهنگ مالکیت گرایی و افزایش بورس بازی زمین و مستغلات ،رشد جمعیت و توسعه تقسیمات کشوری ، افزایش دفاتر اسناد رسمی که باعث افزایش فعالیت های نظارتی و هدایتی سازمان شده است تشدید فعالیت و حضور در معاهدات بین المللی از جمله عضویت در WIPO و بسیاری عوامل دیگر باعث شده است در سالهای گذشته حجم فعالیتهای سازمان رشد قابل توجه ای داشته باشد.

به بیان آماری ضریب افزایش حجم فعالیتهای سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بیش از 20درصد رشد را نشان می دهد. بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالکیت که عمده ترین فعالیت سازمان محسوب می شود در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383افزون بر 1301386 فقره سند مالکیت شهری در واحدهای ثبتی سراسر کشور صادر شده است (حدودا 20 درصد رشد بطور سالیانه) واین در حالی است که علاوه بر رشد طبیعی فعالیتهای سازمان افزوده شدن تکالیف جدید برای سازمان از جمله تکالیف برنامه چهارم توسعه کشور شامل مواد 18 و 133 در خصوص صدور اسناد مالکیت برای اراضی مسکونی و غیر مسکونی روستاها که خود به خود جمعیت متقاضی ثبتی را به دو برابر میزان فعلی افزایش میدهد. شاهد افزایش تصاعدی تقاضاهای خدمات ثبتی خواهیم بود. بنابراین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایط فعلی یکی از پر ارباب رجوع ترین دستگاه های اجرایی کشور محسوب می شود و این روند در آینده نیز با شدت بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد و در صورت عدم چاره اندیشی درست و در غیاب حمایت و پشتیبانی دولت حتی شاهد بحران در این زمینه خواهیم بود.
مدیریت جدید سازمان که تقریبا از اواسط سال 1383 مسئولیت اداره و راهبری سازمان را بر عهده گرفته است. به منظور حل مشکلات و معضلات موجود پاسخگویی موثر به خواسته ها و نیازمندی های مردم و پیشگیری از بحران فوق الذکر و با ملاحظه اهداف آرمانی مندرج در سند چشم انداز بیست ساله و مسئولیت ها و تکالیف درنظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه اقتصادی ،اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سیاستهای تعیین شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضایی (که به چشم اندازهای سرعت ،دقت و صحت در رسیدگی به پرونده ها تاکید داشته و استفاده از منابع انسانی مسئولیت پذیر ،آگاه و کارآمد و جلب مشارکت های مردمی و نهادهای شبه قضایی برای رسیدگی به پرونده ها با به کارگیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات را توصیه می نماید) چشم انداز و اولین برنامه راهبردی خود را تدوین و به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسانده است . در ضمن به منظور اجرایی کردن برنامه راهبردی سازمان ،برنامه جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان نیز تهیه و به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارائه شده است.
محور برنامه راهبردی پنج ساله سازمان تحقق و استقرار ثبت نوین و الکترونیکی به منظور ارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم است. به منظور فراهم سازی زمینه های لازم جهت اجرای موفقیت آمیز برنامه راهبردی سازمان و در قالب برنامه های کوتاه مدت ،مدیریت سازمان در طول سال اول مسئولیت خود در اداره سازمان ،اقدامات و فعالیت های مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش آورده شده است .

در ادامه این گزارش عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیت های توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که ثبت رایانه ای را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه بستر سازی و ایجاد آمادگی های لازم

سازماندهی و فرهنگی دومین مرحله از فرایند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی خواهد بود.

