بخشی از مقاله
تعريف انبار:
انبار به هر محل و فضاي كه بتوان در آن مواد اوليه قابل مصرف و شناخت انواع محصولات و يا محصولات ساخته شده و قابل فروش و يا كالاي منجر ساخته و انواع قطعات و لوازم يدكي و تجهيزات و ماشين‌آلات ملزومات و مجهزآلات و هرگونه متسعمل و غير قابل استفاده و اقساطي را در آن بطور منظم و سيستماتيك با مديريت معين و يا نامعلوم نگه داري كرد اطلاق مي‌شود.
)هدف از استقراريك مستقيم انبار:
به طور كلي هدف از ايجاد يك سيستم در يك سازمان سه هدف اساسي مي‌باشد:
الف- استقرار و برقراري سيستم كنترلهاي داخلي:
به طور كلي در يك سازمان تجاري رعايت دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها ي مديريتي حفاظت از دارائيها تأمين منافع سهامداران و در نهايت بهينه نمودن سيستم كاري يك نياز و اصل مي‌باشد كه اين شركت نيز از اين قاعده مستثني نمي‌باشد يك سيستم كنترل داخلي داراي اجزاء و بخشهاي مختلفي مي‌باشد يكي از اين اجزاء و بخشها كه داراي حساسيت بسيار بالايي مي‌باشد بخش موجوديها و اقلام جنسي شركت مي‌باشد.
كه جهت اجراي هدف اساسي كنترلهاي داخلي در بخش انبار لازم به اجرا مي‌باشد در حقيقت با پياده شدن مستقيم گردش موجوديها چهار هدف اساسي كنترلهاي داخلي بر آورده مي‌گردد و البته ميزان دستيابي به اين اهداف نيز بستگي به نوع سيستم و گردش موجوديها در شركت دارد.
ب – ارزشيابي صحيح موجوديها:
براي پرداختن به اين هدف لازم است به اين سوال پاسخ منتقي داده شود، چرا در يك سا زمان تجاري ما نيازمند ارزيابي موجوديها مي‌باشيم؟
پاسخ اين سوال مي‌تواند بسيار متنوع باشد اما در اينجا به نكات اساسي آن تكيه مي‌نماييم كه 2 نكته مي‌باشد؟
1- اندازه‌گيري دقيق، ميزان سود و زيان شركت
2- امر گزارشگري موجوديها به سهامداران با توجه به رعايت اصل محافظه كاري. براي رسيدن به پاسخ ادل در يك سيستم انبار روشها و مراحل اجرايي وجود دارد كه قاعدتاَ با انجام آن روشها و مراحل ميسر مي‌گردد
اما نكتة مهم در اين قضايا پاسخ به سوال دوم مي‌باشد كه چرا مي‌بايست گزارشگري صحيحي از موجوديهاي شركت به سهام‌دار ارائه گردد پاسخ به اين سؤال تا حدودي در ارتباط با اصول مفروضات بنيادين حسابداري مي‌باشد. مفروضات حسابداري حسابداران را ملزم مي‌كند كه در امر گزارشگري اقلام خود را در صورتهاي مالي رعايت محافظه گري و ارتباط را دارند يعني اينكه حسابدار موضف است ارزش موجوديهاي خود را طوري نشان دهد كه اين موجوديها كمتر از ارزش واقع باشد و بدون آنكه صورتهاي مالي تحليف گردد.
ج ) فراهم نمودن بستر مناسب جهت فرايند گزارش دهي به استفاده كنندگان
داخلي و خارجي:
امروزه با توجه به مسائل پيچيده اقتصادي فرآيند گزارش دهي داخلي به مديران
يك سازمان نقش بسزايي پيدا كرده است به طوري كه گزارش دهي ناقص يكي از نيازهاي روزانه ولاينفك مديران امروز گرديده است. در يك سازمان تجاري زماني مي‌توان بهترين اطلاعات را تهيه نمود كه بستر مناسب جهت فراهم نمودن اطلاعات باشد يكي از اين بسترهاي مناسب سيستم انبار و گزارش موجوديها مي‌باشد.
2) فرمهاي مورد نياز در انبار:
به طور كلي تعداد و انواع فرمهاي انبار باتوجه به ماهيت و عملكرد سيستم انبار مي‌تواند متنوع باشد اما جهت برقراري يك سيستم عمده آن انبار حداقل فرمهاي مورد نياز مي‌باشد.
در شركت افراتاب تغير از فرمهاي استفاده مي‌شود ه به مختصري از آنها ذكر مي‌كنيم.
3ـ كنترلهاي مورد نياز هنگام دريافت كالا از فروشگاه:
الف – اطمينان از صحت و سقم خروج كالا:
جهت ايجاد اين اطمينان انباردار مي‌بايست دقيقاَ برگ درخواست كالا از انبارها كنترل نموده و اندوده‌هاي مجاز و هر آنچه كه مستلزم ايجاد يك فروش در سيستم مي‌باشد را كنترل نمايد.
ب – اطمينان از وجود كالا در انبار
ج- اطمينان از تحويل صحيح براساس كنترلهاي داخلي به تحويل گيرنده
4) مجوزهاي مورد نياز براي دريافت كالا از انبار:
با توجه به ساختار مجوز لازم جهت دريافت كالا مي‌تواند به دو شكل باشد.
1)برگ درخواست كالا از انبار 2) حواله خروج از انبار
1) برگ درخواست كالا از انبار به اين صورت مي‌تواند باشد كه واحد ذينفع مثلا قروش طي فرمي از انبار درخواست نمايد كه مثلاَ لامپ 18 وات به شخص تعيين شده در برگ درخواست تحويل دهد.
