بخشی از مقاله
مقدمه :
در دهه هاي اخير در بسياري از كشورهاي پيشرفته صنعتي ، تحول عميقي در سازمان دهي نيروي كار ، مبناي اقتصادي ، قواعد سياسي و حتي ماهيت خاص جامعه ايجاد شده است .
اطلاعات در اين جوامع روبه پيدايش ، به عنصري حياتي تبديل شده است لذا به اين كشورها « جامعه اطلاعاتي » گفته مي شود كه در آن بخش عمده اي از نيروي كار از كارگزاران اطلاعاتي تشكيل يافته است و در آن نيروي كار به جاي توليد صنعتي به توليد پردازش و يا توزيع اطلاعات اشتغال دارد و فن آوري اطلاعاتي را تغذيه مي كند به اين ترتيب اطلاعات جايگزين ساير منابع مي شود .
گذر از جوامع سنتي و صنعتي قديم به جوامع اطلاعاتي نوين ، مستلزم تغييرات بنيادي چشمگيري در ساختار جوامع است . در اين شرايط ساختار نيروي كار زيربناهاي اقتصادي به ويژه رفتارهاي ارتباطي در جامعه دستخوش تغيير مي شود . پژوهشگران بخش عمده اي از اين تحولات را به فن آوري هاي نوين ارتباط نسبت مي دهند . آثار و پيامدهاي يك فن آوري نوين هنگامي كه براي نخستين بار عرضه مي شود ، هرگز شناخته شده نيست و يا نمي توان آن را با صحت و دقت پيش بيني كرد . در مورد آثار يك فن آوري جديد قطعيت هاي چندانی وجود ندارد اما پس از گذشت چند سال فن آوري جديد و كاربرهاي بالقوه آن به تدريج بيشتر و دقيق تر كشف مي شود و آنچه كه رخ مي دهد ، شايد با آنچه كه در بدو امر انتظار مي
رفت كاملاً متفاوت باشند . لذا با توجه به اظهارات فوق و ترقی و تعالي انسان در حيطه شغلي مناسب و آموزش حرف اول را مي زند اميدوارم با آموزش صورت گرفته و گزارش كلي توانسته باشم ايده و راه حل مناسب و نهايتاً هدف خاص فکری و عملی خود ارائه نمايم . كه رسيدن به هدفهاي خاص را مديون سرپرست كارآموزي خود آقاي رضا اميدي و همكاران محترم و استاد بزرگوارم آقاي نوحي مي باشم كه همين جا از يكايك آنها با زحمات كه متحمل شدند تشكر و قدرداني نمايم .
با تشكر ـ نادرحقاني
آشنایی با مکان کار آموزی :
گزارش حدود 240 ساله كارآموزی من در واحد اداري مخابرات ابهر كه خود كارمند واحد حسابداري مي باشم حاكي و تجربه چند ساله اي مي باشد كه در اين اداره لمس و به عينه دیده و تجربه كرده ام و با خوشيها و نااميديها و با بد بيني ها و خلاصه اينكه با مسائل بي شمار و گوناگون زندگي يك واحد اداري مواجه باشد روبرو بوده ام و روي هم رفته تجربه ها را احساس و با آنها تا حد توان مبارزه و راه حل هاي مختلفي را آزمايش و با حداكثر نتيجه موفق از امتحان بيرون آمده ام . متأسفانه با وجود مديريت فعلي در جامعة كنون ما و عدم
شناخت مردم از حرفه هاي شغلي مربوطه و وجود بعضي از قوانين پيش وپا افتاده در ادارات و ترويج برواكرسی هاي اداري كه شايد نياز وجود مقررات خاص اداري را داشته باشد باعث شده كه سليقه هاي مختلف با هم سازگاري نداشته و به ظاهر و در عمل نتايج اوليه و علمي چندانی را نداشته باشيم عدم تأمين مناسب عوامل مادي در طول زندگي و اشتياق بيش از حد انسان ها به مايحتاج اوليه زندگي مانند اتومبيل ، خانه هاي مجلل با وسايل ممتاز و مجلل ، ويلا و پذيرائيها و جشن هاي آن چناني به مرور آن هزينه هاي كمرشكن و اضافي زندگي كه حاكي ترويج و نفوذ فرهنگ به ظاهر متمدن غربي در جامعه ما و از بين رفتن فرهنگ مستقل و كهن خودي و جايگزين مصارف خاص فرهنگ بيگانه در زندگی و در ادارات و از
همه مهمتر در بین جوانان و شیوع این بیماری واگیر دار فرهنگ غرب در كشور اسلامي ما توانسته است كه انواع كم كاري و بي توجهي به امورات مردم اختلال ايجاد كرده و مسئوليتهاي گوناگون شغلي را به انزوا و در حد نامطلوبي قرار دهد .
