مقاله تعیین اهمیت الزامات پایه جایزه تعالی ودجا در سطوح مختلف تعالی سازمانی

بخشی از مقاله

خلاصه

تعالی در وزارت دفاع، سفر سازمانی خردمندانه ایست که رشدی متوازن بهسوی خلق شایستگی دفاعی پایدار ایجاد می کند. این سفر از سال 1383 آغاز و تاکنون با برگزاری شش دوره جایزه تعالی با نهادینه کردن فرآیند خودارزیابی، ادامه داشته است. تحقیق کاربردی حاضر درصدد است اهمیت الزامات عمومی جایزه تعالی ودجا - شامل تعهد مدیریت، آموزش، خودارزیابی و ... - را در سطوح مختلف تعالی مورد کنکاش قرار دهد.

در این راستا ابتدا با مرور ادبیات تحقیق و نیز انجام مصاحبه های نیمه ساختاریافته با خبرگان تعالی، مجموعهای از مولفههای این الزامات احصاء گردیده و با استفاده از یک پرسشنامه اعتبارسنجی شده، اهمیت این الزامات مورد بررسی قرار گرفته است. روش تحقیق توصیفی پیمایشی بوده و از آنالیز واریانس یک طرفه برای تجزیه و تحلیل اطلاعات استفاده شده است.

نتایج نشان میدهد اهمیت الزام مدیر تعالی و نیز پروژه های بهبود در سطوح مختلف تعالی سازمانی - علیرغم یکسان فرض شدن در شرایط فعلی - برابر نبوده و متناسب با ارتقای سطح تعالی سازمانی، تغییر مینمایند. این تحقیق با تعیین اهمیت الزامات عمومی در سطوح مختلف تعالی سازمانی، زمینه ساز توصیههای راهبردی به مدیران صنایع دفاعی جهت تمرکز بر الزامات در تناسب با سطح تعالی سازمان و نیز مسئولین جایزه تعالی، بهمنظور توسعه مکانیزم ارزیابی الزامات عمومی میباشد.

.1 مقدمه

ضرورتهای تعریف و جاریسازی چرخه عارضهیابی و بهبود یکی از نیازهای اساسی رشد و توسعه صنایع دفاعی است. الگوی ارزیابی و خودارزیابی تعالی، ساز و کاری برای به حرکت درآوردن جریان مسأله یابی وحل مسأله به صورت درونزاست

وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح با ارایه »رویکرد از دغدغه تا بهبود« اولین دستگاه اجرایی کشور در به کارگیری الگوی تعالی بهمنظور انجام ارزیابی و خودارزیابی است 

براساس الگوی تعالی ودجا، صنایع دفاعی با نهادینه کردن جریان خودارزیابی، بطور مستمر زمینههای بهبود سازمان خود را در دو زمینه توانمندسازها و نتایج شناسایی کرده و برای پرکردن شکافها، برنامهها و پروژههای بهبود را در قالب نقشه راهتعالی تعریف و اجرا میکنند. تعالی در وزارت دفاع، سفر سازمانی خردمندانه ایست که رشدی متوازن به سوی خلق شایستگی دفاعی پایدار ایجاد میکند.

در این راستا جایزه تعالی ودجا با در نظر گرفتن سطوح مختلف، پلکانی از پیشرفت را پیش روی سفر تعالی صنایع دفاعی قرار داده که بر اساس آن برای عبور از هر سطح باید از قابلیتها و توانمندیهای متناسب آن سطح برخوردار بود بطوریکه سطوح تعالی، سازمانها را در دستیابی به تعالی متمایز میکند و میزان موفقیت آنها را نشان میدهد. جایزه تعالی دفاع، دارای هفت سطح میباشد که متناسب با بلوغ تعالی سازمانی - از پایین به بالا - عبارتند از: گواهینامه گرایش به تعالی، گواهینامه اهتمام به تعالی، تقدیرنامه سه ستاره، تقدیرنامه چهار ستاره، تندیس بلورین، تندیس سیمین و تندیس زرین

در جایزه تعالی دفاع، دو دسته الزامات عمومی و خاص تعیین گردیدهاند که برای اکتساب هر سطح از تعالی سازمانی، تایید آنها ضروری میباشد. الزامات عمومی برای تمامی واحدهای شرکت کننده در هرسطحی از تعالی سازمانی و صرف نظر از ماهیت واحد متقاضی مورد توجه میباشند و الزامات خاص نیز بر اساس ماهیت واحد متقاضی و متناسب با سطوح مختلف تعالی سازمانی، تعیین گردیده اند

فرآیند جایزه از سال 83 تاکنون در هر کدام از این سطوح به اجرا گذاشته شده و برندگان هریک از سطوح انتخاب و معرفی شدهاند و برخی صنایع نیز در اکتساب سطح تعالی سازمانی مورد نظر ناکام مانده اند .

تاکنون مطالعات گستردهای در خصوص پیاده سازی مدلهای تعالی کسب و کار و عوامل موثر بر موفقیت پیاده سازی از جمله: مطالعات ریچی ودیل - 2000 - ، ساموئلسون و نیلسون - 2002 - ، دیویس - 2004 - ، تاری - 2005 - ، فورد و ایوانز - 2005 - و پیپن و همکارانش - 2011 - انجام شده است ولیکن تعیین اهمیت این عوامل متناسب با افزایش سطح تعالی سازمان کمتر مورد توجه قرار گرفته و مطالعات تجربی اندکی در خصوص افزایش یا کاهش میزان اهمیت این عوامل همزمان با افزایش سطح تعالی سازمان وجود دارد. براین اساس درحال حاضر علیرغم برگزاری شش دوره جایزه تعالی، برای مسئولین صنایع دفاعی کاملا مشخص نیست که برای پیادهسازی مدل تعالی و موفقیت در ارتقای سطح تعالی سازمان خود، میبایست تا چه میزان تلاش های خود را - متناسب با سطحی از تعالی سازمانی که در آن قراردارند - بر الزامات متمرکز نموده و منابع را تخصیص دهند .

بنابراین تعیین اهمیت الزامات عمومی پایه در سطوح مختلف تعالی و تمرکز بر آنها حین پیاده سازی مدل تعالی، از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و بعنوان هدف این تحقیق در نظر گرفته شده است. این مقاله با مرور مبانی نظری مرتبط با الزامات عمومی پایه آغاز شده و در بخش دوم با تبیین روش تحقیق تبیین ادامه می یابد. در بخش سوم دادههای جمع آوری شده مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتایج طرح و بحث میگردد.

.1-1  مبانی نظری تحقیق

دو دسته الزامات عمومی و خاص درجایزه تعالی ودجا تعیین شده است. الزامات عمومی برای تمامی واحدهای شرکت کننده در هرسطحی از تعالی سازمانی و صرف نظر از ماهیت واحد متقاضی مورد توجه میباشد

این الزامات عبارتند از:

1-1-1 انتخاب و معرفی یکی از مدیران ارشد بعنوان مدیر تعالی و تفویض اختیارات لازم به وی وجود حمایتهای لازم برای تسهیل تغییر به عنوان یک عامل کلیدی در پیاده سازی موفقیت آمیز بهبود تعیین گردیده است 

نهادینه کردن ایدئولوژی کیفیت نیازمند یک یا چندین پشتیبانی کننده و حامی میباشد که نه تنها معتقد به کیفیت باشند بلکه برای اجرای آن نیز آماده باشند 

انتخاب مدیر پروژه یکی از نکات کلیدی موثر در موفقیت پروژه بوده و میبایست علاوه بر برخورداری از مهارتهای مدیریت پروژه از تجربیات خوبی در حوزه موضوع پروژه نیز برخوردار باشد

در همین راستا در الزامات جایزه تعالی ودجا تصریح شده است که مدیرعامل/رئیس واحد متقاضی - شرکت در فرآیند جایزه - ضروری است یکی از مدیران ارشد مطلع و مرتبط را بمنظور طرحریزی راهبردی تعالی، هدایت متوازن فعالیتهای تعالی و پایش پیشرفت برنامه های بهبود، بعنوان مدیر تعالی سازمانی انتخاب و ضمن تفویض اختیارات لازم معرفی نماید

2-1-1 تعهد مدیریت

مبتنی بر نظر دمینگ - 1982 - رهبری مدیریت، یک عامل کلیدی در بهبود کیفیت میباشد

 خودارزیابی موفق با تعهد مدیر ارشد آغاز میگردد

تعهد مدیریت برای شرکت در فرآیند و فراهم آوری منابع مورد نیاز جهت اجرا از پیش شرطهای خودارزیابی میباشد

این تعهد راهی برای متقاعد کردن کارکنان میباشد تا علاوه بر درک جدیت مدیر ارشد در خصوص فرآیند خودارزیابی، آنها را برای مشارکت آماده سازد. تعهد مدیریت میبایست به طور مستمر تا هنگامیکه خودارزیابی به بخشی از اجزاء کسبوکار تبدیل گردد، تشریح شده و سنجش شود

حمایت مدیریت ارشد پیششرط اصلی مشترک برای تمامیپروژههای مرتبط با پیادهسازی بهبود مداوم و نیز تغییر فرهنگ سازمانی بهمنظور پیادهسازی تعالی کسبوکار بر شمارده شده است

3-1-1 آموزش تعالی

اجرای موفقیت آمیز هر برنامه تغییر، نیازمند تعلیم و آموزش مناسب کسانی است که در فرآیند پیاده سازی و اجرا درگیر خواهند شد

آموزش برای تغییر و دگرگونی سازمان و نیز حصول اطمینان از موفقیتآمیز بودن بهبود کیفیت، ضروری میباشد. مهمترین هدف آموزش، تغییر نگرش کارکنان میباشد. مبتنی بر مدل تعالی، تغییر نگرش کارکنان به معنای حصول اطمینان از درک، پذیرش و همسویی با ارزشهای بنیادین مدل تعالی توسط کارکنان سازمان بوده و آموزش مداوم، راهی برای کسب حمایت و انگیزش ایشان میباشد

4-1-1 خودارزیابی

بمنظور پایش پیشرفت در راستای تعالی سازمانی، هزاران سازمان در سرتاسر دنیا از خودارزیابی نظاممند استفاده کردهاند. خودارزیابی ابزاری قدرتمند و مبتنی بر واقعیت است که سازمان بهوسیله آن میتواند فرآیند یادگیری مداوم، بهبود مداوم و تفکر نوآورانه را تقویت نماید

خودارزیابی بعنوان یک وظیفه لازم الاجرا برای سازمانی که تمایل به حفظ سرعت لازم برای بهبود مستمر دارد، در نظر گرفته می شود. استفاده منظم از خودارزیابی، تضمین کننده استفاده و توسعه رویکردهای مناسب ویکپارچه و نیز حصول اطمینان از جاریسازی نظاممند در گستره مناسبی از سازمان، ارزیابی و اصلاح آنها در جهت تحقق اهداف پایدار مورد انتظار در سازمان میباشد. هدف اصلی خودارزیابی، شناسایی حوزه های قابل بهبود از طریق تجزیه وتحلیل وضعیت جاری در تطبیق با ویژگیهای عناصر منطق رادار میباشد که در نتیجه آن بهبود همه جانبه سازمانی در بلند مدت، میسر میگردد.

5-1-1 برنامههای بهبود

یکی از اهداف مهم خودارزیابی، شناسایی حوزه های قابل بهبود عملکرد سازمان، ریشه های آنها، تعریف و اجرای پروژههای بهبود در رابطه با تحقق اهداف طرحریزی شده میباشد. این موارد، مبنای برنامههای بهبود سالانه را شکل میدهند 

ایجاد برنامههای بهبودی که - جهت تایید - به مدیر ارشد ارائه گردند، به برنامهریزی کسب وکار متصل باشند و سپس در تمامی سازمان اطلاع رسانی شوند بعنوان یک مرحله بحرانی در فرآیند خودارزیابی میباشد. گفتنی است پیاده سازی مفاهیم تعالی درسازمان زمانبر بوده و بطور عادی خودارزیابی طی یک یا دو سال تکرار می گردد. تکرار وتداوم خودارزیابی به میزان اثربخشی و کاربرد موفق برنامههای اجرایی بهبود بستگی دارد

6-1-1 پیادهسازی کامل نظام مدیریت کیفیت در کل دامنه واحد شرکت کننده

منطقی است جستجوی دستیابی به تعالی سازمانی با پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 آغاز گردد. واقع گرایانه تر است که استقرار این استاندارد بعنوان یک گام ضروری و مفید در مسیر سرآمدی درنظر گرفته شود

پیاده سازی کامل سیستم مدیریت کیفیت در کل دامنه واحد شرکت کننده در الزامات عمومی تصریح شده است 

مدل تعالی سازمانی چارچوبی کلنگر و جامع فراهم میآورد تا سازمانها مسیر حرکت خود به آینده را برنامه ریزی نمایند. سیستم مدیریت کیفیتی که بخوبی طراحی شده و استقرار یافته باشد میتواند بطور قابل ملاحظهای به تلاش های سازمان در دستیابی به سرآمدی بعنوان رویکردی مکمل کمک نماید. سازمانهایی که در مسیر تعالی قرار گرفتهاند میبایست به میزان کارایی سیستمهای مدیریت کیفیت خود توجه نمایند. استاندارد ایزو 9001 بعنوان یک مدل رقابتی درنظر گرفته نمی شود ولیکن مکمل مدل های تعالی کسب و کار میباشد

7-1-1 تهیه و اجرای نقشه راه تعالی

موفقیت مستمر بدین معناست که پیشرفت میبایست بطور دائمی برای شناسایی و تشخیص آنچه که بخوبی انجام شده و آنچه که نیازمند بهبود میباشد، پایش گردد. آنگاه راهبردها و اقدامات برای افزایش نرخ و سرعت بهبود توسعه یابند