2) حواله خرو ج از انبار فرميت شبيه برگ درخواست كالا كه پي آن واحد حسابداري فروش از واحد انبار مي‌خواهد كه جنس با مشخصات ذكر شده را به شخصي مشخص شده و با تعداد اعلام شده تحويل دهد.
5) مشخصات مكان لازم براي نگهداري كالا و تعداد انبارهاي مورد نياز در كارخانه
جهت تعيين مكان لازم براي انبار دو متغير ساده مي‌بايست در نظر گرفت:
1) استاندارد دنباله داري 2) مشخصات شخصي كالاي مورد نگهداري
1) استاندارد انبارد داري منظور مجموعه روشهايي مي باشد كه واحد انبار جهت بهتر نمودن و بهينه سازي گردش انبار ملزم به اجراي آن مي‌باشد مانند:
1- چيدمان كالا 2- نكات حفاظتي و امنيتي 3- رعايت اصل بهره‌وري
2) مشخصات فني كالا به طور كلي مجموع قواعد فني جهت نگهداري آن كالا مي‌باشد. مثلاَ يك انبار بيسكوئيت شرايط هواي گرم محياست بين مقادير مي‌باشد.
در اين شركت نيز انبار بايد در جاي امني واقع شود تا از شكسته شدن شيشه لامپها جلوگيري شود.
اين كارخانه داراي چهار انبار مي‌باشد . 4 انبار مواد‌بسته بندي
1) انبار قطعات 2-انبار مياني 3- انبار ضايعات 4- انبار مواد بسته بندي
5- انبار محصول 6- انبار ملزومات مصرفي و آبدارخانه
ابتدا قطعه از انبار قطعات خارج مي‌شود و وارد انبار مياني مي‌گردد اين عرم بدليل آنست كه بهتر است براي صرفه‌جويي در انجام كارها بعضي قطعات بدليل سنگين بودن يا دور بدان انبار قطعات از محل توليد وارد انبار مياني شود و بعد قسمت درخواست كننده با گرفتن قطعات مورد نياز و انجام دادن كارهاي روي خط توليد ضايعاتي به دست مي‌آيد.
كه آنها را جمع‌آوري كرده و به قسمت انبار ضايعات تحويل مي‌دهند و كالاي بدست آمده تا پس از بسته‌بندي به انبار محصول انتقال مي‌دهند.
انبار ملزومات مصرفي كه شامل لوازم و‌تحرير كاغذ پاكت نامه ، بسيكويت ، جاي ، قند ، مواد شوينده و پاك كننده و …مي‌شوند. در انبار ملزومات مصرفي و آبدارخانه واگذار مي‌شوند.
انبار دفتر مركزي كه براي سرعت بخشيدن به امر فروش مي‌باشد كه داراي تعداد محدودي محصول توليد شده مي‌باشد نيز درين شركت وجود دارد.
6) مشخصات كارت انبار و يا كاردكس:
كاردكس انبار و كاردكس حسابداري انبارد:
مشخصات كاردكس انبار:
وارده صادره موجودي پايان دوره
رديف تاريخ شرح كالا موجودي بسته‌اي دوره گردش عمليات تعداد گزارش عمليات تعداد مانده تعداد
مشخصات كاردكس حسابداري انبار:
وارده صادره موجودي پايان دوره
رديف كد تاريخ شرح كالا موجودي بسته‌اي دوره تعداد مبلغ تعداد مبلغ تعداد مبلغ
8) چگونگي ثبت اطلاعات انبار در دفاتر مالي و مدارك انبار:
ثبت ورود ( خريد) كالا:
توضيح: به طور كلي روش نگهداري موجوديها در دفاتر حسابداري به دو شكل مي‌باشد.
1- روش ادواري 2- روش دائمي
روش ادواري:
روشي است كه در آن ورود و خروج كالا طي سال ثبت نمي‌گردد و كليد ورودها و خروجها به عنوان هزينه و فرش شناسايي گردد در سيستم ادواري جهت شناسايي از روش موجودي كالا در پايان سال يك انبارگرداني صورت گرفتند و براساس نتايج انبارگرداني و قيم آخرين پارتي‌هاي خريد يا نرخ ميانگين طي سال خريد پارتيها موجودي شمارش شده ارزش گذاري مي گردد.
روش دائمي:
روشي است كه كليد ورودها و خروجيها طي سال در كارد كس انبار و كاردكس حسابدراي ثبت مي‌گردد و ارزش لحظه‌اي موجوديهاي كالا در هر مقطعي از سال قابل شناسايي مي‌باشد بدليل مؤثر واقع شدن روشن دائمي در فرآيند نگهداري موجوديها بيشتر شركتهاي توليدي و شركهاي بازرگاني از روش دائمي در سيستم موجوديهاي خود استفاده مي‌نمايد.
مزاياي استفاده از روش دائمي موجوديها:
1- ايجاد ساختار كنترلي بهتر و رابطه با گردش موجوديها
2- ارزش گذاري صحيح موجوديها3- شناسايي و اثبات موجودي كالا در هر يك از مقاطع سال
4- ايجاد تسهيلات بهتر جهت محاسبة قيمت تمام شده كالا
5- ايجاد ابزار مناسب جهت تعيين سطح حداقل موجودي
6- ايجاد بستر مناسب جهت تهيه گزارشات مديريتي