اگر چه مديران رده بالا در اين رابطه انواع تلاشها و كوششهايي انجام و با آموزش خاص در بين كاركنان و حتي با آموزشهاي مختلفي در زمان تحصيل جوانان و گروهها از طريق رسانه ها و مطبوعات در تلاش هستند تا اين معضل ها را به حداقل برسانند و شايد ريشه كن کنند اما اين تلاشها به نتيجه نهايي نرسيده است .
واحد اداري اداره مخابرات ابهر كه شامل پنج نفر كارمند فعال مي باشد 1ـ نفر اول كه مسئول واحد اداري و داراي مدرك تحصيلي ليسانس مديريت كه در غياب يا نبود رئيس اداره حق امضاء و امورات اداري محوله را جز در رديف شغلي و شرح وظايف خود داشته و علاوه بر كنترل كليه كاركنان رابطه مكاتبات اداري را برعهده دارد .
2ـ نفر دوم كارشناس امور اداري كه زيرمجموعه واحد اداري بوده كليه امورات ورود و خروج كاركنان كارهاي اداري خاص بين كاركنان و شركت مخابرات استان و كنترل مرخصي ها و مأموريتي را داراست .
3ـ نفر سوم كه كارمند واحد بوده و تبادل اطلاعات اوليه و مكاتبات كاركنان و كنترل نامه هاي اداري رسيده و ارسالي و ثبت و بايگاني امورات پرسنلي كاركنان را بعهده دارد .
4ـ نفر چهارم كارمند قسمت دبيرخانه و يك خانم مي باشد كه با توجه به واگذاري اين قسمت به بخش خصوصي از طرف مخابرات و كنترل آن توسط واحد اداري كليه امورات مربوط به تايپ نامه هاي ارسالي ، ثبت ورود و خروج نامه هاي رسيده و ارسالي به مؤسسات و ساير ارگانها را همراه با امورات اداري خاص ( كامپيوتر و دفتر انديكاتور و كپي و غيره … ) بعهده دارد .
يادآوري مي نمايم كه واحد اداري مخابرات ابهر تحت و زيرنظر مستقيم رئيس اداره مي باشد كه شايد واحدهاي ديگر و شرح وظايف خاص در ارتباط مي باشد .
5ـ با توجه به عدم وجود رديف شغلي مستقل روابط عمومي در اداره مخابرات ابهر و واحد اداري اين اداره در رديف شغلي خود اين قسمت را با توجه به كاركنان رسمي خود بعهده دارد . همانند نصب پلاكاردها به مناسبتهاي مختلف و خاص و يا اينكه شركت در جلسات و سمينارها و غيره با دستور رئيس اداره و تكثير و اطلاع رساني انواع مجلات داخلي و اعلاميه هاي مختلف
6ـ با توجه به عدم وجود كارگزيني مستقل در اين اداره و وجود كارگزيني در مركز استان اين واحد بعضي از امورات مربوط كارگزيني را پي گيري و جهت اقدام مراحل بعدي به كارگزيني استان ارسال مي كند .
7ـ نفر پنجم كارمند واحد اداري كه در رديف شغلي خود بعنوان كارپرداز و انباردار بوده كه زيرنظر مسئول واحد اداري و رياست اداره كليه امورات انبارداري و خريد كالا و تحويل كالا و امورات خاص خود را انجام مي دهد .
در واحد اداري اداره مخابرات ابهر تايپ نامه ها توسط يك خانم ( همانطور كه قبلاً ذكر شد . ) اين خانم كارمند بخش خصوصي بوده كه زیر نظر مسئول اداري كار مي كند و انواع تايپ نامه هاي اداري را با يك دستگاه رايانه تايپ و پرينت گيري كرده و جهت امضاء به اداره تحويل مي نمايد و كليه ثبت امورات دفتري ( انديكاتور ) را نيز انجام مي دهد و از كليه نامه هاي تايپ شده يك نسخه جهت نيازهاي بعدي مثلاً نامه اي گم شود يا به مقصد نرسد جهت بايگاني و يا اقدامات مراحل بعدي نگه داري مي شود . با توجه به پيشرفت تكنولوژي كامپيوتر اين نسخه در حافظه رايانه نيز با كد مخصوصي به خود نيز بايگاني مي گردد .
با توجه به گزارشات روزانه و هفتگي اينجانب من علاوه برتايپ نامه ها و آموزش كلاسهاي word و آموزشهاي ديگر و حتي در حال آموزش و دسترسي عملي به آنها جهت تايپ و پرينت گيري و ثبت دفاتر انديكاتور دستی رايانه اي و تنظيم انواع صورتجلسات اداري و گزارشهاي اداري و روابط عمومي كه در دانشگاه شايد به صورت تئوري آموخته بودم در اداره به عمل رساندم و برخود مي بالم كه با برخورد علمي و عملي با ارباب رجوع و همكاران شاغل توانستم و مي توانم در اجتماع و جامعه خود نقش فعال تري بردارم و همانطور در اول گزارش بيان گرديد با فرهنگ اداري بيگانه به مبارزه برخاسته و با خدمت خالصانه و با احترام به مردم سرلوحه خدمت خالصانه به خلق خدا گام بردارم و امورات محوله را بنحو احسن انجام دهم .
با توجه به علوم و تكنولوژي مدرن بشري ، ديجيتال و كامپيوتر و تسریع در امورات جاري مردم و علي الخصوص در مخابرات و پيشرفت اين امور در مخابرات بيشتر كارهاي اداري مربوطه توسط رايانه انجام مي پذيرد و براي كار با اين برنامه هاي خاص رايانه اي آموزشها و تخصصهاي خاص خود را طلبيده و نياز به كلاس و آموزش داشته كه براي اين منظور و با توجه به ارتقاء كيفي و كمي ونياز اساسي كاركنان كلاسهاي مربوطه مانندword ، مباني رايانه ، ويندوز ، اينترنت و غيره جهت دسترسي و استفاده از برنامه هاي مخصوص كاري و اداري جزو اهداف برنامه آموزشي و حتی اجباري بوده و مي باشد و حتماً كاركنان از اين آموزش ها جهت بهبود و نحوة مديريتي و برنامه ريزي هدفمند نظام مديريتي و اداري و ارتباطي احساس ميگردد .
طريقه پاسخگويي تخصصي به مشتركين و يا در واقع به مردم مراجعه كننده و كنترل و راهنمايي با توجه به مشكل و يا حيطه كاري قسمت و يا كارمند مربوطه يكي ديگر از نيازهاي
اساسي در ادارات مي باشد . كه باعث بهبود و مستمر در رضايت و خرسندي مشتري و نحوه آداب و معاشرت در نظام خاص اداري مي باشد . كه در صورت عدم آشنايي و برخورد نامناسب با مشتري باعث بوجود آمدن كارهاي خاص غيرارادي و نارضايتي خواهد بود .
يكي ديگر از كارهاي تخصصي در قسمت واحد اداري نحوه جوابگويي به نامه هاي رسيده و يا ارسال با توجه به اينكه از طرف چه كساني مي باشد مثلاً اشخاص حقيقي يا حقوقي و يا ساير ارگانها و حتي مي توان اعلام نمود كه نامه هاي رسيده و يا ارسال جز مقررات خاص را شامل مي شود مثلاً محرمانه مي باشد يا شخصي و شايد مراحل قضايي خاصي را دارد ؟ كه با توجه به مرور زمان و جوابگويي و يا انتظارات ساير ارگانها با توجه به مقررات خاص آن چگونه پاسخگويي كرد و نوع ارتباط چگونه بايد باشد .
با توجه به اينكه تعديل نيروي انساني و واگذاری بعضي امورات خاص اداري در چند سال گذشته در مخابرات شايد نسبت به ساير ارگانها صورت گرفته است جهت آشنايي بهتر متمرکز و توضيح مختصري مي دهم .
تعديل نيروي انساني
1ـ تعديل نيروي انساني : با توجه به آمار و ارقام موجود در اداره مخابرات ابهر اين اداره در سال 1369 كه داراي حدود چهار هزار شماره كاركرد در شهر ابهر و شناط بوده داراي نيروي انساني 64 نفر بوده و اكنون در اوايل سال 1385 با وجود حدود 45 هزار شماره در شهرستان و وجود پنج مركز پرظرفيت ( ابهر 2 مركز ـ سلطانيه ، هيدج و صائين قلعه ) و واگذاري تلفن هاي ثابت و WLL روستايي حدود نيروي انسانی كاري 45 نفر مي باشد و ضريب نفوذ تلفن ثابت در سطح شهرستان حدود 33 % مي باشد . اين در حالي است كه علاوه بر تلفن ثابت حدود هفت هزار تلفن همراه در سطح شهرستان فعال مي باشد .
با نيروي انسانی كمتر و افزايش نفوذ ضريب تلفن ثابت و همراه و بهبود در افزايش درآمد و استفاده از تكنولوژي مدرن و جديد مخابرات توانسته است . استفاده بهينه از نيروي انساني خاص بهره ببرد . البته بايد يادآوري شود كه با استفاده و پيشرفت از علوم و فنون جديد توانسته است از نيروي انساني كاسته شود .
2ـ واگذاري و استفاده از نيروي بخش خصوصي و يا بهتر مشاركت بخش خصوصي و خارج كردن كارهاي اداري از انحصار نظام مديريت اداري دولت كه مخابرات اولين ارگاني است كه عملاً توانسته است انجام دهد .
