راهنمای امور مالی مدارس

Word قابل ویرایش
44 صفحه
8700 تومان
87,000 ریال – خرید و دانلود

بسم الله الرحمن الرحیم
مقدمه:
ایزد منان را سپاسگزاریم که این توفیق را نصیب نموده تا گامی چند کوتاه در جهت رفع مشکلات و موانع مسئولین و متصدیان واحدهای آموزشی و پرورشی آموزش و پرورش استان یزد با بهره گیری از تجربیات ارزنده همکاران عزیز وصاحبنظران و دستورالعملهای لازم الاجراء برداریم . بدون شک برقراری یک سیستم صحیح جهت اداره امور مالی مستلزم داشتن اطلاعات و آگاهیهای لازم در زمینه های مالی واستفاده کامل و درست از روشهای حسابداری و پیروی از اصول فنی حسابداری است .
از طرف دیگر امور مالی هر واحد به منزله قلب هر سازمان محسوب میشود که با

ید از صحت و سلامت کامل برخوردار باشد . همچنین ایجاد وحدت رویه و هماهنگی در فعالیتهای مالی و جلوگیری از سلیقه ای عمل نمودن که موجب بی نظمی و سردرگمی و احیانا سوءاستفاده های احتمالی خواهد شد بسیار ضروری است که انجام این امراز اهم روشها و برنامه های دولت میباشد.

لذا انتظار دارد که مسئولین محترم واحدهای آموزشی و پرورشی در جهت سازماندهی و نظارت در امور مالی نهایت سعی و تلاش خود را مبذول داشته و کلیه مقررات و ضوابط مالی که به واحدها ابلاغ می گردد رعایت و هماهنگی و نظارت کافی به عمل آورند. امید است گامی موثر در بهبود اجرای دستورالعمل مالی واحدهای آموزشی و پرورشی ابلاغ شده از سوی وزارت آموزش و پرورش و اصولی نمودن حسابداری در واحدهای آموزشی برداشته باشیم .

سازمان آموزش و پرورش استان یزد
اداره امور مالی

 

تعاریف:
مدرسه :
مدرسه از نظر آموزش و پرورش به کلیه واحدهایی اطلاق میشود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره های مختلف تحصیلی(اعم از روزانه –شبانه و شبانه روزی )بوده و تمام یا بخشی از هزینه آن به نحوی از محل بودجه عمومی دولت پرداخت میگردد.
منابع مالی مدرسه:

طبق ماده ۱۱ قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش در استانها و شهرستانها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارتند از :
۱- اعتبارت دولت که به استناد تبصره های ۱ و ۲ ماده واحده قانون نحوه هزینه سرانه

از محل اعتبارات کل آموزش و پرورش و یا سازمانهای وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی واریز میگردد که این نوع اعتبارات را سرانه میگویند.
۲- کمکهای مردمی (خاص و عام) که حسب دستورالعمل و بخشنامه های مربوطه به وسیله اشخاص حقیقی جهت انجام هزینه ها به حساب واحدهای آموزشی واریز میگردد.
۳- سهمی که از طریق شورای آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار میگیرد.

۴-وجوه حاصل از ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و جبرانی که به استناد آیین نامه نحوه ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و شیوه نامه اجرائی ان توسط اولیای دانش آموزان به حساب مدرسه واریز میگردد.
۵- سایر وجوهی که مدرسه به موجب مصوبات مراجع ذیصلاح مجاز به دریافت آن میباشد مانند دریافتی بابت سرویس ایاب و ذهاب دانش آموزان و موارد مشابه .
۶-کمکهای بخش دولتی(سایر منابع): وجوهی است که به عناوین مختلف از طریق دستگاهها و سازمانهای دولتی غیر از آموزش و پرورش برابر مقررات برای مصارف خاص در اختیار مدرسه قرار میگیرد.
دوره مالی:
دوره مالی طبق قوانین و مقررات حاکم بر واحدهای آموزشی و پرورشی از اول مهر لغایت پایان شهریورماه سال بعد خواهد بود که واحدهای آموزشی و پرورشی موظف هستند در پایان هر سال تحصیلی تراز عملیات مالی چهار ستونی خود را در سه نسخه تنظیم و طبق ماده ۱۱دستورالعمل مالی مدارس صادره از سوی وزارت آموزش و پرورش به واحدهای ذیربط تحویل نمایند.بدیهی است این ترازنامه باید پس از تایید شورای مالی آموزشگاه ارسال گردد۰

 

حساب بانکی
هر واحد آموزشی و پرورشی فقط مجاز به داشتن یک شماره حساب بانکی قابل برداشت نزد یکی از شعب بانکهای دولتی ترجیحا سیبای بانک ملی هستند(باستثنای هنرستانها و مراکز مشابه). دریافت کارت بانکی وافتتاح این حساب باید با معرفی و تایید امور مالی مدیریت یا اداره مربوطه صورت گیرد . برداشت از حساب مذکور با حداقل دو امضا ( مدیر واحد آموزشی به عنوان امضا ثابت و امضای یکی از دو نفراز اعضای شورای مالی ) مدرسه به عنوان امضای متغیر انجام می شود.مدارس غیر انتفاعی تابع ضوابط خاص خود میباشند.
مدارس و اعضای انجمن اولیا و مربیان مجاز به افتتاح حساب دیگری نزد بانکها یا موسسات اعتباری قرض الحسنه و نظایر آنها نیستند و همچنین نگهداری وجوه بصورت نقد به استثنای تنخواه گردان مصوب شورای مالی در مدرسه مطلقا ممنوع است .
شورای مالی:
طبق آیین نامه و مقررات مربوطه ، شورای مالی واحدهای آموزشی و پرورشی که عضویت در آن افتخاری است و در اول هر سال تحصیلی و بلافاصله پس از آغاز به کار انجمن اولیا و مربیان مدرسه تشکیل می شود عهده دار وظایف زیر است:
۱-بررسی برنامه های مالی مدرسه و ارائه آن به انجمن اولیا و مربیان م

درسه جهت تصویب .
۲ -نظارت بر حسن اجرای مصوبات مالی انجمن اولیا و مربیان و دستورالعملهای مالی ذیربط .
۳-همکاری مستمر با مسئول مدرسه در استفاده صحیح از منابع مالی بارعایت اصل صرفه جویی .
۴-امضاء کلیه اسناد هزینه های انجام شده در مدرسه.
۵- انجام سایر وظایفی که در دستورالعمل به عهده شورای مالی گذاشته شده است .
بطور کلی قبل از انجام هرگونه هزینه و یا برداشت هرگونه وجهی از حساب بانکی باید شورای مالی مدرسه در خصوص آن تصمیم گیری نموده و باید در صورتجلسه مربوطه که بوسیله منشی شورای مالی با ذکر نظرات موافقین و مخالفین طبق فرم یا دفتر مذکور درج و به امضاء اعضاء حاضردر شورای مالی برسد.
ترکیب اعضای شورای مالی مدارس:
الف -شورای مالی مدارس روزانه:
۱-مدیر یا سرپرست مدرسه
۲-رئیس انجمن اولیا و مربیان مدرسه
۳-نماینده شورای معلمان مدرسه

