دانلود مقاله Erp چیست

word قابل ویرایش
29 صفحه
8700 تومان
87,000 ریال – خرید و دانلود

مقدمه
سالیان متمادی برنامه های کاربردی مورد استفاده در سیستمهای اطلاعاتی بصورت مجزا ((functional ارائه میشد و هیچ ارتباطی با یکدیگر نداشتند. چنین نرم افزارهایی مورد توجه و علاقه شرکتهای کوچک بود و براحتی نیازهای خود را توسط این برنامه های کاربردی (application) برآورده میکردند. اما پس از مدتی با گذشت زمان و با شروع فرایند مهندسی مجدد فرایندهای تجاری در سازمانها، نیاز به انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی احساس شد و تولید سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه که بتواند نرم افزارهای حوزه های مختلف از جمله

حسابداری، تولید، فروش، انبار و… را بصورت منسجم و همراه هم بکار گیرد آغاز گردید. برای تولید چنین نرم افزاریهایی، ارائه رویکرد های جدیدی از جمله معماری مبتنی بر client /server و همینطور نرم افزارهای یکپارچه ضروری بنظر میرسید. در سال ۱۹۹۲ساختار یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه توسط YakhouوRahali توسعه یافت. در این ساختار، به اشتراک گذاری داده ها بین کاربران این امکان را ایجاد میکرد تا به سادگی و بسرعت داده های مورد نیاز واحدهای دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخشهای دیگر نیز قادر بودند بصورت یک سیستم جامع و یکپارچه با یکدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یک سیستم واحد استخراج نمایند.

ERP چیست ؟
ERP(Enterprise Resource Planning ) سیستمی جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود دریک سازمان با استفاده ازیک سیستم کامپیوتری واحد را دارد که بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد. این کار با استفاده از یک نرم افزار کامپیوتری انجام میشود که بوسیله یک دیتابیس واحد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یکدیگر برقرار میسازد. این نرم افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشکیل شده است که هر یک بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکتهای خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیازو یا همه آنها را نصب و بکارگیرند. بعنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژولهای منابع انسانی (HR) و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد.

ERP چگونه قادر است عملکرد تجاری یک شرکت را بهبود بخشد ؟
بطور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری وارد سیستمERP میگردد، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش، در آن موجود میباشد. اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده، اعتبار کافی نزد شرکت را دارد یا خیر، از ماژول مالی بدست میآید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش، از ماژول انبار استخراج میگردد.

با بکارگیری این سیستم، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینکه “آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟”، “آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟” و سئولاتی از این قبیل، کاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی کل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود. بعلاوه سایر کاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند. بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی، از دست بدهد.

 

یک پروژه ERP چه مدت بطول میانجامد ؟
در شرکتهای کوچک و آنهایی که فقط بخشی از ماژولهای ERPرا خریداری و راه اندازی میکنند، این پروژه ممکن است حدود شش ماه یا کمتر بطول انجامد ولی برای شرکتهای بزرگتر و آنهایی که تمایل دارند این پروژه را بطور کاملتر به اجرا گذارند، به این دلیل که نیاز به تغییر در بخشهای مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاریERP وجود دارد، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یک تا سه سال بطول میانجامد.

 

بکارگیریERP برای یک کسب و کار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟
بطور کلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شرکتها را میتوان بصورت زیر بر شمرد :
الف ) یکپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش، تولید و… گزارشهای ضدونقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد.

ب) یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان : ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند.

ج) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.

د) کاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت میگردد وهمین امرموجب کاهش موجودی کالای ساخته شده در انبارها میشود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نیز فراهم میسازد.
ه) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

آیا ERP با فرایندهای موجود در شرکت تطابق دارد یا خیر؟
نکته مهمی که در اجرا و پیاده سازی یک سیستمERP باید مد نظر قرار گیرد آن است که آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شرکت خریدار نرم افزار، تطابق دارد با نه ؟ این یکی از دلایل مهمی است که در روند اجرای فرآیند ERP در شرکتهای خریدار، اختلال ایجاد میکند و باعث میشود گاها در اجرای پروژه چند میلیون دلاری ERP وقفه ایجاد شود. در چنین شرایطی دو راه وجود دارد:

یا اینکه شرکت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر داده و مطابق با سیستم ERP سازد و یا بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود.
در حالت اول تغییرات عمده ای در مسئولیتها، نحوه کار، وظایف پرسنل و روشهای انجام کار و… ایجاد میگردد و به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد(Reengineering) در سطح شرکت اجرا شود. در حالت دوم نیز احتمال بروز مشکلات (BUGS) در نرم افزار افزایش می یابد و بعلاوه اشکالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار (UPGRADING ) در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد زیرا نسخه های بعدی نیز باید بصورت خاص و سفارشی تولید شوند.

ERP چه نوع هزینه هایی میتواند به همراه داشته باشد؟
۱) هزینه های آموزش : از آنجا که کارکنان در بخشهای مختلف شرکت با یک سیستم یکپارچه کار میکنند، لازم است درک بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا کنند. زیرا هر داده ای که آنها وارد سیستم میکنند بر روی کل سیستم اثر گذار خواهد بود. بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت از طریق این سیستم برای کاربران کاملا تشریح گردد. علاوه بر این، برنامه ای برای آموزش شکل ظاهری (INTERFACE) سیستم نیز باید تدارک دیده شود.

۲) هزینه یکپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یکدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بکاررفته در شرکت مورد توجه قرار گیرد که این کار مستلزم هزینه هایی خواهد بود. به عنوان مثال یک شرکت تولیدی ممکن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الکترونیکی، سیستم بارکد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP برقرار شده باشد.
۳) سفارشی کردن نرم افزارها (Customization) : این کار در مواقعی انجام میشود که یکی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط کاری و فرایندهای موجود شرکت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد که نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شرکت باز سازی شود.
۴) تبدیل داده ها (Data Conversion): بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتریان، کالاها، عرضه کنندگان، طرفهای تجاری و… از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.

۵) مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شرکتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم کسب کنند ولی چنین امری در بدو امر امکان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

چه عواملی اغلب باعث ناکامی در اجرای پروژه ERP میگردد؟
تجربه نشان داده است که مهمترین عامل ناکامی در پیاده سازی و اجرای این پروژه، کارکنان و پرسنل استفاده کننده از نرم افزارها در بخشهای مختلف شرکت میباشند. اگر آنها نپذیرند که ERP روند اجرای کارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود میبخشد، در برابر اجرای آن مقاومت نشان میدهند و آن را با شکست مواجه میکنند. بنابراین اجرای مدیریت تغییر که از مباحث عمده در مدیریت بشمار میرود قادر است روند این ناکامی و شکست را متوقف سازد.

ERP چگونه با تجارت الکترونیکی تطابق پیدا میکند؟
همانگونه که کاربران سیستمهای مختلف در بخشهای متنوع شرکت از سیستم یکپارچه ERP استفاده میکنند و نیازهای خود را از طریق آن برآورده میسازند، دو گروه عمده دیگر یعنی مشتریان(Customers) و عرضه کنندگان(Suppliers) که در خارج از محدوده شرکت فعالیت میکنند، نیز نیازمند دسترسی به یکسری از اطلاعات موجود در سیستمERP از قبیل میزان سفارشات، سطح موجودیها و… میباشند. پس لازم است دو کانال جدید برای این دو گروه ایجاد شده و امکان دسترسی آنان را به بخشی از اطلاعات مورد نیاز فراهم سازیم. این کار امروزه از طریق تجارت الکترونیکی(Electronic Commerce) امکان پذیر خواهد بود که در مورد مشتریان بحث B2C و در مورد عرضه کنندگان، بحث B2B مطرح میشود. با توجه با آنچه گفته شد، لازم است بسته نرم افزاری ERP بتواند ارتباط مناسبی با Web برقرار ساخته و از این طریق امکان استفاده و بکارگیری تجارت الکترونیکی را نیز در شرکت فراهم سازد.
ازآنجا که اینترنت هیچگاه با توقف مواجه نمیشود و دائما در حال تغییر است، در مواقعی که لازم است اصلاحات، نگهداری و بروز رسانی درسیستمERP انجام شود، فعالیت وب سایت شرکت نیز متوقف خواهد شد. پس لازم است با انعطاف پذیری مناسبی که بین ERP و وب سایت شرکت صورت میپذیرد، ترتیبی اتخاذ شود که برنامه های کاربردی تجارت الکترونیکی در مواقعی که ERP متوقف شده است، همچنان به فعالیت خود ادامه دهند. برای حل این مشکل از نرم افزاری استفاده میشود که قادر است اطلاعات مورد نیاز را از ERP بدست آورده و به عنوان یک مترجم این اطلاعات را به یک فرمت قابل درک در تجارت الکترونیکی و سایر برنامه های کاربردی تبدیل کند.
نرم افزار SAP R/3 :

