بخشی از مقاله
چکیده
مدیریت پروژه اثر بخش نیازمند توسعه یک برنامه قابل اجرا و واقع بینانه که با هدف اطمنیان از موفقیت پروژه و درنهایت تحویل محصولات با کیفیت بالا به مشتریان است؛ اما تجربیات نشان می دهد که بسیاری از مدیران پروژه تولید کنندگان سیستم های اطلاعاتی در تحویل یک محصول قابل استفاده در قالب زمان تعیین شده به صورت موفقیت آمیز با شکست مواجه می شوند.
یکی از راه هایی که امکان شکست پروژه - شکست در اینجا به معنای نرسیدن به زمان، هزینه و کیفیت تعریف شده برای پروژه است - را کاهش می دهد، این است که در مراحل اولیه پروژه یک طرح مدیریت پروژه جامع تهیه و در مراحل مختلف به روزرسانی و پیگیری شود. در این مقاله یک نمونه از تجربیات طرح مدیریت پروژه مربوط به پروژه "پیادهسازی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین خوزستان" که کمک قابل توجهی به اجرای موفقیت آمیز این پروژه کرده است بیان گردیده است.
-1 مقدمه
بی شک سیستم های اطلاعاتی ستون فقرات سازمان های امروزی هستند[1] و تقریبا در کلیه جنبه های کسب و کار حضور دارند. با این وجود همچنان درصد موفقیت پایین در پروژه های نرم افزاری وجود دارد
تاریخچه مدیریت پروژه های نرم افزاری با تاریخچه تولید نرم افزار در هم آمیخته است. نرم افزارها در آغاز برای مقاصد خاص و یا راه اندازی سخت افزارها نوشته می شد. اما با معرفی مفهوم برنامه نویسی شی گرا در سال 1960 برنامه نویسی با این رویکرد مورد استقبال شرکت های توسعه نرم افزار قرار گرفت و در دهه های 1970 و 1980 روند تولید و توسعه نرم افزار رشد سریعی تجربه کرد.
بین پروژه های نرم افزاری و سایر پروژه های تفاوتهایی وجود دارد که روش برنامه ریزی و کنترل پروژه آن ها را متمایز می سازد. از جمله این ویژگی ها ناملموس بودن، پیچیدگی، متغیر بودن نیازها و تغییرات مداوم نیازهای کاربران و ... است. توجه به دو بعد دانش مدیریت سنتی و علوم مهندسی نرمافزار تواماً در اینگونه پروژهها حائز اهمیت است و لذا امروزه یکی از عوامل پیشرفت و موفقیت توسعهدهندگان پروژههای نرمافزاری، تعریف صحیح پروژههای نرمافزاری و مدیریت موفق آنها میباشد.
سامرویل معتقد است مدیریت خوب تضمین کننده موفقیت پروژه است اما مدیریت بد می تواند منجر به شکست نرم افزار شود و شکست نرم افزار را چنین تعریف می کند: نرم افزار دیر تحویل داده شود ، هزینه ها بیش از آنچه برآورد شده خواهد بود و یا خواسته های نرم افزار تامین نمی شود.[6] عدم مدیریت صحیح پروژه های نرم افزاری و در نتیجه افزایش مدت زمان پروژه علاوه بر مشکلات معمول در سایر پروژه ها باعث تغییر نیازهای کاربران می گردد
استانداردهای مدیریت پروژه ابزار مهمی برای بهبود عملکرد مدیریت پروژه هستند. اما متاسفانه این استانداردها به طور کامل به کار برده نمی شوند.
یکی از پروژه هایی که در شرکت ایریسا به خوبی از استاندارد بهره گرفته شده پروژه " پیادهسازی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین" بود که با تلاش مدیر پروژه و تیم پروژه و با همکاری واحد پشتیبانی پروژه ها توانست با موفقیت به پایان برسد. در این مقاله طرح جامع مدیریت پروژه که در مرحله برنامه ریزی این پروژه تهیه شده است و توانسته گام موثری در رسیدن این پروژه به موفقیت باشد ارائه گردیده است
برای مدیریت موثر پروژه در ادبیات روش های متعددی ارائه شده است. سه گام کلیدی را در جهت تسریع جریان کاری و تکمیل پروژه ارائه نموده است. این سه گام عبارتند از: اجرای پروژه مطابق با محدودیت ها، بافرهای زنجیره بحرانی و تصمیم گیری بر اساس این بافرها. نویسنده در این مقاله عنوان نموده است که استفاده از این گام ها به طور معمول منجر به تکمیل پروژه ها در زمان معین شده و زمان پروژه بین 25 تا 50 درصد کاهش می یابد اما اجرای این روش نیازمند تغییرات قابل توجه در روش ها و سنجه های مورد استفاده در مدیریت پروژه است که حمایت بسیار مدیریت ارشد را می طلبد
واراجا و همکاران به بررسی کاربرد فرایندهای و در مدیریت پروژه های سیستم های اطلاعاتی پرداخته اند. نتیجه این بررسی - بررسی 472 پروژه - نشان داده است که فرایندهای مدیریت محدوده، مدیریت هزینه و مدیریت زمان تقریبا در اکثر پروژه های سیستم های اطلاعاتی اجرا می شود اما فرایندهایی مانند مدیریت کیفیت، مدیریت ریسک در سطح دوم اجرایی قرار دارد و کمتر اجرا می شود
کارمان و کارت با بررسی شاخص های بحرانی موفقیت پروژه های تکنولوژی اطلاعات یه بررسی این مسئله پرداخته اند که استاندارد تا چه حد این شاخص ها را پوشش می دهد. اکثر شاخص های بررسی شده به جز حمایت مدیریت ارشد، حالت انگیزشی محیط پروژه و مورد تجاری قوی توسط این استاندارد پوشش داده شده اند
مقالات ارائه شده به طرح های مدیریت پروژه در عمل محدود می باشد. خامنه در اولین کنفرانس صنعت نیروگاه های حرارتی مدلی جهت تدوین برنامه مدیریت پروژه - - در طرح های نیروگاه های حرارتی گروه مپنا ارائه کرده است.
