بخشی از مقاله
بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود عملکرد کارکنان بانک ملی شهر ایلام
چکیده
این مقاله مبتنی است بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تاثیر سیستم های اتوماسیون اداری بر بهبود عملکرد سازمان . به این منظور بانک ملی شهر ایلام به عنوان واحد نمونه انتخاب شده، و برای اجرای پرسشنامه از روش نمونه گیری تصادفی ساده و نیز برای اندازه گیری حجم نمونه از روش کوکران استفاده شده وحدود 60 کارمند به عنوان نمونه برگزیده شدند . پرسشنامه ای حاوی معیار های مختلف تهیه شد و پاسخ دهندگان، تاثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند، و با استفاده از نرم افزار spss مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت . و با توجه به یافته های تحقیق و شاخص های بررسی شده ( رسیدن به اهداف، کیفیت تصمیم گیری، کیفیت تجزیه و تحلیل، ورود ایده های جدید، کیفیت پاسخ گویی، اصلاح فرایند های کاری) اجرای اتوماسیون اداری در سازمان مورد مطالعه تایید نشده است.
کلید واژه ها: سیستم اتوماسیون اداری، بهبود عملکرد، بانک ملی شهر ایلام
مقدمه:
در سال های اولیه قرن بیست و یکم، رویداد هایی که از اهمیت تاریخی به سزایی برخوردار بوده اند، چشم انداز اجتماعی زندگی انسان را دگرگون ساخته اند . و یافتن منابع رشد و توسعه کشورها، به عنوان یکی از مهم ترین مباحث مورد توجه اقتصاد دانان و سیاست گذاران مطرح است . در همین راستا انقلاب فناوری اطلاعات و ارتباطات 1، با هدف شکل دهی مجدد بنیان مادی جامعه با سرعتی شتابان در حال پ یشروی است .(Mutula,2006) فناوری اطلاعات و ارتباطات از نقش دوگانه ای در اقتصاد برخوردار است : نهاد برای صنایع استفاده کننده و ستاده برای استفاده کنندگان فناوری انقلاب فناوری با شاخص های بهبود سریع کیفیت تجهیزات و نرم افزار به همراه کاهش بسیار زیاد قیمت ها هم راه می باشد ( .(Pohjola ,2002 با گسترش روز افزون ارتباطات و پیدایش شکل های مختلف جربانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است . اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است، همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید نقش و ارزش خاصی دارند، در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات نیز دارای ارزش ویژه ای هستند . (Mc leod, 1998) یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می دهد، سیستم اتوماسیون2 اداری است. اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود ( Ray & Kalmer, .(1995
از سوی دیگر، از آن جا که منابع یک کشور عموما محدود است، افزایش بهره و ری به عنوان یک ضرورت اساسی برای ارتقای استاندارد زندگی یک ملت، اهمیت پیدا می کند . در جهان امروز، با توجه به محدودیت عوامل مختلف تولید، نیاز به بهره وری چه در کشور های پیشرفته و چه در کشورهای در حال توسعه، امری حیاتی و ضروری است .( Khakhi, 1997 ) حال آنکه بررسی ها نشان داده بین سرمایه گذاری و تکنولوژی اطلاعات یا سیستم های اتوماسیون اداری و بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد . تکنولوژی اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمان ها و در نتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری می گردد(.(Turban, 2004 اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفج ار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت . امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اط لاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند . چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند.
اهمیت و ضرورت تحقیق
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند.
فرضیه های تحقیق
1. اجرای اتوماسیون اداری بر رسیدن به اهداف سازمان نقش دارد.
2. اجرای اتوماسیون اداری بر کیفیت تصمیم گیری کارکنان نقش دارد.
3. اجرای اتوماسیون اداری کیفیت تجزیه و تحلیل اطلاعات سازمان نقش دارد.
4. اجرای اتوماسیون اداری بر ورود ایده های جدید نقش دارد.
5. اجرای اتوماسیون اداری بر کیفیت پاسخ گویی کارکنان نقش دارد.
6. اجرای اتوماسیون اداری بر اصلاح فرایند های کاری دارای نقش است.
ادبیات تحقیق:
انواع سیستم های اطلاعاتی :
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند.
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت ، پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (SUPPORT SYSTEM DECISION) به وجود آمد . پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله د ر تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.
اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی / ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 85 - 90 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.
سیر تکامل فناوری اداری :
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است . در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه 20 به بعد ) درحقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.
در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کــــــرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.
در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند نوعاً. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی ا طلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.
تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.
اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود . کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است . اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطـ ـــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند . (ZWASS, 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برس اند.
(بهشتیان،(1378
مزایا و معایب اتوماسیون اداری : مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن ، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است . و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است . و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.
به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.
- 1 مزایای مستقیم : این مزایا عبارتند از : افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار . معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛ ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