همانگونه که گفته شد سیستمهای غیر یکپارچه قادر نبود بخشهای مختلف شرکت را به گونه ای با یکدیگر پیوند دهد که کاربران این بخشها بتوانند از داده های بخشهای دیگر استفاده کنند. با پیشرفت سیستمای کامپیوتری مبتنی بر client / server، نیاز به وجود نرم افزاری واحد که بتواند همه فرایندهای تجاری را بصورت online کنترل کند احساس شد و اینچنین بود که بحث ERP بعنوان یک راه حل مطرح گردید.

از بین شرکتهایی که اقدام به تولید این نرم افزار کردند میتوان یک شرکت آلمانی بنام SAP AG را نام برد که محصول این شرکت در زمینه ERP با نام SAP R/3 سرآمد سایرنرم افزارهای موجود میباشد. این نرم افزار قادر است بخشهای وظیفه ای مختلف شرکت را با یکدیگر پیوند داده و همچنین زنجیره عرضه محصول (supply chain ) را از عرضه کنندگان تا مشتریان تحت کنترل داشته باشد. برای مثال میتوان به شرکت Mobil Oil که در زمینه پتروشیمی فعالیت دارد اشاره کرد که توانست با بکارگیری این نرم افزار، حدود ۳۰۰ سیستم مختلف خود را بصورت یکپارچه تبدیل کند.

بدلیل پیچیدگی زیادی که در اجرا و بکارگیری این نرم افزار موجود است و اینکه شرکتهای مختلف باید برای هماهنگ کردن خود با چارچوب بکار رفته در طراحی این نرم افزار، تغییرات زیادی را در فرایندهای تجاری موجود خود اعمال کنند، این نرم افزار نتوانسته است برای همه موسسات و شرکتها جذابیت ایجاد کند.

SAP R/3 بطور کلی ازچهار بخش کاربردی حسابداری، تولید، فروش و منابع انسانی تشکیل شده است.این چهار بخش بیش از هفتاد ماژول را در این نرم افزار به خود اختصاص داده اند. کاربرد این نرم افزار به شرکتها این امکان را داده است که کاملا بطور اتوماتیک و یکپارچه عمل کنند و بسیاری از فرایندها و رویه های دستی و هزینه بر که منجر به بروز اشتباهاتی در روند کار میشد را نیز حذف کنند. قابلیت دیگری که R/3 دارد آن است که در شرکتهای چند ملیتی نیز میتواند براحتی مورد استفاده قرار گیرد زیرا این قابلیت را دارد که واحد های مختلف پولی، زبانهای مختلف دنیا، قوانین ومقررات مالیاتی گوناگون و نیازمندیهای مختلف چندین کشور را برآورده سازد. بنابر این SAP علاوه بر افزایش سرعت در تصمیم گیری مدیران قادر است بصورت کارا و اثر بخش در سطح بین المللی مورد استفاده قرار گیرد.

اجرا و بکارگیری این نرم افزار در سطح شرکتهای بزرگ با مشکلات و هزینه های زیادی همراه است و بعلاوه زمان زیادی نیز بطول خواهد انجامید. ولی تجربه نشان داده است اجرای این سیستم در شرکتهایی با اندازه متوسط که حدود ۵۰۰ میلیون دلار فروش سالانه داشته باشند، مناسب و ایده آل خواهد بود.