ب -شورای مالی مدارس شبانه روزی و بزرگسالان:
۱-مدیر یا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
۲-نماینده شورای معلمین(مربیان پرورشی ،دبیران ، هنرآموزان ) مدرسه
۳-نماینده کادر اداری (معاونین،دفترداران) مدرسه
۴-حسابدارمدرسه که دارای پست سازمانی حسابدار باشد
۵- نماینده سرپرستان شبانه روزی (در مدارس شبانه روزی) مدرسه
ج-شورای مالی هنرستانهای فنی و حرفه ای و کاردانش:
۱-مدیر یا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)
۲-رئیس انجمن اولیا و مربیان مدرسه
۳-نماینده شورای معلمین و مربیان مدرسه
۴-نماینده کادر اداری (معاونین،دفترداران) مدرسه

۵-حسابدار مدرسه که دارای پست سازمانی حسابدار باشد
در مدارس تک معلم و روستاهایی که امکان تشکیل شورای مالی وجود ندارد، اختیارات و مسئولیت شورای مالی و حسابدار به عهده مسئول مدرسه میباشد و وجوه هزینه سرانه اینگونه مدارس را میتوان مستقیما از طریق امور مالی آموزش و پرورش منطقه ،ناحیه و یا نمایندگی در وجه مسئول مدرسه پرداخت نمود.
ریاست شورای مالی کلیه واحدهای آموزشی به عهده مدیر واحد آموزشی میباشد وجلسات شورا حداکثر هر دو هفته یکبار و حداقل یکبار در ماه بنا به ضرورت ودعوت مدیر آموزشگاه و با حضور کلیه اعضا جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه تشکیل و مصوبات آن با اکثریت آراء قابل اجراء میباشد.
و در مواردیکه هزینه ای جنبه فوری و فوتی داشته باشد و تاخیر در انجام آن منجر به زیان و خسارت گردد و به علت ضیق وقت امکان طرح و تصویب در شورای مالی میسر نباشدرئیس شورای مالی مجاز است در هر سال حداکثر تا سقف ۲۰درصد هزینه های سال قبل با رعایت اصل صرفه و صلاح هزینه دولت نسبت به انجام این هزینه ها اقدام و مراتب را در اولین جلسه شورای مالی مطرح و پس از بحث و بررسی و ارائه دلائل لازم و مستند به تصویب برساند.

فرم شماره ۱ نمون برگی ازصورتجلسه شورای مالی(دفتر شورای مالی) در صفحه بعد ملاحظه می نمائید۰

فرم شماره ۱ نمون برگ صورتجلسه شورای مالی (دفتر شورای مالی)آموزشگاهها
سازمان آموزش وپرورش استان یزد
مدیریت آموزش و پرورش شهرستان/منطقه……………….
صورتجلسه شورای مالی آموزشگاه …………………………………… سال تحصیلی……………………
تاریخ…………. ساعت شروع جلسه:……. .ساعت خاتمه جلسه:………………شماره جلسه:………..
اعضای حاضر در جلسه:۱- ۲- ۳- ۴- ۵-
موضوع جلسه:………………..

تصمیمات اتخاذ شده:…………
تذکر:رئیس شورای مالی آموزشگاه موظف است در رابطه با مصوبات فوق در جلسه آینده گزارش کاملی ارائه و اسناد و مدارک مربوطه را به شورای مالی ارئه نماید.

نظریه شورای مالی در رابطه با مصوبات جلسه شماره…….. ۱-اسنادوضمائم اسنادشماره های……………..
………….مورد تایید میباشد/نمیباشد.
۲-صدور چکهای شماره و تاریخ:………….
……………………. مورد تایید میباشد/نمیباشد.
تصمیمات اتخاذ شده در این جلسه مورد تایید میباشد : نام و نام خانوادگی اعضای شورای مالی و امضاء
رئیس شورای مالی رئیس انجمن نماینده معلمان سرپرست شبانه روزی نماینده کادر اداری
توضیح: لطفا ادامه گزارشات را در پشت صفحه مرقوم دارید

تنخواه گردان : به منظور تسهیل و تسریع در گردش امور مالی و انجام هزی

نه های ضروری و فوری طبق دستورالعمل مالی مدارس از حساب بانکی مدرسه با تشخیص و تصویب و تایید شورای مالی مبلغ ثابتی به عنوان تنخواه گردان در اختیار مدیر مدرسه (رئیس شورای مالی)گذاشته میشود .
این مبلغ معمولا بر حسب ضرورت در ابتدای دوره مالی از حساب بانکی مربوط برداشت و منتهی به پایان سال مالی باید به حساب بانکی واریز و یا تسویه حساب گردد .در حال حاضر حداکثر میزان تنخواه گردانی که در اختیار مدیر آموزشگاه قرارمیگیرد نباید ازمبلغ ۳٫۰۰۰٫۰۰۰بی

شتر باشد مدیران مدارسی که نیاز به مبلغی بیشتر به عنوان تنخواه گردان دارند الزاما باید با ذکر دلایل مجوز لازم را از اداره یا مدیریت اموزش و پرورش متبوع خود اخذ نمایند.
معاملات دولتی: حد نصاب معاملات دولتی مصوب اسفند ۱۳۴۹ و اصلاحات بعدی به سه دسته به شرح زیر تقسیم میشوند:
۱-معاملات جزئی: معاملاتی است که از مبلغ۳۵٫۰۰۰٫۰۰۰ریال تجاوز نکند این نوع معاملات به کمترین بهای ممکن به تشخیص و مسئولیت خریدار( کارپرداز) مدیر آموزشگاه انجام میگیرد
۲- معاملات متوسط: معاملاتی است که مبلغ آن از ۳۵٫۰۰۰٫۰۰۰ریال بیشتر باشد و از ۱۰ برابر سقف ارزش معاملات جزئی تجاوز نکند .در مورد این گونه معاملات به کمترین بهاء ممکن به تشخیص و مسئولیت کارپرداز و تایید رئیس اداره و به صورت استعلام کتبی صورت می پذیرد.
۳- معاملات عمده: معاملاتی است که مبلغ بر آورد اولیه آن بیش از ۱۰ برابر سقف ارزش مبلغ معاملات جزئی باشد این نوع معاملات با انتشار آگهی مناقصه عمومی و طی مراحل قانونی انجام میشود.
تذکر: معاملات متوسط و عمده از حیطه اختیار مدیر آموزشگاه خارج و لازم است با مدیریت آموزش و پرورش متبوع خود هماهنگی لازم بعمل آید تا طبق ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گردد.
سر فصل (عنوان حساب):
بر اساس دستورالعمل مالی مدارس، رعایت کلیه سرفصلهای مندرج در آن الزامی است لذا بر اساس دستورالعمل مالی مدارس عنوان(سر فصل ) حسابهائیکه ضرورت دارد در دفاتر کل آموزشگاه ایجاد گردد در صفحه بعد اعلام میگردد لذا واحدهای آموزشی مجاز به تغییر نام حسابها نبوده و توصیه میشود مسئولین واحدهای آموزشی و یا متصدیان مالی از منظور نمودن سرفصلهای جدید بدون هماهنگی با امور مالی آموزش و پرورش جدا پرهیز نموده و به منظور وحدت رویه و هماهنگی و عمل به قوانین و مقررات در چارچوب دستورالعمل مالی انجام وظیفه نمایند

سر فصل و عناوین حسابها:
الف:نقدینگی ها
۱-حساب جاری بانک ۲-حساب تنخواه گردان
۳-اسناد دریافتنی(چکهای دریافتنی)
ب- درآمدها و منابع
۱ -منابع مالی سنواتی(سال گذشته) ۶ -سرانه دانش آموزی دریافتی
۲-سرانه غذایی دریافتی ۷-کمکهای دریافتی فوق برنامه وجبرانی

۳-کمکهای خاص مردمی دریافتی ۸-کمکهای سایر منابع دولتی دریافتی ۴-کمکهای سرویس دانش آموزی دریافتی ۹-کمکهای کلاس آمادگی دریافتی
۵-کمکهای انجمن اولیا و مربیان (عام)دریافتی
ج – هزینه ها
۱-هزینه حمل و نقل و ارتباطات ۱۰-هزینه تشویق دانش آموز و معلم
۲-هزینه تعمیرات ساختمان و تجهیزات ۱۱-هزینه حق الزحمه و حق التدریس
۳-هزینه سوخت وبرق و آب وتلفن و گاز ۱۲-هزینه ایاب و ذهاب دانش آموزان
۴-هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی ۱۳-هزینه مواد غذایی شبانه روزی
۵-هزینه وسایل غیر مصرفی ۱۴-هزینه خوابگاهی و شبانه روزی
۶-هزینه امورتربیتی و پرورشی ۱۵ -هزینه آشپزخانه و طبخ غذا
۷-هزینه انجمن اولیا و مربیان ۱۶ -هزینه کلاس آمادگی ابتدایی

۸-هزینه کتابخانه و اشتراک نشریات ۱۷ -هزینه خاص مردمی
۹-هزینه کلاس تست و تقویتی وکنکور ۱۸-هزینه متفرقه

مصرف منابع مالی مدارس : منابع مالی مدارس باید برای مصارف ذیل هزینه گردد.
۱- هزینه حمل و نقل و ارتباطات و پستی . ۲-هزینه تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان آموزشگاه.
۳-هزینه سوخت وآب وبرق و تلفن و گاز.
۴-هزینه تهیه مواد و لوازم مصرفی و در حکم مصرفی اعم از آموزشی ،کارگاهی،آزمایشگاهی،اداری،بهداشتی،ورزشی وپرورشی و….. *.
۵-تهیه وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی آموزشی ، کمک آموزشی واداری و سایر اموال ** .
۶-هزینه های مربوط به فعالیتهای پرورشی مانند اقامه نماز،برگزاری اردوها،مسابقات ورزشی،علمی،هنری،اجرای مراسم ایام ا…. و اعیاد مذهبی وملی و مناسبتهای مختلف.
۷- هزینه های مربوط به فعالیتهای فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمکهای ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا برای دانش آموزان .
۸- هزینه تشکیل کلاسهای آموزش خانواده و هزینه های مرتبط با انجمن اولیا و مربیان مدرسه.
۹- هزینه های کتابخانه مانند تهیه کتاب کمک آموزشی ،حق اشتراک مجلات و نشریات آموزشی.
۱۰-هزینه های تشویق کارکنان،معلمان،ومربیان مدرسه بارعایت دقیق مفاد ماده۹۰آیین نامه اجرایی مدارس.
۱۱- هزینه های حق التدریس معلمین وحق الزحمه عوامل اجرائی کلاسهای جبرانی و تقویتی و تست و کنکور.
۱۲- هزینه شبانه روزی و تهیه مواد غذایی و طبخ غذا در مدارس شبانه روزی.
۱۳-سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
تذکر»:
۱-در مواردی که زمینه مصرف کمکها اعم از مردمی یا دولتی (سایر منابع) کتبا از طرف اهدا کننده تعیین شده باشد منحصرا باید در جهت اهداف و نیات اهدا کننده مشروط بر اینکه منافاتی با موازین شرعی و مقررات قانونی نداشته باشد صرف گردد و در صورتی که هدف و نیت اهدا کننده ارتقای سطح آموزشی و پرورشی مدرسه به طور عام باشد با مسئولیت مدیر مدرسه و تحت نظر شورای مالی آموزشگاه به مصرف خواهد رسید.

—- * اموال مصرفی اموالی هستند که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند و اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند،اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها،تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد . ** این هزینه ها جزء اموال آموزشگاه محسوب وبا استعلام از مدیریت آموزش و پرورش و

درخواست شماره برچسب و در دفتر اموال ثبت میگردد مبلغ این نوع اقلام تهیه شده باید بیش از ۲۰۰٫۰۰۰ ریال باشد۰

۲- خرید اشیای لوکس و تجملی و غیر ضروری اکیدا ممنوع است.
۳-شورای مالی مدرسه بایستی ترتیبی اتخاذ نماید تا حتی الامکان کلیه اعتبارات و کمکهای مالی (منابع مالی مدرسه)با رعایت کامل صرفه و صلاح دولت در همان سال تحصیلی به مصرف برسد.
کارپرداز:
بموجب ماده ۳۵ قانون محاسبات عمومی کشور کارپرداز ماموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت دستگاه ذیربط به این سمت منصوب میشود و نسبت به خرید و تدارک کالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستورمقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می نماید .
معمولا مدارس شبانه روزی و هنرستانها و و نظایر آنها میبایست در تنظیم اسناد هزینه کارپردازی توسط کارپرداز(مامور خرید) یا ناظر خرید خود، کلیه مراحلی که جهت خرید کالا و یا ارائه خدمات در قوانین و مقررات مطرح میشود رعایت نمایندو در مدارسی که کارپرداز یا مامور خرید وجود ندارد مسئولیت این امور به عهده رئیس آموزشگاه میباشد.
نحوه تنظیم اسناد هزینه کارپردازی:
۱-تنظیم برگ درخواست خرید یا انجام هزینه: برگه ای است با شماره و تاریخ دفتر کارپردازی که نوع انجام هزینه در آن مشخص و مبلغ هزینه برآورد می گردد و به وسیله درخواست کننده امضا میشود . نمونه ای از برگ درخواست به شرح ذیل تقدیم میگردد

فرم شماره ۲ نمون برگ درخواست خرید کالا یا خدمات
بر گ درخواست خرید کالا یا خدمات تاریخ
ریاست محترم شورای مالی آموزشگاه
خرید کالا/خدمات ذیل مورد نیاز میباشد خواهشمند است با توجه به ضرورت دستوراقدام صادر فرمائید
ردیف شرح تعدادیا مقدار محل مورد مصرف قیمت برآوردی

درخواست کننده دستور دهنده
امضا امضا

۲-موافقت مدیر مدرسه (رئیس شورای مالی ):
مدیر مدرسه با انجام هزینه موافقت و برگ درخواست را تایید و امضاء مینماید.
۳-انجام هزینه:
پس از موافقت و تامین اعتبار ، هزینه توسط کارپرداز یا مقام مجاز انجام میشود.
۴-ارائه مدارک مثبته:
پس از انجام هزینه مدارک مثبته درخواست ، فاکتور خرید کالا، فیشهای بانکی پرداختی، قرارداد* وگواهی انجام کار و نظایر آنها طبق مقررات توسط کارپردازیا فرد مسئول تحویل می گردد.
صورتحساب(فاکتور)یا برگ خرید:
صورتحساب یا برگ خرید ورقه ای است قابل قبول ، مشروط بر اینکه دارای ویژگیهای زیر باشد:
۱- دارای سربرگ بوده وتاریخ خرید بدون خدشه و قلم خوردگی در آن نوشته شده باشد.
۲-نام واحد آموزشی (عنوان خریدار)در سربرگ فاکتور یا برگ خرید ذکر شده باشد.
۳-مشخصات کامل کالا یا خدمت مورد معامله و مقدار و بهای آن در متن فاکتوریا برگ خرید بطور خوانا نوشته شده باشد.
۴-مبلغ معامله با عدد و حروف بدون قلم خوردگی و خدشه در انتهای فاکتور یا برگ خرید قید شده باشد.
۵-نام و نام خانوادگی فروشنده همراه با مهر و امضاء و آدرس فروشنده در فاکتور درج شده باشد.
۶-تایید فروشنده مبنی بر اینکه مبلغ مورد معامله نقدا یا طی چک با ذکر مشخصات دریافت شده است .
۷-تایید کارپردازیا مدیر آموزشگاه یارئیس اداره یارئیس دستگاه حسب مورد(معاملات دولتی)و ممهور به مهر نازلترین بهای ممکن.
۸- ارائه اصل فاکتور یا برگ فروش و نظایر آن ( فتوکپی قابل قبول نیست ).
۵-قبض انبار:
کارپرداز پس از تحویل اجناس خریداری شده به انباردار، رسید ورودی جنس به انبار را که توسط انباردار تنظیم و امضاء گردیده است دریافت می داردو آن را ضمیمه اسناد هزینه می نماید.
نحوه تنظیم قبض انبار:
پس از ورود جنس به انبار ، انباردار اقدام به تحویل گرفتن جنس نموده و سپس اقدام به صدور قبض انبار می نماید و قبوض انبار در دفتری به نام دفتر قبض انبار ثبت و شماره گذاری میشود .
* بکار گیری نیروی انسانی بصورت آزاد ،قراردادی و به هر نحو دیگر بدون کسب مجوز از اداره آموزش و پرورش و سایر مراجع ذیربط تحت هر شرایطی ممنوع میباشد.

 

در قبض انبار شرح لازم و مختصر از نوع کالا ی خریداری شده بر حسب تعداد و یا مقدارو بهای آن و همچنین بهای کل آن بر اساس فاکتورهای مربوط ثبت می نمایند و احیانا اقلامی که نیاز به شماره برچسب اموال داردباید با درخواست شماره برچسب از امین اموال(جمعدار اموال ) اداره شماره مورد نظر را دریافت و درآن ثبت کرد .
فرم شماره ۳ نمون برگ قبض انبار
قبض انبار
شماره مدیریت اداره آموزش و پرورش
تاریخ آموزشگاه….
ردیف شماره اموال شرح تعداد/مقدار بهای واحد بهای کل

اقلام خریداری شده فوق توسط به انبار آموزشگاه تحویل شد.

نام و نام خانوادگی تحویل دهنده نام و نام خانوادگی انبار دار

امضاء مهر و امضاء

انباردار :
انباردار کسی است که مسئول انبار و نگهداری و حفاظت کالا و مسئول در اختیار قرار دادن به موقع کالا و اجناس مورد نیاز واحدها میباشد .

 

وظایف انباردار :
اهم وظایف انباردار عبارت است از :
۱-صدور درخواست خرید در مواقع لزوم
۲-تحویل کالا و مواد و اجناس خریداری شده بر اساس اسناد و مدارک مربوطه
۳-صدور قبض انبار و یا قبض رسید کالا به انبار
۴-حفاظت و حراست کالاها و اجناس موجود در انبار
۵-صدور حواله انبار و صدورفرمهای مرجوعی برگشت کالا یا فرمهای دیگر
۶-ثبت مشخصات کالاها و اقلام وارده یا صادره از انبار در دفتر انبار و کارتهای کاردکس انبار
۷- طبقه بندی و شماره گذاری و کدبندی کالاهای موجود در انبار
۸-نگهداری مدارک و اسناد و سوابق مربوط به انبار و تهیه و ارائه گزارشهای دوره ای یا موردی در مواقع لزوم به مسئولین ذیربط
حواله انبار(خروج کالا از انبار):
خروج کالا از انبار نیز مانند ورود کالا به انبار مستلزم مراحل خاص خود میباشد.متقاضی کالا جهت مصرف در واحد یا قسمت مربوطه پس از اطمینان از موجود بودن کالا یا جنس مورد تقاضا در انبار اقدام به تکمیل درخواست کالا مطابق نمونه ذیل می نماید.
فرم شماره ۴ نمون برگ درخواست کالا از انبار
حواله انبار
واحددرخواست کننده……….. مدیریت آموزش و پرورش تاریخ
آموزشگاه …………….. شماره
ردیف نوع جنس تعدادیامقداردرخواستی تعدادیامقدارموافقت شده تعدادیامقدارتحویل شده
محل مصرف

 

درخواست کننده دستوردهنده تحویل گیرنده
نام و نام خانوادگی نام و نام خانوادگی نام و نام خانوادگی
امضاء امضاء امضاء

پس از ثبت اقلام خریداری شده در دفتر صدور قبض انبار ، کالاها طبقه بندی می شوند بطوریکه اموال مصرفی و در حکم مصرفی در دفتری به نام دفتر اموال مصرفی ثبت و نگهداری میشود. با این کار به سهولت میتوان با مراجعه به سرفصل کالاهای مورد نظر به مقدار دقیق موجودی انبار پی برد و در صورت لزوم اقدام به سفارش خرید مجدد نمود.
اموال با دوام علاوه بر اینکه در انبار نگهداری و طبقه بندی و شمارش میگردد در دفتر مخصوصی به نام دفتر اموال توسط جمعدار اموال ثبت ،طبقه بندی و طبق آئین نامه اموال دولتی نگهداری میشود ۰
کنترل موجودی انبار(انبارگردانی):
لازم است حداقل سالی یک بار به منظور حصول اطمینان در صحت ارقام ثبت شده دردفتر انبار و کنترل موجودی و تطبیق با مانده های دفتر انبار و کاردکس کالاها انبارگردانی صورت پذیرد و موجودیهای انبار ، شمارش و تطبیق داده شود.
بدینوسیله توصیه می گردد به انبارداران آموزشهای لازم در زمینه شرح وظائف آنان داده شود تا به وظایف خود آگاه بوده همچنین لازم به نظر میرسد تا موجودی انبار بطور ادواری مورد کنترل و تطبیق قرار گیردتا در نگهداری اقلام در انبار آموزشگاه کوشا باشند و کنترل داخلی انبار توسط مدیر آموزشگاه، حسابدار یا شخص دیگری که مورد اطمینان است مورد بازرسی و نظارت و کنترل قرار بگیرد.