-2 نگاهی کلی به پروژه
اجرای پروژه "پیادهسازی و توسعه سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین خوزستان" در سال 1393 به شرکت بینالمللی مهندسی سیستمها و اتوماسیون - ایریسا - واگذار گردید. طبق مذاکرات قبلی با کارفرما توافق گردیده است، کل مراحل استقرار، توسعه و پشتیبانی سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین خوزستان در پنج مرحله انجام گردد: مرحله اول تحت عنوان "تعریف " ، مرحله دوم تحت عنوان "فروش لیسانس "، مرحله سوم تحت عنوان "پیادهسازی و استقرار "، مرحله چهارم تحت عنوان " پشتیبانی از سیستمها "و مرحله پنجم " پیشنهاد نقشه راه ارتقاء."
در مرحله تعریف یک نقشه راه واقعی و در عین حال مناسب برای فولاد اکسین جهت نیل به سیستمهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه مشخص شد. در مرحله دوم حق امتیاز - لیسانس - بهرهبرداری از یک نسخه از نرمافزار سیستمهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه IRISA IS-Suite به شرکت فولاد اکسین واگذار گردید و بر روی سرورها نصب شد. پروژه جاری سومین قرارداد میباشد که شامل دو بخش استقرار سیستمهای ماژولار و توسعه سیستمهای سفارشی است. در توافقات اولیه مجموعهای از سیستمها به صورت ماژولار با محوریت سیستم دفترداری و صورتهای مالی مطرح شدهاند. سایر سیستمها به صورت سفارشی در مرحله دوم اجرا خواهند گردید.
-3 طرح مدیریت پروژه
پروژه ها از فرآیندها تشکیل شدهاند. یک فرآیند »مجموعهای از اقداماتی است که نتیجهای را حاصل مینماید.« فرآیندهای مدیریت پروژه به پنج گروه، یک یا بیش از یک، فرآیندی سازماندهی میشوند.[12] فرایند برنامهریزی پروژه، دومین گروه فرایندی از مجموعه فرایندهای مدیریت پروژه استاندارد میباشد . این مرحله بر مبنای فعالیتهای انجامگرفته در مرحله آغازین، شروع میشود و هدف اصلی آن تهیه طرح مدیریت پروژه میباشد. طرح مدیریت پروژه، بهمثابه نقشه راه برای اجرای پروژه میباشد که با بهرهگیری از آن، تیم پروژه خواهد توانست تا پایان پروژه کار را بهطور کامل انجام دهد. در شکل - 1 - چرخه حیات یک پروژه بر اساس استاندارد و جایگاه فرایند برنامهریزی در این چرخه آمده است.
شکل :1 گروههاي فرآيندي و ارتباط آنها با يكديگر در مديريت پروژه PMBOK
طرح مدیریت پروژه “ پیادهسازی و توسعه سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین خوزستان ”، مجموعهای از زیر طرحهای مدیریت پروژه میباشد که برای مدیریت کل پروژه بر اساس نواحی دانش استاندارد و ساختار موردنیاز پروژه، بومیسازی و تدوینشده است. این طرح ابزار اصلی مدیریت پروژه میباشد. طرح مدیریت پروژه یکی از مهمترین اسنادی است که در طول چرخه حیات پروژه تدوین میگردد و مشخصکننده مسیر حرکت تیم پروژه میباشد. این طرح در مجموع باید پاسخ گوی سؤالات زیر در پروژه باشد
• اهداف پروژه چیست؟
• فرضهای و محدودیتهای اصلی اجرای پروژه کدام است؟
• محدوده شمول و عدم شمول پروژه به چه صورت میباشد؟
• سازمان پروژه به چه صورت میباشد؟
• تحویل دادنیهای نهایی و ملاک تأیید آنها چگونه است؟
• ذینفعان اصلی پروژه چه کسانی هستند و اطلاعات موردنیاز آنها چیست؟
• ریسکهای پروژه چیست و چگونه مدیریت میشوند؟
• سیستم کنترل تغییرات پروژه به چه صورت عمل میکند؟
• منابع انسانی موردنیاز برای انجام پروژه چگونه تأمین میشود؟
• کیفیت پروژه چگونه مدیریت میشود؟
-4 اجزاء و مؤلفههای طرح مدیریت پروژه
طرح مدیریت پروژه "پیادهسازی و توسعه سیستمهای اطلاعاتی شرکت فولاد اکسین خوزستان"، در مرحله برنامهریزی پروژه، تهیه گردیده است. در مرحله اجرا و در پایان هر مرحله و قبل از شروع مرحله بعد، این طرح موردبازنگری قرارگرفته و در صورت نیاز جزئیات مربوط به انجام آن مرحله در طرح مدیریت پروژه لحاظ میگردد. این طرح بر اساس حوزه های اصلی دانش مدیریت پروژه تدوین و در ادامه اجزای آن عنوان می گردد. این اجزا به طور بسیار مختصر عنوان گردیده است تا در چهارچوب این مقاله جای گیرد.