سیستم های جامع اطلاعاتی و عملیاتی ۱
در دنیای رقابتی امروز، اطلاعات مانند سرمایه و نیروی انسانی درشمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب می شود. استقرار یک سیستم جامع کارآمد همیشه از دغدغه های اصلی مدیران شرکتهای بزرگ بوده است.

اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع درگرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می تواند نتایج نامطلوبی برجای گذارد.
مدیران مالی سازمان، مدیریت پروژه، تیم پیاده سازی نرم افزار، تحلیلگران، مدیران میانی و کاربران ازجمله عواملی هستند که در اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع دخالت دارند. یکی از عوامل شکست پروژه سیستم جامع، طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است.
یکی از مشکلات اساسی سیستم های جامع، گستردگی سیستم ازنظر جغرافیایی و عدم امکان اتصال دایمی بخشهای مختلف شرکت با یکدیگر است. استقرار سیستم جامع در یک شرکت یک طرح توسعه ای است که بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد. استقرار سیستم جامع درواقع یک فرایند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است.

مقدمه
انفجار اطلاعات را باید مهمترین حادثه صنعتی قرن بیستم دانست که سایر عرصه های صنعت را تحت الشعاع خود قرار داده است. در دنیای رقابتی امروز، اطلاعات، همتراز سرمایه و نیروی انسانی، درشمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب می گردد. درهمین راستا، سیستم های جامع اطلاعات مدیریت (MIS) در کشورهای پیشرفته صنعتی از سالها پیش و در کشور ما طی سالهای اخیر موردتوجه خاص مدیران قرار گرفته است. سیستم های جامع با حذف عملیات تکراری باعث تسهیل و تضمین صحت عملیات شده و به اطلاعات استحکام می بخشــد و درعین حال با تهیه اطلاعات طبقه بندی شده و تحلیلی، مدیران عالی را در برنامه ریزی و اتخاذ تصمیم مناسب و به موقع یاری می کند. به همین دلیل، استقرار یک سیستم

جامع کارآمد، همیشه جزو دغدغه های اصلی مدیران شرکتهای بزرگ بوده است و مانند هر موضوع دیگری در کشور ما از شرایط بومی و فرهنگی خاص خود برخوردار است. نوشتار حاضر درخصوص استقرار سیستم های جامع، توصیه هایی را فهرست وار به مدیران عالی یا مدیران انفورماتیک شرکتها ارائه می کند که متکی به تجربیات شخصی نگارنده است.
هنگامی که یک سازمان با ابعاد بزرگ دستیابی به سیستم های جامع را در دستور کار قرار می دهد، راههای مختلفی پیش روی اوست که به هیچ وجه قابل توصیه نیستند:
استفاده از بسته های نرم افزاری آماده؛

بسته های نرم افزاری آماده به دلیل طراحی و پیاده سازی منفک، یکپارچگی سیستم را تامین نمی کنند.

پیاده سازی جزایر اطلاعاتی؛
یکی دیگر از راه حلهای تقریباً منسوخ، استفاده از جزایر اطلاعاتی است، به این مفهوم که قسمتهای مختلف یک سازمان مستقلاً موردمطالعه قرارگرفته، طراحی و پیاده سازی آن به انجام می رسد. بدین ترتیب به مرور، مجموعه ای از سیستم های اطلاعاتی جدا از هم کل سازمان را پوشش می دهد. باید تاکید کرد گرچه جزایر اطلاعاتی راهی است برای برآوردن پاره ای نیازها، ولی مطلقاً به یک سیستم جامع کارآمد منتهی نمی شود.
اجرای پروژه های خاص منظوره؛