قانون ثبت اسناد و املاک ایران
این قانون که به پیروی از حقوق خارجی تنظیم و تدوین شده و در تاریخ 26/12/1310به تصویب رسیده است از بارزترین و مهمترین قوانینی است که بحث تشریفات قرارداد ها و تنظیم سند در آن آمده است و در جهت حفظ نظم عمومی و جلوگیری از سوه استفاده ها و تضییع حقوق اشخاص ثالث مقررات خاصی دارد که به عنوان نمونه دو مورد مطرح می شود الف-ماده 22:این ماده در فصل سوم از باب دوم با عنوان آثار ثبت می گویند :همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی را که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثا به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت .در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم وراث ثبت می شود که ورائث و انحصار آنها محرز و در سهم الارث بین آنها توافق بوده و یا در صورت اختلاف ،حکم نهایی در آن باب صادر شده باشد .......
این ماده با صراحت کامل لزوم رعایت تشریفات برای انتقال املاک –اموال غیر منقول –را اعلام می دارد که خود تحولی بسیار مترقی و ضروری در پی داشت ،ضرورتی که برای تمامی کشور های دنیا غیر قابل اجتناب است .خصوصا به لحاظ اهمیت و جایگاه خاصی که زمین و اموال غیر منقول در خصوص حاکمیت دولت ها و حفظ استقلال کشور دارد ،هر دولتی از حقوق مسلم خود می داند که در انتقال مالکیت اراضی دخالت و نظارت کند و نسبت به انتقال آن به افراد خارجی حساسیت خاصی نشان دهد و به همین دلیل اتباع خارجی در کشور های دیگر اصولا برای خرید و فروش اراضی خصوصا کشاورزی محدودیت های زیادی دارند و در کشور ما نیز آیین نامه استملاک اتباع بیگانه یک نمونه از این حساسیت ها و محدودیت هاست .
این حکم ،انتقال املاک به صورت شفاهی یا با سند عادی را نمی پذیرد و قالب خاصی را برای انتقال مالکیت املاک مطرح می سازد که همان سند رسمی است . ایجاد این تشریفات گرچه محدودیتی نیز برای حاکمیت اراده می باشد ،اما در جهت حفظ نظم . مصالح اجتماع و حفظ حقوق ساکنین هر کشور ضروری و قابل دفاع است . هر دولتی امروز ،باید مساحت و تعداد املاک و اراضی و مشخصات مالکین آنها را به طور کامل در اختیار داشته باشد تقسیم و تفکیک اراضی باید با اطلاع دولت و ادارات و موسساتی که در جهت اعمال حاکمیت دولت تاسیس و تشکیل شده اند صورت گیرد و خود این مراکز هم با یکدیگر هماهنگ و در راستای یک جهت گیری مشخص که موجب حفظ حقوق اشخاص و اجتماع شود فعالیت نمایید .
در چنین مواردی هیچ اداره ای حق ندارد و نباید به خود اجازه دهد که با در نظر گرفتن منافع خود بدون هماهنگی با سایر مراکز ذی ربط اقدام کند.ادارات و موسسات عمومی که از طرف دولت اعمال حاکمیت می کنند و بخشی از وظیفه ارائه خدمت را برعهده دارند مثل مهره های شطرنج یک هدف مشترک را باید دنبال کنند و همگی آنان موظفند در جهت رسیدن به این هدف حرکت کنند. بنابراین اگر سازمان ثبت اسناد و املاک قصد دارد نسبت به درخواست تفکیک یک قطعه زمین بزرگ رسیدگی و به هر یک از قطعات تفکیک شده سند مالکیت مفروز صادر کند الزاما باید با شهرداری محل هماهنگ باشد اگر وزارت صنایع به یک فعالیت صنعتی مجوز می دهد موظف است با سازمان محیط زیست و با وزارت کشاورزی هماهنگ عمل کند و کلیه ادارات باید فقط کسی را مالک بشناسند که اداره ثبت اسناد به نام او سند مالکیت صادر کرده است تا تمام این مراکز

بتوانند در ارائه خدمت صحیح و سریع در کنار حفظ نظم عمومی و مصالح اجتماع ،وظایف قانونی خود را انجام دهند.
ب – مواد 46،47و 48 ثبت : مواد مذکور با آینده نگری کامل و با توجه به نظم عمومی و مصالح اجتماعی وضع شده است . تصویب این مواد آن هم در سال 1310 از روشن بینی و دقت عمیق مقنن حکایت دارد که لازمه قانون گذاری و از شرایط ضروری یک قانون گذار است گرچه خواهیم دی

د که این آینده نگری در کمال قدرشناسی با اقدامات بعدی مقنن و رویه های ناصحیح اداری و قضایی بسیار کم اثر شده است.
ماده 46 فوق ثبت تمامی قراردادهای مربوط به عین و منفعت و حقوق املاک ثبت شده در دفتر املاک اداره ثبت را ضروری ،الزامی و اجباری میداند . ماده 47 نیز ثبت معاملات نسبت به عین و منافع و همچنین صلح نامه ،هبه نامه و شرکت نامه حتی در املاکی که به ثبت نرسیده را برحسب تشخیص و اعلام وزارت دادگستری اجباری اعلام کرده است. البته محدودیتی که در زمان تصویب قانون به لحاظ عدم تاسیس اداره ثبت یا تشکیل دفتر اسناد رسمی در برخی شهرها بود امروزه منتفی است. بنابراین قلمرو اجرای این ماده درحال حاضر بسیار وسیع و گسترده تر از زمان تصویب آن می باشد.