دانلود مقاله راهنمای امور مالی

بخشی از مقاله

            مقدمه:

        ايزد منان را سپاسگزاریم كه اين توفيق را نصيب  نموده تا گامي چند كوتاه در جهت رفع مشكلات  و موانع مسئولين و متصديان واحدهاي آموزشي و پرورشي آموزش و پرورش استان یزد با بهره گيري از تجربيات ارزنده همكاران عزيز وصاحبنظران و دستورالعملهاي لازم الاجراء برداریم . بدون شك برقراري يك سيستم صحيح جهت اداره امور مالي مستلزم داشتن اطلاعات و آگاهيهاي لازم در زمينه هاي مالي واستفاده كامل و درست از روشهاي حسابداري و پيروي از اصول فني حسابداري است .

      از طرف ديگر امور مالي هر واحد به منزله قلب هر سازمان محسوب ميشود که بايد از صحت و سلامت كامل برخوردار باشد . همچنين ايجاد وحدت رويه و هماهنگي در فعاليتهاي مالي و جلوگيري از سليقه اي عمل نمودن كه موجب بي نظمي و سردرگمي و احيانا سوءاستفاده هاي احتمالي خواهد شد بسیار ضروری است كه انجام اين امراز اهم روشها و برنامه هاي دولت ميباشد.

      لذا انتظار دارد كه مسئولين محترم واحدهاي آموزشي و پرورشي در جهت سازماندهي و نظارت در امور مالي نهايت سعي و تلاش خود را مبذول داشته و كليه مقررات و ضوابط مالي كه به واحدها ابلاغ می گردد رعايت و هماهنگي و نظارت كافي به عمل آورند. اميد است گامی موثر در بهبود اجراي دستورالعمل مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي  ابلاغ شده از سوي وزارت آموزش و پرورش و اصولي نمودن حسابداري در واحدهاي آموزشي برداشته باشیم .

                                                                                                                                                                                                                    سازمان آموزش و پرورش استان یزد                                                      

                                                                                  اداره امور مالی

تعاریف:        

        مدرسه :

            مدرسه از نظر آموزش و پرورش به کلیه واحدهایی اطلاق میشود که در چارچوب اهداف و وظایف وزارت آموزش و پرورش عهده دار تعلیم و تربیت در دوره های مختلف تحصیلی(اعم از روزانه –شبانه و شبانه روزی )بوده و تمام یا بخشی از هزینه آن به نحوی از محل بودجه عمومی دولت پرداخت میگردد.

         منابع مالی مدرسه:

        طبق ماده 11 قانون تشکیل شوراهای آموزش و پرورش در استانها و شهرستانها و مناطق کشور منابع مالی مدرسه عبارتند از :

1- اعتبارت دولت که به استناد تبصره های 1 و 2 ماده واحده قانون نحوه هزینه سرانه از محل اعتبارات کل آموزش و پرورش و یا سازمانهای وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی واریز میگردد  که این نوع اعتبارات را سرانه  میگویند.

2- کمکهای مردمی (خاص و عام) که حسب دستورالعمل و بخشنامه های مربوطه به وسیله اشخاص حقیقی جهت انجام هزینه ها به حساب واحدهای آموزشی واریز میگردد.

3- سهمی که از طریق شورای آموزش و پرورش در اختیار مدرسه قرار میگیرد.

4-وجوه حاصل از ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و جبرانی که به استناد آیین نامه نحوه ارائه خدمات آموزشی و پرورشی فوق برنامه و شیوه نامه اجرائی ان توسط اولیای دانش آموزان به حساب مدرسه واریز میگردد.

5- سایر وجوهی که مدرسه به موجب مصوبات مراجع ذیصلاح مجاز به دریافت آن میباشد مانند دریافتی بابت  سرویس ایاب و ذهاب دانش آموزان و موارد مشابه .                                                   

6-کمکهای بخش دولتی(سایر منابع): وجوهی است که به عناوین مختلف از طریق دستگاهها و سازمانهای دولتی غیر از آموزش و پرورش برابر مقررات برای مصارف خاص در اختیار مدرسه قرار میگیرد.

دوره مالي:  

        دوره مالي طبق قوانين و مقررات حاكم بر واحدهاي آموزشي و پرورشي از اول مهر لغايت پايان شهريورماه سال بعد خواهد بود كه واحدهاي آموزشي و پرورشي موظف هستند در پايان هر سال تحصيلي تراز عمليات مالي چهار ستوني خود را در سه نسخه تنظيم و طبق ماده 11دستورالعمل مالي مدارس صادره از سوي وزارت آموزش و پرورش به واحدهاي ذيربط  تحويل نمايند.بديهي است اين ترازنامه بايد  پس از تاييد شوراي مالي آموزشگاه ارسال گردد0                                                 

    حساب بانكي

     هر واحد آموزشي و پرورشي فقط مجاز به داشتن يك شماره حساب بانكي قابل برداشت نزد يكي از شعب بانكهاي دولتي ترجيحا سیبای بانک ملي هستند(باستثنای هنرستانها و مراکز مشابه). دريافت كارت بانكي وافتتاح اين حساب بايد با معرفي و تاييد امور مالي مديريت يا اداره مربوطه صورت گيرد . برداشت از حساب مذكور با حداقل دو امضا ( مدير واحد آموزشي به عنوان امضا ثابت و امضاي يكي از دو نفراز اعضاي شوراي مالي ) مدرسه به عنوان امضاي متغير انجام مي شود.مدارس غیر انتفاعی تابع ضوابط خاص خود میباشند.

      مدارس و اعضاي انجمن اوليا و مربيان مجاز به افتتاح حساب ديگري نزد بانكها يا موسسات اعتباري قرض الحسنه و نظاير آنها نيستند و همچنيننگهداري وجوه بصورت نقد به استثنايتنخواه گردان مصوب شوراي ماليدر مدرسه مطلقا ممنوع است .                                                        

شوراي مالي:

    طبق آيين نامه و مقررات مربوطه ، شوراي مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي كه عضويت در آن افتخاري است و در اول هر سال تحصيلي و بلافاصله پس از آغاز به كار انجمن اوليا و مربيان مدرسه تشكيل مي شود عهده دار وظايف زير است:

1-بررسي برنامه هاي مالي مدرسه و ارائه آن به انجمن اوليا و مربيان مدرسه جهت تصويب .                                                  

2  -نظارت بر حسن اجراي مصوبات مالي انجمن اوليا و مربيان و دستورالعملهاي مالي ذيربط .

3-همكاري مستمر با مسئول مدرسه در استفاده صحيح از منابع مالي با رعايت اصل صرفه جويي  .

4-امضاء کلیه اسناد هزینه های انجام شده در مدرسه.

5- انجام ساير وظايفي كه در دستورالعمل به عهده شوراي مالي گذاشته شده است .                   

بطور كلي قبل از انجام هرگونه هزينه و يا برداشت هرگونه وجهي از حساب بانكي بايد شوراي مالي مدرسه در خصوص آن  تصميم گيري نموده و باید در صورتجلسه مربوطه كه بوسيله منشي شوراي مالي با ذكر نظرات موافقين و مخالفين طبق فرم یا دفتر مذکور درج و به امضاء اعضاء حاضردر شورای مالی برسد.

 تركيب اعضاي شوراي مالي مدارس:

الف -شوراي مالي مدارس روزانه:

      1-مدير يا سرپرست مدرسه

      2-رئيس انجمن اوليا و مربيان مدرسه

      3-نماينده شوراي معلمان مدرسه

ب -شوراي مالي مدارس شبانه روزي و بزرگسالان:

      1-مدير يا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)

      2-نماينده شوراي معلمين(مربيان پرورشي ،دبيران ، هنرآموزان ) مدرسه

      3-نماينده كادر اداري (معاونين،دفترداران) مدرسه

      4-حسابدارمدرسه كه داراي پست سازماني حسابدار باشد

     5- نماینده سرپرستان شبانه روزي  (در مدارس شبانه روزي) مدرسه                                          

ج-شوراي مالي هنرستانهاي فني و حرفه اي و كاردانش:

     1-مدير يا سرپرست مدرسه (رئیس شورا)

      2-رئيس انجمن اوليا و مربيان مدرسه

      3-نماينده شوراي معلمين و مربيان مدرسه

      4-نماينده كادر اداري (معاونين،دفترداران) مدرسه

     5-حسابدار مدرسه که دارای پست سازماني حسابدار باشد

         در مدارس تك معلم و روستاهايي كه امكان تشكيل شوراي مالي وجود ندارد، اختيارات و مسئوليت شوراي مالي و حسابدار به عهده مسئول مدرسه ميباشد و وجوه هزينه سرانه اينگونه مدارس  را میتوان مستقيما از طريق امور مالی آموزش و پرورش منطقه ،ناحيه و يا نمايندگي در وجه مسئول مدرسه پرداخت نمود.

     رياست شوراي مالي كليه واحدهاي آموزشي به عهده مدير واحد آموزشي ميباشد وجلسات شورا حداکثر هر دو هفته یکبار و حداقل یکبار در ماه بنا به ضرورت ودعوت مدیر آموزشگاه و با حضور کلیه اعضا جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه تشکیل و مصوبات آن با اکثریت آراء قابل اجراء میباشد.

      و در مواردیکه هزینه ای جنبه فوری و فوتی داشته باشد و تاخیر در انجام آن منجر به زیان و خسارت گردد و به علت ضیق وقت امکان طرح و تصویب در شورای مالی میسر نباشدرئیس شورای مالی مجاز است در هر سال حداکثر تا سقف 20درصد هزینه های سال قبل با رعایت اصل صرفه و صلاح  هزینه دولت نسبت به انجام این هزینه ها اقدام و مراتب را در اولین جلسه شورای مالی مطرح و  پس از بحث و بررسی و ارائه دلائل لازم و مستند به تصویب برساند.

         فرم شماره 1 نمون  برگی ازصورتجلسه شورای مالی(دفتر شورای مالی) در صفحه بعد ملاحظه می نمائید0       

فرم شماره 1         نمون برگ صورتجلسه شورای مالی (دفتر شورای مالی)آموزشگاهها                              

تنخواه گردان :    به منظور تسهيل و تسريع در گردش امور مالي و انجام هزينه هاي ضروري و فوري طبق دستورالعمل مالي مدارس از حساب بانكي مدرسه با تشخيص و تصويب و تاييد شوراي مالي مبلغ ثابتي به عنوان تنخواه گردان در اختيار مدير مدرسه (رئيس شوراي مالي)گذاشته ميشود .

        اين مبلغ معمولا بر حسب ضرورت در ابتداي دوره مالي از حساب بانكي مربوط برداشت و منتهي به پايان سال مالي بايد به حساب بانكي واريز و يا تسويه حساب گردد .در حال حاضر حداكثر ميزان تنخواه گردانی  كه در اختيار مدير آموزشگاه  قرارمیگیرد نباید ازمبلغ 3.000.000بیشتر باشد  مدیران مدارسی که نیاز به مبلغی بیشتر به عنوان تنخواه گردان دارند الزاما باید با ذکر دلایل مجوز لازم را از اداره یا مدیریت اموزش و پرورش متبوع خود اخذ نمایند.

معاملات دولتي: حد نصاب معاملات دولتي مصوب اسفند 1349 و اصلاحات بعدی به سه دسته به شرح زير تقسيم ميشوند:

        1-معاملات جزئي: معاملاتي است كه از مبلغ35.000.000ريال تجاوز نكند اين   نوع  معاملات به كمترين بهاي ممكن به تشخيص و مسئوليت خريدار( كارپرداز) مدیر آموزشگاه انجام ميگيرد

       2- معاملات متوسط: معاملاتي است كه مبلغ آن از 35.000.000ريال بيشتر باشد و از 10 برابر سقف ارزش معاملات جزئی تجاوز نکند .در مورد اين گونه معاملات به كمترين بهاء ممكن به تشخيص و مسئوليت كارپرداز و تاييد رئيس اداره و به صورت استعلام کتبی صورت مي پذيرد.

     3- معاملات عمده: معاملاتي است كه مبلغ بر آورد اولیه آن بیش از 10 برابر سقف ارزش مبلغ معاملات جزئی باشد اين نوع معاملات با انتشار آگهي مناقصه عمومي و طي مراحل قانونی انجام ميشود.

تذکر: معاملات متوسط و عمده از حیطه اختیار مدیر آموزشگاه خارج و لازم است با مدیریت آموزش و پرورش متبوع خود هماهنگی لازم بعمل آید تا طبق ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گردد.

سر فصل (عنوان حساب):

     بر اساس دستورالعمل مالي  مدارس، رعايت كليه سرفصلهاي مندرج در آن الزامي است لذا بر اساس دستورالعمل مالی مدارس  عنوان(سر فصل ) حسابهائیکه ضرورت دارد در دفاتر کل آموزشگاه ایجاد گردد در صفحه بعد اعلام میگردد لذا واحدهای آموزشی مجاز به تغییر نام حسابها نبوده و توصيه ميشود مسئولين واحدهاي آموزشي و يا متصديان مالي از منظور نمودن سرفصلهاي جديد بدون هماهنگی با امور مالی آموزش و پرورش جدا پرهيز نموده و به منظور وحدت رويه و هماهنگي و عمل به قوانين و مقررات در چارچوب دستورالعمل مالي انجام وظيفه نمايند

                                  سر فصل و عناوین حسابها:

الف:نقدینگی ها

1-حساب جاری بانک                                                     2-حساب تنخواه گردان

3-اسناد دریافتنی(چکهای دریافتنی)

ب- درآمدها و منابع                                          

1 -منابع مالی سنواتی(سال گذشته)                                   6 -سرانه دانش آموزی دریافتی

2-سرانه غذایی دریافتی                                                 7-کمکهای دریافتی فوق برنامه وجبرانی

3-کمکهای خاص مردمی دریافتی                                     8-کمکهای سایر منابع  دولتی دریافتی                                     4-کمکهای سرویس دانش آموزی دریافتی                                9-کمکهای کلاس آمادگی دریافتی

5-کمکهای انجمن اولیا و مربیان (عام)دریافتی

  ج – هزینه ها

1-هزینه حمل و نقل و ارتباطات                                       10-هزینه تشویق دانش آموز و معلم