یکی از راههایی که توسط برخی مشاوران انفورماتیک به مدیران عالی سازمانهای بزرگ توصیه می شود اجرای پروژه های توسعه سیستم های یکپارچه اطلاعاتی است که به برقراری یک نظام انفورماتیک منجر می شود. گرچه می توان تصور کرد که با اجرای این گونه پروژه ها یک سیستم یکپارچه اطلاعات مدیـریت منطبق با نیازهای سازمان به وجود می آید، ولی آکنده از مسائل و مشکلاتی است که به افزایش هزینه ها و مدت پروژه ها منجر شده، عملی غیراقتصادی محسوب می گردد و معمولاً به نتایج دلخواه نمی رسد.
اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع، درگرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می تواند نتایج نامطلوبی را برجای گذارد. عواملی که بعضاً بسیار آشکار و بعضاًَ ناشناخته هستند ولی مطلقاً کم اهمیت نیستند و این بدان دلیل است که اجرای پروژه سیستم جامع، علاوه بر تهیه یک نرم افزار کارآمد، امکانات و اقدامات بسیاری را می طلبد تا به نتایج مطلوب برسد. از این زاویه برخی موارد را فهرست وار بازگو می کنیم:

۱ – نرم افزار متناسب و کارآمد: نرم افزار سیستم جامع باید دارای ویژگیهایی باشد که در نگاه اول در یک نرم افزار قابل جمع نیستند:
الف – این نرم افزار بسیار گسترده است زیرا حــوزه وسیعی از فعالیتهای یک مجموعه را می پوشاند؛
ب – این نرم افزار درعین گستردگی، یکپارچه است، یعنی جداول مشترک زیادی وجوددارند و ارجاعات منطقی بین جداول بسیار زیاد است؛
ج – این نرم افزار درعین گستردگی و یکپارچگی، منعطف است زیرا هیچ دو شرکتی حتی در کمال شباهت، به طور کامل از روشهای مشابه استفاده نمی کند و این نرم افزار باید قادر باشد بدون هیچگونه تحمیل و تکلفی با روشهای جاری آن شرکت انطباق یابد؛

د – این نرم افزار درعین گستردگی، یکپارچگی و انعطاف، باید قادر باشد توالی عملیات و کنترلهای داخلی را رعایت کند؛
ه – این نرم افزار باید قادر باشد با وجود انعطاف پذیری لازم، گزارشهای موردنیاز کارفرما را تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شکل تامین کند

سیستم های جامع اطلاعاتی و عملیاتی ۲
۲ – حمایت مدیران عالی: مدیران عالی یک شرکت ممکن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر کنند:
وانهادن پروژه و محول کردن آن به مدیران میانی.

از آنجایی که استقرار یک سیستم جامع، به جابجایی قدرت و به هم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می شود، بنابراین، با منافع مدیران میانی برخورد پیدا می کند و اگر ازطریق مدیران عالی این موضوع کنترل نشود، پروژه در هزارتوی اختلاف نظر مدیران میانی، نابود خواهدشد.
همچنین گاهی اوقات مشکلات اجرایی پروژه ناشی از مسائلی است که حل آن در توان مدیران میانی نیست.
حمایت مطلق، درعین حال بدون شناخت از پروژه.

این حمایت مطلق از پروژه باعث می شود خطاهای منطقی نرم افزار کشف نشود، مجری پروژه از موضوع سوءاستفاده کرده، سیستم با کیفیت نامناسب عرضه کند، مدیران میانی مسئولیت کار سیستم را نپذیرند و به دلیل احسـاس تحمیلی بودن پروژه، کاربران برای راه اندازی سیستم، فقط درحد رفع تکلیف همکاری می کنند.
راه حل صحیح حمایت منطقی مدیریت عالی از پروژه است به گونه ای که مدیران میانی به جای منافع خود، به منافع سازمان خود بیندیشند و ازطرف دیگر انتظارات مدیران میانی و کاربران شنیده شده و از مجری پروژه خواسته شود تا به شکل منطقی به آن پاسخ گوید.

