بخشی از مقاله
چکیده
اغلب مدیران تصمیم گیری را رخدادی منفرد می پندارند که در یک لحظه مشخص از زمان به وقوع می پیوندد. اما در حقیقت، تصمیم گیری فرایند آمیخته با بازی نهایی قدرت ، سیاست ها ، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است. رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع را دارند. تصمیماتی به مراتب بهتر از آنهایی می گیرند که کماکان بر این تصور پای می فشارند که تصمیمات، رخداد هایی هستند تنها در کنترل ایشان. از همین رو است که گفته می شود بعضی از فرایند های تصمیم گیری موثر تر و کار آمد تر از بعضی دیگر هستند
این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرتهای احتمالی سیستم اتوماسیون گام در بانک شهر موثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب ناگزیر و ناگزیر الزامات سازمانهای مدرن، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری عصر جدید در سازمانهای همنوع و در سطح وسیعتر در سازمانهای زیر مجموعه و سایر سازمانها نقش آفرینی کند.
نتایج حاصل از تحقیق نشان داد که سیستم اتوماسیون گام بر افزایش بازده کاری در بانک شهر تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون گام بر افزایش دقت تصمیم گیری تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون گام بر بهنگام بودن تصمیم گیری تاثیر مثبت دارد.
سیستم اتوماسیون گام بر اقتصادی بودن تصمیم گیری تاثیر دارد. پیشنهاد می گردد مبانی مفهومی اتوماسیون گام ، در فراگیر ترین شکل خود در بانک شهر و در یک قالب مبتنی بر توسعه فرهنگ سازمانی، به کارکنان آموزش داده شود. و با توجه به سیاستهای کلی دولت در زمینه ایجاد دولت الکترونیک و اتوماسیون اداری که به آن پرداخته شده است برای تحقیق وسیع در سطح ملی در این زمینه،آماتور از تیم محقق متخصص دارای امکانات تحققاتی وسیع و اساتید مجرب دانشگاه یا همکاری شرکت های متخصص اتوماسیون اداری استفاده شود.
مقدمه
گسترش سیل آسای کامپیوتر در دهه های اخیر ، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است . به موازات این تغییر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز است و کارش ، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است .
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود .
تصمیم گیری درباره شبکه های اطلاعات و سایر کاربرد های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است .
به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزاینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می آورد و سیستمهای حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر حمایت می کند - بک هارد و پریتچارد ، - 87 کیفیت اطلاعات و کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود .
سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سازد - طالقانی، - 1382 مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرر دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد .
رواج ریز کامپیوتر در ادارات ، با انتشار روز افزون محصولات جدید ارتباطی ، کامپیوتری و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدی کار از سیستم های کامپیوتری برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می شد . اما به مرور زمان کامپیوتری ها به یکدیگر مرتبط گردیدند . این ارتباط به کاربران اجازه می دهد نه تنها از فایلهای مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند . بلکه می توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند . امروزه انواع مختلفی از سیتمهای اتوماسیون اداری وجود دارد . سیستم اطلاعات مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید .
روش تحقیق
در این نوع تحقیق به توصیف و تفسیر شرایط و روابط موجود پرداخته می شود و بررسی های انجام شده بر اساس این روش در سازمانهای واقعی و توسط افراد واقعی صورت می پذیرد و متغیر ها در این روش دستکاری نمی شوند و در حالت طبیعی مورد بررسی قرار می یرند و این از برتریهای روش تحقیق توصیفی در مطالعات سازمانی است. این پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، و روش گردآوری اطلاعات نیز میدانی می باشد.
نتایج و بحث
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانهای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت کهفقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند .
تعدا ز یادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهم ترین ویژگی های پیشرفته اطلاعاتی هستند . سیستم اطلاعات مدیران اجرایی عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیاز های اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان .
برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکتهای معروف آمریکا توانست برای مقایسه عملکرد نیرو های کاری مستقر در آمریکا و سایر واحد های شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کند . بر روی صفحه کامپیوتر این مقام ارشد سازمانی جدول هایی به رنگ های مختلف پدیدار می گشت که میزان باز دهی مناطق یا واحد های مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می داد .
او با استفاده از این داده ها به مساله پی برد که فروشندگان واحد های خارج از آمریکا - در مقایسه با فروشندگان امریکایی - وقت بیشتری صرف مراجعه و باز دید از فروشگاه های کوچک می کردند ، که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مساله را حل کند ، و هزینه نوع خدماتی را که به فروشگاه های کوچک داده می شد پایین آورد . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده - مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکت های رقیب نشان داد - به کاربرد .
گروه افزار یا تشکیل میز گرد از راه دور این امکان را به وجود می آورد که چندین عضو یک گروه ، با استفاده از کامپیوتر های شخصی خود ، در نقاط مختلف دنیا جلسه تشکیل دهند . به صورت گروهی تصمیم بگیرند . برای مثال ، مدیرانی که در این گرد همایی ها مشارکت می کنند می توانند دور یک میز کنفرانس بنشینند ، یا در دفاتر خود باقی بمانند ، ولی هر یک از آنها به سیستم کامپیوتری متصل هستند که بر روی صفحه آن پیشنهادها و نظر های سایر اعضا نوشته می شود .
همه کسانی که در چنین جلسه کامپیوتری مشارکت می کنند . جملات همانندی بر روی صفحه تلویزیون خود می بینند ، که در نتیجه می توانند تبادل نظر بنمایند ، اختلاف نظر ها را از بین ببرند ، در نتیجه کار اطلاع رسانی و مشارکت در تصمیم گیری بسیار اسان می گردد - دفت ، - 1380 برای اتفاقات سازمانی، نمی توان توجیه های ساده یافت و برای آنها به سادگی علتهایی پیدا کرد. بعلاوه غالباً یافتن سرچشمه ها مقدور نیست زیرا منشأها معمولاً در فاصله ای بسیار دورتر از نتایج و علایم قرار دارند و نتایج و علایم بواسطه حلقه های تشدید کننده انحراف از معیار با اصل خود تفاوتی فاحش و غیر قابل تصور می یابند.
»وایک« پژوهشگر پس از اینکه روش تحقیق خود را مشخص کرد و با استفاده از ابزارهای مناسب، داده های مورد نیاز را برای آزمون فرضیه های خود جمع آوری کرد، نوبت آن فرا می رسد که با بهره گیری از تکنیکهای آماری مناسبی که با روش تحقیق، نوع متغیرها، ... سازگاری دارد، داده های جمع آوری شده را دسته بندی و تجزیه و تحلیل نماید و در نهایت فرضیه هایی را که تا این مرحله او را در تحقیق هدایت کرده اند در بوته آزمون قرار دهد و تکلیف آنها را روشن کند و سرانجام بتواند پاسخی - راه حلی - برای پرسشی که تحقیق - تلاشی سیستماتیک برای بدست آوردن آن بود - بیابد
در ساختار های سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت ، ادراک و عمال می شد . مقامات کنترلی به طور سنتی موروثی به نسلهای بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می پذیرفت و بدان گردن می نهاد . در وضعیت کاریزماتیک ، کنترل از طریق رابطه بین رهبر یپروان اعمال می گردید .در این حالت ، رهبران کاریزما ، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می کردند زیرآنها را قبول داشتند . در بروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد .
ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود . در اینفوکرسی ، کنترل از طریق نرم افزار ها اعمال می شود . مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی ، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترو نیکی بدست اورد . از سیستم های خبره ، استفاده کند و به تمامی دنشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده و تصمیم گیری می باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آنها نیازمند سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی داشته و از امکانات سیستم های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی می باشد .
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانهای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند .
هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای ی سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند . تعدا ز یادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند - کورتین و همکاران، - 1998 انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی می شوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از ان می باشد .
سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستد های خود را انجام می دادند . وقتی میزان دادوستدها اندک و تعدادافرادی که بایکدیگر ارتباط برقرار می کنند انگشت شمارباشد میتوان کارهارابا استفاده از این سیستمها انجام داد ، اما چنانچه میزان معاملات افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می گیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز های درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است