قسمتها يا بخشهاي دبيرخانه اي ( اداري ) ، نظافت ، واحد 118 ، خدمات خودروئي ، خدمات مشتركين تلفن ثابت و همراه ، كابل كشي و كانال كشي ، نگهباني ، خرابي مشتركين ، سيم كشي مشتركين ، تأسيسات نيرو و مراكز كم ظرفيت روستايي و دفاتر مخابراتي روستايي بصورت كلي به بخش خصوصي با توجه به شرايط قرار داد مافی ما بين و رعايت مفاد قرار داد از سوي طرفين انجام و نظارت مي گردد . اگر چه با توجه به محدود بعضي از قوانين در سطح كشور و عدم وضع مناسب مالی اكثريت بخش خصوصي در ايران عيوبي ديده مي شود ولي در نهایت از طرف نظام مديريتي در كشور تأكيد فراوان و در حال تقويت مي باشد . و جزو اهداف برنامه رسمي مي باشد .
با بررسي هاي بعمل آمده و بزرگترين عيب در جامعه كنوني ما در نظام اداری فرهنگ خاص و نظامند اداري متأسفانه جا نيفتاده است و آن حقوق و فرهنگ مشتري و كارمند مي باشد البته در اكثر ادارات به وضوح ديده شده . اين است كه شخص مراجعه كننده با توجه به عدم آشنايي كافي و فرهنگي در ادارات گم مي شوند و براي راهنمايي اداري نياز به تجربه و آموزش نياز دارند و بالعكس بعضي از كارمندان در رعايت فرهنگ حقوق خاص شهروندي برخورد مناسبي با مراجعين ندارند و اين عوامل باعث بوجود آمدن کارهای ناشایست و نارضایتی ها می گردد که امید است با فعالیت رسانه های گروهی و آموزشهای کار آمدی در جامعه بتوانيم به حقوق اصلي برسيم .
17 ماه مه مصادف با 27 ارديبهشت ماه ، سالروز گردهمائي نمايندگان 20 كشور جهان در سال 1865 ميلادي برابر با سال 1244 خورشيدي وتاسيس نخستين اتحاديه بين المللي با عنوان « اتحاديه تلگراف » به منظور هماهنگي كشور ها وسازماندهي به مسائل مربوط به ارتباطات تلگرافي مي باشد .
پس از تشكيل اين اتحاديه ، نخستين آيين نامه بين المللي تلفن در سال 1885 در كنفرانس بل واولين آيين نامه بين المللي بي سيم در سال 1906 در كنفرانس 27 كشور جهان به تصويب رسيد .
در سال 1914 به منظور رسيدگي به مسائل تلگراف ، كميته اي شكل گرفت . « اتحاديه تلگراف » در سال 1932 در كنفرانس مادريد به اتحاديه بين المللي ارتبات راه دور ( ITU ) تغيير نام يافت اين اتحاديه در سال 1947 ،« دفتر بين المللي ثبت فركانسها » را تاسيس كرد و به عنوان يك واحد تخصصي وابسته به سازمان ملل متحد شناخته شد . ايران در سال 1869 يعني چهار سال پس از شكل گيري « اتحاديه تلگراف » به عضويت رسمي آن در آمد . اين اتحاديه در حال حاضر بيش از 189 عضو دارد .
وظايف واهداف « ITU »
اتحاديه جهاني مخابرات « ITU » مسئوليت قانون گذاري ، برنامه ريزي وهماهنگي مخابرات سراسر جهان به عهده دارد واهم وظايف آن به شرح زير است :
«» تنظيم مقررات وبرنامه ريزي براي مخابرات جهان به منظور ايجاد تجهيزات وسيستم هاي استاندارد بهره برداري
‹‹›› ايجاد هماهنگي وانتشار اطلاعات لازم براي برنامه ريزي واستفاده از خدمات مخابراتي ورشد ارتباطات وساختار آن
‹‹›› تهيه وتنظيم اصول ومقررات بين المللي حاكم بر موارد استفاده زميني وفضائي از طيف فركانس در جهت تسهيل تدوين قوانين داخلي كشور ها
‹‹›› گسترش استانداردهاي فن آوري مخابرات به منظور تضمين سيتمهاي مخابراتي داخلي
‹‹›› برگزاري تمامي سمينار ونمايشگاه هاي مخابراتي جهان
‹‹›› افزايش وگسترش شبكه هاي مخابراتي وگشودن راهي به فن آوري هاي پيشرفته مخابرات در جهت بهبود اقتصاد ومبادله اطلاعات جهاني شعارهاي روز جهاني مخابرات
« ITU » هرسال ضمن گراميداشت روز جهاني مخابرات ، يك شعار براي اين روز بر مي گزيند .