۳ – مشارکت مدیران میانی و کاربران: در سازمانهای بزرگ، راهبری سیستم ها با مدیران میانی وکاربران است و لذا تحول گیرنده نهایی سیستم آنها هستند. بخشنامه های اداری که توسط مدیران عالی برای بکارگیری سیستم جامع صادر می شود به اجرای سیستم منجر نخواهدشد و عموماً نوعی نگرش منفی و مقاومت نامطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید در کاربران و مدیران میانی ایجاد می کند. مجریان سیستم های جامع باید بدانند که اقناع مدیران میانی و کاربران جزء وظایف آنهاست و در این مسیر باید احساسات آنها را نیز درنظر بگیرند زیرا مدیران میانی و کاربران مایل نیستند: سیستمی را بپذیرند که در طراحی آن نقش نداشتند؛
سیستمی را بپذیرند که به ایشان تحمیل شده است؛

عادات جاری خود را با عادتهای جدید عوض کنند مگر آنکه ارجحیت عادات جدید را درک کنند؛
وضعیت امن موجود را با وضعیت ناامنی که ممکن است با استقرار سیستم جدید به وجود آید عوض کند؛
تغییرات در سیستم را که احتمالاً به جابجایی توازن قوا در سازمان منجر می گردد به سهولت بپذیرند؛

سیستم های تک کاربره را که در محدوده مدیریت آنها قرار دارد با سیستم یکپارچه ای که ممکن است استقلال اداری آنها را خدشه دار کند تعویض کنند.
۴ – تحلیل واقع بینانه نیازها: خطای رایج در پروژه های استقرار سیستم جامع، عدم درک متقابل بین کاربران و تحلیلگران است به این مفهوم که کاربر نیازی دارد که با دوچرخه رفع می شود ولی روی چرخ دستی اصرار می کند و تحلیلگر آسانسور تجویز می کند و طراح پله برقی طراحی می کند ولی درنهایت نردبان تحویل کاربران می شود! این خطا وقتی بیشتر می شود که از سویی کاربران به جای تکیه بر رفع نیازهای خود بر روی روشها تکیه می کنند و از سوی دیگر، تحلیلگران به دلایل مختلف به درخـواستهای کاربران با پیشداوری برخورد می کنند. باید دانست همواره برای نیازهای کاربران، راه حلهای اصولی و استاندارد وجود دارد. برای پرهیز از این خطا توصیه های زیر مفید است:
الف) نیازها را بادقت و صرف وقت کافی بررسی کنید. هرگونه

شتابزدگی و بی دقتی در تحلیل موضوع، به طور تصاعدی به اتلاف وقت در مراحل بعدی منجر می شود؛
ب) کاربران به جای فکر روی روش، به نیازهای واقعی (و نه آرمانی) خود بیندیشند و تحلیلگر را در روشهای اجرایی خود محبوس نسازند؛
ج) از گسترده کردن بی رویه موضوع باید پرهیز کرد زیرا نیازهای اساسی و فوری اهمیت خود را از دست می دهند؛
د) تحلیلگران، نیازها را در محیط واقعی مشاهده کنند و به استنباط کاربران از موضوع اکتفا نکنند؛
ه) هیچ نقطه ابهام و ظاهراً کم ارزشی را در مطالبات خود بدون بررسی رها نکنند؛

و) موضوع را بارها از ابتدا بررسی کنند. صرف وقت در این مقطع مطمئناً به صرفه جویی وقت در مراحل بعد منجر می شود.
۵ – سازماندهی مناسب: ازنظر وزنی، تهیه یک نرم افزار مناسب، کارآمد، درصد بزرگی از یک پروژه استقرار سیستم جامع به حساب نمی آید. قسمت بزرگ، مربوط به سایر فعالیتهایی است که باید انجام گیرد.

توجه به این نکته حائزاهمیت است که اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع، درگرو ارتباط نزدیک و تنگاتنگ عناصر دخیل در پروژه است. این عناصر عبارتند از مدیران عالی سازمــان، مــدیریت پروژه، تیم پیاده سازی نرم افزار، تحلیلگران، مدیران میانی و کاربران.

سازماندهی و تعریف ارتباط کاری این عناصر باید به گونه ای باشد که همگی به طور کاملاً مسئولانه در خدمت پیشبرد پروژه قرار گیرند. خصوصاً تعریف یک ارتباط کاری صحیح با تیم پیاده سازی نرم افزار، یک اقدام کلیدی و استراتژیک است، بویژه آنکه این تیم از کارکنان شرکت نباشد و درقالب یک قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.
برای برقراری یک ارتباط صحیح با تیم تولیدکننده نرم افزار که ما از آن با نام کارگزار یاد می کنیم توصیه های زیر مفید است:
الف) عقد یک قرارداد شفاف که در آن حدود و ثغور وظایف طرفین معین باشد؛
ب) تعریف دقیق موضوع قرارداد شامل زیرسیستم ها و امکانات وویژگیهای هر ریزسیستم؛

ج) فازبندی پروژه و تناسب پرداخت با پیشرفت پروژه؛
د) الزام کارگزار به انتقال دانش فنی موردنیاز به شرکت؛
ه) توجه پروژه به اجرایی شدن پروژه به جای گسترده کردن بی رویه آن؛
و) مشارکت و همــراهـی در راه اندازی سیستم ها؛
سیستم را به فازهای بعد سپرد.

۸ – تدوین طرح دستی: طرح دستی متولی پاسخ دادن به پرسشهای زیر است:
– گردش عملیات درشرکت چگونه است؟
– در هر قسمت چه مستنداتی و به امضای چه کسانی باید تهیه شود؟
– شکل مستندات و فرمهای جاری در شرکت چگونه است؟

– کنترلهای داخلی برای عملیات مختلف چگونه باید اعمال گردد؟
– کدینگ مناسب حسابها، کالا، پرسنلی و… کدام است؟
– چارت سازمانی و شرح وظایف بخشهای مختلف چگونه است؟
– آئین نامه های داخلی شرکت ازقبیل آئین نامه معاملات، آئین نامه داخلی و امثال آن چیست؟
بدیهی است بدون داشتن پاسخ مناسب برای پرسشهای فوق سخن از سیستم جامع بیهوده است و فی الواقع از این جهت وجود طرح دستی به صورت پیش نیاز یا هم نیاز یک پروژه سیستم جامع ضروری است.

۹ – آموزش: معمولاً کاربران (خصوصاً مدیران میانی) از اینکه بگویند نمی دانند یا بلد نیستند اکراه دارند و لذا هراس از ناتوانی خود را در راهبــری سیستم با رفتارهای غیرعادی بروز می دهند تا آن را مخفی سازند. یک مدیر پروژه هوشمند، لازم است با تدبیر مناسب، آموزش کافی در اختیار کاربران قرار دهد بدون آنکه به شأن سازمانی ایشان لطمه ای وارد شود. برای این منظور تدابیر زیر مفید است:

برگزاری آموزشهای عمومی و سمینار؛
دراختیــار گــذاشتـن یک نفر اپراتور آموزش دیده خارج از سازمان جهت آموزش مدیران میانی؛
آموزش حین کار؛
جزوات راهنمای کاربران و یا HELP روی صفحه.
و از این اقدامات باید دوری جست:

آموزش به مدیران توسط زیردستان؛
! آموزش به مدیران توسط مدیران هم تراز؛
آموزش مدیران توسط تکنسین های واحد کامپیوتر.

زیرا آموزش فرایندی زمانبر و تکرارپذیر است و شخص آموزش گیرنده، باید بدون احساس کوچکی بتواند بارها موضوعها را (هرچند ساده و پیش پاافتاده) موردسوال قرار دهد.
۱۰ – بستر سخت افزاری و نرم افزاری مطمئن: هنگام راه اندازی یک سیستم جامع، مهمترین اتفاقی که درحال شکل گیری است ایجاد یک اعتماد سازمانی نسبت به نرم افزار است. این اعتماد به کندی و با ممارست ایجاد و به اندک خطایی از بین می رود. خصوصاً آنکه معمولاً در دوره راه‌انــدازی، راهبــری مـوازی سیستم های قدیم و جدید نیز در دستور کار ازسوی دیگر نمی توان انتظار داشت یک شبه سیستم جدید جایگزین سیستم قدیم گردد، بویژه آنکه سیستم قدیم، از مجموعه سیستم های منفصل و تک کاربره تشکیل شده باشد و سیستم جدید، سیستمی یکپارچه و فراگیر. لذا، راه اندازی سیستم جدید باید با یک مکانیسم اصولی همراه باشد. البته این جایگزینی درمورد برخی سیستم ها مانند حسابداری مالی و انبار بسیار دشوار و درمورد برخی دیگر آسانتر است ولی در یک حالت عمومی می توان مراحل زیر را درنظر گرفت:

الف) اجرای آزمایشی نرم افزار و با اطلاعات آزمایشی موردقبول کاربران و اخذ تائیدیه؛
ب) بازنگری کدینگ سیستم (کالا، حساب، اموال، پرسنلی و…) این بازنگری باید اولاً با ساختار سیستم جدید همخوانی داشته باشد، ثانیاً در حداقل قابل قبول باشد، زیرا در این مقطع، راه اندازی اهمیت دارد و بعداً فرصت برای بازنگری وجود خواهد داشت. ثالثاً با کدهای سیستم قدیم شباهتهایی داشته باشد تا درصورت اجرای موازی سیستم امکان کنترل اطلاعات ومقایسه سیستم ها وجود داشته باشد؛

ج) ورود یا حتی المقدور تبدیل اطلاعات پایه در سیستم جدید. این مرحله درصورتی که تبدیل اطلاعات میسر است باید به سرعت انجام گیرد حتی اگر هزینه دربرداشته باشد و درغیر این صورت با تخصیص اپراتوری به تعداد زیاد، دوره زمانی ورود اطلاعات را به حداقل رساند؛
د) تعیین یک تاریخ مشخص جهت راه اندازی سیستم جدید به موازات سیستم قدیم؛
ه) تعیین وضعیت صفر برای سیستم جدید در تاریخ اعلام شده بند »د«. این وضعیت برای سیستم انبار موجودی کالا و برای سیستم حسابداری تراز آزمایشی در سطح تفصیل در آن تاریخ است؛

و) تبدیل یا ورود اطلاعات مربوط به وضعیت صفر سیستم قدیم در سیستم جدید. این اطلاعات نیــز باید به سرعت وارد شده ولی می تواند همزمان با عملیات جاری شرکت به انجام رسد؛
ز) اجرای همزمان سیستم جدید در سایه سیستم قدیم، به این صورت که عملیات اصلی را سیستم قدیم به انجام می رساند و در سیستم جدید عملیات تکرار می شود. این فاز به منظور رفع اشکالات و نواقص احتمالی سیستم جدید ضروری است؛

ح) راه اندازی سیستم جدید به عنوان سیستم اصلی و سیستم قدیم در سایه به جهت کاهش ریسک و افزایش اعتماد عمومی. دراین مرحله فرم های خارجی توسط سیستم جغرافیایی و عدم امکان اتصال دائمی و با سرعت بالای بخشهای مختلف شرکت با یکدیگر است. مثلاً ارتباط دفتر مرکزی و کارخانه یا کارخانه ها (که معمولاً فاصله زیادی با هم دارند) یا ارتباط دفتر مرکزی با شعب فروش. برای پشتیبانی ارتباطات راه دور راه حلهای متفاوتی قابل بررسی است:
الف) ارتباط ONLINE بخشها با یکدیگر با استفاده از راه حلهای مخابراتی با سرعت بالا (مثل ماهواره)؛

ب) ارتباط ONLINE بخشها با یکدیگر با استفاده از خطوط تلفن؛
ج) ارتباط OFFLINE بخشها با یکدیگر با استفاده از سرویسهای REPLICATION.
د) ترکیبی از روشهای فوق. هریک از راه حلهای فوق می تواند به صورت فقط خواندن، نوشتن یک طرفه و یا نوشتن دوطرفه باشد. انتخاب راه حل مناسب فقط از طریق مطالعه و بررسی جوانب مساله وتوجه به ملاحظات اقتصادی و مدیریتی میسر است

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
word قابل ویرایش - قیمت 8700 تومان در 29 صفحه
87,000 ریال – خرید و دانلود
سایر مقالات موجود در این موضوع
دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد