بخشی از مقاله
بررسی علل شکست معماري اطلاعات در سازمانهاي غیر کارآفرین ایران و طراحی و تبیین الگوي مفهومی جهت رفع مشکلات آن
چکیده
هدف مقاله حاضر، بررسی علل شکست معماري سازمانی اجرا شده در سازمانهاي غیر کارآفرین در ایران میباشد تا با ریشه یابی آنها، مدل برون رفت از شکست معماري اطلاعات طراحی شده و در جهت اصلاح وضع موجود و حرکت به سمت استفاده از توانهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات موثر مورد استفاده قرار گیرد. علل ریشه اي موجب میگردند تا مشکلات و علل مستقیم شکست بروز پیدا نموده و منجر به شکست معماري اطلاعات در سازمان گردند. مدل تحلیلی مقاله حاضر بر پایه شناسایی نمونه هاي واقعی معماري اطلاعات اجرا شده در گذشته در ایران و بررسی علل شکست مستقیم آنها و شناسایی ریشههاي شکست از طریق تحلیل عوامل مستقیم شکست میباشد.
تحلیلهاي فوق منجر به ارائه مدلی جهت برون رفت از شکست معماري اطلاعات در سازمانهاي غیر کارآفرین در ایران خواهد شد.
واﮊههای کلیدی: معماري سازمانی، معماري اطلاعات، رویش نظریه، سازمان کارآفرین، سازمان غیر کارآفرین
۱- مقدمه
امروزه مدیران سازمانها ارزش سیستمهاي اطلاعاتی را در سازمانها بهخوبی تشخیص میدهند. در میان سرمایههاي یک سازمان اعم از نیروي انسانی، سرمایههاي مالی، ماشینآلات و تجهیزات، اطلاعات با ارزشترین آنهاست و این مسأله بهاین دلیل است که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیه میشوند. اطلاعات میتواند بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرار گیرد و امتیازات قابل رقابت براي سازمان کسب کند یا زمینههاي رقابت را بین سازمانها تغییر دهد و امتیازات قابل توجهی براي سازمان کسب کند و زمینههاي رقابت را بین سازمانها گسترش دهدح گسترش روز افزون ابزارها و زیر ساختهاي فناوري در تمامیابعاد علمیو فنی، دوره جدیدي را با عنوان عصر اطلاعات آغاز نموده است. در این عصر، اطلاعات بسادگی جابجا شده و دانش سریعتر از قبل شکل میگیرد. تغییرات بهسرعت ایجاد میشوند و تنها سازمانهایی میتوانند به بقاي خود ادامه دهند که خود را با تغییرات همگام ساخته و حتی از آن فراتر روند. دولت الکترونیک، شبکههاي ارتباطی جهانی، امضاء دیجیتال، پول الکترونیکی، کسب و کار مجازي و سایر نمونههاي رایج، بیانگر استفادههاي هوشمندانه از فناوري اطلاعات در بسیاري از کشورهاي جهان میباشد.
در ایران نیز چند سالی است فناوريهاي نوین اطلاعاتی مورد توجه جدي قرار گرفته است که نتیجه آن مشاهده نمونههایی همچون سامانههاي اتوماسیون اداري، بانکداري الکترونیک، دفاتر خدمات الکترونیک میباشد. با این حال همچنان سازمانهاي بسیاري وجود دارند که از مزایا و منافع فناوري اطلاعات و ارتباطات بیبهره بوده و بر اساس روشهاي سنتی به ساماندهی اطلاعات و تبادل آنها میپردازند. پروندههاي کاغذي انبوه، گزارشات و آمارهاي متفاوت در سازمانهاي مختلف، عدم یکپارچگی سامانهها و بانکهاي اطلاعاتی و کمترین بهرهمندي از سختافزارهاي گران قیمت خریداري شده، مشکلاتی است که بهوضوح بهویژه در سازمانهاي دولتی قابل مشاهده است. بخشی از این سازمانها تاکنون تلاشی در جهت ساماندهی اطلاعاتی خود نکردهاند، اما این مشکل در سازمانهایی که در گذشته پروژههاي مختلفی از جمله معماري اطلاعات انجام دادهاند نیز قابل مشاهده است. لازم است تا سازمانهایی که در گذشته پروژههاي معماري اطلاعات انجام داده ولی نتایج مطلوبی بدست نیاوردهاند، بررسی شده و علل ناکامیآنها شناسایی گردد و سپس با اتخاذ راهکارهاي اصلاحی، از بروز شکست در تلاشهاي آتی جلوگیري شود.
توجه به کلیه لایههاي سازمانی در تدوین معماري اطلاعات، توجه سازمانها را به سمت معماري سازمانی جلب نموده است. معماري سازمانی روشی است که امکان توجه همزمان به کلیه ابعاد سازمانی اعم از راهبردها، فرآیندها، اطلاعات و سامانهها را فراهم میآورد. معماري سازمانی با سه محوریت اطلاعات١، فرآیند٢ و حاکمیت٣ قابل تعریف و اجرا است و محوریت اطلاعات آن بر معماري اطلاعات و ساماندهی اطلاعاتی سازمان تاکید دارد. به عبارت دیگر معماري اطلاعات به عنوان یکی از لایههاي معماري سازمانی میباشد و براي انجام معماري اطلاعات یک سازمان میتوان از چارچوبهاي معماري سـازمانی با محوریت اطلاعات استـفاده نمود. مرور پروژههاي برجسته معماري اطلاعات و تجـربههاي موفق دنیـا از قبـیل چارچوبهاي نیز موید این مطلب است. این چارچوبهاي شناخته شده اگر چه تحت عنوان چارچوبهاي معماري سازمانی مطرح میباشند، اما توجه و تمرکز آنها بر روي اطلاعات و معماري اطلاعات سازمان میباشد.
در یک جستجوي جامع در مقالات و مجلات معتبر علمیمشخص گردید که خلاء قابل توجهی در منابع علمی در زمینه معماري اطلاعات در عمل وجود دارد و این خلاء توسط سایر مقالات علمی معتبر نیزبعضاً اشاره شده است. ایلماکی(2006) 8
به منظور مطالعه موردي چارچوب زکمن٩ در سازمانهاي کوچک، اشاره میکند که علیرغم آنکه یکی از شناخته شدهترین چارچوبهاي معماري اطلاعات، چارچوب زکمن میباشد، خلاء منابع علمی در زمینه بررسیهاي عملی این چارچوب وجود داردب١م.
-2 تعاریف و مفاهیم
الف - معماري سازمانی
معماري سازمانی رویکردنسبتاً جدیدي است که امروزه بعنوان روشی موثر در تطبیق اهداف راهبردي سازمانها با فناوريهاي اطلاعاتی و ارتباطی آنها شناخته شده است ب٢م. معماري سازمانی مجموعهاي از اجزاي اصلی سازمان است که متناسب با راهبردها و اهداف کلان سازمان در کنار هم قرار گرفتهاند ب٣م.
معماري سازمانی روشی جهت طراحی وضع مطلوب سازمان در لایهها و ابعاد مختلف از راهبردها و فرآیندها تا سامانههاي نرمافزاري و سختافزاري، و تهیه برنامههاي گذار حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب طراحی شده میباشد. این روش با توصیف کامل ابعاد و لایههاي مختلف یک سازمان قادر است با استفاده از مدلها و تکنیکهاي استاندارد و شناخته شده،
»وضع موجود« و »وضع مطلوب« سازمان را ترسیم نماید ب٢م.
با تعاریف بالا میتوان معماري سازمانی را چارچوبی یکپارچه براي تعیین وضع مطلوب سازمان شامل راهبردها و فرآیندها و سامانههاي مورد نیاز تعریف نمود. این چارچوب مفهومی، ارتباط بین مأموریتها، اهداف و مقاصد سازمان را برقرار میکند.
ب- معماري اطلاعات
معماري اطلاعات1 اصطلاحی است که براي توصیف ساختار یک سامانه بکار میرود. زکمن معماري اطلاعات را بهعنوان چارچوبی جهت تعیین ضرورتهاي سرمایهگذاري بر روي منابع سامانههاي اطلاعاتی تعریف میکندب۴م. در سال 1996 کنگره آمریکا قانونی تصویب نمود که بر اساس آن همه وزارتخانهها و سازمانهاي فدرال آمریکا ملزم شدند معماري اطلاعات خود را تنظیم نمایند. این قانون که تحت عنوان قانون کلینگر- کوهن معروف است، معماري اطلاعاتی را یک چارچوب یکپارچه براي ارتقاء یا نگهداري فناوري موجود و کسب فناوري اطلاعاتی جدید براي نیل به اهداف راهبردي سازمان و مدیریت منابع آن تعریف میکند.
ج– شکست معماري اطلاعات
شکست به معنی عدم تحقق اهداف مورد نظر از اجراي فعالیتها میباشد. در صورتی که اهداف مورد انتظار از معماري اطلاعاتی پس از انجام آن در سازمان محقق نگردد و یا سازمان در مسیر تحقق آن قرار نداشته باشد، معماري اطلاعات با شکست مواجه شده است. باچانان (2001) اهداف حاصل از معماري اطلاعات را به سه دسته عمده کارآیی مالی، اثر بخشی کسب و کار و کیفیت فرآیند معماري تقسیم میکند. بر اساس این دستهبندي کارآیی مالی به صرفهجوییهاي هزینهاي و اثر بخشی کسب و کار به ارزشها و منافع راهبردیی اشاره میکند که در نتیجه استقرار معماري اطلاعات با کیفیت بالا فراهم میآید . فرآیند معماري نیز اشاره به قابل استفاده بودن فرآیند توسعه معماري ایجاد شده براي تامین اهداف بالا دارد .[5]
-3 چارچوبهاي معماري اطلاعات
توجه به کلیه لایههاي سازمانی در تدوین معماري اطلاعات، توجه سازمانها را به سمت معماري سازمانی جلب نموده است. معماري سازمانی روشی است که امکان توجه همزمان به کلیه ابعاد سازمانی اعم از راهبردها، فرآیندها، اطلاعات و سامانهها را فراهم میآورد. معماري سازمانی با سه محوریت اطلاعات2، فرآیند3 و حاکمیت4 قابل تعریف و اجرا است و محوریت اطلاعات آن بر معماري اطلاعات و ساماندهی اطلاعاتی سازمان تاکید دارد. به عبارت دیگر معماري اطلاعات به عنوان یکی از لایههاي معماري سازمانی میباشد و براي انجام معماري اطلاعات یک سازمان میتوان از چارچوبهاي معماري سازمانی با محوریت اطلاعات استفاده نمود. مرور پروژههاي برجسته معماري اطلاعات و تجربههاي موفق دنیا از قبیل نیز موید این مطلب است. این چارچوبهاي شناخته شده اگر چه تحت عنوان چارچوبهاي معماري سازمانی مطرح میباشند، اما توجه و تمرکز آنها بر روي اطلاعات و معماري اطلاعات سازمان میباشد.
-4 رویکردهاي معماري اطلاعات
در ابتدا مدلهاي توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات تنها بر پایه دادههاي سازمان استوار بودند. سیر تحول این مدلها منجر به توجه به فرآیندها نهایتاًو کل سازمان در توسعههاي مبتنی بر فناوري اطلاعات و ارتباطات گردید. با مراجعه به انواع مدلهاي موجود در زمینه معماري اطلاعاتی، سه رویکرد عمده شناسایی میگردد. این رویکردها عبارتند از: رویکرد دادهگرا، رویکرد فرآیندگرا و رویکرد سازمانگرا.
جدول زیر تعدادي از متدولوژيهاي توسعه فناوري اطلاعات را به همراه رویکردهاي مربوطه نشان میدهد .[3]
برنامهریزي معماري سازمانی به عنوان یکی از متدولوژيهاي رایج معماري اطلاعات، یک متدولوژي سازمانگرا است.[3]
این متدولوژي تمام سازمان را مورد توجه قرار میدهد و تنها بر یک بعد خاص مانند داده یا فرآیند متمرکز نمیشود. این متدولوژي به دلیل سادگی و جامع بودن، به عنوان یکی از متدولوژيهاي رایج در حوزه معماري اطلاعات شناخته میشود و از اینرو درمقاله حاضر رویکرد سازمانگرا به عنوان رویکرد اصلی معماري اطلاعات در نظر گرفته شده است.
-5 چارچوبهاي معماري اطلاعات
معماري اطلاعات دیدگاهی است براي کنترل تغییرات مداوم و پیچیده محیط کسب و کار یک سازمان که بین چشمانداز و نیازمنديهاي سامانههاي اطلاعاتی همراستایی واقعی ایجاد میکند. مدیریت معماري اطلاعات فعالیتی بسیار پیچیده و دشوار است. متاسفانه تعداد کمی چارچوب معماري براي کمک به درك این موضوع پیچیده وجود دارد. معماري اطلاعاتعموماً به عنوان یک راهنما در شناخت اجزاء اصلی سازمان (شامل افراد، فرآیندها، اطلاعات، عناصر مالی و سایر منابع) و سامانههاي اطلاعاتی آن مورد توجه قرار میگیرد. به عبارتی معماري اطلاعات ابزارهاي مورد نیاز ارتباط و همکاري بین اجزاء سازمان را به منظور دستیابی به اهداف سازمانی شناسایی میکندب١م. از طریق چارچوب معماري اطلاعات میتوان کسب و کار سازمان، اطلاعات مورد نیاز فعالیتهاي آن، فناوريهاي مورد نیاز پشتیبانی از فعالیتهاي آن و فرآیندهاي تحولی مورد نیاز پیادهسازي فناوريهاي جدید را به منظور پاسخگویی به تغییرات مورد نیاز تعیین کردب۶م. چارچوب معماري ابزاري است براي توسعه معماري اطلاعات که براي ساماندهی به اطلاعات، به اشتراكگذاري اطلاعات، چابک سازي و توسعه سریع سرمایهگذاري فناوري اطلاعات و ارتباطات به منظور تامین سریعتر، بهتر و اثر بخشتر نیازهاي مشتریان مورد استفاده قرار میگیردب٧م. هر یک از
چارچوبهاي رایج معماري داراي ویژگیهایی هستند که توجه به آنها میتواند مناسبترین چارچوب را براي معماري اطلاعات یک سازمان، تعیین نماید. در حال حاضر شناخته شدهترین و مورد استنادترین چارچوب معماري اطلاعاتی، چارچوب زکمن میباشدب١م.
-6 مواد و روشها
این مقاله مطالعهاي مبتنی بر دادههاي تاریخی، سوابق گذشته، کلنگر، کیفی، و بدون وجود نظریههاي پیشین میباشد که منابع علمی موجود آنرا در دسته روشهاي تحقیق تجربی قرار میدهد.
روش -1-6 رویش نظریه1 یا نظریه برخاسته از دادهها
روش رویش نظریه یک پژوهش عمومی براي تولید تئوري میباشد که بر اساس گردآوري و تحلیل نظاممند داده بنیان نهاده شده است ب٨م.
-2-6 گردآوري دادهها
دادههاي واقعی گردآوري شده، شالوده و اساس روش رویش نظریه هستند. این دادهها میتوانند قالبهاي گوناگونی از متن، صدا، تصویر و یا سایر قالبهاي داده باشد. این دادهها میتوانند از روشهاي مختلفی همچون مصاحبه، بررسی اسناد و یا مشاهده حاصل شود. دادهها به هر شکلی که گردآوري میشوند بایدترجیحاً کیفی و مفصل باشند.
دادهها بر اساس نمونههاي انتخابی2 گردآوري میشوند و نمونهها نیز به ترتیب و براساس تجزیه و تحلیل نمونههاي قبلی مشخص میشوند. در این بخش نمونهها میتوانند نسبت به یکدیگر داراي حالتهاي مختلف زیر باشند:
نمونه تکمیلی: براي تکمیل کردن گروههاي مفهومی و توسعه نظریه پدید آمده انتخاب میگردد.
نمونه مشابه: براي تأیید یافتههاي حاصل از نمونه قبلی انتخاب میگردد.
نمونه متضاد: براي بسط نظریه پدید آمده انتخاب میگردد.
شکل زیر نحوه انتخاب نمونهها و تجزیه و تحلیل دادهها را مشخص میکند.
- 3-6 نمونههاي معماري اطلاعات در سازمانهاي غیر کارآفرین ایران
در این مجموعه به منظور شناسایی علل و عوامل شکست معماري سازمانی در سازمانهاي دولتی، از متد رویش نظریه استفاده شده است. در این روش که بر مبناي نمونههاي واقعی به جستجو و شناسایی مفاهیم و نظریهها میپردازد، نیاز به انتخابهاي پیدرپی و وابسته نمونههاي مرتبط با تحقیق میباشد. پس از بررسی و شناسایی مفاهیم و علل شکست در هر نمونه، نمونه بعدي انتخاب شده و با دانش بدست آمده در نمونههاي قبلی به بررسی نمونه جدید پرداخته میشود. این انتخاب تا زمانی ادامه مییابد که روش به مرحله اشباع برسد. مرحله اشباع مرحلهاي است که در آن مرحله با اضافه شدن نمونه و بررسی آن، به یافتههاي تحقیق مفهومی افزوده نمیشود. این مرحله با تشخیص محقق، کار بررسی را به پایان میرساند.
مطالعه دادههاي گردآوري شده باید با دقت و دانش بسیاري صورت گیرد. در مرحله اول این بررسی دادهها به اجزاي کوچکتر تقسیم شده و هر جزء به دقت بررسی میشود. این اجزاء میتوانند در حد یک جمله یا چند کلمه باشند که مطالعه آنها میتواند مفهومی را در ذهن محقق تداعی کند. در این تحقیق به دلیل بالا بودن حجم اطلاعات گردآوري شده و دشواري بررسی دستی آنها، از نرمافزار طصحکهئصA استفاده شده است. این نرمافزار بستري جهت نشانهگذاري و یادداشتبرداري در اختیار محقق قرار میدهد. به کمک این نرمافزار کلیه مفاهیم شناسایی شده از اجزاء دادهها ثبت و نکاتی که به ذهن میرسید، یادداشتبرداري گردید. جهت منظم نمودن مفاهیم شناسایی شده و شناسایی مفاهیم مشابه، به هر یک از مفاهیم کدي تحت عنوان کد آزاد تخصیص داده شد. با کمک این کد مفاهیم در نمونهها قابل شناسایی و ردیابی میگردند.
در انتهاي بررسی هر نمونه، مفاهیم جدیدي شناسایی شده و نکات مرتبط یادداشتبرداري شدند. این بررسی پس از 10
نمونه، مفهوم جدیدي به تحقیق اضافه نمیکرد. نمونههاي بررسی شده تا قبل از مرحله اشباع عبارتند از:
بنادر و کشتیرانی، مرکز آمار، استانداري مازندران، معادن ذغال سنگ کرمان، بانک ملت، توسعه منابع آب و نیروي ایران، اداره کل بهزیستی استان اصفهان، اداره کل راه و ترابري استان آذربایجان غربی پس از بررسی نمونههاي فوق، هیچ مفهوم جدیدي به تحقیق اضافه نشد و احتمال رسیدن به مرحله اشباع به ذهن رسید.
این مرحله در ادبیات رویش نظریه، مرحله اشباع نامیده میشود و کار متوقف میگردد. با این وجود به منظور اطمینان از رسیدن به مرحله اشباع تا 5 نمونه دیگر نیز بررسی شد که بر اساس آن رسیدن به مرحله اشباع ثابت گردید.
نمونههاي بررسی شده در مرحله اشباع عبارتند از:
وزارت تعاون، شهرداري تهران، پروژه کنکورد، نهاد لا،شرکت گ پس از تشخیص مرحله اشباع و توقف شناسایی و بررسی نمونهها، تعداد نمونههاي بررسی شده به 11 نمونه معماري اطلاعات در سازمانی دولتی ایرانی و 4 نمونه در خارج از کشور رسید.
مفاهیم شناسایی شده به روش کدگذاري آزاد1 کدگذاري گردیدند و در انتها عوامل شکست معماري اطلاعات مطابق جدول 2 شناسایی گردید.