2-هزینه تعمیرات ساختمان و تجهیزات                                     11-هزینه حق الزحمه و حق التدریس

3-هزینه سوخت وبرق و آب وتلفن و گاز                            12-هزینه ایاب و ذهاب دانش آموزان

4-هزینه مواد و لوازم مصرف شدنی                                 13-هزینه مواد غذایی شبانه روزی

5-هزینه وسایل غیر مصرفی                                           14-هزینه خوابگاهی و شبانه روزی

6-هزینه امورتربیتی و پرورشی                                       15 -هزینه آشپزخانه و طبخ غذا

7-هزینه انجمن اولیا و مربیان                                         16 -هزینه کلاس آمادگی ابتدایی

8-هزینه کتابخانه و اشتراک نشریات                                 17 -هزینه خاص مردمی

9-هزینه کلاس تست و تقویتی وکنکور                              18-هزینه متفرقه

مصرف منابع مالی مدارس : منابع مالی مدارس باید برای مصارف ذیل هزینه گردد.

• هزینه حمل و نقل و ارتباطات و پستی . 2-هزینه تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان آموزشگاه.

3-هزینه سوخت وآب وبرق و تلفن و گاز.

4-هزینه تهیه مواد و لوازم مصرفی و در حکم مصرفی اعم از آموزشی ،کارگاهی،آزمایشگاهی،اداری،بهداشتی،ورزشی وپرورشی و..... *.

     5-تهیه وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی آموزشی ، کمک آموزشی واداری و سایر اموال **  .                              

     6-هزینه های مربوط به فعالیتهای پرورشی مانند اقامه نماز،برگزاری اردوها،مسابقات  ورزشی،علمی،هنری،اجرای مراسم ایام ا.... و اعیاد مذهبی وملی و مناسبتهای مختلف.

    7- هزینه های مربوط به فعالیتهای فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمکهای ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا برای دانش آموزان .

   8- هزینه تشکیل کلاسهای آموزش خانواده و هزینه های مرتبط با انجمن اولیا و مربیان مدرسه.

   9- هزینه های کتابخانه مانند تهیه کتاب کمک آموزشی ،حق اشتراک مجلات و نشریات آموزشی.  

  10-هزینه های تشویق کارکنان،معلمان،ومربیان مدرسه بارعایت دقیق مفاد ماده90آیین نامه اجرایی مدارس.

   11- هزینه های حق التدریس معلمین وحق الزحمه عوامل اجرائی کلاسهای جبرانی و تقویتی و تست و کنکور.

  12- هزینه شبانه روزی و تهیه مواد غذایی و طبخ غذا در مدارس شبانه روزی.

 13-سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .

تذکر»:

 1-در مواردی که  زمینه مصرف کمکها اعم از مردمی یا دولتی (سایر منابع) کتبا از طرف اهدا کننده تعیین شده باشد منحصرا باید در جهت اهداف و نیات اهدا کننده مشروط بر اینکه منافاتی با موازین شرعی و مقررات قانونی نداشته باشد صرف گردد و در صورتی که هدف و نیت اهدا کننده ارتقای سطح آموزشی و پرورشی مدرسه به طور عام باشد با مسئولیت مدیر مدرسه و تحت نظر شورای مالی آموزشگاه به مصرف خواهد رسید.                                                                                        

--------------------------------------------------------------------------------------------------    *   اموال مصرفی اموالی هستند که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند و اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند،اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها،تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد .     **  این هزینه ها جزء اموال آموزشگاه محسوب وبا استعلام از مدیریت آموزش و پرورش و

درخواست شماره برچسب و در دفتر اموال ثبت میگردد مبلغ این نوع اقلام تهیه شده باید بیش از 200.000 ریال باشد0

         2- خرید اشیای لوکس و تجملی و غیر ضروری اکیدا ممنوع است. 

3-شورای مالی مدرسه بایستی ترتیبی اتخاذ نماید تا حتی الامکان کلیه اعتبارات و کمکهای مالی (منابع مالی مدرسه)با رعایت کامل صرفه و صلاح دولت در همان سال تحصیلی به مصرف برسد.

       کارپرداز:

      بموجب ماده 35 قانون محاسبات عمومي كشور كارپرداز ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي واجد صلاحيت دستگاه ذيربط به اين سمت منصوب ميشود و نسبت به خريد و تدارك كالاها و خدمات مورد نياز طبق دستورمقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي نمايد .

     معمولا مدارس شبانه روزي و هنرستانها و و نظاير آنها ميبايست در تنظيم اسناد هزينه كارپردازي توسط كارپرداز(مامور خرید) يا ناظر خريد خود، كليه مراحلي كه جهت خريد كالا و يا ارائه خدمات در قوانين و مقررات مطرح ميشود رعايت نمايندو در مدارسی که کارپرداز یا مامور خرید وجود ندارد مسئولیت این امور به عهده رئیس آموزشگاه میباشد.

نحوه تنظيم اسناد هزينه كارپردازي:

1-تنظيم برگ درخواست خريد يا انجام هزينه:   برگه اي است با شماره و تاريخ دفتر كارپردازي كه نوع انجام هزينه در آن مشخص و مبلغ هزينه برآورد مي گردد و به وسيله درخواست كننده امضا ميشود . نمونه ای از برگ درخواست به شرح ذیل تقدیم میگردد

    فرم شماره 2              نمون برگ درخواست خرید کالا یا خدمات

 2-موافقت مدیر مدرسه (رئيس شوراي مالي ):

      مدیر مدرسه با انجام هزينه موافقت و برگ درخواست را تاييد و امضاء مينمايد.

3-انجام هزينه:

     پس از موافقت و تامين اعتبار ، هزينه توسط كارپرداز یا مقام مجاز انجام ميشود.

4-ارائه مدارك مثبته:

     پس از انجام هزینه مدارك مثبته درخواست ، فاكتور خريد کالا، فیشهای بانکی پرداختی، قرارداد* وگواهی انجام کار و نظاير آنها طبق مقررات توسط كارپردازیا فرد مسئول تحويل مي گردد.

     صورتحساب(فاكتور)يا برگ خريد:

   صورتحساب يا برگ خريد ورقه اي است قابل قبول ، مشروط بر اينكه داراي ويژگيهاي زير باشد:

1- دارای سربرگ بوده وتاريخ خريد بدون خدشه و قلم خوردگي در آن نوشته شده باشد.

2-نام واحد آموزشي (عنوان خريدار)در سربرگ فاكتور یا برگ خرید ذكر شده باشد.

3-مشخصات كامل كالا يا خدمت مورد معامله و مقدار و بهاي آن در متن فاكتوریا برگ خرید بطور خوانا نوشته شده باشد.

4-مبلغ معامله با عدد و حروف بدون قلم خوردگي و خدشه در انتهاي فاكتور یا برگ خرید قيد شده باشد.

5-نام و نام خانوادگي فروشنده همراه با مهر و امضاء و آدرس فروشنده در فاكتور درج شده باشد.

6-تاييد فروشنده مبني بر اينكه مبلغ مورد معامله  نقدا یا طی چک با ذکر مشخصات دريافت شده است .

7-تاييد كارپردازیا مدیر آموزشگاه یارئيس اداره یارئيس دستگاه حسب مورد(معاملات دولتي)و ممهور به مهر نازلترين بهاي ممكن.

8- ارائه اصل فاكتور يا برگ فروش و نظاير آن ( فتوکپی قابل قبول نیست ).

5-قبض انبار:

       كارپرداز پس از تحويل اجناس خريداري شده به انباردار، رسيد ورودي جنس به انبار را كه توسط انباردار تنظيم و امضاء گرديده است دريافت مي داردو آن را ضميمه اسناد هزينه مي نمايد.

نحوه تنظيم قبض انبار:

    پس از ورود جنس به انبار ، انباردار اقدام به تحويل گرفتن جنس نموده و سپس اقدام به صدور قبض انبار مي نمايد و قبوض انبار در دفتري به نام دفتر قبض انبار ثبت و شماره گذاري ميشود .

*  بکار گیری نیروی انسانی بصورت  آزاد ،قراردادی و به هر نحو دیگر بدون کسب مجوز از اداره آموزش و پرورش و سایر مراجع ذیربط تحت هر شرایطی ممنوع میباشد.

    در قبض انبار شرح لازم و مختصر از نوع كالا ي خريداري شده  بر حسب تعداد و يا مقدارو بهاي آن و همچنين بهاي كل آن بر اساس فاكتورهاي  مربوط ثبت می نمایند و احيانا اقلامي كه نياز به شماره برچسب اموال داردبايد با درخواست شماره برچسب از امين اموال(جمعدار اموال ) اداره شماره مورد نظر را دريافت و درآن ثبت كرد .

   فرم شماره 3                            نمون برگ قبض انبار                 

    انباردار :

    انباردار كسي است كه مسئول انبار و نگهداري و حفاظت كالا و مسئول در اختيار قرار دادن به موقع كالا و اجناس مورد نياز واحدها ميباشد .

وظايف انباردار :

   اهم وظايف انباردار عبارت است از :

1-صدور درخواست خريد در مواقع لزوم

2-تحويل كالا و مواد و اجناس خريداري شده بر اساس اسناد و مدارك مربوطه

3-صدور قبض انبار و يا قبض رسيد كالا به انبار

4-حفاظت و حراست كالاها و اجناس موجود در انبار

5-صدور حواله انبار و صدورفرمهاي مرجوعي برگشت كالا يا فرمهاي ديگر

6-ثبت مشخصات كالاها و اقلام وارده يا صادره از انبار در دفتر انبار و كارتهاي كاردكس انبار

7- طبقه بندي و شماره گذاري و كدبندي كالاهاي موجود در انبار

8-نگهداري مدارك و اسناد و سوابق مربوط به انبار و تهيه و ارائه گزارشهاي دوره اي يا موردي در مواقع لزوم به مسئولين ذيربط

حواله انبار(خروج كالا از انبار):

   خروج كالا از انبار نيز مانند ورود كالا به انبار مستلزم مراحل خاص خود ميباشد.متقاضي كالا جهت مصرف در واحد يا قسمت مربوطه پس از اطمينان از موجود بودن كالا يا جنس مورد تقاضا در انبار اقدام به تكميل درخواست كالا مطابق نمونه ذیل می نماید.

      فرم شماره 4              نمون برگ درخواست کالا از انبار                                                                     

         پس از ثبت اقلام خريداري شده در دفتر صدور قبض انبار ، كالاها طبقه بندي مي شوند بطوريكه اموال مصرفي و در حكم مصرفي در دفتري به نام دفتر اموال مصرفي ثبت و نگهداري ميشود. با اين كار به سهولت ميتوان با مراجعه به سرفصل كالاهاي مورد نظر به مقدار دقيق موجودي انبار پي برد و در صورت لزوم اقدام به سفارش خريد مجدد نمود.

      اموال با دوام علاوه بر اينكه در انبار نگهداري و طبقه بندي و شمارش ميگردد در دفتر مخصوصي به نام دفتر اموال توسط جمعدار اموال  ثبت ،طبقه بندي و طبق آئين نامه اموال دولتي نگهداري ميشود 0

كنترل موجودي انبار(انبارگرداني):

     لازم است حداقل سالي يك بار به منظور حصول اطمينان در صحت ارقام ثبت شده دردفتر انبار و كنترل موجودي و تطبيق با مانده هاي دفتر انبار و كاردكس كالاها انبارگرداني صورت پذيرد و موجوديهاي انبار ، شمارش و تطبيق داده شود.                                         

    بدينوسيله توصيه مي گردد به انبارداران آموزشهاي لازم در زمينه شرح وظائف آنان داده شود تا به وظايف خود آگاه بوده همچنين لازم به نظر ميرسد تا موجودي انبار بطور ادواري مورد کنترل و تطبيق قرار گيردتا در نگهداري اقلام در انبار آموزشگاه كوشا باشند و كنترل  داخلی انبار توسط مدیر آموزشگاه، حسابدار يا شخص ديگري  که مورد اطمینان است مورد بازرسي و نظارت و کنترل قرار بگیرد.

امين اموال( جمعدار اموال):

    طبق ماده 34 قانون محاسبات عمومي كشور امين اموال ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي واجد صلاحيت و امانتدار با موافقت ذيحساب و بموجب حكم وزارتخانه يا موسسه ذيربط به اين سمت منصوب و مسئوليت حراست و تحويل و تحول و تنظيم حسابهاي اموال و اوراقي كه درحكم وجه نقد است و كالاهاي تحت ابوابجمعي ، به عهده او واگذار ميشود.

    آئين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب و حدود وظايف و مسئوليتهاي امين اموال در مورد اموال منقول و غير منقول با رعايت مقررات اين قانون از طرف وزارت امور اقتصادي و دارائي تهيه و به تصويب هيئت وزيران رسیده است .

       امين اموال موظف است پس از كسب اطلاع از خريد اجناس بادوام كه مشخصات كامل آن نيز در قبض انبار درج گرديده با اختصاص شماره برچسب مربوطه طبق مقررات اقدام نمايد بديهي است در حال حاضر خريد كالاهاي بادوام و غير مصرفي كه رقم آن بيش از 200.000ريال باشد نياز به شماره برچسب اموال دارد.

ساير موارد :

الف- تعميرات ساختمان:

     در اين مورد كه از وجود كارگر استفاده ميشود كارت كارگري يا فهرست دستمزد روزانه را طبق فرمهاي رايج تنظيم و كليه اطلاعات خواسته شده در آن تكميل می شود. كارفرما(مسئول واحد يا كارپرداز) در مقابل روزهايي كه كارگر كار كرده و امضاء نموده آن را تایید و چنانچه مشمول ماليات ويا خصوصا بيمه ميشود نسبت به پرداخت آن طبق مقررات اقدام و فيش هاي مربوطه را ضميمه می نمايد.

ب-  خودروها:

    در فهرست قبوض سوخت و تعميرات و خريد لوازم يدكي بايستي شماره شهرباني و نوع خودرو ذكر و به تاييد راننده و كارپرداز برسد. از پرداخت هزینه خودروها با پلاک شخصی جدا خودداری گردد هر چند که در اختیار و متعلق به واحد آموزشی باشد.

ج-پرداخت وجه توسط  واحد آموزشی وكارپرداز:

       طبق ماده 65 قانون محاسبات عمومي كشور: كليه دستگاههاي اجرايي كشور مكلفند جز در مواردي كه بموجب قانون و يا ساير قوانين  مقررات ترتيب ديگري مقرر شده باشد پرداختهاي خود را منحصرا از طريق حسابهاي بانكي مجاز انجام دهند و گواهي بانك داير بر:

ا- انتقال وجه به حساب بانكي ذينفع     2-پرداخت وجه به ذينفع يا قائم مقام قانوني او  3-حواله در وجه ذينفع يا قائم مقام او پرداخت محسوب ميگردد . بنا براين ضمن توصيه و تذكر لازم است موارد زير را دقيقا مد نظر قرار دهيد:

تذکرات مهم:

   1-  حتي المقدور سعي گردد پرداخت وجه به فروشندگان و ساير افراد ذينفع از طريق چك صورت پذيرد بنحوي كه حواله كرد چكها نيز خط زده شود و بر روی چک با  مهری به عبارت (این چک فاقد پشت نویسی میباشد)ممهور گردد.

   2- صدور چک در وجه حامل از سوی دستگاههای دولتی ممنوع بوده لذا واحد های آموزشی نیز تحت هیچ شرایطی نباید نسبت به صدور چک در وجه حامل اقدام نمایند.

   3- صدور چك به نام افراد ثالث( مانند خدمتگزار و غيره ) كه ربطي به معامله با مدرسه را ندارند به عنوان واسطه جهت پرداخت به ذينفع اكيدا خودداري گردد.

د-تحويل سند هزينه:

    پس ازارائه مدارك مثبته هزينه(صورتحساب،قبض انبار و…)نسبت به تنظيم  سند هزينه رسمي(سند حسابداری) اقدام و به امضاء تنظيم كننده ،مسئولين مربوطه رسيده و در دفاتر مالي ثبت گردد.

    حسابداري و مراحل آن

   تعريف حسابداري:

     حسابداری دانشی است که با بکارگیری آن ، اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک موسسه ،جمع آوری،تجزیه و تحلیل ،ثبت ،طبقه بندی،تجمیع ،تلخیص و گزارش میشود.

 تعريف حسابداري دولتي :

      حسابداري دولتي مجموعه عملياتي است كه با توجه به قوانين و مقررات مالي و محاسباتی  دولت

و با رعايت اصول و تكنيك حسابداري ، اسناد مالي را تنظيم و در دفاتر روزنامه و كل ثبت نموده و گزارشات و اطلاعات مالي را استخراج و اقدام به تهيه تراز عمليات و تجزيه و تحليل آن مي نمايد و سر انجام گزارشهائی از وضع اداره امور مالی کشور فراهم می آورد که تجزیه و تحلیل طرحها و برنامه های دولت را ممکن میسازد.

      بنابراین حسابداري دولتي در سازمانها نيز بايد كليه فعاليتهاي مالي در قالب اعداد و ارقام ، ثبت و طبقه بندي و تلخيص شود و مورد مطالعه و بررسي و تجزيه و تحليل قرار گيرد .

     اصول كلي روشهاي متداول حسابداري در كليه موسسات ( اعم از خصوصي يا دولتي ) بطور يكسان قابل پيروي و اجراء مي باشد. پيروي از اصول دفترداري دوبل يا دوطرفه نيز قابل پيروي مي باشد. با توجه به اينكه بي نظمي و خداي ناكرده فساد در اداره امور مالي يك سازمان دولتي موجب تضييع حقوق يك ملت و يك اجتماع است در حاليكه بي نظمي در يك سازمان خصوصي منافع يك يا تعداد محدودي از افرادرا به مخاطره مي اندازد لذا لزوم اتخاذ روش صحيح و مناسب براي اداره امور مالي در موسسات دولتي را دو چندان مي نمايد.

     با توجه به اين نكته كه واحدهاي آموزشي و پرورشي براي انجام بخشي از هزينه هاي خود از بودجه دولت در قالب اعتبارات سرانه استفاده مي نمايند .لذا مي بايست در هزينه نمودن اين اعتبارات كاملا رعايت قوانين و مقررات مالي دولت را بنمايند و در اين راستا اجراي دقيق و كامل دستورالعملهاي مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي را همراه با اصول و تكنيك هاي متداول در حسابداري به اجراء در آورند .

تعريف حسابداري (دفترداري دوبل):

   منظور از بكار بردن اصطلاح حسابداري دوبل يا دو طرفه اين است كه وقتي يك فعاليت مالي به وقوع مي پيوندد در دو حساب اثر ميگذارد و لذا در دو حساب ثبت ميشود .

  براي مثال ، اگر مبلغي بابت سرانه به حساب بانكي مدرسه واريز شود يك فعاليت مالي رخ داده است و اين فعاليت مالي در دو حساب تاثير مي گذارد . يكي حساب بانك و ديگري حساب دريافتي بابت سرانه يا (سرانه دريافتي ) كه يكي را بايد در طرف راست يا بدهكارحساب مربوطه در ( سند حسابداري ، دفتر روزنامه و دفتر كل ) و ديگري را در طرف چپ يا بستانكار حساب مربوطه در(سند حسابداری و دفاتر ) ثبت نمود.

.    تعداد حساب ها و عنوان حسابها را قبلا توضيح داديم و گفتيم كه تابع دستورالعمل مالي مي باشد و در اينجا از هر سر فصل كه نام مي بريم مي تواند يك عنوان حساب باشد مانند : بانك ، سرانه ، هزينه ها ، تنخواه گردان و …….

تعريف بدهكار و بستانكار يك حساب:

    در اصطلاح حسابداري ، ثبت مبلغي در طرف راست حساب را بدهكار   ( مديون ) و ثبت مبلغي در طرف چپ حساب را بستانكار (دائن ،طلبكار ) مينامند.

      بطور كلي حساب گيرنده وجه خود را بدهكار و حساب دهنده وجه خود را بستانكار مي نمايد0                                                              

    با توجه به ماهيت حسابها و اينكه هر حساب يك افزايش و يك كاهش دارد و اين افزايش و كاهش ها باعث بدهكار و بستانكار شدن حسابها مي شود لذا براي سهولت در تشخيص بدهكار و بستانكار كردن حسابها ميتوان قواعد زير را به كار بست :

                       قواعد كلي افزايش /كاهش و مانده حسابها

     مانده هر حساب با توجه به تفاوت بين بدهكار و بستانكار آن حساب بدست مي آيد ، بطور مثال مانده حساب بانك از تفاوت بين ستون بدهكار و بستانكار اين حساب بدست مي آيد. اگر مانده اقلام بدهكار يك حساب زيادتر باشد حساب مزبور مانده بدهكار و اگر مانده اقلام بستانكار زيادتر باشد حساب مزبور داراي مانده بستانكار خواهد بود و چنانچه جمع اقلام بدهكار و بستانكار همان حساب برابر باشد مانده حساب صفر خواهد بود .

  با توجه به جدول صفحه قبل ، بايد هميشه مانده هاي حساب بانك و هزينه ها و تنخواه گردان بدهكار و مانده كليه دريافتي ها از جمله سرانه و كمكهاي دريافتي بستانكار باشد در غير اينصورت آن حساب از حالت عادي خارج شده است .                                             

تشخيص حساب :

   اولين قدم و در عين حال مهمترين قسمت عمليات حسابداري تشخيص حساب است.

       با توجه به اهميت موضوع علاوه بر توضيحات قبلي در مورد قواعد بدهكارو بستانكار نمودن حسابها به شرح موضوع مي پردازيم ، چرا كه اشتباه در تشخيص حسابها باعث گمراهي و سر درگمي كليه عمليات مالي آموزشگاه مي گردد و هرگز نتيجه گزارشات واقعي نخواهد بود 0

        تشخيص حساب يعني اينكه بدانيم در انجام ثبت عمليات مالي در سند حسابداري چه حساب يا حسابهائي را بدهكار و چه حساب يا حسابهائي را بستانكار نمائيم .

     چنانچه در يك فعاليت مالي يك حساب بدهكار و يك حساب بستانكار شود آن ثبت را ساده (آرتيكل ساده) مي ناميم و اگر يك يا چند حساب بدهكار و يك يا چند حساب بستانكار شود آن را ثبت مركب (آرتيكل مركب) گويند .

      در طول دوره مالي ممكن است هر دو نوع فعاليت مالي رخ دهدو لذا ثبت هاي ساده و مركب صورت پذيرد. براي تشخيص درست حسابها ، يكي از راههاي مناسب اين است كه حسابها ، همانند انسانها تصور شوند .درست از همان اصولي كه در روابط تجاري و مالي افراد پيروي مي كنيم. مثلا چنانچه آقاي عباسي مبلغي به آقاي علوي بپردازد در عرف داد و ستد آقاي عباسي كه دهنده پول ميباشد طلبكار يا (بستانكار) و آقاي علوي كه گيرنده پول است (بدهكار) مي باشد . بنابراين اگر مبلغي از موجودي بانك جهت خريد مواد و لوازم مصرف شدني پرداخت شود حساب بانك بستانكار و حساب هزينه مواد و لوازم مصرف شدني بدهكار مي گردد.

     جهت روشن شدن مطالب مذكور ناچار به ذكر يك دوره فعاليت مالي مدرسه درقالب جدولي در صفحه بعدبوده و عمليات مالي و تشخيص اينكه كدام حساب يا حسابها بدهكار ميباشد را مورد بررسي قرار ميدهیم.