بخشی از مقاله
بسم الله الرحمن الرحيم
مقدمه:
ايزد منان را سپاسگزاریم كه اين توفيق را نصيب نموده تا گامي چند كوتاه در جهت رفع مشكلات و موانع مسئولين و متصديان واحدهاي آموزشي و پرورشي آموزش و پرورش استان یزد با بهره گيري از تجربيات ارزنده همكاران عزيز وصاحبنظران و دستورالعملهاي لازم الاجراء برداریم . بدون شك برقراري يك سيستم صحيح جهت اداره امور مالي مستلزم داشتن اطلاعات و آگاهيهاي لازم در زمينه هاي مالي واستفاده كامل و درست از روشهاي حسابداري و پيروي از اصول فني حسابداري است .
از طرف ديگر امور مالي هر واحد به منزله قلب هر سازمان محسوب ميشود که با
يد از صحت و سلامت كامل برخوردار باشد . همچنين ايجاد وحدت رويه و هماهنگي در فعاليتهاي مالي و جلوگيري از سليقه اي عمل نمودن كه موجب بي نظمي و سردرگمي و احيانا سوءاستفاده هاي احتمالي خواهد شد بسیار ضروری است كه انجام اين امراز اهم روشها و برنامه هاي دولت ميباشد.
لذا انتظار دارد كه مسئولين محترم واحدهاي آموزشي و پرورشي در جهت سازماندهي و نظارت در امور مالي نهايت سعي و تلاش خود را مبذول داشته و كليه مقررات و ضوابط مالي كه به واحدها ابلاغ می گردد رعايت و هماهنگي و نظارت كافي به عمل آورند. اميد است گامی موثر در بهبود اجراي دستورالعمل مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي ابلاغ شده از سوي وزارت آموزش و پرورش و اصولي نمودن حسابداري در واحدهاي آموزشي برداشته باشیم .
سازمان آموزش و پرورش استان یزد
اداره امور مالی
تعاریف:
مدرسه :
مدرسه از نظر آموزش و پرورش به کلیه واحدهایی اطلاق میشود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره های مختلف تحصیلی(اعم از روزانه –شبانه و شبانه روزی )بوده و تمام یا بخشی از هزینه آن به نحوی از محل بودجه عمومی دولت پرداخت میگردد.
منابع مالی مدرسه:
طبق ماده 11 قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش در استانها و شهرستانها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارتند از :
1- اعتبارت دولت که به استناد تبصره های 1 و 2 ماده واحده قانون نحوه هزینه سرانه
از محل اعتبارات کل آموزش و پرورش و یا سازمانهای وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی واریز میگردد که این نوع اعتبارات را سرانه میگویند.
2- کمکهای مردمی (خاص و عام) که حسب دستورالعمل و بخشنامه های مربوطه به وسیله اشخاص حقیقی جهت انجام هزینه ها به حساب واحدهای آموزشی واریز میگردد.
3- سهمی که از طریق شورای آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار میگیرد.
4-وجوه حاصل از ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و جبرانی که به استناد آیین نامه نحوه ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و شیوه نامه اجرائی ان توسط اولیای دانش آموزان به حساب مدرسه واریز میگردد.
5- سایر وجوهی که مدرسه به موجب مصوبات مراجع ذیصلاح مجاز به دریافت آن میباشد مانند دریافتی بابت سرویس ایاب و ذهاب دانش آموزان و موارد مشابه .
6-کمکهای بخش دولتی(سایر منابع): وجوهی است که به عناوین مختلف از طریق دستگاهها و سازمانهای دولتی غیر از آموزش و پرورش برابر مقررات برای مصارف خاص در اختیار مدرسه قرار میگیرد.
دوره مالي:
دوره مالي طبق قوانين و مقررات حاكم بر واحدهاي آموزشي و پرورشي از اول مهر لغايت پايان شهريورماه سال بعد خواهد بود كه واحدهاي آموزشي و پرورشي موظف هستند در پايان هر سال تحصيلي تراز عمليات مالي چهار ستوني خود را در سه نسخه تنظيم و طبق ماده 11دستورالعمل مالي مدارس صادره از سوي وزارت آموزش و پرورش به واحدهاي ذيربط تحويل نمايند.بديهي است اين ترازنامه بايد پس از تاييد شوراي مالي آموزشگاه ارسال گردد0
حساب بانكي
هر واحد آموزشي و پرورشي فقط مجاز به داشتن يك شماره حساب بانكي قابل برداشت نزد يكي از شعب بانكهاي دولتي ترجيحا سیبای بانک ملي هستند(باستثنای هنرستانها و مراکز مشابه). دريافت كارت بانكي وافتتاح اين حساب بايد با معرفي و تاييد امور مالي مديريت يا اداره مربوطه صورت گيرد . برداشت از حساب مذكور با حداقل دو امضا ( مدير واحد آموزشي به عنوان امضا ثابت و امضاي يكي از دو نفراز اعضاي شوراي مالي ) مدرسه به عنوان امضاي متغير انجام مي شود.مدارس غیر انتفاعی تابع ضوابط خاص خود میباشند.
مدارس و اعضاي انجمن اوليا و مربيان مجاز به افتتاح حساب ديگري نزد بانكها يا موسسات اعتباري قرض الحسنه و نظاير آنها نيستند و همچنين نگهداري وجوه بصورت نقد به استثناي تنخواه گردان مصوب شوراي مالي در مدرسه مطلقا ممنوع است .
شوراي مالي:
طبق آيين نامه و مقررات مربوطه ، شوراي مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي كه عضويت در آن افتخاري است و در اول هر سال تحصيلي و بلافاصله پس از آغاز به كار انجمن اوليا و مربيان مدرسه تشكيل مي شود عهده دار وظايف زير است:
1-بررسي برنامه هاي مالي مدرسه و ارائه آن به انجمن اوليا و مربيان م
درسه جهت تصويب .
2 -نظارت بر حسن اجراي مصوبات مالي انجمن اوليا و مربيان و دستورالعملهاي مالي ذيربط .
3-همكاري مستمر با مسئول مدرسه در استفاده صحيح از منابع مالي بارعايت اصل صرفه جويي .
4-امضاء کلیه اسناد هزینه های انجام شده در مدرسه.
5- انجام ساير وظايفي كه در دستورالعمل به عهده شوراي مالي گذاشته شده است .
بطور كلي قبل از انجام هرگونه هزينه و يا برداشت هرگونه وجهي از حساب بانكي بايد شوراي مالي مدرسه در خصوص آن تصميم گيري نموده و باید در صورتجلسه مربوطه كه بوسيله منشي شوراي مالي با ذكر نظرات موافقين و مخالفين طبق فرم یا دفتر مذکور درج و به امضاء اعضاء حاضردر شورای مالی برسد.
تركيب اعضاي شوراي مالي مدارس:
الف -شوراي مالي مدارس روزانه:
1-مدير يا سرپرست مدرسه
2-رئيس انجمن اوليا و مربيان مدرسه
3-نماينده شوراي معلمان مدرسه
ب -شوراي مالي مدارس شبانه روزي و بزرگسالان:
1-مدير يا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
2-نماينده شوراي معلمين(مربيان پرورشي ،دبيران ، هنرآموزان ) مدرسه
3-نماينده كادر اداري (معاونين،دفترداران) مدرسه
4-حسابدارمدرسه كه داراي پست سازماني حسابدار باشد
5- نماینده سرپرستان شبانه روزي (در مدارس شبانه روزي) مدرسه
ج-شوراي مالي هنرستانهاي فني و حرفه اي و كاردانش:
1-مدير يا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
2-رئيس انجمن اوليا و مربيان مدرسه
3-نماينده شوراي معلمين و مربيان مدرسه
4-نماينده كادر اداري (معاونين،دفترداران) مدرسه
5-حسابدار مدرسه که دارای پست سازماني حسابدار باشد
در مدارس تك معلم و روستاهايي كه امكان تشكيل شوراي مالي وجود ندارد، اختيارات و مسئوليت شوراي مالي و حسابدار به عهده مسئول مدرسه ميباشد و وجوه هزينه سرانه اينگونه مدارس را میتوان مستقيما از طريق امور مالی آموزش و پرورش منطقه ،ناحيه و يا نمايندگي در وجه مسئول مدرسه پرداخت نمود.
رياست شوراي مالي كليه واحدهاي آموزشي به عهده مدير واحد آموزشي ميباشد وجلسات شورا حداکثر هر دو هفته یکبار و حداقل یکبار در ماه بنا به ضرورت ودعوت مدیر آموزشگاه و با حضور کلیه اعضا جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه تشکیل و مصوبات آن با اکثریت آراء قابل اجراء میباشد.
و در مواردیکه هزینه ای جنبه فوری و فوتی داشته باشد و تاخیر در انجام آن منجر به زیان و خسارت گردد و به علت ضیق وقت امکان طرح و تصویب در شورای مالی میسر نباشدرئیس شورای مالی مجاز است در هر سال حداکثر تا سقف 20درصد هزینه های سال قبل با رعایت اصل صرفه و صلاح هزینه دولت نسبت به انجام این هزینه ها اقدام و مراتب را در اولین جلسه شورای مالی مطرح و پس از بحث و بررسی و ارائه دلائل لازم و مستند به تصویب برساند.
فرم شماره 1 نمون برگی ازصورتجلسه شورای مالی(دفتر شورای مالی) در صفحه بعد ملاحظه می نمائید0
فرم شماره 1 نمون برگ صورتجلسه شورای مالی (دفتر شورای مالی)آموزشگاهها
سازمان آموزش وپرورش استان یزد
مدیریت آموزش و پرورش شهرستان/منطقه...................
صورتجلسه شورای مالی آموزشگاه .......................................... سال تحصیلی........................
تاریخ............. ساعت شروع جلسه:....... .ساعت خاتمه جلسه:..................شماره جلسه:...........
اعضای حاضر در جلسه:1- 2- 3- 4- 5-
موضوع جلسه:....................
تصمیمات اتخاذ شده:............
تذکر:رئیس شورای مالی آموزشگاه موظف است در رابطه با مصوبات فوق در جلسه آینده گزارش کاملی ارائه و اسناد و مدارک مربوطه را به شورای مالی ارئه نماید.
نظریه شورای مالی در رابطه با مصوبات جلسه شماره........ 1-اسنادوضمائم اسنادشماره های.................
.............مورد تایید میباشد/نمیباشد.
2-صدور چکهای شماره و تاریخ:.............
......................... مورد تایید میباشد/نمیباشد.
تصمیمات اتخاذ شده در این جلسه مورد تایید میباشد : نام و نام خانوادگی اعضای شورای مالی و امضاء
رئیس شورای مالی رئیس انجمن نماینده معلمان سرپرست شبانه روزی نماینده کادر اداری
توضیح: لطفا ادامه گزارشات را در پشت صفحه مرقوم دارید
تنخواه گردان : به منظور تسهيل و تسريع در گردش امور مالي و انجام هزي
نه هاي ضروري و فوري طبق دستورالعمل مالي مدارس از حساب بانكي مدرسه با تشخيص و تصويب و تاييد شوراي مالي مبلغ ثابتي به عنوان تنخواه گردان در اختيار مدير مدرسه (رئيس شوراي مالي)گذاشته ميشود .
اين مبلغ معمولا بر حسب ضرورت در ابتداي دوره مالي از حساب بانكي مربوط برداشت و منتهي به پايان سال مالي بايد به حساب بانكي واريز و يا تسويه حساب گردد .در حال حاضر حداكثر ميزان تنخواه گردانی كه در اختيار مدير آموزشگاه قرارمیگیرد نباید ازمبلغ 3.000.000بی
شتر باشد مدیران مدارسی که نیاز به مبلغی بیشتر به عنوان تنخواه گردان دارند الزاما باید با ذکر دلایل مجوز لازم را از اداره یا مدیریت اموزش و پرورش متبوع خود اخذ نمایند.
معاملات دولتي: حد نصاب معاملات دولتي مصوب اسفند 1349 و اصلاحات بعدی به سه دسته به شرح زير تقسيم ميشوند:
1-معاملات جزئي: معاملاتي است كه از مبلغ35.000.000ريال تجاوز نكند اين نوع معاملات به كمترين بهاي ممكن به تشخيص و مسئوليت خريدار( كارپرداز) مدیر آموزشگاه انجام ميگيرد
2- معاملات متوسط: معاملاتي است كه مبلغ آن از 35.000.000ريال بيشتر باشد و از 10 برابر سقف ارزش معاملات جزئی تجاوز نکند .در مورد اين گونه معاملات به كمترين بهاء ممكن به تشخيص و مسئوليت كارپرداز و تاييد رئيس اداره و به صورت استعلام کتبی صورت مي پذيرد.
3- معاملات عمده: معاملاتي است كه مبلغ بر آورد اولیه آن بیش از 10 برابر سقف ارزش مبلغ معاملات جزئی باشد اين نوع معاملات با انتشار آگهي مناقصه عمومي و طي مراحل قانونی انجام ميشود.
تذکر: معاملات متوسط و عمده از حیطه اختیار مدیر آموزشگاه خارج و لازم است با مدیریت آموزش و پرورش متبوع خود هماهنگی لازم بعمل آید تا طبق ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گردد.
سر فصل (عنوان حساب):
بر اساس دستورالعمل مالي مدارس، رعايت كليه سرفصلهاي مندرج در آن الزامي است لذا بر اساس دستورالعمل مالی مدارس عنوان(سر فصل ) حسابهائیکه ضرورت دارد در دفاتر کل آموزشگاه ایجاد گردد در صفحه بعد اعلام میگردد لذا واحدهای آموزشی مجاز به تغییر نام حسابها نبوده و توصيه ميشود مسئولين واحدهاي آموزشي و يا متصديان مالي از منظور نمودن سرفصلهاي جديد بدون هماهنگی با امور مالی آموزش و پرورش جدا پرهيز نموده و به منظور وحدت رويه و هماهنگي و عمل به قوانين و مقررات در چارچوب دستورالعمل مالي انجام وظيفه نمايند
سر فصل و عناوین حسابها:
الف:نقدینگی ها
1-حساب جاری بانک 2-حساب تنخواه گردان
3-اسناد دریافتنی(چکهای دریافتنی)
ب- درآمدها و منابع
1 -منابع مالی سنواتی(سال گذشته) 6 -سرانه دانش آموزی دریافتی
2-سرانه غذایی دریافتی 7-کمکهای دریافتی فوق برنامه وجبرانی
3-کمکهای خاص مردمی دریافتی 8-کمکهای سایر منابع دولتی دریافتی 4-کمکهای سرویس دانش آموزی دریافتی 9-کمکهای کلاس آمادگی دریافتی
5-کمکهای انجمن اولیا و مربیان (عام)دریافتی
ج – هزینه ها
1-هزینه حمل و نقل و ارتباطات 10-هزینه تشویق دانش آموز و معلم
2-هزینه تعمیرات ساختمان و تجهیزات 11-هزینه حق الزحمه و حق التدریس
3-هزینه سوخت وبرق و آب وتلفن و گاز 12-هزینه ایاب و ذهاب دانش آموزان
4-هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی 13-هزینه مواد غذایی شبانه روزی
5-هزینه وسایل غیر مصرفی 14-هزینه خوابگاهی و شبانه روزی
6-هزینه امورتربیتی و پرورشی 15 -هزینه آشپزخانه و طبخ غذا
7-هزینه انجمن اولیا و مربیان 16 -هزینه کلاس آمادگی ابتدایی
8-هزینه کتابخانه و اشتراک نشریات 17 -هزینه خاص مردمی
9-هزینه کلاس تست و تقویتی وکنکور 18-هزینه متفرقه
مصرف منابع مالی مدارس : منابع مالی مدارس باید برای مصارف ذیل هزینه گردد.
1- هزینه حمل و نقل و ارتباطات و پستی . 2-هزینه تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان آموزشگاه.
3-هزینه سوخت وآب وبرق و تلفن و گاز.
4-هزینه تهیه مواد و لوازم مصرفی و در حکم مصرفی اعم از آموزشی ،کارگاهی،آزمایشگاهی،اداری،بهداشتی،ورزشی وپرورشی و..... *.
5-تهیه وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی آموزشی ، کمک آموزشی واداری و سایر اموال ** .
6-هزینه های مربوط به فعالیتهای پرورشی مانند اقامه نماز،برگزاری اردوها،مسابقات ورزشی،علمی،هنری،اجرای مراسم ایام ا.... و اعیاد مذهبی وملی و مناسبتهای مختلف.
7- هزینه های مربوط به فعالیتهای فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمکهای ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا برای دانش آموزان .
8- هزینه تشکیل کلاسهای آموزش خانواده و هزینه های مرتبط با انجمن اولیا و مربیان مدرسه.
9- هزینه های کتابخانه مانند تهیه کتاب کمک آموزشی ،حق اشتراک مجلات و نشریات آموزشی.
10-هزینه های تشویق کارکنان،معلمان،ومربیان مدرسه بارعایت دقیق مفاد ماده90آیین نامه اجرایی مدارس.
11- هزینه های حق التدریس معلمین وحق الزحمه عوامل اجرائی کلاسهای جبرانی و تقویتی و تست و کنکور.
12- هزینه شبانه روزی و تهیه مواد غذایی و طبخ غذا در مدارس شبانه روزی.
13-سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
تذکر»:
1-در مواردی که زمینه مصرف کمکها اعم از مردمی یا دولتی (سایر منابع) کتبا از طرف اهدا کننده تعیین شده باشد منحصرا باید در جهت اهداف و نیات اهدا کننده مشروط بر اینکه منافاتی با موازین شرعی و مقررات قانونی نداشته باشد صرف گردد و در صورتی که هدف و نیت اهدا کننده ارتقای سطح آموزشی و پرورشی مدرسه به طور عام باشد با مسئولیت مدیر مدرسه و تحت نظر شورای مالی آموزشگاه به مصرف خواهد رسید.
---- * اموال مصرفی اموالی هستند که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند و اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند،اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها،تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد . ** این هزینه ها جزء اموال آموزشگاه محسوب وبا استعلام از مدیریت آموزش و پرورش و
درخواست شماره برچسب و در دفتر اموال ثبت میگردد مبلغ این نوع اقلام تهیه شده باید بیش از 200.000 ریال باشد0
2- خرید اشیای لوکس و تجملی و غیر ضروری اکیدا ممنوع است.
3-شورای مالی مدرسه بایستی ترتیبی اتخاذ نماید تا حتی الامکان کلیه اعتبارات و کمکهای مالی (منابع مالی مدرسه)با رعایت کامل صرفه و صلاح دولت در همان سال تحصیلی به مصرف برسد.
کارپرداز:
بموجب ماده 35 قانون محاسبات عمومي كشور كارپرداز ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي واجد صلاحيت دستگاه ذيربط به اين سمت منصوب ميشود و نسبت به خريد و تدارك كالاها و خدمات مورد نياز طبق دستورمقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي نمايد .
معمولا مدارس شبانه روزي و هنرستانها و و نظاير آنها ميبايست در تنظيم اسناد هزينه كارپردازي توسط كارپرداز(مامور خرید) يا ناظر خريد خود، كليه مراحلي كه جهت خريد كالا و يا ارائه خدمات در قوانين و مقررات مطرح ميشود رعايت نمايندو در مدارسی که کارپرداز یا مامور خرید وجود ندارد مسئولیت این امور به عهده رئیس آموزشگاه میباشد.
نحوه تنظيم اسناد هزينه كارپردازي:
1-تنظيم برگ درخواست خريد يا انجام هزينه: برگه اي است با شماره و تاريخ دفتر كارپردازي كه نوع انجام هزينه در آن مشخص و مبلغ هزينه برآورد مي گردد و به وسيله درخواست كننده امضا ميشود . نمونه ای از برگ درخواست به شرح ذیل تقدیم میگردد
فرم شماره 2 نمون برگ درخواست خرید کالا یا خدمات
بر گ درخواست خرید کالا یا خدمات تاریخ
ریاست محترم شورای مالی آموزشگاه
خرید کالا/خدمات ذیل مورد نیاز میباشد خواهشمند است با توجه به ضرورت دستوراقدام صادر فرمائید
ردیف شرح تعدادیا مقدار محل مورد مصرف قیمت برآوردی
درخواست کننده دستور دهنده
امضا امضا
2-موافقت مدیر مدرسه (رئيس شوراي مالي ):
مدیر مدرسه با انجام هزينه موافقت و برگ درخواست را تاييد و امضاء مينمايد.
3-انجام هزينه:
پس از موافقت و تامين اعتبار ، هزينه توسط كارپرداز یا مقام مجاز انجام ميشود.
4-ارائه مدارك مثبته:
پس از انجام هزینه مدارك مثبته درخواست ، فاكتور خريد کالا، فیشهای بانکی پرداختی، قرارداد* وگواهی انجام کار و نظاير آنها طبق مقررات توسط كارپردازیا فرد مسئول تحويل مي گردد.
صورتحساب(فاكتور)يا برگ خريد:
صورتحساب يا برگ خريد ورقه اي است قابل قبول ، مشروط بر اينكه داراي ويژگيهاي زير باشد:
1- دارای سربرگ بوده وتاريخ خريد بدون خدشه و قلم خوردگي در آن نوشته شده باشد.
2-نام واحد آموزشي (عنوان خريدار)در سربرگ فاكتور یا برگ خرید ذكر شده باشد.
3-مشخصات كامل كالا يا خدمت مورد معامله و مقدار و بهاي آن در متن فاكتوریا برگ خرید بطور خوانا نوشته شده باشد.
4-مبلغ معامله با عدد و حروف بدون قلم خوردگي و خدشه در انتهاي فاكتور یا برگ خرید قيد شده باشد.
5-نام و نام خانوادگي فروشنده همراه با مهر و امضاء و آدرس فروشنده در فاكتور درج شده باشد.
6-تاييد فروشنده مبني بر اينكه مبلغ مورد معامله نقدا یا طی چک با ذکر مشخصات دريافت شده است .
7-تاييد كارپردازیا مدیر آموزشگاه یارئيس اداره یارئيس دستگاه حسب مورد(معاملات دولتي)و ممهور به مهر نازلترين بهاي ممكن.
8- ارائه اصل فاكتور يا برگ فروش و نظاير آن ( فتوکپی قابل قبول نیست ).
5-قبض انبار:
كارپرداز پس از تحويل اجناس خريداري شده به انباردار، رسيد ورودي جنس به انبار را كه توسط انباردار تنظيم و امضاء گرديده است دريافت مي داردو آن را ضميمه اسناد هزينه مي نمايد.
نحوه تنظيم قبض انبار:
پس از ورود جنس به انبار ، انباردار اقدام به تحويل گرفتن جنس نموده و سپس اقدام به صدور قبض انبار مي نمايد و قبوض انبار در دفتري به نام دفتر قبض انبار ثبت و شماره گذاري ميشود .
* بکار گیری نیروی انسانی بصورت آزاد ،قراردادی و به هر نحو دیگر بدون کسب مجوز از اداره آموزش و پرورش و سایر مراجع ذیربط تحت هر شرایطی ممنوع میباشد.
در قبض انبار شرح لازم و مختصر از نوع كالا ي خريداري شده بر حسب تعداد و يا مقدارو بهاي آن و همچنين بهاي كل آن بر اساس فاكتورهاي مربوط ثبت می نمایند و احيانا اقلامي كه نياز به شماره برچسب اموال داردبايد با درخواست شماره برچسب از امين اموال(جمعدار اموال ) اداره شماره مورد نظر را دريافت و درآن ثبت كرد .
فرم شماره 3 نمون برگ قبض انبار
قبض انبار
شماره مديريت اداره آموزش و پرورش
تاريخ آموزشگاه….
رديف شماره اموال شرح تعداد/مقدار بهاي واحد بهاي كل
اقلام خريداري شده فوق توسط به انبار آموزشگاه تحويل شد.
نام و نام خانوادگي تحويل دهنده نام و نام خانوادگي انبار دار
امضاء مهر و امضاء
انباردار :
انباردار كسي است كه مسئول انبار و نگهداري و حفاظت كالا و مسئول در اختيار قرار دادن به موقع كالا و اجناس مورد نياز واحدها ميباشد .
وظايف انباردار :
اهم وظايف انباردار عبارت است از :
1-صدور درخواست خريد در مواقع لزوم
2-تحويل كالا و مواد و اجناس خريداري شده بر اساس اسناد و مدارك مربوطه
3-صدور قبض انبار و يا قبض رسيد كالا به انبار
4-حفاظت و حراست كالاها و اجناس موجود در انبار
5-صدور حواله انبار و صدورفرمهاي مرجوعي برگشت كالا يا فرمهاي ديگر
6-ثبت مشخصات كالاها و اقلام وارده يا صادره از انبار در دفتر انبار و كارتهاي كاردكس انبار
7- طبقه بندي و شماره گذاري و كدبندي كالاهاي موجود در انبار
8-نگهداري مدارك و اسناد و سوابق مربوط به انبار و تهيه و ارائه گزارشهاي دوره اي يا موردي در مواقع لزوم به مسئولين ذيربط
حواله انبار(خروج كالا از انبار):
خروج كالا از انبار نيز مانند ورود كالا به انبار مستلزم مراحل خاص خود ميباشد.متقاضي كالا جهت مصرف در واحد يا قسمت مربوطه پس از اطمينان از موجود بودن كالا يا جنس مورد تقاضا در انبار اقدام به تكميل درخواست كالا مطابق نمونه ذیل می نماید.
فرم شماره 4 نمون برگ درخواست کالا از انبار
حواله انبار
واحددرخواست كننده……….. مديريت آموزش و پرورش تاريخ
آموزشگاه …………….. شماره
رديف نوع جنس تعداديامقداردرخواستي تعداديامقدارموافقت شده تعداديامقدارتحويل شده
محل مصرف
درخواست كننده دستوردهنده تحويل گيرنده
نام و نام خانوادگي نام و نام خانوادگي نام و نام خانوادگي
امضاء امضاء امضاء
پس از ثبت اقلام خريداري شده در دفتر صدور قبض انبار ، كالاها طبقه بندي مي شوند بطوريكه اموال مصرفي و در حكم مصرفي در دفتري به نام دفتر اموال مصرفي ثبت و نگهداري ميشود. با اين كار به سهولت ميتوان با مراجعه به سرفصل كالاهاي مورد نظر به مقدار دقيق موجودي انبار پي برد و در صورت لزوم اقدام به سفارش خريد مجدد نمود.
اموال با دوام علاوه بر اينكه در انبار نگهداري و طبقه بندي و شمارش ميگردد در دفتر مخصوصي به نام دفتر اموال توسط جمعدار اموال ثبت ،طبقه بندي و طبق آئين نامه اموال دولتي نگهداري ميشود 0
كنترل موجودي انبار(انبارگرداني):
لازم است حداقل سالي يك بار به منظور حصول اطمينان در صحت ارقام ثبت شده دردفتر انبار و كنترل موجودي و تطبيق با مانده هاي دفتر انبار و كاردكس كالاها انبارگرداني صورت پذيرد و موجوديهاي انبار ، شمارش و تطبيق داده شود.
بدينوسيله توصيه مي گردد به انبارداران آموزشهاي لازم در زمينه شرح وظائف آنان داده شود تا به وظايف خود آگاه بوده همچنين لازم به نظر ميرسد تا موجودي انبار بطور ادواري مورد کنترل و تطبيق قرار گيردتا در نگهداري اقلام در انبار آموزشگاه كوشا باشند و كنترل داخلی انبار توسط مدیر آموزشگاه، حسابدار يا شخص ديگري که مورد اطمینان است مورد بازرسي و نظارت و کنترل قرار بگیرد.
امين اموال( جمعدار اموال):
طبق ماده 34 قانون محاسبات عمومي كشور امين اموال ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي واجد صلاحيت و امانتدار با موافقت ذيحساب و بموجب حكم وزارتخانه يا موسسه ذيربط به اين سمت منصوب و مسئوليت حراست و تحويل و تحول و تنظيم حسابهاي اموال و اوراقي كه درحكم وجه نقد است و كالاهاي تحت ابوابجمعي ، به عهده او واگذار ميشود.
آئين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب و حدود وظايف و مسئوليتهاي امين اموال در مور
د اموال منقول و غير منقول با رعايت مقررات اين قانون از طرف وزارت امور اقتصادي و دارائي تهيه و به تصويب هيئت وزيران رسیده است .
امين اموال موظف است پس از كسب اطلاع از خريد اجناس بادوام كه مشخصات كامل آن نيز در قبض انبار درج گرديده با اختصاص شماره برچسب مربوطه طبق مقررات اقدام نمايد بديهي است در حال حاضر خريد كالاهاي بادوام و غير مصرفي كه رقم آن بيش از 200.000ريال باشد نياز به شماره برچسب اموال دارد.
ساير موارد :
الف- تعميرات ساختمان:
در اين مورد كه از وجود كارگر استفاده ميشود كارت كارگري يا فهرست دستمزد روزانه را طبق فرمهاي رايج تنظيم و كليه اطلاعات خواسته شده در آن تكميل می شود. كارفرما(مسئول واحد يا كارپرداز) در مقابل روزهايي كه كارگر كار كرده و امضاء نموده آن را تایید و چنانچه مشمول ماليات ويا خصوصا بيمه ميشود نسبت به پرداخت آن طبق مقررات اقدام و فيش هاي مربوطه را ضميمه می نمايد.
ب- خودروها:
در فهرست قبوض سوخت و تعميرات و خريد لوازم يدكي بايستي شماره شهرباني و نوع خودرو ذكر و به تاييد راننده و كارپرداز برسد. از پرداخت هزینه خودروها با پلاک شخصی جدا خودداری گردد هر چند که در اختیار و متعلق به واحد آموزشی باشد.
ج-پرداخت وجه توسط واحد آموزشی وكارپرداز:
طبق ماده 65 قانون محاسبات عمومي كشور: كليه دستگاههاي اجرايي كشور مكلفند جز در مواردي كه بموجب قانون و يا ساير قوانين مقررات ترتيب ديگري مقرر شده باشد پرداختهاي خود را منحصرا از طريق حسابهاي بانكي مجاز انجام دهند و گواهي بانك داير بر:
ا- انتقال وجه به حساب بانكي ذينفع 2-پرداخت وجه به ذينفع يا قائم مقام قانوني او 3-حواله در وجه ذينفع يا قائم مقام او پرداخت محسوب ميگردد . بنا براين ضمن توصيه و تذكر لازم است موارد زير را دقيقا مد نظر قرار دهيد:
تذکرات مهم:
1- حتي المقدور سعي گردد پرداخت وجه به فروشندگان و ساير افراد ذينفع از طريق چك صورت پذيرد بنحوي كه حواله كرد چكها نيز خط زده شود و بر روی چک با مهری به عبارت (این چک فاقد پشت نویسی میباشد)ممهور گردد.
2- صدور چک در وجه حامل از سوی دستگاههای دولتی ممنوع بوده لذا واحد های آموزشی نیز تحت هیچ شرایطی نباید نسبت به صدور چک در وجه حامل اقدام نمایند.
3- صدور چك به نام افراد ثالث( مانند خدمتگزار و غيره ) كه ربطي به معامله با مدرسه را ندارند به عنوان واسطه جهت پرداخت به ذينفع اكيدا خودداري گردد.
د-تحويل سند هزينه:
پس ازارائه مدارك مثبته هزينه(صورتحساب،قبض انبار و…)نسبت به تنظيم سند هزينه رسمي(سند حسابداری) اقدام و به امضاء تنظيم كننده ،مسئولين مربوطه رسيده و در دفاتر مالي ثبت گردد.
حسابداري و مراحل آن
تعريف حسابداري:
حسابداری دانشی است که با بکارگیری آن ، اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک موسسه ،جمع آوری،تجزیه و تحلیل ،ثبت ،طبقه بندی،تجمیع ،تلخیص و گزارش میشود.
تعريف حسابداري دولتي :
حسابداري دولتي مجموعه عملياتي است كه با توجه به قوانين و مقررات مالي
و محاسباتی دولت
و با رعايت اصول و تكنيك حسابداري ، اسناد مالي را تنظيم و در دفاتر روزنامه و كل ثبت نموده و گزارشات و اطلاعات مالي را استخراج و اقدام به تهيه تراز عمليات و تجزيه و تحليل آن مي نمايد و سر انجام گزارشهائی از وضع اداره امور مالی کشور فراهم می آورد که تجزیه و تحلیل طرحها و برنامه های دولت را ممکن میسازد.
بنابراین حسابداري دولتي در سازمانها نيز بايد كليه فعاليتهاي مالي در قالب اعداد و ارقام ، ثبت و طبقه بندي و تلخيص شود و مورد مطالعه و بررسي و تجزيه و تحليل قرار گيرد .
اصول كلي روشهاي متداول حسابداري در كليه موسسات ( اعم از خصوصي يا دولتي ) بطور يكسان قابل پيروي و اجراء مي باشد. پيروي از اصول دفترداري دوبل يا دوطرفه نيز قابل پيروي مي باشد. با توجه به اينكه بي نظمي و خداي ناكرده فساد در اداره امور مالي يك سازمان دولتي موجب تضييع حقوق يك ملت و يك اجتماع است در حاليكه بي نظمي در يك سازمان خصوصي منافع يك يا تعداد محدودي از افرادرا به مخاطره مي اندازد لذا لزوم اتخاذ روش صحيح و مناسب براي اداره امور مالي در موسسات دولتي را دو چندان مي نمايد.
با توجه به اين نكته كه واحدهاي آموزشي و پرورشي براي انجام بخشي از هزينه هاي خود از بودجه دولت در قالب اعتبارات سرانه استفاده مي نمايند .لذا مي بايست در هزينه نمودن اين اعتبارات كاملا رعايت قوانين و مقررات مالي دولت را بنمايند و در اين راستا اجراي دقيق و كامل دستورالعملهاي مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي را همراه با اصول و تكنيك هاي متداول در حسابداري به اجراء در آورند .
تعريف حسابداري (دفترداري دوبل):
منظور از بكار بردن اصطلاح حسابداري دوبل يا دو طرفه اين است كه وقتي يك فعاليت مالي به وقوع مي پيوندد در دو حساب اثر ميگذارد و لذا در دو حساب ثبت ميشود .
براي مثال ، اگر مبلغي بابت سرانه به حساب بانكي مدرسه واريز شود يك فعاليت مالي رخ داده است و اين فعاليت مالي در دو حساب تاثير مي گذارد . يكي حساب بانك و ديگري حساب دريافتي بابت سرانه يا (سرانه دريافتي ) كه يكي را بايد در طرف راست يا بدهكارحساب مربوطه در ( سند حسابداري ، دفتر روزنامه و دفتر كل ) و ديگري را در طرف چپ يا بستانكار حساب
مربوطه در(سند حسابداری و دفاتر ) ثبت نمود.
. تعداد حساب ها و عنوان حسابها را قبلا توضيح داديم و گفتيم كه تابع دستورالعمل
مالي مي باشد و در اينجا از هر سر فصل كه نام مي بريم مي تواند يك ع
نوان حساب باشد مانند : بانك ، سرانه ، هزينه ها ، تنخواه گردان و …….
تعريف بدهكار و بستانكار يك حساب:
در اصطلاح حسابداري ، ثبت مبلغي در طرف راست حساب را بدهكار ( مديون ) و ثبت مبلغي در طرف چپ حساب را بستانكار (دائن ،طلبكار ) مينامند.
بطور كلي حساب گيرنده وجه خود را بدهكار و حساب دهنده وجه خود را بستانكار مي نمايد0
با توجه به ماهيت حسابها و اينكه هر حساب يك افزايش و يك كاهش دارد و اين افزايش و كاهش ها باعث بدهكار و بستانكار شدن حسابها مي شود لذا براي سهولت در تشخيص بدهكار و بستانكار كردن حسابها ميتوان قواعد زير را به كار بست :
قواعد كلي افزايش /كاهش و مانده حسابها
عنوان حسابها افزايش كاهش مانده واقعي
بانك بدهكار بستانكار بدهكار
هزينه ها بدهكار بستانكار بدهكار
تنخواه گردان بدهكار بستانكار بدهكار
سرانه دريافتي بستانكار بدهكار بستانكار
كمكهاي دريافتي بستانكار بدهكار بستانكار
مانده هر حساب با توجه به تفاوت بين بدهكار و بستانكار آن حساب بدست مي آيد ، بطور مثال مانده حساب بانك از تفاوت بين ستون بدهكار و بستانكار اين حساب بدست مي آيد. اگر مانده اقلام بدهكار يك حساب زيادتر باشد حساب مزبور مانده بدهكار و اگر مانده اقلام بستانكار زيادتر باشد حساب مزبور داراي مانده بستانكار خواهد بود و چنانچه جمع اقلام بدهكار و بستانكار همان حساب برابر باشد مانده حساب صفر خواهد بود .
با توجه به جدول صفحه قبل ، بايد هميشه مانده هاي حساب بانك و هزينه ها و تنخواه گردان بدهكار و مانده كليه دريافتي ها از جمله سرانه و كمكهاي دريافتي بستانكار باشد در غير اينصورت آن حساب از حالت عادي خارج شده است .
تشخيص حساب :
اولين قدم و در عين حال مهمترين قسمت عمليات حسابداري تشخيص حساب است.
با توجه به اهميت موضوع علاوه بر توضيحات قبلي در مورد قواعد بدهكارو بستانكار نمودن حسابها به شرح موضوع مي پردازيم ، چرا كه اشتباه در تشخيص حسابها باعث گمراهي و سر درگمي كليه عمليات مالي آموزشگاه مي گردد و هرگز نتيجه گزارشات واقعي نخواهد بود 0
تشخيص حساب يعني اينكه بدانيم در انجام ثبت عمليات مالي در سند حسابداري چه حساب يا حسابهائي را بدهكار و چه حساب يا حسابهائي را بستانكار نمائيم .
چنانچه در يك فعاليت مالي يك حساب بدهكار و يك حساب بستانكار شود آن ثبت را ساده (آرتيكل ساده) مي ناميم و اگر يك يا چند حساب بدهكار و يك يا چند حساب ب
ستانكار شود آن را ثبت مركب (آرتيكل مركب) گويند .
در طول دوره مالي ممكن است هر دو نوع فعاليت مالي رخ دهدو لذا ثبت هاي ساده و مركب صورت پذيرد. براي تشخيص درست حسابها ، يكي از راههاي مناسب اين اس افراد پيروي مي كنيم. مثلا چنانچه آقاي عباسي مبلغي به آقاي علوي بپردازد در عرف داد و ستد آقاي عباسي كه دهنده پول ميباشد طلبكار يا (بستانكار) و آقاي علوي كه گيرنده پول است (بد
هكار) مي باشد . بنابراين اگر مبلغي از موجودي بانك جهت خريد مواد و لوازم مصرف شدني پرداخت شود حساب بانك بستانكار و حساب هزينه مواد و لوازم مصرف شدني بدهكار مي گردد.
جهت روشن شدن مطالب مذكور ناچار به ذكر يك دوره فعاليت مالي مدرسه درقالب جدولي در صفحه بعدبوده و عمليات مالي و تشخيص اينكه كدام حساب يا حسابها بدهكار ميباشد را مورد بررسي قرار ميدهیم.
تشخيص حسابها
رديف شرح عمليات مالي بررسي و تشخيص حساب حساب يا حسابهاي بدهكار حساب يا حساب هاي بستانكار
1 انتقال مانده بانك ازسال قبل از تراز عمليات سال قبل (تراز ا
فتتاحيه) بانك گيرنده وجه ومنابع مالي سنواتي(سرانه ، كمكها،…) به تناسب موجودي دهنده وجه حساب بانك حساب منابع مالي سنواتي(سرانه ، كمكها و….) تناسب موجودي
2 برداشت از بانك بابت تنخواه چك شماره…..طبق مجوز شوراي مالي مدرسه حساب بانك دهنده وجه و حساب تنخواه گيرنده وجه حساب تنخواه گردان حساب بانك
3 اقدام به خريد ملزومات مصرفي طي چك شماره …….براي
مدرسه هزينه مواد مصرف شدني گيرنده وجه و حساب بانك دهنده وجه حساب هزينه مواد مصرف شدني حساب بانك
4 واريز به حساب بابت كلاسهاي فوق برنامه طبق فيش شمار ……. حساب بانك گيرنده وجه و حساب دريافتي بابت فوق برنامه دهنده وجه حساب بانك حساب دريافتي بابت كلاسهاي فوق برنامه
5 پرداخت قبوض آب و برق طي چك شماره….. حساب هزينه سوخت گيرنده وجه و حساب بانك دهنده وجه حساب هزينه سوخت و… حساب بانك
6 واريز به حساب بابت سرانه طي فيش…. حساب بانك گيرنده وجه و حساب سرانه دريافتي دهنده وجه حساب بانك حساب سرانه دريافتي
7 پرداخت حق الزحمه وحق التدريس طي چك… حساب بانك دهنده وجه و حساب هزينه حق التدريس گيرنده وجه حساب هزينه حق التدريس و حق الزحمه حساب بانك
8 واريز مانده تنخواه به حساب بانكي مدرسه طبق فيش و خريد لوازم مصرفي از تنخواه حساب بانك وهزينه مواد مصرفي گيرنده وجه و حساب تنخواه دهنده وجه حساب بانك و حساب هزينه مواد مصرفي حساب تنخواه گردان
سند حسابداري
سند حسابداري برگه اي است كه ابتدا عمليات مالي پس از تشخيص حساب (تعيين حسابهاي بدهكار و بستانكار )در آن ثبت مي گردد. اين سند داراي شماره ، تاريخ و شماره صفحه روزنامه مي باشد. سند حسابداري به ترتيب تاريخ وقوع فعاليت مالي شماره گذاري مي گردد. در سند حسابداري خلاصه اي از عمليات نيز در قسمت شرح سند توضيح داده ميشود .سپس مدارك مربوط به عمليات مالي كه شامل ( فاكتورها و قبض انبار ، حواله ها يا فيشهاي واريز شده به حساب و …………)ميباشد،ضميمه سند حسابداري نموده و به ترتيب شماره سند و تاريخ وقوع عمليات در دفتر روزنامه ثبت مي نمائيم بطوريكه در هرزمان لازم باشد ، بسهولت به منشا و اصل مدارك هر ثبت دست بيابيم .
طبق ماده 9 دستورالعمل مالي مدارس كليه عمليات مالي و اسناد هزينه بايستي توسط حسابدار مدرسه و در صورت نداشتن حسابدار توسط مدير يا فرد ديگري كه به پيشنهاد وي و تاييد شوراي مالي تعيين ميگردد(به عنوان حسابدار) با رعايت كامل مقررات مربوط تنظيم و در دفاتر ذيربط ثبت گردد. سند حسابداري واحدهاي آموزشي بايد به امضاء اعضاي شوراي مالي برسد.
نحوه تنظيم سند حسابداري
1-ابتدا حساب يا حسابهاي بدهكار در منتهي اليه سمت راست ستون شرح نوشته ميشود بطوريكه حداكثر تا اواسط اين ستون منظور گردد، سپس در ستون بدهكار عين مبلغ مورد معامله يكجا نوشته ميشود. در خطوط افقي بعدي حساب بستانكار همان معامله در منتهي اليه سمت چپ نوشته ميشود. از اواسط ستون شرح شروع و به سمت چپ ادامه ميدهيم و در ستون بستانكار و درست روبروي حساب يا حسابهاي بستانكار مبلغ مورد معامله نوشته ميشود.
2-شرح خلاصه اي از عمليات مالی در سطر بعدي توضيح داده ميشود.
3-چنانچه حسابها داراي مبلغ جزء باشند در اين ستون به تفكيك نوشته ميشود.
4-عين مبالغ هر ستون به پايين انتقال و ستون بدهكار و بستانكار موازنه ميشود.
يك نمونه از سند حسابداري كه در آن عمليات مالي زير ثبت گرديده جهت آگاهي بيشتر ارائه ميگردد.واريز مبلغ 2.000.000ريال از طرف سازمان بابت سرانه
آموزشي به حساب جاري آموزشگاه طي فيش واریزی شماره 123
فرم شماره 4 نمون برگ سند حسالداری
سازمان آموزش و پرورش استان يزد
شماره سند……. مديريت آموزش و پرورش شهرستان………….
تاريخ……….. سند حسابداري شماره رديف روزنامه
پيوست…….. آموزشگاه…………..
شماره دفتر معين شماره دفتر كل شرح مبلغ جزء بدهكار بستانكار
بانك پرداخت جاری
دريافتي بابت سرانه آموزشي دريافت سرانه آموزشي و واريز آن به حساب جاري ………..آموزشگاه طي فيش شماره 123از طرف سازمان 2000000
2000000
جمع 2000000 2000000
جمع مبلغ………به شرح بالا در صفحه ………….دفتر روزنامه ثبت گرديد.
حسابدار(نماينده معلمان) رئيس انجمن اوليا و مربيان رئيس شوراي مالي
امضاء امضاء مهر و امضاء
دفتر روزنامه و نحوه ثبت عمليات مالي در آن:
تعريف: دفتر روزنامه عبارت است از دفتري كه كليه فعاليتهاي مالي روزانه پس از صدور سند حسابداري به ترتيب تاريخ وقوع عينا در آن ثبت مي گردد،(مبلغ جزء در دفتر روزنامه ثبت نمي شود)0
هر حسابي كه در سند حسابداري بدهكار شده در دفتر روزنامه نيز در بدهكار و هر حسابي كه در سند حسابداري بستانكار شده در دفتر روزنامه نيز در بستانكار ثبت ميگردد0 شكل ساده دفتر روزنامه عمومي در ذيل نشان داده شده است.
فرم شماره 5 نمون برگ دفتر روزنامه عمومی دو ستونی
دفتر روزنامه عمومي شماره صفحه…………..
رديف تاريخ شماره صفحه دفتركل شرح شماره سند بدهكار بستانكار
روز ماه
جمع نقل از صفحه قبل
جمع و انتقال به صفحه بعد
مزاياي دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه علاوه بر اينكه يك دفتر قانوني است و سازمانهاي دولتي ملزم به تهيه و نگهداري آن هستند ، مزاياي زير را دارا ميباشد:
1-تمام اطلاعات و توضيحات مربوط به يك دوره عمليات مالي در يكجا نشان داده ميشود.
2-كليه فعاليتهاي مالي ادارات را به ترتيب تاريخ وقوع آنها بطور شفاف نشان ميدهد.
3-درحلوگيري از وقوع اشتباه در عمليات حسابداري كمك مي كند.
نحوه ثبت فعاليتهاي مالي در دفتر روزنامه:
1-در ستون رديف به ترتيب ثبت عمليات شماره گذاري مي نمائيم .
2-در ستون تاريخ ، تاريخ وقوع معامله بطور كامل نوشته ميشود( ذكر سال با توجه به مشخص بودن دوره مالي بطور تكراري لزومي ندارد).
3-به ترتيب تاريخ و شماره سند حسابداري شروع به تنظيم دفتر نموده و ابتدا همانند سند حسابداري نام حساب بدهكار را در نخستين سطر در منتهي اليه سمت راست ستون شرح و مبلغ بدهكار نيز در مقابل همان سطر در ستون بدهكار نوشته ميشود.سپس نام حسابي كه بستانكار ميشود در سطر بعد و با حداقل 5/1 سانتي متر فاصله از منتهي اليه سمت راست ستون شرح ثبت و مبلغ بستانكاري نيز در مقابل همان سطر در ستون بستانكار نوشته مي شود.چنانچه ثبت مركب باشد (يعني به جاي يك حساب دو يا چند حساب بدهكار يا بستانكار باشد)ابتدا كليه حسابهاي بدهكار نوشته ميشود سپس حساب يا حسابهاي بستانكار نوشته ميشود.
4-در سطر بعد توضيح مختصري راجع به چگونگي فعاليت مالي در يك يا دو سطر نوشته ميشود.
5-بعد از ثبت هر سند حسابداري در دفتر روزنامه شماره آن سند را در ستون مربوط در دفتر روزنامه ثبت مي نمائيم .
6-هر زمان كه اقلام دفتر روزنامه به دفتر كل انتقال يافت بلافاصله شماره صفحه هر حساب از دفتر كل به دفتر روزنامه انتقال داده ميشود.
7-پس از پايان گرفتن هر صفحه از دفتر روزنامه ستونهاي بدهكار و بستانكار را بطور عمودي و جداگانه جمع نموده و در پايان همان صفحه ثبت مي كنيم.(جمع ستونهاي بدهكارو بستانكارحساب بايد يكي باشد و موازنه برقرار گردد)سپس جمع مبلغ هر صفحه را به صفحه بعد انتقال ميدهيم بطوريكه در پايان دوره مالي سر جمع ارقام پايان صفحه آخر دفتر روزنامه نمايانگر جمع فعاليتهاي مالي آن دوره باشد.
تذكر:
1-هر چند رعايت اصل فواصل در بين ثبت هر سند حسابداري الزامي نيست ، ولي چنانچه يك سطر سفيد بين هر ثبت قرار گيرد ، فعاليتها از يكديگر مجزا و مشخص ميباشد.ليكن بايد اين فاصله را تا پايان دوره مالي به همين ميزان بطور يكسان رعايت كرد.
2-بين سطور و حواشي دفتر نبايد هيچگونه مطلب يا رقمي نوشت .
3-از قلم خوردگي ، تراشيدن ، پاك كردن يا محو نمودن ارقام و يا مطالب بوسيله مواد شيميايي و همچنين پاره نمودن اوراق دفتر يا جداكردن صفحه يا صفحات دفتر بايد پرهيز نمود0
4-در صورت تغيير در ارقام به علت اشتباه در ثبت ، مبلغ اشتباه را با قلم قرمز خط كشيده و بالاي آن رقم صحيح درج شود.
5-حتي المقدور بايستي با خط خوب و خوانا و لزوما خودكار يا خودنويس مطالب و ارقام دفتر را ثبت نمود .
عدم رعايت تذكرات فوق از اعتبار قانوني دفتر روزنامه به شدت
مي كاهد و در مواردی موجب پيگرد قانوني نیز خواهد شد.
كليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه به نظم و ترتيب معيني در صفحات مربوط به هر حساب به دفتر كل منتقل ميگردد. ابتدا لازم است در دفتر كل با توجه به حجم عمليات هر حساب تعدادي صفحه در دفتر كل براي هر حساب مشخص و در راهنما يا فهرست دفتر كل مشخص و ثبت نمود . به عنوان مثال با توجه به حجم گردش حساب بانک از صفحه 1 الي 10 را به حساب بانك جاري آموزشگاه اختصاص مي دهيم و به همین ترتیب برای سایرسرفصلها به تناسب حجم فعالیت مالی صفحاتی را در نظر می گیریم.
دفتر كل :
تعريف: دفتر كل يكي از دفاتر قانوني ميباشد كه مجموعه حسابهاي يك واحد در آن نگهداري ميشود.
علاوه بر دفتر كل دفاتر فرعي ؛(معين) نيز مورد استفاده بسياري از موسسات قرار ميگيرد كه با توجه به حجم محدودثبت فعاليتهاي مالي مدرسه بحثي از آن نخواهد شد. ضمنا داشتن دفاتر معين از نظر قانوني منعی ندارد.
نحوه انتقال اقلام از دفتر روزنامه:
بطوريكه ملاحظه كرديد حسابهايي كه در نتيجه هر فعاليت مالي بدهكار يا بستانكار مي شود پس از تنظيم سند حسابداري عينا در دفتر روزنامه ثبت مي كرديم.هنگام نقل ارقام از دفتر روزنامه به دفتر كل نيز هر حسابي كه در دفتر روزنامه بدهكار گرديده است در دفتر كل نيز در بدهكار همان حساب انتقال و ثبت ميگردد و هر حسابي كه در دفتر روزنامه بستانكار گرديده است در دفتر كل نيز در بستانكار همان حساب انتقال و ثبت ميگردد. معمولا مدیر آموزشگاه یا حسابدار در نحوه انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر كل به صورت زير عمل مي نماید:
1- اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه را به ترتيب ثبت ،يك به يك مورد توجه قرار ميدهد.صفحه و حساب مربوط(سرفصل حساب) را در راهنماي دفتر كل پيدا ميكند و اقلام را عينا در ستون مربوطه به شرح بالا انتقال ميدهد.
2- تاريخ ثبت را عينا از ستون تاريخ دفتر روزنامه به ستون تاريخ قسمت مربوطه حساب انتقال ميدهد.
3- در ستون شرح توضيح مختصري روبروي مبلغ مندرج در ستون بدهكار يا بستانكار حساب انتقال داده شده از دفتر روزنامه داده ميشود.
4- شماره صفحه دفتر روزنامه را كه مبلغ از آن صفحه نقل داده شده است در مقابل همان مبلغ در ستون حساب وارد ميكنيم.
5- پس از اطمينان در انتقال اقلام از دفتر روزنامه به حسابهاي مربوطه در دفتر كل شماره صفحه حساب مربوطه در دفتر كل را در دفتر روزنامه در مقابل همان حساب وارد مي كنيم اين عمل علاوه بر كمك در كنترل عمليات حسابداري و يافتن اشتباهات ، حاكي
از اينست كه كداميك از اقلام از دفتر روزنامه به دفتر كل نقل شده است .
6- ستونهاي تشخيص و مانده نيز كه در منتهي اليه سمت چپ هر حساب مشاهده ميشود با مانده گيري هر حساب و قيد كلمات خلاصه شده( بد=بدهكار)يا (بس=بستانكار)نتيجه نهايي آن حساب را در هر زمان مشخص مي نماید.
شكل زير يك نمونه ساده از دفتر كل را به ما نشان ميدهد0
فرم شماره 6 نمون برگ دفتر کل
نام حساب………….. دفتر كل صفحه………
شماره روزنامه تاريخ شرح بدهكار بستانكار تشخیص مانده
روز ماه سال
جمع نقل از……..
جمع وانتقال به صفحه بعد
تراز عمليات دفتر كل:
در جريان عمليات مالي دفاتر روزنامه و كل امكان دارد اشتباهاتي رخ بدهد كه حسابدار از وقوع آن بي اطلاع باشد. از جمله مواردي كه تا حدودي موجب كشف اشتباهات ميشود تهيه تراز عمليات چهار ستوني از دفتر كل است.
تراز عمليات چهار ستوني دفتر كل مانند يك تابلو ، وضعيت حسابها و گردش عمليات را در مقاطع مختلف زماني نشان ميدهد. توصيه ميگردد در پايان هر ماه جهت حصول اطمينان از صحت گردش عمليات مالي اقدام به تهيه تراز آزمايشي نمايند.