امین اموال( جمعدار اموال):
طبق ماده ۳۴ قانون محاسبات عمومی کشور امین اموال ماموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت و امانتدار با موافقت ذیحساب و بموجب حکم وزارتخانه یا موسسه ذیربط به این سمت منصوب و مسئولیت حراست و تحویل و تحول و تنظیم حسابهای اموال و اوراقی که درحکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابوابجمعی ، به عهده او واگذار میشود.
آئین نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیتهای امین اموال در مور

د اموال منقول و غیر منقول با رعایت مقررات این قانون از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی تهیه و به تصویب هیئت وزیران رسیده است .
امین اموال موظف است پس از کسب اطلاع از خرید اجناس بادوام که مشخصات کامل آن نیز در قبض انبار درج گردیده با اختصاص شماره برچسب مربوطه طبق مقررات اقدام نماید بدیهی است در حال حاضر خرید کالاهای بادوام و غیر مصرفی که رقم آن بیش از ۲۰۰٫۰۰۰ریال باشد نیاز به شماره برچسب اموال دارد.

 

 

سایر موارد :
الف- تعمیرات ساختمان:
در این مورد که از وجود کارگر استفاده میشود کارت کارگری یا فهرست دستمزد روزانه را طبق فرمهای رایج تنظیم و کلیه اطلاعات خواسته شده در آن تکمیل می شود. کارفرما(مسئول واحد یا کارپرداز) در مقابل روزهایی که کارگر کار کرده و امضاء نموده آن را تایید و چنانچه مشمول مالیات ویا خصوصا بیمه میشود نسبت به پرداخت آن طبق مقررات اقدام و فیش های مربوطه را ضمیمه می نماید.
ب- خودروها:
در فهرست قبوض سوخت و تعمیرات و خرید لوازم یدکی بایستی شماره شهربانی و نوع خودرو ذکر و به تایید راننده و کارپرداز برسد. از پرداخت هزینه خودروها با پلاک شخصی جدا خودداری گردد هر چند که در اختیار و متعلق به واحد آموزشی باشد.
ج-پرداخت وجه توسط واحد آموزشی وکارپرداز:
طبق ماده ۶۵ قانون محاسبات عمومی کشور: کلیه دستگاههای اجرایی کشور مکلفند جز در مواردی که بموجب قانون و یا سایر قوانین مقررات ترتیب دیگری مقرر شده باشد پرداختهای خود را منحصرا از طریق حسابهای بانکی مجاز انجام دهند و گواهی بانک دایر بر:
ا- انتقال وجه به حساب بانکی ذینفع ۲-پرداخت وجه به ذینفع یا قائم مقام قانونی او ۳-حواله در وجه ذینفع یا قائم مقام او پرداخت محسوب میگردد . بنا براین ضمن توصیه و تذکر لازم است موارد زیر را دقیقا مد نظر قرار دهید:
تذکرات مهم:
۱- حتی المقدور سعی گردد پرداخت وجه به فروشندگان و سایر افراد ذینفع از طریق چک صورت پذیرد بنحوی که حواله کرد چکها نیز خط زده شود و بر روی چک با مهری به عبارت (این چک فاقد پشت نویسی میباشد)ممهور گردد.
۲- صدور چک در وجه حامل از سوی دستگاههای دولتی ممنوع بوده لذا واحد های آموزشی نیز تحت هیچ شرایطی نباید نسبت به صدور چک در وجه حامل اقدام نمایند.
۳- صدور چک به نام افراد ثالث( مانند خدمتگزار و غیره ) که ربطی به معامله با مدرسه را ندارند به عنوان واسطه جهت پرداخت به ذینفع اکیدا خودداری گردد.
د-تحویل سند هزینه:
پس ازارائه مدارک مثبته هزینه(صورتحساب،قبض انبار و…)نسبت به تنظیم سند هزینه رسمی(سند حسابداری) اقدام و به امضاء تنظیم کننده ،مسئولین مربوطه رسیده و در دفاتر مالی ثبت گردد.

 

حسابداری و مراحل آن
تعریف حسابداری:
حسابداری دانشی است که با بکارگیری آن ، اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک موسسه ،جمع آوری،تجزیه و تحلیل ،ثبت ،طبقه بندی،تجمیع ،تلخیص و گزارش میشود.
تعریف حسابداری دولتی :
حسابداری دولتی مجموعه عملیاتی است که با توجه به قوانین و مقررات مالی

و محاسباتی دولت
و با رعایت اصول و تکنیک حسابداری ، اسناد مالی را تنظیم و در دفاتر روزنامه و کل ثبت نموده و گزارشات و اطلاعات مالی را استخراج و اقدام به تهیه تراز عملیات و تجزیه و تحلیل آن می نماید و سر انجام گزارشهائی از وضع اداره امور مالی کشور فراهم می آورد که تجزیه و تحلیل طرحها و برنامه های دولت را ممکن میسازد.
بنابراین حسابداری دولتی در سازمانها نیز باید کلیه فعالیتهای مالی در قالب اعداد و ارقام ، ثبت و طبقه بندی و تلخیص شود و مورد مطالعه و بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد .
اصول کلی روشهای متداول حسابداری در کلیه موسسات ( اعم از خصوصی یا دولتی ) بطور یکسان قابل پیروی و اجراء می باشد. پیروی از اصول دفترداری دوبل یا دوطرفه نیز قابل پیروی می باشد. با توجه به اینکه بی نظمی و خدای ناکرده فساد در اداره امور مالی یک سازمان دولتی موجب تضییع حقوق یک ملت و یک اجتماع است در حالیکه بی نظمی در یک سازمان خصوصی منافع یک یا تعداد محدودی از افرادرا به مخاطره می اندازد لذا لزوم اتخاذ روش صحیح و مناسب برای اداره امور مالی در موسسات دولتی را دو چندان می نماید.
با توجه به این نکته که واحدهای آموزشی و پرورشی برای انجام بخشی از هزینه های خود از بودجه دولت در قالب اعتبارات سرانه استفاده می نمایند .لذا می بایست در هزینه نمودن این اعتبارات کاملا رعایت قوانین و مقررات مالی دولت را بنمایند و در این راستا اجرای دقیق و کامل دستورالعملهای مالی واحدهای آموزشی و پرورشی را همراه با اصول و تکنیک های متداول در حسابداری به اجراء در آورند .
تعریف حسابداری (دفترداری دوبل):
منظور از بکار بردن اصطلاح حسابداری دوبل یا دو طرفه این است که وقتی یک فعالیت مالی به وقوع می پیوندد در دو حساب اثر میگذارد و لذا در دو حساب ثبت میشود .

برای مثال ، اگر مبلغی بابت سرانه به حساب بانکی مدرسه واریز شود یک فعالیت مالی رخ داده است و این فعالیت مالی در دو حساب تاثیر می گذارد . یکی حساب بانک و دیگری حساب دریافتی بابت سرانه یا (سرانه دریافتی ) که یکی را باید در طرف راست یا بدهکارحساب مربوطه در ( سند حسابداری ، دفتر روزنامه و دفتر کل ) و دیگری را در طرف چپ یا بستانکار حساب

مربوطه در(سند حسابداری و دفاتر ) ثبت نمود.
. تعداد حساب ها و عنوان حسابها را قبلا توضیح دادیم و گفتیم که تابع دستورالعمل

مالی می باشد و در اینجا از هر سر فصل که نام می بریم می تواند یک ع

نوان حساب باشد مانند : بانک ، سرانه ، هزینه ها ، تنخواه گردان و …….
تعریف بدهکار و بستانکار یک حساب:
در اصطلاح حسابداری ، ثبت مبلغی در طرف راست حساب را بدهکار ( مدیون ) و ثبت مبلغی در طرف چپ حساب را بستانکار (دائن ،طلبکار ) مینامند.

بطور کلی حساب گیرنده وجه خود را بدهکار و حساب دهنده وجه خود را بستانکار می نماید۰
با توجه به ماهیت حسابها و اینکه هر حساب یک افزایش و یک کاهش دارد و این افزایش و کاهش ها باعث بدهکار و بستانکار شدن حسابها می شود لذا برای سهولت در تشخیص بدهکار و بستانکار کردن حسابها میتوان قواعد زیر را به کار بست :
قواعد کلی افزایش /کاهش و مانده حسابها
عنوان حسابها افزایش کاهش مانده واقعی
بانک بدهکار بستانکار بدهکار
هزینه ها بدهکار بستانکار بدهکار
تنخواه گردان بدهکار بستانکار بدهکار
سرانه دریافتی بستانکار بدهکار بستانکار
کمکهای دریافتی بستانکار بدهکار بستانکار

مانده هر حساب با توجه به تفاوت بین بدهکار و بستانکار آن حساب بدست می آید ، بطور مثال مانده حساب بانک از تفاوت بین ستون بدهکار و بستانکار این حساب بدست می آید. اگر مانده اقلام بدهکار یک حساب زیادتر باشد حساب مزبور مانده بدهکار و اگر مانده اقلام بستانکار زیادتر باشد حساب مزبور دارای مانده بستانکار خواهد بود و چنانچه جمع اقلام بدهکار و بستانکار همان حساب برابر باشد مانده حساب صفر خواهد بود .

با توجه به جدول صفحه قبل ، باید همیشه مانده های حساب بانک و هزینه ها و تنخواه گردان بدهکار و مانده کلیه دریافتی ها از جمله سرانه و کمکهای دریافتی بستانکار باشد در غیر اینصورت آن حساب از حالت عادی خارج شده است .
تشخیص حساب :
اولین قدم و در عین حال مهمترین قسمت عملیات حسابداری تشخیص حساب است.
با توجه به اهمیت موضوع علاوه بر توضیحات قبلی در مورد قواعد بدهکارو بستانکار نمودن حسابها به شرح موضوع می پردازیم ، چرا که اشتباه در تشخیص حسابها باعث گمراهی و سر درگمی کلیه عملیات مالی آموزشگاه می گردد و هرگز نتیجه گزارشات واقعی نخواهد بود ۰
تشخیص حساب یعنی اینکه بدانیم در انجام ثبت عملیات مالی در سند حسابداری چه حساب یا حسابهائی را بدهکار و چه حساب یا حسابهائی را بستانکار نمائیم .
چنانچه در یک فعالیت مالی یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار شود آن ثبت را ساده (آرتیکل ساده) می نامیم و اگر یک یا چند حساب بدهکار و یک یا چند حساب ب

ستانکار شود آن را ثبت مرکب (آرتیکل مرکب) گویند .
در طول دوره مالی ممکن است هر دو نوع فعالیت مالی رخ دهدو لذا ثبت های ساده و مرکب صورت پذیرد. برای تشخیص درست حسابها ، یکی از راههای مناسب این اس افراد پیروی می کنیم. مثلا چنانچه آقای عباسی مبلغی به آقای علوی بپردازد در عرف داد و ستد آقای عباسی که دهنده پول میباشد طلبکار یا (بستانکار) و آقای علوی که گیرنده پول است (بد

هکار) می باشد . بنابراین اگر مبلغی از موجودی بانک جهت خرید مواد و لوازم مصرف شدنی پرداخت شود حساب بانک بستانکار و حساب هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی بدهکار می گردد.
جهت روشن شدن مطالب مذکور ناچار به ذکر یک دوره فعالیت مالی مدرسه درقالب جدولی در صفحه بعدبوده و عملیات مالی و تشخیص اینکه کدام حساب یا حسابها بدهکار میباشد را مورد بررسی قرار میدهیم.

 

تشخیص حسابها
ردیف شرح عملیات مالی بررسی و تشخیص حساب حساب یا حسابهای بدهکار حساب یا حساب های بستانکار
۱ انتقال مانده بانک ازسال قبل از تراز عملیات سال قبل (تراز ا

فتتاحیه) بانک گیرنده وجه ومنابع مالی سنواتی(سرانه ، کمکها،…) به تناسب موجودی دهنده وجه حساب بانک حساب منابع مالی سنواتی(سرانه ، کمکها و….) تناسب موجودی
۲ برداشت از بانک بابت تنخواه چک شماره…..طبق مجوز شورای مالی مدرسه حساب بانک دهنده وجه و حساب تنخواه گیرنده وجه حساب تنخواه گردان حساب بانک
۳ اقدام به خرید ملزومات مصرفی طی چک شماره …….برای

مدرسه هزینه مواد مصرف شدنی گیرنده وجه و حساب بانک دهنده وجه حساب هزینه مواد مصرف شدنی حساب بانک
۴ واریز به حساب بابت کلاسهای فوق برنامه طبق فیش شمار ……. حساب بانک گیرنده وجه و حساب دریافتی بابت فوق برنامه دهنده وجه حساب بانک حساب دریافتی بابت کلاسهای فوق برنامه
۵ پرداخت قبوض آب و برق طی چک شماره….. حساب هزینه سوخت گیرنده وجه و حساب بانک دهنده وجه حساب هزینه سوخت و… حساب بانک
۶ واریز به حساب بابت سرانه طی فیش…. حساب بانک گیرنده وجه و حساب سرانه دریافتی دهنده وجه حساب بانک حساب سرانه دریافتی
۷ پرداخت حق الزحمه وحق التدریس طی چک… حساب بانک دهنده وجه و حساب هزینه حق التدریس گیرنده وجه حساب هزینه حق التدریس و حق الزحمه حساب بانک
۸ واریز مانده تنخواه به حساب بانکی مدرسه طبق فیش و خرید لوازم مصرفی از تنخواه حساب بانک وهزینه مواد مصرفی گیرنده وجه و حساب تنخواه دهنده وجه حساب بانک و حساب هزینه مواد مصرفی حساب تنخواه گردان

سند حسابداری
سند حسابداری برگه ای است که ابتدا عملیات مالی پس از تشخیص حساب (تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار )در آن ثبت می گردد. این سند دارای شماره ، تاریخ و شماره صفحه روزنامه می باشد. سند حسابداری به ترتیب تاریخ وقوع فعالیت مالی شماره گذاری می گردد. در سند حسابداری خلاصه ای از عملیات نیز در قسمت شرح سند توضیح داده میشود .سپس مدارک مربوط به عملیات مالی که شامل ( فاکتورها و قبض انبار ، حواله ها یا فیشهای واریز شده به حساب و …………)میباشد،ضمیمه سند حسابداری نموده و به ترتیب شماره سند و تاریخ وقوع عملیات در دفتر روزنامه ثبت می نمائیم بطوریکه در هرزمان لازم باشد ، بسهولت به منشا و اصل مدارک هر ثبت دست بیابیم .
طبق ماده ۹ دستورالعمل مالی مدارس کلیه عملیات مالی و اسناد هزینه بایستی توسط حسابدار مدرسه و در صورت نداشتن حسابدار توسط مدیر یا فرد دیگری که به پیشنهاد وی و تایید شورای مالی تعیین میگردد(به عنوان حسابدار) با رعایت کامل مقررات مربوط تنظیم و در دفاتر ذیربط ثبت گردد. سند حسابداری واحدهای آموزشی باید به امضاء اعضای شورای مالی برسد.
نحوه تنظیم سند حسابداری
۱-ابتدا حساب یا حسابهای بدهکار در منتهی الیه سمت راست ستون شرح نوشته میشود بطوریکه حداکثر تا اواسط این ستون منظور گردد، سپس در ستون بدهکار عین مبلغ مورد معامله یکجا نوشته میشود. در خطوط افقی بعدی حساب بستانکار همان معامله در منتهی الیه سمت چپ نوشته میشود. از اواسط ستون شرح شروع و به سمت چپ ادامه میدهیم و در ستون بستانکار و درست روبروی حساب یا حسابهای بستانکار مبلغ مورد معامله نوشته میشود.
۲-شرح خلاصه ای از عملیات مالی در سطر بعدی توضیح داده میشود.
۳-چنانچه حسابها دارای مبلغ جزء باشند در این ستون به تفکیک نوشته میشود.
۴-عین مبالغ هر ستون به پایین انتقال و ستون بدهکار و بستانکار موازنه میشود.
یک نمونه از سند حسابداری که در آن عملیات مالی زیر ثبت گردیده جهت آگاهی بیشتر ارائه میگردد.واریز مبلغ ۲٫۰۰۰٫۰۰۰ریال از طرف سازمان بابت سرانه

آموزشی به حساب جاری آموزشگاه طی فیش واریزی شماره ۱۲۳

فرم شماره ۴ نمون برگ سند حسالداری
سازمان آموزش و پرورش استان یزد
شماره سند……. مدیریت آموزش و پرورش شهرستان………….
تاریخ……….. سند حسابداری شماره ردیف روزنامه
پیوست…….. آموزشگاه…………..
شماره دفتر معین شماره دفتر کل شرح مبلغ جزء بدهکار بستانکار
بانک پرداخت جاری
دریافتی بابت سرانه آموزشی دریافت سرانه آموزشی و واریز آن به حساب جاری ………..آموزشگاه طی فیش شماره ۱۲۳از طرف سازمان ۲۰۰۰۰۰۰
۲۰۰۰۰۰۰

جمع ۲۰۰۰۰۰۰ ۲۰۰۰۰۰۰

جمع مبلغ………به شرح بالا در صفحه ………….دفتر روزنامه ثبت گردید.

حسابدار(نماینده معلمان) رئیس انجمن اولیا و مربیان رئیس شورای مالی

امضاء امضاء مهر و امضاء

دفتر روزنامه و نحوه ثبت عملیات مالی در آن:
تعریف: دفتر روزنامه عبارت است از دفتری که کلیه فعالیتهای مالی روزانه پس از صدور سند حسابداری به ترتیب تاریخ وقوع عینا در آن ثبت می گردد،(مبلغ جزء در دفتر روزنامه ثبت نمی شود)۰
هر حسابی که در سند حسابداری بدهکار شده در دفتر روزنامه نیز در بدهکار و هر حسابی که در سند حسابداری بستانکار شده در دفتر روزنامه نیز در بستانکار ثبت میگردد۰ شکل ساده دفتر روزنامه عمومی در ذیل نشان داده شده است.
فرم شماره ۵ نمون برگ دفتر روزنامه عمومی دو ستونی
دفتر روزنامه عمومی شماره صفحه…………..
ردیف تاریخ شماره صفحه دفترکل شرح شماره سند بدهکار بستانکار
روز ماه
جمع نقل از صفحه قبل

جمع و انتقال به صفحه بعد

 

مزایای دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه علاوه بر اینکه یک دفتر قانونی است و سازمانهای دولتی ملزم به تهیه و نگهداری آن هستند ، مزایای زیر را دارا میباشد:
۱-تمام اطلاعات و توضیحات مربوط به یک دوره عملیات مالی در یکجا نشان داده میشود.
۲-کلیه فعالیتهای مالی ادارات را به ترتیب تاریخ وقوع آنها بطور شفاف نشان میدهد.
۳-درحلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات حسابداری کمک می کند.

نحوه ثبت فعالیتهای مالی در دفتر روزنامه:
۱-در ستون ردیف به ترتیب ثبت عملیات شماره گذاری می نمائیم .
۲-در ستون تاریخ ، تاریخ وقوع معامله بطور کامل نوشته میشود( ذکر سال با توجه به مشخص بودن دوره مالی بطور تکراری لزومی ندارد).
۳-به ترتیب تاریخ و شماره سند حسابداری شروع به تنظیم دفتر نموده و ابتدا همانند سند حسابداری نام حساب بدهکار را در نخستین سطر در منتهی الیه سمت راست ستون شرح و مبلغ بدهکار نیز در مقابل همان سطر در ستون بدهکار نوشته میشود.سپس نام حسابی که بستانکار میشود در سطر بعد و با حداقل ۵/۱ سانتی متر فاصله از منتهی الیه سمت راست ستون شرح ثبت و مبلغ بستانکاری نیز در مقابل همان سطر در ستون بستانکار نوشته می شود.چنانچه ثبت مرکب باشد (یعنی به جای یک حساب دو یا چند حساب بدهکار یا بستانکار باشد)ابتدا کلیه حسابهای بدهکار نوشته میشود سپس حساب یا حسابهای بستانکار نوشته میشود.
۴-در سطر بعد توضیح مختصری راجع به چگونگی فعالیت مالی در یک یا دو سطر نوشته میشود.
۵-بعد از ثبت هر سند حسابداری در دفتر روزنامه شماره آن سند را در ستون مربوط در دفتر روزنامه ثبت می نمائیم .
۶-هر زمان که اقلام دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یافت بلافاصله شماره صفحه هر حساب از دفتر کل به دفتر روزنامه انتقال داده میشود.
۷-پس از پایان گرفتن هر صفحه از دفتر روزنامه ستونهای بدهکار و بستانکار را بطور عمودی و جداگانه جمع نموده و در پایان همان صفحه ثبت می کنیم.(جمع ستونهای بدهکارو بستانکارحساب باید یکی باشد و موازنه برقرار گردد)سپس جمع مبلغ هر صفحه را به صفحه بعد انتقال میدهیم بطوریکه در پایان دوره مالی سر جمع ارقام پایان صفحه آخر دفتر روزنامه نمایانگر جمع فعالیتهای مالی آن دوره باشد.

تذکر:
۱-هر چند رعایت اصل فواصل در بین ثبت هر سند حسابداری الزامی نیست ، ولی چنانچه یک سطر سفید بین هر ثبت قرار گیرد ، فعالیتها از یکدیگر مجزا و مشخص میباشد.لیکن باید این فاصله را تا پایان دوره مالی به همین میزان بطور یکسان رعایت کرد.
۲-بین سطور و حواشی دفتر نباید هیچگونه مطلب یا رقمی نوشت .
۳-از قلم خوردگی ، تراشیدن ، پاک کردن یا محو نمودن ارقام و یا مطالب بوسیله مواد شیمیایی و همچنین پاره نمودن اوراق دفتر یا جداکردن صفحه یا صفحات دفتر باید پرهیز نمود۰
۴-در صورت تغییر در ارقام به علت اشتباه در ثبت ، مبلغ اشتباه را با قلم قرمز خط کشیده و بالای آن رقم صحیح درج شود.
۵-حتی المقدور بایستی با خط خوب و خوانا و لزوما خودکار یا خودنویس مطالب و ارقام دفتر را ثبت نمود .
عدم رعایت تذکرات فوق از اعتبار قانونی دفتر روزنامه به شدت

می کاهد و در مواردی موجب پیگرد قانونی نیز خواهد شد.
کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه به نظم و ترتیب معینی در صفحات مربوط به هر حساب به دفتر کل منتقل میگردد. ابتدا لازم است در دفتر کل با توجه به حجم عملیات هر حساب تعدادی صفحه در دفتر کل برای هر حساب مشخص و در راهنما یا فهرست دفتر کل مشخص و ثبت نمود . به عنوان مثال با توجه به حجم گردش حساب بانک از صفحه ۱ الی ۱۰ را به حساب بانک جاری آموزشگاه اختصاص می دهیم و به همین ترتیب برای سایرسرفصلها به تناسب حجم فعالیت مالی صفحاتی را در نظر می گیریم.
دفتر کل :
تعریف: دفتر کل یکی از دفاتر قانونی میباشد که مجموعه حسابهای یک واحد در آن نگهداری میشود.
علاوه بر دفتر کل دفاتر فرعی ؛(معین) نیز مورد استفاده بسیاری از موسسات قرار میگیرد که با توجه به حجم محدودثبت فعالیتهای مالی مدرسه بحثی از آن نخواهد شد. ضمنا داشتن دفاتر معین از نظر قانونی منعی ندارد.
نحوه انتقال اقلام از دفتر روزنامه:
بطوریکه ملاحظه کردید حسابهایی که در نتیجه هر فعالیت مالی بدهکار یا بستانکار می شود پس از تنظیم سند حسابداری عینا در دفتر روزنامه ثبت می کردیم.هنگام نقل ارقام از دفتر روزنامه به دفتر کل نیز هر حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار گردیده است در دفتر کل نیز در بدهکار همان حساب انتقال و ثبت میگردد و هر حسابی که در دفتر روزنامه بستانکار گردیده است در دفتر کل نیز در بستانکار همان حساب انتقال و ثبت میگردد. معمولا مدیر آموزشگاه یا حسابدار در نحوه انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت زیر عمل می نماید:

۱- اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه را به ترتیب ثبت ،یک به یک مورد توجه قرار میدهد.صفحه و حساب مربوط(سرفصل حساب) را در راهنمای دفتر کل پیدا میکند و اقلام را عینا در ستون مربوطه به شرح بالا انتقال میدهد.
۲- تاریخ ثبت را عینا از ستون تاریخ دفتر روزنامه به ستون تاریخ قسمت مربوطه حساب انتقال میدهد.
۳- در ستون شرح توضیح مختصری روبروی مبلغ مندرج در ستون بدهکار یا بستانکار حساب انتقال داده شده از دفتر روزنامه داده میشود.
۴- شماره صفحه دفتر روزنامه را که مبلغ از آن صفحه نقل داده شده است در مقابل همان مبلغ در ستون حساب وارد میکنیم.
۵- پس از اطمینان در انتقال اقلام از دفتر روزنامه به حسابهای مربوطه در دفتر کل شماره صفحه حساب مربوطه در دفتر کل را در دفتر روزنامه در مقابل همان حساب وارد می کنیم این عمل علاوه بر کمک در کنترل عملیات حسابداری و یافتن اشتباهات ، حاکی

از اینست که کدامیک از اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل نقل شده است .
۶- ستونهای تشخیص و مانده نیز که در منتهی الیه سمت چپ هر حساب مشاهده میشود با مانده گیری هر حساب و قید کلمات خلاصه شده( بد=بدهکار)یا (بس=بستانکار)نتیجه نهایی آن حساب را در هر زمان مشخص می نماید.

شکل زیر یک نمونه ساده از دفتر کل را به ما نشان میدهد۰

فرم شماره ۶ نمون برگ دفتر کل
نام حساب………….. دفتر کل صفحه………
شماره روزنامه تاریخ شرح بدهکار بستانکار تشخیص مانده
روز ماه سال

جمع نقل از……..
جمع وانتقال به صفحه بعد

تراز عملیات دفتر کل:
در جریان عملیات مالی دفاتر روزنامه و کل امکان دارد اشتباهاتی رخ بدهد که حسابدار از وقوع آن بی اطلاع باشد. از جمله مواردی که تا حدودی موجب کشف اشتباهات میشود تهیه تراز عملیات چهار ستونی از دفتر کل است.
تراز عملیات چهار ستونی دفتر کل مانند یک تابلو ، وضعیت حسابها و گردش عملیات را در مقاطع مختلف زمانی نشان میدهد. توصیه میگردد در پایان هر ماه جهت حصول اطمینان از صحت گردش عملیات مالی اقدام به تهیه تراز آزمایشی نمایند.

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
word قابل ویرایش - قیمت 8700 تومان در 44 صفحه
87,000 ریال – خرید و دانلود
سایر مقالات موجود در این موضوع
  1. مریم زند گفت:

    بسیار عالی بود اطلاعات خوبیاز مقاله ی شما دریافت کردم

دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد