بخشی از مقاله
چکیده
پیدایش عصر فناوری و رقابت فزاینده سازمانها را وادار کرده است تا به تغییرات جدید پیرامون خود واکنشهای لازم را نشان دهند تا بتوانند در عرصه رقابت باقی بمانند. برنامه ریزی منابع سرمایه ای - ERP - مزایای متعددی را در این محیط تجاری جدید برای سازمان به ارمغان میآورد، مانند هزینه تولید پائین، کاهش چرخه زمانی و بطور قابل ملاحظهای افزایش رضایت مشتری.
در این مطالعه با بررسی 26 شرکت دلایل حرکت سازمان ها از سوی سیستم های اطلاعات سنتی - IS - به سمت سیستمهای ERP و تغییرات همراه آن بویژه در زمینه فرایندهای حسابداری مورد بررسی قرار گرفته است. هدف این مطالعه نه تنها بررسی مزایای استفاده از سیستمهای ERP در مقایسه با سیستم های اطلاعات سنتی - IS - است، بلکه بهترین روش استقرار برنامههای ERP در آینده را نیز شناسائی میکند. شواهد تجربی حاکی از تغییراتی است که فرایندهای حسابداری جهت استقرار ERP با آن مواجه هستند.
-1 مقدمه
تغییرات اخیر در محیط تجاری اعم از حذف مقررات قبلی، خصوصی سازی و جهانی شدن و به تبع آن افزایش رقابت، سازمانهای بزرگ را به شرکت های چند ملیتی عظیمی تبدیل کرده است که به اختصار MNC نامیده میشوند. این محیط های متغیر تجاری هم چنین موجب شده که کمپانی ها بدنبال یافتن راههایی جدید برای بقاء و موفقیت باشند. تکنولوژی IT ابزار مورد نیاز برای پاسخ گویی شرکتها به این تغییرات را فراهم می کند.
از سویی دیگر، در این محیط تجاری اتوماتیک و مبتنی بر IT ، کمپانی ها مجبورند برای حفظ قدرت رقابتی خود همواره با تکنولوژی های جدید به روز شوند. یکی از این تکنولوژی های مهم، سیستم ERP است. سیستم ERP یک اصطلاح عمومی است که به یک سیستم محاسباتی تلفیقی در سراسر شرکت اطلاق می گردد. این روش کاربری های مختلف شرکت مانند حسابداری، کنترل سهام، ترابری و ... را در بر می گیرد. نتیجه کاربرد سیستم ERP عبارتست از اتوماسیون فرایندهای تجاری، به اشتراک گذاشتن اطلاعات در کل سازمان و از همه مهم تر ایجاد دادههای زمان واقعی
هرچند سیستم های مرسوم و قدیمی تر اطلاعات، اطلاعات مربوط به پروسه های مبادلاتی و آنچه برای تصمیم گیری ضروری است را در اختیار مدیران قرار می دهد، اما به نظر می رسد چنین سیستمی در محیط بازرگانی امروزی ناکافی است زیرا در محیط های جدید، اتوماسیون، موثر بودن و راندمان عملیات به همراه داده های زمان واقعی، عوامل اصلی برای موفقیت به حساب می آیند. سیستم ERP برای کمپانی ها مزایای زیادی دارد و با فراهم آوردن اطلاعات مناسب و به موقع موجب بهبود فرایند تصمیم گیری می شود. همچنین با استفاده از این روش، کنترل و برنامه ریزی بهتری در رابطه با عملیات تجاری ایجاد می شود. این عوامل در کنار هم موجب افزایش تاثیر و راندمان در مراودات تجاری شده و نهایتاً رضایت مشتری را افزایش می دهد.
در این مطالعه سعی شده است با استفاده از پرسشنامه تاثیر سیستم ERP در سازمانهایی که از آن استفاده می کنند و با تاکید بیشتر وری سیستم حسابداری بعنوان بخشی از پروسه بازرگانی بررسی شود. توجه اصلی این مطالعه بر آن بوده است که معلوم کنیم سیستم ERP تا چه حد در رسیدن به اهدافش از طریق تمرکز بر پروسه حسابداری برسد. همچنین دلایل موفقیت یا عدم موفقیت سیستم ERP ، مزایای حاصل از آن و ایجاد بهترین روش برای به خدمت گرفتن سیستم ERP در محیط شدیدا رقابتی دنیای تجارت امروز نیز مورد بررسی قرار گرفته اند. در بخش دوم ادبیات پژوهشی در رابطه با موضوع مورد نظر بیان میشود. در بخش سوم، سوالات و روشهای مورد استفاده در بخش 4 مورد بحث قرار می گیرند. نتایج حاصل از این پژوهش در بخش 5 بیان شده است. در بخش ششم نیز بحث و نتیجه گیری این مطالعه بیان شده و کاربردهای آن برای تحقیقات آینده نیز معرفی میگردد.
.2 تحقیقات قبلی
سیستم ERP از دل تکنولوژی های ساخت پیشرفته بیرون آمد و هدف آن افزایش کیفیت، کاهش سطح سیاهه ها، افزایش خدمات به مشتری و افزایش انعطاف پذیری تولید است. بطور خاص، MRPII بخشی اساسی از سیستم ERP است. مشکل سال 2000، مشکلات ارزی، تلفیق تمامی عملیات و فعالیتهای تجاری و وجود محیط حد واسطی بنام اینترنت، همگی باعث روی آوردن کمپانی ها به سمت سیستم های ERP شدند. مراوداتی که تحت سیستم ERP انجام می شوند، بعنوان بخشی از فرایندهای مرتبط بهم که در مجموع یک فعالیت بازرگانی را شکل میدهند در نظر گرفته می شوند.
سیستم های ERP به کمپانی ها اجازه می دهند که پروسه های تجاری خود را اتوماسیون و یکپارچه نموده ، داده ها را در کل سازمان به اشتراک گذاشته و به اطلاعات موجود در محیط زمان واقعی دسترسی پیدا کنند . بعنوان مثال، وارد کردن سفارش مشتری در این سیستم کافی است تا تمامی مقولات مرتبط با آن مانند سطح سهام، دفتر معین و مسایل لوجستیک آن به روز رسانی شوند. در واقع یک سیستم ERP کامل می تواند تعداد زیادی از ماژول های مربوط به سیستم اطلاعات حسابداری سنتی، کنترل سهام، MRP و مسایل لوجستیک را در هم ادغام کند. سیستم های EDI و تجارت الکترونیکی دیگر ابعاد سیستم و تجارت الکترونیکی دیگر ابعاد سیستم ERP را شکل می دهند.
این سیستم IS همه چیز شمول، می تواند از طریق افزایش اثر گذاری و راندمان در اجرای فعالیتها، پروسه های تجاری و تصمیم گیری مزایای زیادی را برای سازمان در بر داشته باشد. شانگ و سدان این موضوعات ره چند گروه شامل عملیاتی، مدیریتی، استراتژیک، سازمانی و زیرساخت IT طبقه بندی کردند لذا می توانند تمامی جنبه های فعالیتهای بازرگانی شرکت را در تمامی سطوح در بر گیرند.
محققان ویژگیهای مربوط به پیش نیازهای موفقیت سیستم ERP را به دو دسته زیر تقسیم کرده اند:
➢ ویژگیهای ملی / محیطی
➢ ویژگیهای سازمانی/درونی
سایر محققان پیش نیازهای لازم برای موفقیت سیستم ERP را بعنوان " عوامل اصلی موفیت" مطرح کرده اند. کرومبولز و مایدن به شکلی اختصاصی گزارش کرده اند که فرهنگ سازمانی با مسایل ناشی از بکارگیری سیستم ERP ارتباط دارند، در حالیکه فرهنگ ملی چنین ارتباطی را با سیستم ERP ندارد. آنها نتیجه گیری کردند که بر ای ارتقاء سیستم ERP باید به افراد سرمایه گذار و هنجارهای آنها نیز توجه شود. بهم خوردن این هنجارها باعث بروز مشکلاتی در بکارگیری سیستم ERP می گردد.
علاوه براین، استفانو بیان کرده است که در رابطه با سیستم ERP باید به اعتماد درون سازمانی و ااعتمادی که بین سازمان و کمپانی های مرتبط با آن وجود دارد توجه شود. در مجموع می توان این گونه نتیجه گیری کرد که برای غلبه بر مسایل رفتاری و مقاومت کارمندان در برابر تغییر باید استراتژی دقیقی در بکارگیری سیستم ERP مورد استفاده قرار گیرد.
استفانو روش تحصیل و توسعه AIS که توسط Greek SME ابداع شده را مورد آزمایش قرار داد. او دریافت که در توسعه AIS حوزه های مساله خیز متعددی وجود دارد. فقدان روش تحصیل و توسعه AIS در بسیاری از موارد موجب عدم شناخت درست پیش نیازها و به تبع آن بروز یک AIS ناکار آمد، غیر موثر و انعطاف ناپذیر می گردد. یافته های مربوط به مشارکت ناکافی حسابداران در فرایند توسعه/ کاربری نیز گفته های استفانو را تایید می کند. مسایل مربوط به عملکردی بودن سیستم ERP و انعطاف پذیری آن نیز مورد بحث قرار گرفته است. روش " بهترین نتاج " BoB در رابطه با انعطاف ناپذیری و مسایل عملکردی بودن راه حل های صرفا مبتنی بر یک ERP منفرد نیز ابداع شده است.
مشکل بعدی، ادغام سیستم های ERP با سیستم های موجود است. مهمترین مزیت این روش یعنی استقلال موجود در آن می تواند در عین حال یک محدودیت مهم را در پی داشته و به تولید داده های نادرست یا اختلالات تجاری منتهی گردد. از دیگر عوامل موفقیت این سیستم ها می توان به هزینه و زمان بسیار زیاد و مسایل سازمانی مانند مقاومت کارمندان اشاره کرد. علاوه بر این سیستم های ERP مانع کاملی در برابر اشتباهات و نادرستی های موجود در ساختارها و فرایندهای تجاری نیستند. مسایلی مانند تغییر برنامه های مدریتی، تغییر فرهنگ، پشتیبانی مدیریت رده بالا، ارتباطات و فرصت های بازرگانی و سیستم های IT عوامل اصلی در موفقیت کاربرد سیستم های ERP هستند.
از دیدگاه سنتی و مرسوم، هسته و جوهره IS یک سیستم اطلاعات حسابداری - - AIS است که پرداخت مراودات، گزارش دهی و پشتیبانی از تصمیم را با هم ادغام می کند. هدف اصلی AIS ارتقاء اطلاعات حسابداری برای اناوع مختلف مصرف کنندگان - داخلی یا خارجی - است.
